Byggeweb Anbud Leverandørmanual. Versjon 6.19

Transkript

1 Byggeweb Anbud Leverandørmanual Versjon 6.19

2 Innholdsfortegnelse Generell introduksjon 3 Innmelding og adgang 4 Anbudsopplysninger 6 Konkurransegrunnlaget 7 Underleverandører 8 Innsending av tilbud 9 Åpning og offentliggjøring 10 Support 11

3 Generell introduksjon Byggeweb Anbud inneholder i korte trekk en beskrivelse av anbudets vilkår, en mappestruktur med konkurransegrunnlaget til gjennomsyn, og sist men ikke minst muligheten til å laste opp dokumenter og deretter sende inn et samlet digitalt tilbud. Byggeweb Anbud sikrer leverandørene innbyrdes anonymitet. Dersom tilbudet skal leveres digitalt så skjules dessuten innsendte tilbud for alle andre enn leverandøren selv, inntil åpningstidspunktet. Da åpnes alle korrekt innsendte tilbud og anbudsadministrator kan laste ned disse. Det er derfor fullstendig sikkert å laste opp tilbudets dokumenter i takt med at de ferdigstilles. Dokumenter som er lastet opp kan dessuten erstattes med andre reviderte dokumenter, så lenge tilbudet som helhet ikke er sendt inn. Det anbefales å laste opp dokumentene i god Ofte stilte spørsmål tid, fordi overførelsestiden er avhengig av antall dokumenter, datamengde og overførselshastighet for den lokale internettforbindelsen. Generelt advares det mot å laste opp og sende inn i de siste 2-3 timer før innsendingsfristen utløper. Det skal for god ordens skyld nevnes at opplasting og innsending av tilbud kan gjøres helt opp til innsendingsfristen. En gjennomsnittlig innsending av tilbud vil være gjort på minutter, alt inkludert. Men Byggeweb lukker anbudet presist på det angitte klokkeslett, og etter dette vil alle forsøk på å sende inn tilbudet via systemet bli avvist. Byggeweb forsøker med anbefalingen over å få leverandørene til å ta høyde for uforutsette forstyrrelser av driften, eventuelle håndteringsfeil og annet som vi kunne forsinke en korrekt innsending vesentlig. Spørsmål Hvordan får leverandøren adgang til anbudet? Er leverandørene innbyrdes anonyme? Når kan leverandørene se de innsendte tilbud? Hvor mange kan tildeles adgang til et anbud? Hva vil det si at et tilbud er korrekt innsendt? Hvordan lastes de innsendte tilbudene ned? Programmet ber om et passord, når jeg prøver å åpne zip-filer jeg har lastet ned. Hva gjør jeg? Digitale tegninger er i form av plottefil som PLT. Hvordan får vi lest denne? Svar Leverandørene inviteres enten direkte eller kan selv skaffe seg adgang ved hjelp av et anbudsnummer. Se Innmelding og adgang. Før åpningstidspunktet vil leverandørene ikke kunne se hverandre eller hverandres tilbud. Leverandørene kan først se de innsendte tilbudene etter det fastsatte tidspunktet for åpning av tilbud. I tillegg til et vilkårlig antall leverandører kan anbudsadministrator gi adgang til to andre administratortyper: Observatører og materialansvarlige. Se Innmelding og adgang. Byggeweb Anbud sørger for struktur av de formelle krav til innsendingen og bedømmer derfor ikke innholdet i de innsendte dokumenter. Korrekt innsendt gjelder bare for selve innsendingen, og er ingen garanti for at andre formaliteter er overholdt. Etter innsendelsesfristens utløp kan anbudsadministrator og eventuelle observatører laste ned tilbudene i en samlet zip-fil. Filene er plassert i en mappestruktur som er gitt fra oppdragsgiver. Ikke alle zip-programmer tar høyde for bokstavene æ, ø eller å. Derfor skal du alltid bruke Winzip ( eller IZArc ( til å pakke ut zip-filer. Ved å velge Preview av tegningen fra den detaljert fillisten i konkur ransegrunnlaget, så åpnes files i Byggeweb-vieweren, og kan du lagre PLT-fila som en PDF på din datamaskin. Se Konkurransegrunnlaget.

4 Innmelding og adgang Innsending av tilbud på Byggeweb Anbud krever at leverandøren er opprettet som bruker og logger seg inn med et personlig brukernavn og passord. Med leverandører menes alltid en kombinasjon av en virksomhet og dennes tegningsansvarlige. Disse personene kalles i systemet for henholdsvis firma og bruker. Brukeren tildeles adgang og sender inn tilbudet på vegne av firmaet. Hvert anbud har utnevnt en administrator. Administrator er eller opptrer på oppdragsgivers vegne og oppretter og beskriver anbudet og de vilkår som gjelder for innsending av tilbud. Avhengig av anbudsformen tildeles adgangen på følgende måter: Prekvalifikasjon og offentlig anbud Adgangen til anbudet og muligheten for å sende inn tilbud gjøres fra adressen og krever at leverandørene kjenner til anbudets Byggeweb-nummer (TN etterfulgt av 6 siffer). Innmeldingen skjer ved å skrive inn nummeret og adgang tildeles umiddelbart etterpå uten innblanding fra anbudsadministratoren. Etter påmelding kan adgangen oppnåes ved å logge inn på Andre anbudsformer Adgang til anbudet og muligheten til å sende inn tilbud krever at administratoren oppretter og godkjenner leverandøren. Dette kan foregå på en av følgende måter: A) Brukere som allerede er opprettet vil kunne finnes ved hjelp av søk, og vil bli gitt adgang til anbudet uten at andre involveres. B) Nye brukere kan kun inviteres vha. deres e-postadresse. I dette tilfelle skal brukeren selv taste inn alle opplysninger om firmaet og seg selv. Opplysningene godkjennes av administrator før adgangstillatelsen gis. I begge tilfeller vil den tegningsansvarlige motta en e-post med beskjed om adgangstillatelsen og opplysninger for logg inn (brukernavn og passord). Anbudsadministrator kan i begge tilfeller deretter velge å fjerne en leverandør fra anbudet så lenge leverandøren ikke har sendt inn et tilbud. Leverandøren kan på samme måte melde seg av selv ved å klikke på avmeldingsknappen nederst i venstre hjørne av anbudsvinduet. Krav til brukerens hard- og software Bruken av Byggeweb s grunnleggende funksjoner krever bare en datamaskin med internettforbindelse og tilhørende nettleser. Byggeweb er optimalisert til Windows 2000/XP og MS Internet Explorer 6.0 eller senere versjoner. Ved bruk av andre operativsystemer, for eksempel Linux og Mac, må brukeren regne med større eller mindre uregelmessigheter. Det samme gjelder for bruken av andre browsere enn Internet Explorer. Installasjonen og bruk av supplerende programvare kan forbedre en rekke av Byggeweb s funksjoner. Hjelpeprogrammer kan lastes ned fra Byggeweb s hjemmeside etter logg inn (se menypunktet Annen Software ). Kontakt alltid virksomhetens IT-ansvarlige før installasjon av ny programvare. Digital signatur og kryptering På noen Byggeweb-prosjekter og anbud kan administrator ha stilt krav om bruk av digital signatur. Adgang kan i disse tilfellene bare oppnås ved å bruke en gyldig signatur. På noen Byggeweb Anbud kan administrator ha stilt krav om kryptering av konkurransegrunnlaget og innsendte tilbud. Kryptering har ingen vesentlig betydning for brukerne, bortsett fra en mindre nedsettelse av overførselshastigheten.

5 Logg inn Logg inn gjøres på Klikk på knappen for logg inn i øverste venstre hjørne under Byggeweb-logoen. Tast inn brukernavn og passord i vinduet og klikk på logg innknappen. Ved bruk av digital signatur skal brukeropplysningene ikke brukes. Klikk i stedet på Logg inn med digital signatur nederst i vinduet. Velg deretter det foretrukne sertifikatet og klikk OK. Tast inn adgangskoden og klikk OK igjen. I begge tilfeller vil inntastingen av korrekte loginopplysninger gi adgang til en personlig oversikt over tilgjengelige Byggeweb Prosjekter og Byggeweb Anbud. Du skifter mellom de to oversiktene ved å klikke på henholdsvis Prosjekter og Anbud i menyen. Det enkelte prosjekt eller anbud åpnes ved å klikke på navnet. Løsninger på kjente problemer med logg inn Problem Det skjer ikke noe ved klikk på Login Brukeren har glemt brukernavn eller passord Glemt adgangskode til login med digital signatur Avvisning av en digital signatur Etter logg inn vises oversikten over prosjekter og/eller anbud, men anbudet kan ikke åpnes Mulig løsning Dersom brukeren installert en såkaldt popup blocker, kan dette medføre problemer med bruk av Byggeweb. Tillat popups på eller avinstallér funksjonen og prøv igjen. Klikk på Glemt brukernavn/passord i loginboksen. Skriv inn e-postadressen som er registrert under brukerprofilen og klikk OK. Etter få minutter vil brukeren motta en e-post med brukernavnet og instruksjoner om hvordan et nytt passord kan settes. Dersom e-posten ikke kommer fram kan det skyldes at e-postadressen ikke er korrekt. Kontakt Byggeweb på tlf.nr eller support@byggeweb.no. Person- og firmanavn skal opplyses ved henvendelsen. Byggeweb administrerer ikke de digitale signaturene og kan derfor ikke hjelpe. Sertifikatet er kanskje ikke det samme som ble brukt ved første login. Det er ikke mulig å skifte sertifikat underveis. Kontakt Byggeweb for nærmere informasjon. Logg inn er muligens gjort uten bruk av digital signatur. Enkelte anbud stiller krav om dette. Lukk alle nettleser-vinduer og logg inn på nytt denne gangen med bruk av digital signatur.

6 Anbudsopplysninger Anbudsopplysninger er oppdragsgivers oppsummering av anbudets vilkår og betingelser. Etter logg inn og åpning av et anbud dukker det opp et vindu med en rekke punkter i hovedmenyen. Anbudet åpner alltid på menypunktet Anbudsopplysninger. Under dette menypunktet vises forskjellige basisopplysninger til høyre for hovedmenyen. Alle opplysningene er lagt inn av anbudets administrator. Anbudsbeskrivelse Navn og supplerende beskrivelse Anbudets navn og en kort beskrivelse Opplysninger om oppdragsgiver og evt. adminstrator Her vises opplysninger om oppdragsgiverens rett til å se status på og innhold i de innsendte tilbud i løpet av anbudsperioden. Anbudsform Opplysning med betydning for vilkårene for anbudets gjennomførelse. Følger de alminnelige regler og lovgivning på området. Entrepriseform Opplysninger med betydning for entreprisens omfang. Følger de alminnelige regler på området. Tildelingskriterium Valg mellom Laveste pris eller Økonomisk mest fordelaktige tilbud. Opplysning med betydning for utvelgelsen av det foretrukne tilbud. I tilfelle av økonomisk mest fordelaktig tilbud bør opplysning om vektingen mellom de relevante kriterier være beskrevet av administrator i et separat dokument i konkurransegrunnlaget. Følger for øvrig de alminnelige regler og lovgivning på området. Tidsfrister og vilkår Startdato Dato og klokkeslett. Tidspunktet hvor adgangen til anbudet åpnes for leverandørene. Innsendingsfrist Dato og klokkeslett. Tidspunkt for seneste innsending av tilbud. Åpning og offentliggjøring Dato og klokkeslett. Tidspunktet hvor anbudsadministrator får adgang til de innsendte tilbudene. I tilfeller av offentliggjøring gis også leverandører adgang til de dokumenter som administrator på forhånd har valgt å offentliggjøre. Dersom digital innsendelse ikke er valgt så skal det opplyses om sted for offentliggjøring. Alle spørsmål til anbudsbeskrivelsens innhold besvares av anbudets administrator. Tidssoner Alle tidspunkter er angitt som CET/CEST, dvs. Central European Time/Central European Summer Time. Brukere i andre tidssoner må selv konvertere tidsfrister til lokal tid. CET/CEST er den gjeldende tiddsonen i Skandinavia, derfor er konvertering ikke nødvendig for brukere i disse landene. Derimot er for eksempel Irland, Storbritannia og de baltiske landene i andre tidssoner.

7 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er oppdragsgivers utsendte grunnlag for innsending av tilbud. Ved å klikke på menypunktet i hovedmenyen vises følgende underpunkter i høyre side av vinduet: Hent hele konkurransegrunnlaget Klikk på ikonet for å laste ned hele konkurransegrunnlaget eller deler av det fordelt på mapper. Mappene er opprettet og navngitt av administrator og kan derfor være mer eller mindre dekkende om innholdet. I tvilstilfeller anbefales å laste ned alle filene. Detaljert filliste Klikk på ikonet for å se alle filer fordelt på fillister som tilsvarer de mapper administrator har opprettet. Hver fil kan markeres og åpnes eller forhåndsvises ved å klikke på knappene under filoversikten. Eksempelvis kan tegningsformatene DWG, DWF og PLT sees og skrives ut fra Byggeweb-vieweren, uten bruk av AutoCAD. Begge funksjonene er avhengig av supplerende programvare, som stort sett kan lastes ned fra Byggeweb s hjemmeside etter innlogging (se menypunktet Annen Software ). Kontakt alltid virksomhetens IT-ansvarlige før installasjon av ny programvare. Flere filer kan markeres ved å holde hhv. Shift- og Ctrltastene nede mens man velger filer. Deretter kan disse enten lastes ned eller legges i en printbestilling til en eller flere printleverandører. I alle tilfellene vil filene ved nedlasting pakkes og komprimeres til en samlet zip-fil. Zip-filen kan etter nedlasting åpnes med for eksempel WinZip. Komplett sett av print av hele konkurransegrunnlaget Klikk på ikonet for å bestille print av alle tegninger og øvrige dokumenter i konkurransegrunnlaget. Print kan via Byggeweb bestilles hos en lang rekke printleverandører. Printbestilling av enkeltfiler kan gjøres i den detaljerte fillisten. Fremgangsmåte Hent hele konkurransegrunnlaget 1) Velg menypunktet Konkurransegrunnlaget i venstre side av vinduet. 2) Klikk på ikonet for Hent hele konkurransegrunnlaget. 3) Velg mellom filer i alle eller kun en mappe. 4) Start nedlasting av filene. Last ned/bestill print fra den detaljert fillisten 1) Velg menypunktet Konkurransegrunnlaget i venstre side av vinduet. 2) Klikk på ikonet for Detaljert filliste. 3) Markér en eller flere filer og klikk på hhv. Hent filer eller Send filer til print. 4) Start nedlasting av filene eller velg printleverandør og beskriv printordren. Bestill et komplett sett av print av hele konkurransegrunnlaget 1) Velg menypunktet Konkurransegrunnlaget i venstre side av vinduet. 2) Klikk på ikonet for Komplett sett av print av hele konkurransegrunnlaget. 3) Velg mellom filer i alle eller kun en mappe. 4) Velg printleverandør og beskriv printordren.

8 Underleverandører Leverandørene kan ofte dele adgangen til konkurransegrunnlaget med sine underleverandører. Som leverandør kan en i noen tilfeller dele adgangen til konkurransegrunnlaget med en eller flere underleverandører. Anbudets administrator velger ved oppsettet av anbudet om denne delingen tillates. Dersom muligheten er tilstede, vises punktet Underleverandører for alle leverandørene. Hvis ikke holdes punktet skjult, og underleverandørene har ikke mulighet til å få adgang. Adgangen tildeles ved opprettelse av hver enkelt underleverandør med navn og e-postadresse. Adgangen kan brukes uten at underleverandøren opprettes med brukernavn og passord. Ved leverandørens opprettelse av en underleverandør får denne automatisk tilsendt en e-post som inneholder en link til listen over konkurransegrunnlaget. Fra listen kan filene lastes ned og forhåndsvises. Linken er ikke personlig og kan derfor videresendes og deles med andre. Fremgangsmåte Opprettelse av underleverandør 1) Velg punktet Underleverandør 2) Klikk på Legg til. 3) Fyll ut navn, e-postadresse og foretrukket språk. Avslutt med OK. Underleverandøren vises på listen og e-post sendes. Sletting av underleverandøren gjøres ved å klikke på underleverandøren og velge Slett. Opprettede underleverandører er bare synlige for leverandøren som har opprettet vedkommende underleverandør. Verken anbudets administrator eller andre leverandører kan få vite hvem som leverandøren har opprettet som underleverandører. Underleverandør har verken mulighet til å se annet enn konkurransegrunnlaget eller å få laste opp eller på en annen måte påvirke innholdet av innsending av tilbudet.

9 Innsending av tilbud Tilbud sendes inn ved å laste opp dokumenter og deretter en samlet innsending av tilbudet som helhet. Dette punktet vises kun dersom oppdragsgiver har valgt digital innsendelse i Byggeweb Anbud. Innsendingen skjer ved å laste opp et antall filer og deretter å klikke på knappen Innsending av tilbud øverst i høyre hjørne. Begge deler skal være utført før tilbudet betraktes som korrekt innsendt. Innsendingskrav Hvilke dokumenter som kreves innsendt er beskrevet av administrator ved hjelp av et eller flere innsendingskrav. Ved å klikke på menypunktet Innsending av tilbud i hovedmenyen vises listen over innsendingskrav. For hvert innsendingskrav skal det lastes opp et og bare et dokument som svarer til beskrivelsen. Merk at det for hvert innsendingskrav kan være formmessige betingelser til både filformatet og filnavnet. Dessuten kan anbudsadministrator ha valgt å vedlegge en dokumentmal som bør lastes ned, fylles ut og lastes opp som besvarelse på kravet. Supplerende filer Utover kravet om obligatorisk innsending av visse dokumenter, kan administratoren ha gitt adgang til å laste opp supplerende filer. Disse er ikke omfattet av innsendingskravene. Leverandøren kan derfor selv avgjøre i hvilket omfang man ønsker å benytte denne muligheten. Last opp fil En fil per innsendingskrav lastes opp ved å klikke på Last opp fil -knappen til høyre for kravet. Klikk på knappen, velg filen og last opp. Merk at det bare er tillatt å laste opp en fil per innsendingskrav. Etter opplasting kan filen slettes og en annen lastes opp i stedet. Dette kan gjøres om igjen så lenge tilbudet enda ikke er sendt inn. Innsending av tilbud Etter at alle filene er lastet opp (en fil per innsendingskrav pluss eventuelle supplerende filer) kan tilbudet sendes inn. Innsendingen skjer ved å klikke på Send inn tilbud -knappen i øverste høyre hjørne. Deretter vises teksten Tilbudet er korrekt innsendt. Først når denne teksten vises er tilbudet mottatt. Merk at det ikke er tatt stilling til dokumentenes innhold. Med korrekt vises det bare til formmessige innsendingskrav. Videre at det er lastet opp en fil per innsendingskrav, og at tilbudet i sin helhet er sendt inn innenfor tidsfristen. En kvittering for innsendingen sendes leverandørens e-post. Tilbaketrekking av tilbud Etter innsending av tilbudet kan ikke filene slettes eller erstattes enkeltvis. Tilbudet kan som helhet innenfor tidsfristens utløp trekkes tilbake ved å klikke på Tilbaketrekk tilbud -knappen øverst i høyre hjørne. De opplastede filene i tilbud som tilbaketrekkes slettes eller bevares. Slettes filene skal samtlige innsendingsingskrav på ny lastes opp med en fil. Bevares filene kan de eventuelt slettes enkeltvis og/eller erstattes med nye. Tilbudet skal deretter innsendes igjen for å komme i betraktning. En kvittering for tilbaketrekking av tilbud sendes per e-post. Fremgangsmåte Innsending av tilbud 1) Last opp for hvert innsendingskrav en fil ved å klikke på Last opp fil -knappen og velg filen fra den lokale datamaskin. 2) Gjenta prosedyren for hvert innsendingskrav. 3) Klikk til sist på Send inn tilbud -knappen for den endelige innsendingen. Etter en eventuell tilbaketrekning må prosedyren over gjentas for at tilbudet skal komme i betraktning.

10 Åpning og offentliggjøring Administrator kan offentliggjøre utvalgte dokumenter etter åpningstidspunktet. Forskjøvet åpningstidspunkt Åpningen av de innsendte tilbudene er forskjøvet med 2 timer eller mer i forhold til innsendingsfristen. Hvor lenge bestemmes av anbudsadministrator, som til og med kan utsette åpningen på ubestemt tid, dersom det i perioden mellom innsendingsfristen og åpningstidspunktet oppstår tvil om leverandørenes mulighet til å kunne sende inn tilbudene i rett tid. Hverken administratorer eller leverandører har adgang til de innsendte tilbudene i perioden mellom innsendingsfristen og åpningstidspunktet. En leverandør kan likevel trekke tilbake tilbudet helt frem til åpningen. Men nye tilbud kan ikke sendes inn etter at innsendingsfristen er utløpt. En tilbaketrekking på dette tidspunktet vil dermed føre til at leverandøren automatisk diskvalifiseres. Offentliggjøring Dersom anbudet er satt opp med offentliggjøring så kan anbudsadministrator velge å offentliggjøre et utvalg av de innsendte dokumentene blant de leverandørene som deltar. Hvilke dokumenter som vil bli offentliggjort vises ved hvert innsendingskrav. Offentliggjorte filer kan lastes ned av de andre leverandørene etter åpningstidspunktet. Dokumenter som er lastet opp, men ikke sendt inn, slettes imidlertid og kan ikke lastes ned av hverken anbudsadministrator eller de øvrige leverandørene. Klagemulighet Riktig innsending av tilbud i Byggeweb Anbud er i utgangspunktet leverandørens ansvar alene. Det kan derfor ikke komme innsigelser overfor oppdragsgiver eller ViaNova Systems TiPS FM i tilfeller av tekniske problemer eller svikt. Dette gjelder svikt i både software, hardware og infrastruktur, og dersom problemene medfører at et tilbud ikke kan leveres innen tidsfristen og derfor ikke kommer med i betraktning. Unntak er i de tilfeller der årsaken til manglende innsending alene skyldes nedetid på Byggewebserverne. Alle former for klager skal rettes direkte til oppdragsgiver eller anbudsadministrator. Dette bør skje umiddelbart. ViaNova Systems TiPS FM har ikke rettigheter eller myndighet til å motta eller behandle klager rundt anbud som har brukt Byggeweb Anbud. Dette gjelder også i de tilfeller av teknisk nedetid og andre former for manglende adgang til Byggeweb-systemet. Konsekvensene av en berettiget klage avgjøres av anbudsadministrator alene. Leverandørene mottar i tilfeller med offentliggjøring en e-post ved åpning av tilbudene. Leverandørene varsles ikke dersom anbudsadministrator utsetter apningstidspunktet, men dette varsles tydelig for brukeren ved forsøk på å åpne anbudet etter å ha logget inn. Leverandører som ikke har sendt inn tilbudet korrekt vil ikke ha adgang til anbudet etter at innsendingsfristen er utløpt. Anbudets resultat Anbudets resultat sendes av anbudsadministrator direkte til de deltagende leverandørene og publiseres ikke i Byggeweb Anbud. 10

11 Support Byggeweb svarer utelukkende på spørsmål vedrørende den tekniske plattformen. Andre spørsmål skal sendes til anbudsadministrator. Dersom du har spørsmål til eller problemer med bruken av Byggeweb Anbud, vennligst kontakt Byggeweb på eller telefon Samme nummer skal benyttes dersom man opplever uregelmessigheter av enhver art som kan ha betydning for korrekt gjennomføring av anbudet. Unntaket er eventuelle klager på Byggeweb-systemet, som straks skal sendes til anbudsadministrator som i henhold til gjeldende regler vil ta en avgjørelse. For øvrig henvises det til Loven om offentlige anskaffelser som kan finnes på 11