VILT, VAKKERT OG UTFORDRENDE. HÅNDBOK For ARRANGEMENTET

Transkript

1 VILT, VAKKERT OG UTFORDRENDE HÅNDBOK For ARRANGEMENTET Europas lengste og verdens nordligste sledehundløp 2011

2 Innholdsfortegnelse: 1.0 Innledning Finnmarksløpets organisasjon Årsplan - Overordna milepæler Hovedområder FL Rennleder Sjefveterinær Teknisk delegert (TD) Media: Presse web Registrering Sekretariat Rennkontor Service, informasjon og salg Depot og Halm Start/Mål Startarena Re-Start Målgang innkomst Reklame profilering/markedsansvarlig Startarena - Reklame og profilering Re -start arena - Reklame og profilering Sjekkpunkter - Reklame og profilering Løypa Sikkerhetsansvarlig Sjekkpunkt Generelt Sjekkpunkt Jotka 1,2 og Sjekkpunkt Skoganvarre Sjekkpunkt Levajok 1 og Sjekkpunkt Karasjok 1 og Sjekkpunkt Jergul Sjekkpunkt Tana Bru Sjekkpunkt Neiden 1 og Sjekkpunkt Kirkenes Sjekkpunkt Varangerbotn Sjekkpunkt Sirma Oppfølging Felt Felt Transport av utstyr Felt Transport av frivillige GPS oppfølging Premieseremonier Premieutdeling Banketter Materialforvalter Helseteam Tjenesten er ikke operativ i FRIVILLIG på FINNMARKSLØPET Finnmarksløpet 2 Håndbok 2011

3 VEDLEGG: Vedlegg 1: Program Vedlegg 2: Fokus-liste Finnmarksløpet - Innspill fra Mattilsynet Vedlegg 3: NHF s reglement for vaksinasjon av hund Vedlegg 4: Rutiner for håndtering av død hund Vedlegg 5: Instruks for kryssing av veg Vedlegg 7: Funksjonærmal for sekretariat på sjekkpunktet TELEFONLISTE FINNMARKSLØPET Telefonliste Sjekkpunkt Sist revidert: _MHH Finnmarksløpet 3 Håndbok 2011

4 1.0 Innledning Dette er 2011 utgaven av håndboka for Finnmarksløpet. Det er ventet stor media oppmerksomhet og et fenomenalt arrangement. Årets utgave av håndboka er oppdatert på så og si alle områder selv om vi fremdeles mangler noen beskrivelser, spesielt i forhold til hvert enkelt sjekkpunkt. Vi håper at håndboka er til hjelp og nytte for deg som deltar som frivillig og da spesielt de av dere som har ansvar som hovedledere under løpet. Bruk håndboka og gi gjerne tilbakemelding om det er noe du savner eller om du har forslag til forbedringer. Denne håndboka var en nyskapning fra 2008, men den hadde vært påtenkt og påbegynt mange ganger tidligere. Vi vil takke alle som har bidratt med sin kunnskap og sine innspill slik at vi har fått sammen denne håndboka. Noe av intensjonen med denne håndboka er å synliggjøre det frivillige arbeidet som gjøres i forbindelse med Finnmarksløpet, men først og fremst er denne håndboka ment som en hjelp til alle hovedledere og andre som aktivt deltar som frivillige for å gjøre Finnmarksløpet til det beste internasjonale hundekjører arrangementet i Europa. Gjennom håndboka synliggjøres alle hovedområder som inngår i arrangementet Finnmarksløpet med detaljerte beskrivelser av arbeidsoppgaver og milepælsplaner. Det vil selvfølgelig i tillegg til dette være oppgaver som oppstår underveis og under selve løpet som ikke vil kunne rammes inn av denne beskrivelsen. Disse løser vi underveis slik vi alltid har gjort! Finnmarksløpet er ikke bare en stor hendelse for de som kommer og deltar med sine hunder. Dette arrangementet ville ikke være der det er i dag uten den innsatsen alle frivillige bidrar med, samt deres pågangsmot, entusiasme og humør. Dette bidrar til den magiske hendelsen som Finnmarksløpet er for mange av oss, enten vi kjører hund eller ikke, og det bidrar til at vi hvert år klarer å gjenskape den helt spesielle Finnmarksløpets stemningen som gjør at vi kommer tilbake hvert år for å kunne delta og bidra. En stor takk til alle frivillige som bidrar til å gjøre Finnmarksløpet til et unikt arrangement og sledehundeløp i Europa. Daglig leder FLAS Gro A. Olaussen Rennleder Marit H. Hoveid Finnmarksløpet 4 Håndbok 2011

5 2.0 Finnmarksløpets organisasjon Alta Trekkhundklubb (ATHK) er eier av Finnmarksløpet, det sportslige arrangementet. ATHK er gjennom sin dugnadsorganisasjon, i samarbeid med andre aktører(pasvik sledehundklubb, folkehøgskolene Øytun, Pasvik og 69 Grader Nord, Landbruksskolen i Tana, Finnmarkskollektivet, Ungdomshjemmet og de enkelte kommunene) ansvarlige for dugnadsarbeidet i forbindelse med det tekniske og sportslige arrangementet, slik det bl.a. skisseres i denne håndboka. Ansvaret for administrasjon, tilrettelegging og gjennomføringen av arrangementet er nå fordelt på flere parter: Sportslig styre FL (ATHK) har ansvaret for å tilrettelegge premissene for det sportslige arrangementet som gitt i Policy og Det spesielle reglementet for FL, samt å regulere dette i forhold til Norges hundekjørerforbunds (NHF) regelverk. Finnmarksløpet AS (FLAS) er ansvarlig for budsjett, økonomi herunder premiering, markeds- og media eksponering og arbeidet mot samarbeidspartnere. FLAS ble opprettet i 2001 og har i dag en administrasjon med to ansatte. Administrasjonen (FLAS) ved daglig leder er sammen med ATHK ansvarlig for at det utpekes en rennleder og sjefsveterinær for løpet. Administrasjonen har også en sentral rolle med hensyn til kvalitetssikring av arrangementet sammen med ATHK og løpets rennleder og hovedledere. Finnmaksløpets venner (FL-venner)er ansvarlige for kontakten mot de frivillige. FL-venner skal bidra til å bemanne alle hovedområder innenfor arrangementet. Rekrutterings kafe for de frivillige arrangeres hver fredag fra januar til løpsstart i mars. Det er etablert en egen nettside hvor frivillige kan melde inn sin interesse. I tillegg er det etablert en egen database med oversikt over frivillige. Rennleder, dugnadsansvarlig og hovedledere er ansvarlige for å tilrettelegge for løpet i henhold til de retningslinjer som er gitt i denne håndboken. Oversikt over ledere 2011: FLAS Daglig leder: Gro A. Olaussen Styreleder: Per I. Aronsen Dugnadsansvarlig: Tor Erling Langjord og May Britt Jøraholmen ATHK Rennleder: Marit H. Hoveid Sportslig Styre: Arne Karlstrøm Leder ATHK: Bjørnar K. Leistad Finnmarksløpet 5 Håndbok 2011

6 3.0 Årsplan - Overordna milepæler Måned: Milepæl: Ansvar: Mai - Evaluering med hovedledere og frivillige ATHK og RL Finnmarksløpets venner & FL- adm- Juni Juli August - få på plass sjefsveterinær og rennleder - Avtale klar med alle sjekkpunkt FL-adm & ATHK September - få på plass alle hovedledere RL/FL-Adm/DU Oktober Divers - Diverse møter med Alta kommune og alle de andre kommuner som Finnmarksløpet går igjennom DU og FL-adm November - kontakte NHF oversikt over TD-er - gjennomfør info møte med alle hovedlederne RL/FL-Adm/DU Desember - oppdateringsmøte og eventuelle avklaringer RL/FL-Adm/DU Januar - Arbeidsseminar med hovedledere - ha fordelt frivillige på alle hovedområder - Diverse møter med kommunen DU/RL DU/RL og HL DU og FL-adm Februar - informasjonsmøte med alle frivillige DU/ FL-adm og RL Mars FINNMARKSLØPET - Evalueringer - Diverse opprydding langs løypa - Frivilligefesten Se også ansvarsområder og milepæler under hvert hovedområde. Løypeansv. FL venner Forkortelser: Rennleder: RL Hovedledere: HL FLAS-Adm: FL-adm Dugnadsansvarlig DU Finnmarksløpet 6 Håndbok 2011

7 4.0 Hovedområder FL Under hovedområder listes den inndeling vi har kommet frem til under mange års utvikling av FL som arrangement og dugnadsorganisasjon. Inndeling har endret seg i takt med endringene av løpet og ting som skjer rundt løpet og slik tenker vi at det også vil fortsette. Intensjonen her er å lage en så funksjonell organisasjon som mulig i forhold til oppgavene som skal løses. Derfor vil også denne håndboken måtte endres og oppdateres i forhold til endringer av arrangementet og organiseringen Rennleder Rennleder (hoved) 2011: Marit Honerød Hoveid Rennleder2 (1000km): Don Lyrek Rennleder2 (500km): Kari Jæger Beskrivelse av hovedområde: Rennleder er øverste ansvarlig for det sportslige og tekniske arrangementet når løpet avvikles, i nært samarbeid med hoved-td, sjefsveterinær og hovedledere. I 2011 er det en hoved-rennleder med det overordnede ansvaret. I tillegg er et en ekstra rennleder2 både på 1000 km og 500km. Disse tre jobber sammen som et team. Rennleders hovedansvar under løpet er å holde løpende kontakt med de hovedansvarlige, følge opp og kvalitetssikre arrangementet i henhold til løpsreglement og arrangementsreglement. Rennleder må i samarbeide med administrasjonen (FL-adm.) sette seg inn i og følge opp alle hovedområder i god tid før start. Arbeidsområde Instruks: FØR LØPET: Bidra til å skaffe hovedledere i samarbeide med ATHK/dugnadsansvarlig og FL-adm. Assistere hovedledere med å finne frivillige sammen med Finnmarksløpets venner. Følge opp (kvalitetssikre) og sette seg inn i regelverk (to språk) Følge opp(kvalitetssikre) og sette seg inn i program (to språk) Følge opp(kvalitetssikre) og sette seg inn i Løypebeskrivelse (to språk) Kontakte hovedledere før løpsstart - kvalitetssikring Holde møte med Øytunelever (hvis mulig) Etablere kontakt med Mattilsynet og avholde møte før start i samarbeid med sjefsveterinær. Arrangere møte med TD og sjefsveterinær før løpsstart, informere om arrangementet og etablere samarbeidsrutiner Finnmarksløpet 7 Håndbok 2011

8 Kvalitetssikre at hovedleder, TD og veterinærer har fått det de behøver av materiell/info: Telefoner, telefonlister mm. Planlegge å lede rookie -møte (førstegangskjørere) Planlegge å lede kjørermøte Sikre at startlister er klargjort og korrekte. Kvalitetssikre at chipslister er klargjort til TD-er (for sjekk før start ved hjelp av Øytunelever eller 69 Grader Nord) - gjøres i samarbeid med registrering. Ansvarlig for at det foretas kontroll av chipsmerking på hund, jfr.liste UNDER LØPET: Bistå ved start koordinering og hjelp Bistå ved re-start starting av kjørere Følge opp og kvalitetssikre arrangementet underveis. Kvalitetssikre at alle stasjoner sammen med de stasjonsansvarlige og eventuelt i samarbeid med TD, vil fungere som forventet. Følge løpet ifh. til front-runnere/media med mer. Holde løpende kontakt med TD-er og veterinærer Planlegge, samt lede evalueringsmøte etter løpet (lørdagen) Delta på daglige koordineringsmøte (via tlf) med Pressesjef, daglig leder og sjefsveterinær. ETTER LØPET: Evaluering med administrasjon Evaluering med hovedledere Oppdatere Håndboka sammen med FL-adm. Personalbehov: - Evt. sjåfør for rennleder Materialbehov: - Mobiltelefon X 3 - Biler Milepæler: Rennleder Måned Oppgave Ansvarlig: Oktober/November Finne og ansette hovedledere. Det kan være nødvendig at hovedlederne beskriver hva de skal gjøre. Dette notatet danner grunnlaget for rennleders forventninger, eventuelt også forslag til endringer. Januar Oppfølging av regler, løypebeskrivelse med mer på web. Februar Kontakt med alle hovedledere Kontakt med sjefs veterinær og TD Delta på planleggingsmøter Mars Før løpet: - møte med mattilsynet - møte med Øytunelever - møte med TD-er og veterinærer - planlegge og lede kjørermøte og Rennleder, DU og FL-Adm RL sportlig styre RL Finnmarksløpet 8 Håndbok 2011

9 April/Mai rookiemøtet Etter løpet: - planlegge og lede evalueringsmøte med kjørere og handlere - evaluering med TD-er og veterinærer - skrive en evaluering av løpet. Følge opp evaluering m. alle hovedledere Sjefveterinær Sjefsveterinær 2011: Charlotte Leschbrandt Beskrivelse av hovedområde: Under legges ved Instruks for Sjefveterinær, samt løpsveterinærer. Sjefsveterinæren er øverst ansvarlige for veterinærteamet. Veterinærfaglig ansvarslinje: Hovedveterinær rapporterer til Finnmarksløpet AS, som igjen rapporterer til Mattilsynet og øvrige myndigheter. Instruks for hovedveterinær Funksjonsansvar: Generelt Hovedveterinæren skal på best mulige måte tilrettelegge veterinærteamet for Finnmarksløpet Beslutningsmyndighet Ta alle avgjørelser vedrørende forhold av veterinærfaglig karakter Å være myndighet i samarbeid med Finnmarksløpet, i alle forhold som vedrører veterinærene i teamet direkte, som for eksempel bekledning og logoeksponering på veterinær bekledning. Hovedveterinær er kun ansvarlig for de forhold som er beskrevet i denne kontrakt. Forberedelser Generell informasjonsformidling til deltakere og arrangører Redigere og vedlikeholde informasjon av veterinærfaglig karakter i samarbeid med Finnmarksløpet og som er nødvendig eller relevant for deltagere i Finnmarksløpet. Informasjonen skal være tilgjengelig på Finnmarksløpets hjemmeside under fanen veterinær. Rekruttering av veterinærteam Så langt som mulig innenfor de gitte vilkår rekruttere det nødvendige antall veterinærer til teamet. Kompetanseutvikling av veterinærteamet Finnmarksløpet 9 Håndbok 2011

10 Formidle informasjon med sikte på at veterinærteamet skal framstå mest mulig enhetlig og faglig oppdatert innen hundesport. Informere om praktiske forhold rundt løpet. Informere utenlandske veterinærer om særnorske veterinærmedisinske forhold. Arbeidsrettslig administrasjon Bistå ved innhenting av veterinærautorisasjoner fra norske myndigheter Logistisk plan for veterinærtjenesten i Finnmarksløpet Utarbeide plan for gjennomføring av veterinærtjenesten under løpet Hovedveterinær er ansvarlig for å lage en koordineringsplan for overnatting, transport og annen logistikkplan som skal leveres Finnmarksløpets administrasjon så tidlig som mulig, og helst innen 15. februar Medisinboks og 2 scannere, samt journalsystem for utlevering av medisiner Bestille, fordele og pakke på en hensiktsmessig måte før løpet, samt pakke på forsvarlig måte etter løpet Besvare henvendelser om dyrehelse fra media og kjørere før løpet Lage journalsystem som skal følge hver enkelt kjører hele løpet Foreslå og bidra til anskaffelse av individuell utrustning av veterinærteamet med sikte på å fremme sikkerhet og kvalitet på veterinærtjeneste. Gjennomføring Gjennomføre veterinærfaglig orientering i forbindelse med pre-race seminar for alle førstegangskjørerne. Informere om løpets veterinærteam på kjørermøtet Så langt mulig innenfor de gitte vilkår planlegge helsekontroll av hunder før løpet som i første omgang skal være frivillig for kjørerne. Antall spann som kan og vil undersøkes før løpet, vil avhenge av veterinærenes kapasitet og kjørernes interesse/etterspørsel. Organisere pre-race briefing av veterinærene som et ledd i standardisering og kompetanseutvikling av veterinærteamet. Gjennomføre plan for veterinærtjeneste o Lede veterinærteamet iht. gjennomføringsplan o Fordele veterinærressurser underveis i løpet iht. rådende utfordringer Besvare veterinærfaglige henvendelser fra media Ved mistanke om smittsom diaré hos løpshunder kan hovedveterinær sørge for at det tas avføringsprøver for analyse. Resultatene av analysen skal presenteres i veterinærrapporten. Kostnadsrammen begrenses oppad til 2000 kroner (Dette skal også journalføres, jfr. vedlegg 2, instruks for hovedveterinær) Finnmarksløpet 10 Håndbok 2011

11 Etterarbeid Levere veterinærrapport til Finnmarksløpet AS etter løpet. Rapporten skal leveres FL-adm. for gjennomsyn før videresending til andre instanser. Rapporten skal deles i en administrativ del og en medisinsk del. Rapporten, inkludert administrativ del, skal kun sendes til Finnmarksløpet AS og Norges Hundekjørerforbund. Sjefsveterinæren kan sende rapportens medisinske del til alle deltagerne i veterinærteamet, samt til kjørere på forespørsel. Medisinsk del skal oversendes Mattilsynet. Instruks for løpsveterinærer: Løpsveterinærene skal så langt mulig: undersøke hunder på sjekkpunktene, og ut i fra dette veilede hundekjørerne og bidra til at hundene ivaretas på en best mulig måte gjennom hele løpet initiere behandling av skader og sykdom som oppstår på hunder i løpet assistere i videresending av hunder som må behandles på klinikk føre journal over alle hundene i løpet føre journal over all utlevering av medisiner Alle forhold som er nevnt i dette avsnittet vil avhenge av praktiske forhold og kapasitet for gjennomføring. Det er til enhver tid kjørernes ansvar å vurdere sitt eget spann og å ivareta hundene på en forsvarlig måte gjennom hele løpet. Veterinærteamets ansvar under løpet er begrenset til å gi råd og veiledning, på eget initiativ og på oppfordring. Veterinærene kan om nødvendig diskvalifisere hunder fra videre deltagelse i løpet. Materialbehov: Se over. Veterinærer må ha egne biler. - diverse medisinsk utstyr, - scannere Milepæler: Sjefsveterinær: Måned Oppgave Ansvarlig: Nov/des Inngå kontrakt om Fl 2011 Sjefsvet og FL adm Jan Oppdatere veterinærsidene Sjefsvet Innen jan Rekruttert og etablert veterinærteamet Sjefsvet. Innen feb: Medisinbestilling klar Sjefsvet og FLadm. Finnmarksløpet 11 Håndbok 2011

12 4.3.0 Teknisk delegert (TD) - fra NHFs hjemmeside (pr okt.2009) TEKNISK DELEGERT (TD) 1. OPPNEVNELSE TD oppnevnes av TD komiteen. Den som utnevner TD må forvisse seg om at vedkommende har de nødvendige kvalifikasjoner som kreves, og at TD har gjennomgått den foreskrevne opplæring. For å opprettholde lisensen må TD delta på samlinger/kurs og fungere aktivt som TD. Det skal være TD ved alle terminfestede løp. Det bør være en TD for hver gren ved løp med flere grener/stilarter (slede, mellom, sprint, nordisk, snøre). Ved løp inntil 250 km skal det være minst en TD og ved løp over 250 km skal det være minst to TD er. Ved NM skal det være minst to TD er. Ved løp med mer enn en TD skal det oppnevnes en hoved-td. TD kan ikke være deltager i samme løp. 2. ANSVAR OG PLIKTER 2.1. PLIKTER FØR LØPET Umiddelbart etter utnevnelsen skal TD kontakte arrangøren og holde seg orientert om forberedelsene. TD skal gi råd og veiledning, og om nødvendig gi direktiver til arrangør. TD skal følge opp: - kontrollere løypetraseene, også på barmark om nødvendig, og spesielt kontrollere at løypene tilfredsstiller gjeldende retningslinjer, (profil, lengde, bredde, osv.), og at den er tilfredsstillende preparert og merket. - at det er et tilstrekkelig antall kvalifiserte funksjonærer for å gjennomføre løpet. - at start/målområdet, parkeringsplasser/ oppstillingsområdet, og øvrige fasiliteter er egnet for arrangementet. - at arrangøren har det nødvendige tekniske utstyr og hjelpemidler som trengs, og at dette er i god stand. - godkjenne innbydelsen til løpet TD skal forvisse seg om at sikkerheten er ivaretatt PLIKTER UNDER LØPET TD skal være tilstede i god tid før løpet starter og forvisse seg om at arrangøren er i stand til å avvikle løpet etter gjeldende regelverk TD er ansvarlig for å utnevne en jury bestående av 4 medlemmer TD skal være tilstede på alle lagleder/kjører møter og juryens møter TD skal normalt oppholde seg i start/målområdet, eller der TD`s nærvær anses nødvendig for raskt å kunne påvirke at riktige bestemmelser treffes i tide. TD's plass skal til enhver tid være kjent for løpets funksjonærer og jurymedlemmer. Finnmarksløpet 12 Håndbok 2011

13 2.3 PLIKTER ETTER LØPET TD skal innen 3 dager etter løpet sende elektronisk rapport på fastsatt skjema til løpsleder, NHF og øvrige TD'er. Rapporten skal inneholde opplysninger om alle ekstraordinære avgjørelser som er truffet under løpet og bemerkninger om arrangementet. Referat og avgjørelse fra jurymøte skal skrives inn i TD rapporten. Protester skrives også inni rapporten og oppbevares i original av TD. Originalene sendes TD komiteen Ved hovedløp skal attesterte resultatlister (underskrevet av TD og løpsarrangør) sendes til NHF s kontor av TD. Ved alle løp sender arrangøren inn resultatlister elektronisk snarest mulig etter løpet og senest innen 3 dager. 3. MYNDIGHET/RETTIGHETER 3.1. TD er NHF's representant under løpet. TD er juryens leder TD kan gi direktiver til arrangøren Arrangøren skal betale for alle legitimerte reise- og oppholdsutgifter for TD i klubb og kretsløp. Ved NM og NC løp vil TD-en få dekket et på forhånd avtalt beløp for reise og opphold av NHF TD skal samarbeide med lagledere og trenere. JURYEN 1. OPPNEVNELSE/SAMMENSETNING 1.1. Juryen oppnevnes av TD og skal sammensettes av følgende medlemmer: * TD som er leder av juryen * Løpsleder * Løypesjef I tillegg skal TD oppnevne et fjerde medlem og varamedlem som velges blant frammøtte lagledere/oppmenn/trenere og godkjennes av juryen. Juryens medlemmer kan ikke være deltagere i løpet. 2. JURYENS MØTER 2.1. Juryen konstituerer seg i god tid før løpet og senest en time før første start. Ethvert jurymedlem kan innkalle til jurymøte. 3. JURYENS OPPGAVER 3.1. Juryen er løpets høyeste myndighet. Den skal: 3.2. Påse at løpet avvikles etter gjeldende regler og bestemmelser Avgjøre om løpet skal innstilles, utsettes eller avbrytes på grunn av vær- og føreforhold eller andre årsaker. Dersom årsaken til vurderingen er av human karakter, bør stevnets veterinær/lege konsulteres først Avgjøre protester og foreta diskvalifikasjoner etter gjeldende reglement. Hvis en juryavgjørelse vil gi negativt resultat for andre løpere enn de som er angitt i protesten, skal disse løpere ha rett til å avgi forklaring til juryen før en beslutning tas Avgjøre alle tvils- og tvistspørsmål som oppstår under løpet Juryen treffer sin avgjørelse ved flertall av stemmene. Ved stemmelikhet er TD's votering avgjørende. Finnmarksløpet 13 Håndbok 2011

14 4.4.0 Media: Presse web Pressesjef 2011: Trond Anton Andersen Beskrivelse av hovedområde: Media og Web representerer FL sitt ansikt utad og er sentralt for løpets omdømme. Finnmarksløpet mål er å være det hundeløpet i Norge som har bredest og best media dekning, lokalt og i riksmedia. Vår web-tjeneste skal være aktiv hele året. Før og under løpet skal vi ha bred dekning av alt som foregår i forbindelse med løpet. Allikevel er det konkurransen som vil ha den mest sentrale plassen. Pressesjefen er den øverst ansvarlige for media og webtjenesten før, under og etter Finnmarksløpet. Pressesjef, hvis denne ikke er fra FL-adm., må jobbe tett opp mot denne. Arbeidsområde Instruks: Oppdatering av web før årets løp innen 1. januar layout og alle undersider Skaffe personell til pressesenter, sette opp vaktlister og utpeke redaksjonssjefer. Skaffe personell til presse i felt, 2 team på 1000 km, 1 team på 500 km. Det betyr 3 skribenter og 3 fotografer. Her må det være kvalifiserte og dyktige folk! Personell for engelsk (og tysk, hvis mulig) side må også være på plass. Presseakkreditering Avtaler med EL-tele sammen med administrasjon i FL Planlegge media og web dekning før og under løpet Utforme telefonlister for alle i pressesenter videreformidle internt i pressegruppa og til sekretariat, rennleder. Sørge for at pressesenter er i funksjon ca. 1 uke for løpet Senteret settes opp senest onsdag før løpet. Sørge for oversettere på engelsk side gjennom hele året (kun relevante artikler oversettes) Sørge for speakertjeneste ved start og målgang (NB). Det vil normalt ikke være speakertjeneste mellom kl og 08:00, da opereres den av personell fra sekretariatet Personalbehov: Pressesenter er døgnkontinuerlig bemannet med minimum 4 på vakt, hvorav minimum 1 person har ansvaret for bilder. Totalt personal behov pressesenter: minimum ca. 10 personer Hvorav 3 vaktsjefer. En person må dedikeres til å pushe artikler og serve ekstern media. 6 personer til presse i felt, se ovenfor. 1-2 medarbeidere til å følge opp engelske web-sider og media 1-2 medarbeidere til å følge opp tyske web-sider og media Finnmarksløpet 14 Håndbok 2011

15 Totalbehov ca. 20 personer 1-2 medarbeider til speakertjenesten Materialbehov: Telefoner (5) med egne sim-kort, 2 stk. i pressesenter, 3 stk. i felt (i felt kan egne telefoner brukes, men bruk må kompenseres) Pc-er stk. hvorav 3 stk. må være med mobilt bredbånd (felt) med programvare for tekstbehandling, epost og fotoredigering. 2 stk. eksterne harddisker for lagring av bilder Fargeskriver i pressesenter Presseblokker Kabler, skjøteledninger blir levert av El-Tele 3 stk. biler for presse i felt, hvorav en bil kan være mini pressebuss Milepæler: Media/presse 2011 Måned Oppgave Ansvarlig: Aug. Etablere kontakt ang TV-prod, Pressesjef 1. aug. Egen nettside skal være 2010 stoff, påmelding, program etc. Okt. Presentere neste års FL for ekstern media, pressesjef på plass Okt. Møte Høgskolen ang neste års FL 1. des Intern redaksjon etablert med navn Oktober FD bilaget, innspill og ideer Des. Nordlys billaget, innspill og ideer 15. januar Oppdatering web med div.info Januar Info-Guide klar Kontinuerlig oppdatering web m saker, sende pressemeldinger når nyheter, etablere relasjoner i ekstern media, bildebehandling 7. mars Pressesenter oppe og går Finnmarksløpet 15 Håndbok 2011

16 4.5.0 Registrering Hovedleder 2011: Mona Johnson Beskrivelse av område: Registrering har ansvar for å registrere og kontrollere papirer til alle kjørere som skal delta i Finnmarksløpet. Her skal alle kjørere få sjekket sine papirer, få veid reservefôr mm. Registreringen er obligatorisk for kjørerne. Kontoret skal ha åpent tirsdag og onsdag mellom kl. 11:00-21:00 og på torsdagen kl. 09:00-14:00. Alle kjørere skal ha registrert seg før kjørermøte kl på torsdagen. (Vær oppmerksom på at det kan være noen kjørere som av ulike grunner ikke klarer å møte dette kravet vi har tradisjonelt gjennomført en registrering for disse på avtalt tid på torsdag kveld eller på fredag). På registreringskontoret legges en mappe med dokumentasjon på hvilke kjørere som har betalt det skal være gjort før registrering. På registreringskontoret skal det finnes kart med detaljert inntegning av løypene Arbeidsområde Instruks: Samarbeide med FL-adm. og rennleder før løpet for å avklare og fordele alle arbeidsoppgaver Klargjøre mapper til alle kjørerne, med div infomateriell, program, bankettbilletter, nummerplater til slede mm. Sørge for kopi av hundelister (for kjørere som ikke har fylt ut) de kan hentes på web. Sjekke at det er samsvar mellom Chipsliste og vaksinasjonsattest (chipsnr.) VIKTIG! Sørge for å ha kopier av egenerklæring (for kjørere som ikke har fylt ut). Ha tilgjengelig startlisenser fra NHF må bestilles fra forbundskontoret Ha klar lite med alt som skal sjekkes for alle kjører. Under registrering: Sjekke at hundekjører har betalt startkontingent Motta liste med chipsnummer for hunder som er aktuell for start i løpet (to eksemplarer). Til 1000 km/14-spann maks 18 hunder og til 500 km/8-spann maks 12 hunder. Innleverte hundelister (m. chipsnummer) skal kopieres og leveres i et eksemplar til rennleder. Det andre eksemplaret settes i perm og leveres sekretariatet. Motta egen erklæring underskrevet med personlig underskrift fra hundekjører. Egenerklæring skal samles i en perm og oppbevares på rennkontoret. Kontrollveie reservefôret til hundene, dette skal være forseglet. Finnmarksløpet 16 Håndbok 2011

17 Sjekke vaksinasjonsattester for hundene, alder og nødvendige vaksinasjoner sjekkes se veterinærsidene For utenlandske hundekjørere skal det sjekkes innførselsdato og godkjent vaksinering se sjekkliste fra Mattilsynet (vedlegg bak)viktig! ta imot betaling av lisensen til NHF. Melde fra til Rennleder før kjørermøtet (kl 15.00) hvis noen kjørere ikke har registrert seg. Personalbehov: Hovedansvarlig samt elevene fra 69 grader nord. Materialbehov: Elektronisk vekt Sjekkliste fra Mattilsynet Egenerklæring og hundeliste - kopier 3 permer til å samle lister Skrivemateriell, esker til papirer Kasse vekslepenger (500 kr i 50 lapper) Liste over innbetalt startkontingent fra FL-adm. Infomateriale til info-perm kjører og perm/folder pakket før åpning av registrering. Milepæler: Rennkontor - registrering: Måned Oppgave Ansvarlig: Mars To uker før løpet sjekke med FL-adm. at hovedleder nødvendig materiell er i orden Mandag før start: hovedleder - gjøre klar info-perm til kjørerne (foreløpig har vi elever v/alta videregående skole som pakker disse) Mandag og tirsdag før løpet sørge for at registrering blir satt opp og etablert før åpningen av registrering kl. 10:00 tirsdag Hovedleder Finnmarksløpet 17 Håndbok 2011

18 4.6.0 Sekretariat Hovedleder 2011: Yngve Iversen Beskrivelse av hovedområde: Sekretariatet har den sentrale funksjonen som koordineringssentral for Finnmarksløpet. Sekretariatet er kommunikasjonssenteret mellom de ulike hovedområdene også hva angår beskjeder, hendelser med mer. Sekretariatet samarbeider nært med rennleder og de ulike sjekkpunktene og tar i mot og formidler tider på kjørerne til enhver tid. Sekretariatet har hovedansvar for registering av inn- og ut tider fra alle sjekkpunkt og for kvalitetssikringen av disse på web. Arbeidsområde instruks: Leder av Sekretariatet bør noen dager før løpet opprette kontakt med K2-solutions vedrørende opplæring og gjennomgang på programmet samt at de bør opprette en logg. Sette en offisiell klokketid for løpet andre kan synkronisere sine klokker etter. Sjekke inn/ut tider fra sjekkpunkt. Ajourføre lister på data kontinuerlig Regne ut startdifferansen i forbindelse med obligatorisk hvile - alle kjørere, begge klasser. (1000-km v/16 timer, 500-km /Karasjok)(det finnes egen instruks for dette i regelverket.) Holde oversikt når hvor kjører tar ut obligatorisk hvile Startdifferansen legges til 16 timers hvilen. Sekretariatet er ansvarlig for utregningen. Sekretariatet får tiden fra det sjekkpunktet kjøreren skal ta hvilen (Til dette brukes eget regneark). Holde oversikt over brukt hviletid 8-spanns kjører (14 timer). Startdifferansen legges til hver kjører på Karasjok sjekkpunkt. Lage lister for føring av tider på hvert sjekkpunkt Holde oversikt over bytte av slede. Holde oversikt over hunder inn/ut. Ta imot melding om klargjort og nedlegging av sjekkpunkt, at det skjer i hht. til reglement Holde orden i området (sekretariatet) Det er en selvfølge at alle funksjonærene møter på vakt uthvilt og edru, og det kan være lurt minne om dette (jf. tidligere litt uheldige erfaringer.) Ansvar ved målgang Sette på musikk: Conquest of paradise ved innkomst til alle deltakere Ta TIDEN ved målpassering alle spann, telle antall hunder inn. Finnmarksløpet 18 Håndbok 2011

19 Sørge for at det leveres ut skiferplatene til rookier (førstegangskjører) som gjennomfører løpet ved målgang (se spes. Regler FL for definisjon av rookie). Ta inn NUMMERPLATE på slede fra alle kjørere ved målpassering, og samle alle platene i en eske organisert etter nummer Ta inn GPS sendere fra sleden Samle inn veterinærjournaler (NB: fra 2011: Alle veterinær journaler skal samles inn ved målgang) Sjekker hundekjørerens slede/obligatorisk utstyr, (se egen liste spesielle regler FL), hvis verken TD eller Rennleder er til stede skal sleden sjekkes av ansvarlig ved sekretariatet ved målpassering. Spesielt vdr. GPS: se 14.0 i denne håndbok Sekretariatets oppgaver vedrørende GPS: Oppdatere senderne til de som passerer Jotka, slik at de sender oftere? Instruks ligger i sekretariatet. Ta inn GPSer ved målgang fra de kjørerne som har en slik. NB! Gjelder målgang på 50-mila: Sette batteriene på ladning natt til tirsdag. Disse må være fulladet når GPS-teamet kjører til Kirkenes tirsdags morgen for å dele ut GPS til flere av kjørerne på 100-mila. Erfaringer fra 2010: Ny type klaver fra Telespor, har svært lang varighet. Det var ingen batterier som ble byttet eller ladet under 1000-km Måling av batteri ved start lå på snitt 5,9v. Laveste spenning som var målt ved målgang var på 5.1v. Dette på tross av deler av at løpet fra Karasjok og inn til Gargia var helt nede på 35 minus. Om man bestemmer seg for å spare strøm kan det være lurt å gjøre det i første halvdel av løpet og ikke i slutten. (Klok av skade). NB!! Når man for eksempel setter klaven til oppdatering hver 4 time med intensjon om å spare strøm, vil den sende sin posisjon hver 4. time dersom den er i GSM dekningsområde.. Om den ikke er i dekning vil den vente 4 nye timer til neste gang den sender. Om den nå heller ikke er i GSM dekning har det nå gått 12 timer siden denne sist sendte nåværende og tidligere posisjoner, og da er deltageren i mål Dekningsforholdene fra Ravnastua og over Lesjávri til Gargia er svært varierende. Gamle klaver har dessverre ikke samme varighet og må til stadighet lades. Finnmarksløpet 19 Håndbok 2011

20 Personalbehov: Sekretariatet er bemannet med minimum 2 personer på vakt hele løpet, 8, 6 eller 4-timersvakter. I travle perioder må bemanningen økes. Turnus og vaktlister må lages av sekretariatsleder, max. 8 timers vakter, dette tilsvarer en gruppe på ca. 20 personer. Utstyr - behov: 1 klokke med minutt og sekundvisere (offisiell løpsklokke) 2 gode PC-er med internettilgang på begge, helst med ekstra skjerm. 2 ekstra skjermer 2 trådløse mus 2 Mobiltelefoner med ladere og egne SIM-kort 2 gode kontorstoler (ikke godt nok med restaurantstoler) (viste seg ikke å være nødvendig. Med to telefoner er man tilgjengelig) Skjermvegger mot innsyn og støyskjerming Skrivesaker, merketusjer, blyanter, viskelær, tape, binders, post-it-lapper etc. NB! Det ligger en arbeidsbeskrivelse for sekretariatet på Web under intern informasjon. Her ligger også tidskjema for 500 km og 1000 km, samt målgangskladd Milepæler: Sekretariat Måned Oppgave Ansvarlig: Dagen før start Lage/kopiere opp bordlister med oversikt over alle kjørere (tidsskjema i A3 format) Finnmarksløpet 20 Håndbok 2011

21 4.7.0 Rennkontor Service, informasjon og salg Hovedleder 2011: Tomm Johansen Beskrivelse av hovedområde: Kontoret har åpningstid fra kl. 11:00 til 20:00. Rennkontoret er Finnmarksløpet ansikt utad overfor kjørere, handlere og publikum. Hovedoppgaven er å gi informasjon og bistå og hjelpe kjørere, handlere og turister. Salg av Finnmarksløpets produkter Salg av billetter til bankettene Aktiv hjelp til folk med informasjon om Alta med mer PC for publikum Ta imot og følge opp løpere som har brutt. Personalbehov: 6-8 personer. Det må settes opp ei vaktliste for rennkontoret. Materialbehov: Telefon 1 med sim-kort PC Infoskjermer for visning av resultater mm Milepæler: Rennkontor: Måned Oppgave Ansvarlig: Januar Avklare med FL adm. om lokaliteter Hovedansv. Mars Rigge opp/ned servicekontoret Hovedansv Depot og Halm Hovedleder 2011: Tor Erling Langjord Beskrivelse av hovedområde: Kjørerne i Finnmarksløpet sender depot til alle stasjoner utenom Jotka. I depotsekken sendes det ut mat til hunder med mer. Se Spesielle regler for Finnmarksløpet for nærmere beskrivelse av hva kjørerne skal/kan sende ut i depot. Det er Finnmarksløpet som besørger utkjøring av depot. Logistikken rundt depotutkjøring er stor og en viktig del av Finnmarksløpet, samtidig som kostnadene på denne delen er relativt høy. Arbeidsområde Instruks: Den som har ansvaret for depot har også ansvaret for halmen. Den ansvarlige må foreta bestilling, fordeling og besørge at halmen blir Finnmarksløpet 21 Håndbok 2011

22 transportert ut til sjekkpunktene. Halmen kan kjøres ut en til to uker før løpet. Det er viktig at en på forhånd kontakter de ulike sjekkpunkter for å avtale (om) levering og lagring av halmen (navn på kontaktpersoner på sjekkpunktene vil utleveres) Mengden på depot øker proporsjonalt med deltakerantallet. Anslagsvis mengde pr. kjører ligger rundt ca. 300kg pr spann på 1000km og nærmere 200kg på 500km. Pga. tonnasje og volum må dette fordeles på flere trailere. Med det deltakerantallet vi ligger på i dag (ca. 90) holder det med to, men da er halmutkjøringen ikke med. Mengden halm er beregnet (ca. 100 kjørere) til ca. 160m³ og det vil si to trailerlass, når vi skal beregne m³ eller tonnasje er det slik at en trailer laster 80 til 90 m³ det være seg bil og henger eller semitrailer, når det gjelder tonnasje kan et vogntog laste maks 30 tonn. Det er viktig at depot ved utkjøring plasseres og losses på et forsvarlig sted og tildekkes om nødvendig. Det finnes utarbeidet fordelingslister for halmmengder til de forskjellige stasjonene. Det kan være litt forskjell på enkelte stasjoner nå det gjelder 8 spanns klassen. (se halmfordelings liste) Personalbehov: Kun hovedansvarlig Materialbehov: Trailere til utkjøring bestilles i dag gjennom Nymo Maskin og Transport, samt Felleskjøpet Halmfordelingsliste til Sjekkpunkt. 14-spann km 8-spann 500km JOTKA I 1/2 bunt SKOGANVARRE 1 BUNT 1/2 BUNT LEVAJOK 1 BUNT 1 BUNT KARASJOK 1 BUNT 1 BUNT JERGUL 1/2 BUNT SIRMA 1 BUNT KIRKENES 1 BUNT VARANGERBOTN 1 BUNT NEIDEN 1 OG 2 1 BUNT TANA 1 BUNT VÆR NØYE MED Å FØLGE DENNE LISTEN VED UTLEVRING AV HALM! Milepæler: Depot - Halm Måned Oppgave Ansvarlig: Mai Året før løpet Halmen for løpet bestilles våren året før. Det er store problemer å få tak i halm hvis man bestiller større mengder halm om høsten, eller nesten umulig om vinteren. Når halmen bestilles inn må mengden økes med ca 5% fra årets løp og det må og være bestilling med ordrebekreftelse. Det har aldri vært problem om vi har bestilt for mye halm innenfor rimelighetens grenser. Hovedleder Finnmarksløpet 22 Håndbok 2011

23 Vekten på en bunt halm ligger rundt kg, dette må sjekkes med Felleskjøpet. Juli Gjøre forandringer på depotinfo for hjemmesida til FL. Hovedleder Desember Få inn tilbud på depotutkjøring og halmutkjøring (Nyborg maskin og transport har kjørt ut depot i alle år og har rutiner på dette). Ekstra bil til resten av ruta må avklares(nyborg) Hovedleder Januar/ Februar Utarbeide losseliste for halm, sjekke med Felleskjøpet at alt er ok for levering av halm, forberede transportørene om mengder og tidspunkter. Uke 8: Avklare med transportør når halmen skal kjøres ut. Avklare med stasjonene hvor halm og depot skal losses og at det må brøytes til halmen kommer. Hovedleder Uke 9: Estimere mengder av depot i lag med transportør og lage en lasteplan i lag med han. 2, mars: Avklare brøyting for lossing på sjekkpunkt for depot, og hvor det skal ligge. Hovedleder 4. mars: Brøyte oppstillingsplass for depotbilene på Strand Camping 5. mars: Levering av depot fra på Strand, kjører legger selv sekkene på rett plass på bilen. Sjekke med FL at det vi selv skal ha med bilen kommer dit. Den fra FL som skal sende utstyr med bilen er selv ansvarlig for at det blir levert på bilen. Sjekk et par ganger at ting går greit med lastinga. Kl.15: Få en oversikt før bilen kjører, og sørg for at de beskjeder som skal gis er gitt skriftlig til sjåførene. Finnmarksløpet 23 Håndbok 2011

24 4.9.0 Start/Mål Beskrivelse av hovedområde: Hovedleder for område har det overordnede ansvar for start og målgang, samt re-starten. Vedkommende vil ha folk under seg med ansvar for disse områdene. Se beskrivelser under Startarena Hovedleder 2011: Tor Erling Langjord og Alf Thrane Beskrivelse av område: Starten er en viktig del av Finnmarksløpet. Startarenaen har flere viktige aspekter. En folkefest for publikum, starten trekker til seg mennesker i gågata. En viktig arena for profilering av Finnmarksløpets samarbeidspartnere. I forbindelse med starten settes sikkerhet for kjører og publikum høyt. Starten 2011 går fra torget og ut mot Rica hotell og Badeland. Parkering av spann skjer på parkering ved høgskolen. Alle spann blir kjørt frem mot start av firehjulinger. Arbeidsområde Instruks: Profilering av samarbeidspartnere Det er viktig at samarbeidspartnerne blir profilert i henhold til de avtaler som er gjort med Finnmarksløpet AS. Reklameplassene er delt inn i forskjellige nivåer, der det er gjort avtaler på forhånd om mengde og type reklameutstyr. (Det bør gis beskjed til samarbeidspartnerne om størrelse på seil bør være 1x4m. Dette fordi det tar seg penest ut.) Oppsett skjer i nært samarbeid med reklameansvarlig, pressesjef og daglig leder FL. Presse/media: Det er mye presse på startarenaen. Pressen skal ha en egen tilvist plass på startarenaen. Deltakerne i Finnmarksløpet: Deltakerne er de viktigste! Parkeringen: Det kreves nummererte oppstallings plasser til spannene slik at kjøreren vet hvor han skal parkere. (På kjøremøte er det viktig å få tak i de deltakerne som kommer med samme bil slik at vi kan legge til rette for at det er flere startnummer på en bil). Det bør brøytes linjer igjennom brøyteskavlene på høyskolens parkeringsplasser, dette da det vil forenkle handlingen av spannene fra parkeringen til startstreken. Deltakerne har etterlyst toaletter i området, det er viktig at vi får dette tilbudet på plass for hvert løp. Det bør også med fordel settes opp container i området. Finnmarksløpet 24 Håndbok 2011

25 Handling fra parkering til start: Vi må bruke både handlere(en pr. par med hunder) og der det er litt lengre handlingsvei bruker vi firehjulinger til å handle spannet til start. Det må være 10 ATV som brukes til handling av spannene til start. Grunnen til dette er at handlingsveien til start har blitt lengre i og med at vi har parkering på Høgskolen. Øytun elevene er med på handlingen sammen med handleren til hver kjører. Startstreken: Spannet sikres på høyre side med ankeret i en startbukk ved starten. Denne betjenes av to mann, en tar i mot ankeret og holder det på plass og den andre løser ut når starten går. Passasjeren går på sleden fra venstre side, vi må også opplyse passasjeren om at armer og bein skal hele tiden være inne i sleden for å unngå skader. Kjøreren forlater deretter startarenaen med et minne for livet! Sikring/avsperringer og vakthold: Det er viktig at start arenaen er tilstrekkelig sikret, og skjermet for publikum. Ingen utenom autoriserte funksjonærer og presse har tilgang til å oppholde seg startområde. Dette medfører at det vil være viktig å ha utvalgte personer til å ha vaktholdet i startområdet, alle linjer må holdes på plass og avsperringer må ikke brytes. Det skal være vakter inne på området hvor våre VIP tribuner er plassert, samtidig må det også være noen som passer på at media ikke bryter grensen. I tillegg skal det være minst to personer som holder overgangene for publikum under kontroll. Publikum kan slippes over traseen mellom hver startende. Publikum: Det er viktig at startområdet er avsperret slik at publikum ikke kommer inn på løypa. Det må samtidig tilrettelegges slik at publikum får sett starten, det vil da være behov for å lage tribuner nedover gågata. Dette arbeidet kan blant annet Byggsystemer i Alta sette opp (kontakt Werner Vonheim) Personalbehov: Mellom ca. 40 personer, se oversikter fra tidligere år. NB Her må en og ta høyde for vakthold. Materialbehov: Nummerskilt for parkeringsplasser Firehjulinger 10 stk. med forankrings tau og panikk kroker og kjetting 100 sperrebukker 6 spader 200 veistikker 500m sperregjerde 500m sperreband Krampehammer med kramper Hammer spiker Jernrive Sambandsutstyr 6 stk. type jaktradio el. (sivilforsvaret) Strips stk. Tauverk 100m Merkespray 2 bokser Startbukk 4 Strammeband Info skilt Søppelsekker Fakler Finnmarksløpet 25 Håndbok 2011

26 Milepæler og tidsplan: Startarena Måned Oppgave Ansvarlig: September/oktober Bestille halm Oktober Første planleggingsmøte med Alta kommune angående avklaringer rundt materiell fra AK, hjelp i forbindelse med tilrettelegging i gågata, diskusjoner rundt tidsplaner, avklaringer rundt parkering, avklaringer mht. avsperrede veier (Follumsvei og løkkevei), November Tidsplan til Alta kommune for mht. de avklarte tjenester for tilrettelegging ved start. Januar Avklaringer mht. Alta Lensmannskontor og vakthold ved de avsperrede veier Avsperringer på gangsti mot Aronnes skal dette gjøres? Hvordan skal det skiltes for denne avsperring? Er det behov for flere personer som står vakt nedover gangstien? Mars Plassering av sperremateriell og tribuner etter arenaplanen Holde oversikten over oppsetting av bannere for Fl samarbeidspartnere (lik plan) Plassering av nasjonsflaggene i gågata (på allerede opphengte fester). Det norske flagg og NHF flagget skal henge nærmest startstreken. Organisering av personell som skal kjøre ATV. Organisering av personell som skal sitte på veipasseringen på Aronnes. hovedleder Hovedleder og FL adm. Hovedleder og FL adm. Hovedleder Hovedleder Hovedleder Tidsplan for Finnmarksløpet 2011 Uke 9. Trakking med tråkkemaskin fra Flaten forsøksgård og ned til elva ved Elvestrand. Uke 10. Informasjon av Alta kommune ang. periodisk stengning av Markveien, Aronnesveien, og stenging av Follumsvei og Bjørn Wirkolasvei fra rundkjøringa og til gamle Helly Hansen bygget og parkeringsplasser bak Helsesenteret, parkeringa til HIF samt stengning av parkering ved Torgplassen. 11/3 Trakking fra Gågata, gangbanen til Flaten forsøksgård og til Elvestrand ned til elva, samt trakking av innkomst trase fra forsøksgården og forbi HIF. 11/3 Tilkjøring av sperrebukker, stålgjerder og tribuner. 11/3 Strøm uttak ved startarenaen og målarenaen frigjøres 11/3. Etter nærmere avtale snølegging og tråkking av Gågata og innkomst traseen til Gågata og snø legging på gangveien. 12/3 Startdagen: Kl stenging av Bjørn Wirkolasvei fra rundkjøringa til gamle Helly Hansen bygget Kl Dirigering (Politiet) av Aronnesveien og Markveien. Kl Starten går. Ca Fri ferdsel i Markveien, Aronnesveien og Bjørn Wirkolas vei. Kl Rydding av sperremateriell i gågata Kl Klart for snøfjerning i gågata start/målarena vil bli stående. 14/3 Parkeringen ved torgplassen stenges. 14/3 ca. kl og resten av uke 11 Aronnesveien, Markveien, skiltes og dirigeres etter behov. Dette vil bli gjennomført så lenge det er hundespann på tur i mål. Sannsynlig med opphold på onsdag 16/3 med dirigering fra torsdag 17/3 og til og med 20/3 20/3 kl. 1600: Rydding av gågata for sperre og reklamemateriell. Finnmarksløpet 26 Håndbok 2011

27 21/3 Bortkjøring av sperregjerder og tribuner. Finnmarksløpet 2011 er slutt. Handlingsplan for Finnmarksløpet 2011 Før løpet starter. Det vil bli ny utkjøringstrase for FL 2011, dette fordi det ikke er andre muligheter for oppstalling av hundespannene enn på parkeringsplassene for HIF og etter Follumsvei, Follumsvei må stenges løpsdagen og ambulansene vil bli informert, dette har ikke vært noen problemer tidligere. Befaring av Kirketomta å utkjøringstrase fra City og etter gangbanen ned til Flaten forsøksgård. Trakking av traseen fra Forsøksgården og ned til elva. Dette bør skje senest i uke 9. Finnmarksløpet besørger rydding for tråkkemaskinen der det er nødvendig for at den skal komme frem og ikke forvoldes skade. Magne Johansen (Finnmarksløpet) har løpende kontakt med Arnt Isaksen når det gjelder trasevalg og framdrift. Magne Johansen vil være med tråkkemaskinen den første turen. Det er ønskelig at tråkkemaskinen kjører helt ned til elva på Elvestrand, Follumsvei stenges helt lørdag 12/3 kl til etter siste spann ca kl Aronnesveien dirigeres fra kl og til siste spann ca, kl. 1400, Bjørn Wirkolasvei må stenges i samme tidsrom, Markveien blir dirigert når spannene blir ledet over veien. Parkeringen ved torgplassen stenges14 /03 for FL og ut uka. Det er litt uklart hvordan behovet til NRK vil være, men denne P.plassen kan også være interessant for dem fra torsdag 10/3 om kvelden og t.o.m. 12/3 om ettermiddagen. (FL sjekker opp med NRK) Snølegging i gågata og gangbanen ned til forsøksgården må starte opp på fredag 11/3 om ettermiddagen, tidspunktet for dette må avtales nærmere. Det må legges 25 cm ferdigtrakket snølag i gågata, dette av sikkerhetsmessige hensyn og for å bevare skiferleggingen i gågata. Etter gangbanen et mindre lag som avtales underveis. Trakking med tråkkemaskin starter umiddelbart etter snølegging, når start traseen er gjort ferdig bør måltraseen trakkes ferdig. Sperrebukker sperrebord må transporteres til gågata innen fredag 11/3 og lagres ved torgplassen. Det er og ønskelig med mest mulig stålgjerder. Disse blir å stå hele uke 11. Tribuner, det er ønskelig med tribuner i start/mål området, disse skal stå hele uke 11 Starten går kl.1100 og Aronnesveien og Markveien blir dirigert og av uniformert politi under hele starten. Dette vil vare fra 1100 til ca Rydding av gågata. FL rydder gågata for sperremateriell rett etter starten er over, med unntak av målarenaen som er der starten går på torgplassen. Det vil være klart for snøfjerning av gågata ca. kl Målgang. Målgangen er estimert til å starte mandag 14/3 i middagstida for 50 mila og vare til ca. torsdag morgen. Traseen blir fra Aronnes med kryssing av Aronnesveien ved forsøksgården, forbi Høyskolen, langs Follumsvei og til gågata. Målarenaen blir på torgplassen i gågata. Målgangen for 100 mila er estimert til å starte torsdag 17/3 om kvelden og vare til søndag 20/3 rundt middag, med samme trase og målarena. I denne periode vil det være skilting og dirigering av trafikk på Aronnesveien, og Markveien når spann passerer. Bortkjøring av sperremateriell og tribuner. FL rydder opp og stabler bukker sammen slik at disse hentes mandag 21/3. Finnmarksløpet 27 Håndbok 2011

28 4.9.2 Re-Start Hovedleder 2011: Ole Kristian Killi/Ronny Kristiansen Beskrivelse av område: Området ligger under hovedleder Start/mål. I 14-spann 1000-km skal alle kjørere ha re-start som avholdes på elva på Sorrisniva. Re-starten går akkurat 2 timer etter at spannet startet på Alta sentrum. Det tar ca. 1 time for spannet å kjøre fra sentrum opp til Sorrisniva. TD kontrollerer obligatorisk utstyr for alle kjørere på 1000-km her. Arbeidsområde Instruks: Rigging: 2 mann til rigging senest 14 dager før start. Området på elva ved Friluftsparken tråkkes med scooter Brøyting av parkeringsplass til handlerbilene besørges av ansvarlige for restart. Det bør vurderes om vi på noen måte kan finne noen jorder i nærheten som kan være villig til å tilrettelegge for parkering for publikum, da det oppstår kaos på parkeringsplassene på Sorrisniva AS. Bruk av tråkkemaskin: tidspunkt for dette avtales direkte med Sorrisniva. Dette må skje før boring av påler. Boring av påler skjer ca. 1. uke før løpsstart Stolper til forankring må være klare senest 1 feb. Ordne med brøyting av p-plass 1 mnd før løpet. Avtales direkte med Sorrisniva dersom vi klarer å få et jorde til disposisjon for dette formålet vil det være en fordel Løpsdagen: PARKERING under re-starten: NB: Det må sørges for at det ikke parkeres etter hovedveien, og ikke på brua. Kjørerne skal parkere på tilrettelagt område før brua og publikum må parkere på tilrettelagt område. Viktig å ha tilstrekkelig med parkeringsvakter. Sørge for at all merking er på plass Politiet, samt Parkeringskontoret (Alta kommune) bør oppfordres til å ta turer til Sorrisniva for å kontrollere parkeringen. Dette da enkelte parkeringsforhold kan medføre problemer i forbindelse med utrykning til brannbiler. NATTEVAKT for sleder til 1000 km (mot betaling per slede 100kr.) Rennleder sørger for starting av spann sammen med hovedansvarlig for ved re-start Husk at det skal være veivakt i Detsikalia! Finnmarksløpet 28 Håndbok 2011

29 Veivakter på Brua og inn til området, samt parkeringsvakter som angir plass inne på området Personalbehov: Hovedansvarlig + 10 personer som jobber på startdagen. Materialbehov: 1 stk. transportabelt toalett til startdagen, plasseres på vestsiden. 1 stk. scooter m. slede Motor is-bor 500 m sperreband 100 stikker Nummerplater til stolpene Nummer til p plass for kjørerne Merkespray 3 bokser 4 pakker strips Milepæler: Re-start Måned Oppgave Ansvarlig: Målgang innkomst Hovedleder 2011: Heljar Hykkerud Beskrivelse av område: Målgang /innkomst har hovedansvar for å holde vakt ved veipasseringer slik at alle hundespann kommer sikkert over. Videre skal de etterse at målområde er forsvarlig sikret og avgrenset for publikum og andre. Selve målarenaen er satt og av ansvarlige for starten og reklameansvarlige. Arbeidsoppgavene til vaktpostene ved innkomsten er med på sperre vei for å sikre at det ikke skjer ulykker ved de forskjellige veipasseringer. Innkomst vil gå i samme løype som tidligere år (over Aronnesveien, opp husmorsskolebakken og forbi Høgskolen inn til gågata). Arbeidsområde Instruks: Det skal være vegsperring og vakt på Aronnesveien ved Forsøksgården og Markveien. Det skal lages en vaktliste med navn og telefon nr. på de som er på vakt. Det er å anbefale at det er to og to i lag på vakt, og at ikke vaktene er lengre enn 4 timer. Veipasseringer: Det må skiltes et godt stykke før der hundespannene skal krysse veien, ved henvendelse til Statens Vegvesen/Mesta får vi det vi trenger av anbefalinger når det gjelder avstander til skilt etc. Det bør og undersøkes om det er mulig å få det lysregulert eller om det er Finnmarksløpet 29 Håndbok 2011

30 mulig å få lånt håndholdte stopplys, samt gult blinkende varsellys ved kryssingen.(aronnesveien er litt utsatt) Veipasseringer skal også være godt skiltet i løypa dette gjøres av løypeansvarlig. Vaktene må bruke refleksvester og opptre på en korrekt måte overfor bilistene. Man må aldri slippe spann over veien hvis det er fare for at bilene ikke klarer å stoppe. Hold kontakten med sekretariatet. Veivaktene skal umiddelbart melde fra til sekretariatet når et spann har, dette bl. a. også for at publikum skal være forberedt på at spann er på tur inn. I 8 spann klassen er forventa tid brukt fra Jotka og til mål ca 3.5 til 4.5 timer, dette er selvfølgelig forventet brukt tid inn så man må se an føre og vær. Første spann i 8 spann klassen er forventet inn mandag 15/3 kveld, fra kl og utover, og siste spann antakeligvis fra onsdag morgen. Det må være løpende kontakt med sekretariatet for nøyaktig å beregne når det er forventet spann inn. For 14 spann klassen er forventet tid ca. 4-5 timer fra Jotka og inn. Vaktene må være på Aronnesveien absolutt senest 3 timer etter første spann har gått fra Jotka, vaktene på Markveien har løpende kontakt med sekretariatet og er klar når spannene har krysset Aronnesveien. Når de tre, fire første spann har passert har man en bra pekepinn på tidsbruk inn. Første spann i 14 spann klassen er forventet inn natt til fredag 19/3 fra 02:00 og utover, og siste spann antakeligvis søndag morgen. Tidsbruken er kun ment som en retningslinje og er stipulert ut fra normale vær og føre forhold. Ansvarlige for målgang skal også etterse at målgang er forsvarlig sikret. Det er kun tilgang for autoriserte funksjonærer og presse i målgangsområde. Ansvarlig skal også se til at hundene blir tatt godt hånd om ved målpassering. Personalbehov: To personer på vakt ved Aronnesveien, to på Markveien på hver vakt. Det bør minimum være 12 personer som rullerer på vaktliste ifh. Til vei passeringene. Materialbehov: Refleksvester veikryssingsskilt for hundekjører plasseres i løypa. Sperremateriell, signallys mm. fås ved å kontakte Magne Johansen (Sikkerhetsansvarlig) Veikryssingen skal sikres med skilting etter skiltplan. sikkerhetsansvarlige her ansvaret for å kvalitetssikre at skiltingen er gjort etter planen Det vil også tilrettelegges med telt varmetelt ved Aronnesvegen, opprigging av teltet er avklart med Statens Vegvesen og vil settes i Finnmarksløpet 30 Håndbok 2011

31 vegkanten. Teltet vil settes slik at det ikke er til noe hinder for trafikkert vei. Milepæler: Målgang - innkomst Måned Oppgave Ansvarlig: Mars Mandag etter starten: Finne folk til målgang og lage vaktlister Sjekke at veikryssingsskilt er plassert i løypa. Sjekke at det er satt opp veiskilt for bilister om kryssende hundespann Reklame profilering/markedsansvarlig Hovedleder 2011: Tone Seppola Beskrivelse av hovedområde: Hovedansvarlig for reklame og profilering samarbeider tett med FL adm. Det skal være nøye avklart hvor de ulike reklameartiklene skal plasseres i forhold til det nivået samarbeidspartneren har. Det er en hovedansvarlig for hele reklamefeltet, mens det er to ansvarlige for å sette opp reklamen etter instruksene. Arenaene til Finnmarksløpet er start og målarenaen, samt på re-start og de ulike sjekkpunktene. Arbeidsområde Instruks: Alt reklamemateriell må være på plass en uke før start. Det er FL-adm i samarbeid med hovedleder som innkaller reklamemateriellet, og som følger opp at alt er på plass til rett tid. FL-adm i samarbeid med hovedleder lager oversikten over hvordan reklamemateriellet skal fordeles med hht. de ulike arenaer vi skal sette reklame på Hovedleder skal sørge for å ha oversikten over samarbeidspartnernes reklame. Hovedleder er ansvarlig for at en har personer til å plukke ned reklamemateriellet etter løpets avslutning Hovedleder er ansvarlig for å sortere, samt pakke reklamemateriellet og returnere dette til samarbeidspartnerne. Jobbe for å få til en standardisering av seil/bannere og beachflagg. Profilering av samarbeidspartnerne: VIKTIG 1: Generalsamarbeidspartner - beste plassering av reklamen, nivå 1 Elitesamarbeidspartner skal ha nest beste plassering, nivå 2 Hovedsamarbeidspartner kommer så på nivå 3 Finnmarksløpet 31 Håndbok 2011

32 Samarbeidspartnerne - nivå 4. VIKTIG 2: Det lages en arenaplan for startarena, restarten og de tre viktigste sjekkpunktene som skal benyttes. Denne er det svært viktig at en følger. Det er viktig å avklare med media ansvarlig hvor media skal stå og filme/ta bilder slik at samarbeidspartnerne blir synlige på bilder og film. Også nært samarbeid med sjekkpunktansvarlig er viktig (planlegging av arena/kartplan) Tillatt størrelse på seil/bannere er maks 4 meter. Tillatt størrelse på beachflagg er maks 3 meter Startarena - Reklame og profilering Leder 2011: Pål Iversen Beskrivelse av hovedområdet: Lederen for reklameoppsettingen i startområdet skal samarbeide tett med hovedlederen for reklame og profilering. Lederen for reklameoppsettingen er ansvarlig for å skaffe folk til å håndtere denne jobben. Reklamemateriellet som skal henges opp vil organiseres og utleveres av hovedansvarlig for reklame og profilering Det er viktig at instruksene fra hovedleder følges slik at profileringen av samarbeidspartnerne blir rett følg beskrivelsen i kartoppsettet. Arbeidsområde Instruks: Det lages en oversikt over hvordan reklamen skal henges opp, og denne skal følges nøye Avklare med hovedleder hvilket nivå de ulike samarbeidspartnerne har og hvor mange seil og beachflagg som skal settes opp. Avklare hvor mange nivå som skal profileres og hvordan forskjellene skal være synlig Følge oversikten for beachflagg og bannere som blir tildelt av FL-adm. Personalbehov: 3-5 personer Materialbehov: Sperremateriell for å henge reklamen opp. Strips og annet utstyr for å feste reklamemateriellet. Finnmarksløpet 32 Håndbok 2011

33 Re -start arena - Reklame og profilering Leder 2011: Martin Isaksen Beskrivelse av hovedområdet: Lederen for reklameoppsettingen på re-start skal samarbeide tett med hovedlederen for reklame og profilering. Lederen for reklameoppsettingen er ansvarlig for å skaffe folk til å hjelpe med håndteringen av denne jobben. Reklamemateriellet som skal henges opp vil organiseres og utleveres av hovedansvarlig for reklame og profilering. Det er viktig at instruksene fra hovedleder følges slik at profileringen av samarbeidspartnerne blir rett følg beskrivelsen i kartoppsettet. Arbeidsområde Instruks: Generalsamarbeidspartner (nivå 1) skal ha et seil hengende på brua på re-start. Reklamemateriellet som settes opp på restart skal tas ned direkte etter avsluttet restart. Det er reklameleder for re-start sin oppgave å besørge at dette blir gjort. Reklamemateriellet skal leveres til hovedleder for reklame og profilering, som i samarbeid med FL-adm. vurderer hvordan dette materiellet kan brukes på arenaen i Alta. Personalbehov: 2 personer Sjekkpunkter - Reklame og profilering Leder 2011: Martin Isaksen Beskrivelse av hovedområdet: Lederen for reklameoppsettingen på sjekkpunktene skal samarbeide tett med hovedlederen for reklame og profilering. Lederen for reklameoppsettingen er ansvarlig for å skaffe folk til å hjelpe med håndteringen av denne jobben. Reklamemateriellet som skal henges opp vil organiseres og utleveres av hovedansvarlig for reklame og profilering. Det er viktig at instruksene fra hovedleder følges slik at profileringen av samarbeidspartnerne blir rett følg beskrivelsen i kartoppsettet. VIKTIG: Utstyr som skal være med rundt i løypa. Beach flagg, reklame gjerder (10 stk. til Karasjok og 10 stk. som skal plasseres på Tana og videre flyttes til Kirkenes) Arbeidsområde Instruks: Sjekkpunktene (utvalgte sjekkpunkter) Arenaplan/kart Finnmarksløpet 33 Håndbok 2011

34 Avklare med FL-administrasjonen hvordan de ulike sjekkpunkter og arenaen her skal se ut. Gjøre seg kjent med arenaplanen for de viktigste sjekkpunktene. Avklare med media ansvarlig om hvor media er plassert på sjekkpunktene, slik at reklamen kan plasseres for best mulig synlighet Avklare hvordan reklamebukkene inn og utkjørings avsperringer med reklamen plasseres (følg arenaplanen). Personalbehov: 2 personer Milepæler: Reklame - profilering Måned Oppgave Ansvarlig: Medio feb. Lage oversikten over nivå, antall bannere og Fl.adm. antall beachflagg Medio feb. Sende inn oversikten over hvem som skal hjelpe til med å sette opp reklamen (vedlagt skjema). Gjelder reklamelederne for start/mål, re -start og Hovedleder for reklame og profilering sjekkpunktene Beg. Mars Innkalle reklamemateriellet Fl.adm. 7.mars Gjøre seg kjent med arenaplanen og avklare hvordan reklamemateriellet skal plasseres i fht. media for god synlighet Reklameansvarlig start/mål Gjøre seg kjent med hvilket utstyr som skal tas med til sjekkpunktene. Gjøre seg kjent med hvilke sjekkpunkter som reklamen skal settes opp. følge arenaplanen til sjekkpunktene for plassering av reklamen Avklare hvordan sperremateriellet skal settes opp i gågata, og hva som kan brukes for å henge reklame på Reklameansv. sammen med leder for reklamen i start/mål 11.mars Henge opp bannere og beachflagg Reklameansv. for Start/mål Finnmarksløpet 34 Håndbok 2011

35 Løypa Hovedansvarlig /Løypesjef 2011: Magne Johansen Beskrivelse av hovedområde: Hovedansvarlig er løypesjef og øverste ansvarlig for alt som har å gjøre med løypa. Løypemannskaper rapporterer direkte til løypesjef eller rennleder, dette er spesielt viktig under gjennomføringen av løpet. Løypesjef rapporterer til rennleder. Det er viktig at disse holder kontakt under hele løpet, alle endinger underveis skal meldes rennleder. Løypesjef er medlem av juryen. Arbeidsområde Instruks: Løypesjefen er sammen med løypemannskapene ansvarlig for merking av løypa i forkant av løpet. Endringer av løypa skal meldes inn til FL-administrasjonen da dette kan få følger for GPS plotter til deltakerne. Løypekjørerne skal kjøre følgescooter før første spann i sporet. Følgescooter skal ligge minimum to timer foran første spann i sporet. Løypesjef skal sammen med løypemannskapene sjekke at merking er forsvarlig og i hht. til regelverket og ellers sikre at løypa er sikret for ferdsel. Løypesjef er (sammen med sine mannskaper) ansvarlig for å skaffe tilveie nødvendig materiell (merkestikker). De skal også se til at alle veikyssinger er forsvarlig merket(sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for kvalitetssikring av skilting etter skiltplan). Dersom det er mangler i forhold til merking av veikryssinger, skal det meldes til sikkerhetsansvarlig, rennleder eller sjekkpunktansvarlig som følger opp det. Hvis løypemannskapene oppdager eventuelle farer eller andre forhold som kjørerne må gjøres oppmerksomme på skal dette meldes direkte til løypesjef eller rennleder. Disse avgjør og har ansvar for videre formidling til berørte parter. Hvis disse ikke kan nås kan beskjed formidles til sekretariat som formidler dette til disse. Hvis det befinner seg reinsdyr langs løypa skal det meldes til løypesjef, rennleder eller sekretariat som formidler dette videre. Løypesjef er sammen med løypemannskapene ansvarlig for opprydding langs løypa (innhenting av stikker) etter løpet. Se ellers milepælsplan under. Spesielle forhold: Det må avtales med stasjonene at Løypemannskapet får tilbud om varm mat i den utstrekning det er praktisk mulig.(fl adm.) Finnmarksløpet 35 Håndbok 2011

36 Det må avtales at løypemannskapet får mulighet til å sove i oppvarmet rom på stasjonene og blir tilbudt vekking. Ved forhold som krever ekstra innsats for å få løypa i akseptabel stand må det inngås avtaler med eksterne leverandører eks. tråkking av trase med bandvogn o.l. Det må avholdes kurs for løypemannskaper (øst og vest) for opplæring slik at merkingen blir lik for hele løpet. Personalbehov: Under merking av løypa: Det er litt varierende personalbehov alt etter hvor i traseen det skal merkes. Men 1 person pr. scooter som er ute er i de fleste tilfeller nok. Under selve løpet: Det er stort sett samme behov for bemanning på følgescootere, men her må det være reserve personell klart til å tre inn ved behov. Til opprydding: kan det være en fordel at det er 2 personer pr. Skuter. Personell til løpet 2011 er på plass. Det er gjort avtale med SKOGANVARRE SCOOTERFORENING om merking av løypa fra Skoganvarre til Levajok. Disse skal også kjøre følgescooter og stå for oppryddingen etter løpet.(denne avtalen blir muligens utvidet til også å gjelde strekningen Levajok til Karasjok.) Strekningen som omfatter 500 km og 1000 km vest skal merkes av personell fra Alta. Bortsett fra det som inngår i avtalen med Skoganvarre Scooterforening. Strekningen fra Levajok til grensen mellom Nesseby og Sør Varanger kommuner i ASLATNJOASKI i øst, skal i hovedsak merkes av personell fra Tana. Disse skal også kjøre følgescooter og foreta opprydding etter løpet. Fra ASLATNJOSKI og videre østover til '''''''''''''''''' er Are Hallonen ansvarlig for merking, følgescooter og opprydding. Han ordner selv for bemanning av scooter nr.2. Fra'''''''''''''''''' til Kirkenes er det Egil Isaksen som er ansvarlig for merking, følgescooter og opprydding. ALLE som er involvert i arbeid med løypa rapporterer til Løypesjefen. Følgeskutere skal rapportere til rennleder/holde rennleder informert. Materialbehov: Scootere: Det er behov for 10 stk. snøscootere (WIDE TRACK el.) Disse skal være disponibel fra 1. februar til 31. mars Følgende fordeling: Kirkenes 3 stk. Tana: 3 stk. Alta: 2 stk. Lakselv: 2 stk. Finnmarksløpet 36 Håndbok 2011

37 NB intern presse skal i tillegg ha tilgang på 3 scootere Statoilkort til de som fyller i vestfylket (ikke Tana gjengen og østover) Trail manager 1 stk. vest, samt Trail breaker vester (ca. 10 stk.) Dispensasjon for scooterkjøring- dette er det søkt om på forhånd. Disp. utenfor offentlig løypa skal trukkes opp og lamineres. Denne skal følge hver scooter (FL scooter = 10 stk.) som kjører løypa for Fl. ID kort til hver scooter skal også medfølge dispensasjonen (totalt 10 stk.) Scooterhengere Stikker til løypa Det anbefales at FL går til innkjøp av GPS til disp. for løypemannskapene Mobiltelefon. Ser det som en fordel at løypemannskaper bruker privat mobil mot kompensasjon Milepæler løypa vest Måned Oppgave Ansvarlig: Juni 01 Melde fra til adm. om evt. materiellbehov for Løypesjef neste år. Nov.01 Melde Fra til adm. om hvor langt vi er kommet, Løypesjef og fremdriftsplan. Des.01 Kontakt med Forsvaret (GP) FL-adm. Jan.01 Brev til reindrifta +Disp. søknad til div Kommuner FL-adm. og løype sjef Jan.15 Personell på plass Løypesjef Feb. 01 Materiell på plass. (stikker, skilt, sleder o.l) Løypesjef Feb.01 Kort for drivstoff til scooter og bil FL-adm. Feb.01 Scootere disponibel FL-adm. Feb.01 Møte med kommunen angående tråkkemaskin FL-adm. Feb.15 Telefon kontakt med berørte kommuner Løypesjef Feb.15 Møte med reindrifta, NRL + NSR FL-adm. og løypesjef Mar. 01 Løypetrase merket Løypesjef Mar. Opprydding i løypa bør være ferdig 14 d. etter Løypesjef. løpsstart Sept.01 Sortering av stikker og rep. materiell Løypesjef Nov.15 Avtale med Reinpolitiet, oppfølgingsmøte Løypesjef. Finnmarksløpet 37 Håndbok 2011

38 Sikkerhetsansvarlig Hovedleder 2011: Jan Martin Eriksen Beskrivelse av hovedområde: Finnmarksløpet har stor fokus på trafikksikkerhet, samt sikkerhet for løype og følgescootere. For deltakere i både 500- km klassen og km klassen vil alltid vei kryssinger gi en økt risiko. Finnmarksløpet har som målsetning å gjøre traseen for deltakerne under Finnmarksløpet mer sikker. Finnmarksløpet forsøker å legge traseen utenfor sterkt trafikkerte veier, men vei kryssinger er allikevel ikke til å unngå. Vegkryss er et av Finnmarksløpets mest sårbare punkter, og vi ønsker derfor å bedre sikkerheten for hunder, deltakere og bilister. God og riktig skilting i forhold til Statens Vegvesen sine vedtak, samt vakter i veg kryss, er viktige tiltak. Innkjøp og bruk av jaktradio er en måte å holde god kontroll på biltrafikk og spann som skal krysse veiene. Det vil bli informert om de viktige momenter i forhold til trafikksikkerhet på møtene Finnmarksløpet arrangerer for kjørere og handlere, før løpet starter. I tillegg utgis vår info og mediaguide, som setter fokus på trafikksikkerhet. Handlere/deltakere vil bli informert om viktige trafikkhensyn. Vårt mål er da at handlere og deltakere føler en viss forpliktelse til å vise hensyn i trafikken. Andre konkrete tiltak er innkjøp av refleksvester til crewet, samt til alle handlere. Arbeidsområde Instruks: Sikkerhetsansvarlig vil sørge for at alle veikryssinger er sikret og skiltet, sammen men løypemannskap, feltsjef og rennleder. Veg kryss og skilting skal følges opp av sjekkpunktledere der veg kryssing ligger nær sjekkpunkt. Sikkerhetsansvarlig har det overordna ansvaret for å følge dette opp med alle involverte under hele løpet. Det er imidlertid sjekkpunkt ansvarliges ansvar å finne folk til å være vakt på veg kryssingene, samt sette opp en vaktplan for veg kryssene. Sikkerhetsansvarlig rapporterer direkte til rennleder. Personalbehov: En person, som har ansvar for at sikkerhet, spesielt i forbindelse med veg kryssinger følger opp under hele løpet. Det er viktig å påpeke at sikkerhetsansvarlige har ansvaret for å kontrollere at skiltene blir satt ut på veikryssinger etter skiltplan, samt at denne personen skal kvalitetssikre hvordan skiltene er plassert. Det er imidlertid ikke sikkerhetsansvarliges ansvar å skaffe personell til å sitte vakt på Finnmarksløpet 38 Håndbok 2011

39 veikryssingene, dette ansvaret er pålagt sjekkpunktene (se punkt punkt 9) Materialbehov: - Telefon (bør bruke sin egen telefon) - bil - Diverse sikkerhetsutstyr, skilt med mer. Milepæler: Måned Oppgave Ansvarlig: September Januar Februar Februar Mars Sjekke at alle skilt er lagret og i god stand. Telle opp antallet skilt slik at vi har nok skilt til alle veikryssinger. Vurdere om det trens ytterligere sikringer på vegkryssene. Skal en vurdere om det trengs skilting for hundekjørerne, slik at de er informert på en god måte at de nærmer seg trafikkert veg. Søke godkjenning for skiltplan og besørge at alle veikryssinger i Finnmark har søkt om skiltplan. Besørge at alle skiltvedtak blir godkjent og sendt til FL administrasjonen som videre skal distribuere dette til Rennledere og dommere i deres mapper. Utkjøring av skiltene, slik at dette er tilgjengelig på sjekkpunktet i god tid før løpet starter Kvalitetssikre at skiltene er satt ut i hht. Skiltplan og at vei vakter er på plass hovedansvarlig Hovedleder og FL adm. hovedleder Hovedleder og sjekkpunktansv. Finnmarksløpet 39 Håndbok 2011

40 Sjekkpunkt Generelt Gjelder alle sjekkpunkt på Finnmarksløpet. Beskrivelse av hovedområde: Et sjekkpunkt er en stasjon hvor hundekjører har depot med mat og nødvendig utstyr til hundene. Alle sjekkpunkt er meldestasjoner i forhold til tidtaking det er derfor særdeles viktig at denne skjer korrekt og i hht. regelverk. Sjekkpunktleder er den øverste ansvarlige og leder på sjekkpunkt. Sjekkpunktleder er ansvarlig for å skaffe tilstrekkelig personell i den grad det skal flere mannskaper enn de som kommer fra Høgskolen, folkehøyskolene, og landbruksskolen. Dette skjer i nært samarbeid med rennleder, FL-adm. og Finnmarksløpets venner. Sjekkpunktleder rapporterer direkte til rennleder under løpet. Arbeidsområde Instruks: DET ER VIKTIG AT SJEKKPUNKTLEDERE LESER INSTRUKSEN NØYE OG SØRGER FOR Å GJØRE SINE FUNKSJONÆRER KJENT MED HOVEDPUNKTENE. 1. Før ankomst sjekkpunkt Sjekkpunkleder må sørge for å laste ned og få med seg nødvendige lister, tidskjema med mer. Disse kan lastes ned fra weben under fanen om Finnmarksløpet - intern info. I tillegg må sjekkpunktleder sørge for å ha med seg diverse materiell ut til sjekkpunkt, alt fra papir, skrivesaker til isbor se under hvert sjekkpunkt for nærmere presisering. 2. Ved ankomst sjekkpunkt kontakt eier for tildeling av aktuelle rom for sekretariat og hvile Alle stasjoner i Finnmarksløpet har vært i bruk nå i flere år og eierne er kjent med hvordan Finnmarksløpet praktiserer og tilrettelegger under løpet. Det er viktig å få utpekt og merket: tørkerom for klær, hvilerom for kjørere, veterinærer og TD, Rennleder, løypemannskap, samt sekretariatet. Markere egen parkeringsplass for bil til TD, veterinærer og rennleder og helsepersonell (spesielt på Skoganvarre og Levajok) Få en god dialog med eieren, om for eksempel hvordan enkelte ting bør gjøres, som skilting, søppel, halm, osv. 3. Brøyting av sjekkpunkt Dersom det er behov for tilrettelegging av sjekkpunktet mht. for eksempel brøyting, så skal eventuelt innkjøp av slike tjenester avklares med FL- administrasjonen. Finnmarksløpet 40 Håndbok 2011

41 4. Varsle Sekretariatet når stasjonen er etablert Ring inn til sekretariatet når stasjonen er klar til å ta imot kjørerne. Meld samtidig eventuelle behov som er nødvendig for å drive stasjonen forsvarlig. Meld til neste sjekkpunkt når første spann går ut. Meld fra når siste spann går ut. 5. Lage vaktliste Samle alle funksjonærer/mannskaper og gå gjennom og fordele oppgaver som skal gjøres. Det er viktig at det så raskt som mulig lages vaktliste slik at mannskaper utfører oppgaver som skal gjøres og får nødvendig hvile. Hvis det er praktisk mulig, kan oppgavene rulleres. 6. Sørge for at de som er på vakt bærer synlig identifikasjon; - vest / armbind Det vil bli utdelt vester til alle stasjoner. Hvis det mangler vester til noen så må disse fordeles mellom de som er på vakt. (De som hviler, trenger ikke vest). 7. Holde tildelte rom ryddige og varme Husk å klargjøre soveplasser til kjørere/ veterinærer /TD /følgescooterkjørere/ rennleder/ helseteam. Det skal være merkede liggeplasser for alle disse, ulike hytter evt. madrasser. Disse skal være bestilt av FL-adm. på forhånd. 8. Sørge for/ kontrollere at merking inn og ut av stasjon er god og lett synlig Stasjonssjefen er ansvarlig for merking av inn- og utkjøring i stasjonsområdet. Koordiner dette med løypemannskapene. FL besørger 30 plaststikker til alle stasjoner (merking av inn- og utkjøring) 9. Opprette stasjon for tidtaking av inn-/utkjøring Legges naturlig i forhold til stasjonsområdet og oppstallingsplass Skal være betjent hele tiden, når kjørere er på vei fra forrige stasjon. Husk kvittering fra hundekjører ved inn- utkjøring til stasjonen Husk kvittering UT fra alle 500-km kjørere fra alle stasjoner og fra 1000-km etter obligatorisk hvil. Tiden ut skal alltid noteres. 10. Instruks for kryssing av trafikkert veg ved sjekkpunkt. Ved alle veikryssinger SKAL det til enhver tid under løpet være personell iført refleksvest. Disse skal aktivt gi tegn til trafikk i de tilfeller der det kommer hundespann som skal krysse veien. Sjekkpunktleder er pliktig til å sørge for at personell til veikryssing Finnmarksløpet 41 Håndbok 2011

42 blir prioritert. Det skal settes opp vaktplan og Sjekkpunktleder har ansvaret for at denne blir fulgt. Vakt ved veikryssing har IKKE under noen omstendigheter lov til å forlate stedet før ny vakt har kommet på plass. Dersom sjekkpunktleder med 100 % sikkerhet vet at det ikke vil komme nye hundespann i løpet av et bestemt tidsrom er det ikke nødvendig med vakt, men vakt skal være på plass minst 30 min. før spann er ventet til veikryssingen. Skilting etter skiltvedtak. VIKTIG! Alle skilt skal med faste intervall sjekkes for å unngå at skilt blir blåst overende eller lignende Det kan forekomme at brøytebil enten gjør at skiltet blir blåst overende eller at snø fra plogen setter seg fast på skiltet og gjør dette uleselig for trafikanter. Denne sjekken skal tas ved hvert vaktbytte. Sjekkpunktansvarlig er også ansvarlig for at skilt og lys blir fjernet etter at siste hundespann har passert krysningspunktet. 11. Opprette god og oversiktlig halmplass Dette kan gjøres på flere måter: Ved tidtaking inn til stasjonen. Halm kan legges på sleden. Egen halmplass, som er merket (og ikke tilgjengelig for publikum/handler). Må være betjent. Ved spannets oppstallingsplass. (Praktisk der oppstalling mellom begrensa og åpen klasse er adskilt). 12. Opprette god og oversiktlig depotplass Sjekk at alle depotsekker er kommet. Rydd og organiser depotsekker slik at de er enkelt tilgjengelig for kjørere og for at handlere kan legge inn ting til kjører. Depot bør plasseres slik at når hundespannene kjører forbi kan de laste dette direkte på sleden på vei til oppstillingsplassen Depot kan også plasseres separat. Dette kan for eksempel gjøres ved at det settes opp nummer skilt enten et for hver kjører eller inndelt i 5er eller 10er grupper. NB! Depotsekker til hundekjørere som bryter tas ut av depot hvis ikke annet er avtalt. Når sekken er tatt ut av depot kan den IKKE tas inn igjen. Depotsekker leveres til/hentes av handlerbiler i hht. avtale gjort med hundekjører. Depotsekker som ikke blir hentet sendes tilbake til Alta, hvis mulig å oppdrive transport. 13. Ta mot innkommende spann og gi handlerhjelp fram til oppstallingsplass for hundespannet Instruer mannskapene (handlere) om at de alltid skal spørre kjører om de skal ta i lederhundene eller ikke. Noen kjørere ønsker bare at handler løper foran hundespannet mot angitt liggeplass. Finnmarksløpet 42 Håndbok 2011

43 14. Sørge for at kjører snarest blir gjort kjent med hvor denne finner: (Spør kjører først om han/hun trenger denne informasjonen) Halm. Depot Vann Deretter (når spannet er oppstallet) kan generell informasjon om stasjonen gis. 15. Opprette søppelplass Denne merkes godt! Administrasjonen i Finnmarksløpet er ansvarlig for å avklare behovet for ekstern hjelp mht. håndtering av søppel. Dersom sjekkpunktet har behov for at avfallsselskaper skal håndtere søppel, så skal dette avklares med administrasjonen i Finnmarksløpet, og tilbud skal innhentes av FL-adm. 16. Markere startstrek for utkjøring fra stasjon Det må markeres en utkjørings / startstrek. Ved utkjøring kan spannet få handlerhjelp til frontbøylen på sleden er ved startstreken. Utkvittering fra obligatoriske hviler skjer ved dette punktet. NB! I 8-spann skal alle inn og ut tider signeres av kjører. NB! Viktig i forbindelse med hviler/utkjøring i 8 spannklassen at tiden noteres korrekt. 17. Sørge for at det blir ført liste over inn og ut tider samt antall hunder inn til og ut fra stasjon. Organiseres på enkleste måte. Eget skjema ligger på nett. Bruk gjerne lister og kommunikasjonsmidler mellom tidtakerplassene og sekretariatet på stasjonen. Listene oppbevares til Finnmarksløpet er ferdig, og premieringen er foretatt, da dette er dokumentasjon ved eventuelle protester. 18. Det skal så langt mulig føres logg over hendelser Sjekkpunkleder må skaffe til veie ei notatbok som skal fungere som loggbok. Så langt mulig skal det føres logg over viktige hendelser. Spesielt gjelder dette beskjeder og lignende til og fra Sekretariat, Rennleder, TD og Veterinær. 19. Gjensetting av hunder på stasjonene. Gjensatte hunder skal tas med av egen handler, eller andres handlere etter avtale. Skulle det likevel skje at hunder blir satt igjen, og det ikke er handler til stede for å ta hånd om hundene, skal hundene merkes og festes forsvarlig. Mat til hundene skal settes igjen av hundekjører Finnmarksløpet 43 Håndbok 2011

44 Stasjonsansvarlig sørger for at disse hundene får forsvarlig stell og ettersyn, til disse blir hentet. 20. Tilbud om vekking skal gis til de av kjørerne som ønsker det. 21. Alle som betjener stasjonen skal være kjent med regelverk og program. Selv om rennleder og TD er de som kontrollerer og følger nøye med at regelverk blir overholdt, er det viktig at alle som betjener stasjonen, har oversikt over de viktigste punktene. Dette gjelder spesielt oppsyn med depot og hva som tas med inn og ut av depot. 22. Melde fra til sekretariatet i Alta om inn og utgående spann Så raskt som mulig melde til sekretariatet i Alta, om tider inn og ut av stasjonen På noen av stasjonene vil det være mange som kommer inn og forlater nesten samtidig. Det kan da være fornuftig å ringe inn for eksempel hvert min. 23. Holde oppdatert liste over alle frivillige (funksjonærer) som jobber på stasjonen Ei slik oppdatert liste er til hjelp for Finnmarksløpet og ivaretakelse av de frivillige. Sørg for at det også blir notert mobil tlf og adresser til de frivillige. 24. Varsle sekretariatet når siste kjører har kjørt ut fra stasjon Stasjonen skal holde seg orientert om spann på vei inn til stasjonen. Stasjonen skal være betjent til siste spann har ankommet neste stasjon kun i spesielle tilfeller kan dette fravikes. 25. Resultatservice - holde tidslister oppdatert og tilgjengelig Publikum/Presse/Handlere/Kjørere ønsker ofte å kunne se på tidene til de forskjellige. Det gjelder ikke bare DIN stasjon men også de foregående. Prøv så langt som mulig å notere opp tider på stasjoner etter din stasjon. Lista henges opp på passende lett synlig plass, alternativt at detter er tilgjengelig via en PC eller storskjerm på stasjonen 26. Obligatorisk hvile Viktig at kjøreren får oppgitt tidspunkt når kjøreren kan kjøre ut. Lag oppslagstavle der det fremkommer når kjøreren kan kjøre ut. Lapp til kjøreren er en mulighet. Finnmarksløpet 44 Håndbok 2011

45 27. Stasjoner med tidsutjevning Tidsutjevningen regnes ut av sekretariatet /eget regneark Sjekkpunkt får tidspunkt opplyst fra sekretariat. Kjøreren skal ha oppgitt riktig tid for utkjøring Lag oppslagstavle der det fremkommer når kjøreren kan kjøre ut. Lappesystem til kjøreren er en mulighet i tillegg til oppslagstavla 28. Lik behandling av hundekjørerne. Samtlige kjørere skal ha samme service uansett plassering i konkurransen 29. Sørge for rydding før stasjonen legges ned. Kontakt eier av stasjonen før den forlates for godkjenning av rydding og renhold 30. Andre viktige ting på stasjonen: Publikumsområde merkes Merking inn- og ut av stasjonene 30 plaststikker til alle stasjoner (med depotbilen) Merking av stasjonsområdet, hvor finner vi hva (oppslagstavla) Der det er internett, er det mulig å sjekke om sekretariatet har fått riktige tider inn og ut fra din stasjon (stasjonssjef). Tidtaking, sjekk nummerplate Bilde av stasjonen (vedlagt) Sledebytte lov å gjennomføre (sjekk med TD) 31. Gjøremålsliste til delansvarlige (under utarbeidelse) Sekretariatet på stasjonen Tidtakere Handlere av hundespann inn og ut av stasjon Eventuelt andre som betjener stasjonen 32. Prinsippskisse over stasjonen Hva skal være på plass og merket Bilde av stasjonen (hvis mulig) Sjekkpunktleders myndighet Sjekkpunktleder har ikke myndighet til å sette Finnmarksløpet AS i en økonomisk ansvarlig situasjon. Dersom det oppstår behov av økonomisk art på et sjekkpunkt under Finnmarksløpet og FLAS skal stå økonomisk ansvarlig for tjenesten, så skal dette i ALLE tilfeller avklares med administrasjonen i Finnmarksløpet (Daglig leder). Dette gjelder for eksempel leie av brøyting, avfallshåndtering (leie av containere og transport/deponi av søppel), innkjøp av utstyr, ved til bål fyring mv. Finnmarksløpet 45 Håndbok 2011

46 Milepæler Sjekkpunkt generelt: Måned Oppgave Ansvarlig: Konfirmert avtale med sjekkpunkt FL-adm. Des Bestilt nødvendige rom på sjekkpunkt FL-adm Sjekkpunkt Jotka 1,2 og 3 Sjekkpunktleder 2011: Magli Sofie Økland Beskrivelse av Sjekkpunkt: Jotka sjekkpunkt ligger på Jotka fjellstue. Det er første sjekkpunkt for både 500 og 1000 km. De fleste kjørerne vil kjøre gjennom sjekkpunktet uten å stoppe i det hele tatt. Fra 2010 vil det være halm til spann på 500 km som ønsker å legge inn en hvil. Jotka II(500-km) og III. (1000-km) er en viktig meldestasjon ifh. til målgang i Alta sentrum. Finnmarksløpet 46 Håndbok 2011

47 Jotka 1: Mange spann ankommer samtidig til innsjekk og vi forventer til dels mye publikum. De aller fleste av disse kommer på scooter via scooterløypa, hvilket betyr at de kjører over brua og krysser deretter hundeløypa. Arbeidsområder/oppgave: - Markere kjørebane for scootere over hundeløypa. Og markere plass for parkering av scootere; bak fjellstua (1) og vedskjulet (2). - Halm plasseres ved sjekkpunkthytta (3), vegg som vender mot fjellstua. Utdeling av halm skjer fortrinnsvis til kjørere som skal hvile lengre enn 2 timer (avhengig av temperatur). Ca. en halv halmball pr hundespann. - Markere oppstallingsområder; til høyre forbi WC og gjestehytte (a), til venstre forbi sjekkpunkthytta (b) og til venstre mellom sjekkpunkthytta og vedskjul (c) og til høyre mellom gjestehytta og brua (d) og til sist mellom brua og badstua. - Markere sjekkpunkthytta/sekretariat med årets Finnmarksløpsplakat og egen informasjon om at dette er sjekkpunkthytten og informasjon. - Markere utsjekk JOTKA 1 med et større banner. Plasseres til høyre forbi WC og ved gjerdet. - WC må merkes på husveggen mot vest. - Henge to vannbøtter i tau fra brua. Noe mellomrom mellom hver. - Innsjekk markeres i løypa mellom vannet og fjellstua (1). Her står 3 innsjekkingsteam (à 2 personer), til sammen 6 frivillige. - Markere hvor de personer som utgjør leddet mellom innsjekk og utsjekk skal stå. Disse må gi signal/tegn (til de som skal ta imot og anvise plass) om hvorvidt spann skal stoppe eller kjøre rett igjennom. (NB! Viktig funksjon - her trengs to personer). Bemanning før løpet: - Personer markerer med plastikkstikkene for scooterløypa, parkering av scootere og vannpostene. - Personer til å markere sjekkpunkthytten med plakater og banner. - Personer til å markere utsjekkpunktet med banner, samt WC. Bemanning under løpet: - (1 person ved broa som viser vei for scooterkjørere og evt. kjørere som trenger vann) - 3 innsjekkingsteam (à 2 personer, til sammen 6 personer) står mellom vannet og fjellstua (1). Sjekker at hundekjøreren signerer tid inn og tid ut, for 500 km som skal rett igjennom og tid inn for 1000 km uavhengig om de skal stoppe eller ikke. - En av teamets medlemmer ringer straks etter tidtaking til sekretariatet og melder tidspunktet for inn-/utsjekk. - 2 personer til mellomstasjonen ; de som skal gi tegn/signal om stopp eller kjøre rett igjennom. Finnmarksløpet 47 Håndbok 2011

48 - Oppstallingspersonell; 2x2 ved plass a, b, c, d og e. (På Jotka 1 blir sannsynligvis e lite brukt). De personene som står her har i oppgave å hjelpe de som skal kjøre rett igjennom, vise løperne plass for oppstalling, og hjelpe til ved utkjøring. - En person ved halmstasjonen. I ledige perioder hjelper vedkommende med oppstalling og utkjøring. - Etter hvert som innsjekkingen avtar; kan ett av teamene hjelpe til med oppstalling og utkjøring (eller utsjekking). Personalbehov: frivillige i tillegg til sjekkpunktansvarlig og sjekkpunktassistent. Materialbehov: 5 av årets Finnmarksløps plakater, 15 halmballer, Kjetting til gjensatte hunder Sjekkpunkt Skoganvarre Sjekkpunktleder 2011: Rune Røksland, Jan Arne Jakobsen Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sjekkpunkt Skoganvarre ligger på Skoganvarre camping. Sjekkpunktet er kanskje det sjekkpunktet med mest trøkk siden svært mange spann kommer inn samtidig hit. God organisering og rutiner er derfor alfa og omega. De fleste hundekjørerne hviler noen timer på dette sjekkpunktet. Finnmarksløpet 48 Håndbok 2011

49 Arbeidsområder: Merke hytter/leiligheter med soveplass til kjørere, TD-er og veterinærer, og andre funksjonærer. Merke området hvor deltakerne skal sove. Halm skal plasseres ut og innsjekk markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det skal plasseres vanntønner (med kaldt vann) på sentrale steder Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Husk å dele 500 km og 1000km Viktig å planlegge hvordan spannene skal plasseres på sjekkpunktet. Det skal merkes en tydelig trase mellom inn og ut. Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre tider på plakat og lignende til publikum (dette dersom det inne på kafeen ikke blir tilrettelagt for storskjerm og resultatservice). Parkeringsvakt på grunn av mange biler Veivakter på veikryssingen All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastes i container. Det skal se like bra ut som da vi kom til Skoganvarre Kafeen på sjekkpunktet er døgnåpen og serverer varm mat. Tørkerom? viktig at en passer på at ingen legger ting for nær ovnen, slik at det kan oppstå brannfare. Også viktig å passe på at det ikke tørkes annet enn klær. Ulltepper og lignende tar for stor plass. Personalbehov: Under tilrettelegging:10 Innkomst: 30 under rydding: 10 Materialbehov: 50 stk. plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, skilt til veimerking, samband, Førstehjelpsutstyr, vester Sjekkpunkt Levajok 1 og 2 Sjekkpunktleder 2011: Mari Skillestad Maren Garsjø (NK) Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sjekkpunkt Levajok ligger på Levajok fjellstue. Sekretariatet er i A-hytta. Her settes det inn skrivepult og stoler tilpasset arbeidsforhold. Mange av 500-km kjørerne tar ut en lengre hvil her, det gjør som regel også 1000-km kjørerne. For 2011 vil studenter fra Høgskolen betjene sjekkpunkt sammen med Øytunelever. Finnmarksløpet 49 Håndbok 2011

50 1000-km bruker samme oppstallingsplass på Levajok 2 som på Levajok km Levajok 2 Inn Innsjekking og Utsjekk Levajok 1 Søppelcontainer 1000 km Levajok 1 Inn 1000 km Levajok 1 Ut Sekretariat 500km Inn 500 km Ut 1000km Levajok 2 Ut Utsjekking Arbeidsområder: Tråkking av områdene må skje FØR lørdag. Det har fjellstua gjort tidligere år. Noe som kan bidra til at spanna ikke vil ta raskeste vegen opp til høyre ved innsjekk er oppmerksom tråkking av området. Sporet inn bør ligger lenger ut på elva, og en må sørge for at det er et ordentlig opptråkka område mellom løypa og oppstallingsområdet. Sette ut halm til FL-1000 på forhand. Vurdere å gjøre det samme med FL-500 Sette opp langsgående sperrebånd som skiller innsjekk og oppstallingsplass for FL-1000 Alle hyttene skal merkes, på minst to språk (norsk og engelsk). Det skal lages vannhull ved spannoppstallingen ned på elva og denne må merkes godt, gjerne med fakkel. Lages store nok til at en stor bøtte får plass i vannhullet. Min 3 hull på hvert oppstallingsområde. Plasser gjerne egen bøtte ved vannhullet. Må lage depot- lange soner i overkant langs hele oppstallingsområdet både for 500 og Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Husk å dele 500 og (husk å sjekke at det er sekker til alle spann) Spannene for 500 skal ikke legges nede på isen slik at de skaper problemer for 1000-km når de senere skal passere. Sørg for å fjerne all halm i området. Finnmarksløpet 50 Håndbok 2011

51 Det skal merkes en tydelig trase mellom inn og ut, slik at spann lett kan kjøre gjennom Levajok II. Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat og lignende til publikum. Ut tid fra Skoganvarre/ Sirma og inn tid Levajok samt ut Levajok. Parkeringsvakt; avklar med Levajok All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastet. Det skal se like bra ut som når vi kom til Levajok Merke hytte med soveplass til kjørere, TD-er og veterinærer. Sekretariatet: Det bør være faste folk i sekretariatet. Disse må bruke loggen (se vedlegg nr. 8) mer aktivt. Hensiktsmessig å sette 4-6 stk. på sekretariatsoppgaver tidlig på lørdag, så de rekker å sette seg ordentlig inn i oppgavene. Det er flere muligheter for å få sekretariatet til å fungere betre. Det bør skreves retningslinjer for oppgavene som skal utføres der. Det bør utarbeides en plan/retningslinjer for informasjonsflyten blant oss som er der rennleder, veterinærer, TD, feltsjef. Sekretariatet bør være et knutepunkt, og ALLTID være blant de som først får oppdatering på situasjoner som pågår. Dette er noe alle sjekkpunkt kan dra nytte av å ha retningslinjer på. Og det er slike ting som virkelig bør gås gjennom systematisk på hovedleder møtene i forkant av løpet. I medisinske tilfelle spesielt, bør det være en regel at når det blir meldt til sekretariatet All informasjon som er relevant MÅ gås gjennom i sekretariatet, som LOGG fører dette og bruker loggen aktivt. SEKRETARIATET må få melding om ankomst/avreise av: TD, Rennleder, helseteam, veterinærer, løypekjørere. (et forslag til mal for registrering av dette lagt ved). Alt av relevant informasjon blir meldt til sekretariatet: Hendelser ved sjekkpunktet, medisinske nød situasjoner, etc. Vi må kunne stole på at Sekretariatet har oppdatert informasjon. Personalbehov: Levajok 1. min 30 + sjekkpunkt ansvarlig Levajok 2. min 10 + sjekkpunkt ansvarlig Materialbehov: Isbor, øks, bensin til lån av scooter på sjekk punkt(rydding ol), Sambandsutstyr min 5 er ønsket, Førstehjelpsutstyr, hammer, spiker, store plakater til resultatservise, bøtter til vannhull(min 6), 4-6 leiebånd til leding av spann, uskrevne skilt. Områdekart/infokart plastbelagt. 100 plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet. FL bør stille med 8 stk. bøtter (4 til vannhol, 2 til fôrrester/søppel + 2 ekstra) og fakler for å belyse innsjekk + vannhol (trenger ca. 5*2 netter + 3*2netter). Finnmarksløpet 51 Håndbok 2011

52 Sjekkpunkt Karasjok 1 og 2 SJEKKPUNKTLEDER 2011: Fred Tollefsen og Tormod Svineng (NK) Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sjekkpunkt er på Rica Hotell i Karasjok. Karasjok I. er sjekkpunkt for 500.km. Disse kjørerne må ha tatt ut 14 timer hvile pluss startdifferansen før de forlater sjekkpunkt. Karasjok II er sjekkpunkt for 1000-km kjørerne. De skal ha en 8 timer obligatorisk hvil på Karasjok. Finnmarkskollektivet vil bemanne sjekkpunkt sammen med Øytun elever. Droppsone Parkerings vakt Halm NRK Buss Depot Søppel container Presserom Park Sapmi med vakt Reklame bannere 500 km 1000 km Park FL Kafe/sekretariat Handlere Rypa- Kjørere Arbeidsområder: Halm skal plasseres ut og innsjekk markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det skal lages vanntønner (med kaldt vann) på sentrale steder Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Husk å dele 500 km og 1000km Viktig å planlegge hvordan spannene skal plasseres på sjekkpunktet. Spannene for 500 skal legges inne i parkområdet med Sampi sentret, samt på gårdsplassen til Gjesten. Sørg for å fjerne all halm i området etter hvert spann. Trase inn og ut er lik, Start etter hvile er bak Sapmi. Her lages en egen shute m. reklame på hver side. Finnmarksløpet 52 Håndbok 2011

53 Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat og lignende til publikum (dette dersom det inne på kafeen ikke blir tilrettelagt for storskjerm og resultatservice). Parkeringsvakt; viktig at det er en person som står vakt ved droplinjen slik at det ikke er biler som parkerer her. Henvisning til annen parkering i området, enten nede i sentrum eller ved hotellet. Informere om at trappen opp fra sentrum som kan brukes for å komme tilbake til sjekkpunktet All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastes i container. Det skal se like bra ut som da vi kom til Karasjok Rypa skal brukes som soveplass for deltakerne, handlerne kan også være her inne (men viktig å merke av hvor kjørerne skal sove og hvor handlerne kan oppholde seg, og nyte medbrakt mat). Kontrollere at det ikke er for kaldt inne på Rypa. Kafeen på sjekkpunktet er døgnåpen og serverer varm mat. Viktig at det ikke nytes medbrakt mat her inne da Rypa er tilrettelagt for dette formålet. merke rommene inne på Gjesten til de funksjonærer som skal ha soveplass: TD/dommere, rennledere og veterinærer, løypekjørere, intern presse/media, helseteam (dette koordineres med direktør på Rica Karasjok). De frivillige som det er satt av rom til skal selv henvende seg i resepsjonen på hotellet for å få utdelt nøkkel. Tørkerom badstua nede i kjelleren på Gjesten viktig at en passer på her at ikke noen legger ting for nærme ovnen, slik at det oppstår brannfare. Også viktig å passe på at det ikke tørkes annet enn klær her inne da ulltepper og lignende tar for stor plass. NB! Rennleder, TD, veterinær m.fl. som kommer til sjekkpunktet må kontakte sekretariatet for Finnmarksløpet (inne på Sapmi sentret) for å få utlevert nøkkel til sine rom på gjesten Personalbehov: Finnmarkskollektivet kommer med personer, men totalt er det behov for personer, de resterende kommer fra Øytun. Materialbehov: 50 stk. plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, samband, Førstehjelpsutstyr, vester Sjekkpunkt Jergul SJEKKPUNKTLEDER 2011: Anita Bakkeby Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sjekkpunktet ligger på fjellstua Jergul Asstu. Dette sjekkpunkter er kun for 500-km. Her må alle kjørere ta ut en 6 timer obligatorisk hvil. Alta ungdomssenter betjener sjekkpunkt sammen med Øytunelever. Finnmarksløpet 53 Håndbok 2011

54 Arbeidsområder: Innkomstområdet skal lages med inn og ut kjøring (gjør plass til halmen her). Sette tau mellom stolpene til ankring av spann. Alle hyttene skal merkes. Hyttene for kjørere skal ryddes å gjøre klare. Sjekkpunktleder er ansvarlig for at senger/ madrasser er på plass. Alle funksjonærer som skal ha overnattingsplasser må få avmerkede rom. Dette gjelder veterinærer og løypekjørere. Lage vannhull ved spannoppstillingen. Husk å merke hullet. Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Sjekkpunkt ansvarlige passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat som henger i kaffen. Ut tid fra Karasjok og inn tid Jergul. Veikryssingsskiltene må settes opp etter skiltvedtak. Lag plan for veivakthold. (Sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for å kvalitetssikre at skiltene er satt opp etter skiltplan) All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastet. Alle hyttene skal vaskes og det skal se like bra ut som da vi kom til Jergul. Personalbehov: Det må være 6 personer uten om sjekkpunktansvarlig. Dette er pga. 6 timers vakter og for å få vakt listene til å gå rundt. Materialbehov: Isbor, bensin til lån av scooter på sjekkpunkt (rydding), samband, Førstehjelputstyr, vester og tau til ankring. Finnmarksløpet 54 Håndbok 2011

55 Sjekkpunkt Tana Bru SJEKKPUNKTLEDERE 2011: Britt Mari Andersen og Tonje Kristin Halvari Beskrivelse av Sjekkpunkt: Dette sjekkpunktet ligger på Tana Hotel. Det er sjekkpunkt kun på km. Noen spann vil ta sin obligatoriske 16 timer hvil her. Sjekkpunkt betjenes av elever fra Tana videregående skole og Landbruksskolen. De tre første spannene stoppes i Tana sentrum. Arbeidsområder: Halm skal plasseres ut og innsjekk markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det skal merkes av hvor det kan hentes vann, eventuelt kan det settes ut vanntønner (med kaldt vann) på sentrale steder Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Viktig å planlegge hvordan spannene skal plasseres på sjekkpunktet, slik at det er plass til alle spann. Det skal merkes en tydelig trase mellom inn og ut. Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat og lignende til publikum (dette dersom det inne på kafeen ikke blir tilrettelagt for storskjerm og resultatservice). Parkeringsvakt; viktig at det er en person som har ansvaret for fornuftig parkering Finnmarksløpet 55 Håndbok 2011

56 Veikryssingsskiltene må settes opp, og det må lages en plan for veivakthold, både på innkjøring og utkjøring (Sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for å kvalitetssjekke at skiltene er satt opp etter skiltplan) All halm skal ryddes opp etter løpet og kastes i container. Det skal se like bra ut som da vi kom til Tana bru Møterom i kjeller skal brukes som soveplass for deltakerne, her er det tilgang til dusj og toaletter. Merke hyttene på sjekkpunktet til de funksjonærer som skal ha soveplass: TD/dommere, rennledere og veterinærer har hytter. Intern presse/media, helseteam får rom inne på hotellet Tørkerom nede i kjelleren på hotellet viktig at en passer på at ingen legger ting for nær ovnen, slik at det oppstår brannfare. Også viktig å passe på at det ikke tørkes annet enn klær. Ulltepper og lignende som tar for stor plass kan fjernes. Personalbehov: ca.40 elever fra Tana videregående skole. Materialbehov: 100 stk. plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, Førstehjelpsutstyr, vester Sjekkpunkt Neiden 1 og 2 SJEKKPUNKTLEDER 2011: Tor Atle Svortevik Beskrivelse av Sjekkpunkt: Neiden sjekkpunkt ligger på Neiden Fjellstue og er et sjekkpunkt for km. Her mange kjørere ut sin obligatoriske 16 timers hvil. Er du tidlig ute kan du bestille deg hytte her og FL har noen hytter/senger til kjørerne som vanlig. Fjellstua har døgnåpent det meste av tiden og her serveres det mat/drikke kontinuerlig. Det er godt med dusjanlegg/badstuer/wc og tørkemuligheter for tepper, sokker, dekken mm. En stor lavvo står til disposisjon for alle. Her fyres det, så lavvoen kan godt benyttes som overnattingsplass. Sekretariatet finner dere inne på kafeen. Vi setter ut et par ekstra pc-er i tillegg til den vi har i bruk. Her kan du koble deg opp mot Sorgjest, kommunens gjestenett, og følge FL slik. Pasvik Folkehøgskole og elever fra Villmarksliv og Hundekjøring driver sjekkpunktet. Finnmarksløpet 56 Håndbok 2011

57 Arbeidsområder: Halm skal plasseres ut og innsjekk markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det sette ut vann i tønner Depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Inn og ut, her kjører spannene gjennom sjekkpunkt Sekretariater er inne på Kaffeen Veikryssingsskiltene må settes opp, og det må lages en plan for veivakthold, både på innkjøring og utkjøring (Sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for å kvalitetssjekke at skiltene er satt opp etter skiltplan). Vaktholdet av veikryssingene er sjekkpunktets ansvar Finnmarksløpet 57 Håndbok 2011

58 All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastes i container. Det skal se like bra ut som når vi kom til Neiden Merke hyttene på sjekkpunktet til de funksjonærer som skal ha soveplass: TD/dommere, rennledere og veterinærer har hytter. Intern presse/media, deler hytte Tørkerom - viktig at en passer på her at ikke noen legger ting for nær ovnen, slik at det oppstår brannfare. Også viktig å passe på at det ikke tørkes annet enn klær da ulltepper og lignende tar for stor plass. Personalbehov: 20 personer: Pasvik Folkehøgskole og elever fra Villmarksliv og Hundekjøring driver sjekkpunktet. Materialbehov: Varanger trekkhundklubb (v/materialforvalter) har oversikt over utstyret som skal være til bruk på dette sjekkpunktet. Dette gjelder plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, sperrebånd, førstehjelpsutstyr, vester, bøtter, spader, koster og raker med mer Sjekkpunkt Kirkenes SJEKKPUNKTLEDER 2011: Kine Leines Skår Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sjekkpunkt i Kirkenes vil være på Rica Turisten hotell. Kirkenes og er vendepunktet for 1000-km. De fleste kjørerne har tatt ut sin 16 timers hvil før de kommer hit. Det er her løpet, eller konkurransen starter for de som ligger i fronten. Det er nå feltet begynner å spre seg og en gruppe med frontrunnere blir mer tydelig. Dropsone vakt Handlerbil Sekretatiat/Sydvaranger SNN/Rica Servering Bål Musher Bugøynes Kjeller Ishavskraft lavvo Reklame banner Tørkerom/handler Finnmarksløpet 58 Håndbok 2011

59 Arbeidsområder: Halm skal plasseres ut og innsjekking markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det skal merkes av hvor det kan hentes vann, eventuelt kan det settes ut vanntønner (med kaldt vann) på sentrale steder Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Viktig å planlegge hvordan spannene skal plasseres på sjekkpunktet, slik at en får plass til alle spann. Det skal merkes en tydelig trasse for inn og ut. Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat og lignende til publikum (dette dersom det inne på kafeen ikke blir tilrettelagt for storskjerm og resultatservice). Parkeringsvakt; viktig at det er en person som har ansvaret for fornuftig parkering Depotlinjen vil være ved parkeringsplassen på hotellet. Viktig at ingen biler parkerer her Veikryssingskiltene må settes opp, og det må lages en plan for veivakthold, både på innkjøring og utkjøring (Sikkerhetsansvarlig er ansvarlig for å kvalitetssjekke at skiltene er satt opp etter skiltplan). Vaktholdet av veikryssingene er sjekkpunktets ansvar All halmen skal ryddes opp etter løpet og kastes i container. Det skal se like bra ut som når vi kom til Kirkenes Møterom i kjeller skal brukes som soveplass for deltakerne, her er det tilgang til dusj og toaletter. Merke rommene inne på hotellet til de funksjonærer som skal ha soveplass: TD/dommere, rennledere og veterinærer, løypekjørere, intern presse/media (dette koordineres med direktør på Rica turisten hotell). Tørkerom nede i kjelleren på annekset ved hotellet. Dette rommet kan også brukes til oppholdsrom for handlere Personalbehov: personer Materialbehov: Varanger trekkhundklubb (v/materialforvalter) har oversikt over utstyret som skal være til bruk på dette sjekkpunktet. Dette gjelder plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, sperrebånd, førstehjelpsutstyr, vester, bøtter, spader, koster og raker mm. Finnmarksløpet 59 Håndbok 2011

60 Sjekkpunkt Varangerbotn SJEKKPUNKTLEDER 2011: Oddvar Betten og Kine Leines Skår Beskrivelse av Sjekkpunkt: Varangerboten sjekkpunkt er sjekkpunkt etter Neiden II. Det ligger i bunn av Varangerfjorden på Varanger Samiske Museum. Det er rødekors som driver sjekkpunktet med hjelp fra elever fra skoler. Varangerbotn Tørke rom Overnatting kjørere Veterinær og Kafé Presserom Kafé Infoskjerm Depot Halm Varmetelt Handler parkering Arbeidsområder: Halm skal plasseres ut og innsjekk markeres. Området skal merkes/avgrenses med merkebånd Det skal merkes av hvor det kan hentes vann, eventuelt kan det settes ut vanntønner (med kaldt vann) på sentrale steder Alle depot sekker settes etter nr. ved oppmerket område, sekker som ikke det står noe på legges ved siden av. Viktig å planlegge hvordan spannene skal plasseres på sjekkpunktet, slik at en får plass til alle spann. Det skal merkes en tydelig trasse mellom inn og ut. Sekretariat passer på å registrere alle som kommer inn, og føre på tider på plakat og lignende til publikum (dette dersom det inne på kafeen ikke blir tilrettelagt for storskjerm og resultatservice). Parkeringsvakt; viktig at det er en person som har ansvaret for fornuftig parkering Finnmarksløpet 60 Håndbok 2011

61 Veikryssingsskiltene må settes opp, og sjekkpunktleder er ansvarlig for å lage en plan for vakthold ved veg. (Sikkerhetsansvarlig er kvalitetssjekker at skiltene er satt opp etter skiltplan). All halmen skal ryddes opp etter løpet og pakkes i sekker. Det skal se like bra ut som når vi kom til Varangerbotn. Rommet på loftet i Menighetshuset som soveplass for deltakerne, her er det tilgang til dusj og toaletter. Merke rom til veterinærer. Tørkerom på ASVO (over på andre siden av veien for museet). Personalbehov: 15 personer. Røde kors stiller med noen personer, men i tillegg trenger sjekkpunktet ca. 10 personer (69 grader nord?) Materialbehov: plaststikker til oppmerking av sjekkpunktet, sperrebånd, førstehjelpsutstyr, vester, bøtter, spader, koster og raker mm. Utstyret kommer fra feltsjef for transport av utstyr Sjekkpunkt Sirma SJEKKPUNKTLEDER 2011: Stipendiat på Øytun: Ingvild Engset Mikalsen Beskrivelse av Sjekkpunkt: Sirma sjekkpunkt er et lite sjekkpunkt på 1000-km som ligger på gården til Marit og Magnus Varsi. Flere av kjører rett gjennom sjekkpunkt. Stipendiat på Øytun er sjekkpunktleder her, personell kommer fra Øytun Folkehøgskole. Det er soveplass for kjører i huset, 2 etg. Og for handler ute i låven. Mat fås kjøpt på kjøkkenet nydelig kjøttsuppe. Finnmarksløpet 61 Håndbok 2011

62 Oppfølging Felt Beskrivelse av hovedområde: Transport av hjelpemannskap og utstyr til sjekkpunktene, er fra 2011 todelt. Dette betyr at vi har en leder for transport av utstyr og reklamemateriell til sjekkpunktene (Martin Isaksen) og en leder for transport av frivillige til sjekkpunktene (Arnt Øvreness) Felt Transport av utstyr Hovedleder for transport av utstyr 2011: Martin Isaksen Beskrivelse av hovedområde: Transport av utstyr til sjekkpunktene. Behov for utstyr må på forhånd avklares med alle sjekkpunktansvarlige, slik at alt av utstyr blir fraktet til de sjekkpunktene der behovet er. Dette betyr at alle sjekkpunktansvarlige må avklare hvilket behov de har for utstyr, og disse er ansvarlig for å orientere leder for transport av utstyr. Arbeidsområde Instruks: - Plaststikker ( stk. pr. sjekkpunkt) enkelte sjekkpunkt har allerede stikker liggende, så behovet for stikker må avklares på forhånd. - Sjekkpunktskilt (hvite med påskrift eks. sjekkpunkt Sirma, som skal stilles ved trafikkert vei slik at handlere finner ut hvor sjekkpunktene ligger) kjøres på forhånd ut til Skoganvarre, Levajok, Sirma, Karasjok og Jergul. Denne utkjøringen kan koordineres med løypeansvarlig - Lage stokker til forankring og sette disse på plass på Jergul ca. 7 dager før start - 3 sett med depotskilt for 500-km: sett med depotskilt for 1000-km: 70- og oppover. Depotskilt følger bilen som har ansvaret for transport av utstyr. Lederen her har ansvaret for og koordinerer logistikken for depot skiltene dersom enkelte skiltsett må følge andre biler. - Sjekkpunkt permer til sjekkpunktene må lages. NB! Startlister og telefonlister MÅ legges inn fredag før start. Materialbehov: Utstyr til å ha med i bilen(e) - Tau til Skoganvarre og Jergul. - Plastbånd og plastsperrebånd til sjekkpunktene (Skoganvarre, Levajok, Sirma, Karasjok, Jergul) - Lys og elektriske kabler til Skoganvarre, Karasjok og Jergul. Finnmarksløpet 62 Håndbok 2011

63 - Depotskilt fra 70 og oppover fra Levajok til Tana Bru, Varangerbotn, Sirma og Karasjok. - Depotskilt fra 1 til 70 fra Skoganvarre til Levajok, Karasjok og Jergul - Telefoner, blyanter, viskelær, batterier, tegnestifter, stasjonspermer til sjekkpunktansvarlige på Skoganvarre, Levajok og Karasjok. Jergul får med seg telefoner og perm når de drar fra Alta til Jergul. - 1 stk. Statoilkort - Øks og isbor til Levajok og Jergul. - VIKTIG! HUSK: Reklamemateriellet som skal være med til sjekkpunktene Milepæler Transport av utstyr: Måned Oppgave Ansvarlig: Viktige momenter før løpet - Bore ned alle stolper på Jergul. - Husk parafinovner og kanner for kjøp av parafin til ovnene som skal i teltet på Sirma. - Klargjøre permer, telefoner og utstyr som skal med til sjekkpunktene Felt Transport av frivillige Hovedleder for transport av frivillige 2011: Arnt Øvreness Beskrivelse av hovedområde: Transport av hjelpemannskap til sjekkpunktene. Dersom det blir endringer i måten vi forflytter Øytunelevene, så må denne omskrives. Arnt har ansvar for å tenke logistikk og komme med forslag til omskriving av dette feltet. Alle endringer skal koordineres med Arnt. Sjåfører: - Bil 1: minibuss: Arnt Øvreness - Bil 2: minibuss: Nils Kåre - Bil 3: Bil: Martin Forflyttingen av hjelpere skal i forkant av løpet planlegges og under løpet styres av leder for transport av frivillige. Arbeidsområde under løpet: - Bilene kjører like etter at starten er avsluttet direkte til Skoganvarre - Transport 1: Arnt kjører med hjelpemannskaper til Levajok umiddelbart etter at første deltaker har ankommet til Skoganvarre. På Levajok starter en klargjøringen av sjekkpunktet (i samarbeid med Friluftslivslinjen på HIF) i god tid før kjørerne kommer dit. Finnmarksløpet 63 Håndbok 2011

64 - Transport 2 og 3: Hjelpemannskapet hjelper til med å rydde Skoganvarre. Nils Kåre og Martin transporterer så hjelpemannskapet til Karasjok og eventuelt Jergul ved behov. Martin tar med lyskastere, depotskilt og elektriske kabler til Karasjok. Det skal leveres depotskilt til Jergul, hvor også hjelpere settes av ved behov - Transport 1: Når alle kjørere på 500 km er dratt fra Levajok, ryddes denne delen av sjekkpunktet og all halm legges på tilvist plass. Hovedansvarlig for sjekkpunktet kontroll og organiserer dette. Halmen dekkes med plastpresenning. - Transport 2 el 3: Tar med hjelpemannskapet til Sirma, og gjør denne stasjonen klar. Setter opp telt med ovn til handlerne, og merker sjekkpunktet. Noen av hjelpemannskapet kjøres så tilbake til Levajok for å hjelpe til med å ta imot de første kjørerne på 1000 km. Og videre vestover for å avhjelpe på sjekkpunktene som skal ryddes ned. Personalbehov: * Harald Tunheim (lærer på Øytun Folkehøgskole) lager en bemanningsplan for elevene ut i fra behovet de ulike hovedansvarlige har på de ulike sjekkpunktene (Skoganvarre, Levajok 1, Sirma,Levajok 2, Karasjok og Jergul) * Bemanningsplanen må leveres så tidlig som mulig til rennleder/ dugnadsansvarlig. Proviantbehov: Det kan være smart at alle som deltar i disse transportene har ferdiglaget matpakke for perioden fram til søndag formiddag Bilbehov: Bil seter 15 hjelpere Bil seter 15 hjelpere Bil 3. 7 seter 6 hjelpere 3 biler 36 hjelpere Milepæler Transport av frivillige: Måned Oppgave Ansvarlig: Viktige momenter før løpet Avklare behovet for folk på sjekkpunktene slik at en vet hvor personellet skal kjøres. Leder for transport av frivillige Lage en plan for hvordan personell skal forflyttes på en hensiktsmessig måte mellom sjekkpunktene. Lage en plan for hvor/hvordan de frivillige får nok hvile, og hvor overnattingsbehovet er Finnmarksløpet 64 Håndbok 2011

65 Under løpet Passe tidsskjemaet slik at personell kommer til sjekkpunktene de skal jobbe på i god tid. Sjekkpunktansvarlig må ha tid til en gjennomgang av arbeidsoppgaver for de frivillige og sette opp en arbeidsrullering GPS oppfølging Hovedleder 2011:Martin Wahl Beskrivelse av hovedområde: Teamet skal følge opp GPS-senderne som følger med hundekjørerne under løpet. GPS-senderne er plassert i hundesledene og oppdateres via satellitt til WEB. Arbeidsområde Instruks: 1. Klargjøring av sender: a. Se til at batteriet er fulladet. Koble batteri til sender. Det skal da lyse noen sekunder i lampen på GPS ens underside, dette går så over i regelmessige blink. b. Test av batterier bør utføres 1.mnd før start slik at svake og defekte batterier blir erstattet og ladet, utladet og ladet igjen før starten går. Testing av klaver: Slå på alle klavene etter at de er full ladet, Legg batteriene kaldt og ute slik at de har kontakt med GPS. Noter strømnivå ved påslag i Telespor. Sjekk batterinivå etter en uke. Bytt batterier for de pakkene som ikke holder 5v eller mer etter testperioden. Disse er for svake. (FORSLAG FOR 2012)Det kan være smart å lage en eske av isopor som batteriene kan legges i. Varmen som produseres på grunn av bruken vil da holde batteriene varme. c. Registrer senderen på Telespor, eventuelt endre navn hvis senderen allerede er registrert. Se utlevert skjema for Telespor. d. Husk! Når man sletter/endrer en sender må man også slette gamle spor. e. Juster oppgraderingstid til 5 minutter, og mota minst 3 meldinger fra senderen før den er operativ. Sett så oppdateringstid til 15 minutter. f. Erfaringer fra 2010 viser at det ikke er nødvendig å spare på strømmen ved å endre oppdaterings, behold 15 min og følg med Finnmarksløpet 65 Håndbok 2011

66 på Telespor, tvilsomme batterier kan byttes på Karasjok før selve innspurten. g. Hvis senderen ikke gir tegn fra seg så koble fra batteriet og begynn på a igjen. 2. Utplassering av GPS: GPS sender legges i sledene til de kjørerne løpsledelsen har plukket ut. GPS en må ligge øverst i sleden og må kunne holdes i vannrett posisjon. Når senderen er operativ legges den fremst i sleden på en av følgende plasser: a. I egen lomme foran på sleden på de sledene som har det. NB! Spør kjører om han bruker lommen til noe først. Hvis ja så legg på neste plass. b. Under strammestroppen til soveposen. NB! Ikke legg GPS der hvis kjører skal bruke denne posen på sjekkpunktene. c. Under stroppen til Jervenduken. d. Tapes fast i noe solid fremst i sleden. 3. Oppfølging: Gjør minst mulig på de senderne som fungerer. I Levajok må alle senderne på 1000km sjekkes om de ligger riktig i sleden, da disse ikke får oppfølging før Kirkenes/Neiden 2. Det samme kan gjøres for senderne på 500km. NB! Ikke koble fra batteriet hvis senderen fungerer! Da kan den slutte å virke. Gjør følgende hvis sendere av en eller annen grunn ikke fungerer: a. Se senderens historikk på Telespor.no. Her er følgende vanlige feil: 1. Ingen meldinger den siste tiden: a. Senderen er ute av dekning. b. Senderen har sluttet å virke. c. Se på spenningsnivået, senderen fungerer ikke hvis dette er for lavt. 2. Senderen gjentar siste posisjon flere ganger: a. Senderen ligger feil i sleden og må rettes opp. 3. Mange posisjoner kommer med samme klokkeslett. a. Senderen har vært ute av dekning og sender da tidligere posisjoner når den får dekning igjen. b. Sendere som begynner å sende igjen men ikke sender tidligere posisjoner, kan være tegn på juks. Sjekk da følgende: i. Se på sekvensnummeret. Når en sender blir koblet til så begynner den på sekvens 1. Hvis det er andre årsaker så vil den fortsette på tidligere sekvensnummer. ii. Hvis den begynner på sekvens 1 igjen uten at noen funksjonærer har restartet senderen så ta kontakt med /rennleder eller TD eller sekretariatet som melder fra til disse ved første mulighet. 4. Det er to måter å rette feil på: a. Sett oppdateringstiden til 5 minutt før du går til sleden. Restart sender: Koble fra batteri og vent 10 sekunder før den kobles til. Sjekk på PC om den virker igjen. b. Bytt sender. Dette gjøres alltid på retur på 1000km, da man ikke vet når kjører starter ut igjen. Bytt senderen som ligger i Finnmarksløpet 66 Håndbok 2011

67 sleden med en ny sender som du vet virker. Husk å endre navn på senderen. c. Ha alltid en operativ sender med deg når du går til sledene. Gi denne samme navn som sjekkpunktet. Da kan du raskt og enkelt bytte ut sendere med feil. b. Regler for oppfølging: 1. Aldri rør/gå i sleden hvis kjøreren ikke er der selv. Eventuelt spør han om tillatelse. 2. Gjør mest mulig når kjøreren kommer inn på sjekkpunktet. Du vet ikke når kjører starter ut. 3. Fortell alltid kjøreren at du skal i sleden. 4. Fortell alltid kjøreren at du legger sender i sleden og fortell hva det er. De som får sender er pålagt å ha den der. Ingen kan si nei. a. Bruk gode ord som nu kan de hjemme følge med på nettet hvor du er c. Utplassering underveis: Målet er at teten hele tiden skal ha GPS i sleden. Dette byr på noen utfordringer: km før Karasjok: Før Karasjok er det ikke så lett å vite hvem som ligger først. Se på gangtiden deres og finn ut hvem som kjører fort. Disse får da utlevert sender i Skoganvarre og Levajok km i Karasjok: Ut fra Karasjok burde de 10 første ha GPS. Og her må dere vente til de som ligger langt bak kommer inn slik at dere kan få deres sender km Jergul: Ut fra Jergul burde de 15 første ha sendere. Hvis dere har flere til overs så send disse også ut km før Kirkenes/Neiden2: Noen forhåndsfavoritter starter med GPS. Disse gjøres det ikke noe med før dere kommer til Øst- Finnmark. Noen år når man dem i Kirkenes, andre år på Neiden2. I fra dette punktet skal de 10 første ut fra hvert sjekkpunkt ha sender. Dere trenger ikke å ta ut noen. Da vil flere og flere ha GPS i sleden. Hvis det oppstår hull, slik at alle til og med 14 har GPS og så nummer 16, så må 15.plassen få utlevert GPS km Karasjok: Herifra og inn til mål er det veldig viktig at alle sammen i teten har GPS. Målet er at alle GPS ene er i bruk, bortsett fra 2-3 reserver som dere må ha til å bytte på de fremste. Ut fra Karasjok skal dere få sendt ut det dere har igjen av GPS. Men hvis det da blir slik at nr. 18 får GPS og han kniver med nr. 19 som ikke har GPS, så er det best at ingen av dem får. Dette for å gjøre det mest mulig rettferdig. 6. Det viktigste er at det blir mest mulig likt for de som konkurrerer. Så hvis en av GPS ene slutter å virke på en etappe mens den kjøreren kniver med en annen med GPS, så ta kontakt med Rennleder for å avgjøre om den GPS en som virker skal kobles ut. Husk å gjøre begge operativ ved neste sjekkpunkt. Finnmarksløpet 67 Håndbok 2011

68 4. Telespor.no: Se eget ark for instruks for bruk av Telespor. Vi ønsker ikke at uvedkommende skal tukle der inne så ikke kopierer arket og sprer det rundt. 5. Finnmarksløpet.no sin GPS-side: Dette er ment til alle funksjonærer slik at de kan opplyse publikum og nervøse handlere. Følgende grunner til at noen sendere står i ro og andre feil: a. Det er ikke mobildekning der kjører er. Senderen trenger mobildekning for å kunne sende ut posisjon. Hold pekeren over kjøreren og se klokkeslettet for siste oppdatering. De skal oppdatere seg hvert 15 minutt. Følgende steder er det meget dårlig signal: 1. På vei ned til Levajok Fjellet mellom Varangerbotn og Neiden. 3. Hele området rundt Iesjavri, spesielt sørsiden. a. Ravnastua Jotka b. Jergul Jotka b. Det er feil på senderen og GPS-ansvarlig holder på å jobbe med saken. Av naturlige årsaker så kan det ikke gjøres noe før kjører kommer inn på neste sjekkpunkt. c. Temperaturmåleren er ikke nøyaktig så det er ikke noe å bry seg om. d. Senderne oppdateres med 15 minutts mellomrom, men ikke samtidig. Derfor kan noen kjørere bytte på å ligge foran i sporet. Se når senderen sist ble oppdatert. e. Målet er at teten til en hver tid har GPS i sleden. Derfor kan noen kjørere som havner bak miste sin GPS. Noen GPS er blir sendt ut fra start på 1000km, dette er de antatte favorittene, men det blir ikke fordelt på de fremste kjørerne før tirsdags kveld. Grunnen er at GPS-ansvarlig først følger 500km før de starter med alle GPS ene til Øst Finnmark på tirsdag. 6. Sekretariatet: De i sekretariatet har tre ting å passe på: a. Oppdatere senderne til de som passerer Jotka. Instruks ligger i sekretariatet. b. Ta inn GPS er ved målgang fra de kjørerne som har det. c. Sette batteriene på ladning natt til tirsdag. Disse må være fulladet når GPS-teamet kjører til Kirkenes tirsdags morgen. (De trenger å få sove litt en natt.) 7. Kontaktpersoner ved feil FL2011: a. Jan Gunnar Vian (han er også TD) b. Trond Anton Andersen (Pressesjef) c. Pål Karlsen Haugsnes i. Pål skal selv kjøre 500km så han er tilgjengelig før start og på noen av sjekkpunktene. NB! På sjekkpunktene kontakt han kun når han er våken! Sovende kjørere kan bite! ii. Pål er tilgjengelig under og etter 500km på sms Personalbehov: Finnmarksløpet 68 Håndbok 2011

69 1 GPS ansvarlig, 1 hjelper. Natt til tirsdag: 1 person i sekretariatet til å oppdatere senderne til hvert 5 minutt ut fra Jotka og ta inn GPS fra sleden og lade batteriene. Av hensyn til uregelmessig søvn og trygg ferdsel med bil over lange strekninger, vil jeg råde FL til at man benytter 2 GPS team et for 500 og et for Når 500 teamet er ferdig reiser de over til Neiden2 og møter lederspannene der, mens team 1000 er på Kirkenes til de fleste spannene har forlatt sjekkpunktet. Fra nå av vil det være svært stor geografisk spredning i løpet og et lag vil ikke kunne betjene alle hundespann alene. Materialbehov: 1 bærbar PC med nettilgang. Drivstoffkort. Bil. Akkreditering (ID-kort) til sjekkpunktene samt gule vester. NB viktig å melde fra til sjekkpunktleder/funksjonærer slik at de vet hvem du/dere er. Vestene brukes kun ved starten og ved Skoganvarre. (NB! Det er viktig og ikke røpe kjørernes strategi. f.eks. hvis noen tar en Tunheim og sniker seg ut midt på natten.) Milepæler: GPS Ansvarlig Måned Oppgave Ansvarlig: Januar Bli utnevnt HP og Pål Februar Få opplæring Pål Kommentar: Det er viktig at alle i GPS teamet kjenner til disse rutinene og at rutinene blir tilsendt på mail i forkant. Mars Kunne alt om GPS GPS ansv. Finnmarksløpet 69 Håndbok 2011

70 Premieseremonier Seremoni og premie koordinator 2011: May Britt Jøraholmen Beskrivelse av hovedområde: Seremonier ute omfatter premieutdeling på 500-km som avholdes på tirsdag kveld i løpsuka (kl i gågata) og premieutdeling for 1000-km på lørdag kl i gågata, Alta sentrum. I tillegg er seremoniansvarlig ute ansvarlig for rammene rundt i innkomsten i hver av klassene for de tre første plassene. Hovedansvarlig for områder er ansvarlig for tilrettelegging og organisering av seremoniene, for kjøreplaner og for å følge opp at seremoniene gjennomføres etter plan. Hovedansvarlig må arbeide i nært sammen med daglig leder FL. NB1: Koordinator har ansvaret for at konferansier intervjuer vinnere på instruert plass foran sponsorveggen. NB 2: Det er viktig at premieansvarlig har hatt dialog med presseansvarlig om plassering av presse/media. Arbeidsområde: Avklare rammene for seremoniene Koordinere alt arbeid med seremonier Drøfte og klarlegge program for premieseremoniene Skaffe oversikt over alle premier som skal deles ut Avklar speakere, talere, overrekkelse av premier sammen med FLadm. Lage kjøreplaner for seremonier Ansvarlig for å skaffe speakertjenesten, samt lyd og lys, i samarbeid med Fl-adm Premieutdeling Hovedansvarlig 2011: Julie Katrine Berg Beskrivelse av hovedområde: Premieutdelingsansvarlig ute har en todelt arbeidsoppgave: Ansvarlig for rammene rundt innkomsten i hver av klassene for de tre første plassene. Ansvarlig for premier og rammene rundt premieutdeling, 500 km (tirsdag) og 1000 km (lørdag) Finnmarksløpet 70 Håndbok 2011

71 FORARBEID FØR ÅRSSKIFTET: (Arnhild Nilssen se milepælsplan) 1. Arbeidsområde Instruks: Bestille premier/utmerkelser: Glasskrus til alle deltakere - v/hurtigtrykk Glass pokal m/øyelogo og inskripsjon til 1,2,3. pl - begge klassene v/daniella (glasskunstner i Båtsfjord sponsor) Rookier: skiferplater v/peskatun@altaskifer.no Bestille spesialpremier 5. gang gj. f. løp: ullbilde v/grete Somby, Håndverkshuset 10. gang gj.f. løp: tresnitt v/trine Noodt 15. gang gj.f. løp: skiferklokke v/peskatun@altaskifer.no 20. gang gj.f. løp: ullbilde med øyelogo og sølvplate v/håndverkshuset 25.gang gj.f lp: - glasskunst m/fl motiv fra Daniella 30.gang gj.f lp: - hundespann i sølv på glasskube fra Phenyamin mest uheldige kjører - ullrypa - v/grete Somby Beste stell av hund vandrepokal + Maleri v/strand Camping (deles ut av repr. fra veterinærene på banketten) vandrepokal må innhentes og inngravere navn på siste års mottaker. Andre premier og utmerkelser NM-medaljer og NM diplomer bestilles av FLAS fra Norges hundekjørerforbund Finnmark Idrettskrets Idrettskretspokal dersom NM - innhente denne og inngravere navn. Oinakkaslede bestilles. Utdeles til beste utenlandske kjører i 500 km Hundehus fra Aksis bestilles. Utdeles til sisteplass i 1000 km Finnmarksløpets vin innkjøpes på vinmonopolet når det slippes. Pengepremier fordelingen avklares med sportslig styre Hundemat fra Labb fordeles slik Labb ønsker. Husk gavekort Hundemat fra Provit Storfevom og frysetørket vom. Avtales med Mattis Romsås i Provit. Husk gavekort Hundemat fra Vom og hundemat fordeling og mengde avklares med Roger Dahl. Husk gavekort Skunk Works Racing basket avklares med Snorre Næss Skifer medaljer gitt av Alta Kommune (blir dette gitt årlig?) Rica Hotel Alta Middag og suite for vinnere i 500 og 1000 km klassene Innkomst: Arena Alta sentrum 500-km mandag 1000-km torsdag 2. Arbeidsområde Instruks: Oppgaver i forkant av innkomsten Lauvbærkrans til vinnerne v/gunni Larsen eller blomsterforretning Kjøpe champagne til vinnerne levere FL kontoret Finnmarksløpet 71 Håndbok 2011

72 Besørge etiketter til flaskene - bestilles på Hurtigtrykk v/poffen Bestille og skaffe blomsterbuketter til de tre beste i NM Ansvaret for tilrettelegging og pynting av arena, herunder flagg, seierspall, halmballer, scooterpremie, hundesledepremie mv. Oppgaver under innkomsten: halmballer ved sponsorveggen v/målgangansvarlig overrekke lauvbærkrans (rennkontoret) og champagne v/daglig leder NB! Premieutdelingsansvarlig sørger for at lauvbærkransen leveres tilbake til rennkontoret for bruk under premieutdelingen Rookieplatene leveres ut ved målgang ansvarlig: rennkontoret Premieutdeling: Arena Alta sentrum 500-km kl. 18:00 tirsdag (løpsuka) 1000-km kl. 12:00 lørdag 3. Arbeidsområde Instruks: Oppgaver i forkant av premieutdelingen: Kvalitetssikre at alle premier er bestilt/avklart. Dette bør gjøres innen årsskiftet (jfr. Punkt forarbeid før årsskiftet) Hvilke spesialpremier finnes til overs fra fjoråret Lage lister for premiefordeling for 500 og 1000-km Lage lister over spesialpremier for utdeling - ute. Lage lister over spesialpremier for utdeling inne. Kvalitetssikre at premiegivers ønsker er fulgt Kvalitetssikre at premieliste og vinnerliste settes sammen og stemmer overens Bestille blomsterbuketter til de 3 vinnerne Skrive ferdig SNN sjekkene Diplomene fra Hurtigtrykk. Fotograf avklares og bilder besørges sendt til Poffen Kvalitetssikre at NM medaljer og diplomer er på plass Kvalitetssikre kjøreplanen for premieutdelingen Musikkorps til fanfarer under premieutdelingene Avklare flaggbærere Hvem er ansvarlig for lyd og lys Sjekke at alle nasjonsflagg er på plass for premieutdelingene. Lage info angående premieutdelingene til kjørermøtet: - 1,2,3 pl - ta med 1 hund hver, lauvbærkrans rekkefølge takketale Avklare hvordan avslutningen på premieutdelingen skal foregå Husk utlevering av premier for kjørere som reiser før premieutdeling Oppgaver under premieutdelingen: Ansvaret for tilrettelegging og pynting av arena, herunder flagg, seierspall, halmballer, scooterpremie, hundesledepremie mv. Tilrettelegge et funksjonelt og fint pyntet premiebord, gjerne pyntet med halmballer, FL effekter og hundesleder Finnmarksløpet 72 Håndbok 2011

73 Ansvaret for den praktiske gjennomføringen, herunder avklare og koordinere rekkefølgen med speaker, samt organisere premiene etter dette. Avklare med FL kontoret hvem som skal besørge speakertjenesten, Seierspallen klargjort Pynte arenaen med FL effekter og hundeslede Avklare hvem som skal dele ut premiene Markere sponsorer Oppgaver i etterkant av premieutdelingen: Premier til overs etter premieutdelingen ute skal leveres til bankettansvarlig i bankett salen Etter bruk skal disse flaggene leveres til bankett salen. Bestille messingskilt til rookieplatene/ullbilde 20 år info om navn på kjørerne til Lampespesialisten- v/lampespesialisten@trollnet.no Sende ut messingskiltene Ansvarlig for ettersending av uavhentede premier. Sende info til Finnmark Idrettskrets om hvem som ble Norgesmester Evaluere premieutdelingene Personalbehov: 2-3 stk premiebærere (gjerne med kofter) 2 personer til å ordne premiebordet klar til utdelingen Barn til å bære flaggene Musikkorps eller mannskor - nasjonalsangen Materialbehov: Se over. MERK. Alle punkter er ikke nevnt i milepælsplanene, men synliggjør de områdene andre har ansvaret for. Resterende oppgaver gjelder for premieutdelingsansvarlig Milepæler Premier og lignende: (Hovedansvarlig, Arnhild m.fl.) Måned Oppgave Ansvarlig: Desember Hvilke spesialpremier finnes til overs fra Arnhild Nilssen fjoråret Desember Bestilling av premier og spesialpremier Arnhild Nilssen Januar Bestille NM medaljer og diplomer fra NHF Adm. i FLAS Januar Kvalitetssikre at alle premier er bestilt/ avklart. Premieutdelings ansvarlig Milepæler Innkomst/Målgang: (Hovedansvarlig, Arnhild m.fl.) Måned Oppgave Ansvarlig: Januar Besørge etiketter til champagne flaskene - Adm. FLAS bestilles på Hurtigtrykk v/poffen Medio feb. Avklart ansvarlige til speakertjeneste, lyd Adm. i FLAS Finnmarksløpet 73 Håndbok 2011

74 og lys. Des/ januar Kvalitetssikre at alle premier er bestilt/ avklart. Premieutdelings ansvarlig Medio feb. Lauvbærkrans til vinnerne v/gunni Larsen Arnhild Nilssen eller blomsterforretning Mars Kjøpe 4 stk. champagneflasker Arnhild Nilssen Mars Bestille og skaffe blomsterbuketter til de Arnhild Nilssen tre beste i NM Mars Ansvaret for tilrettelegging og pynting av arenaen på avklart sted, herunder flagg, Premieutdelings ansvarlig seierspall, halmballer, scooterpremie, hundesledepremie mv. Mars Overrekke lauvbærkrans og rookieplater Arnhild Nilssen Mars Sørge for at lauvbærkransen leveres tilbake til rennkontoret for bruk under premieutdelingen Premieutdelings ansvarlig Milepæler Før/under premieutd.: (Hovedansvarlig, Arnhild m.fl.) Måned Oppgave Ansvarlig: Februar Hvem er ansvarlig for lyd og lys Premieutdelings ansvarlig Februar Musikkorps/mannskor til fanfarer under Arnhild Nilssen Februar og Mars premieutdelingene Diplomene fra Hurtigtrykk. Fotograf avklares og bilder besørges sendt til Poffen Arnhild Nilssen Februar/ Mars Sjekke at alle nasjonsflagg er på plass for premieutdelingene Adm. i FLAS og Arnhild Nilssen Februar Avklare flaggbærere Arnhild Nilssen Mars Skrive ferdig SNN sjekkene Arnhild Nilssen Mars Kvalitetssikre pynting av arenaen på avklart sted, herunder flagg, seierspall, halmballer, scooterpremie, hundesledepremie mv. Premieutdelings ansvarlig Mars Kvalitetssikre premieseremoniene, slik at alle involverte har kjøreplaner, og at premielistene er klar og synkronisert med vinnerlisten Premieutdelings ansvarlig Milepæler etterkant av premieutdeling: (Hovedansvarlig, Arnhild m.fl.) Måned Oppgave Ansvarlig: Mars Premier til overs etter premieutdelingen ute skal leveres til bankettansvarlig i bankett salen, dette gjelder også for nasjonsflaggene Premieutdelings ansvarlig Mars Bestille messingskilt fra lampespesialisten Arnhild Nilssen Finnmarksløpet 74 Håndbok 2011

75 Mars/April Ettersending av uavhentede premier Arnhild Nilsen Mars/April Sende info til Finnmark Idrettskrets om hvem som ble Norgesmester Premieutdelings ansvarlig Mars/April Evaluere premieutdelingene Premieutdelings ansvarlig Banketter Hovedleder 2011: Gunnar Nilsen Beskrivelse av hovedområde: Seremonier inne innebærer planlegging og avvikling av startbankett fredag, dagen før løpet, 50-mils bankett tirsdagen da 8-spannsklassen kommer i mål, og til slutt avslutningsbankett lørdag. Alle arrangementene foregår i Alta. VIKTIG 1: Bankettansvarlig har ansvaret for kvalitetssikring av hele arrangementet for alle bankettene. VIKTIG 2: Bankettansvarlig sørger for at deltakerne får muntlig info. om billetter vedrørende 500 -banketten og avslutningsbanketten, dette når de registrerer seg som kjører på registreringskontoret. Denne informasjonen må også fremkomme på kjørermøtet. I tillegg viktig at 1000-km kjørerne blir informert om at de skal sitte på VIP bordene under startbanketten. Arbeidsområde Instruks: Seremoniansvarlig inne kan gjøre forholdsvis mye i forkant av løpet. Noen av oppgavene som kan gjøres i forkant er: avklare sted for bankettene Rica Alta Hotel bli enige om meny skaffe verter/vertinner til avviklingen av arrangementene skaffe til veie sponsorvimpler som bordet pyntes med, eventuell annen pynt, reklame, roll ups kontakt med reklameansvarlig Pynte scenen med sleder. NB! Halmballer skal IKKE brukes. skaffe en kontaktperson ved selskapslokalet varsle festlokalet v/kent Josefsen om antall gjester. Håndverkshuset har den totale oversikten over antallet billetter som er solgt ved de ulike bankettene arrangere et informasjonsmøte med de frivillige man har knyttet til seg, slik at alle vet hva de skal gjøre til enhver tid under seremoniene inne. Finnmarksløpet 75 Håndbok 2011

76 Organisere utdelingen av startnummer, sledenummer, glass, plakat. 1 strikk gis med plakaten, men plakaten skal ikke rulles før utdelingen Avklare hvem som er lydtekniker Passe på at kulturinnslagene får lydprøver Gi lydtekniker klar beskjed om hvilke artister som skal opptre + deres mobilnummer. Avklare hvilke bord FLAS skal betale drikke for og hvor mange serveringer. Skaffe til veie stempel for inngang på bankettene. Andre oppgaver som hører inn under bankettene men som gjøres av FLAS: Styret i FLAS - Avklare og differensiere billettpriser Adm. i FLAS Trykke billetter Adm. i FLAS - lage kjøreplan og avklare kjøreplanens innhold av kulturelle innslag og obligatorisk innhold, gjelder spesielt for startog avslutningsbankett. Adm. i FLAS - avklare hvem som skal være konferansier, samt noen til å dele ut utmerkelser og enkelte spesialpremier May Britt og Gunnar lage bordplan for startbankett, samt fordele hvilken kjører de enkelte VIP gjester skal sitte i sleden til (de som skal kjøre sammen sitter ved samme bord) Oppgaver for elevene i turistinformasjonen: Billettsalg for banketter Bankterminal til bruk for billettsalg med mer. Holde totaloversikten over antallet solgte billetter til de enkelte bankettene og informere bankettansvarlig om dette. Underveis er det viktig at alle som skal være involvert i bankettene har en oppdatert kjøreplan. Personalbehov: 6 personer. Disse skal dekke oppgavene som billett mottakere, dør vakter, garderobevakt, og ellers være tilgjengelig for gjestene. Adm. i FLAS finner VIP vertene. Disse skal lede VIP gjestene til bordene fremst i salen på start og avslutningsbanketten, samt sitte som vert på VIP bordene. DE ULIKE BANKETTENE: Startbanketten er den mest formelle. Den har en større grad av obligatorisk innhold enn de to andre. På startbankettene blir alle kjørerne presentert og de får sitt kjørenummer. I tillegg blir samarbeidspartnere presentert og rennleder holder en liten tale. Her er det viktig at man har Finnmarksløpet 76 Håndbok 2011

77 laget en god kjøreplan, da det er et tett program og forholdsvis mye man skal nå gjennom. Bordkort på VIP bordene På startbanketten serveres maten på fat til bordene, det serveres 1 gang. Kaffe og kakebord. 50-mils banketten er en feiring av de som har kommet i mål på 50 mila. Det holdes tale av rennleder og de resterende premier + diplomer (etter premieutdelingen ute) blir delt ut til kjørerne. Det skal legges en flott ramme rundt arrangementet og bli en verdig feiring av denne klassen. En bør ha en toastmaster/konfransier, og det må lages en kjøreplan for arrangementet. Obligatorisk innhold vil komme inn i form av tale ved rennleder, tale ved varaordfører, kulturinnslag, presentasjon av vinnerne. FLAS v/adm avgjør om samarbeidspartnere skal inviteres til denne banketten. Avslutningsbanketten er noe lik startbanketten i størrelse, men noe mindre formell. Her er det viktig at man har laget en god kjøreplan, da det er et tett program og forholdsvis mye man skal nå gjennom. Noe obligatorisk innhold i form av talere og det er utdeling av spesialpriser, dvs. Beste stell av hund, Last man standing etc. Videre er det kulturelt innhold, fest og moro. Billetter og salg. Under alle arrangementene er det viktig at man lager plakater med informasjon om salg av billetter. Viktig at bankettansvarlig sørger for at deltakerne får muntlig info om billetter. Viktig at 1000-km kjørerne blir informert om at de skal sitte på VIP bordene under startbanketten. Denne informasjonen må overbringes muntlig til hver kjører når de registrerer seg som kjører på registreringskontoret. Gratisbilletter: Startbankett: Alle kjørerne + 1 handler. Billettene legges i kjørermappa. 500-km Banketten: 500-km kjørerne + 1 handler. Billettene legges i kjørermappa. Avslutningsbanketten: km kjørerne + 1 handler. Billettene legges i kjørermappa. 500-km kjørerne må kjøpe billett på vanlig måte. NB. Alle billettene er navngitt og personlige. Billettene til spesielt inviterte gjester utleveres av FL adm. Bankett ansvarlig lager en totaloversikt over antallet gjester til hver bankett. De ansvarlige for salg av billetter vil også stå ved inngangen til Bankettene for å svare og betjene eventuelle spørsmål. Finnmarksløpet 77 Håndbok 2011

78 Husk å sette frist for salg av billetter Pynting av lokalet. Lokalet pyntes med flagg, reklame, FL effekter, plakater, sleder, blomster etc. Det settes frem flagg til alle land som deltar. Vakthold: Det er behov for vakthold ved alle inngangsdører til bankett salen. Når billettene tas imot skal hver gjest få et stempel som bevis på at billett er betalt og levert. Milepæler: mnd. Oppgave Ansvarlig: 30.november Avklare str. På klær til medarbeiderne Bankett ansvarlig Desember Avklare lokale for avvikling av bankettene Adm. I FLAS Januar Arrangere infomøte med verter/vertinner Bankett ansvarlig Januar Billetter trykkes, pris avklares Adm. I FLAS Jan/feb. Kulturelt- og obligatorisk innhold avklares Adm. I FLAS Januar Valg av meny, (kontaktperson lokalet) Adm. I FLAS Februar Arr. Møte med ansvarlig for registreringskontoret for viktig info. om bankett billettene Bankett ansvarlig Februar VIP gjester (antall og navn)- bordplan jobbes med fra slutten av februar og oppdateres jevnlig Gunnar Nilssen og May Britt Jøraholmen Februar Pynt & reklameartikler skaffes Adm. I FLAS Jan/feb. Personell PA avtales. Avklar med adm. i FLAS Bankett ansvarlig Mars Lage plakater for salg av billetter til bankettene Bankett ansvarlig Mars Antall gjester totalt meldes til selskapslokalet. Håndverkshuset har totaloversikten på antallet Bankett ansvarlig Mars Kjøreplan lages og distribueres Adm. I FLAS, Bankett ansv. Og Gunnar Nilssen Mars Avklare hvilke bord FLAS skal betale drikke Bankett ansvarlig Mars Kvalitetssikre alle ledd i forbindelse med totalarrangementer Bankett ansvarlig Materialforvalter Hovedleder 2011: Område ikke avklart! Beskrivelse av hovedområde: Arbeidsområde Instruks: Før løpet: Etter løpet: Finnmarksløpet 78 Håndbok 2011

79 Helseteam Tjenesten er ikke operativ i 2011 Tjenesten skal ikke være operativ i Alle sjekkpunkt er utstyrt med førstehjelpsskrin. For øvrig henviser de som trenger det til nærmeste helsesenter/sykehus. Finnes nært de fleste sjekkpunkt. 5.0 FRIVILLIG på FINNMARKSLØPET Å delta som frivillig på Finnmarksløpet representerer muligheten for å delta i utviklingen av et voksende og spennende arrangement. I 2011 er Finnmarksløpet 30 år arrangementet lokalt, nasjonalt og internasjonalt bygger i stor grad på all den innsats som er lagt ned gjennom mange år av et stort antall frivillige. I 2011 vil det være ca. 350 frivillige som arbeider for Finnmarksløpet. Som frivillig får du mulighet til å delta i arbeid på mange ulike områder, både store og mindre oppgaver av kortere og lengre varighet. Finnmarksløpet har som filosofi å ha en inkluderende atmosfære i sitt arbeid og i liten grad å bygge en streng hierarkisk organisasjon. Selve arrangementer drives av en dugnadsorganisasjon sammen med administrasjon for FL. I dette arbeidet er alle viktige brikker for å skape et vellykket arrangement. Det er allikevel noen som sitter med hovedansvar innenfor sine avgrensa områder, disse sørger sammen med rennleder, dugnadsansvarlig, FLvenner og FL-adm og rekruttere folk til sitt hovedområde. Rennleder er øverste ansvarlig for arrangementet under avviklingen av løpet. Hva får du som Frivillig for FL. Som frivillig vil du i 2011 få en crew genser. Alle hovedledere skal melde inn behov under sitt område i henhold til vedlegg 7. Det arrangeres egen frivillighetsfest for alle frivillige i Alta søndag den 20. mars. Her trekkes det ut diverse gaver som fordeles blant frivillige. Men viktigst av alt, jobben som frivillig gir muligheten for å delta i en stor begivenhet, til å oppleve samhold, glede og entusiasme kort sagt Finnmarksløpsånden! HUSK! Som frivillige har ingen myndighet til å sette Finnmarksløpet AS i en økonomisk ansvarlig situasjon. Dersom det oppstår behov av en slik art at Finnmarksløpet blir økonomisk ansvarlig for tjenesten, skal dette i ALLE tilfeller avklares med administrasjonen i Finnmarksløpet. Dette gjelder uansett innkjøp av tjenester eller utstyr. Finnmarksløpet 79 Håndbok 2011

80 VEDLEGG: Vedlegg 1: Program Deltakerprogram for Finnmarksløpet 2011 * Finnmarksløpet tar forbehold om endringer Oppdatert: Viktig informasjon om billetter til bankettene: Bankettbilletter til kjører og en handler, vil bli lagt i info mappe som deles ut på registreringskontoret ved registrering. Har kjører med flere handlere, må de kjøpe billetter på vanlig måte. Billettene kjøpes på vårt Headquarter. Avslutningsbankett 1000 km: Kjøreren i 1000 km og en handler har fri inngang. Kjører og en handler i 500 km har fri inngang på avslutningsbankett 500 km. Ønskes billetter til avslutningsbankett 1000 km lørdag, kjøpes billett på vanlig måte. Mandag 7. mars Alta sentrum Finnmarksløpets Headquarter holder til på Kunnskapsparken fra 7. mars frem til 19. mars. Løpskafe, pressesenter, sekretariat og salg av Finnmarksløpets profilartikler. Registreringskontoret er åpent fra tirsdag 8. mars for innlevering av obligatoriske lister samt kontrollveiing av obligatorisk reserve fôr og sjekk av vaksinasjonsattester. Det vil bli vaksinekontroll samt kontroll av rabies og echinococcose- behandling - gjelder spesielt utenlandske kjørere. Norske deltakere: Registreringskontoret vil kontrollere at chipsnummer på hundeskjemaene stemmer med chipsnummer på attestene, samt kontroll av vaksinasjonsattester. Det vil ikke bli anledning til å gjøre dette etter kl 14:00 på torsdag 10.mars På registreringskontoret vil en også finne kart med inntegna traseer. Åpningstider for registreringskontoret: Tirsdag 8. mars kl. 11:00 21:00 Onsdag 9. mars kl. 11:00-21:00 Torsdag 10. mars kl. 09:00-14:00 Torsdag 10. mars 09:00-15:00 Innlevering av depotsekker Sted: Alta Strand Camping Øvre Alta Finnmarksløpet 80 Håndbok 2011

81 Kjørerne må selv løfte sekkene opp på lasteplanet. Sekker på bakken vil bli stående igjen. Trailerne kjører fra Alta torsdag kl.15:00 09: Gratis veterinærundersøkelser på Strand Camping To veterinærer er tilgjengelig. 12:00-14:30 Obligatorisk informasjonsmøte for førstegangskjørere Sted: Rica Hotel Alta Én time, fra , vil settes av til et veterinærseminar, hvor sjefsveterinæren for Finnmarksløpet 2011 vil gjennomgå vanlige problemstillinger på hunder i løp. Seminaret er obligatorisk for førstegangskjørere, men alle kjørere er imidlertid velkommen til å delta. Alle førstegangskjørere og minst en handler per spann må delta. 15:00-18:30 Obligatorisk kjørermøte Sted: Rica Hotel Alta Alle kjørere og minst en handler per spann må delta. 19:00 Åpningsseremoni for Borealis Vinterfestival Sted: Alta Sentrum Obligatorisk oppmøte for alle deltakerne. Husk rene og pene hundkjørerklær. Fredag 11. mars 09: Gratis veterinærundersøkelser på Strand Camping Åtte veterinærer er tilgjengelig. 16:45-20:00 SpareBank1 Nord-Norges startbankett Sted: Rica Hotel Alta - Møt presis! Presentasjon av sponsorer og kjørere, utdeling av startnummer, underholdning, middag osv. Kjøp av billetter: Finnmarksløpets Headquarter Frist for kjøp av billetter til startbanketten: Torsdag 10. mars kl 14:00 Inngangspris: NOK Alle må vise gyldig billett ved inngang til alle banketter. Personer uten billett, slipper ikke inn. Se informasjon om billetter til kjører og handler øverst i skrivet. Lørdag 12. mars 08:00-09:00 Startområdet åpnes for innkjøring av hundebilene Sted: Høgskolen i Finnmark - Alta sentrum klokka 08:00 og stenges klokka 09:00. Alle må komme presis. Finnmarksløpet 81 Håndbok 2011

82 Husk at 1000-km deltakerne kan få en passasjer i sleden fra start og til restart, så ta med en slede som passer til dette formålet. Det er en begrensning på å starte med bare 10 hunder i 1000-km. Resterende hunder settes inn på restarten. Det vil bli kontroll av obligatorisk utstyr for 500-km før start. 10:40 Den offisielle åpninga av Finnmarksløpet 2011 Sted: Gågata - Alta sentrum 11:00 Start for første spann i Finnmarksløpet Sted: Gågata - Alta sentrum 500-km starter først ut 1000-km starter etter, og har med gjester i sleden opp til restart. 14:00 Restart for 1000-km i Finnmarksløpet Sted: Sorrisniva Det vil bli kontroll av det obligatoriske utstyret i 1000-km når spannene ankommer restart området. RESULTATSERVICE: FØLG MED HVORDAN DET GÅR MED DELTAKERNE I 500-KM OG 1000-KM I FINNMARKSLØPET. Mandag 14. mars Innkomst av de første spannene i Finnmarksløpets 500-km Sted: Gågata - Alta sentrum Tirsdag 15. mars 18:00 Seiersseremoni for Finnmarksløpet 500 km Sted: Gågata - Alta sentrum NB! Alle kjørere som stilte til start og alle som er kommet i mål, må møte! 19:00-20:30 Rica Hotel Altas avslutningsbankett 500 km Bankett med et kort offisielt program, forfriskning og enkel servering. Kjøp av billetter: Finnmarksløpets Headquarter Frist for kjøp av billetter til avslutningsbankett 500 km: Tirsdag 15. mars kl 14:00. Inngangspris: NOK NB! Alle må vise gyldig billett ved inngang til alle banketter. Personer uten billett, slipper ikke inn. Se informasjon om billetter til kjører og en handler øverst i skrivet. 20:30 og utover kvelden... "Rica - Mushers pub" Finnmarksløpet 82 Håndbok 2011

83 Torsdag 17./Fredag 18. mars Innkomst av de første spannene i Finnmarksløpet 1000-km Sted: Gågata - Alta sentrum Lørdag 19. mars 12:00 Seiersseremoni for Finnmarksløpet 1000 km Sted: Gågata - Alta sentrum NB! Alle kjørere som stilte til start og alle som er kommet i mål, må møte! 14:00 Evalueringsmøte for Finnmarksløpet Rica Hotel Alta Hva var bra og hva er utfordringene, hvor går veien videre for Finnmarksløpet? 19:00 Avslutningsbankett 1000 km Sted: Rica Hotel Alta Avslutningsbankett for alle deltakerne i Finnmarksløpet 2011, handlere, frivillige, samarbeidspartnere, presse, gjester, publikum og andre. Middag, kaffe, utdeling av spesialpriser, underholdning Offisiell avslutning av årets Finnmarksløp Propert antrekk! Kjøp av billetter: Finnmarksløpets Headquarter Frist for kjøp av billetter til avslutningsbanketten: Lørdag 19. mars kl 14:00 Inngangspris: NOK NB! Alle må vise gyldig billett ved inngang til alle banketter. Personer uten billett, slipper ikke inn. Se informasjon om billetter til kjører og handler øverst i skrivet. Finnmarksløpet 83 Håndbok 2011

84 Vedlegg 2: Fokus-liste Finnmarksløpet - Innspill fra Mattilsynet v/vibeke Elvenes (kommentar rennleder og sjefsveterinær) Hovedfokus og forventing til arrangører(fra mattilsynet): At dyrehelse og dyrevelferd blir ivaretatt gjennom hele løpet og dokumentert. At arrangør evaluerer og gjør tiltak på dette området i forhold til antall deltakende hunder. Passkontroll/Finnmarksløpets egenkontroll - sporbarhet pass til id-merking. Må være samsvar for å kunne ha tillit til hundehelsedokumenter. (Kontroll av og informasjon om dette ivaretas under start/mål og sporadisk under løpet, ansvarlig TD og rennleder) - rabiesvaksine-dokumentasjon. Regelverks krav se forskrift. Følgers opp av rennkontor registrering. (Informasjon finnes på Finnmarksløpets veterinærsider ved link til Mattilsynets relevante sider.) - echinococcose-behandling dokumentasjon. Regelverkskrav se forskrift. Følgers opp av rennkontor registrering.( Informasjon finnes på Finnmarksløpets veterinærsider ved link til Mattilsynets relevante sider.) - evt. annen rutine-vaksinering. Smitteforebyggende anbefaling. Følgers opp av rennkontor registrering. (Informasjon finnes på Finnmarksløpets veterinærsider ved link til Mattilsynets relevante sider.) Finnmarksløpets anbefalinger følger anbefalingene fra Norges hundekjørerforbund For/strø: - import av strø/halm og hundefor ihht norsk lovgivning. Informasjon med henvisning til gjeldende lovgivning finner på FL-sine hjemmesdier veterinærsidene. - rutiner for opprydding ved sjekk-punkt. Smittehygienisk anbefaling. Dette ivaretas på sjekkpunkt. Hovedansvarlig for rutine er sjekkpunkleder. Finnmarksløpet 84 Håndbok 2011

85 Vedlegg 3: NHF s reglement for vaksinasjon av hund Vedtatt av styret i NHF 13 okt Finnmarksløpet 85 Håndbok 2011