Problems existing in the world can not be solved by the same level of thinking that created them. - Albert Einstein

Transkript

1 Problems existing in the world can not be solved by the same level of thinking that created them - Albert Einstein

2 Hvorfor systematisk problemløsning? Problemet kommer tilbake Store kostnader Vanskelige utfordringer

3 % av problemet løst 100% Ta første steget NÅ! Fortsett stegvis gjennom PDCA Neste trinn Neste trinn Neste trinn Første trinn 0 % Enkelt & nå Løsning på et problem Innviklet & senere

4 Kunnskap Ulike problemer ulike verktøy Problemløsning Sporadisk Sporadisk Sporadisk Kronisk Kronisk Kronisk Sunt bondevett Sunt bondevett + enkel PDCA Enkel PL A3 Kobetsu kaizen (12trinn) 6 Sigma Forbedringsarbeid i team Systematisk problemløsning (SPL) Hvorfor-Hvorfor Sammensatte forbedringsteam RCM og PM analyser Spesialist Leder Ingeniør Leder Ingeniør Leder Operatører Operatør og støttepersoner i team Operatør/ støttepersoner Operatør Operatør

5 A3 Problemløsing. Tema. Problembeskrivelse. Bakgrunn. Dato/Navn: Rotårsak. Tiltak/plan. Nåværende situasjon, størrelse av problemet, min mulighet til å påvirke. Mål. Analyse. Resultat/effekt. Standard/Læring.

6 Gemba Gå og se med egne øyne for å forstå situasjonen ordentlig The Toyota way

7 Systematisk Problemløsning Problemdefinisjon Problemkartlegging Tiltak & prioritering Oppfølging Resultat Standardisere Spredning Kronisk og uklart problem Status/ mål Definer det virkelige problemet med fakta (data) Fiskeben 4 M VSM Sannsynlige årsaker «5 Hvorfor?» Samle fakta, teste hypoteser Verifisering av årsaker Problemforståelse Rotårsaks- Analyse & målformulering Tiltak og plan

8 Problem = forskjell mellom ståsted og mål (ønsket situasjon) Mål Problem Ståsted

9 Ofte er det våre nøkkeltall som forteller oss at der finnes et problem!

10 Å arbeide i tråd med PDCA Å arbeide med fakta fra arbeidsplassen Viktig å etterspørre Standardisere Hadome (sikring) Mål Nåsituasjon Måned Uke Dag

11 Først må vi definere problemet Problemdefenisjon Toyota Avvikssystem RUH Klager m.m

12 PROBLEM: Pr. i dag tar saksbehandlingen av byggesøknader for lang tid. HVORFOR ER PROBLEMET OPPE TIL BEHANDLING NÅ: Problemstillingen har lenge frustrert avdeling Y. Pga. flere klager siste halvår er denne saken nå viktig å adressere. Utfordringen synes å øke.

13 PROBLEMBESKRIVELSE: At saksgangen går treigt skyltes antagelig flere problemer. Både oppgavefordeling, postgang, systemutfordringer (IT) og oppfølgingen av Pr. arbeidet i dag tar bidrar saksbehandlingen til dette resultatet. av X for lang tid. Dette skyltes antagelig flere problemer. Både oppgavefordeling, postgang, systemutfordringer (IT) og oppfølgingen av arbeidet bidrar til dette resultatet. HVA ER KONSEKVENSENE AV PROBLEMET: Pga. stadig økende frustrasjon blant de ansatte og flere klager siste halvår er Problemene denne saken frustrer nå viktig de ansatte, å adressere. dette skaper stress som er helseskadelig og som også skader arbeidsmiljøet. Videre kan dette gi opphav til saksbehandlingsfeil og omarbeid. Søkerne klager da kommunen ikke leverer ikke sine tjenester. Svært skadelig for omdømmet.

14 MÅLBESKRIVELSE MED ORD OG TALL: Saksbehandlingen skal ta: 100 minutter (mot i dag 130 minutter)

15 PROBLEM: Pr. i dag tar saksbehandlingen av Byggesøknader for lang tid. Ståsted HVORFOR ER PROBLEMET OPPE TIL BEHANDLING NÅ: Problemstillingen har lenge frustrert avdeling Y. Pga. flere klager siste halvår er denne saken nå viktig å adressere. Utfordringen synes å øke. PROBLEMBESKRIVELSE: At saksgangen går treigt skyltes antagelig flere problemer. Både oppgavefordeling, postgang, systemutfordringer (IT) og oppfølgingen av arbeidet bidrar til dette resultatet. Problem(er) HVA ER KONSEKVENSENE AV PROBLEMET: Problemene frustrer de ansatte, dette skaper stress som er helseskadelig og som også skader arbeidsmiljøet. Videre kan dette gi opphav til saksbehandlingsfeil og omarbeid. Søkerne klager da kommunen ikke leverer ikke sine tjenester. Svært skadelig for omdømmet. MÅLBESKRIVELSE MED ORD OG TALL: Saksbehandlingen byggesøknad skal ta 100timer (mot i dag 130 timer) Mål

16 PROBLEMANALYSE Sted/prosess: Delprosess: Utført av: Dato: Problem: HVA? Hva er problemet? Tjeneste, prosess, problembeskrivelse. HVEM? Hvem oppstod problemet for? Hvem er involvert når problemet oppstår? HVOR? Hvor oppstår det? Sted, prosess,fysiske betingelser. NÅR? Når oppstår det? Dato, tid, i sammenheng med noe? HVORDAN? Hvordan oppstår det? Hva er normaltilstanden, og hvordan skiller dette seg fra normaltilstanden? HVOR MANGE? Hvor ofte oppstår problemet? Kvantifiser problemet. HVORFOR? Hvorfor oppstår det? Trolig årsak? DETALJERT BESKRIVELSE AV PROBLEMET: På bakgrunn av informasjonen (faktaene) skaffet gjennom analysen kan problemet avgrenses og spesifiseres.

17 PROBLEMANALYSE Sted/prosess: Saksbehandling avdeling Y Delprosess: Saksbehandling Byggesøknader Utført av: Kari & Ola Dato: Problem: Saksbehandling Byggesøknader tar for lang tid HVA? Hva er problemet? Saksbehandlingen tar for lang tid HVEM? Hvem oppstod problemet for? Alle involverte medarbeidere til X sakene er berørt (Per, Pål, Espen, Kari og Ola). HVOR? Hvor oppstår det? Problemet oppstår i saksbehandlingssammenheng på kontoret. NÅR? HVORDAN? HVOR MANGE? HVORFOR? Når oppstår det? Hvordan oppstår det? Hvor ofte oppstår problemet? Hvorfor oppstår det? Saksbehandlingen går over tid. Problemene oppstår etter hvert som saksbehandlingen går fremover. Det gjelder både kommunikasjon, mangler i info, oppgavemengde og IT. Det er flere problemer det er snakk om. Det gjelder både postgang, mangler i info, oppgavemengde /fordeling og IT. Vi har siste halvår fristbrudd på 20 % av sakstype X. De ulike problemene oppstår ukentlig. Det er flere årsaker til forsinkelsene. Både oppgavefordeling, postgang, systemutfordringer (IT) og oppfølgingen av arbeidet bidrar til dette resultatet. De fortsetter fordi vi hittil ikke har fått gjort noe med dem. DETALJERT BESKRIVELSE AV PROBLEMET: Avdeling Y utfordres med at saksbehandlingen tar for lang tid. Dette skyltes følgende problemer: 1) Postgang: «kort konkret beskrivelse». 2) Mangler i info og omarbeid/venting: «kort konkret beskrivelse». 3) Oppgavemengde/fordeling: «kort konkret beskrivelse». 4) System IT problemer: «kort konkret beskrivelse».

18 Analyser problemet Finne antatte årsaker Fiskebeinsdiagram Brainstorming 4M

19 Fiskebensdiagram

20 Analyser problemet Bekrefte våre antagelser Hvorfor Hvorfor: Identifisere rotårsaken til et problem på en enkel måte Prosess: 1. Med utgangspunkt i fiskebensdiagrammet - skriv ned det spesifikke problemet 2. Spør Hvorfor problemet oppstod og skriv ned årsaken (-e) 3. Hvis årsaken (-e) fra punkt 2 ikke er rotårsaken (-e) til problemet, spør Hvorfor igjen 4. Gjenta trinn 3 til du ikke klarer å svare på hvorfor lenger. Rotårsakene til problemet vil være de boksene du står igjen med til høyre i diagrammet 5. Diskuter og finn en permanent løsning på rotårsakene til problemet

21

22 5 Hvorfor Område: Utført av: Dato: Utstyr: Versjon: Øvelsesmal; flere enn 5 Hvorfor kan være nødvendig PROBLEM: HVORFOR (1): HVORFOR (2): HVORFOR (3): HVORFOR (4): HVORFOR (5): TILTAK: Problem Årsak 1 Årsak 2 Årsak 1.1 Årsak 2.1 Årsak 2.2 Årsak Tiltak Årsak Årsak Årsak Årsak 3... Tiltak 1.1 Tiltak Tiltak Tiltak Logikkillustrasjon for utfylling av 5 Hvorfor øvelsesmal Når dere selv jobber med analysen er det tilstrekkelig å bare trekke linjer mellom de ulike årsakstypene for å holde oversikten.

23 Prioriter og gjennomfør Grader årsakene ut i fra prioriteringsmatrise Lett/Billig Dyrt/Vansklig Liten effekt Høy effekt

24 Gjennomfør!

25 Systematisk problemløsing oppsummert Problemdefinisjon Fiskbensdiagram (4M «Fiskebensdiagram») Rotårsaksanalyse («5 Hvorfor?») Prioriteringsmatrise Følg opp resultat (check). Standardiser (sikre beste praksis).

26 Kontroller effekten Er målet oppnådd? Nei Tiltak gjennomført? Riktig prioritet? Ny brainstorm? Rett problemdefinisjon? Ny gruppe?

27 Standardiser og kopier JA Hadome (hvordan sikkrer jeg at problemet ikke kommer tilbake) Standardisere, EPL og SOB Endre fysiske betingelser Trene Prosedyrer og formelle krav Kan andre bruke de løsningene vi har funnet frem til? Spredning! Gi deltagerne anerkjennelse for resultatet

28 Hjertet i dette er å få en ny kultur i bedriften der man løser en stor mengde problemer på en slik måte at de ikke kommer tilbake. Dette betyr å finne den virklige rotårsaken til problemet, og løse det en gang for alle.

29 A3 Problemløsing. Tema. Problembeskrivelse. Bakgrunn. Dato/Navn: Rotårsak. Tiltak/plan. Nåværende situasjon. Mål. Analyse. Resultat/effekt. Standard/Læring.

30 5S Struktur på arbeidsplassen 1-Sortere Intet unødvendig på arbeidsplassen 2-Systematisere/organisere Skape plasser for alt, merk opp 3-Systematisk rengjøring Rutiner for rengjøring 4-Samspill/Samarbeid Teamavtale Egen audit og sjekk av status Ledelsesystem før støtte 5-Standardisere Standard og ansvar for 5S (i områder)

31 5S i verktøy containeren

32 5S i utstyrscontainer

33 Systematisering Verktøy og materiell blir satt i system og merket. Alt har sin faste plass. Visuell styring.

34 Materiell - Logistikk Faste plasser for materiell Materiell plassert for å minimere gangtid - JIP Overordnet styring av materiell, mengder etc Bestilling/avropssystem f eks kanban

35 Ryddighet på byggeplass

36 Lagring på byggeplass(riggområdet)

37 Standard - Best Praksis Hvordan og hvorfor man gjør en oppgave på beste måten Oras Grund Oras standard standard standard Prosjekt Prosjekt Prosjekt Standard Standard Standard Prosjekt Prosjekt Prosjekt Standard Standard Standard

38 Eksempel på standarder Tekniskt rom- Erfaring fra 3 typer av rillemaskiner, kapasitet og lemplighet Tekniskt rom Erfaring fra saging av rørdimensjon >200mm Erfaring montering lekkasjesikring toalett Standard for befaring av rørgjennomføring Standard prefab. arbeidstasjoner Standard prefab. Standard - Benytte video fra leverandør, f eks rillemaskin Rems Victaulic (you tube) Beste praksis- Weekly follow up actual work hours/prognose Forberedelsesarbeid Tidsbruk/sjekkliste Forberedelsesarbeid Tegningsgranskning Benytte prøverom for å bli enig med kunden Benchmarking liknende prosjekt Slutvalg av materiell og utstyr Fra fremdriftsplan til bemanningsplan Organisering i disipliner Effektiv håntering av innleiepersonell Personmappe Intervju hos bemanningsbedrift Interjvju/foretrukne arbeidsoppgaver/kompetanse på byggeplass Evaluering Praktisk trening på Oras utstyr Emballasje materiell og returordning

39 Gruppeoppgave Hva gjør du i dag som du vil dele med gruppen. Eksempler på kontinuerlig forbedring, systematisk arbeid, best praksis eller andre ting.

40 Hvordan innfører vi så Lean?

41 1. Ville noe 2. Se muligheter 3. Koble muligheter til metoder/verktøy 4. Lage plan 5. Innføre mha PDCA

42 Bygg prinsipper for bedriften Prinsipper for gjennomføring neste byggprosjekt eksempel Transparans, oversikt, samarbeid Kontinuerlig forbedringskultur Lean inkludert I alle kontraktsdokument Krav på Lean for underleverandører Minimere sløsing Flyt om mulig Maksimere frontloading

43 Rett Styring Daglig og Last planner 5S - Struktur Best praksis Standard Best praksis KF Kontinuerlig forbedring Material Logistikk HMS RUH og SJA SPL Problemløsing trening Standard og kontinuerlig forbedring Ha en verktøyskasse Mål Effektivitet/timmar Kostnad HMS RFS Riktig Fra Start Organisering

44 Begynn enkelt Dette er en reise

45 Takk