Ordning av historiske arkiver en innføring

Transkript

1 Ordning av historiske arkiver en innføring Denne veiledningen er utarbeidet med tanke på organisasjoner, foreninger, bedrifter o.a. som ønsker å få orden på sine historiske arkiver. Veiledningen er på ingen måte uttømmende, men rommer allikevel de mest grunnleggende arkivfaglige prinsipper som bør ligge til grunn for ethvert arbeid med historiske arkiver. Veiledningsheftet omhandler ikke behandling og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale. Veiledningen ble utarbeidet i

2 1. INNLEDNING Bevaring og formidling av lokalt arkivmateriale er en viktig kulturoppgave. KomMA - seksjon for arkiv er en kulturarvinstitusjon som samler inn, tilgjengeliggjør, oppbevarer og formidler historisk kildemateriale etter offentlig og privat sektor i fylket. Behovet for kunnskap om bevaring av historiske arkiver er stort ute i Vestfoldssamfunnet, og siden opprettelsen av KomMA - seksjon for arkiv (tidligere Fylkesarkivet for Vestfold) i 1997, har antallet henvendelser vedrørende håndtering av historisk materiale økt jevnt. På bakgrunn av dette har seksjon for arkiv utarbeidet et ressurshefte som bidrag i arbeidet med å sikre bevaring av sentrale kunnskapskilder om Vestfolds historie. 2. MÅL OG AVGRENSNINGER Ressursheftet er tenkt å være en veiledning i håndtering av historiske privatarkiver. Heftet er beregnet på organisasjoner, foreninger, bedrifter, historielag o.a. som enten selv driver med innsamling og oppbevaring av arkivmateriale, eller som produserer arkiv i forbindelse med sin virksomhet. I og med at det er de historiske arkivene som står i fokus, vil selve arkivdanningsdelen ikke bli berørt. Det fokuseres ikke på bevaringsplaner og bevaringspolitikk. Det vil heller ikke være aktuelt å gå inn på selve innsamlingen og mottaksbehandlingen av arkiver. Hovedtyngden vil derfor ligge på selve langtidsbevaringen av historiske arkiver, der ordningsprosessen står sentralt. Innunder historiske arkiver hører også elektronisk arkivmateriale, som fyller samme funksjon som papirbaserte arkiver. Men i og med at langtidslagringen, behandlingen og bruken av materialet er svært forskjellig fra det som gjelder for papirbaserte arkiver, vil metoder og strategier for bevaring og tilgjengeliggjøring av denne typen materiale bli for omfattende å gå inn på her. 3. ARKIV ARKIVSKAPER Arkivbegrepet gis gjerne tre betydninger. Ordet arkiv blir gjerne brukt om en institusjon som oppbevarer arkiv eller et arkivrom der dokumentene oppbevares. Arkivbegrepet forstås da som større fysiske enheter. I følge Lov om arkiv iverksatt , defineres imidlertid arkiv som dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet. Det er med andre ord en samling av dokumenter. Tradisjonelt omfatter arkiv alt fra korrespondanse, notater, rapporter og lignende, til møteprotokoller, ulike typer registre, kart, tegninger, fotografier osv. Etter hvert har nyere medier skapt nye former for materiale lydbånd, film, mikrofilm og elektronisk materiale. En dokumentsamling er imidlertid noe annet. Det er en samling av dokumenter av samme type, der arkivskaper ikke lar seg identifisere. Dette kan for eksempel være skifter, aksjebrev, postkort og fotografier. I det følgende vil ordet arkiv bli brukt når det er snakk om en samling av dokumenter. For øvrig vil institusjoner som oppbevarer arkiver bli omtalt som arkivdepoter eller arkivinstitusjoner. 2

3 Arkivskaper er en organisatorisk enhet eller en person som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse eller en person. I motsetning til offentlige arkiver, som er arkiver etter offentlig forvaltning, er privatarkiver følgelig skapt av arkivskapere i privat sektor. Privatarkiver kan deles inn i flere kategorier. Den tradisjonelle inndelingen har vært arkiver etter næringsvirksomheter, organisasjons- og foreningsarkiver, institusjonsarkiver, personarkiver og gårdsarkiver. Arkivmateriale defineres som historisk når dokumentene som inngår i arkivet ikke lenger har sin aktualitet i virksomhetens daglige arbeid. 4. HVORFOR TA VARE PÅ ARKIVER? Historiske arkiver representerer et fundament for vår kulturarv og en sentral del av den kollektive minnefunksjonen i samfunnet. På linje med muséer o.a. som tar hånd om de materielle kulturminnene, har institusjoner som driver med arkivbevaring en særdeles viktig rolle som kulturbærere. Vern av arkiver er et middel til å skape og holde ved like kulturell identitet og historisk bevissthet. I en arkivinstitusjon får arkiver nytt liv som samfunnsmessig dokumentasjon, og arkiver etter så vel bedrifter, foreninger og organisasjoner som privatpersoner, skaper grunnlag for vitenskapelig forskning. Dette gjelder fagdisipliner som for eksempel historie, statsvitenskap, sosiologi og teknologi. Videre vil denne typen arkivmateriale ha betydning for lokalhistorisk forskning, deriblant også slektsforskning. Mange organisasjonsog bedriftsarkiver kan være et viktig supplement til de tradisjonelle kildetyper som brukes innen slektsforskning. For bedrifter og organisasjoner vil arkivet være en sentral kilde i fremstillingen av jubileumsberetninger. Og sist, men ikke minst: en godt fremstilt organisasjonseller bedriftshistorikk vil være et verdifullt profileringsverktøy rettet mot potensielle kundegrupper eller medlemmer. Mens historiske arkiver kan knyttes til samfunnets kulturarv og historisk orientert forskning, fungerer arkivet også som forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon. Det er nødvendig med arkiv for å gi bedriften eller organisasjonen oversikt over egen aktivitet, og for å kunne dokumentere sine handlinger overfor andre med tanke på egne krav og rettigheter. Det kan også tenkes at tidligere ansatte i en bedrift har behov for å dokumentere for eksempel ansettelsesforhold, praksis og etterutdanning, yrkesskader eller pensjonsgrunnlag. Gjennom lover, instrukser og retningslinjer er offentlige virksomheter pålagt å ta vare på arkiv. I følge Lov om arkiv, skal offentlig forvaltning ha arkiver som er ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid. For private virksomheter gjelder derimot ingen generelle lover om bevaringsplikt. Noen sentrale lover må imidlertid følges, som for eksempel aksjeloven, regnskapsloven, ligningsloven og personopplysningsloven. Dette innebærer allikevel at omfanget av bevarte privatarkiver i stor grad er avhengig av frivillighet fra arkiveieres side. 3

4 Både en bedrift og en organisasjon vil normalt ha et tidsbegrenset behov når det gjelder å ta vare på arkivmaterialet. For de ansatte i en bedrift blir de dokumentene som har utspilt sin rolle i den daglige saksbehandlingen gjerne ansett som tilnærmet verdiløse. For å kunne fastsette arkivenes verdi i et lengre perspektiv, bør man trekke inn fagfolk. Dersom arkivets historiske dokumentasjonsverdi ikke blir erkjent i tide, er det fare for at de historiske arkivene går til grunne. 5. ORDNING AV ARKIVER Har en bedrift eller organisasjon bestemt seg for å bevare sitt historiske arkiv, innebærer dette at arkivet må ordnes, systematiseres, katalogiseres og tilgjengeliggjøres. Det vil være hensiktsmessig å kontakte en profesjonell arkivinstitusjon for veiledning. Arkiver ordnes etter noen grunnleggende prinsipper og retningslinjer, men i og med at hvert arkiv er unikt, må arbeidet med ordning og katalogisering legges opp spesielt fra gang til gang. I store trekk består ordningsprosessen av forberedelser, grovordning i arkivserier, finordning innen arkivseriene, merking og bortsetting i hyller/magasin. Videre skal det utarbeides en arkivkatalog. Forberedelsen går på selve organiseringen av arbeidet, så som valg av ordningspersonell, finansiering og nødvendig tidsbruk. Ordningsarbeidet kan organiseres på flere måter: Det er for det første en forutsetning at de/den som påtar seg oppgaven med å ordne arkivet, kjenner til vesentlige ordningsprinsipper. Bedriften/organisasjonen kan selv sørge for å engasjere ordningsmedarbeidere, men disse bør ha tilstrekkelig opplæring før de setter i gang. Her kan KomMA - seksjon for arkiv være behjelpelig med ordningskurs eller henvise til andre aktører, samt anbefale aktuell faglitteratur. En annen mulighet er at en profesjonell arkivinstitusjon tar det faglige ansvaret for ordningen. 5.1 KARTLEGGING Første fase omfatter en kartlegging av materialet. Oppsporing av arkivsaker kan være en omfattende prosess, da materialet ofte kan ligge på flere steder. Det er imidlertid viktig at man gjør et grundig arbeid her, da stadig nye funn vil vanskeliggjøre ordningsarbeidet. For lettere å få oversikt, er det hensiktsmessig å informere kolleger om den forestående kartleggingen, samt undersøke forhold som kan ha ført til en spredning av materialet: - Involvér de ansatte ved blant annet å informere om bevaringstiltaket. Få alle til å delta ved å undersøke om det finnes arkivmateriale på kontoret og i nærliggende områder av den enkeltes arbeidsplass. 4

5 - Ta kontakt med tidligere ansatte/vervsinnehavere. Dette er gjerne personer som kjenner virksomheten godt, og som innehar nyttig kunnskap, forhåpentligvis også om arkivet og bortkommet materiale. - Har bedriften/organisasjonen skiftet lokaler/flyttet? I flytteprosesser har ofte eldre arkivmateriale blitt forlatt på det gamle sted. Ta kontakt med de som har overtatt de gamle lokalene. - Har bedriften/organisasjonen på et tidsrom vært utsatt for brann? Det er ikke sjelden at bedrifter i løpet av sitt livsløp har brent helt eller delvis ned. Dette har vært skjebnesvangert også for arkivene. Savner man deler av arkivet, kan det tenkes at materialet har blitt flammenes rov på et tidspunkt. - Har bedriften i perioder hatt andre eiere? I så fall kan arkivmateriale ligge hos andre virksomheter/selskaper. Når man har fått samlet sammen det som måtte finnes av arkivmateriale, bør dette settes samlet i hyller på et sikkert sted. På den måten får man bedre oversikt over hvilke deler arkivet består av, i hvilken stand arkivet er, samt omfanget. 5

6 5.2 PROVENIENSPRINSIPPET Selv om hvert enkelt arkiv har sin unike karakter, finnes det noen allmenngyldige prinsipper som i størst mulig grad bør følges når arkiver ordnes. For å bevare dokumentenes opprinnelige informasjonsverdi, forutsetter dette at man følger proveniensprinsippet. Proveniens betyr opphav, her i betydningen av arkivmaterialets opphav. Proveniensprinsippet er grunnprinsippet i all arkivordning, og innebærer at arkivet skal bevares i den ordning det ble skapt. Arkivet er et biprodukt av den egentlige virksomheten, og for i størst mulig grad å bevare den historiske kildeverdi, skal arkivet tas vare på i den orden det opprinnelig hadde. Proveniensprinsippet kan deles inn i to delprinsipper: ytre og indre proveniens. Ytre proveniens innebærer at alle enkeltarkiver skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. En arkivskaper kan skape flere arkiver, for eksempel kan dette gjelde i en bedrift eller et offentlig organ som har flere avdelinger. Hver avdeling har da sitt selvstendige delarkiv som dekker virksomheten til bestemte deler av organet. Avdelingene utgjør da en egen arkivskaper som skaper eget arkiv. Et annet eksempel er en bedrifts pensjonskasse eller fagforening. Med egne styreprotokoller og eget regnskap, er det naturlig å definere nevnte enheter som selvstendige arkivskapere. Indre proveniens betyr at man innenfor det enkelte arkiv i størst mulig grad skal oppbevare dokumentene i den orden de fikk ved arkivlegging. Det er viktig å ikke opprette egne arkivsystemer under ordningen av historiske arkiver. Et arkiv er nemlig preget av arkivskaperens oppgaver, organisasjon og administrative rutiner, og inneholder mer informasjon enn det vi kan lese i de enkelte dokumentene. Det er snakk om konteksten arkivet er skapt i. Å holde seg til proveniensprinsippet er viktig også ut ifra påliteligheten og holdbarheten i den rettslige og forskningsmessige bruken av arkivet. Begynner man å stokke om på den opprinnelige systematikken, risikerer man å forvrenge historien, og man mister arkivets helhetlige budskap. Videre sikrer proveniensprinsippet at gjenfinningsmidler ikke ødelegges. Arkiver inneholder ofte arkivreferanser og registre som vil miste all verdi om man rokker ved den opprinnelige ordningen. Det er ikke uproblematisk å alltid skulle følge proveniensprinsippet slavisk. Dokumenter kan for eksempel ha blitt flyttet fra en serie til en annen som følge av administrative endringer. Det anbefales å beholde den nye proveniensen, da det er et omfattende og komplisert arbeid å rekonstruere arkivets opprinnelige struktur. Dessuten kan endringene som er gjort underveis i seg selv illustrere interessante historiske sammenhenger. Saken er riktignok en annen hvis arkivet har blitt utsatt for ordning tidligere, og det kan påvises klare feil og unøyaktigheter i den forbindelse. I slike tilfeller bør man så langt som mulig sørge for å ordne arkivet tilbake til sitt opprinnelige system. 6

7 5.3 ARKIVETS GRUNNSTAMME Å ordne arkiv innebærer i store trekk å avgrense arkivet fra andre arkiver, å skape god orden innen arkivstykkene og arkivseriene samt plassere seriene i en systematisk rekkefølge. Ordning forutsetter kunnskap om hvordan et arkiv er bygd opp. Et arkiv består av følgende komponenter, hierarkisk oppbygd: ARKIV SERIE STYKKE MAPPE DOKUMENT Et arkiv består av en eller flere serier. Et eksempel på dette kan være møtebøker, sakarkiv og regnskap. Seriene deles videre inn i arkivstykker. Dette er fysiske enheter som bøker/protokoller, arkivbokser m.v. Arkivstykkene kan i sin tur bestå av flere arkivmapper. Dette gjelder for eksempel mapper i en arkivboks. Til sist inneholder mappene et eller flere dokumenter. 5.4 GROVORDNING Før man setter i gang å ordne arkivet, er det en fordel om man har mest mulig kunnskap om arkivskaperen. Denne kunnskapen får man gjennom oppslagsverk, bøker, andre arkiver, muntlig informasjon m.m. Før man starter grovordningen av arkivet, er det svært nyttig å få tak i organisasjonsplaner, opplysninger om virksomhetens omfang og art, administrative og organisatoriske endringer, arkivplaner, arkivnøkler, instrukser, rutiner m.m. For øvrig vil man naturligvis tilegne seg mye kunnskap underveis i ordningsprosessen. 7

8 Å grovordne arkivet innebærer å skille arkivets ulike serier fra hverandre, og bestemme rekkefølgen mellom dem. Et arkiv består som regel av flere arkivserier, der hver serie vanligvis er ordnet etter et eget system. Eksempler på arkivserier kan være korrespondanse, regnskap, møtebøker, fotografier m.v. Som regel vil det være greit å identifisere de ulike seriene, da de innbyrdes er ordnet etter et felles prinsipp. Det kan imidlertid noen ganger være nødvendig å konstruere serier, og da vil dokumentenes funksjon for arkivskaperen være retningsgivende. Man må i så fall gi serien et dekkende navn i henhold til funksjon og innhold. Lengden på serier kan variere fra én protokoll til et titalls arkivbokser. I noen tilfeller kan man skape bedre oversikt ved å lage underserier. For eksempel kan serien møtebøker deles inn i underserier som referater fra generalforsamlingen og referater fra styret. Man må imidlertid vokte seg for å bryte med proveniensprinsippet. I forbindelse med opprettelse av serier, er det alltid viktig å tenke på betydningen av oversiktelighet og brukervennlighet. Det innebærer ikke alt for mange serier, samtidig som man heller ikke skal unngå opprettelse av en serie ved å presse et dokument inn i en serie hvor det egentlig ikke hører hjemme. Ofte vil man ende opp med noe materiale som man i første omgang ikke kan plassere inn under en serie. Denne problembunken kan legges til side inntil man har kommet et stykke på vei med ordningen. Erfaringsmessig vil man kunne finne riktig plass for disse dokumentene når man finordner materialet. Arbeidet med å ordne arkiver arter seg ulikt utifra arkivenes tilstand. Noen arkiver er godt ordnet fra før, mens andre arkiver igjen fremstår som forholdsvis kaotiske. Dette siste gjelder ofte privatarkiver, som ved første øyekast viser en blanding av løse dokumenter, protokoller, permer, plastmapper, fotografier m.m. Men selv om oppgaven kan synes uoverkommelig i startfasen, vil man se at det i de fleste tilfeller faktisk er et system som gradvis avdekkes etter hvert som ordningsarbeidet skrider frem ALLMENT ARKIVSKJEMA Rekkefølgen mellom seriene, dvs. hvordan seriene stilles opp, bestemmes av tre prinsipper, her rangert etter betydning: beslutningsprinsippet registerprinsippet historisk prinsipp. Dette innebærer at arkivserier som skriver seg fra et høyere beslutningsnivå, har forrang foran serier skapt på et lavere nivå, registerseriene kommer foran de dokumentene som registrene gjelder for, og eldre arkivserier rangeres foran yngre. 8

9 Når det gjelder oppstilling av arkivseriene, er det utviklet et norsk allment arkivskjema: A B C D E F-O P Q R S T U V W X Y Z Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller og lignende. Kopibøker Journaler og andre overgripende registre Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter hovedsystem Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter sideordnet system Spesialserier Personalforvaltning, medlemmer Eiendomsforvaltning, inventar Regnskap Statistikk Kart og tegninger Fotografier, film, lydopptak Edb og mikrofilm Gjenstander Egenproduserte trykksaker Diverse (andre utskilte arkivdeler) Referansemateriell (arkivlister, instrukser, avisutklipp) Det allmenne arkivskjemaet inneholder faste seriesignaturer for de vanligste seriene, samt ledige signaturer for serier som er spesifikke for den enkelte arkivskaper. Grunnen til at man har utarbeidet skjemaet, er behovet for og ønsket om standardisering. Jo flere som følger denne standarden, desto enklere vil det være for arkivbrukere rundt om å orientere seg i de forskjellige arkivene. Skjemaet bygger på den strukturen som vanligvis finnes i norske arkiver. Det må allikevel poengteres at proveniensprinsippet alltid må ligge til grunn for bruken av skjemaet. Man må med andre ord ikke tilpasse arkivet man ordner inn i allment arkivskjema. Finnes det for eksempel fotografier i sakarkivet (D), hører disse til de dokumentene de er arkivert sammen med, og skal ikke tas ut og legges inn under serien fotografier (U). Selve seriesignaturene kan ikke endres, men når det gjelder betegnelsen på en serie, kan denne endres ut ifra hva serien faktisk inneholder. Har man for eksempel under serie U bare fotografier, kaller man serien nettopp bare det. Poenget er å gi serien en mest mulig presis betegnelse. 9

10 Som nevnt tidligere finnes det i utgangspunktet ofte en klar seriestruktur fra arkivskapers side. På den måten blir det allmenne arkivskjemaet kun et redskap til å identifisere/navngi og plassere eksisterende arkivserier i riktig rekkefølge. I arkiver der den opprinnelige ordningen ikke lar seg identifisere derimot, vil det allmenne arkivskjema være til hjelp i arbeidet med å konstruere strukturen i arkivet. Kommentarer til seriesignaturene i allment arkivskjema: A-Møtebøker, forhandlingsprotokoller og lignende Serien dokumenterer vedtak gjort av arkivskapers styrende organ(er). I en bedrift eller organisasjon vil dette være ledelsens generalforsamlinger, styremøter, representanskap, arbeidsutvalg etc. Jfr. beslutningsprinsippet over kommer generalforsamlingsdokumentasjonen foran dokumentasjonen etter styrets arbeid. I bedrifter eller organisasjoner av en viss størrelse, kan denne serien være ganske omfattende, og det kan være hensiktsmessig å opprette underserier. Foruten styret, gjelder serien for utvalg og råd som har beslutningsmyndighet. Finnes det dokumentasjon i form av årsmeldinger, innstillinger, saksdokumenter i tilknytning til styremøter m.v., hører dette også inn under A. Er serie A omfangsrik med mange nivåer, er det hensiktsmessig å kalle serien Styrende organer. B-Kopibøker Kopibøkene er kopier av utsendte brev, og fremstår enten innbundet eller i løse ark. I sistnevnte tilfelle skal brevkopiene legges i mapper og arkivbokser (se under punkt 5.5 om finordning). Kopibøkene er vanligvis ordnet kronologisk med de eldste bøkene først. Finnes det registre, skal disse plasseres foran selve kopibøkene. For offentlige arkiver gjelder pålegg om innbinding av kopibøker. Det samme pålegget gjelder for journaler, se under. C-Journaler Serien inneholder brevjournaler eller postjournaler hvis funksjon er registrering av innkommet post og hva som videre skjer med den. I journalen er det vanligvis registrert journalnummer, avsender/mottaker, resymé av brevets innhold og ekspedisjon. Tidligere var brevjournalene innbundne protokoller, mens det i dag er vanlig med elektroniske journaler. D-Sakarkiv Sakarkiver inneholder vanligvis korrespondanse, notater, trykksaker, rapporter m.m. Dette er dokumentasjon som har vært gjenstand for saksbehandling. Sakarkivet er vanligvis emneinndelt. En større bedrift eller organisasjon som er av eldre årgang, har gjerne tatt i bruk flere hovedsystemer over tid. Eldre arkivsaker ble gjerne ordnet og oppstilt etter stigende journalnummer, og sakarkivet gikk ofte under betegnelse journalsaker. I noen tilfeller er korrespondansen samlet for seg, bestående av innkomne brev, samt noen ganger kopier av utgående brev. Den mest vanlig måten å ordne dokumentene på i dag er etter en systematisk 10

11 arkivnøkkel. Hvis en arkivskaper har brukt flere hovedsystemer som har avløst hverandre, må disse deles inn i underserier, der naturlig nok det eldste hovedsystemet kommer først. Det er viktig å ikke ta dokumenter ut fra sakarkivet og plassere disse inn i andre serier som omhandler samme type dokumentasjon. Det kan godt forekomme at sakarkivet inneholder materiale vedrørende regnskap eller personalet. Dette arkivmaterialet skal forbli i sakarkivet, og ikke flyttes over til serie R eller P (se nedenfor). På samme måte kan øvrige serier inneholde dokumentasjon som også omfattes av emner i sakarkivet. Denne dokumentasjonen skal ikke tas ut av den respektive serie og plasseres der. E-Sak- og korrespondansearkiv ordnet etter sideordnet system I enkelte sammenhenger har arkivskaper opprettet egne serier vedrørende spesielle saksforhold på grunn av sitt omfang, lange behandlingstid eller viktighet. Dette kan også gjelde for saker som går igjen fra år til år, for eksempel ulike søknader eller brev fra bestemte korrespondansepartnere eller serier med rapporter fra bestemte instanser. F-O Spesialserier Mens de andre seriebetegnelsene i det allmenne arkivskjema vil være felles for de fleste arkivskapere, er signaturene F-O forbeholdt serier innenfor den enkelte arkivskapers arbeidsfelt. For en bedrift kan dette være innkjøp av råvarer, produksjon, lager, kalkulasjon og salg. For skolearkiver kan man her legge serier vedrørende for eksempel pensum og undervisning. For en organisasjon kan det være serier som inneholder seminarer, utflukter, jubiléer, kontakt med andre instanser etc. Både for bedrifters og organisasjoners del opprettes det gjerne forskjellige utvalg, råd og komitéer uten beslutningsmyndighet som det er naturlig å gi en egen serie. Disse kan defineres som spesialserier og plasseres her. Den første spesialserien som opprettes, gis bokstav F, den neste G osv. P-Personalforvaltning, medlemmer Innunder denne serien hører de menneskelige ressursene som arkivskaperen baserer virksomheten på. For bedrifter, institusjoner og offentlige etater vil dette være ansatte, og arkivmaterialet vil bl.a. bestå av serier som personalregistre, personalmapper og lønnsmateriale (dersom dette ikke defineres under serie R). For organisasjoner vil det dreie seg om medlemsfortegnelser, kontingentinnbetalinger, materiale om ansatte og tillitsvalgte. For personarkiver kan serien benyttes til personlige papirer som vitnemål, attester og identitetspapirer. Q-Eiendomsforvaltning, inventar Dokumentasjon omkring eiendom og inventar hører inn under serie Q. Dette kan være materiale vedrørende maskiner, bilpark, bygninger m.v. 11

12 R-Regnskap Regnskapsserien er ofte omfattende, og inneholder alle dokumenter som har med regnskapsføringen å gjøre. Måten man deler inn regnskapsserien på er ikke gitt, men en vei å gå er å begynne med de viktigste seriene først, så som hovedbøker og balansebøker. Rekkefølgen kan også baseres på kontoplan eller regnskapslovgivningen. En annen mulighet er å følge en oppstilling som gjenspeiler rekkefølgen protokollene ble brukt i, med start i kassabøker og slutt i årsregnskap. En kronologisk inndeling der alt regnskapsmateriale samles for hvert år, anbefales ikke. S-Statistikk Denne serien omfatter egenprodusert, men ikke publisert, statistisk materiale. Finnes publisert statistikk, plasseres denne under serie X. T-Kart og tegninger Her plasserers kart og tegninger som utgjør egne fysiske serier i ruller, mapper eller skap. Finnes det kart og tegninger i sakarkivet eller i en av spesialseriene, hører disse etter all sannsynlighet hjemme der sammen med tilhørende dokumentasjon. Kart i originalform finnes det forholdsvis lite av i privatarkiver, mens tekniske tegninger forekommer ofte. Dette gjelder særlig for bedrifter som har tekniske tegninger av bygninger, produksjonsmaskiner, produkter eller lignende som skal lages. I personarkiver kan det finnes tegninger av mer kunstnerisk art. Finnes det både kart og tegninger i arkivet, er det hensiktsmessig å dele serie T inn i to underserier. U-Fotografier, film og lydopptak Når man registrerer fotografier i en serie, bør beskrivelsen av motivet være hovedkriterium. Det er denne metoden som gir brukeren den mest effektive informasjonen om bildene og gjør det enklest å finne frem til ønsket fotografi. Er det mange fotografier i arkivet, vil det være en fordel å lage underserier. Disse kan for eksempel gis betegnelser som portretter, grupper, arbeidsliv, fritid, gjenstander, bygninger, utstillinger, jubiléer osv. En annen mulig inndeling er underserier ut ifra type fotografisk materiale: negativer, positiver, lysbilder. Filmer, video, lydbånd, kassetter og plater finnes ofte blant arkivsakene, og legges også inn under serie U. Denne typen dokumentasjon har imidlertid begrenset levetid. Det bør derfor vurderes å overføre informasjonen til et format som tåler langtidslagring. For eksempel kan all lyd brennes på cd er, mens filmer og video kan kopieres. V-Edb og mikrofilm Serien er ikke beregnet for rene elektroniske arkiver. Det er nemlig ikke type medium, men innholdet som er avgjørende for serieplassering. Under denne serien legges edb-materiale og mikrofilm som ut ifra funksjon ikke passer inn noe annet sted. 12

13 W-Gjenstander Selv om gjenstander hører inn under muséenes arbeidsfelt, er det enkelte typer gjenstander som i kraft av sin tilknytning til arkivet, må betraktes som arkivmateriale. Dette gjelder gjenstander brukt i markedsførings- og profileringsøyemed, som jakkemerker, kulepenner, nøkkelringer, klistremerker, stempler og signeter, modeller, klisjeer, faner og flagg, medaljer og hedersbevisninger, materiale knyttet til møter og seremonier. X-Egenproduserte trykksaker Denne serien inneholder trykksaker arkivskaper selv har produsert, for eksempel årsberetninger, bøker, tidsskrifter, reklame og plakater. Disse kan hver for seg kan stå som egne underserier. Y-Diverse Her plasseres materiale som ikke hører naturlig inn under andre signaturer, såkalt fragmentarisk eller ubestemmelig materiale. Det er viktig å begrense bruken av Y. Z-Referansemateriell Serien er beregnet på arkivmateriell som kan gi overordnet informasjon om arkivskaper. Eksempler på dette kan være organisasjonskart, biografiske opplysninger, instrukser, arkivplaner, arkivnøkler, arkivlister osv. Videre legges her avisutklipp samlet av arkivskaper selv. Henvisninger mellom seriene Det er viktig å sørge for henvisninger der dette er påkrevd. Inneholder sakarkivet eller andre serier større mengder kart og tegninger, bør dette gis en referanse/henvisning under arkivomtalen for serie T i katalogen. Ikke sjelden finnes det også fotografier i selve sakarkivet og/eller i andre serier, og noen anbefaler at man tar disse ut, sørger for tydelig henvisning, og legger disse inn under serie U. Årsaken er at syreholdig papir i sakarkivet skader fotoemulsjonen på bildene, slik at de på sikt ødelegges. Denne løsningen krever henvisning begge veier: fra sak til foto, og fra foto til sak. Som ekstra sikkerhet kan man eventuelt ta en xeroxkopi av originalbildet, og legge dette i sakarkivet eller den serien det er hentet ut fra. Velger man å la fotografiet ligge sammen med øvrige dokumenter i sakarkivet, må fotografiet sikres best mulig ved å legge det i spesialomslag-/konvolutt. Det er viktig å presisere, at rekkefølgen mellom seriene skal følges, ikke bare i arkivlisten i katalogen, men også ved den fysiske plasseringen av arkivet i magasinet. Unntaket gjelder for de arkivstykkene som har et ukurant format. Disse må gjerne plasseres for eksempel i kartskuffer eller i hyller beregnet på folioformater. For eksempler på serieoppstillinger, se vedlegg nr

14 5.5 FINORDNING INNEN ARKIVSERIENE Over har vi ved hjelp av det allmenne arkivskjema sett hvordan rekkefølgen mellom seriene skal være, samt definert hvilke typer av arkivmateriale som hører inn under hver signatur/serie. Neste steg blir å finordne materialet innenfor hver serie. Finordning innebærer konkret å sortere dokumentene innen hver serie, og legge dem i riktig rekkefølge dersom det har blitt uorden i den opprinnelige ordningsmåten. Som tidligere nevnt er det vanligvis slik at hver serie i utgangspunktet er ordnet etter et logisk eller systematisk mønster. Denne indre proveniens må bevares! Dokumentene i en arkivserie kan deles inn etter kronologi, emne, funksjon (virksomhetsområde, tjenester), objekt (for eksempel kunder, medlemmer, ansatte, institusjoner, produkter), organisasjonsnivå, topografi (geografiske områder), redaksjonell form (for eksempel registre, brev, notater, forskrifter), format og medium. Et konkret eksempel kan være en bedrift med en egen kundeserie, der hver kunde har sin mappe. Eller samme serie kan være ordnet etter geografiske områder. Et annet eksempel er en serie vedrørende produksjon, der hvert produkt får sin mappe. Selve rekkeordningen på dokumentene innenfor en mappe kan være organisert kronologisk etter dato, alfabetisk etter navn eller emneord eller numerisk etter påført nummer. En korrespondanseserie kan for eksempel være inndelt i avsendere og mottakere, og innenfor hver underserie kan brevene være rekkeordnet alfabetisk etter mottakers etternavn. Under der kan brevene igjen være ordnet etter dato. Korrespondanse og/eller sakarkivet er normalt den mest arbeidskrevende serien å ordne. Som nevnt under kommentaren til signatur D over, skyldes dette at arkivsystemene ofte har endret seg over tid. Eldre sakarkiver ble gjerne ordnet etter stigende journalnummer, mens nyere sakarkiver er ordnet etter arkivkoder i en emneinndelt arkivnøkkel. Her blir oppgaven å periodisere de ulike systemene, med eldste hovedsystem først. I organisasjoner og mindre bedrifter benyttes ikke nødvendigvis et fast arkivsystem. Korrespondansen kan for eksempel være samlet i permer, uten noe form for indre struktur. I slike tilfeller bør serien ordnes kronologisk. Underveis i finordningen bør man lage kladdelister, der man fører opp mappeinnholdet i hvert arkivstykke/boks. Det er et ressursspørsmål hvor detaljert man ønsker å gå til verks i ordningen, men på grunn av fremfinning, anbefales det å finordne ned til arkivstykknivå. Det betyr at det registreres hva hver protokoll, pakke og arkivboks inneholder. Det praktiske arbeidet består i å legge løse dokumenter i mapper. Finnes dokumentene i ringpermer, tas disse ut og legges i mapper. Binders, stifter (hvis disse er rustne) og plastmapper fjernes, og erstattes med papiromslag. På hver mappe påføres innhold og dato (fra-til). Mappene legges over i arkivbokser, enten A 4 eller foliostørrelse. Mappene bør ikke ha et innhold som er 14

15 tykkere enn ca. tre-fire centimeter, og hver arkivboks bør ikke fylles for mye opp slik at den buler ut. Utenpå hver arkivboks noteres mappeinnhold, ytterår og et løpenummer. Når arkivet er ferdig ordnet, kan hver boks forsynes med en etikett som limes på tverrenden. Når det gjelder protokoller og bøker, beholdes disse vanligvis som frittstående arkivstykker, så fremt ikke disse for eksempel er i dårlig forfatning. I slike tilfeller pakkes protokollene inn i papir som beskyttelse mot slitasje. Man skriver ikke direkte utenpå originalprotokollene, men lager etiketter som festes på ryggen. I vedlegg nr. 2 finnes opplysninger om arkivutstyr og ordningsmateriell. Under finordningen må man foreta en arkivbegrensning for å hindre at materiale med lite eller ingen informasjonsverdi tar opp unødig plass i arkivet. Materiale som ikke defineres som arkivverdige er trykksaker og mangfoldiggjort materiale som er produsert av andre instanser. Et typisk eksempel her er rundskriv. Et eksemplar kan beholdes hvis det har betydning for en bestemt sak. Videre er det ikke nødvendig å ta vare på manuskripter og konsepter, som egentlig er kladder. Den ferdige trykksaken og kopi av utgående brev beholdes. Unntaket er hvis man har tilføyd sentrale opplysninger på dokumentene som senere av en eller annen årsak ikke kommer frem i den endelige utgaven. Møteinnkallinger, invitasjoner og reklame fra andre, er eksempler på dokumenter med øyeblikksverdi, men som er klart verdiløse for senere saksbehandling. Regnskapsbilag beholdes normalt ikke utover regnskapslovens krav om 10 år, så fremt hovedregnskapene foreligger. Mangler imidlertid dokumentasjon når det gjelder for eksempel en bedrifts leverandører, vil bilagene gi kunnskap om hvem disse er, og hva som er kjøpt inn. Uansett er regelen den, at regnskapsbilag eldre enn 1950, bevares. Dubletter som er lagt på samme sted i arkivet, kastes. I motsetning til arkivbegrensning, er kassasjon det å fjerne dokumenter som i utgangspunktet er vurdert som bevaringsverdige. Kassasjon brukes vanligvis bare på offentlige arkiver, der det må foreligge kassasjonsvedtak godkjent av Riksarkivaren. 15

16 5.6 KATALOGISERING OG ETIKETTERING Når arkivet er ferdig ordnet, må det skriftlig gjøres rede for arkivets innhold. Dette skjer gjennom utarbeidelse av en arkivkatalog. Katalogens hovedbestanddel er selve arkivlisten, som angir arkivets innhold i detalj fra det generelle til det spesifikke. Man starter på toppen med arkivskaper og arkiv og går nedover til mappe, eventuelt dokument. Utgangspunktet i serierekkefølgen er det allmenne arkivskjema. Innenfor hver hovedserie listes innholdet i hvert arkivstykke og eventuelt mappe opp. Seriene fungerer som overskrifter med tilknyttede fysiske arkivenheter - stykker, mapper og dokumenter. Arkivlisten er for så vidt en avskrift av det som er skrevet utenpå hvert stykke (boks eller protokoll) og på hver mappe, eller også en renskriving av den foreløpige registreringen som ble gjort under ordningen. For at katalogen skal kunne brukes som gjenfinningsmiddel, er det et minimum at alle nivåer til og med arkivstykker registreres i arkivlisten. Vanlig praksis i Norge er å registrere og beskrive serie, stykke og mappe, mens enkeltdokumenter bare unntaksvis registreres. Arkivlisten bør inneholde fire faste rubrikker: løpenummer, innholdsbeskrivelse, datering og plassering/hyllemarkering. Før man fastsetter den endelige stykknummereringen, må det fastslås hvorvidt det i fremtiden vil komme nye tilvekster til arkivet. Er organisasjonen eller bedriften nedlagt, har man med et avsluttet arkiv å gjøre, og følgelig har man forhåpentligvis samlet sammen alt materiale. Det betyr at man kan nummerere arkivets stykker gjennomgående. Forventes imidlertid tilvekster av mer materiale senere, er det en fordel å nummerere arkivstykkene pr. serie, slik at det greit lar seg gjøre å tilføye nye stykker på den respektive serie. Eksempel på arkivliste finnes i vedlegg nr. 3. Katalogen er imidlertid noe mer enn en arkivliste den skal også ha en innledning med historikk omkring arkivskaper, samt en utførlig forklaring til de enkelte arkivseriene. Det er en fordel å samle sammen kunnskap om arkivskaper underveis i ordningsarbeidet. Styreprotokollene er for eksempel viktig med hensyn til sentrale beslutninger som er tatt i årenes løp. Når man ordner er det ellers hensiktsmessig å ta kopi av dokumenter med relevante opplysninger som senere kan brukes i arkivskaperhistorikken. I kataloginnledningen skal det foreligge en redegjørelse for hva hver serie faktisk inneholder av dokumentasjon, seriens ordningssystem, om det finnes lakuner og andre forhold som er av betydning for den som skal gå inn å bruke arkivet. For det fremtidige publikum vil en god kataloginnledning gjøre det enklere og mer rasjonelt å orientere seg i arkivet. Er arkivlisten omfattende, bør katalogen ha en innholdsfortegnelse. Er arkivet eller deler av det klausulert/adgangsbegrenset for publikum, er det nødvendig med en klausulside. Her må det redegjøres for adgangsbestemmelser til arkivet. Når arkivet er ferdigordnet, skal arkivstykkene merkes med etiketter. Etikettene skal angi arkivets navn og signatur, seriekode og seriebetegnelse, opplisting av stykkets innhold og 16

17 ytterår, eventuelt mappeinnhold samt stykkenummer (løpenummer). Vedlegg nr. 4 viser eksempel på utforming av etikett. 6. ARKIVSYSTEMET ASTA Arkivkatalogen er et hjelpemiddel til å finne frem til dokumenter og informasjon i arkivet. I Norge er det utviklet en elektronisk arkivdatabase kalt Asta (Arkivsystem for alle). Asta er et stort informasjonssystem for historiske arkiver, som blant annet brukes til registrering av arkivskapere og tilknyttede arkiver samt katalog- og etikettproduksjon. Fordelen med å bruke Astaprogrammet er at alle data omkring arkivskaper og arkiv samles på ett sted, man får god oversikt og kontroll over arkivene, samt at programmet gir muligheter for søking etter informasjon. Systemet er fleksibelt ved at man kan velge hvilke deler av systemet man vil bruke. Denne muligheten gjør Asta til et nyttig verktøy, ikke bare for depotinstitusjoner, men også for organisasjoner, bedrifter o.a. som selv skal få orden på sitt historiske arkiv. Asta er utviklet av Riksarkivaren i samarbeid med Landslaget for lokal- og privatarkiv, og programmet fås kjøpt ved henvendelse til Stiftelsen Asta på Riksarkivet. 7. OPPBEVARING OG SIKRING AV ARKIVER Har man tatt ansvar for å bevare sitt historiske arkiv, blir det i neste omgang viktig å sørge for optimal oppbevaring av materialet. Arkiver er unike, og følgelig uerstattelige om de skulle bli utsatt for brann, vannskader, tyveri, uvedkommendes adgang til arkivene m.m. I arkivlovens forskrift, kapittel IV, stilles det detaljerte krav til oppbevaringen av arkiver. I Lov om arkiv finnes bestemmelser som sier hva som gjør at arkivlokaler er godkjent. I korthet heter det her at arkivene skal oppbevares i lokaler som er sikret mot brann, vann og innbrudd. Klimaet må være stabilt: temperaturen bør ligge på ett sted mellom grader og den relative luftfuktighet skal ligge stabilt på ett sted mellom 40 og 60 %. Ved arealbruk er det viktig at arkivrom prioriteres. Videre må det sørges for at arkivlokalene er avlåst for øvrige ansatte. KomMA - seksjon for arkiv anbefaler bedrifter, organisasjoner og andre som håndterer privatarkiver uten tilstrekkelig ressurser til å sikre arkivene trygg oppbevaring på permanent basis, å inngå en avtale om oppbevaring av arkivet i KomMA - seksjon for arkiv eller en annen profesjonell depotinstitusjon. Foruten de fysiske kravene til oppbevaring, må man nemlig også sørge for å gi publikum forsvarlig tilgang til materialet. Dette innebærer at man har personale som kan betjene forespørsler i forbindelse med arkivet og som kjenner til relevant lovverk med tanke på adgangsbestemmelser m.v. En profesjonell depotinstitusjon vil ha personale med nødvendig kompetanse på disse områdene. 17

18 8. LOVVERK Arkivloven, hvis formål er å sikre arkiver som har kulturell, rettslig, forvaltningsmessig og forskningsmessig verdi, gjelder i hovedsak for offentlige arkiver. Loven inneholder imidlertid noen bestemmelser om privatarkiver. I 13 pålegges Riksarkivaren to konkrete oppgaver: å holde oversikt over bevaringsverdige privatarkiver og føre et register over privatarkiver som er oppbevart i offentlige og private depotinstitusjoner. Paragraf 13 sier også at Riksarkivaren har fullmakt til å registrere visse privatarkiver for særskilt verneverdige. Arkivlovens 14 omhandler Riksarkivarens retningslinjer for arbeidet med privatarkiver i Arkivverket. Disse bestemmelsene kan også gjøres gjeldende for andre depotinstitusjoner som enten er offentlige eller som mottar offentlig tilskudd til privatarkivarbeid. Man bør ha som hovedprinsipp, at publikum skal ha friest mulig adgang til arkivmaterialet. Likevel vil det i mange tilfeller være aktuelt å begrense adgangen til arkivet eller til deler av det. Av og til vil også eier av et privatarkiv ha spesielle ønsker i forbindelse med innsyn i arkivet, noe som må tas inn i en klausul. Nedenfor nevnes lover man bør ha kunnskap om. For utførlige opplysninger om lovverk, henvises til boken Privatarkiver bevaring og tilgjengeliggjøring, Lange, Mangset og Ødegaard, Oslo I forhold til hvilke kriterier som utløser behov for klausul, er det ikke stor forskjell på private og offentlige arkiver. Det er derfor hensiktsmessig å ta utgangspunkt i gjeldende lovverk for offentlige arkiver også på området som gjelder privatarkiver. Her trekkes forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt særskilt frem. Taushetsplikten gjelder for noens personlige forhold og for tekniske innretninger og fremgangsmåter, drift- og forretningsforhold som har konkurransemessige konsekvenser. Taushetsplikten gjelder som hovedregel i 60 år. Innsyn i privatarkiv er også regulert blant annet av personopplysningsloven som gjelder for personregistre og bruk av personopplysninger i organ for stat og kommune, i privat næringsvirksomhet og i foreninger eller stiftelser. Loven gjelder både for manuelle- og elektroniske registre. Personregistre defineres som registre, fortegnelser og lignende der personopplysninger er lagret systematisk, slik at opplysninger om den enkelte person kan finnes igjen. Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til identifiserbare enkeltpersoner, sammenslutninger eller stiftelser. For bedrifters del er dette personalmapper og/eller annen dokumentasjon i arkivet som er underlagt taushetsplikt. Åndsverksloven vil gjelde for visse typer privatarkiver. Lovens siktemål er å verne åndsverk mot uberettiget utnyttelse av andre enn den som har frembragt åndsverket. Eksempler på arkivmateriale her kan være manuskripter etter forfattere, tegninger, notemateriale, musikkopptak, fotografier m.v. 18

19 VEDLEGG NR.1: EKSEMPLER PÅ SERIEOPPSTILLINGER A STYRENDE ORGANER Aa Aaa Aab Ab Aba Abb Ac Aca Landsmøte Protokoller fra generalforsamling Vedlegg til protokoller fra generalforsamling Styret Protokoller fra styremøter Styrets sakarkiv Næringsutvalget Protokoller fra styremøter i næringsutvalget D SAK- OG KORRESPONDANSEARK IV, Da Journalsaker Db Korrespondanse etter adressat Dc Sakarkiv etter arkivnøkkel I Dd Sakarkiv etter arkivnøkkel II

20 U FOTOGRAFIER, Ua Bygninger og lokaler Ub Produksjon Uc Ansatte

21 VEDLEGG NR. 2: ARKIVUTSTYR OG ORDNINGSMATERIELL I forbindelse med ordning av arkiver, må man finne frem til egnet ordningsmateriell. Her siktes det til hva slags papir, penner, arkivbokser og andre rekvisita man skal benytte. Riksarkivaren stiller for øvrig såkalte arkivmessige krav til den slags utstyr. Arkivbokser Det bør benyttes arkivbokser i samme format som de dokumentene som skal settes bort. Boksene finnes normalt i to størrelser: A4 format og folioformat. Det er med andre ord viktig å ikke brette dokumenter i foliostørrelse for så å legge disse i en boks i A4-format. Det finnes arkivbokser med forskjellig ryggbredde, og det er viktig at ryggbredden gir god håndterlighet av boksene. Videre bør boksene være utstyrt med en gripeanordning nederst, enten i form av et hull eller helst en tunge. Arkivmapper/legg Originaldokumentene legges i syrefrie arkivmapper eller legg. En spesiell PH-penn kan brukes til å fastslå hvorvidt papiret inneholder syre. NB! Bruk ikke pennen på originalmaterialet! Legg fås i enten A4 format eller folioformat. Leggene bør ha vinger eller flipper enten øverst i høyre eller venstre hjørne. På disse vingene påføres leggets innhold. Det er viktig å fjerne gamle legg og bytte de ut med syrefrie. Gamle legg er som regel sterkt syreholdige, og vil derfor skade dokumentene over tid. Papir Som erstatning for binders, kan man bruke et brettet ark inne i legget for å holde dokumenter samlet. Ordinært kopimaskinpapir er syrefritt, og kan fint brukes til formålet. For sikkerhets skyld kan man også her anvende PH-penn for å fastslå eventuelt syreinnhold. Fotografisk materiale Papirfotografier skal legges enkeltvis i syrefrie fotokonvolutter. NB! Er bildene innrammet, tas de ut av glass og ramme. Syrefrie fotokonvolutter finnes i flere formater. For negativer og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polyetylen/polyester). 21

22 Arkivsaker av ukurant format Ikke alle dokumenter har enten A4 - format eller folioformat. Det siktes her til for eksempel større plakater, lange, smale dokumenter eller lignende. I slike tilfeller bør man best mulig beskytte materialet med syrefritt papir, og deretter pakke det inn i gråpapir. Det er nødvendig å legge syrefritt papir innerst mot materialet, da det er vanskelig å få tak i syrefritt gråpapir. Man må ikke bruke tape når man pakker inn, men erstatte tape med bomullshyssing. Skriveredskap Penner må ha et blekk som ikke blekes av sollys, varme eller langtidslagring. De aller fleste kuleog fyllepenner i dag er lysbestandige. Blyant kan også brukes, men over tid kan skriften bli noe utydelig. Klebestoff til etiketter på arkivsaker Etter at man har ordnet et arkiv, bruker man vanligvis å merke materialet med syrefrie etiketter. Her brukes forskjellig type lim til protokoller og arkivbokser. Limet må være vannbasert. På protokoller brukes helst plastlim, for eksempel Planatol. På arkivbokser kan man for så vidt bruke plastlim, men det er gjerne litt tungt å arbeide med. Tapetklister for våtrom egner seg bra. Dette fås ferdig eller i pulverform som må tilsettes vann. Blandingen skal ha samme konsistens som grøt som er lett å smøre utover. Ikke bruk selvklebende etiketter, da disse kan skade arkivmaterialet. Andre råd Man må aldri spise eller drikke samtidig som man bruker eller arbeider med arkivalier. Søl kan gjøre ubotelig skade. Man bør også alltid vaske hender før man skal ta i arkivsakene eller eventuelt bruke hansker. 22

23 VEDLEGG NR. 3: ARKIVLISTE Arkiv: Pa 1098 Foreningen for NN Arkivskaper: Foreningen for NN Nummer Arkivalienes art innhold Tidsrom Hyllenr. A - MØTEBØKER, Styreprotokoll Styreprotokoll Styreprotokoll Medlemsmøter Medlemsmøter Medlemsmøter B - KOPIBØKER, Kopibok D - KORRESPONDANSE, Korrespondanse Korrespondanse Korrespondanse

24 F - INTERNAVIS, Internavis "Budstikka" P - MEDLEMMER, Medlemsfortegnelse Medlemsfortegnelse R - REGNSKAP, Kassabok Kassabok Z - REFERANSEMATERIALE, Avisutklipp

25 VEDLEGG NR. 4: EKSEMPEL PÅ ETIKETTER Etikett for protokoll: Vestfoldmuseene IKS Arkiv: Pa 17 Sandefjord Skofabrik AS Arkivskaper: Sandefjord Skofabrik AS Serie: A - Styrende organer A

26 VEDLEGG NR. 4 FORTS. Etikett for arkivboks: Vestfoldmuseene IKS Arkiv: Pa 46 - Sca Mølnlycke A/S Arkivskaper: Sca Mølnlycke A/S Serie: He - Kjemisk-tekniske produkter Arkivstykkets innhold: Historikk, salg, produkter, annonser m.m., Historikk, Organisasjon, salgsbetingelser, artikler, Produkter (annonser/sp-matr.), Produkter (P.M./annonser/SP-matr.), Grumme/Vips (Norstar), Produkter (annonser,/sp-matr.), He

27 VEDLEGG NR. 5: AKTUELLE LOVER OG FORSKRIFTER Lov av 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper AKSJELOVEN Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv ARKIVLOVEN Arkivforskriften: forskrift av 11. desember 1998 nr om offentlige arkiv FORVALTNINGSLOVEN Lov av 17. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell HELSEPERSONELLOVEN KOMMUNELOVEN Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner OFFENTLIGHETSLOVEN Lov av 19. juni 1970 om offentlighet i forvaltningen 27

28 PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger REGNSKAPSLOVEN Lov av 17. juli 1998 nr. 56 om årsregnskap m.v. (sist endret ) ÅNDSVERKSLOVEN Lov av 12. mai 1961 nr. 2 om opphavsrett til åndsverk m.m. 28

29 VEDLEGG NR.6: LISTE OVER FAGLITTERATUR Dørum, Anne Mette: Arkivkunnskap, Oslo Erlandsen, Roger og Kåre Olsen (red.): Fotobevaringsboka, Oslo 1988 Fonnes, Ivar: Arkivhåndboken for offentlig forvaltning, Oslo, 2000 Johannessen, Knut m.fl.(red.): Håndbok for Riksarkivet, Oslo 1992 Kiil, Alf: Arkivkunnskap-statsarkiva, Oslo, 1969 Kleppa, Hermund: Arkivhåndbok. Eldre arkivsaker kommunane, Oslo 1990 Lange, Vilhelm m.fl.: Privatarkiver bevaring og tilgjengeliggjøring, Riksarkivarens skriftsserie 11, Oslo, 2001 Masdalen, Kjell-Olav og Mykland, Liv: Administrasjonshistorie og arkivkunnskap, Universitetsforlaget, 1986 Nysæter, Egil: Norske arkivkatalogar. Oversikt over katalogar, register og mikrofilm, kjeldeutgåver m.m. i norske arkiv. 2. utg., Riksarkivet Valderhaug, Gudmund: Lokalt arkivarbeid, Landslaget for lokal- og privatarkiv,

30 VEDLEGG NR. 7: ORDLISTE Listen er begrenset til begreper som forekommer i heftet. (Kilde: Lange, V. m.fl.: Privatarkiver-bevaring og tilgjengeliggjøring, Oslo 2001) Adgang til arkiv Allment arkivskjema Arkiv Rett til innsyn i arkiv. Begrensninger i adgangen er regulert av en klausul. Standardisert system for faste koder/signaturer for arkivserier, oppstilt i en fast rekkefølge. 1. Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten. 2. Oppbevaringssted for arkiv. 3. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv. Arkivbegrensning Arkivdanning Arkivdel Arkivdepot Arkivdokument Arkivering Arkivkatalog Arkivliste Arkivlokale Arkivmappe Arkivmateriale Arkivnummer Arkivnøkkel Arkivsaker Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Det å danne eller skape arkiv. En vilkårlig definert del av et arkiv, ofte brukt identisk med arkivserie. Se depotinstitusjon. Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Det å plassere et dokument i organets arkiv. Katalog (fortegnelse) over arkivmateriale i en depotinstitusjon. Liste over innholdet i et arkiv. Arkivlisten beskriver vanligvis innholdet i de enkelte arkivstykker, mapper og/eller dokumenter Rom der man oppbevarer arkivmateriale over lengre tid. Mappe der man samler arkivdokumenter som hører sammen. En generell og kollektiv betegnelse på arkivdokumenter. Nummerering av arkiv i en depotinstitusjon, også kalt arkivets signatur. Fortegnelse over inndeling og rekkefølge av arkivsaker som kan tenkes å bli lagt i sakarkiv. Det samme som arkivmateriale. 30