Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune

Transkript

1 Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune Audun Thorstensen/Kjetil Lie, Trine Riis Groven/Tor Erik Baksås, Ernst & Young telemarksforsking.no

2 1. Om prosjektet 2. Oppsummering/funn 3. Overordnede analyser Innhold 1. Økonomiske rammebetingelser 2. Ressursbruk sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov 4. Analyser og vurderinger: ressurser, kapasitet og sårbarhet 1. Administrasjon og utvikling 2. Samfunn og teknikk 3. Kultur 5. Organisasjonsanalyser 1. Administrasjon og utvikling 2. Samfunn og teknikk 3. Kultur 6. Fremtidige demografikostnader Samlede vurderinger og anbefalinger 8. Vedlegg Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 2

3 1. Om prosjektet Bakgrunnen for kommunens forespørsel om en ekstern gjennomgang, analyse og evaluering, synes spesielt å være et vedtak i bystyret om en forventet innsparing i administrasjon, samfunn og teknikk, og kultur. Vi oppfatter også at utredningen skal kartlegge styrings- og ressursmessige forhold, der evalueringsrapporten skal komme med konkrete tilrådinger som skal sikre samsvar mellom budsjettramme og hva som synes å være de aktuelle enhetenes reelle, forventede forbruksnivå (netto driftsutgifter). Videre oppfatter vi at vedtaket også i realiteten innebærer en gjennomgang av organiseringen av de nevnte områder i Flekkefjord kommune med sikte på å optimalisere tjenestenivået og gi en kostnadseffektiv drift med god økonomistyring. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 3

4 Om prosjektet (forts.) Vi vil gjøre et skille mellom analyse av effektiv ressursbruk gitt det tjenestenivået og omfanget en per i dag ligger på, og om tjenestetilbudet kan gjøres mindre eller mer omfattende og kostnadskrevende gitt at en ønsker å få mest mulig tjenester for pengene som brukes på aktuell sektor. Analysen skal synliggjøre og lansere forslag til kostnadsreduserende tiltak for å sette enhetene i bedre stand til å møte fremtidens utfordringer og utvikling. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 4

5 Framdriftsplan Aktivitet Uke 1 Valg av leverandør/kontraktskriving 19 2 Utarbeidelse av 19 prosjektbeskrivelse/informasjonsliste som oversendes kommunen 3 Kommunen oversender informasjon i henhold til oversendt informasjonsliste 4 Oppstartsmøte med oppdragsgiver og 22 gjennomføring av intervjuer 5 Analyser utføres av oppdragstaker Rapportskriving Rapportutkast oversendes kommunen 24 8 Oppsummeringsseminar i Flekkefjord Endelig rapport leveres Etter avtale med kommunen, og som følge av rådmannsskifte i kommunen har den opprinnelige tidsplanen blitt noe forskjøvet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 5

6 Gjennomføring For å kunne besvare oppdraget, har vi gjennomført følgende elementer: Overordnede analyser Intervjuer Kostnadsanalyser Sårbarhetsvurderinger Organisasjonsanalyser Anbefalinger (tjenestenivå, kostnader og organisering) Oppsummeringsseminar Rapport Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 6

7 2. Oppsummering/funn (1) Våre beregninger viser at Flekkefjord kommune, på de sentrale tjenesteområdene som inngår i inntektssystemet, hadde merutgifter i forhold til landsgjennomsnittet på ca. 37,1 mill kr i I forhold til kommunens normerte utgiftsbehov er det beregnet merutgifter på om lag 5,5 mill kr. Dette er hensyntatt kriteriene og vektene i inntektssystemet. Når man i tillegg justerer for at Flekkefjord kommune i 2012 hadde korrigerte frie inntekter på 98 % av landsgjennomsnittet, viser beregningen et samlet merforbruk i forhold til normert nivå på om lag 14,0 mill kr. Vi vil imidlertid presisere at et slikt beregnet utgiftsnivå generelt ikke må oppfattes som en slags fasit på et riktig nivå. Beregningen på14 mill kr må derfor ikke forstås som et eksakt beregnet og definert innsparingspotensial eller -behov. Beregningene er mer en illustrasjon på hvordan kommunen faktisk har tilpasset seg et forbruksnivå på de aktuelle tjenesteområdene i sum - sammenlignet med hva utgiftsbehovet (ifølge kriteriene i inntektssystemet) og de reelle, frie inntektene ideelt sett skulle tilsi. Dessuten skal det nevnes at frie inntekter ikke omfatter for eksempel utbytteinntekter og annen finansavkastning, og at kriteriene i inntektssystemet ikke inkluderer alle tjenesteområder og alle kostnadsdrivende elementer. Beregningene indikerer likevel at kommunen bør tilpasse seg et lavere forbruksnivå på ett eller flere av de aktuelle tjenesteområdene omfattet av utgiftsutjevningen i inntektssystemet, for å få en sunnere økonomisk drift. Innenfor administrasjon har vi beregnet at kommunen hadde mindreutgifter på om lag 1,6 mill kr ift. landsgjennomsnittet, og mindreutgifter på om lag 3,1 mill kr ift. kommunens normerte utgiftsbehov. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 7

8 2. Oppsummering/funn (2) Analysene viser at kommunen driver sin administrasjon med god produktivitet. På enkelte områder er det relativt stor sårbarhet, og tiltak bør iverksettes. Vi ser et potensiale for kvalitetsmessig forbedring og redusert sårbarhet innenfor administrasjonen, men analysen har ikke avdekket et økonomisk innsparingspotensiale innenfor dette området. Kommunens brannvesen drives med svært høye utgifter sammenliknet med andre, som følge av at kommunen har valgt å legge seg på et høyt tjenestenivå. Her mener vi det ligger et betydelig innsparingspotensiale, forutsatt at kommunen vil tilpasse seg på et lavere tjenestenivå. Innenfor byggesak og oppmåling har kommunen også høye utgifter sammenliknet med andre. Sprikende indikasjoner knyttet til saksbehandlingen på området gjør at innsparingspotensialet ikke er helt entydig. Innenfor eiendomsforvaltningen er det noen feilføringer, men analysene tyder likevel på høye netto driftsutgifter innenfor dette området. Etter at de planlagte organisatoriske endringene på området er gjennomført, bør utgiftsnivået vurderes på nytt for å i større grad kunne konkretisere et innsparingspotensiale. På øvrige områder har kommunen et tilnærmet normalt eller lavt utgiftsnivå sammenliknet med andre. Kommunen har et potensiale for kvalitetsforbedring og redusert sårbarhet innenfor noen av de gjennomgåtte områdene. Rapporten kommer med flere alternative forslag for å realisere slike effekter. Forslagene er knyttet til ulike typer tiltak som for eksempel endret organisering, fordeling av oppgaver, samarbeid med andre osv. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 8

9 3. Overordnede analyser Økonomiske rammebetingelser Ressursbruk sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 9

10 3.1. Økonomiske rammebetingelser Flekkefjord er en middelinntektskommune Utgiftskorrigerte frie inntekter på 98 % av landsgjennomsnittet (2012). KOSTRA-gruppe 10, dvs. mellomstore kommuner med middels bundne kostnader pr innbygger og lave frie disponible inntekter. Et beregnet utgiftsbehov i inntektssystemet på om lag 7,7 % over landsgjennomsnittet (2012). Utgiftsbehov 2012 (=1,0770) Utgiftsbehov 2013 (=1,0962) Et beregnet utgiftsbehov på administrasjon på om lag 4,1 % over landsgjennomsnittet (2012) Utgiftsbehov 2012 (=1,0408) Utgiftsbehov 2013 (=1,0441) Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 10

11 Metode KOSTRA-analyser Til bruk i KOSTRA-analyser har vi utviklet en metode som gjør sammenligninger mer reelle, ved at det for gitte tjenesteområder tas høyde for forskjeller i utgiftsbehov mellom kommuner Den faktiske ressursbruken på ulike tjenesteområder sees i sammenheng med et nivå som kalles normert utgiftsbehov (basert på kommunens verdi på aktuell delkostandsnøkkel innenfor inntektssystemet). Det beregnes da et mer-/mindreforbruk målt mot dette normerte utgiftsnivået Analysene er basert på til enhver tid oppdaterte delkostnadsnøkler i inntektssystemet for de syv tjenesteområdene barnehage, administrasjon, grunnskole, pleie og omsorg, kommunehelse, barnevern samt sosialtjenester. Beregningene gir en indikasjon på Flekkefjords utgiftsnivå samlet og fordelt på de ulike områdene. For øvrig forutsettes det at Flekkefjord kommune fører regnskapet riktig i henhold til KOSTRA-veilederen. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 11

12 KOSTRA 2012 Reviderte/endelige KOSTRA-tall for 2012 ble publisert 17. juni 2013 I KOSTRA er kommunene delt inn i 16 kommunegrupper etter folkemengde og økonomiske rammebetingelser (bundne kostnader og frie inntekter). Hensikten med en inndeling i kommunegrupper, er å gjøre det mulig å foreta en sammenligning av like kommuner. Flekkefjord er plassert i Kommunegruppe 10: (=Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter) Kostragruppe Trøgstad 1017 Songdalen 128 Rakkestad 1032 Lyngdal 420 Eidskog 1101 Eigersund 428 Trysil 1119 Hå 528 Østre Toten 1445 Gloppen 532 Jevnaker 1449 Stryn 534 Gran 1519 Volda 536 Søndre Land 1520 Ørsta 538 Nordre Land 1528 Sykkylven 713 Sande 1532 Giske 716 Re 1535 Vestnes 719 Andebu 1554 Averøy 720 Stokke 1624 Rissa 821 Bø 1648 Midtre Gauldal 914 Tvedestrand 1662 Klæbu 1004 Flekkefjord 1729 Inderøy Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 12

13 Korrigerte frie inntekter 2012 (=kommunens reelle inntektsnivå) Korrigerte frie inntekter er en indikator som viser kommunens reelle inntektsnivå. Indikatoren viser nivået på de frie inntektene (rammetilskudd og skatt) korrigert for variasjon i utgiftsbehov (ifølge kriteriene i inntektssystemet). Indikatoren viser dermed inntekts- og utgiftssiden samlet. Kommuner med et lavt beregnet utgiftsbehov (= billig i drift) får justert opp sine inntekter, mens kommuner med et høyt beregnet utgiftsbehov (= dyre i drift) får justert ned sine inntekter. Tabellen viser frie inntekter i 2012 korrigert for forskjeller i utgiftsbehov. Flekkefjord hadde i 2012 utgiftskorrigerte frie inntekter på 98 prosent av landsgjennomsnittet. Kommunens inntektsnivå er i sin tur styrende for det tjenestenivået kommunen kan levere til innbyggerne. Korrigerte frie inntekter i prosent av landsgjennomsnittet (ekskl. E- skatt og konsesjonskraftinnt.) Korrigerte frie inntekter i prosent av landsgjennomsnittet (inkl E- skatt og konsesjonskraftinnt.) Flekkefjord Songdalen Lyngdal Hele landet Rauma hadde i 2011 utgiftskorrigerte frie inntekter (inkl E-skatt og konsesjonskraftinnt.) på 100 % landsgjennomsnittet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 13

14 Utgiftsutjevningen sektornøkler Kriterium Utgiftsutjevningen i IS Adm inkl miljø og landbruk Helse Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune Pleie- og omsorg Barne-hage Ny Grunnskole Barnevern Sosialhjelp Samhandling kostnadsnøkkel 2013 Innbyggere 0-1 år 0,0205 0,0288 0,0374 0,0032 0,0053 Innbyggere 2-5 år 0,0426 0,0597 0,0776 0,0066 0,7056 0,1248 Innbyggere 6-15 år 0,1045 0,8987 0,1465 0,1904 0,0163 0,2821 Innbyggere år 0,0785 0,1100 0,1431 0,0242 0,0122 0,0213 Innbyggere år 0,4927 0,3646 0,1517 0,0767 0,0927 Innbyggere 0-17 år 0,0819 0,0021 Innbyggere år 0,2095 0,0055 Innbyggere år 0,2615 0,0068 Innbyggere år 0,0752 0,0557 0,1102 0,2341 0,0501 Innbyggere år 0,0308 0,0228 0,1971 0,1707 0,0703 Innbyggere 90 år og over 0,0069 0,0051 0,1383 0,0423 0,0455 Basiskriteriet 0,1172 0,0184 0,0568 0,0120 0,0224 Sone 0,0254 0,0478 0,0116 0,0128 Nabo 0,0254 0,0478 0,0116 0,0128 Landbrukskriteriet 0,0310 0,0029 Innvandr 6-15 år, ekskl Skandinavia 0,0288 0,0082 Norskfødte med innvandrerforeldre 6-15 år, ekskl Skandinavia 0,0032 0,0009 Flyktninger uten integreringstilskudd 0,0948 0,0046 Dødlighetskriteriet 0,0546 0,1323 0,0438 Barn 0-15 år med enslig forsørger 0,3590 0,0110 Lavinntektskriteriet 0,1926 0,0059 Uføre år 0,0924 0,0045 Opphopningsindeks 0,2793 0,0135 Urbanitetskriteriet 0,3575 0,0172 Psykisk utviklingshemmede 16 år og Sektornøkkelene 2013 over 0,1397 0,0439 Ikke-gifte over 67 år 0,1323 0,0416 Barn 1 år uten kontantstøtte 0,1802 0,0291 Innbyggere med høyere utdanning 0,1142 0,0184 SUM 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 Sektorvekter: 9,41 % 28,40 % 4,10 % 3,07 % 4,82 % 31,44 % 16,14 % 2,61 % 100,00 % telemarksforsking.no 14

15 Utgiftsutjevningen 2012 Flekkefjord kommune Tillegg/fradrag i Vekt Antall Antall Utgiftsbehovs -indeks utgiftsutjevning (1000 kr) 0-2 år 0, , år 0, , år 0, , år 0, , år 0, , år 70 % 0, , år 0, , år 0, , år 0, , år 0, , over 90 år 0, , Basistillegg 0, , Sone 0, , Nabo 0, , Landbrukskriterium 0,0030 1,0000 0,0024 1, Innvandrere 6-15 år ekskl Skandinavia 0, , Norskfødte med innv. foreld 6-15 år ekskl Skand. 0, , Flytninger uten integreringstilskudd 0, , Dødelighet 0, , Barn 0-15 med enslige forsørgere 0, , Fattige 0, , Uføre år 0, , Opphopningsindeks 0, ,18 0,14 0, Urbanitetskriterium 0, , PU over 16 år 0, , Ikke-gifte 67 år og over 0, , Barn 1-2 år uten kontantstøtte 0, , Innbyggere med høyere utdanning 0, , Kostnadsindeks 1,0000 1, Forskjellene mellom landets kommuner er til dels store når det gjelder kostnadsstruktur, demografisk sammensetning mv. Både etterspørselen etter kommunale tjenester og kostnadene ved å tjenesteytingen vil derfor variere mellom kommunene. Målet med utgiftsutjevningen er å fange opp slike variasjoner. En tar fra de relativt sett lettdrevne kommunene og gir til de relativt sett tungdrevne. Gjennom kostnadsnøkler bestående av objektive kriterier og vekter fanges variasjoner i kommunenes utgiftsbehov opp. Flekkefjord kommune får beregnet en samleindeks på 1,0770 i En indeks over 1 blank betyr at kommunen får et tillegg i innbyggertilskuddet over inntektssystemet/ rammeoverføringene i 2012 i form av et utgiftsutjevnende tilskudd. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 15

16 Alderssammensetning - Flekkefjord kommune 90 år 85 år 80 år 75 år 70 år 65 år 60 år 55 år 50 år 45 år 40 år år 30 år 25 år 20 år 15 år 10 år 5 år 0 år Aldersfordelingen i et område reflekterer for en stor del den historiske demografiske utviklingen. Det er spesielt flyttestrømmene som over tid avspeiles i aldersstrukturen. I figuren ved siden av har vi sett på andelen av befolkningen i hvert alderstrinn fra 0-90 år, og sammenlignet denne andelen med tilsvarende andel for landet i 2000 og Landsgjennomsnittet avspeiles i tallet null på den horisontale aksen. Flekkefjord har generelt en eldre befolkning enn landsgjennomsnittet. Andelen eldre over 67 år utgjorde 16,5 prosent av befolkningen pr Tilsvarende andel for fylket og landet var hhv. 12,9 prosent og 13,3 prosent. Prosentandel av befolkningen i ulike aldersgrupper pr Kilde: SSB. Flekkefjord Vest-Agder Hele landet 0-5 år 7,2 7,9 7, år 12,4 13,0 12, år 64,0 66,2 67, år 10,4 8,7 8, år 4,7 3,5 3,6 90 år og eldre 1,4 0,8 0,8 Alderssammensetning Flekkefjord 2000 og 2013 (=%-vis avvik fra landsgjennomsnittet). Kilde: SSB Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 16

17 Finansielle nøkkeltall ,0 3,0 2,0 2,1 1,0 1,4 Flekkefjord Kommunegruppe 10 0,0 Landsgjennomsnittet -0,2-1,0-2, Netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter Kilde: KOSTRA (konsern). Netto driftsresultat brukes som en hovedindikator for økonomisk balanse i kommunesektoren. Flekkefjord har i alle de siste tre årene hatt et resultat under normen på 3 %. For å få et mest mulig fullstendig bilde av kommunens økonomiske nøkkeltall er det tatt utgangspunkt i Kostra-tall for kommunen som konsern. Kommunekonsern består av kommunen og særbedrifter som utfører kommunale oppgaver for kommunen som kommunen ellers ville ha utført selv. Sentrale finansielle nøkkeltall. I prosent av sum driftsinntekter. Kilde: KOSTRA (konsern). Flekkefjord K-gr. 10 Landsgjennomsnittet Brutto driftsresultat -0,9-2,9-0,8 1,8 2,4 Netto driftsresultat 2,1-0,2 1,4 2,6 3,1 Finansutgifter 0,9 1,1 1,7 3,0 3,5 Netto lånegjeld 66,6 64,4 67,7 68,0 68,7 Disposisjonsfond 2,7 1,8 2,0 4,5 5,9 Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 17

18 Sektornøkler 2012 Sektornøkler Beregnet utgiftsbehov Barnehage 0,8526 0,8167 0,8711 Administrasjon 1,0394 1,0408 1,0441 Grunnskole 1,0307 1,0227 1,0645 Pleie- og omsorg 1,3386 1,3333 1,3328 Helse 1,0538 1,0520 1,0592 Barnevern 0,8482 0,8437 0,8563 Sosialhjelp 0,7298 0,7428 0,7699 Samhandling 1,1141 1,1142 Kostnadsindeks 1,0865 1,0770 1,0962 Sektor Vekt Behovs-indeks Bidrag indeks Barnehage 0,1596 0,8167-2,9 % Administrasjon 0,0955 1,0408 0,4 % Grunnskole 0,2869 1,0227 0,7 % Pleie- og omsorg 0,3187 1, ,6 % Helse 0,0404 1,0520 0,2 % Barnevern 0,0311 0,8437-0,5 % Sosialhjelp 0,0413 0,7428-1,1 % Samhandling 0,0265 1,1141 0,3 % Kostnadsindeks 1,0000 1,0770 7,7 % Indeks for beregnet utgiftsbehov viser hvor tung eller lett en kommune er å drive, sammenlignet mot det som er gjennomsnittet for alle landets kommuner. Flekkefjord får beregnet en «samleindeks» på 1,0770 i inntektssystemet for 2012 (der indeks lik 1 betyr at en kommune har et utgiftsbehov lik landsgjennomsnittet). Det vil si at Flekkefjord blir beregnet å være om lag 7,7 prosent mer kostnadskrevende å drive enn gjennomsnittskommunen. Sektornøkkelene for administrasjon, grunnskole, PLO, kommunehelse og samhandling trekker opp utgiftsbehovet med 12,2 %, mens sektornøkkelene for barnehage, barnevern og sosialhjelp trekker ned utgiftsbehovet med 4,5 %. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 18

19 Prioritering - Andel av totale netto driftsutgifter på utvalgte tjenesteområder Flekkefjord K-gr. 10 Landet Administrasjon og styring 8,0 8,0 7,4 8,0 8,3 Barnehage 1,9 11,8 12,3 13,3 14,5 Grunnskole 29,4 24,7 24,6 25,9 24,4 Pleie og omsorg 40,5 36,1 37,3 34,9 30,3 Kommunehelse 4,6 4,5 4,7 4,1 4,1 Samhandling : : 2,3 2,1 2,1 Sosialtjenesten 1,7 2,5 2,3 3,7 5,2 Barnevern 2,6 2,4 2,1 3,1 3,1 Sum 88,7 90,0 93,0 95,1 92,0 Tabellen viser andel av totale netto driftsutgifter på tjenesteområdene som inngår i kostnadsnøkkelen i inntektssystemet. Siden tabellen bare omfatter tjenesteområdene som inngår i inntektssystemet, er ikke summen lik 100. Blant annet omfattes ikke tekniske tjenester og kultur. I disse tallene er det ikke korrigert for forskjeller i utgiftsbehov mellom kommunene, men det vil vi gjøre under for på den måten å sammenligne mer reelt. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 19

20 Prioritering (=alle tjenesteområder) - Andel av totale netto driftsutgifter Flekkefjord på ulike tjenesteområder K-gr. 10 Hele landet Administrasjon og styring 8,0 8,0 7,4 8,0 8,3 Herav styring og kontroll virksomhet 0,8 1,0 0,8 1,0 0,9 Herav administrasjon 7,2 7,0 6,6 7,0 7,4 Barnehage 1,9 11,8 12,3 13,3 14,5 Grunnskoleopplæring 29,4 24,7 24,6 25,9 24,4 Pleie og omsorg 40,5 36,1 37,3 34,9 30,2 Kommunehelse 4,6 4,5 4,7 4,1 4,1 Samhandling : : 2,3 2,1 2,1 Sosialtjenesten 1,7 2,5 2,3 3,7 5,2 Barnevern 2,6 2,4 2,1 3,1 3,1 VAR -0,8 0,4-0,5-0,9-0,7 Fys. Planl./kult.minne/.. 2,5 2,1 1,6 0,9 1,1 Kultur 4,2 2,8 3,3 3,3 3,8 Kirke 1,7 1,4 1,5 1,2 1,1 Samferdsel 2,2 2,1 1,7 1,8 1,5 Bolig 0,8 0,6 0,3-0,4 0,1 Næring 0,7-0,1 0,3 0,4-0,2 Brann og ulykkesvern 2,2 2,1 2,0 1,3 1,3 Interkom. samarbeid ( 27-samarbeid) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Tjenester utenfor ordinært kommunalt ansvar 0,0 0,0 0,0 0,1 0,3 20

21 3.2. Netto driftsutgifter 2012 sett i sammenheng med beregnet utgiftsbehov Beregnet utgiftsbehov 2012 Mer-/mindreutgift ift Landsgjennomsnittet "Normert nivå" Indeks 1000 kr 1000 kr Barnehage 0, Administrasjon 1, Grunnskole 1, Pleie- og omsorg 1, Kommunehelse 1, Barnevern 0, Sosialhjelp 0, Sum 1, Sum inntektsjust Flekkefjord hadde merutgifter i forhold til landsgjennomsnittet på ca. 37,1 mill kr i I forhold til kommunens normerte utgiftsbehov er det beregnet merutgifter på om lag 5,5 mill kr, dvs. hensyntatt kriteriene og vektene i inntektssystemet. Etter justering for et nivå på korrigerte frie inntekter på 98 % i 2012, har vi beregnet et samlet merforbruk på om lag 14,0 mill kr. På administrasjon hadde kommunen mindreutgifter på om lag 1,6 mill kr ift. landsgjennomsnittet, og mindreutgifter på om lag 3,1 mill kr ift. kommunens normerte utgiftsbehov. Beregnede mer-/mindreutgifter påp de øvrige områdene fremgår av tabellen. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 21

22 Administrasjon (2012) Sektornøkkel og beregnet mer-/mindreforbruk fordelt på funksjoner Kriterier Vekt Utgiftsbehovsindeks kostnadsindeks Bidrag til Innbyggere i alt 0,8518 1,0000 0,0 % Landbrukskriteriet 0,0310 1,2845 0,9 % Basistillegg 0,1172 1,2727 3,2 % Kostnadsindeks 1,0000 1,0408 4,1 % KOSTRA-funksjoner (Mer-/mindreutgift) Landsgjennomsnittet (1000 kr) "Normert utgiftsnivå" i inntektssystemet (1000 kr) Administrasjon og styring (F100, 110, 120, 121, 130) Politisk styring Kontroll og revisjon Administrasjon Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen Administrasjonslokaler Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 22

23 4. Kostnadsanalyser Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet innenfor: Administrasjon og utvikling Samfunn og teknikk Kultur Vi vil i det følgende vurdere De ressurser som er tilgjengelige på de ulike områder Kapasiteten man kan forvente basert på ressursbruken Sårbarheten på de mest kritiske oppgaver/aktiviteter Dagens organisering og alternativ organisering Vurderingene er basert på Reell ressursbruk og sammenlikninger med andre Rapporterte tjenestedata Informasjon fra kommunen vedrørende bemanning og oppgaver Informasjon om kommunen innhentet gjennom styringsdokumenter og offentlig tilgjengelig statistikk Informasjon fremkommet gjennom intervjuer I vurderingene forsøker vi å vektlegge objektivitet så langt det er mulig. For enkelte områder finnes det lite konkrete data. Vurderinger for disse gjøres skjønnsmessig basert på den kunnskap vi besitter. Vi forutsetter at den informasjonen vi har fått fra kommunen er korrekt. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 23

24 4.1. Ressurser, kapasitet og sårbarhet Administrasjon og utvikling, inkl. politisk styring Internt organisert i områdene: Ordfører Service og info Rådmann Personal og organisasjonsutvikling Fellesutgifter Næring Plan og utvikling Økonomi IKT Finans telemarksforsking.no

25 Administrasjon og utvikling Netto driftsutgifter til administrasjon og styring, kr per innb (KOSTRA) Netto driftsutgifter til administrasjon og styring, kr per innb (KOSTRA, konsern) Kommunekonsern består av kommunen og særbedriftene som utfører kommunale oppgaver for kommunen som kommunen ellers ville ha utført selv. Med særbedrifter menes kommunale foretak organisert etter kommunelovens kapittel 11 og interkommunale selskaper organisert etter lov om interkommunale selskaper.. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 25

26 Administrasjon og utvikling Flekkefjord har lave utgifter til administrasjon sammenliknet med landsgjennomsnittet og gjennomsnittet for kommunegruppa. Dette underbygger det som fremgikk av de overordnede analysene, der det fremkom at Flekkefjord har betydelige mindreforbruk knyttet til administrasjon sammenliknet med Flekkefjords normerte nivå (dvs hensyntatt utgiftsbehovet basert på de objektive kriteriene i inntektssystemet). Flekkefjord fremstår å ha et mindreforbruk på administrasjon uavhengig av om vi sammenlikner med landsgjennomsnittet, eller med Flekkefjords eget normerte utgiftsbehov. På neste side ser vi på utgiftssammensetningen innenfor administrasjon (splittet opp per kostrafunksjon). Vi gjør oppmerksom på at enkelte utgifter knyttet til eiendomsforvaltning er feilført, og at disse skulle vært belastet ulike tjenesteområder. Tallene på forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen i neste figur er altså høyere enn det som er reelt. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 26

27 Administrasjon og utvikling (funksjonsfordelt) Utgifter til administrasjon og styring, kr per innb (KOSTRA 2012, konsern) Flekkefjord Songdalen Lyngdal Landet 130 Administrasjonslokaler Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen Administrasjon Kontroll og revisjon Politisk styring Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 27

28 Administrasjon (forts.) Flekkefjord Songdalen Lyngdal K-gr 10 Landet F 100 Politisk styring F 110 Kontroll og revisjon F 120 Administrasjon F 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen F 130 Administrasjonslokaler F 170 og 171 (premieavvik) F 180 Diverse fellesutgifter F 190 Interne serviceenheter Brutto driftsutgifter i kr per innb (KOSTRA 2012, Konsern) Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 28

29 Service og informasjon Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Etter det vi har fått opplyst var enheten for service og informasjon tenkt å fungere som et tjenestetorg/servicesenter, der kommunens innbyggere kunne komme å henvende seg for å få svar på spørsmål, og også få enkel saksbehandling på stedet. Vårt inntrykk er at dette bare delvis fungerer slik det var tenkt, og at de fleste spørsmål som går utover det resepsjon/sentralbord normalt kan svare på, også nå henvises videre til saksbehandlere, men i noen mindre grad enn tidligere. Enheten består av 6,4 årsverk (redusert med 0,2 fra 2012). Av disse er 2,4 årsverk knyttet til post og arkiv. De øvrige stillingene skal i hovedsak betjene oppgaver knyttet til henvendelser fra brukerne, som sentralbord og ekspedisjon og enkel saksbehandling, samt politisk sekretariat. I tillegg gjøres en del økonomioppgaver i service og informasjonsenheten. Dette er i hovedsak som medarbeiderne i enheten hadde med seg fra sine tidligere arbeidssteder. Disse oppgavene inkluderer beregninger knyttet til bostøtte, hjemmehjelp, SFO og barnehage, samt beregninger, fakturering og etterberegning av oppholdsbetaling ved sykehjem. I tillegg kommer saksbehandling knyttet til forvaltningslån og boligtilskudd. Vårt inntrykk er at etableringen av tjenestetorget ikke er gjennomført slik det var tenkt fullt ut. For at en slik enhet skal kunne fungere må hovedoppgaven være å serve innbyggerne, og målet være å kunne løse flest mulig henvendelser på stedet med god kvalitet. For at det skal kunne gjennomføres, må medarbeiderne både være innstilt på at dette er hovedoppgaven, og ikke føle presset fra andre oppgaver når de tar imot henvendelsene. Inntrykket er også at tjenestetorget er et urolig sted å sitte å arbeide med økonomioppgaver og saksbehandling. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 29

30 Service og informasjon Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Inntrykket er at tjenestetorget har tilstrekkelige ressurser til å gjøre oppgavene, men at oppgaveporteføljen er sprikende, og at organiseringen av et tjenestetorg derfor virker noe mot sin hensikt. Med 6,4 årsverk disponible i enheten er sårbarheten ikke en vesentlig utfordring innenfor det som er tenkt å være tjenestetorgets hovedoppgaver (service til innbyggerne og post/arkiv), forutsatt at disse oppgavene prioriteres høyt. Imidlertid kan sårbarheten være en utfordring på deler av de oppgavene enkelte av de ansatte på tjenestetorget sitter med. Fordi tjenestetorget ikke er blitt det servicekontoret det opprinnelig var ment å være, mener vi at denne funksjonen bør løses på annen måte. Begrunnelsene for dette er flere: Oppgavene bør flyttes til det området de hører hjemme både for å øke kvaliteten gjennom samarbeid på fagområder, og for å redusere sårbarheten. Kvaliteten på de andre oppgavene som per i dag løses i enheten, men som faglig er knyttet til andre områder, vil øke dersom medarbeiderne med de aktuelle oppgavene får et fagmiljø rundt seg. Omdisponering av årsverk fra service og informasjonsenheten kan avhjelpe sårbarheten i andre enheter (for eksempel økonomi og/eller personal og organisasjonsutvikling). Det foreligger ikke brukerundersøkelser for tjenestetorget, men vår oppfatning, på generelt grunnlag, er at kvaliteten på leveransen i tjenestetorget ikke blir som ønsket når medarbeidernes kompetanse ikke er spisset mot denne type arbeid. Vi mener at kvaliteten i møte med innbyggerne øker dersom de som står i front er spisset mot nettopp denne type service. Vi mener derfor at kommunen bør vurdere å gå tilbake til en mer ordinær sentralbord og ekspedisjonsfunksjon, med færre årsverk, men mer spisset kompetanse. Vi tror at innbyggerne får minst like gode, eller bedre svar om de får direkte kontakt med den enkelte saksbehandler. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 30

31 Personal og organisasjonsutvikling Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Totalt utgjør enheten tilsynelatende 7,67 årsverk. Imidlertid er 3,17 av disse frikjøpte tillitsvalgte som er organisatorisk plassert i enheten, men som naturlig nok ikke utfører oppgaver relatert til enheten. 0,8 årsverk er knyttet til et prosjekt for innovative turnusordninger. Dette betyr at enheten har 3,7 produktive årsverk til faste oppgaver. Årsverk til personalarbeid i organisasjonen er redusert med 1,2 årsverk de siste to årene. De to store hovedoppgavene for enheten er vikarsentral for helse og omsorg (1,8 ÅV) og personalarbeid (1,8 ÅV) (omplassering, tilrettelegging osv.) Antall årsverk sett i sammenheng med oppgaver tyder på at totalt 1,8 årsverk disponeres til personalog organisasjonsutviklingsarbeid. Dette anser vi som relativt lite i en stor organisasjon som Flekkefjord kommune med om lag 950 ansatte fordelt på om lag 685 årsverk. Det er også indikasjoner på at personalenheten til tider oppleves som en flaskehals for tjenesteområdene. Det understrekes at velviljen oppleves som god, men at kapasiteten er for liten i forhold til størrelsen på organisasjonen enheten skal serve. Mange avklaringer skal innom personalenheten (permisjonssøknader osv.), og dette forverrer situasjonen ytterligere. I en personal- og organisasjonsutviklingsenhet med et lavt antall årsverk i en organisasjon med mange ansatte vil presset på de løpende oppgavene fort bli høyt. Dette hemmer mulighetene for å yte støtte til tjenesteområdene, og drive organisasjonsutvikling og forbedringsaktiviteter i organisasjonen. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 31

32 Personal og organisasjonsutvikling Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Etter vår vurdering er sårbarheten innenfor personal og organisasjonsutvikling relativt høy fordi oppgavene er fordelt på få personer og man kan vanskelig dekke opp ved fravær. Det synes også å være noe manglende rutiner på området, noe som ikke er overraskende når bemanningen er lav. Vi mener imidlertid at en del andre grep enn økt antall årsverk kan forsøkes for å lette situasjonen og redusere sårbarheten: 1. Overføre medarbeidere fra service og informasjon til personal og organisasjonsutvikling for å styrke enheten og i større grad muliggjøre oppgaver. Vi viser i denne forbindelse til våre vurderinger knyttet til service og informasjonsenheten. Ekspedisjons-/sentralbordfunksjonen bør også være underlagt personal og organisasjonsutviklingsenheten. 2. Delegere fullmakter knyttet til personalområdet til kommunalsjefer, evt videre til avdelingsledere. Dersom retningslinjer og rutinebeskrivelser knyttet til for eksempel permisjonsreglement, ferieavvikling, reiseregninger osv. er klare og tydelige, vil en slik delegering kunne fungere fint. Det vil også følge prinsippet om fullstendig ledelse fullstendig ansvar, dvs at lederne innehar ansvar og myndighet på likt nivå. Hensikten med en slik delegering vil være både å myndiggjøre lederne, og å frigjøre ressurser til mer overordnet personal og organisasjonsutviklingsarbeid i denne enheten, i tillegg til særskilt bistand i personalsaker som krever større kompetanse. 3. Få på plass et kvalitetssystem for sikring av rutiner, system for avviksmeldinger m.m. for å systematisere denne type arbeid. 4. Prioritere å etablere og videreutvikle gode, skriftlige rutiner på området Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 32

33 Økonomi Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Økonomienheten har 4,67 årsverk i Dette er en reduksjon på 0,8 årsverk sammenliknet med I tillegg kommer økonomisjefen (1,0 ÅV), som leder avdelingen, og en seniorrådgiver i rådmannens stab som jobber delvis med økonomioppgaver. I det følgende er økonomisjefen inkludert i det som omtales som økonomiavdelingen. I tillegg til de nevnte har andre roller i organisasjonen oppgaver knyttet til økonomi, slik det er i alle kommuner. Dette omfatter blant annet attestasjon/anvisning, budsjettarbeid, innkjøp, vaktlister/lønnsarbeid, forberedelse av politiske saker osv. De store hovedoppgavene for økonomiavdelingen er rene driftsoppgaver som løpende regnskapsarbeid og lønnsregistreringer og utbetalinger, innfordring, fakturaskanning. Økonomisjef, som er leder for økonomiavdelingen, koordinerer og styrer økonomirapporteringer, budsjettarbeid og øvrige økonomiprosesser i tillegg til feilrettinger i regnskapet, oppfølging av investeringsregnskapet m.m. Seniorrådgiveren i rådmannens stab bidrar vesentlig i deler av dette arbeidet. Oppgaver knyttet til skatteinnkreving er ivaretas av Kvinesdal kommune og en eventuell varig, interkommunal løsning skal avklares høsten Lønnsarbeid og lønnsutbetalinger er en kritisk faktor innenfor enhver kommunes støttetjenester. Etter det vi kjenner til løses dette i all hovedsak av en person i kommunen. Det oppgis at man har en annen ansatt som kan løse det mest prekære ved eventuelt fravær, men at situasjonen meget raskt ville bli kritisk. Det oppgis også utfordrende å få avviklet sammenhengende ferie for enkelte personer på dette området. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 33

34 Økonomi Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Rapporteringer, årsavslutning og andre avsluttende prosesser viser til tider at den løpende økonomioppfølgingen ikke er god nok. Feil og mangler oppdages sent slik at dette må rettes opp i ettertid. Om den manglende oppfølgingen skyldes dårlig kvalitet og rutiner fra budsjettansvarlige og de involverte i kontering/attestering, eller om det skyldes for lite kontroll og oppfølging fra økonomienheten er uklart. Det pågår for tiden økonomistyringskursing av lederne i organisasjonen. Dette er et viktig arbeid for å bedre forståelsen, kvaliteten og rutinene knyttet til økonomistyring i organisasjonen. Forhåpentligvis vil dette gi resultater. Likevel er det kritisk at kommunens økonomienhet fungerer tilfredsstillende. Vi har ingen indikasjoner på at dette ikke fungerer. Budsjettdokument og årsberetning etc. er etter vår vurdering av god kvalitet. Vi ser noen mangler i den løpende oppfølgingen, i form av manglende budsjettreguleringer og manglende rapportering av avvik. Vi vurderer dette imidlertid ikke som så betydelig at det tilsier at økonomienheten er underbemannet i forhold til de oppgaver som ligger til enheten. Med siste års reduksjoner vil vi likevel påpeke at nivået ligger på grensen av det som er forsvarlig i en så sentral funksjon. Vi kommer derfor med forslag til enkelte grep som kan/bør gjøres for å bedre situasjonen, både for medarbeiderne på området og sårbarheten i økonomifunksjonen samlet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 34

35 Økonomi Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Mange kommuner, og også noen fylkeskommuner, samarbeider med andre kommuner om lønnskjøring. Mange av disse er større kommuner enn Flekkefjord, men ser likevel gevinster ved å samarbeide på lønnsområdet. For å kunne redusere sårbarheten i økonomifunksjonen, kan det gjøres ulike grep, for eksempel: Samarbeide med andre kommuner om lønnsutbetalinger og annet arbeid knyttet til lønn. Jf. tidligere vurderinger knyttet til service og informasjon foreslår vi at de årsverk som per i dag er knyttet til økonomioppgaver, men organisatorisk er knyttet til service og informasjonsenheten, overføres til økonomienheten. Dette vil muliggjøre både en større, koordinerende økonomifunksjon med bredere kompetanse, og i større grad muliggjøre overlapping av oppgaver for å redusere sårbarheten. Noen kommuner har god erfaring med å tildele kontaktpersoner for de ulike tjenesteområdene. Dette for å skape en tettere kontakt mellom tjenesteområdene og lederne der, og for å sikre at økonomifunksjonen har bedre kunnskap om og innsyn i de ulike tjenesteområdene. En slik løsning kan vurderes dersom man får etablert en større økonomifunksjon. Leie inn hjelp for å få implementert digitale løsninger som gjør det løpende arbeidet mer effektivt. Et eksempel på dette er elektroniske reiseregninger. Per i dag leveres reiseregninger på papir. Elektroniske reiseregninger er tidsbesparende og gir bedre internkontroll og dokumentasjon når det er innført. Utfordringen er at det er ressurskrevende å implementere systemet i organisasjonen. Dersom man ikke klarer å prioritere implementering av denne type effektiviserende løsninger, bør det vurderes å hente inn bistand for å få slike tiltak gjennomført. Dette er også aktuelt innenfor andre oppgaver enn økonomi. Etablere en større enhet som samler personal- lønns- og økonomi/regnskapsfunksjonen. Disse fagområdene er nært koblet sammen og et tettere samarbeid mellom disse vil både kunne gi redusert sårbarhet fordi man lettere kan sørge for en viss grad av overlapping av oppgaver, samt økt kvalitet gjennom kunnskapsdeling. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 35

36 IKT Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Innenfor IKT er det 3 årsverk som arbeider med sentral IKT. Mange kommuner, og også noen fylkeskommuner, samarbeider med andre kommuner om IKT-løsninger og driftstjenester. Dette gjelder både ved innkjøp av løsninger og selve driften. Mange av disse er større kommuner enn Flekkefjord, men ser likevel gevinster ved å samarbeide på IKT-området, både av økonomiske og kvalitetsmessige hensyn. Flekkefjord er i ferd med å inngå et interkommunalt samarbeid sammen med 10 andre kommuner gjennom DDV (Det Digitale Vest-Agder). Målet er et forpliktende samarbeid om felles IKT-drift. Håpet er at et slikt samarbeid kan bidra til større grad av standardisering av systemer og rutiner. Vi har fått innspill som tilsier at dagens supportordning innenfor IKT-området ikke oppleves tilfredsstillende for de som arbeider på tjenesteområdene eller administrasjonen for øvrig. Dette er avdekket gjennom intervjuer med utvalgte i kommunen. Per i dag rapporteres feilmeldinger via et HelpDesk system for support. Det hevdes at man ikke får tilbakemelding på hvor lang tid det vil ta før feil blir rettet opp, og at dette er en konsekvens av lavt bemanning på området. En utskifting av selve supportsystemet skal vurderes og eventuelt anskaffes gjennom DDV. Til tross for noen negative innspill knyttet til supportfunksjonen, hevdes det på den annen side at supporten er blitt bedre den siste tiden. Vi vil derfor være forsiktige med å konkludere med nivået på supportfunksjonen. Vår vurdering er at en bedre supportløsning og mer servicerettet organisering av IKT-driften er mer realistisk i et større samarbeid, der flere årsverk er involvert. Med 3 årsverk må man forvente begrenset beredskap på området. Vi anbefaler derfor kommunen å jobbe målrettet for å få iverksatt et samarbeid med flere kommuner på IKT-området. Som nevnt under vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet i økonomienheten, kan det være hensiktsmessig å leie inn hjelp for å få implementert digitale løsninger som gjør det løpende arbeidet mer effektivt. Dersom man får på plass et bredt samarbeid innenfor IKT-området, kan implementering av nye systemer muligens løses i samarbeid med andre kommuner framfor innleie av eksterne. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 36

37 Næring, plan og utvikling Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Dette er i hovedsak oppgaver som har et utviklingsperspektiv, men som samtidig har lovpålagte oppgaver knyttet til utarbeidelse av planer, koordineringsarbeid m.m. I utgangspunktet mener vi at disse oppgavene er noe ulogisk plassert. Ressursbruken til disse områdene er relativt beskjeden om man ser bort fra prosjektstillinger som finansieres ved hjelp av eksterne midler. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 37

38 4.2. Ressurser, kapasitet, og sårbarhet Samfunn og teknikk Tekniske tjenester samlet Internt organisert i områdene: 1. Teknisk drift: Brannvesen, Veg og trafikk, Trøngsla, Park, Idrett og nærmiljø, VA-tjenesten 2. Teknisk forvaltning: Plan, byggesak og oppmåling, Landbruk, skogbruk og miljø. 3. Bygg og eiendom: Eiendomsforvaltning, prosjekter, renhold og tilsyn, drift og vedlikehold Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

39 Tekniske tjenester samlet 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Andel avtalte årsverk til tekniske tjenester Andel avtalte årsverk i tekniske tjenester ligger i Flekkefjord rett under gjennomsnittet for landet, men over gjennomsnittet for kommunen i Vest-Agder og kostragruppa. Dette gir grunnlag for å se nærmere på stillingsressursene innenfor tekniske tjenester, uten at dette alene betyr at bemanningen i Flekkefjord innenfor dette området er spesielt høy. Andelen årsverk påvirkes også av tjenestesammensetningen i kommunen for øvrig. I det følgende vil vi systematisk gå igjennom ressursbruken på de ulike områdene innenfor samfunn og teknikk får å vise kostnadsbildet for de ulike områdene, samt foreta vurderinger knyttet til ressursbruk, kapasitet og sårbarhet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 39

40 Ressursbruk, kapasitet og sårbarhet Samfunn og teknikk Teknisk drift Internt organisert i områdene: Brann og redning Veg og trafikk Trøngsla Park Idrett og nærmiljø Vann og avløp (VA) Renovasjon er organisert i et interkommunalt samarbeid Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

41 Teknisk drift Brann- og ulykkesvern Netto driftsutgifter til brann- og ulykkesvern Netto driftsutgifter pr. innbygger til beredskap Netto driftsutgifter pr. innbygger til forebygging I budsjett 2013 er det lagt til grunn 10,45 årsverk innenfor tjenesten. Flekkefjord brukte i 2012 kr 400 mer pr. innbygger til brann- og ulykkesvern enn gjennomsnittet for kommunene i Norge. Hoveddelen av dette er knyttet til beredskap, men Flekkefjord bruker også mer enn andre til forebygging. Dersom Flekkefjord hadde utgifter per innbygger på nivå med gjennomsnittet for Vest Agder, ville dette betyen reduksjon i utgifter på om lag 2,9 mill kr. Vi presiserer at dette ikke nødvendigvis betyr at man kan spare 2,9 mill kr på området, men at dette gir en tydelig indikasjon på at Flekkefjord har et svært høyt utgiftsnivå på dette området sammenliknet med andre, og at det derfor bør ligge et betydelig innsparingspotensiale i dette. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 41

42 Teknisk drift Brann- og ulykkesvern 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 Årsverk i brann- og ulykkesvern (tall for kostragruppe 10 foreligger ikke) Årsverk til beredskap pr innbyggere Årsverk til forebygging pr innbyggere Flekkefjord har et betydelig høyere antall årsverk innenfor brann- og ulykkesvern enn andre (sett i forhold til antall innbyggere). Bemanningen er høy både innenfor forebyggende arbeid (inkl feiervesen), og innenfor beredskap. Dersom Flekkefjord hadde antall årsverk på samme nivå som landsgjennomsnittet, ville dette bety en reduksjon i 4,4 årsverk sammenliknet med Flekkefjords 2012-nivå. Flekkefjord har døgnvakt på brannstasjonen, noe som bidrar til økt beredskap, men som også drar opp kostnadene. Vi finner ingen vesentlige forhold som tyder på høyere hyppighet i antall boligbranner i Flekkefjord enn i andre kommuner: Antall bygningsbranner per 1000 innbyggere er på et normalnivå. Antall boligbranner per 1000 innbyggere svinger noe fra år til år, men er på et normalnivå sammenliknet med resten av landet. Antall uttrykninger i forhold til antall innbyggere er høyere i Flekkefjord enn i andre kommuner. Dette tror vi også har sammenheng med tilgjengelighet. Antall piper per innbygger er høyere i Flekkefjord enn i andre kommuner. Likevel ble om lag 56% av pipene ble feiet i Tilsvarende tall for landsgjennomsnittet er 44%. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 42

43 Teknisk drift - Brann og ulykkesvern Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Brannvesenet i Flekkefjord peker seg ut som det området innenfor teknisk drift med størst innsparingspotensiale. Kommunen ser ut til å ha lagt seg på et høyt tjenestenivå på disse tjenestene. Dersom en skal realisere innsparingspotensialet må en imidlertid samtidig være villig til å tilpasse seg et lavere tjenestenivå. Våre undersøkelser gir ikke grunnlag for å konkludere med at brannvesenet er ineffektivt, men vi konstaterer at kommunen har et høyt kostnads- og tjenestenivå. Brannvesenet i Flekkefjord drives med et høyt antall årsverk uten at vi har funnet grunner som er så særskilte at en så mye høyere ressursbruk enn andre er logisk. Vi er selvsagt kjent med at kommunen har tett trehusbebyggelse osv. og at brannvesenet i Flekkefjord har en sterk posisjon i kommunen. Kommunen har også flere piper per innbygger enn gjennomsnittet. Dette taler for at brannvesenet trenger ressurser som er noe over det gjennomsnittlige. På den annen side finnes det mange kommuner i landet der det er tett trehusbebyggelse og/eller generelt tett bebyggelse i kompakte bysentra. Med et interkommunalt samarbeid på området mener vi at man vil kunne redusere ressursbruken, uten at dette nødvendigvis vil gi uforsvarlig forebyggingsarbeid og beredskap, selv om det kan medføre reduksjon i den kontinuerlige beredskapen. Denne avveiningen er imidlertid en kommunal prioriteringssak. Vurderingene baserer seg på sammenlikninger av beredskapsnivået i andre kommuner. Vi har ikke foretatt faglige vurderinger innenfor brannvernområdet, men forutsetter at gjennomsnittskommunen har tilstrekkelig beredskap og at dette derfor danner et relevant sammenlikningsgrunnlag. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 43

44 Teknisk drift Veg og trafikk Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger samferdsel i alt, konsern komm. veier og gater, konsern Brutto driftsutgifter i kr pr.km. kommunal veg og gate 2012 Brutto driftsutgifter ekskl. avskrivninger i kr pr. km kommunal vei og gate Korrigerte brutto driftsutg. i kr pr. km komm. vei og gate, konsern Målt i kroner per innbygger har Flekkefjord kommune høye utgifter til kommunale veier og gater sammenliknet med kostragruppa og landsgjennomsnittet, men lavere enn gjennomsnittet for kommunene i Vest-Agder. Målt i kroner per kilometer har Flekkefjord lavere utgifter enn både gjennomsnittet for Vest-Agder og landet, og omtrent på nivå med kommunene i kostragruppen. Det er ingenting i kostratallene som tilsier at Flekkefjord har spesielt høyt eller lavt utgiftsnivå på dette området. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 44

45 Teknisk drift Veg og trafikk Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Flekkefjord har en tilsynelatende normal ressursbruk innenfor området. Vi har ikke fått indikasjoner på at sårbarheten innenfor området er dramatisk. Det bør likevel nevnes at man med dagens bevilgninger trolig ikke har tilstrekkelige midler til å opprettholde dagens vegstandard gjennom løpende drift og vedlikeholdstiltak. Dette innebærer at forfallet på de kommunale veiene og veiutstyret øker). Dette er en utfordring som er velkjent for landets kommuner og fylkeskommuner. Situasjonen er i mange tilfeller den samme for den offentlige bygningsmassen. Vi vurderer dette som utfordringer som er så allmenne at de ikke omtales nærmere i denne rapporten. Det pågår en prosess for organisatorisk sammenslåing av Trøngsla og vaktmestere/driftsoperatører innenfor bygg og eiendom. Denne vil også kunne påvirke ressursbruken innenfor veg og trafikk. Vi vurderer ressursbruk, kapasitet og sårbarhet til å være på et relativt normalt nivå sammenliknet med andre kommuner. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 45

46 Teknisk drift Trøngsla, park og vann og avløp I budsjett 2013 er det for Trøngsla lagt til grunn 17,33 årsverk, hvorav 5,13 årsverk benyttes til vannog avløpsrelaterte oppgaver. Fordi bemanningen på Trøngsla består av ansatte på ulike fagområder, er det vanskelig å finne relevant sammenlikningsgrunnlag for bemanningen på Trøngsla. Vi har vurdert bemanningen på de ulike fagområdene og viser derfor til vurderingene knyttet til hvert enkelt fagområde. Disse bygger på kostrarapportering og viser kostnader uavhengig av hvordan Flekkefjord og andre kommuner har plassert de ansatte både organisatorisk og fysisk. Vann og avløpsområdet drives etter selvkost-prinsippet, og påvirker slik sett ikke kommunens netto utgiftsbelastning. Det er lagt til grunn 2,6 administrative årsverk knyttet til vann og avløp i budsjett I tillegg er 5,13 årsverk under Trøgsla øremerket Vann- og avløp. Til sammen om lag 7,7 årsverk innenfor dette området. Park er et område som omfatter 0,1 administrativt årsverk. Dette er for lite til å bli vurdert isolert. I kostra-sammenheng vurderes idrettsformål som en del av kulturområdet. Vi har i den påfølgende analysen vurdert idrettsformål isolert fra det øvrige kulturarbeidet, siden dette i Flekkefjord er organisert under teknisk drift. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 46

47 Teknisk drift Idrett og nærmiljø Gjennomsnittlige utgifter til idrett og tilskudd til andres idrettsanlegg er 190 kr pr. innbygger for landet. For Flekkefjord er tilsvarende tall 57 kr. Med andre ord bruker Flekkefjord kommune langt under gjennomsnittet til dette formålet. Vi antar at det er noe feilføring på området siden vi ikke kan finne lønnskostnader på dette området i Det er lite sannsynlig at dette er riktig siden dette området nødvendigvis medfører noe administrativt arbeid. Vi antar at dette er regnskapsført under kulturområdet, men at omfanget er såpass beskjedent at det ikke utgjør vesentlige beløp. De 2,63 årsverkene som i kommunens budsjett er knyttet til idrett og nærmiljø, er knyttet til idrettslokaler og anlegg (funksjon 381) og påvirker derfor ikke disse tallene. Utgifter til idrettslokaler og anlegg er som nevnt ikke medregnet i disse tallene fordi utgifter til drift/vedlikehold/forvaltning av idrettsbygg og anlegg vurderes samlet med øvrig bygg og eiendom/anlegg Netto driftsutgifter til idrett per innbygger Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 47

48 Teknisk drift - Idrett og nærmiljø Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet For å vise kommunens samlede ressursbruk til idrettsformål har vi nedenfor også tatt inn utgifter til idrettsbygg- og anlegg. Det fremgår da at kommunens samlede ressursbruk på området er relativt høy sammenliknet med de andre kommunene i kostragruppa. Brutto driftsutgifter per innbygger til idrettsformål Idrett og tilskudd til andres idrettsanlegg 381 Kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 48

49 Idrett og nærmiljø Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Ressursbruken til idrett og nærmiljø kan sies å være på et relativt normalt nivå i Flekkefjord. Vi har ingen indikasjoner på at oppgavene innenfor området ikke ivaretas tilstrekkelig godt. Vi ser at en sambruk av ressurser til drift og vedlikehold av idrettsbygg- og anlegg og andre formålsbygg er nyttig og effektiv ressursutnyttelse. Vi anbefaler at ressursene knyttet til denne delen av idrett inngår i den nye samlede enheten som skal ivareta kommunens bygg og eiendommer. Vi anbefaler at søknader og saksbehandling knyttet til idrettsområdet knyttes sammen med tilsvarende arbeid innenfor kulturområdet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 49

50 Ressursbruk, kapasitet og sårbarhet Samfunn og teknikk Teknisk forvaltning Internt organisert i områdene: Plan Felles forvaltningsutgifter Byggesak og oppmåling Landbruk, skogbruk og miljø Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

51 Teknisk forvaltning Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Netto driftsutgifter til ulike formål, i kr pr. innbygger kulturminnevern naturforvaltning og friluftsliv rekreasjon i tettsteder kart og oppmåling bygge-, delesaksbeh. og seksjonering plansaksbehandling Flekkefjord bruker betydelig flere kroner per innbygger til kart og oppmåling, bygge-, delesaksbehandling og seksjonering. Mens det brukes noe mindre enn gjennomsnittet til naturforvaltning og friluftsliv, kulturminnevern og plansaksbehandling. Samlet bruker Flekkefjord betydelig mer enn landsgjennomsnittet og gjennomsnittet for Kostragruppa til dette formålet, og noe mer enn gjennomsnittet for kommunene i Vest-Agder: På neste side ser vi på inntektene innenfor området, for å vurdere om lave inntekter kan være årsaken til høye netto driftsutgifter. Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger Flekkefjord 860 Gj.snitt Vest-Agder 736 Gj.snitt kostragr Landsgjennomsnitt 546 Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 51

52 Teknisk forvaltning Gebyrer oppmåling og byggesaksbehandling Standardgebyr for oppmålingsforretning for areal tilsvarende en boligtomt 750m2 Saksbehandlingsgebyr for oppføring av enebolig Gebyrene er økt utover ordinær forventet prisvekst fra 2012 til Gebyrene i Flekkefjord lå i 2012 langt under gjennomsnittene vist ovenfor. Dette er også tilfellet i Lave inntekter er derfor utvilsomt en medvirkende årsak til høye netto driftsutgifter på disse områdene. For å vurdere om høyt utgiftsnivå også er en medvirkende årsak, ser vi på neste side på brutto driftsutgifter på området. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 52

53 Teknisk forvaltning Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Brutto driftsutgifter per innbygger, per formål Flekkefjord Gj.snitt Vest- Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjenno msnitt kulturminnevern naturforvaltning og friluftsliv rekreasjon i tettsteder kart og oppmåling bygge-, delesaksbeh. og seksjonering plansaksbehandling Som det fremgår av grafen på forrige side har Flekkefjord svært lave gebyrer for oppmåling og byggesaksbehandling. Dette underbygger og forklarer det faktum at Flekkefjord bruker mer netto driftsutgifter per innbygger til kart og oppmåling, byggeog, delesaksbehandling og seksjonering. For å undersøke om lave gebyrer alene kan forklare høye netto driftsutgifter på disse områdene, ser vi på brutto driftsutgifter per innbygger. Grafen til venstre viser at Flekkefjord også har høye brutto driftsutgifter per innbygger innenfor kart og oppmåling og bygge-, delesaksbehandling og seksjonering. Differensen mellom Flekkefjord og de andre er noe mindre målt i bruttoutgifter enn nettoutgifter. Dette betyr at lave gebyrer forklarer noe av årsaken til de svært høye nettoutgiftene. Likevel viser bruttoutgiftene at de høye utgiftene ikke utelukkende kan begrunnes i lave inntekter på disse områdene. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 53

54 Teknisk forvaltning Fysisk planlegging, kulturminnevern, natur og nærmiljø For å finne årsaker til de høye utgiftene per innbygger innenfor de nevnte områdene, ser vi nærmere på lønnsutgiftene på området. Som det fremgår av tabellen nedenfor utgjør lønnsutgifter en større andel av utgiftene til disse formålene enn i andre kommuner. Med bakgrunn i disse funnene gjør vi i det følgende en grundigere utgiftsanalyse på de enkelte områdene der det finnes tilgjengelige data. Gj.snitt Vest-Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjennomsnitt Flekkefjord Brutto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminnevern, natur og nærmiljø Andel av dette lønnsutgifter 73 % 57 % 65 % 64 % Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 54

55 Teknisk forvaltning Plansaksbehandling Lønn og sosiale utgifter til plansaksbehandling, i kr pr. innbygger Flekkefjord Gj.snitt Vest-Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjennomsnitt Figuren viser: Sammenliknet med andre har Flekkefjord lave lønnsutgifter til plansaksbehandling, målt i kroner per innbygger. I juli 2012 ble det ansatt en samfunnsplanlegger i rådmannens stab. Utgiftseffekten av denne hadde delårsvirkning i 2012 Andre undersøkelser vi har gjort viser at Flekkefjord kommune i gjennomsnitt har eldre kommundelplaner enn andre: I Flekkefjord er kommunedelplanens arealdel 10 år gammel, mens tilsvarende tall for Vest-Agder, kostragruppen og landet er 5, 5 og 6 år. Tilsvarende tall for kommuneplanens samfunnsdel er 12 år i Flekkefjord, og henholdsvis 7, 5 og 6 år for de tre gjennomsnittsgruppene Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 55

56 Teknisk forvaltning Bygge-, delesaksbehandling og seksjonering Lønn og sosiale utgifter til bygge-, delesaksbehandling og seksjonering, i kr pr. innbygger Brutto driftsutgifter til bygge-, delesaksbehandling og seksjonering, i kr pr. innbygger Flekkefjord Gj.snitt Vest-Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjennomsnitt Kommunen har høye brutto drifts- og lønnsutgifter til bygge- delesaksbehandling og seksjonering. Nedgangen fra 2010 til 2011 skyldes reduksjon i antall årsverk. Vi har gjennomgått den informasjon som finnes i Kostra knyttet til søknader, dispensasjoner osv. Det finnes en del mangler i tallene både fra Flekkefjord og kommuner ellers i landet. Dette gir derfor ikke noe godt grunnlag for å vurdere hvorvidt Flekkefjord har større søknadsmengder enn andre. Det er imidlertid ingenting konkret som tyder på at Flekkefjord har en større belastning på området enn andre kommuner sett i forhold til kommunens innbyggertall. I budsjett 2013 er byggesaksbehandling økt med 1,0 årsverk. Dette innebærer at utgiftene per innbygger til dette formålet vil øke ytterligere i 2013 Lave gebyrer er sammen med høye lønnsutgifter en medvirkende årsak til at også netto driftsutgifter er høyere i Flekkefjord enn for de ulike gjennomsnittene. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 56

57 Teknisk forvaltning Kart og oppmåling Netto driftsutgifter til kart og oppmåling, i kr pr. innbygger (konsern) Brutto driftsutgifter til kart og oppmåling, i kr pr. innbygger Flekkefjord Gj.snitt Vest-Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjennomsnitt Figurene viser: Svært høye både netto og brutto driftsutgifter til kart og oppmåling. Svak oppgang i nettoutgifter i Flekkefjord i perioden, mens gjennomsnittet for landet, Vest-Agder og kostragruppa har holdt seg relativt stabilt. Det er uvisst hvorfor kommunen har så særskilt høye utgifter på området, målt i kroner per innbygger. I budsjett 2013 er antall årsverk til området redusert med 0,35 stilling, slik at utgiftene vil bli noe redusert. Kommunen har utfordringer med å overholde lovpålagte frister på området. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 57

58 Teknisk forvaltning Landbruk, skogbruk og miljø Det er store mangler i rapportering til Kostra på dette området. Flekkefjord har rapportert inn som forutsatt, men mange kommuner har ikke gjort dette og sammenlikningsgrunnlaget er derfor lite. Vi har imidlertid funnet innrapporterte lønnsutgifter på området, og beregnet lønnsutgifter per innbygger til dette formålet. Flekkefjord ligger nær gjennomsnittet på denne indikatoren. Lønnsutgifter til dette området vil naturlig variere mye mellom kommunene med bakgrunn i den posisjonen landbruksnæringen har i den enkelte kommune. Andelen landbruks-/skogbruksarealer varierer mye fra kommune til kommune. Det er i Flekkefjord lagt til grunn 2 årsverk innenfor området i budsjett Lønnsutgifter til Landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling i kr pr innb Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 58

59 Teknisk forvaltning Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Kommunen har svært høye netto driftsutgifter på området. Dette skyldes i hovedsak to forhold: lave gebyrer knyttet til disse oppgavene. Høye brutto driftsutgifter innenfor bygge-, delesaksbehandling og seksjonering og kart og oppmåling Innenfor plansaksbehandling er det indikasjoner på noe lav kapasitet. Dette kommer til uttrykk både gjennom relativt lave kostnader på området, gamle kommunedelplaner og signaler gjennom styringsdokumenter og intervjuer. Imidlertid er det i løpet av 2012 tilsatt en samfunnsplanlegger som styrker bemanningen på området. Vi mener derfor at dagens nivå kan være tilstrekkelig for å håndtere oppgavene på en god måte. Vi har ingen indikasjoner på sårbarhet av prekær karakter. Byggesaksbehandling var i 2011 forholdsvis ajour, men stor saksmengde kombinert med vakanser i 2012 førte til et stort etterslep i saksbehandlingen. Ved inngangen til 2013 ble byggesaksbehandlingen økt med ett årsverk, og etterslepet er ikke lenger økende. Vi har fått opplyst at det også i dag er en vakans innenfor området. Ut i fra de opplysninger vi har, kan den siste tids utvikling tyde på at kommunen bør vurdere om det skal tilsettes noen i den vakante stillingen eller ikke. Vi mener at utviklingen de siste årene kan tyde på at dagens bemanning kan være tilstrekkelig til å håndtere det omfang som kommunen skal betjene. Dette må vurderes nærmere etter at bemanningen har vært stabil over noe tid slik at man kan se utviklingen i saksbehandlingsetterslep med dagens bemanning. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 59

60 Teknisk forvaltning Vurdering av ressurser, kapasitet og sårbarhet Innenfor kart og oppmåling er det motstridende indikasjoner: Både netto og brutto driftsutgifter, samt lønnsutgifter er på et svært høyt nivå målt i kroner per innbygger. Samtidig har kommunen utfordringer med å klare å overholde de frister som ble innført i forbindelse med ny matrikkellov. Vi er noe spørrende til at kommunen har såpass store utfordringer med å overholde frister innenfor kart og oppmåling samtidig som området har svært høye driftsutgifter. I utgangspunktet vurderer vi ikke området som sårbart, men disse motstridende indikasjonene tyder på at det kan være særskilte forhold som er utfordrende. Vi vurderer også at det med det antall årsverk som ligger til grunn for 2013 budsjettet bør være tilstrekkelig kapasitet til å håndtere de nødvendige oppgaver. Med bakgrunn i de motstridende indikatorene, mener vi kommunen bør se nærmere på ressursbruken på området. I dette ligger også en vurdering av prioritering av oppgavene innenfor området. Innenfor landbruk, skogbruk og miljø er det store mangler i sammenlikningsgrunnlaget. Ut i fra de lønnsressurser som brukes på området er det ingen indikasjoner på at det brukes for mye eller for lite ressurser til området. Vi har heller ikke i forbindelse med oppdraget fått noe som indikerer at området ikke klarer å håndtere saksmengdene, eller er spesielt sårbart. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 60

61 Ressursbruk, kapasitet og sårbarhet Samfunn og teknikk Bygg og eiendom Internt organisert i områdene: Eiendomsforvaltning Prosjekter Renhold Tilsyn, drift og vedlikehold Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

62 Bygg og eiendom Med bakgrunn i feilkilder i rapporteringer knyttet til bygg og eiendom, har vi valgt å gjøre kostnadsanalyser innenfor bygg og eiendom på et overordnet nivå. Selv om kommunen frem til 2013 har splittet budsjettet til bygg og eiendom opp i ulike deler, mener vi det er hensiktsmessig å gjøre kostnadsanalysen på dette området samlet. Dette skyldes i hovedsak to forhold: I praksis er det glidende overganger mellom oppgavene på området. Særlig gjelder dette mellom drift og vedlikehold, og mellom vedlikehold og investering. I tillegg er vi kjent med at det i regnskapet for 2012 ble gjort enkelte feilføringer av lønnsutgifter til forvaltning og drift/vedlikehold av lokaler. I praksis arbeider de ansatte innenfor området på flere typer lokaler/anlegg. Det er på dette området en betydelig jobb å få lønnsutgiftene regnskapsført på rett funksjon siden reell ressursbruk på dette området ofte blir annerledes enn planlagt. For å unngå at dette skaper feilslutninger, gjøres analysene for bygg/eiendom/anlegg samlet uavhengig av hvilket formål bygget/anlegget har. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 62

63 Bygg og eiendom Korrigerte brutto driftsutgifter til eiendomsforvaltning, i kr per kvadratmeter Antall kvadratmeter per innbygger til formålsbygg Flekkefjord Gj.snitt kostragruppe 10 Gj.snitt Vest-Agder Landsgjennomsnitt Det er i Kostra registrert store svingninger i Flekkefjord kommunes samlede areal i perioden Slike svingninger slår betydelig ut på enhetskostnadene. Vi viser her derfor utvikingen fra Som det fremgår ovenfor er Flekkefjords brutto driftsutgifter per kvadratmeter til eiendomsforvaltning betydelig redusert de senere årene. Dette underbygger og dokumenterer resultatene av de endringer som er gjennomført i forbindelse med gjennomgang av renholdsarbeidet. I samme periode er imidlertid antall kvadratmeter til formålsbygg per innbygger økt. Når antall kvadratmeter økes vil dette, dersom ressursinnsatsen er stabil, bidra til at driftsutgiftene per kvadratmeter reduseres. Reduksjonen i driftsutgifter per kvadratmeter er derfor også et resultat av at det totale antall kvadratmeter er økt. Økningen i antall kvadratmeter har mest sannsynlig sammenheng med endringer i befolkningssammensetning, og dermed endret behov for arealer innenfor tjenesteområdene. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 63

64 Bygg og eiendom Netto driftsutgifter til eiendomsforvaltning, i kr pr. innbygger Flekkefjord Gj.snitt Vest-Agder Gj.snitt kostragruppe 10 Landsgjennomsnitt Flekkefjord har høye netto driftsutgifter til eiendomsforvaltningen, målt i kroner per innbygger. Utviklingen knyttet til nettoutgiftene til eiendomsforvaltningen i Flekkefjord de siste fem årene, har vært tilnærmet den samme som for gjennomsnittet for resten av landet og kostragruppa. Netto driftsutgifter i Flekkefjord er 413 kroner høyere per innbygger enn tilsvarende tall for landsgjenomsnittet. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 64

65 4.3. Ressursbruk og kapasitet Kultur og fritid Internt organisert i områdene: Allment kulturarbeid Kino Bibliotek Kulturskolen Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

66 Kultur Brutto driftsutgifter til kulturformål, i kr pr. innbygger 377 Kunstformidling 375 Muséer 373 Kino 370 Bibliotek For kommunegruppa var gjennomsnittlige brutto driftsutgifter til kulturformål i 2012 kr per innbygger. I Flekkefjord var tilsvarende tall 1694 kr. Gjennomsnittlig lønnsandel innenfor kultur var 49 %. I Flekkefjord var denne 59 % Flekkefjord bruker en høyere andel av kulturmidlene til kino og museer, men mindre til kunstformidling. Med bakgrunn i kommunens interne organisering, er idrettsformål ikke medtatt her, men vurdert under teknisk forvaltning. Likeledes er utgifter til kommunale kulturbygg ikke medregnet her, men vurdert under bygg og eiendom. Enkelte andre områder er også utelatt (for eksempel aktivisering av barn og unge). Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 66

67 5. Organisering Våre vurderinger og anbefalinger Vi vil i det følgende omtale dagens organisering innefor områdene administrasjon, samfunn og teknikk, samt kultur i henhold til oppdragsbeskrivelsen. Vi vil komme med forslag til endringer i organiseringen med bakgrunn i: den kunnskap vi har fått gjennom oppdraget den kunnskap og erfaring vi har med organisasjoner generelt den kunnskap og erfaring vi har med kommunesektoren spesielt Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no

68 Dagens organisering Overordnet nivå Rådmann Administrasjon og utvikling +plan og utvikling, næring Oppvekst og kultur Helse og velferd Samfunn og teknikk Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 68

69 5.1. Dagens organisering Administrasjon og utvikling Rådmannen Service og informasjon Personal og organisasjonsutvikling Økonomi IKT Plan og utvikling Næring Havn er nylig flyttet til området for samfunn og teknikk Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 69

70 Vurdering av organiseringen Administrasjon og utvikling Prinsipielt oppfattes det som ryddig å samle støttefunksjonene i kommunen i en enhet. Plan og utvikling og næring er å anse som tjenesteområder og bør derfor etter vår oppfatning ligge organisatorisk under et av tjenesteområdene, med mindre helt særskilte grunner taler for noe annet. Samtidig er det viktig at sektorovergripende oppgaver som dette ikke blir isolert under et tjenesteområde, og dermed fjerne fra de øvrige tjenesteområdene. Støttefunksjonene bør rendyrkes som service- og kontrolltjenester overfor tjenesteområdene. Et fokus på dette kan også bidra til bedre tjenesteyting fra de ansatte i tjenesten. Det er av vesentlig betydning at støttetjenestene ikke fungerer som egne virksomheter, men at de faktisk ivaretar de funksjoner de er tenkt å ha; bistand og kontroll for å sikre god tjenesteproduksjon, arbeidsgiveransvar, oppfølging av regelverk osv. For å ivareta disse prinsippene finnes det flere muligheter. Vi vil i hovedsak fremheve tre alternativer på de neste sidene: Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 70

71 Alternativ 1 Administrasjon og utvikling Organisere støttetjenester samlet under en felles leder for støttetjenestene. I noen kommuner ledes en slik enhet av en assisterende rådmann. I andre kommuner en administrasjonsleder eller stabssjef. Det vil fortsatt være nødvendig med enheter under en slik øverste leder av støttetjenester, men det bør være mulig å redusere antallet enheter, for eksempel som dette: service og informasjon splittes opp og deles mellom personal og organisasjonsutvikling og økonomi IKT, Økonomi og personal og organisasjonsutvikling gjenstår som egne enheter. Evt kan også personal og organisasjonsutvikling slås sammen med økonomi. Opprette et utviklingsteam bestående av medarbeidere fra plan og utvikling og næring, og gjerne også andre områder. Teamet plasseres enten direkte under rådmannen, eller under kommunalsjef for samfunn og teknikk. Dersom et slikt team skal bestå av medarbeidere for flere områder enn de som i dag sitter direkte under rådmannen, anbefaler vi at disse hører organisatorisk hjemme i sine respektive tjenesteområder, men at teamets rolle forankres skriftlig og med faste møtepunkt. Et slikt team kan som nevnt enten rapportere direkte til rådmannen, eller til kommunalsjef for samfunn og teknikk. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 71

72 Alternativ 1 Administrasjon og utvikling Rådmannen Utviklingsstab, ledet av rådmannen Administrasjon, ledet av leder for støttetjenester el.l. Kommunalsjef Kommunalsjef Kommunalsjef Personal og organisasjons -utvikling Økonomi IKT Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 72

73 Alternativ 2 Administrasjon og utvikling Beholde støttetjenester samlet direkte under rådmannen. Det vil fortsatt være nødvendig med enheter under denne, men det bør også i dette alternativet være mulig å redusere antallet enheter på samme måte som beskrevet i alternativ 1. Som i alternativ 1 opprette et utviklingsteam bestående av nåværende medarbeidere fra plan og utvikling og næring, og gjerne også andre områder. Teamet plasseres direkte under kommunalsjef for samfunn og teknikk. Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 73

74 Alternativ 2 Administrasjon og styring Rådmann Administrasjon Kommunalsjef Samfunn og teknikk Kommunalsjef oppvekst og kultur Kommunalsjef helse og velferd 3 enheter: Pers. og org. Økonomi IKT Teknisk drift Teknisk forvaltning Bygg og eiendom Utvikling Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 74

75 Alternativ 3 Administrasjon og utvikling Beholde støttetjenester samlet direkte under rådmannen, men med en mindre enhet. Det betyr å beholde følgende enheter: 1. Personal og organisasjonsutvikling, inkludert noen ressurser fra service og informasjon 2. Økonomi, inkludert noen ressurser fra service og informasjon 3. IKT, som i dag 4. Utvikling, bestående av plan og utvikling og næring Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 75

76 Alternativ 3 Administrasjon og utvikling Administrasjon og utvikling (som nå, men uten egen service og informasjonsenhet) Rådmannen Kommunalsjef Kommunalsjef Kommunalsjef Personal og organisasjons -utvikling Økonomi IKT Utvikling Gjennomgang av administrasjon, samfunn og teknikk og kulturetaten Flekkefjord kommune telemarksforsking.no 76