Noark-standarden utvikling og styrende faktorer

Transkript

1 Kandidatnummer: 805 Noark-standarden utvikling og styrende faktorer ARK3900 Bacheloroppgave Vår 2015 Bachelor i arkiv og dokumentbehandling Høgskolen i Oslo og Akershus, Institutt for arkiv, bibliotek og informasjonsfag 1

2 Innhold 1. Innledning...s Bakgrunn...s Problemstilling og struktur..s Lovverk s Metode og tidligere forskning...s Teori...s Hoveddel s Utviklingen av Noark-standarden...s Noark 1 og 2..s Noark 3 og 4 s Noark 5 s Noark oppsummert..s Fremvekst av relevant lovverk...s Internasjonal påvirkning s Konklusjon...s Kilder s. 25 2

3 1.Innledning 1.1 Bakgrunn Denne oppgaven omhandler utviklingen av den såkalte Noark-standarden, som brukes i arkivdanningsfasen i offentlig sektor. De siste 30 årene, som resultat av digital utvikling, har vi sett store endringer i måten arkiver håndteres på. Det har blitt utviklet lovverk og elektroniske systemer for informasjons- og dokumenthåndtering, noe som har skapt behov for ny begrepsbruk. For eksempel, i den norske arkivloven som ble vedtatt i 1992, ble dokument definert som medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Da loven syv år senere trådte i kraft var definisjonen avleggs, fordi den ikke omfattet elektroniske dokumenter. I arkivloven er det nå definisjonen en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring som er i bruk. Den viktigste årsaken til denne endringen er den nye teknologien. Siden det ikke lenger bare er fysiske dokumenter som skal arkiveres, men også datafiler, harddisker osv. var det nødvendig med en definisjon som kunne favne bredere og ta innover seg nye former for dokumenter. Det nye dokumentbegrepet er tilpasset moderne medier og teknologi, og det omfatter alle typer informasjon (Fonnes 2010, Arkivhåndboken, s. 61). Den digitale utviklingen utfordret altså den etablerte forståelsen av arkivfaglige grunnprinsipper, men de mest akutte utfordringene gikk på hvordan den elektroniske dokumentasjonen skulle håndteres. Det internasjonale arkivmiljøet samlet seg på slutten av 1990-tallet om en hovedstrategi for å møte de nye utfordringene, som innebar fastsetting av standarder for elektroniske arkivsystemer (Valderhaug 2011, Fotnote eller tekst, s. 53). I Norge er det i dag Noark 5 som skal sikre at arkivdanningen i offentlig sektor fungerer forskriftsmessig. En standard fungerer som en mal for hvordan ting skal fungere, og er et sett av regler som skal følges. Noark 1 ble etablert som en statlig standard for journalføring i I 1999 ble Noark 4 etablert som standard for elektronisk sakarkiv. Noark 5 kom i 2008, som en felles standard for elektronisk arkivdanning. Funksjonene for journalføring er fortsatt en del av kjernen i standarden. Noark skal sikre at forvaltningens journal- og arkivsystemer, ved siden 3

4 av å være hensiktsmessige arbeidsredskaper for forvaltningen, oppfyller grunnleggende arkivfaglige krav i arkivdanningsfasen. I tillegg skal den gi de nødvendige redskaper for å bevare elektroniske journaler over tid. Noark-standarden er unik i internasjonal sammenheng. Noark-systemer er i dag lovpålagt i offentlig sektor, og vi finner ikke nasjonale standarder med like stor utbredelsesgrad i andre land (Sirevåg 2014, Utviklingen av Noark-standarden, s. 5). På bakgrunn av dette mener jeg det er interessant å undersøke hvilke faktorer som har påvirket Noark. Det at standarden anses som en suksess gjør at det er interessant ikke bare å se på påvirkningsfaktorer, men også på Noarks generelle utviklingstrekk. For å kunne peke på likheter og ulikheter, har jeg sett det som nødvendig å ta de ulike Noark-versjonene i nærmere øyesyn. Dette er en sentral del av oppgavens hoveddel. 1.2 Problemstilling og struktur Problemstillingen for oppgaven er: Hvilke faktorer har vært styrende for utviklingen av Noark-standarden, og hva er ideene bak den? Problemstillingen åpner for en undersøkelse av hvordan Noark-standarden har forandret seg fra de tidlige versjonene, hvilke grunnleggende ideer den baseres på og faktorer som har påvirket den. I oppgavens hoveddel redegjør jeg for og viser de viktigste nyvinningene i de forskjellige Noark-versjonene på overordnet nivå. Noe av poenget i denne delen er å vise at utviklingsarbeidet i hovedsak har vært praktisk orientert, og at fokuset var å finne løsninger for å imøtegå praktiske problemer digitaliseringen medførte. Videre vil jeg gå nærmere inn på den internasjonale påvirkningen på Noark, en påvirkning som først og fremst er tydelig med foreløpig siste versjon av standarden. Jeg har også ansett det som nødvendig å skissere framveksten av lovverket på området, ettersom dette nettopp er en forutsetning for dagens arkivdanning. Oppgaven omhandler arkivdanning i offentlig, statlig sektor, og av plasshensyn ligger kommunal forvaltning utenfor rammene av denne undersøkelsen. 4

5 1.3 Lovverk Lovverket er en sentral faktor for arkivdanningen i Norge. Lovverket har utviklet seg parallelt med Noark, og dette må ses i sammenheng med hverandre, ettersom Noark-standarden fra er lovpålagt. Lov om arkiv(arkivloven) av 1992 tok til å gjelde 1. januar Samtidig ble forskrift om offentlige arkiver(arkivforskriften) av 1998 iverksatt. Forskrift av 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige retningslinjer for håndtering av offentlige arkiver(riksarkivarens forskrift) var en sammenstilling av tidligere regler som hadde ulike hjemler, med tillegg av nye regler som var nødvendige for å regulere elektronisk arkivering. Til sammen utgjør arkivloven, arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift kjernen i det regelverket som regulerer håndteringen av arkiv (Meld. St. 7, s. 63). Arkivloven gir overordnede regler om arkiv, og særlig om arkiver i offentlig forvaltning. Etter arkivloven 6 har offentlige organer arkiveringsplikt. Arkivforskriften 2-6 slår fast at et offentlig organ skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene organet oppretter. For elektronisk journalføring skal offentlige organer normalt nytte et arkivsystem som følger kravene i Noark-standarden (arkivforskriften 2-9). Det er bevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden som er formålet med arkivloven (arkivloven 1). Loven skal sikre arkiver med særlig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bevares på en tilfredsstillende måte og bli gjort tilgjengelig for ettertiden. Det er to typer begrunnelser for bevaring. Den første baserer seg på den dokumentasjonsverdi av rettslig og forvaltningsmessig art som arkivmaterialet representerer. Den andre går på hensynet til de verdier som knytter seg til kulturarv og forskning. På den ene siden skal arkivmaterialet fungere som intern hukommelse for det enkelte forvaltningsorgan, slik at organet får nødvendig oversikt over egne aktiviteter, samtidig som det kan dokumenteres utad hva organet har foretatt seg. Dette er arkivets primærfunksjon. Arkivmateriale har også en sekundærfunksjon, som er knyttet til samfunnets kulturarv og til historisk orientert forskning. Arkivene kan sies å fungere som samfunnets hukommelse, og denne hukommelsen kan videreformidles gjennom forskning (Fonnes 2010, s. 43). Det er imidlertid vanligvis primærfunksjonen som er den direkte begrunnelsen for å skape arkiv, og det er primærfunksjonen som er det sentrale i forhold til denne oppgaven. Selv om det ikke sies eksplisitt, er altså arkivlovens bestemmelser om offentlig arkiv innrettet mot arkivdanningen. Bestemmelsene skal dels ivareta de behov som er knyttet til 5

6 arkivdanningen, dels legge grunnlaget for å ivareta ettertidens behov. I forhold til arkivdanning er både offentlighetsloven, forvaltningsloven med forskrifter og personopplysningsloven sentrale, men i denne oppgaven skal jeg konsentrere meg om arkivloven og arkivforskriften. 1.4 Metode og tidligere forskning Kvalitative studier innebærer systematisk gjennomgang av utvalgt kildemateriale med sikte på å belyse spesifikke problemstillinger (Grønmo 2004, Samfunnsvitenskapelige metoder, s. 420). Min metode for å besvare problemstillingen er en kvalitativ orientert dokumentanalyse og litteraturstudie, der jeg analyserer og tematiserer kildematerialet. Oppgaven baserer seg altså på en gjennomgang av materiale som er relevant for å kunne besvare problemstillingen. Det er i hovedsak arkivtidsskrifter, litteratur, rapporter og artikler som er undersøkt, i tillegg til standardene. Datainnsamlingen har foregått parallelt med analysen, og utvelgingen av kildematerialet har skjedd underveis i datainnsamlingsprosessen. Utgangspunktet mitt er en sammenligning av de ulike Noark-versjonene, for å kunne beskrive utviklingen og endringene i standarden. Tidlig i prosessen leste jeg de delene av Gudmund Valderhaugs bok Fotnote eller tekst som er relevante for temaet. Utfra hans kildeliste fant jeg en del aktuelle artikler. Det er skrevet om dette temaet tidligere. Trond Sirevåg har skrevet flere tekster som berører temaet, blant annet artikler som inngår i festskriftene til to tidligere riksarkivarer John Herstad og Carlo Larsen. Sirevåg har også skrevet en relevant artikkel i Tidsskriftet arkiv: Utviklingen av Noark-standarden Denne tar grundig for seg tilblivelsen og utviklingen av Noark. Sirevåg er opptatt av de tekniske løsningene. Det er ikke siktemålet med min oppgave. Jeg vil forsøke å belyse hvordan arkivdanningen har endret seg, og hvordan den teknologiske utviklingen har virket inn på Noark. Jeg vil altså ikke gå nøye inn på spesifikke tekniske løsninger i standarden, men holde meg til generelle utviklingstrekk. Samtidig, for å kunne ta tak i bakenforliggende årsaker har jeg sett det som nødvendig å gi beskrivelser de forskjellige Noark-versjonene. Det skal sies at Sirevåg og kanskje i særlig grad hans festskrift-artikler har vært svært behjelpelige i så måte. Når det gjelder overveielser av mulige etiske problemer i forhold til denne oppgaven, har jeg vurdert det slik at undersøkelsen ikke medfører problemer av slik art. 6

7 1.5 Teori Hilary Jenkinson var en viktig figur i den klassiske arkivvitenskapen. Han mente at arkivaren skulle bevare og beskrive arkivet akkurat slik det var mottatt arkivaren skulle være en «upartisk vokter av arkivene» (Valderhaug 2011, s. 46). Amerikanske Theodore Schellenbergs syn på arkiv står i klar kontrast til Jenkinsons syn. Schellenberg avgrenset arkivet til å omfatte materiale med kulturell eller forskningsmessig verdi (Valderhaug 2011, s. 48). Dette materialet skulle skilles ut fra det opprinnelige arkivet for å bli bevart for ettertiden. Dette betyr at det måtte gjennomføres en bevaringsvurdering, samt kassasjon av deler av materialet, noe som innebærer at arkivaren ikke lenger er nøytral. Med dette ble også frøene til tanken om at arkivarene måtte involvere seg i arkivdanningsprosessene i forvaltningen sådd. Den kanskje mest innflytelsesrike arkivteoretikeren i forhold til elektronisk materiale er David Bearman. For Bearman var kontekst sentralt. Et arkivdokument er ifølge Bearman transaksjonsbevis arkivdokument skapes som følge av en transaksjon, og når dokumentet er knyttet til denne transaksjonen ved hjelp av metadata, får det en særlig kvalitet som gjør at det fungerer som autentisk og pålitelig transaksjonsbevis (Valderhaug 2011, s. 58). Metadatabegrepet bør forklares: Metadata er informasjon som beskriver dokumentene i arkivet. Metadataene binder dokumentene til den konteksten de er skapt i, de sikrer de elektroniske dokumentenes autentisitet og dermed deres bevisverdi, og de fungerer som framfinningsmiddel (Noark 5, s. 33). Både hvordan det elektroniske arkivet ble til samt hva som gjøres med arkivet i ettertid, må ifølge Bearman dokumenteres med metadata i systemet. Også for teoretikere som Theo Thomassen og Terry Cook er relasjonen mellom de arkivskapende prosessene og arkivdokumentene grunnleggende. Disse ser denne relasjonen som tettere enn den mellom arkivskaper og arkiv. Dette tankesettet tilsier en funksjonsbasert arkivdanning. De nyere teoretikerne mener altså at vilkåret for autentisitet er at arkivsystemene(for eksempel et Noark-system) inneholder dokumentasjon av arkivskapende kontekst, som bevares sammen med arkivdokumentene og binder dokumentene til konteksten de er skapt i (Valderhaug 2011, s. 55, Cook udatert, Archival Science and Postmodernism). Fremtredende moderne arkivteoretikere er enige i at den digitale utviklingen har medført at klare føringer for arkivdanningen er en forutsetning for at det kan skapes pålitelige elektroniske arkiver arkivarene må ta ansvar for arkivene også før de blir skapt. 7

8 Livssyklus-modellen og «Records continuum»-modellen har vært sentrale i arkivvitenskapen. Jeg mener det er nærliggende å bruke disse som analytisk rammeverk i denne oppgaven. Fra og med et stykke ut på 1900-tallet stod livssyklus-modellen sentralt i arkivfaglig sammenheng. I følge denne går arkivmateriale gjennom tre faser: en fase der dokumentene er i aktiv bruk hos arkivskaper, deretter en fase hvor dokumentene er i sporadisk administrativ bruk, før materialet til sist enten blir kassert eller overført til arkivdepot (Valderhaug 2011, s ). Denne modellen er først og fremst relevant med tanke på papirbaserte dokumenter. I og med den teknologiske utviklingen fikk man reaksjoner på livssyklus-modellen. I «Records continuum»-modellen blir proveniens knyttet til arkivskapers utøvelse av funksjoner (McKemmish, Upward 1994, Somewhere beyond custody, ikke sidetall). Etter denne «kontinuitetstenkningen» skal alle transaksjoner fanges opp og bli bevart i arkivsystemer som sikrer autentisitet, integritet og pålitelighet. Å sikre kvalitet og pålitelighet i arkivdanningen er hovedmålet. Den internasjonale standarden ISO 15489, som vi skal komme tilbake til, kan sies å være en eksponent for kontinuitetstenkningen. Meningen er at disse teoriene skal fungere som grunnlag for drøftingen i oppgaven. 8

9 2. Hoveddel 2.1 Utviklingen av Noark-standarden Noark 1 og 2 Utviklingen av Noark har vært vellykket. I dag er Noark og tilliggende standarder i bruk i hele den offentlige forvaltningen. Det var imidlertid ingen selvfølge at standarden skulle bli en suksess. La oss se nærmere på hvordan Noark ble til og hvordan den har utviklet seg. Journalsystemet har vært kjernen i Noark-systemet helt fra starten. Journalføring er fortløpende loggføring av inn- og utgående dokumenter i saksbehandlingen. Mens journalsystemet er et system for identifisering av dokumenter, er funksjonen til emnebaserte systemer å ordne arkivdokumenter etter andre kriterier, for eksempel innhold. Dette sikrer framfinning. For å oppnå dette bygger slik ordning arkivnøkler på en systematikk som deler et saksområde inn i grupper og undergrupper (Valderhaug 2011, s. 106). På 1960-tallet var arkivering etter arkivnøkkel vanlig praksis i offentlig forvaltning her til lands, selv om journalføringen fortsatt ble brukt. Etter at offentlighetsloven av 1971 trådte i kraft ble bruk av journal essensiell, ettersom den er den beste måten å identifisere saker man ønsker innsyn i. På 1970-tallet hadde vi altså et offentlig arkivsystem som bygde på to grunnprinsipper: 1) postjournalen loggføring av inn- og utgående dokumenter, og 2) klassifisering av saker etter arkivnøkkel (Valderhaug 2011, s. 108). Begge disse kom til å bli innlemmet i Noark. Fra 1977 til 1983 hadde det pågått et prosjekt for å modernisere de statlige arkivfunksjonene (Sirevåg 2014, s. 7). Prosjektet hadde navnet P254, og var gjennomført av Statens rasjonaliseringsdirektorat med deltakelse fra Riksarkivet og arkivmiljøene i departementene. Prosjektets arbeid synliggjorde et klart behov for et oppdatert regelverk. Det ble fremmet forslag til bestemmelser om edb-journalføring, hvor det het at bruken av edb i journalføringen skulle skje på grunnlag av en egen kravspesifikasjon utformet av Riksarkivaren (Sirevåg 2014, s. 8). I hovedrapporten til P254 ble det også fremhevet at Rasjonaliseringsdirektoratet i samråd med Riksarkivaren måtte utforme en maskinuavhengig kravspesifikasjon som skulle ivareta de viktigste kravene (Sirevåg 2014, s. 10). På bakgrunn av dette ble det innledet et samarbeid mellom Rasjonaliseringsdirektoratet og Riksarkivaren. For Riksarkivet var det viktig å 9

10 komme på banen tidlig. Man var selvfølgelig klar over at forvaltningen ville ta i bruk ny teknologi og nye edb-systemer etter hvert som disse ble tilgjengelige. På Norsk arkivseminar i 1984 ble det lagt pekt på viktigheten av at Arkivverket ble med på å utforme edb-systemer i forvaltningen. Man kunne da forhindre at arkivfaglige hensyn ble tillagt for liten vekt, og slik senere unngå å få mye arbeid med avlevering av materiale til Arkivverket (Fonnes 1985, Edb og Arkivverket, s. 37). Det ble satt fokus på å tilrettelegge systemene for arkivformål generelt og avlevering spesielt allerede i konstruksjonsfasen. Man prioriterte altså utformingen av edb-baserte journalsystemer, ettersom slike var sentrale for framfinning i forvaltningens saksarkiver. I følge Gudmund Valderhaug var målet å utvikle metoder som kunne løse de akutte problemene den digitale teknologien hadde skapt, noe som innebar at en la mindre vekt på eventuelle arkivteoretiske konsekvenser av dette (Valderhaug 2011, s. 53). Samarbeidet for å utforme felles forvaltningsstandard for edb-baserte journalsystemer resulterte i den første versjonen av Noark i 1984 Kravspesifikasjon til Noark. Den tok utgangspunkt i et tidligere system utviklet av Rasjonaliseringsdirektoratet EKSARD 1 og Riksarkivarens «Retningslinjer for innføring av edb-baserte journalsystemer i statsforvaltningen», som stilte minimumskrav til denne typen systemer: 1) det stilles krav til selve edb-systemet og til driftsrutinene knyttet til det 2) det tillates ulike løsninger forutsatt at de tilfredsstiller visse minimumskrav til arkivfaglig forsvarlighet 3) det stilles krav om fast avgrensede journalperioder 4) det stilles krav om bestemte utskrifter, løpende og ved slutten av en journalperiode 5) det innføres meldeplikt til riksarkivaren med rett for ham til å gripe inn dersom han finner det nødvendig (Fonnes 1985, s. 51). Disse retningslinjene var fastsatt av Riksarkivaren med virkning fra 1. september 1984 (Sirevåg 1985, Edb-journalføring i statsforvaltningen, s. 210). Det hastet, siden flere statlige institusjoner enten hadde, eller planla å innføre edb i journalføringen. Retningslinjer for edb-basert journalføring i statsforvaltningen hadde som formål å ivareta de arkivfaglige forsvarlighets- og sikkerhetskrav i tilknytning til edb-basert journalføring (Kravspesifikasjon til Noark, vedlegg s. 1). Prinsippene fra det tradisjonelle journalsystemet og regelverket i den statlige arkivinstruksen var lagt til grunn. Dokumentene som ble journalført skulle få unik identifikasjon, og enkeltdokumentene i samme sak skulle knyttes 1 Eksperimentelt arkivsystem i R-direktoratet. 10

11 sammen til saker, enten med tradisjonell linking eller ved hjelp av et eget saksnummernivå (Valderhaug 2011, s. 110). I 1983 hadde det blitt opprettet en edb-avdeling i Riksarkivet (Fonnes 1986, Edb statusrapport og fremtidsutsikter, s. 7). På dette tidspunktet var produksjonen av digitalt materiale økende, og både fra forvaltningen og fra etaten selv ble det krevd at Arkivverket måtte bli i stand til å motta elektroniske arkiver (Sirevåg 2002, De elektroniske arkivene, s. 303). Edb-avdelingen begynte raskt med mottak av elektronisk arkivmateriale. En strategi for å bevare elektronisk arkivmateriale ble utformet: -For å opprettholde tilgjengeligheten må elektronisk materiale avleveres før det er gått ut av bruk i forvaltningen. Hvis man venter mange år kan materialet bli uhåndterlig. -For å være leselig må materialet være konvertert til et standardisert, maskinuavhengig format. -Konverteringen fra et systemspesifikt til et maskinuavhengig format medfører at systeminformasjon går tapt. Struktur- og innholdselementene i datasettet og de avleverte tabellene må være beskrevet i medfølgende dokumentasjon metadata for å kompensere for dette. Metadataene vil også gjøre det mulig for Arkivverket å kontrollere materialet ved avlevering. -Alt materiale må overføres på et standardisert edb-medium, nærmere bestemt på magnetbånd av typen åpent spolebånd (Sirevåg 2002, s. 306). Disse prinsippene ble nedfelt i de nye statlige avleveringsbestemmelsene som Riksarkivaren fastsatte med virkning fra I Noark 1 ble de arkivfaglige prinsippene integrert i systemene. De løsningene som Noark la opp til, journalføring på to nivå dokument og sak -, registrering av arkivnøkkelreferanser og periodedeling etter en overlappingsperiode, etablerte et system som tok vare på de grunnleggende kontekstuelle sammenhengene i arkivet (Valderhaug 2011, s. 112). Det skulle også registreres opplysninger om blant annet kontor og saksbehandler som ivaretok arkivets administrative kontekst. Noark 1 la dermed opp til elektroniske journalsystemer som skulle sikre arkivkvaliteten til den dokumentasjonen som ble skapt i saksbehandlingen (Valderhaug 2011, s. 112). Fra 1986 begynte de første Noark-baserte systemversjonene 2 å komme, og i 1987 fikk man en utvidelse i form av Noark 2. De arkivfaglige grunnprinsippene i Noark 1 ble her videreført, 2 Systemer vil si de versjoner som dataleverandørene utviklet på grunnlag av standarden. 11

12 men Noark 2 inneholdt spesifikasjoner av tilleggsfunksjoner, blant annet journalføring av intern korrespondanse og tilgangsbegrensning av journalopplysninger (Utvidet kravspesifikasjon til Noark, s. 1-2). Noark ble raskt enerådende standard for edb-journalføring og tilknyttet arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning. Håndtering av elektronisk materiale krevde spesielt utstyr og kompetanse, og Riksarkivarens avleveringsregler fastslo at elektronisk arkivmateriale inntil videre skulle leveres til Riksarkivet, og bare dit. Først mot slutten av 1990-tallet begynte også statsarkivene å bli i stand til å ta imot elektronisk materiale (Sirevåg 2002, s. 314). I 1989 spesifiserte Riksarkivets edb-avdeling avleveringsformat og avleveringsregler for Noark-systemer (Sirevåg 2002, s. 315). Her ble filstrukturen ved avlevering beskrevet i detalj, og det ble klargjort hvilke utskrifter som skulle brukes ved avlevering. For journalsystemer som ikke fulgte Noark-standarden ble det fastsatt spesifikasjoner som innebar en tilpasning til Noark Noark 3 og 4 Fra 1990 overtok Riksarkivaren ansvaret for å videreutvikle Noark-standarden(fra Statskonsult, tidligere Statens rasjonaliseringsdirektorat), og i 1994 kom versjon 3 av Noark. De viktigste nyvinningene her var at det ble formulert retningslinjer for integrasjon mellom journalsystemet og et elektronisk saksarkiv, et konsept for integrasjon av elektronisk post, samt fastsetting av krav til avleveringsformat for journaldatabaser. Inntil Noark 3 hadde det vært et krav at det skulle avleveres fullstendige journalutskrifter på papir til bruk for ettertiden, i tillegg til en digital versjon. Med Noark 3 kunne en bevart elektronisk versjon erstatte papirjournalen som ettertidens dokumentasjon (Sirevåg 2014, s. 3). Selv om kravspesifikasjonen fremdeles forutsatte at arkivet skulle bevares på papir, endret integreringen med elektronisk sakarkiv Noark fra å være en kravspesifikasjon for journalsystem til å bli en reell standard for sak/arkivsystem. Sak-/arkivsystemene kunne registrere dokumentene samtidig som integreringen med det elektroniske dokumentarkivet gjorde at systemene også kunne styre produksjon av saker og dokumenter, saksgang og oppfølging og tilgang til dokumentene. Noark fungerte nå med andre ord som et verktøy for å administrere saksbehandling. På Norsk arkivseminar i 1998, altså før implementeringen av Noark 4, ble det argumentert for at Arkivverket måtte ta større ansvar for arkivdanningen enn det gjorde på dette tidspunkt. 12

13 Man fryktet at dersom man ikke gikk mer aktivt inn i arkivdanningsprosessen, måtte det godtas at arkivskaper ville komme til å legge premissene for hva som finnes av tilgjengelig informasjon i fremtiden (Remseth 2000, Samhandling Fremtidens utfordring?, s. 42). Videre ble det hevdet at en vellykket strategi ville avhenge av et nært samarbeid mellom Arkivverket og arkivskaper. Jon Atle Haugen fra Riksarkivet hadde på samme seminar et innlegg hvor han tok for seg fokuset Riksarkivet hadde hatt i arbeidet med Noark 4. Han fremhevet viktigheten av å følge med på det internasjonale arbeidet i forhold til arkivdanning (Haugen 2000, Bruk av edb som verktøy i arkivskapingen i offentlig forvaltning, s. 53). Haugen trakk fram Den internasjonale arkivorganisasjonens(ica) «Guide for Managing Eletronical Records from an Archival Perspective» fra I denne opereres det med tre stadier i et arkivs livssyklus: 1) unnfangelsesstadiet, 2) skapelsesstadiet, og 3) vedlikeholdsstadiet (Haugen 2000, s. 53). I følge guiden må man gå inn allerede før arkiver er skapt altså må man involvere seg i utviklingen av systemene og programmene som blir utviklet, og slik sikre at rutinene for langtidslagring bygges inn i systemet. Nettopp dette fokuset hadde Riksarkivet i arbeidet med Noark: Noark 4 spesifiserer et fullstendig elektronisk dokumenthåndteringssystem, og har innebygd funksjoner for langtidslagring av både journalopplysningene og selve dokumentene. Haugens innlegg viser at internasjonale tips ble tatt til følge også i Norge. Noark 4 ble publisert i Arbeidet med versjon 4 hadde blitt påbegynt i april 1997 (Noark 4, s. 9). Noark 4 spesifiserer et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling (Noark 4, s. 9). Versjon 4 var direkte knyttet til den da nye arkivforskriften ved at denne la det juridiske grunnlaget for en kontrollert overgang til elektronisk arkiv i offentlig forvaltning (Noark 4, s. 10). Noark 4 skulle gi de nødvendige redskaper for å gjennomføre en slik overgang på en måte som kunne tilfredsstille funksjonelle og arkivfaglige krav. Etter hvert som utviklingen av Noark skred frem, ble det stadig mer hensiktsmessig å utvide mengden av opplysninger om dokumentene som ble registrert. Noark 4 satte krav til systemenes informasjonsinnhold(hvilke opplysninger som skal kunne registreres og gjenfinnes), datastruktur(utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem) og funksjonalitet(hvilke funksjoner systemene skal ivareta) (Noark 4, s. 11). Hovedskillet i forhold til tidligere Noark-versjoner var at disse i stor grad hadde konsentrert seg om å registrere og holde oversikt over arkivdokumentene(journal- og arkivstyringsfunksjoner), mens elektronisk lagring av dokumentene bare hadde vært beskrevet på overordnet nivå. 13

14 Noark 4 spesifiserte et fullstendig elektronisk arkivsystem, hvor både de registrerte opplysningene og arkivdokumentene er i elektronisk form. Det ble etablert et skille mellom dokumentenes produksjonsformat og arkivformat saksdokumentene fra det opprinnelige produksjonsformatet skulle konverteres til et standardisert arkivformat, og konverteringen til arkivformat måtte skje på en slik måte at dokumentets integritet ble opprettholdt(basiskravet var at innholdet gjengis nøyaktig som i originaldokumentet) (Valderhaug 2011, s. 115). Oppfølgingen av offentlighetsloven av 1970 hadde ifølge Sirevåg ikke vært sentralt under arbeidet med de to første Noark-versjonene (Sirevåg 2014, s. 20). I 1990-årene ble det imidlertid økt fokus på offentlighetsprinsippet og på formalisme i forvaltningens saksbehandling, og det ble et mål å nyansere Noark-funksjonene for innsyn og avskjerming på måter som kunne tilfredsstille både myndigheter og media (Sirevåg 2014, s. 21). Det økte fokuset på offentlighetsprinsippet kom til uttrykk i Noark 3, men særlig i Noark Noark 5 Noark 5 er foreløpig siste versjon av Noark. Noark 5 er en detaljert applikasjonsstandard, som spesifiserer prosesstyring og behandlingskontroll knyttet til saksbehandling, journalføring og arkivering. Standarden definerer ikke tabeller, men arkivstruktur, metadata osv. Fokuset er på logiske objekter og metadata. Det var vanskelig å utvikle Noark 4-løsninger basert på generelle dokumenthåndteringssystemer, siden Noark 4 har for mange krav til tilgangsstyring og saksbehandling. Kravene i Noark 4 baserer seg på at dokumentfangst skjer manuelt. Noark 4 er en todelt kravspesifikasjon hvor del 1 er funksjonskrav, mens del 2 går på tekniske spesifikasjoner. Noark 5 inneholder derimot bare funksjonelle krav, ikke tekniske (Dørum 2009, s. 5). Ved avlevering skal hele arkivstrukturen bevares, og alle spesifiserte metadata skal følge med. Noark 5 er bygd opp av indre kjerne, ytre kjerne og Noark komplett. Indre kjerne går på hvordan arkiv bygges, og inneholder grunnleggende arkivkrav. Hovedfunksjonene ligger innen arkivstruktur, metadata og krav til systemer som finnes i regelverk for arkiv. I tillegg 14

15 har man krav til modulene som må inngå i kjernen, dvs. datafangst, søking, fremhenting, administrasjon av kjernen, bevaring og kassasjon samt avlevering (Noark 5, s. 23). Ytre kjerne definerer krav til de eksterne, valgfrie moduler eller systemer som brukes. Ytre kjerne inneholder altså grunnleggende krav til hvordan kjernen skal håndteres. Arkivenhetene består av metadataelementer, som brukes til å beskrive, administrere, gjenfinne og bevare arkivdokumenter, og å tolke dokumentene i den konteksten de inngår i. Noark 5 komplett går på funksjonalitet for brukerne av arkivløsningen. Komplett spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemene som vil inngå i en «komplett» Noark 5-løsning Noark oppsummert Utgangspunktet for Noark 1 var edb-baserte journalsystemer. Journalførte dokumenter skulle ha unik identifikasjon, og enkeltdokumenter i samme sak skulle knyttes sammen. Standarden skulle ivareta grunnleggende kontekstuelle sammenhenger i arkivet, blant annet ved at opplysninger om for eksempel saksbehandler ble registrert. Noark 2 videreførte prinsippene fra første versjon, men inneholdt spesifisering av tilleggsfunksjoner, blant annet journalføring av intern korrespondanse og tilgangsbegrensning av journalopplysninger. Med versjon 3 ble Noark et verktøy for å administrere saksbehandling. Standarden formulerte retningslinjer for integrasjon mellom journalsystemet og et elektronisk saksarkiv, noe som endret Noark fra å være en kravspesifikasjon for journalsystem til å bli en reell standard for sak/arkivsystem. Sak-/arkivsystemene kunne registrere dokumentene samtidig som integreringen med det elektroniske dokumentarkivet gjorde at systemene også kunne styre produksjon av saker og dokumenter, saksgang og oppfølging og tilgang til dokumentene. Fram til og med Noark 3 hadde fokuset vært å registrere og holde oversikt over arkivdokumentene. Elektronisk lagring hadde bare vært beskrevet på overordnet nivå. I Noark 4 spesifiseres derimot et fullstendig elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvor det er innebygd funksjoner for langtidslagring av både registrerte opplysninger og de elektroniske dokumentene. Det stilles også krav til systemenes informasjonsinnhold, datastruktur og 15

16 funksjonalitet, samt til at saksdokumentene fra opprinnelig produksjonsformat må konverteres til et standardisert arkivformat. Under utviklingsarbeidet med Noark 5 ble det tatt utgangspunkt i internasjonalt standardiseringsarbeid (Dørum 2009, s. 5). Under arbeidet hadde man innsett at det ville være fordelaktig med integrasjon mellom Noark 4-systemer og andre IT-systemer, for eksempel fagsystemer. Noark 5 er en standard, ikke en kravspesifikasjon, som Noark 4. En spesifikasjon kjennetegnes ved at den gir grunnlag for å utvikle et komplett, selvstendig system, mens en standard fungerer som et sett med krav som må godkjennes før de tas i bruk. I de tidligere Noark-versjonene ble det i økende grad stilt detaljerte krav til hvilke funksjoner systemene skulle ivareta, og til en viss grad også til hvordan systemene skulle utformes. Noark 5 stiller krav til hvordan fangst, journalføring og arkivering av elektroniske dokument skal gå for seg, for å sikre at reglene i lovverket blir fulgt. I tillegg setter standarden krav til funksjoner og formater for avlevering av elektroniske arkiv. Kravene skal sikre at avlevert elektronisk journal og arkiv er og forblir autentiske, tilgjengelige og lesbare. 16

17 2.2 Fremvekst av relevant lovverk Arkivforskriften, som trådte i kraft i 1999, gjorde Noark lovpålagt. Prosessen med å få på plass lovverk på området var lang, og skjedde parallelt med utviklingen av Noark. Man hadde lovverk på arkivområdet før 1999 lover med hjemmel i kongelige resolusjoner men i 1999 ble regelverket forankret ett sted. Dette lovverket er helt sentralt for arkivdanningen i offentlig sektor. La oss se nærmere på hvordan lovverket ble til. På Norsk arkivseminar i 1982 hadde behovet for en arkivlov blitt diskutert. Det var bred enighet om behovet for en slik lov (Norsk arkivforum nr. 4, Referat frå gruppediskusjoner (ukjent forfatter), s. 79). Særlig to argumenter var sentrale: 1) behovet for å styrke arkivvernet i forhold til personvernet, og 2) behovet for vern og bevaring av privatarkiver (Fonnes 2002, Hvordan arkivloven med forskrifter ble til, s. 138). I forhold til personvernet mente mange arkivfolk at det var problematisk at Datatilsynet kunne kreve at opplysninger ble slettet, selv om Riksarkivaren hadde vedtatt at materialet skulle bevares. Datatilsynets vedtak var hjemlet i personregisterloven, som gikk foran Riksarkivarens bestemmelser. En konsekvens av dette var at verdifullt materiale kunne bli slettet (Fonnes 2002, s. 138). Andre ting spilte også inn: behovet for å sikre halv-offentlig og privat arkivmateriale, behovet for å samordne og ajourføre regelverket for offentlig arkiv, behovet for å styrke Arkivverkets posisjon i forvaltningen og definere grensene for Arkivverkets ansvarsområde, samt det faktum at en rekke andre land hadde fått arkivlover (Fonnes 2002, s. 140). Våren 1986 ble det nedsatt et utvalg som skulle behandle behovet for arkivlov nærmere. Formålet med en arkivlov skulle være å bidra til klargjøring og opprydding i regelverket samt å høyne arkivarbeidets status (Fonnes 2002, s. 141). Prosessen tok tid, og først i mars 1990 ble et utkast oversendt fra Riksarkivaren til Kulturdepartementet. Utkastet var formulert slik at Datatilsynet fortsatt kunne gi bestemmelser om sletting, men først etter at Riksarkivarens skriftlige uttalelse var innhentet i det enkelte tilfelle. I et tidlig utkast fra 1987 var formålet med loven kun knyttet til arkivenes kulturelle og forskningsmessige verdi i det nye utkastet ble forvaltningsmessig og rettslig dokumentasjon også tatt inn. Etter dette var det stillstand i prosessen, og først i 1992 ble loven vedtatt (Fonnes 2002, s. 144). 17

18 En forskrift måtte foreligge før arkivloven kunne iverksettes. Også dette arbeidet var en lang prosess, som ikke var ferdigstilt før i Arkivloven og arkivforskriften ble gjeldende fra 1. januar Endelig var et lovhjemlet regelverk på plass. Fra et utgangspunkt der det knapt fantes noe regelverk for arkivdanning i forvaltningen, etablerte forskriften et omfattende lovhjemlet regelverk for arkivarbeidet i offentlige organer. 3 Årsakene til at ting tok så lang tid var manglende politisk interesse, lav prioritet og motstand fra Finansdepartementet. 18

19 2.3 Internasjonal påvirkning Noe av poenget med denne oppgaven er å identifisere ideene bak Noark. Som vi allerede har vært inne på, har David Bearman vært en sentral arkivteoretiker når det gjelder digital arkivinformasjon. Hans forskningsprosjekt ved Pittsburgh-universitetet Functional Requirements for Evidence in Electronic Recordkeeping har preget alle etterfølgende forskningsprosjekter og standarder (Sirevåg 2003, s. 30). Ifølge Sirevåg er Bearman opphavsmannen til moderne «recordkeeping 4» - på norsk arkivdanning. Innenfor området arkivdanning representerer ISO og øvrige standarder, deriblant Noark 5, i stor grad en kodifisering av Bearmans arbeid (Sirevåg 2003, s. 30). ISO er en overordnet internasjonal standard for styring av arkivdanning, som har som formål å sikre at arkivdokumenter(dvs. «records») blir skapt, arkivert og behandlet slik at dokumentets bevis- og dokumentasjonsinnhold kan opprettholdes og hentes frem på en effektiv måte. Evidensfunksjonen er fremtredende i standardens definisjon av «records»: «information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business» (ISO 15489, s. 3). I Noark 5 er arkivdokument definert slik: Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Består av ett eller flere dokumenter som er tilknyttet metadata og er frosset(dvs. både dokumentet og tilhørende autentiserende metadata er uforanderlig). Tilsvarer det engelske record. Et arkivdokument er resultatet av en transaksjon, og inngår som bevis på at en aktivitet er utført (Noark 5, s. 264). Transaksjons- og evidensfunksjonen er altså framtredende i både ISO og Noark, og begge standardene er opptatt av å knytte arkivdanningen tett opp til virksomhetsprosessene som skal gjennomføres. Det er også et krav at records er autentiske at dokumentet er hva det gir seg ut for å være og at det har oppretthold integritet. Dette innebærer at den må ha tilleggsinformasjon om innhold, kontekst og struktur, som bygger opp under informasjonens ekthet og troverdighet 4 I ISO brukes begrepet «records management» i stedet for «recordkeeping», og det er «records management» som i dag brukes som internasjonal benevnelse på arkivdanning. 19

20 (Noark 5, s. 22 og 26). For Bearman er det helt avgjørende at recorden inneholder slike metadata, siden den bare på denne måten kan fungere som bevis på en aktivitet. Kort sagt er ISO en overgripende og generell standard som beskriver utgangspunkter, mens Noark er en tilpasning av ISO. På viktige områder skiller likevel Noark seg fra ISOstandarden. I forhold til Noark er det i ISO mer fokus på logging av transaksjoner og innebygging av funksjoner, og rutiner knyttet til hva som skal skje med arkivene etterpå. ISOstandarden fastsetter funksjonell klassifisering som representerer prosesser, mens vi her til lands har arkivnøkler som representerer statisk orden (Valderhaug 2011, s. 126). I Norge har man tatt utgangspunkt i hvordan ting tradisjonelt har blitt gjort og videreutviklet en standard utfra dette, noe som blant annet innebærer at journalsystemet er innlemmet i Noarksystemene. I ISO opereres det ikke med journal. I stedet har man registrering som kan sies å ha tilsvarende funksjon. ISO ble fastsatt i 2001, dvs. to år etter Noark 4, og kom altså for sent til å ha innflytelse på denne. ISO har imidlertid vært sentral for utviklingen av Noark 5. Ifølge Valderhaug var arbeidet med arkivdanning i norske arkivmiljøer før tusenårsskiftet i liten grad teoretisk fundert. Hovedargumentet for å gripe inn i arkivdanningen var å bidra til at det ble skapt gode arkiver som det ville være enklere å bevare (Valderhaug 2011, s. 124). Dette, som vi husker, var også perspektivet i det tidlige utviklingsarbeidet med Noark. At den internasjonale faglige utviklingen på 1990-tallet hadde satt få spor her til lands, mener Valderhaug kan eksemplifiseres ved at spørsmålet om arkivenes kvalitet som transaksjonsevidens nærmest var fraværende i den norske debatten. Transaksjonsbegrepet brukes for eksempel ikke i Noark 4 (Valderhaug 2011, s. 124). I innledningen var vi inne på livssyklus-modellen kontra Records continuum. Kan Noark sies å være en eksponent for livssyklus-modellen eller kontinuitetstenkingen? For det første må vi kunne slå fast at ISO i sterk grad har influert Noark 5. For det andre har vi i sett at ISOstandarden må kunne kalles et resultat av kontinuitetstenkningen. Livssyklus-perspektivet har blitt gradvis mindre relevant i tråd med utviklingen. Dette betyr ikke at modellen er helt utdatert, men jeg mener det er belegg for å hevde at det i dag er vanskelig å sette klare skiller i livssyklusen til et elektronisk dokument, ettersom dette eksisterer i systemer som er konstruert slik at man skal kunne hente frem igjen dokumentene(og opplysninger om disse). Ikke bare Noark 5, men også Noark 4 bærer med seg et klart preg av kontinuitetstenkingen. Noark 4 legger opp til et dokumenthåndteringssystem hvor metadata spiller en sentral rolle, og hvor 20

21 klare skiller i dokumentenes faser er umuliggjort. I det hele tatt må det kunne sies at mens livssyklus-perspektivet er blitt mindre relevant med utviklingen, har kontinuitetstenkingen blitt mer fremtredende. ISO har som sagt virket inn på Noark, men også den såkalte Moreq-standarden har vært en påvirkningsfaktor. Moreq er en standard for elektronisk arkivering innenfor EU, en implementering av ISO 15489, som ikke er pålagt. Selv om Moreq på noen områder er mer avansert enn Noark, var det et mål for Riksarkivet å føre Noark 5 så nær opp til Moreq2 som mulig (Noark 5, s. 35). MoReq2 er som Noark 5 oppbygd med indre og ytre kjerne for å legge til rette for integrasjon med andre systemer og funksjoner (Sirevåg 2014, s. 23). Avleveringsformatet i Noark 5 som bygger på logiske objekter i stedet for fysiske datatabeller bruker samme modell som Moreq. I tillegg ble arkivdokument-definisjonen endret med Noark 5, og den er nå på linje med records-definisjonen i ISO og Moreq. Bakgrunnen for endringen er, som vi var inne på i innledningen, at Noark 5 skal håndtere alle typer arkivdokumenter, ikke bare dokumenter som danner saker i sakarkiv. 21

22 3. Konklusjon I denne oppgaven har jeg tatt for meg Noark-standarden og utviklingen av denne. Problemstillingen min er: Hvilke faktorer har vært styrende for utviklingen av Noarkstandarden, og hva er ideene bak den? Både lovverk og internasjonal arkivfaglig innflytelse har vært styrende for utviklingen. Det er imidlertid et viktig poeng at disse påvirkningsfaktorene ikke i særlig grad har vært framtredende før i de to siste Noark-versjonene. Arkivverkets kjerneoppgave er å sikre at arkiver(i hovedsak offentlige) blir bevart, slik at de er tilgjengelige for bruk i fremtiden. Fra slutten av 1950-tallet involverte Riksarkivaren seg i økende grad i statsforvaltningens arkivdanning, for å sikre tilfredsstillende bevaring. Behovet for denne involveringen ble enda større med framveksten av de elektroniske arkivene på 1980-tallet. Arbeidet med det som skulle bli Noark ble påbegynt tidlig dét tiåret. For Riksarkivet var målet på dette tidspunkt å utvikle metoder og teknikker som kunne løse de akutte problemene. Det internasjonale utviklingsarbeidet var enda ikke kommet igang. Selv om det er rimelig å anta at man i det tidlige arbeidet med Noark hadde arkivteoretiske perspektiver i bakhodet, var man mindre opptatt av teoretiske spørsmål og mer opptatt av å finne løsninger på praktiske og reelle problemer knyttet til digital arkivinformasjon. Samtidig ble det sett på som helt nødvendig at Arkivverket kom tidlig på banen. Dersom Arkivverket hadde vært fraværende i arkivdanningsfasen er det overhengende fare for at bevaringsverdige dokumenter ville forsvinne etter at arkivskapers primære behov var tilfredsstilt. Noark-systemene oppstod som edb-baserte journalsystemer. Journalførte dokumenter skulle ha unik identifikasjon, og enkeltdokumenter i samme sak skulle knyttes sammen. Noark 1 skulle ivareta grunnleggende kontekstuelle sammenhenger i arkivet. Noark 2 videreførte prinsippene fra første versjon, men inneholdt spesifisering av tilleggsfunksjoner, blant annet journalføring av intern korrespondanse og tilgangsbegrensning av journalopplysninger. Med Noark 3 ble standarden et verktøy for å administrere saksbehandling. Det ble formulert retningslinjer for integrasjon mellom journalsystem og elektronisk saksarkiv, noe som endret Noark fra å være en kravspesifikasjon for journalsystem til å bli en standard for sak/arkivsystem. Sak-/arkivsystemene kunne registrere dokumentene samtidig som 22

23 integreringen med det elektroniske dokumentarkivet gjorde at systemene også kunne styre produksjon av saker og dokumenter, saksgang og oppfølging og tilgang til dokumentene. Fram til og med Noark 3 hadde fokuset vært på å registrere og holde oversikt over arkivdokumentene. I Noark 4 spesifiseres derimot et fullstendig elektronisk dokumenthåndteringssystem, hvor det er innebygd funksjoner for langtidslagring av både registrerte opplysninger og de elektroniske dokumentene. Det stilles i tillegg krav til systemenes informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet. Utviklingen av Noark tilsier en direkte samhandling med arkivskaperne i arkivdanningsfasen samt en aktiv involvering i de administrative prosessene som skaper arkiv. Gjennom Noarkstandarden har systemer for journalføring, arkiv og saksbehandling utviklet seg på et felles grunnlag fra midten av 1980-tallet, noe som har gjort at viktige arkivfaglige prinsipper er blitt ivaretatt i systemene som brukes. Den sterke standardiseringen er unik i internasjonal sammenheng. Suksessen har sammenheng med at Noark har vært en åpen kravspesifikasjon, og at man begynte tidlig og gradvis tilpasset og videreutviklet standarden utfra nye behov og generell samfunnsutvikling. Her til lands har man tatt utgangspunkt i prinsippene som er brukt i tradisjonelt arkivarbeid, og tilpasset disse til en elektronisk kontekst. Arbeidet med arkivdanning i norske arkivmiljøer før årtusenskiftet var i liten grad teoretisk fundert. Hovedargumentet for å gripe inn i danningen var å bidra til å skape arkiver som det ville være enklere å bevare. Etter hvert som standarden har blitt videreutviklet har imidlertid behovet for en teoretisk forankring blitt sterkere. Det er særlig siden årtusenskiftet at dette har blitt vektlagt. Man har bygget på internasjonalt arbeid, hvor det teoretiske fokuset har vært sterkere enn i Norge. Særlig standarden ISO har vært viktig i denne sammenheng. Denne ble fastsatt i 2001, og kom for sent til å ha innflytelse på Noark 4. Versjon 5 derimot, er klart influert av ISO-standarden. Det har vært et poeng i denne oppgaven å få frem at den digitale utviklingen har medført et kontinuitetsperspektiv i arkivdanningen. Digital arkivdanning etter Noark 5 har nettopp dette perspektivet: dokumentene går ikke inn i klart adskilte faser, men får i stedet et kontinuitetspreg ved at de inngår i systemer hvor de skal kunne hentes frem ved behov. Den som søker informasjonen skal nemlig få det som er tilgjengelig når det trengs. Et viktig element i arkivdanningen er sikring av dokumentenes autentisitet og integritet gjennom hele livssyklusen ved påføring av metadata slik at materialet får troverdighet for ettertiden. Noark og arkivlovgivningen skal sikre at dokumentasjon registreres og lagres slik at fremtidig 23

24 fremfinning er mulig, og på en måte som sikrer at det som gjenfinnes og tilgjengeliggjøres er identisk med dokumentasjonen forvaltningen håndterte. Internasjonalt har man lenge hatt fokus på funksjon i arkivdanningen. Funksjonsfokuset innebærer at virksomhetsprosessen skal dokumenteres. Dette fokuset har man i mindre grad hatt i Norge, selv om det er mer fremtredende i Noark 5 enn i tidligere versjoner. 24

25 4. Kilder Forelesninger: demassey, P. «Internasjonale arkivstandarder». Emne: Arkivdanning arkivsystem ARK1101 høst Kruse, Ø. «Noark 5: Formål og oppbygging». Emne: Arkivdanning og arkivsystem ARK1101, høst Kruse, Ø. «Noark, indre og ytre kjerne». Emne: Arkivdanning og arkivsystem ARK1101, høst Sundqvist, A. «Arkivteori den digitale utfordringen og utviklingen av arkivfaglig praksis og teori». Emne: Arkivdanning og arkivsystem ARK1101, høst Litteratur: Bearman, D. (1994). Archival Strategies. Hentet : Bing, J. (2006). Offentlighetsloven og datamaskinbaserte systemer: særlig om dokumentbergrepet. Hentet : Cook, T. (udatert). Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts. Hentet : Dørum, A. M. (2009). Noark 5 og overgangen fra Noark 4 til Noark 5. Arkheion nr. 1, Fonnes, I. (2010). Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. 2. utgave. Kommuneforlaget AS, Oslo. Fonnes, I. (1986). Edb statusrapport og fremtidsutsikter. Norsk arkivforum nr. 7. Norsk arkivseminar Rapport. Arkivarforeningen. Fonnes, I. (1985). Edb og Arkivverket. Norsk Arkivforum nr. 6. Norsk Arkivseminar Rapport. Arkivarforeningen. 25

26 Fonnes, I. (2002). Hvordan arkivloven med forskrifter ble til. Med Clio til Kringsjå. Festskrift til Riksarkivar John Herstad. Redigert av Kjell J. Bråstad, Knut Johannessen, Trond Sirevåg. Riksarkivaren skriftserie 13. Novus forlag, Oslo. Grønmo, S. (2004). Samfunnsvitenskapelige metoder. Fagbokforlaget Vigmostad & Bjørke AS, Bergen. Haugen, J. A. (2000). Bruk av edb som verktøy i arkivskapingen i offentlig forvaltning. Norsk arkivforum nr. 14. Noark arkivseminar Rapport. Arkivarforeningen. International Standards Organization (2004): ISO Information and documentation: records management. Part 1 general. Geneve: ISO Kravspesifikasjon til «Noark» (Norsk Arkivsystem). Standardsystem for edb-journalføring i statsforvaltningen (1984). Statens rasjonaliseringsdirektorat. Oslo, Aschehoug. McKemmish, S. og Upward F. (1994). Somewhere beyond custody. Hentet fra: Noark-3. Standardsystem for edb-basert journalføring i statsforvaltningen. Samlet kravspesifikasjon 1994 (1994). Riksarkivet. Noark-4. Norsk arkivsystem versjon 4 (1999). Riksarkivet. Noark 5. Standard for elektronisk arkiv (2013). Versjon 3.1. Riksarkivet. Meld. St. 7. ( ). Melding til Stortinget. Arkiv. Det kongelige kulturdepartement. Remseth, K. (2000). Samhandling Fremtidens utfordring? Norsk arkivforum nr. 14. Norsk arkivseminar Rapport. Arkivarforeningen. Sirevåg, T. (2002). De elektroniske arkivene Hva har vært Arkivverkets strategi? Resultater og utfordringer fremover. Med Clio til Kringsjå. Festskrift til riksarkivar John Herstad. Redigert av Kjell J. Bråstad, Knut Johannessen, Trond Sirevåg. Riksarkivaren skriftserie 13. Novus forlag, Oslo. Sirevåg, T. (1985). Edb-journalføring i statsforvaltningen. Noen aktuelle erfaringer og problemstillinger. Norsk arkivforum, nr 5. Metodeutvikling i arkivarbeidet festskrift til Carlo Larsen. Arkivarforeningen, Oslo. 26