Saksliste. Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30. Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede:

Transkript

1 Saksliste Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) 2. Informasjon/diskusjon Hva har du gjort for OSI i det siste? (alle) b) Regnskap 2015 og budsjett 2016 orientering (Kenneth) Budsjettet for 2016 skal vedtas på årsmøtet. I tillegg legger vi frem en langtidsprognose for , ettersom dette er noe VT ønsker. Kenneth går gjennom de ulike postene og endringer fra tidligere år. Inntekt Største forskjell er tilskudd fra VT (større tildeling) store deler av det føres i + på gruppene og i på HS budsjett. Avskrivninger - KXweb. Vi må sjekke opp om denne fortsatt avskrives, eller om siste år med avskriving var Driftskostnader Litt endringer budsjettert med litt lavere regnskapsutgifter enn i 2015, ettersom regnskapsfirmaet nå er ferdig med opprydningsjobben som kostet oss mye. Revisjon er budsjettert med det samme. Vil vurdere om vi skal bytte til rimeligere revisor og regnskapsfirma etter hvert, men et bytte (spes. av regnskapsfirma), vil koste en del ekstra. Budsjettert med å gå i overskudd. Som et minimum bør vi gå i null, ettersom vi i løpet av de siste årene har spist opp mesteparten av de oppsparte midlene.

2 2016 legges frem på årsmøtet som et rammebudsjett, og det er dette som skal godkjennes. Vi presenterer i tillegg et mer detaljert budsjett som viser hva som ligger bak de ulike sekkepostene for å imøtekomme ønsket om dette fra gruppene forrige år. Regnskap: Venter på årsrapporten der alt skal være med. c) Søknadsskriving fordeling av søknadene (Marlene) Idrettsregistreringen er flyttet og dermed er noen av søknadsfristene også flyttet. Dette gjør at det er færre å søke til nå. Marlene: Søknad til Sparebanksstiftelsen. Vilde: Sametinget Anne: Frivillighetsmidler Man kan bruke tidligere søknader til bergesenstiftelsen (Hyttene) og Sparebanksstiftelsen. d) Flytting av Sentrum Athletica - Usikkert hva som skjer med klatring når de mister klatreveggen der. SiO uttaler at de vil samarbeide med oss om å finne alternativer for OSI Klatring (Marlene) Sentrum Athletica flytter til Holbergs plass. Ikke rom for ny klatrevegg i nytt lokale. Ser på alternativer. SiO uttaler at de gjerne vil oppretteholde klatretilbudet. Tirsdag kl. 17 skal Marlene og OSI Klatring på Vulkan for et møte med Kolsås klatreklubb om hvordan et samarbeide om bruk av lokalene der kan foregå. e) Rutiner for arkivering og lagring av dokumenter - Vi har de siste årene lite i papirform. Trenger rutiner for hvordan og hvor lagre digitalt så alt er tilgjengelig for alle i HS (Marlene) Tidligere har dokumenter vært printet og arkivert, men absolutt ikke alt. Vi er ikke pålagt å skulle arkivere i papirform, hvilket er bra siden vi har lite fysisk lagringsplass. OSI hvelvet har blitt brukt, Google drive og dropbox har vi også brukt. Fint å ha en prosedyre for hvordan arkivere for å samle alt på et sted og sikre informasjon til senere generasjoner. Fremover arkivere på hvelvet og bruke google drive til nyere dokumenter (under et år gamle) som etter hvert arkiveres. Alt som ligger på dropbox må flyttes. f) Rutiner for godkjenning av referater Marlene vil gjerne at noen godkjenner referater før hun legger det ut på nettsidene, gjerne på starten av et HS-møte (Marlene) Referater skal på nettsiden. Marlene renskriver og fjerner det som ikke skal stå, men egentlig skal de i tillegg godkjennes i starten av hvert møte, før de legges ut. Dette gjøres fremover. Marlene sender forrige møtes referat i renskrevet versjon ut før neste møte, alle leser og evt. Godkjenner eller kommenterer. g) Endring i tilgang på Domus - SiO har fratatt oss tilgang til sine administrasjonslokaler og inngangskortene fungerer ikke lenger (Marlene)

3 Ikke lengere egne kort til kontorlandskapet til SiO. Vi har ikke tilgang. Mulig at vi etter hvert må vurdere kontorfellesskap, eller Idrettens hus (gratis men på Ekeberg). h) Flyktningtilbud - Oppstart 13. januar, frem til påske (Marlene) Avtale klar med SiO. UiO ønsket skriftliggjøring av bruken av hallen. Må være minst 2 stk. fra OSI hver gang i henhold til avtalen. Marlene og Vilde skal være der hver gang i tillegg til noen flere frivillige. Har rekruttert en del folk til å stille fra OSI Volleyball. i) Stand på «How to be a Norwegian Student» 19. januar - Minner om dette, og hvem som skal. Trengs flyers og roll-up. Hvem tar ansvar for henting? (Marlene) Eric og Kenneth skal være med fra HS. I tillegg stiller en del av gruppene med egne stands. J) Arbeidsavtale daglig leder - Marlene har offisielt bedt om lønnsforhandlinger nå i januar, Vi bør ha en grundig gjennomgang av hovedstyrets standpunkt før forhandlingene (Martin) HS har hatt en diskusjon rundt dette og gir Martin og Kenneth mandat til å forhandle i tråd med diskusjonens hovedpoenger. k) Føring av utgifter på HS i forbindelse med KlubbAdmin (Marlene) Ekstra utgifter som vi trodde ble trukket ved betaling på KlubbAdmin blir trukket i ettertid, før pengene overføres fra BuyPass til Hovedstyret. Denne utgiften kan vi ikke pålegge gruppestyrene nå, ettersom den ikke er blitt forespeilet dem tidligere. Dette føres derfor på Hovedstyret foreløpig. Vil bli en årsmøtesak hvorvidt dette betyr at man må øke OSI-avgiften ytterligere. l) Plan for januar/våren - Få en oversikt over hva som skal gjøres og bør gjøres fremover, spesielt med tanke på årsmøtet. (Vilde) Vilde lager oversikt og legger ut på Facebook. m) UiO: utfordring - sende en utfordring til UiO om å satse på idrett (Vilde) n) Rekrutering - Vi må følge opp rekruttering for å holde stabile medlemstall, forslag til tiltak ønskes. (Vilde) Fra VT sitt perspektiv er vi lite synlige på studiestedene. Bør ha en aktivitetsdag, «OSI dagen» istedenfor idrettsdagen, som har blitt tatt ut av fadderuken. Promotere OSI på videregående skoler. Vi bør kanskje etter hvert se på mer «moderne» løsninger. Vi er lite synlige på andre studiesteder. Jeanett foreslår rekrutteringsfilm fra kontakt som kan gjøre dette for 5000 kr. Dette vil også kunne brukes i sponsorarbeidet. Eric legger frem forslag om at vi går for dette, forutsatt omtrent denne prisen. Enstemmig vedtatt. Jeanett ligger ut lenker til andre videoer han har lagd. Lars lurer på hva VT ønsker, ønsker de at det vi bruker tid og ressurser på, er det reklame, PR etc?

4 Vilde tror VT ønsker at vi er mer synlige og kanskje se en liten øking i medlemsantall etter bevilgning. Martin: Viktig å forklare VT hvordan det er et tak på hvor mye vi kan øke i medlemsmasse pga. treningstider/haller etc. Eric: De mest populære idrettene er stappfulle allerede. Martin: Gjennomstrømning? Bør vi gjøre mer for å holde på folk? Marlene: Inntrykk av at vi «sliter» mer med at de «gamle» blir etter endt studiestid heller enn å holde på folk, men det er selvfølgelig en del utvekslingsstudenter som er «gjennomstrømmende». o) Inkludering av mindre lag og medlemstall (Vilde) I forbindelse med arbeid mot krets og kommune i høst er det blitt tydeligere enn noen gang hvor viktig medlemstall er ifht drift og tilgang på treningstid osv. Medlemstallene har blitt mer reelle med det nye medlemssystemet. p) Plan for semesterstart og synliggjøring av OSIs breddetilbud (Vilde) Fremover skal en gruppe presenteres hver uke. Denne gruppen får tilgang til Snapchat og instagram. Vilde har redaksjonelt ansvar. q) Praktiske tiltak på gruppenivå starte klargjøring for at vi i mai kan søke kommunale haller for treningstider Det er endel praktisk vi må ha: tall på treningstimer, tall på ønskede, tall på potensielt hvor mye man kunne rekruttert med mer treningstid, hvordan vi skal søke (særforbund vs helhetlig) (Vilde) Hver enkelt som er ansvarlig for sine supergrupper skal hente inn informasjon fra dem. r) Sametinget (Vilde) Sametinget gir støtte mot samisktiltak. Eksempler på samiske tiltak: Telle på samisk på treninger etc. Vilde er allerede i gang med å lære Marlene samisk. Vilde vil søke om 250K. s) Økonomioppfølgning av grupper med gjeld Vi må ha bedre oppfølging av grupper med gjeld. Fint utgangspunkt i den oversikten som Kenneth har laget. Gruppene på denne listen må kontaktes av lederne av den aktuelle supergruppe samt økonom. Kaller inn til møter med samtlige grupper på denne lista. t) Byrådet for byutvikling vil ha innspill ifht. utbygging (Vilde) Byrådet for byutvikling vil ha innspill for nye bygg siden de er pålagt å bygge hall når det bygges skole. Vilde driver lobbyarbeid med romantiske turer :) Vilde har skrevet et dokument som sier litt om studentvirksomhet. Marlene følger opp.

5 u) OSI-dag for VT, SiO og andre samarbeidspartnere (Vilde) Marlene foreslår at vi inviterer til «OSI-måneden» med et program som de følger hvor de ser hva som skjer i OSI. Vi MÅ synliggjøre all aktiviteten OSI skaper på ukentlig basis for studenter. Vedtakssaker v) OSI Sykkel Elite - HS må ta stilling til hva som skal til for at dette kan starte opp, eventuelt om det kan. Se plan, budsjett og langtidsplan sendt fra Asbjørn til Hovedstyret (Marlene) Dårlig redegjøring på hvordan de har tenkt å fortsette å være inkluderende. Lite som forklarer hvordan de to som skal gjøre alt selv ikke skal ende opp med å gjøre ting feil. Lengre diskusjon som ender med konklusjon om at så lenge gruppa selv har vedtatt å ta denne retningen, og vi finner de økonomiske rammene rundt ok, er det begrenset hvor mye Hovedstyret bør legge føringer på dem. Forslag godta under forutsetning for at det oprettes en egen avdeling i regnskapet. 2 stemmer mot, 1 blank, 5 for. Vedtatt. w) Vedtekter Tennis - Gruppa ønsker å vedta vedtekter. HS må godkjenne at disse ikke går på bekostning av medlemmenes rettigheter eller motstrider vår/nifs lovnorm. Gruppestyrer kan ha egne forskrifter, men kan ikke ha egne lover/vedtekter og kan ikke vedta noe som fratar medlemmer rettigheter de skal ha i henhold til NIFs lovgivning. En kjapp gjennomlesning av forslaget viser at dette i stor grad er et problem med forslaget tennis har sendt inn. Marlene og Mikkel ser over og melder tilbake til Tennis. y) SiO buldrerom og treningstider (Vilde) z) Søknad fra langrenn og sykkel støtte til deltakelse i ski- NM 2016 (Marlene) 5 stemmer for 0 i støtte Halvparten av støttebeløpet = 2 stemmer Søknadsum = 0 stemmer 1 blank stemme Vedtatt å innvilge 0 i støtte. Eventuelt æ)