KONKURRANSEGRUNNLAG. Rammeavtale brus, mineralvann og øl Ref: 12/9506. Tilbudsfrist: klokken FOR

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR Rammeavtale brus, mineralvann og øl Ref: 12/9506 Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 Innhold 1 Generell informasjon Oppdragsgiver Informasjon om regelverket Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Taushetsbelagte opplysninger Forbehold et Anskaffelsen Beskrivelse av anskaffelsen Anskaffelsens verdi Krav til tilbudet Utforming av tilbudet Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Omkostninger Orientering til Tilbyder Fremdriftsplan Kontraktstildeling og kontrakt Kontraktens varighet Kvalifikasjonskrav til Tilbyder Krav til leveransen Leveringsadresser Krav til levering Brusautomater Prisliste øvrig sortiment Priser Statistikk Tildelingskriterier Kvalitet blir vurdert ut fra følgende underkriterier: av 11

3 1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Drammen kommune v/ Innkjøpsavdelingen står for gjennomføring og oppfølging av denne rammeavtalen. Vårt organisasjonsnummer er Drammen Kommune har vel innbyggere og ca ansatte totalt i kommunens virksomheter. Nærmere informasjon finnes på vår hjemmeside: Avtalen skal dekke kommunens behov for brus, mineralvann og øl. Avtalen gjelder i utgangspunktet alle kommunens virksomheter og kommunale foretak, men avdelinger med små og sporadiske kjøp vil bli fristilt til å anskaffe tilsvarende produkter der de handler dagligvarer hvis dette er økonomisk formålstjenelig for Oppdragsgiver. De to største brukerne er Drammen Kjøkken KF og Drammensbadet KF. Hvis det i løpet av avtaleperioden kommer til flere kommunale foretak eller virksomheter omfattes de også av avtalen. Drammen Kjøkken KF er hovedleverandør av mattjenester til Drammen kommune sine institusjoner, 7 kafeteriaer og hjemmeboende eldre. Drammen Kjøkken KF er leverandør til andre kommuner i nærområdet samt produsent av catering tjenester. For mer informasjon: Drammen kjøkken KF hjemmeside : Drammensbadet KF er Norges største badeanlegg og hadde nærmere besøkende i Drammensbadet KF selger brus og mineralvann fra kiosk i badeanlegget. I sommermånedene har de kiosk ute i friluftsbadet. De har også omsetning av brus, mineralvann og øl i spa-avdeling og helsestudio. For nærmere informasjon: Drammensbadets hjemmeside Informasjon om regelverket Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69, samt forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse der alle interesserte Tilbydere inviteres til å inngi tilbud. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del 1 og Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven 19. mai 2006 nr html er anbudsprotokollen og innkommende tilbud skjermet for offentlig innsyn frem til tilbyder er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. 1.4 Taushetsbelagte opplysninger Oppdragsgiver plikter å spørre Tilbyderen om det er noen opplysninger som Tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. Se Tilbudskjemaets punkt 3 (vedlegg 1). Dersom Tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på Tilbudskjemaet pkt. 3 (vedlegg 1). 3 av 11

4 1.5 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget må klart fremgå i tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Tilbyderen. Forbehold kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist. 1.6 et Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1: Tilbudskjema Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Standard avtalevilkår for Drammen kommune Vedlegg 4: HMS skjema Vedlegg 5: Akseptskjema elektronisk bestillingsløsning Vedlegg 6: Akseptskjema e-faktura 2 Anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen Drammen kommune har gjennom sine virksomheter og kommunale foretak (KF) behov for leveranser av brus, mineralvann og øl. Avtalen skal omfatte leveranse av et bredt utvalg av brus, mineralvann og øl på flaske og boks. Sortimentet skal inneholde alle typer produkter med ulike smaksvarianter, med og uten kullsyre, vann med og uten kullsyre og eventuelt smaksvarianter, vørterøl, alkoholfritt øl, bayer, lettøl og pils. Vi vil inngå en avtale som i tillegg til faste rutiner gir rom for fleksibilitet i forhold til etterbestillinger og utkjøring spesielt rundt høytider. Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale med en (1) leverandør. Alternative tilbud godtas ikke. Øvrige opplysninger om anskaffelsen finnes i Tilbudskjemaet (vedlegg 1). Konkurransen er kunngjort i DOFFIN i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. 2.2 Anskaffelsens verdi Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til NOK ,- over en fireårs periode. 3 Krav til tilbudet Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og vedlegg som tilbudsinnbydelsen stiller krav om. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. Priser skal kun oppgis i Prisskjemaet. Tilbud for øvrig skal ikke inneholde priser. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 4 av 11

5 3.2 Utforming av tilbudet Tilbyder skal benytte Tilbudskjemaet (vedlegg 1) og følge retningslinjene som der er gitt. Alle opplysninger som har betydning for tildelingen skal fremkomme på Tilbudskjemaet. Dersom denne retningslinjen ikke er fulgt, vil tilbudet kunne bli avvist. Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som er skissert nedenfor i dette punktet. Svarskjema skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Det skal utformes en (1) papirversjoner og en (1) elektronisk versjon (i world og/eller excel-format) av tilbudet på CD eller minnepinne. Hvis tilbudet inneholder taushetsbelagte opplysninger må det i tillegg leveres en (1) sladdet versjon av tilbudet elektronisk. Denne skal merkes sladdet tilbud. Dette tilbudet kan det gis innsyn i. Minnepinnen skal legges i originalpermen. Tilbudet skal settes i mapper/permer med skilleark. Strukturen skal være som i oversikten nedenfor. På minnepennen skal tilbudet være strukturert i mapper som er merket etter strukturen nedenfor. Struktur på tilbud Flik/Mappe 1 Flik/Mappe 2 Flik/Mappe 3 Flik/Mappe 4 Flik/Mappe 5 Tilbudsbrev datert og signert Tilbudskjema og prisskjema Attest for betalte skatter og trygdeavgift Attest for betaling av merverdiavgift HMS erklæring Akseptskjema e-bestillingsløsning Akseptskjema e-faktura Sertifikat for gyldig medlemskap i returordning Netto prisliste for øvrig sortiment 3.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende senest: klokken For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 3.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket: Tilbud Brus, mineralvann og øl ref: 12/9506. Det er viktig at forsendelsen merkes. til: Virksomhet Service og administrasjon v/innkjøp Kontaktperson: Kirsten Nordhøy Lippert Postadresse: Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Engene 1, 3008 Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 5 av 11

6 Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til og med Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra Oppdragsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 3.7 Omkostninger Omkostninger som Tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet refunderes ikke av Oppdragsgiver. 3.8 Orientering til Tilbyder Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: E-post: Kirsten Nordhøy Lippert kirsten.lippert@drmk.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Oppdragsgiver vedrørende denne konkurransen enn nevnte kontaktperson. Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for Tilbydernes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle som har registrert sin interesse på Fremdriftsplan Estimert fremdriftsplan Aktivitet Estimert tidspunkt Tilbudsåpning 12. september 2012 Tildeling av kontrakt Uke Signering av kontrakt Uke Oppstart av kontrakt Umiddelbart etter signering av kontrakt 3.10 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for Tilbydere til å klage over beslutningen. Tilbydere som eventuelt har blitt avvist fra konkurransen vil også få informasjon om valg av leverandør. Det blir inngått avtale med den leverandør som får sitt tilbud antatt. Denne anskaffelsen forutsetter at Standard avtalevilkår for Drammen kommune er lagt til grunn. Oppdragsgivers standard avtalevilkår utgjør en obligatorisk del av avtalen. Der det ikke er samsvar mellom bestemmelsene i konkurransegrunnlaget og standard avtalevilkår, gjelder bestemmelsene i konkurransegrunnlaget. 6 av 11

7 3.11 Kontraktens varighet Kontrakten har en varighet på to 2 år fra signert kontrakt. Oppdragsgiver har en ensidig rett til å forlenge kontrakten med 1+1 år. 4 Kvalifikasjonskrav til Tilbyder Skatt er betalt Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor Tilbyderen hører hjemme, som bekrefter at Tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Dokumenteres ved skatteattest. Merverdiavgift er betalt Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, hvor Tilbyderen hører hjemme, som bekrefter at Tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse. Dokumenteres ved attest for betalt merverdiavgift HMS forhold HMS - erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8, 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller forskrift om intern-kontroll. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dokumenteres ved signert HMS egenerklæring. Firmaets økonomiske forhold Tilbyderen skal ha tilstrekkelig økonomisk evne til å ivareta sine forpliktelser gitt de anslåtte rammene for leveransen. Hver enkelt Tilbyder vil bli vurdert av Oppdragsgiver ved hjelp av en kredittvurdering. Vi bruker firmaet Soliditet som gir kredittvurdering etter svar direkte modell. Oppdragsgiver angir den rating som Oppdragsgiver selv mener å samsvare med leveransens totale risiko. Minstekravet for vurdering/rating vil for denne anskaffelsen være A. Tilbydere som ikke oppnår A, 7 av 11

8 fordi Tilbyder er nyetablert eller under etablering, må gi nærmere begrunnelse for dette i tilbudet. Oppdragsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. De selskap som grunnet organisasjonsform ikke kredittvurderes av Soliditet, vil bli vurdert av Oppdragsgiver ut fra Tilbyderens økonomiske nøkkeltall. Disse Tilbyderne skal legge ved regnskapstall og revisjonsrapport for de tre siste år. Elektroniske bestillingsløsninger I forhold til rammeavtaler må Tilbyder gjøre det produktspekteret som Tilbyderen skal levere i henhold til rammeavtalen, tilgjengelig for avrop (bestilling fra avtalen) via e-handelsplattformen ehandel.no. Tilbyderen skal inngå avtale med operatøren av e-handelsplattformen ehandel.no for å muliggjøre slik tilgjengelighet. Vilkårene for bruk av plattformtjenestene finnes på Partene oppebærer selv sine kostnader ved bruk av e-handelsplattformens tjenester. Tilbyderen må i samråd med Oppdragsgiver påbegynne prosessen med å etablere seg på IBX Markedsplassen e- handel ved avtaleinngåelse. Alle fakturaer må merkes med det bestillernummerert eller ordrenummeret som medfølger bestillingen. Delfakturering aksepteres ikke, dvs at det skal være en 1- faktura pr. ordre/bestilling. Det kan ikke tas forbehold mot bruk av e-handelsplattformen eller kravet om merking av faktura. Tilbud som inneholder slike forbehold, vil bli avvist. Dokumenteres ved akseptskjema E-faktura I avtaler som inngås etter 1. juli 2012 skal offentlige virksomheter kreve at deres Tilbydere av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk. E-faktura (faktura, kreditnota og purring) er forsendelse av datafil i standard format til mottaker. For det offentlige er det Elektronisk handelsformat (EHF) som er standarden og det er denne som skal benyttes. Drammen kommune er i implementeringsfasen av elektronisk faktura og Tilbyder skal levere løsning til denne standarden. For ytterligere informasjon viser vi til vedlagte kobling: Dokumenteres ved Akseptskjema E-faktura Miljøkrav Tilbyder og eventuelle underleverandører skal være medlem i Grønt Punkt Norge eller tilsvarende returordning. Dokumenteres ved fremleggelse av medlemsbevis eller annen dokumentasjonsom entydig viser at medlemskapet er gyldig. Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyderen skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det 8 av 11

9 som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Tilbyderens forpliktelser under denne avtalen. Lønns- og arbeidsvilkår inngår som en del av HMS - erklæringen, og vil inngå som et kontraktsvilkår i rammeavtalen. Offentlige krav Tilbyder må tilfredsstille offentlige krav knyttet til gjeldende lovverk for sin næring, samt kunne fremlegge nødvendig produktdatablad og inneha systemer for dokumentert produktkontroll. Opplæringsbedrift Drammen Kjøkken KF er en opplæringsbedrift som stiller krav til sine leverandører om at de skal bistå med informasjon og opplæring om sine produkter, produksjonsform og næring. Det må også gis tilbud om hospitering. Omfanget er ca 1-2 dager pr læretid pr lærling. Det er til enhver tid ansatt 1-2 lærlinger. 5 Krav til leveransen Drammensbadet KF skal ikke ha glassflasker, kun bokser, plast, kartong. Behovet for salgsskap/kjøleskap er totalt 4 stk. Det skal leveres ett dobbelt skap (merk fuktig klima) til våtdel, ett enkeltskap til tørrdel og ett dobbeltskap og ett enkeltskap til velværeavdelingen. Vilkår for lån/leie av kjøleskap/salgsskap for etterspurt sortiment må beskrives av Tilbyderen i besvarelsen. Leverandør må kunne levere produkter av stabil kvalitet og ha tilstrekkelig tilgang og leveringssikkerhet for sine produkter. 6 Leveringsadresser Drammen Kjøkken KF Landfalløya 80, 3023 Drammen Telefon: Telefaks E-post: sentralkjokken@drmk.no Drammensbadet KF Danvikgata 40, 3045 Drammen Telefon: E-post: post@drammensbadet.no Disse to kommunale foretakene skal ha levering en gang pr uke. Kommunens øvrige virksomheter (for eksempel skoler og barnehager) vil også bestille på denne rammeavtalen ved behov. Disse ordrene skal fraktes til virksomheten. 7 Krav til levering Tilbyder må være fleksibel i forhold til etterbestillinger og utkjøring/henting i tillegg til faste rutiner. Dette gjelder spesielt rundt helligdager og høytider. Drammensbadet KF skal ha levering før kl 12:00 på hverdager, levering ukentlig. Varene leveres i lagerrom i kjelleretasje. Levering på pall via vareheis som er ved siden av lagerrommet. 9 av 11

10 Drammen Kjøkken KF skal ha levering mellom kl 06:00 16:00 på hverdager, ukentlig levering. Varene skal leveres på avtalt varelager. For begge steder gjelder at returgods hentes ved neste leveranse. Det skal ikke være pant på Tilbyders egne transportenheter (paller, rullebur mv). Disse tas vare på av Oppdragsgiver og utleveres ved neste leveranse. Hvordan dette er tenkt løst må beskrives av Tilbyder. 8 Brusautomater Tilbyder bes å beskrive muligheten for låne/leie av brusautomater som har mynt/kortbasert betaling. Tilbyder skal beskrive sin løsning for utsetting, fylling, tømming og kontroll med automatene. Det er usikkert om låne/leie brusautomater blir aktuelt, men skulle det bli det, er behovet inntil automater. 9 Prisliste øvrig sortiment En fullsortiments prisliste med Oppdragsgivers netto innkjøpspriser må legges ved tilbudskjema. Det skal beregnes lik avanse på fullsortimentslisten som på produktene i Prisskjema vedlegg 2. I fullsortimentsprislisten skal også priser for pant på flasker og kasser fremkomme. 10 Priser Pris som skal betales for varene fremgår av konkurransegrunnlagets Prisskjema vedlegg 2 som Tilbyder har inngitt tilbud på. Prisene skal være faste i 12 måneder fra kontraktssignering. Prisene kan deretter reguleres etter et gjennomsnitt av konsumprisindeks: Tabell Konsumprisindeks, undergruppenivå 1: Mineralvann, leskedrikker, juice og øl. Endring av valutakurs utover det som er fanget opp av aktuell prisindeks er Tilbyders risiko. Prisendringene skal ikke øke Tilbyderens fortjeneste. Indeksreguleringen gjennomføres ved denne modell: (Indeks 1 - indeks 2) / indeks 2 x 100. Indeks 1 vil være sist kjente månedsindeks ved kontraktsoppstart (eks. desember 12) Indeks 2 vil være indeks det påfølgende år (eks. desember 13). Oppdragsgiver skal ved utgangen av hvert år avtalen gjelder ha rett til å kreve revisjon av avtalen, dersom avtalens prisbetingelser og/eller betingelser for øvrig i avtaletiden er kommet i utakt med tilsvarende gunstigere betingelser for konkurrerende produkter/tilbyderer i markedet. Prisregulering skjer med minimum 45 dagers etter skriftlig varsel. Tilbyder er ansvarlig for å sende varsel, samt utarbeide grunnlaget for prisreguleringen. Dersom et produkt utgår av sortimentet skal dette erstattes med produkt av tilsvarende kvalitet og pris. 11 Statistikk På forespørsel skal leverandøren, uten belastning for kunden, utarbeide leveringsstatistikk for kunden. Leverandøren må kunne levere statistikk pr. halvår, pr år, og for hele avtaleperioden senest en måned etter utløp av avtalen. 10 av 11

11 12 Tildelingskriterier Tilbyderens besvarelse i Tilbudskjemaet (vedlegg 1) vil være gjenstand for evalueringen i forhold til tildelingskriteriene. Utstrakt bruk av henvisninger og referanser til vedleggsdokumenter som vanskeliggjør evalueringen kan føre til avvisning. Tildelingskriterienes tillagte innbyrdes vektfordeling Ut fra kriteriene nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: - Priser og kostnader vekt 50 % - Kvalitet vekt 50 % Kvalitet blir vurdert ut fra følgende underkriterier: Bredde på sortiment brus. Vektet 20 %. Oppdragsgivers sensoriske opplevelse av produktene som tilbys. Vektet 20 %. Bredde på økologisk sortiment. Dette gjelder brus, mineralvann og øl. Vektet 10 %. Se nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene i Tilbudskjemaet vedlegg1. 11 av 11