Namdalseid kommune. Saksframlegg. Vaktordning innenfor enhet Eiendom og teknisk

Transkript

1 Namdalseid kommune Saksmappe: 2011/ Saksbehandler: Vegar Brenne Saksframlegg Vaktordning innenfor enhet Eiendom og teknisk Utvalg Utvalgssak Møtedato Namdalseid formannskap Namdalseid kommunestyre Rådmannens innstilling Rådmannen gis fullmakt til å inngå forhandlinger med tillitsvalgte om etablering av en vaktordning for VA og bygningsdrifta hver for seg. Det legges til grunn en omrekningsfaktor på 1:9 for begge tjenesteområdene. Kostnader med foreslåtte vaktordninger innarbeides i budsjett for 2011 og 2012 i forbindelse med 2. budsjettjustering 2011 og utarbeidelse av budsjett for Forutsatt tilstrekkelig administrativ kapasitet tas det sikte på å iverksette vaktordningen for VA innen 1. november og for bygningsdrifta 1. januar Det foretas en evaluering av ordningen innen 1. oktober 2012.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat Vedlegg Nr. Tittel 1 Avtale om beredskapsvakt på vann- og avløpssektoren 2 Avtale om beredskapsvakt for brøyting og strøing av kommunale veger og plasser Saksopplysninger I forbindelse med en pågående prosess innenfor Eiendom og teknisk som har til hensikt å kartlegge arbeidsmiljøet ved enheten har det framkommet et behov for å utrede og eventuelt etablere en vaktordning innen vann- og avløpsdrifta og bygningsdrifta. Saken er med bakgrunn i dette lagt fram for formannskapet i møte som orienteringssak. Det er i denne sammenheng protokollført et ønske om en nærmere utredning av saken til septembermøtet. Følgende forhold er nærmere utredet i saksframlegget: 1. Status for dagens vaktordning innen VA drifta og bygningsdrifta inkl. en oversikt over antall timer overtid for VA drifta. Til sammenligning er etablert vaktordning og antall timer overtid også presentert for samferdselssektoren knytta til brøyting og strøing i egenregi. 2. Gjennomgang av vaktordning i andre kommuner. 3. Belysning av alternative vaktordninger innenfor Eiendom og teknisk. Status for dagens vaktordning innen VA drifta og bygningsdrifta Namdalseid kommune har ikke etablert en helårs vaktordning innen VA. I mai 2010 ble det derimot inngått en avtale mellom arbeidsgiver og tillitsvalgt hvor beredskapsvakt utenom ordinær arbeidstid ble innført for inntil 6 uker i løpet av perioden Dette ut i fra tidligere års erfaringer hvor vassforbruket har vært større enn renseanlegget på Namdalseid sin rensekapasitet. Dette har resultert i behov for å fylle opp magasinet med kloret råvann noe som innebærer tilstedeværelse av driftspersonellet på anlegget til alle døgnets tider. Beredskapsvakten er delt på 3 ansatte og iverksettes når fagarbeider VA ser det nødvendig. Godtgjørelse for denne ordningen er satt til kr 5000 pr ansatt og er pensjonsgivende. Avtalen ligger vedlagt saksframlegget og det øvrige innholdet kan leses der. Ut over dette er dagens ordning basert på en løsning hvor driftspersonellet blir alarmert pr telefon og rykker ut ved behov. Dette gjelder for så vel Namdalseid som Statland vannrenseanlegg. Som kompensasjon for dette får de hver en ulempeslønn på kr pr år, dvs en total utgift på kr pr år ettersom det er 2 ansatte. Størrelsen på beløpet følger ordningen for brannvesenet. I tillegg får de utbetalt overtidsgodtgjørelse etter medgått tid, alternativt tas det ut avspasering. Hyppigheten av utrykninger ved alarmer varierer fra år til år, herunder 104,5 timer i 2009 og 52,5 timer i For bygningsdrifta er det ikke etablert noen vaktordning mhp uforutsette hendelser utenom ordinær arbeidstid. Driftsleder og øvrige vaktmestre blir oppringt når det oppstår behov for

3 bistand, og hyppigheten på antall utrykninger varierer i omfang. Kommunen har ikke registrert omfanget da mye av dette arbeidet er utført av ren velvillighet av driftspersonellet. Videre skal det nevnes at enkelte vaktmestre får melding på telefon når innbruddsalarmen ved Namdalseid skole aktiveres og rykker ut i denne sammenheng. For kommunehuset er det etablert en ordning hvor vaktmester på plassen får utbetalt en godtgjørelse på kr 6000 pr år som kompensasjon for oppringinger og utrykninger i forbindelse med ulike arrangement i samfunnshuset. Samferdsel har etablert en vaktordning i forbindelse med brøyting og strøing av kommunale veger og plasser i egenregi. Beredskapssesongen er satt til perioden 1. november 15. april og vaktordningen er delt på 2 ansatte med turnus annenhver uke. Beredskapsgodtgjørelse pr person er og faktisk medgått tid utenfor ordinær arbeidstid kompenseres med overtidsbetaling eller avspasering. Avtalen ligger vedlagt saksframlegget og det øvrige innholdet kan leses der. Til sammenligning er antall utrykninger på samferdsel nærmere 3 ganger så stor som VA for 2009 og 2010, og dette under en vesentlig kortere periode/år. Gjennomgang av vaktordning i andre kommuner Det er foretatt en kartlegging av hvilke løsninger som er etablert for omkringlignende kommuner, og er oppsummert i tabellen under. Kommune Etablert beredskapsvakt Beredskapsgodtgjørelse Vaktturnus, ant. uker mellom hver vakt Forspenningstid VA Bygning VA Bygning VA Bygning VA Bygning Steinkjer Ja Ja 1: min Namsos Ja Nei 1: min - Verran Ja Ja 1:5 1: min 60 min Høylandet Ja Ja 1: min Fosnes Nei Nei Overhalla Nei Nei En beredskapsgodtgjørelse med omregningsfaktor 1:5 innebærer en løsning hvor 5 timers beredskap på fritiden gir rett til 1 time lønn eller avspasering. Forspenningstiden er tiden det tar fra driftspersonellet får en alarm til det rykker ut personell. Steinkjer kommune sin modell er noe mer komplisert enn hva som framgår av tabellen. De har 2 personer på vakt hver uke og er i hovedsak tilrettelagt for VA og samferdsel. Ved henvendelser som berører akutte situasjoner på bygningsdrifta forsøker de å få tak i vaktmester, uten at disse har vakt. Steinkjerbygg AS har en egen ordning for utleieboliger i kommunen, men innholdet er ikke undersøkt nærmere som grunnlag for denne saken. For de kommunene som har innført vaktordning utbetales det i hovedsak en godtgjørelse med omregningsfaktor 1:5. Høylandet kommune har innført en vaktordning som omfatter så vel VA, bygning og samferdsel, og i følge teknisk sjef fungerer denne ordningen godt.

4 Belysning av alternative vaktordninger innenfor Eiendom og teknisk. Etablering av en vaktordning skal følge bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen. I denne saken må det tas utgangspunkt i prinsippet beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet og omfatter tiden utenom ordinær arbeidstid. De økonomiske vurderingene som er gjort er hjemlet i arbeidsmiljøloven 10-4 pkt. 3 som regulerer spørsmålet om beredskapsgodtgjørelse utenom ordinær arbeidstid og har følgende formulering: For beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet skal som hovedregel minst 1/5 av vakten regnes med i den alminnelige arbeidstid. Arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i virksomhet som er bundet av tariffavtale, kan ved skriftlig avtale fravike bestemmelsen i første punktum. Arbeidstilsynet kan etter krav fra arbeidsgiver eller arbeidstakernes tillitsvalgte fastsette en annen beregningsmåte dersom beregningen av arbeidstiden etter første punktum vil virke åpenbart urimelig. Som det går fram av bestemmelsen kan arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte fravike bestemmelsen fra hovedregelen 1:5. Dette er også gjort i gjeldende avtale for kommunens brøytevakt og beredskapsvakt for VA hvor avtalt godtgjørelse tilsvarer omrekningsfaktor 1:9. I tillegg vet vi også at arbeidstilsynet har fastsatt romsligere omregningsfaktorer enn 1:5 ved tilfeller hvor det er romslige fremmøtetider, få utrykninger og tilgang til kommunikasjonsutstyr. Bestemmelsen i hovedtariffavtalen pkt 6.7 som regulerer overtid etter tilkalling gjelder ikke overtidsarbeid som har sammenheng med vakt- eller beredskapstjeneste. Følgelig skal det ved utrykning betales overtidsgodtgjørelse etter faktisk medgått tid. Følgende mulige vaktordninger kan tenkes etablert: 1. Vaktsamarbeid med nabokommune (Steinkjer/Namsos) evt. andre kommuner. 2. Felles løsning for VA, bygningsdrifta og samferdsel (med unntak av brøyting og strøing) 3. Egne løsninger for hver av tjenesteområdene VA, bygningsdrift og samferdsel De ulike løsningsforslagene er drøftet med tillitsvalgte som grunnlag for politisk behandling av saken. Alternativ 1 Felles vaktordning med en eller flere nabokommuner er en løsning som på sikt bør utredes nærmere. Namdalseid kommune er en liten kommune med få driftspersonell som innehar den kompetanse som er nødvendig for å bekle en egen vaktordning. Belastningen hos den enkelte blir følgelig stor gjennom hyppige vaktuker. Dette er en sårbar løsning og ved sykdom/annet fravær vil en fort kunne komme i situasjoner hvor en ikke har god nok beredskap/personell/kunnskap til å håndtere uønskede situasjoner. Det er ikke gjennomført utdypende vurderinger rundt hvordan et slikt vaktsamarbeid skal etableres. Mange spørsmål som vakttyper, ansvar, kompetansekrav til vaktpersonell, vurderingen rundt sentralisert/desentraliserte vakter og økonomi må avklares nærmere i denne sammenheng. Det er ikke modenhet for å gå nærmere inn på dette alternativet på nåværende tidspunkt.

5 Alternativ 2 Driftspersonellet har fremmet tanken på en slik løsning uten at dette er drøftet inngående i den hensikt å se på praktiske løsninger. Denne modellen krever mye opplæring av de som skal inngå i vaktordningen da det kreves god kjennskap til alle tjenesteområdene slik at uønskede hendelser kan håndteres forutsigbart. En slik løsning vil trolig også kreve at vakthavende har mulighet for å kunne ringe opp fagpersonellet for de ulike tjenesteområdene etter behov, noe som nødvendiggjør velvillighet fra driftspersonellet generelt. Det er heller ikke gjennomført utdypende vurderinger av denne modellen som beslutningsgrunnlag i denne saken. Før en slik løsning kan innføres må det gjennomføres mye opplæring og det må settes på plass gode rutinebeskrivelser slik at personellet er i stand til å håndtere uønskede situasjoner. Det vil derimot være en god ide å utrede modellen parallelt med utredning av en mulig samarbeidsløsning med nabokommuner. Alternativ 3 For VA området innebærer en slik løsning at 3 personer går inn i turnus slik at det blir vakt 3. hver uke, totalt 4 mnd/person/år. Forspenningstid foreslås satt til 1 time. Med utgangspunkt i en omrekningsfaktor på 1:5 vil en helårs beredskapsløsning koste kommunen ca 240 tusen pr år. Det forutsettes da at 1 av kommunebilene på VA også benyttes som vaktbil. Ved fratrekk av ulempeslønn på totalt 32 tusen vil netto merutgift blir 208 tusen som må belastes drifta på selvkostområdet. Med kostnadsfordeling 50:50 på vann og avløp vil dette i seg selv resultere i en økning i vannavgifta med 4-5 % og avløpsavgifta med 5-6 %. Ettersom vi har etablert en vaktordning innen samferdsel vil det også være naturlig å foreta en økonomisk vurdering basert på forutsetningene i denne avtalen. Dette ut i fra prinsippet om å etablere en løsning som oppfattes rettferdig for alle parter. Beredskapsperioden for samferdsel er 5,5 mnd med en totalkostnad på 60 tusen. Omregnet til helårsvirkning tilsvarer dette kr 131 tusen. Med kostnadsfordeling 50:50 på vann og avløp vil dette resultere i en økning i vannavgifta med ca 3 % og avløpsavgifta med ca 4 %. For å kunne betjene VA anleggene i kommunen slik at en ivaretar de kvalitet- og sikkerhetskrav på tjenestene som vannverkseier og helse- og tilsynsmyndigheter krever er det viktig at driftspersonellet har formell kompetanse på området. Situasjonen i kommunen i dag er at 2 personer har operatørkurs for avløp, og 1 person har operatørkurs for vann. Dette er ikke tilstrekkelig og 1 person er påmeldt operatørkurs for vann i begynnelsen av På sikt er det meningen at 3 personer i kommunen skal inneha denne kompetansen. På tross av manglende formalkompetanse hos 1, delvis 2 personer, har disse såpass stor realkompetanse at de kan håndtere driftsavvik i en vaktsammenheng. Driftsoppgavene innen VA området er i hovedsak fastlagt og driftspersonellet er kjent med de rutiner som foreligger. Rutinebeskrivelsene er derimot i liten grad skriftliggjort noe som er en klar svakhet i vaktsammenheng, spesielt hvis en framtidig vaktløsning innebærer involvering av ansatte som ikke arbeider med VA til daglig. Arbeidet med å gjennomføre en ROS-analyse samt utarbeide beredskapsplan, rutinebeskrivelser og internkontroll for området er tenkt igangsatt i løpet av høsten 2011 hvor beredskapskoordinator for Midtre Namdal blir engasjert. Dette vil legge til rette for eventuelt å etablere en vaktordning som involverer andre ansatte enn driftspersonellet på VA. En innføring av vaktordning innenfor bygningsdrifta vil følge den samme økonomiske vurderingen som for VA området. Forskjellen ligger i at disse kostnadene må dekkes av ordinære driftsmidler utenfor selvkostområdet. Videre vil flere personer kunne inngå i en turnus,

6 4-5 stykker avhengig av om en vil etablere en ordning som innbefatter bygningene på Statland eller ikke. Dette er et spørsmål som reiser seg som følge av stor avstand mellom Namdalseid og Statland. Ansvarsområde og arbeidsoppgavene innenfor bygningsdrifta er i løpet av høsten 2010 klargjort i en egen prosess. Med dette har en ryddet opp i mange uavklarte forhold og lagt et godt grunnlag for å sette fokus på bygningsdrifta i større grad enn hva som har vært mulig tidligere. Videre har dette vært nødvendig som grunnlag for en framtidig drøfting hvorvidt vi skal videreføre dagens organisering eller om en skal organisere vaktmestrene som et team kombinert med spissing av oppgaver ut i fra kompetanse og kunnskap. Pr i dag har vaktmestrene i hovedsak sine faste plasser hvor de utfører alle drifts- og vedlikeholdsmessige oppgaver av alle fag som hører til bygget. Følgelig har vi en situasjon hvor den enkelte vaktmester ikke har god nok kjennskap til tekniske installasjoner og bygningsmessige konstruksjoner i alle bygg i kommunen, noe som hadde vært en styrke ved etablering av en vaktordning. Mange av driftsrutinene er derimot godt kjent for driftsleder og vaktmestrene, uten at disse i særlig stor grad er skriftliggjort. På lik linje med VA er manglende skriftliggjøring av rutinebeskrivelser en svakhet i vaktsammenheng, men fult ut løsbart hvis en vaktordning etableres under forutsetning av at samtlige vaktmestre kan være tilgjengelig på telefon selv om de ikke er på vakt. De ulike løsningsforslagene er drøftet med tillitsvalgte som grunnlag for politisk behandling av saken. Vurdering Etablering av en vaktordning innen VA og bygningsdrifta vil naturligvis være et økonomisk spørsmål, men i høgste grad også et spørsmål om forutsigbarhet og sikkerhet for brukerne av disse tjenestene og et godt arbeidsmiljø for berørte ansatte i og utenfor ordinær arbeidstid. Dagens løsning hviler i stor grad på velvillighet hos driftspersonellet der nøkkelpersoner sin tilgjengelighet er avgjørende for hvordan komplekse uønskede hendelser blir håndtert. Over tid virker dette belastende da en til stadighet må respondere på telefoner fra innbyggerne og alarmer på mobiltelefon. Dette gir en følelse av å aldri ha fri noe som virker negativt inn på arbeidsmiljøet. Flere av driftspersonellet har gitt klar beskjed om at dette medfører stor slitasje på organisasjonen. Dagens løsning er også sårbar da mye av kompetansen er magasinert hos noen få personer. Ved sykdom/annet fravær vil en derfor kunne komme i situasjoner hvor en ikke er i stand til å håndtere de hendelser som kan oppstå. For kommunen er dette alvorlig og en bør derfor sette inn tiltak som reduserer denne sårbarheten og som gir grunnlag for et bedre arbeidsmiljø hos ansatte. I denne sammenheng foreslår administrasjonen å innføre en vaktordning og med støtte i saksopplysningene vil en anbefale å etablere en ordning for VA og bygningsdrifta hver for seg. Ut i fra et likhetsprinsipp vil en anbefale å ta utgangspunkt i avtalen for samferdsel mhp godtgjørelser og turnusordning. Dette vil økonomisk sett resultere i en total kostnad på 131 tusen for henholdsvis VA og bygningsdrifta, tilsvarende en omrekningsfaktor på 1:9. En relativt romslig forspenningstid på 1 time forsvarer også en slik løsning. Med utgangspunkt i antall utrykninger ville det ikke ha vært urimelig å sette en høyere omrekningsfaktor for VA og bygningsdrifta sammenlignet med samferdsel. Saksbehandler mener derimot at en skal være forsiktig med å bruke dette som et argument fordi en vaktordning

7 uansett setter begrensninger på vaktens bevegelsesfrihet uavhengig av hvilken vakt man har. Forskjell i hyppighet på antall utrykninger pr år reguleres økonomisk sett av overtidsgodtgjørelse etter faktisk medgått tid,. For vannsektoren ligger kommunens vannavgift ca 15 % lavere enn gjennomsnittet i kommunegruppe 5 hvor eksempelvis kommunene Osen, Mosvik, Høylandet, Fosnes og Flatanger er plassert. For avløpssektoren er bildet motsatt hvor avgiftsnivået ligger 23 % høyere enn gruppe 5. Hvorvidt det er fornuftig å innlemme Statland i ordningen for bygningsdrifta, med de følger av at personell fra Namdalseid må kjøre til Statland og visa versa, er vanskelig å konkludere entydig med. Rent prinsipielt er saksbehandler av den oppfatning at en vaktordning for bygningsdrifta bør innbefatte hele kommunen. Når det er sagt er det derimot forhold som gjør en slik ordning uhensiktsmessig. Det er en avstand på ca 4 mil mellom sentrene, og vaktmester på Statland kjenner i liten grad til bygningene på Namdalseid og visa versa. Som en prøveordning på 1 år vil en derfor anbefale å ikke innlemme Statland i ordningen. Når en vaktordning for Namdalseid har satt seg og en med sikkerhet vet at denne fungerer godt bør spørsmålet om å også innlemme Statland i ordningen drøftes på nytt. Ved et positivt vedtak i kommunestyret vil administrasjonen, forutsatt tilstrekkelig administrativ kapasitet, gjennomføre nødvendige forhandlinger med tillitsvalgte med det mål å komme fram til enighet om alle avtalemessige forhold. Når dette er gjort må det utarbeides en arbeidsplan i henhold til arbeidsmiljøloven 10.3 med tilhørende vaktinstruks. I tillegg må det foretas nødvendig opplæring slik at de som inngår i vaktplanen føler seg trygg på hvordan de skal håndtere uønskede situasjoner på den enkelte plass. Når dette er gjort og tillitsvalgte har godkjent arbeidsplanen kan de enkelte ordningene iverksettes. Ut i fra den faktiske situasjonen er det grunnlag for å få etablert en vaktordning for VA området tidligst 1. november, mens det trolig vil ta lengre tid for bygningsdrifta. Her vil en tidligst kunne komme i gang fra og med 1. januar 2012.