Foreløpig referat fra GeoForums representantskapsmøte 2016

Transkript

1 Foreløpig referat fra GeoForums representantskapsmøte 2016 Representantskapsmøtet ble avholdt på Scandic Parken Ålesund den 8. mars kl Velkommen Styreleder Steinar Wergeland åpnet representantskapsmøtet og ønsket velkommen. 2. Navneopprop Bernt Audun Strømsli møtte med fullmakt fra Stian Aune. Egil Ramberg, Jan Førde og Kåre W. Conradsen (GeoForum Vestfold), hadde sendt inn fullmakt på forhånd. Odd Arne Bakke-Ludviksen møtte med fullmakt fra styrerepresentanter i GeoForum Vestfold. Daglig leder foretok navneopprop. Følgende deltok på møtet: Lokalavdeling Antall Stemmer Buskerud Finnmark Marius Bjørnsen Garnås Lasse Mederud Siri O. Waage 3 3 June Breistein Hedmark og Oppland Anita Høie Kristin Lierstuen Hordaland Torbjørn Steffensen Fullmakt fra Egil Ramberg 2 2 Gro Helland Per Gunnar Ulveseth 3 3 Fullmakt fra Jan Førde 3 3 Møre og Romsdal Bjørge Stavik Erik Dørum Kari Huset 3 3 Nordland Brita Drevland Monika Vågan Anders Westlund 3 3 Oslo og Akershus Andreas Dyken Henrik Mathiesen Mario Sanchez Ann-Karin Isaksen 4 4 Rogaland Bjørn Egil Goa Heidi A. Sørskår Sissel Førre 3 3 Sogn og Fjordane Ola Førde Bjørn Inge Fossen 2 2 Sørlandet Svein Skagen Roger Lieng Karine Gystøl 3 3 Telemark Troms Trøndelag Vestfold Ingrid Tidemand Nilsen Nils Prestholdt 2 2 Tommy I. Jenssen Bernt Audun Strømsli Odd Arne Bakke- Ludviksen Janike Marlen Rype 2 2 Odin Altin Fullmakt fra Stian Aune 3 3 Møter med fullmakt 2 2 Østfold Espen Danevad Lukas Sleboda 2 2 Sum 40 40

2 Styret: Steinar Wergeland, Gro M. Gjervold, Kåre W. Conradsen, Heidi Liv Tomren, Andreas Holter, Alexander S. Nossum og Rune Strand Ødegård. Til sammen 7 stemmer Totalt var 47 stemmer representert, av disse var 40 fra lokalavdelingene og 7 fra styret. Kritisk revisor: Valgkomite: Utdanningsgruppa: Kommunegruppa: John Gran, (deltok ved opplesning av kritisk revisors beretning, sak 7-b) Ståle Klommestein Terje Midtbø Astrid S. Øie Lederne for bygg- og anleggsgruppa, plan- og arealgruppa og internasjonal gruppe var ikke til stede på møtet. Sekretariatet: Sverre Røed-Bottenvann, Kari Raastad, Marianne Meinich Det var ut over disse også noen andre tilhørere på møtet. 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden Styreleder Steinar Wergeland la fram innkalling og dagsorden til godkjenning. Vedtak: Innkalling og dagsorden ble godkjent. 4. Valg av ordstyrer og referent Styreleder foreslo nestleder Gro M. Gjervold som ordstyrer og Heidi Liv Tomren som referent. Vedtak: Styreleders forslag ble enstemmig valgt. 5. Godkjent referat fra representantskapsmøtet 2015 Referatet ble godkjent av styret i sak 40/2015 den 27. mai etter å ha vært på høring siden 14. april Referatet ble tatt til etterretning. 6. Årsberetning for 2015 Marianne Meinich la frem årsberetningen på vegne av styret: Årsberetning beskriver GeoForums tilstand. Kapittel 13, årsrapporten viser status for hvert tiltak i arbeidsprogrammet for Dette er tiltak for å nå GeoForums strategiske hovedmål kompetanse, fellesarena og synliggjøring. GeoForum hadde ved årsskifte medlemmer herav 1775 personlige medlemmer (390 studenter og 83 pensjonister), 253 bedriftsmedlemmer. Sekretariatet består av Kari Raastad, økonomi og administrasjonsansvarlig (60 % stilling), Sverre Røed-Bottenvann, prosjektleder, Marianne Meinich, daglig leder. Daglig leder har vært helt og delvis sykemeldt i hele Representantskapsmøtet, styret og andre tillitsvalgte: Etter representantskapsmøtet 2015 har styrets sammensetning vært slik: Styreleder: Steinar Wergeland, Kartverket Nestleder: Gro M. Gjervold, Statens vegvesen Styremedlemmer: Kåre W. Conradsen, Tønsberg kommune Andreas Holter, Terrarec AS Alexander S. Nossum, Norkart AS

3 Heidi Liv Tomren, Arendal kommune Rune Strand Ødegård, HiG Vararepresentant: Anne Gøril Aas, Miljødirektoratet og Erik Landsnes, NOIS, senere ansatt i Norkart AS Strategiplan og arbeidsprogram: GeoForums strategiplan gjelder ut Arbeidsprogram 2015 ble vedtatt av styret etter å ha blitt presentert på lederkonferansen Sentrale arrangement: 7 konferanser i 2015 med deltakere. Det ble ikke arrangert kurs eller seminar. Rekruttering og profilering: Samarbeid med Geomatikkbedriftene og Kartverket. Innovasjonsprosjektet: Innovasjon og samfunnsgevinst ved bruk av frie kartdata. 3 samlinger i år samlet 100 deltakere. Mottok midler fra KMD. Prosjektet fortsetter i Lederkonferansen: Ble avholdt 16. og 17. november i Oslo. 14 av 15 lokalavdelinger og 3 av 5 faggrupper var representert i tillegg til styret og sekretariat. Økonomi: Resultatet i 2015 kr , budsjett kr Egenkapital er kr Balansen blir presentert i sak 7. Lokalavdelingene: Hadde i 2015 en samlet omsetning på kr og et resultat kr Av alle kurs- og konferanser i regi av GeoForum har lokalavdelingene hatt 63 % av alle deltakerne, og GeoForum sentralt 37 %. Faggruppene: 5 faggrupper. GeoForums faggrupper er etablert for å bistå styret og sekretariatet i faglige spørsmål. Gjennomgang av årsrapporten som er status for hvert tiltak i arbeidsprogrammet for Vedtak: Årsberetningen ble godkjent. 7. Årsregnskap og balanse for 2015 Andreas Holter la frem årsregnskap og balanse for Årets resultat er et overskudd kr mot budsjettert overskudd kr Årsaken til avvik mellom budsjett og resultat er: Inntekter: Geomatikkdagene 2015, rekordresultat kr , vanlig er kr Stikningskonfeansen og X, Y og Z konferansen hadde flere deltakere enn budsjettert. Utgifter: Rekruttering og profilering benyttet mindre enn budsjettert. Lavere lønnsutgifter grunnet tilbakebetaling av sykepenger. Lavere varekostnader til Posisjon grunnet færre utgivelser. Egenkapitalen ved årsskiftet var kr Året før kr Balansen: Kundefordringer: Hovedtyngden av disse er utfakturering av lokale arrangement som overføres til lokalavdelingene når økonomien er avsluttet. Det resterende er hovedsakelig deltakeravgift

4 fra Kommunal geomatikkonferanse som ble avholdt i desember med forfall for deltakeravgift i januar. Disse er betalt per dags dato. Forklaring på balansen er gitt i balanseregnskapet. 7 a. Fagrevisors beretning Steinar Wergeland leste fagrevisors beretning. 7 b. Kritisk revisors beretning. John Gran orienterte om at pengene er brukt i forhold til planer, vedtekter og budsjett, og at GeoForum har god orden og styring på økonomien. John Gran forlot møtet etter behandling av denne saken. Vedtak: Regnskapet ble godkjent. 8. Strategiplan Styreleder presenterte strategiplanen for Planen inneholder en definisjon av geomatikkbegrepet: Geomatikk er en felles betegnelse for fag som håndterer stedfestet informasjon. Geomatikk omfatter hele prosessen fra spesifisering, datainnsamling, datalagring, dataanalyse og formidling. Det kom forslag fra salen om at begrepet forvaltning også må tas med i definisjonen. Det var enighet om å ta en mer omfattende diskusjon om formulering på neste lederkonferanse. Vedtak: Strategiplanen for ble vedtatt. 9. Kontingent for personlige medlemmer og bedriftsmedlemmer for 2017 Andreas Holter orienterte om at styret har besluttet å ikke øke kontingenten for Kontingenten har vært uendret siden Innspill fra salen om å differensiere bedriftsmedlemskontingenten samt eventuelt tilføre noe av kontingenten tilbake til lokalforeningene. Dette må diskuteres i styret. Vedtak: Kontingenten holdes uendret for Styrehonorar til styreleder Gro M. Gjervold presenterer saken. Gjelder honorar til styreleder for Honoraret foreslåes uendret til kr 25 x rettsgebyret. Rettsgebyret fastsatt til kr fra , det vil si kr ,- Vedtak: Honoraret fastetes til 25 x rettsgebyret for Styrets vedtatte arbeidsprogram for 2016 Kåre W. Conradsen hadde en kort presentasjon av styrets vedtatte arbeidsprogram. 12. Styrets vedtatte budsjett for 2016 Andreas Holter presenterte styrets vedtatte budsjett. Det er budsjettert med et overskudd kr ,-.

5 13. Valg Valgkomitéens leder Ståle Klommestein la fram komiteens forslag til valg av styremedlemmer, styrets leder og nestleder, og kritiske revisorer, sak 13 a - e Gro M. Gjervold la fram styrets forslag til valg av fagrevisor og valgkomité, sak 13 f og g. a. Valg av styremedlemmer for 2 år Valgkomitéen forslag til styremedlemmer: Alexander S. Nossum, Norkart AS, (gjenvalg) Heidi Liv Tomren, Arendal kommune, (gjenvalg) Rune Strand Ødegård, NTNU, (gjenvalg) Steffen Pøhner Henriksen, Geodata AS, (ny) Bjørn Egil Goa, representant fra GeoForum Rogaland, la frem følgende forslag: Alexander S. Nossum, Norkart AS, (gjenvalg) Heidi Liv Tomren, Arendal kommune, (gjenvalg) Rune Strand Ødegård, NTNU, (gjenvalg) Kåre W. Conradsen, Tønsberg kommune, (gjenvalg) Bjørn Egil Goa leverte forslaget også skriftlig. Det ble stemt på valgkomitéens forslag mot Bjørn Egil Goas forslag. Vedtak: Bjørn Egil Goas forslag ble enstemmig vedtatt. b. Valg av styrets leder for 1 år: Valgkomiteen forslag til styrets leder er Alexander S. Nossum. Bjørn Egil Goa foreslo Steinar Wergeland som styreleder for Forslaget ble også levert skriftlig. 29 representanter stemte for skriftlig valg av styrets leder. Det stemmes skriftlig på valgkomiteens forslag mot Bjørn Egil Goas forslag. Vedtak: Steinar Wergeland ble valgt til styrets leder for 2016 med alminnelig flertall. c. Valgkomiteens forslag til nestleder for 1 år: Valgkomiteen foreslår Gro M. Gjervold som nestleder. Vedtak: Valgkomiteens forslag ble enstemmig vedtatt. d. Valgkomiteens forslag til styrets varamedlemmer for 2 år I vedtektene står det at varamedlemmer velges for to år, ett nytt hvert år. Dette lar seg ikke gjøre fordi en av varamedlemmene ble valgt inn i styret etter å ha vært varamedlem i ett år. Styret bør se på vedtektene her. Første vara: Kirsti Lysaker, Høgskolen i Bergen Andre vara: Karoline Skår, Kartverket Vedtak: Valgkomiteens forslag ble enstemmig vedtatt. e. Kritiske revisorer for 1 år: Valgkomiteens forslag til kritiske revisorer: John Gran, Norkart AS (gjenvalg) og Georg Langerak, Kartverket (ny)

6 Vedtak: Valgkomitéens forslag til kritisk revisorer ble enstemmig vedtatt. f. Styrets forslag til fagrevisor Alexander S. Nossum la frem styrets forslag til fagrevisor. Kjell Erik Magnussen, Office Center ADB AS (gjenvalg). Han er ikke utdannet fagrevisor, men har lang erfaring innen økonomi og regnskap og har bidratt sekretariatet med årsavslutning og regnskap i en årrekke. Vedtak: Styrets forslag til fagrevisor ble enstemmig vedtatt. g. Valg av valgkomité Gro M. Gjervold la frem styrets forslag til valgkomiteens medlemmer. Steinar Wegeland foreslo Anne Gøril Aas til medlem av valgkomiteen under møtet siden Kåre W. Conradsen ble valgt inn som styremedlem. Styrets forslag til valgkomité: Anne Gøril Aas, Miljødirektoratet Ståle Klommestein, Geodata AS Anne Barbi Nilsen, Nibio Komitéen velger selv leder av gruppa. Vedtak: Styrets forslag til valgkomite ble enstemmig vedtatt. Etter valget har styret følgende sammensetning: Steinar Wergeland, Kartverket, styreleder 1 år Gro M Gjervold, Vegvesenet, nestleder 1 år Kåre Conradsen, Tønsberg kommune, styremedlem 2 år Andreas Holter, TerraTec AS, styremedlem 1 år Heidi Liv Tomren, Arendal kommune, styremedlem 2 år Alexander S. Nossum, Norkart AS, styremedlem 2 år Rune Strand Ødegård, NTNU Gjøvik, styremedlem 2 år Varamedlemmer: Første vara: Kirsti Lysaker, Høgskolen i Bergen 2 år Andre vara: Karoline Skår, Kartverket 2 år Møtet ble avsluttet av Gro M. Gjervold med takk for fremmøte kl Referent Heidi Liv Tomren (sign.) Styremedlem