BJERKVIK SKYTTERLAG Referat styremøte nr /2015

Transkript

1 BJERKVIK SKYTTERLAG Referat styremøte nr /2015 Dato: Torsdag 8. januar Møtestart kl Sted: Salongen, FP-Brakka. Deltakere: Håkon Strand, Bård Karolius, Ann-Carin Abelsen, Marte Grandalsmo, Heidi Karolius, Aud Pedersen, Ole-Henry Finvåg og Hildegunn Jektvik. Anders Kruhaug og Aase Seines til sak 5 Forfall: Jan Atle Johansen og Ernst Pedersen Kort informasjon fra styrets medlemmer; Håkon; Informerte om manglende rekruttering til samlagets ungdomsutvalg Ole Henry; Informerte om Nyttårssmellen 2014 og den kommende skyteskolen Sak 1 Godkjenning av årsmøteprotokoll 2014 Årsmøteprotokoll 2014 godkjennes med følgende endring; Ole Henry legger relevante resultater fra NNM skogsløp inn i sportsmeldingen. Sak 5 Arbeidsfordeling 2015 Styret Formann (Håkon) Lede styret Beramme, innkalle og lede styremøter Følge opp og delegere styrevedtak Representere skytterlaget Sponsorkontakt Utarbeide terminliste for lagets aktiviteter Ansvarlig for all aktivitet i regi av styret Kvalitetssikre lagets aktiviteter opp mot gjeldene målstruktur Sette opp og legge fram ny målstruktur for årsmøtet Nestformann (Bård) Stedfortredende leder Forsvarskontakt (Heimevernet, Skyte og øvingsfelt, Forsvarsbygg) Hovedansvarlig for utarbeidelse av årsmeldingen Sekretær (Ann-Carin) Fordele inngående post Korrespondanse ut fra styret Holde kontroll på lagets arkiv Føre protokoll og referater samt sørge for at disse publiseres på hjemmesiden Distribuere informasjon til medlemmene Føring av statutter og ajourføring av vandrepremieprotokoll Holder kontroll på tidsfrister med tanke på søknader, rapportering og lignende

2 Kasserer (Marte) Føre pengeregnskap Legge fram revidert pengeregnskap for årsmøtet Utarbeide budsjettforslag for 2016 og legge dette fram for årsmøtet Ansvarlig for betaling av fakturaer innen forfall Ansvarlig for å inndrive utestående fordringer Holde styret informert om lagets økonomi Ansvarlig for utbetaling av premieoppgjør, pengepremier Styremedlem (Heidi) Ansvarlig for premieoppgjør, gjenstandspremier Mediakontakt sammen med Aud Styremedlem (Aud) Lagets kontaktperson, dugnader Ansvarlig for organisering av dugnader Føre dugnadsliste Mediakontakt sammen med Heidi Leder ungdomsutvalget (Ole Henry) Lede ungdomsutvalget (leder og fem medlemmer) Ansvarlig for all aktivitet i regi av ungdomsutvalget Ser til at oppbevaring og utlån av lagsvåpen og ammunisjon som disponeres av ungdomsutvalget skjer i henhold til offentlige bestemmelser og lagets interne regler Holde oversikt over ungdomsskyttere og foresatte Holde kontakt med lagets instruktører UK for ungdomsskytter, senior og veteran Lagets kontaktperson opp mot foresatte og skole Leder støtteutvalget (Hildegunn) Lede støtteutvalget (leder og fire medlemmer) Ansvarlig for all aktivitet i regi av støtteutvalget Drift av kafé under lagets stevner Første varamedlem (Jan Atle) Andre varamedlem (Ernst) Møteplikt samt tale og forslagsrett på alle styremøter Trer inn i styret dersom ett styremedlem fratrer styret før årsmøtet Sportssjef (ikke valgt for 2015)

3 Andre valgt verv Baneansvarlig 15m (Anders) Baneeiers representant Ajourføre sikkerhetsinstruks uregelmessigheter samt vedlikehold Baneansvarlig 100m (Torbjørn) Baneeiers representant Ajourføre sikkerhetsinstruks uregelmessigheter samt vedlikehold Leder jegerutvalget (Håkon) Lede jegerutvalget (leder og ett medlem) Ansvarlig for all aktivitet i regi av jegerutvalget Materialforvalter (Tore) Ajourføre oversikt over lagets materiell Sørge for at lagets materiell er til stede og behandles korrekt uregelmessigheter samt vedlikehold på lagets materiell Gjennomfører innkjøp, kassasjon, salg og utleie etter vedtak fra styret. Ser til at oppbevaring og utlån av alle lagsvåpen unntatt våpen som disponeres av ungdomsutvalget skjer i henhold til offentlige bestemmelser og lagets interne regler Ammunisjonsforvalter (Geir Ove) Sørger for lagerføring av ammunisjon og ladekomponenter for salg til lagets medlemmer Forestår salg av ammunisjon og ladekomponenter i henhold til offentlige bestemmelser og lagets subsidieordning Levere fakturagrunnlag til kasserer Valgkomité (Anders og Aage) Kartlegge behov for rekruttering til alle verv i laget Legge fram et forslag, basert på villighet, til bemanning av alle verv i laget for årsmøtet Revisorer (Marian og Ulla-Britt) Gi styret råd angående skytterlagets regnskapsførsel Revidere lagets pengeregnskap Legge fram revisjonsrapport for lagets årsmøte

4 Ikke valgte verv Aktivitetsansvarlig Rekrutteres til hver enkelt aktivitet Ansvarlig for planlegging, gjennomføring og etterarbeid i forhold til hver enkelt aktivitet Web ansvarlig (styret oppfatter det slik at Aleksander P har påtatt seg dette for 2015, bør velges for 2016) Ajourføre lagets offisielle informasjonskanal, hjemmesiden Baneansvarlig 200m (Anders påtar seg denne oppgaven i 2015, bør velges for 2016) Lagets kontaktperson opp mot baneeier Gi innspill til sikkerhetsinstruks Ajourføre intern sikkerhetsinstruks uregelmessigheter samt vedlikehold ut fra enighet med baneeier Baneansvarlig feltbaner (Håkon påtar seg denne oppgaven i 2015, bør velges for 2016?) Lagets kontaktperson opp mot grunneier Utarbeide sikkerhetsinstruks Sørge for at sikkerhetsinstruks godkjennes av Politiet uregelmessigheter samt vedlikehold ut fra enighet med grunneier Arbeidsfordeling kan bli justert i løpet av året. Sak 6 Møteplan 2015 Styremøte 6. august kl 1900 flyttes til 13. august kl 1900 grunnet LS. Sak 7 Økonomistyring 2015 Arbeidsbudsjett 2015 vedtatt med følgende endring; 5000 kr i utgift for innkjøp av PC med skriver til sekretær. Sak 9 Lagets terminliste 2015 Håkon sørger for at terminlisten legges ut på hjemmesiden innen utgangen av januar. Bård sørger for at aktiviteter som omfatter bruk av Elvegårdsmoen skyte- og øvingsfelt forankres hos ledelsen ved skyte- og øvingsfeltet innen utgangen av januar. Sak 13 VK skytterlag Følgende gis rollen VK skytterlag; Håkon, Ann-Carin, Marte og Ole Henry Sak 14 Innkjøp av PC og skriver til sekretær Laget går til innkjøp av PC med skriver for inntil 5000 kr til sekretær.

5 Ann-Carin avtaler detaljer med Marte. Sak 15 Skyttertidende til styrets medlemmer Følgende får Skyttertidende betalt av laget; Håkon, Ann-Carin, Marte, Bård og Hildegunn Sak 16 Skytterboka til styrets medlemmer Behov for skytterboka 2014/2015 til styrets medlemmer dekkes av overskudd av skytterbøker etter NNM Behov meldes Ole Henry. Sak 17 Eventuelt Laget gir premiebidrag til Parabolflua Cup på kr 400. Premiebidrag til øvrige stevner blir egen sak på neste styremøte. Møtet slutt kl 2130