Tilbudsgrunnlag for offentlig privat samarbeid OPS ihht HAMARØYMODELLEN

Transkript

1 Skjervøy kommune Tilbudsgrunnlag for offentlig privat samarbeid OPS ihht HAMARØYMODELLEN Leieavtale for etablering av boliger til vanskeligstilte i Skjervøy kommune Skjervøy kommune Sak Vedlegg 1 i dette dokument skal fylles ut. Februar 2015 Side 1 av 11

2 00 Administrative opplysninger 00.1 Innbydelse Skjervøy kommune som oppdragsgiver innbyr til tilbudskonkurranse for utbygging av 10 utleieleiligheter fordelt på 2-roms og 3-romsleiligheter til vanskeligstilte innbyggere som trenger bosted i kommunen. Kommunen har tildelingsretten til disse leilighetene. Det vil bli gjort avtale med utbygger om leieavtale i 10 år og opsjon med 10 år. Se kravspesifikasjon En slik avtale gjør at utbygger kan få en direkte vurdering av søknad om lån og tilskudd hos Husbanken. Et parallelt krav fra kommune er at utbygger skal bygge samme mengde leiligheter til den åpne bolig marked. Gjennom dette samarbeidet er alle kostnader knyttet til forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU) av eiendommene lagt på utbyggere. Prosjekt: Leiligheter- Skjervøy Innbydelsen gjelder anskaffelse under terskelverdi, jfr. del I og II i forskrift om offentlige anskaffelser, og gjennomføres som åpen anbudskonkurranse med forhandling Viktige datoer og innleveringsinformasjon Kunngjøring på Doffin Anbudskonferanse Skjervøy Rådhuset kl 1000 Tilbudsfrist kl 1400 Åpning, Evaluering og forhandlinger fra kl 0900 Tildeling (kan variere) Datoene etter tilbudsåpning er veiledende Tilbudet skal være på norsk og innleveres i forseglet konvolutt til Skjervøy kommune Tilbud merkes: Postboks 145 Utleieleiligheter Skjervøy kommune 9189 Skjervøy Besøksadresse: Skoleveien 6 Tilbudene kan sendes i posten eller leveres direkte ved oppmøte hos Skjervøy kommune. Tilbud kan ikke avgis pr. telefaks. Elektronisk innlevering av tilbud aksepteres ikke. Tilbudsåpningen vil finne sted på innleveringsstedet, og er ikke offentlig. Tilbud som sendes i posten ansees som rettidig innlevert dersom det er poststemplet senest dagen før innleveringsfristen. Dersom tilbudet sendes som post, skal forsendelsen bekreftes elektronisk eller pr. telefaks umiddelbart etter postleggingen Finansieringsmuligheter i Husbanken Utlysningen/ leieavtalene kan gi utbyggere mulighet for tilgang på finansiering av enhetene til vanskeligstilte gjennom tilskudd og lån hos Husbanken. Side 2 av 11

3 01.0 TILBUDSBREV og PRISSKJEMA TILBUDSBREV FIRMANAVN: Postadresse: Besøksadresse: Foretaksnummer: KONTAKTPERSONER: Navn Ansvarsområde (Anbud/salg etc.) Telefon direkte E-post Annet Tilskudd evt. 0 % 20 % 40 % Prisskjema NOK pr år NOK pr år NOK pr år Årlig leiepris for 1-roms leilighet Årlig leiepris for 2-roms leilighet Årlig leiepris for 3-roms leilighet Årlig leiepris for 4-roms leilighet VEDSTÅELSESERKLÆRING: Dette firma vedstår seg tilbudet i 4 måneder fra frist for tilbud. Sted/dato:. Underskrift daglig leder (ikke maskinskrevet) Side 3 av 11

4 02.0 Kravspesifikasjon/Krav til prosjekt. Skjervøy kommune skal inngå avtale (OPS- offentlig privat samarbeid) med en eller flere utbyggingsaktører for leie av et gitt antall enheter til vanskeligstilte i boligmarkedet. Oppdragsgiver tilbyr 10 års leieavtale, med opsjon på ytterligere 10 år. Kontraktens verdi inklusiv opsjon er estimert til mellom NOK 8 mill og NOK 14 mill. Kommunen har behov for 8-12 boenheter. Antall leiligheter kan gjennom forhandlinger bli justert ut i fra behov. Leilighetene skal ha et minimums boareal på 45 m2, men ikke over 75 m2. Tilbydere må disponere egen tomt. Det er et krav at det i forbindelse med etablering av leiligheter for vanskelig stilte også blir etablert minst like mange nye leiligheter enten for utleie eller for salg, til sammen leiligheter. Fra kommunens side er det ønskelig med et bo miljø som inneholder ulike grupper, samt at aldersspredningen er god. Kommunens primære behov er 2-roms og 3-romsleiligheter, men det kan bli aktuelt med 1-roms og 4- romsleiligheter. Det er krav i henhold til universell utforming TEK 10. Dette gjør at det i bygg over to eller flere etasjer stilles krav til heis. Det vil også bli lagt vekt på at, bad og kjøkken skal ha robust innredning. Alle leilighetene skal bygges i henhold til TEK 10. Tilbyder vil kunne benytte seg av Husbankens lån og tilskudds muligheter for vanskeligstilte i boligmarkedet. Kommunen er kun leietaker og forestår ikke søknad om finansiering, byggetillatelse o.a. Kommunen anskaffer en husleieavtale og stiller til rådighet nødvendig dokumentasjon for utbyggers søknad om finansiering. Videre skal utbygger skissere modeller for fremtidig FDVU. Og at utbygger evt. andre står som eier av byggene/ leiligheten når disse er ferdigstilte. Den oppgitte prisen forutsettes å være inklusive løpende og framtidige FDVU kostnader. Tilbyder må beskrive organiseringen om hvem som skal eie leilighetene. Er det tilbyder selv eller er det et eiendomsselskap som står eier. Organisasjonsform AS, ANS, e.l. Det er krav til at bygning blir oppvarma med hjelp av følgende alternativ: Grunnvarme, varmepumpe, bioenergi eller tilsvarende. Boligene skal oppfylle krav til omsorgsboliger og som lavenergiboliger. For øvrig god standard med parkett på gulv, flislagte bad osv TILBUDSBESTEMMELSER 02.1 Betingelser for deltagelse/dokumenter som skal vedlegges tilbudet. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak (smhl pkt. 2.4 og 2.5 ovenfor). Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik Side 4 av 11

5 gyldig grunn, skal leverandøren ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. NB! Samtlige av kvalifikasjonskravene skal oppfylles og dokumenteres. Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgiveren krever at det leves: For norske leverandører: Skatteattest for betalt merverdiavgift Skatteattest for betalt skatt Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/ kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. For utenlandske leverandører: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. For både norske og utenlandske leverandører: Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS-egenerklæring), jf. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves minimum god soliditet (egenkapitalprosent minimum 18%) for et gjennomsnitt av de to siste avlagte regnskap jf. dokumentasjonskrav nedenfor. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt ( sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Formel: Egenkapital (%) = Sum Egenkapital x 100 dividert på Sum egenkapital og gjeld Det kreves videre minimum god likviditetsgrad (likviditetsgrad 1 minimum 1,5) for et gjennomsnitt av to siste avlagte regnskap. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt ( sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Formel: Likviditetsgrad 1 = Sum omløpsmidler dividert på Sum kortsiktig gjeld Disse vilkårene er å betrakte som kumulative, det vil si at begge krav må oppfylles. Dersom ikke medfører dette diskvalifisering. Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: For firma som er innmeldingspliktige i Brønnøysundregisteret skal det ikke vedlegges årsregnskap. Oppdragsgiver vil innhente opplysninger om leverandørens økonomiske og finansielle stilling gjennom regnskapsanalyse hos Proff ( NB! Leverandøren plikter å påse at denne informasjon er tilgjengelig på nettstedet. Dersom dette ikke er tilfelle, Side 5 av 11

6 skal tilbudet vedlegges foretakets 2 siste årsregnskap med årsberetning. Det vil bli krevd regnskap for 2013 for de leverandører som blir innkalt til forhandling. For utenlandske leverandører og firma som ikke er innmeldingspliktige skal det i tilbudet leveres foretakets siste 2 årsregnskap med årsberetning. I tillegg skal det vedlegges eget dokument som viser de etterspurte nøkkeltallene med henvisning til hvor de er hentet fra i regnskapet. Dette dokumentet skal være revisorgodkjent, eller godkjent av annen offentlig myndighet. Dersom det likevel finnes opplysninger av nyere dato, som har relevans til foretakets regnskapstall, og som ikke fremgår av offentlige registre, forplikter leverandøren å informere om og dokumentere også dette. For eksempel for det tilfelle at tidligere års regnskap er misvisende, og ikke representativt, i forhold til leverandørens soliditet, likviditet og økonomiske gjennomføringsevne på tidspunkt for tilbudsfrist og for avtaleperiode. Firma som ikke selv oppfyller kravene kan vedlegge garanti fra for eksempel morsselskap eller datterselskaper. NB! Eventuell garantiforpliktelse må foreligge i tilbudet og kan ikke ettersendes Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. Det kreves meget god gjennomføringsevne for oppdraget. Det kreves at bedriften har en god og bevisst miljøpolitikk og miljøprofil Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt. Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) En liste/oppstilling over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, navnet på den offentlige eller private mottaker. b) En oversikt og beskrivelse av kvaliteter til teknisk personell leverandøren disponerer til oppfyllelse av kontrakten, inkl. underleverandører som leverandør eventuelt benytter seg av. c) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av denne beskrivelsen Tomt Tilbyder stiller selv med nødvendig tomt til formålet. Beliggenhet og planer for utvikling av tomten må vises på situasjonsplan Forbehold Forbehold i forhold til tilbudsforutsetningene skal angis i tilbudsbrevet. Forbeholdene skal prissettes. Forbehold som ikke kan prissettes, kan føre til avvisning av tilbud. Side 6 av 11

7 02.5 Tilbudsskjema, utfylling av tilbud Tilbudsskjema skal fylles ut og signeres av person med fullmakt til signering Alternative løsninger Det kan gis tilbud på alternative løsninger i tillegg til, men ikke i stedet for løsninger som framgår av tilbudsdokumentene. Flere tilbud fra samme tilbyder skal leveres adskilt og vil bli behandlet individuelt Vedståelsesfrist Se tilbudsbrev 02.8 Avviste og forkastede tilbud Kommunen returnerer ikke tilbudene til de tilbyderne som ikke har fått sine tilbud antatt Tildelingskriterier Pris 40% Årlig leiepris for 1-roms leilighet Årlig leiepris for 2-roms leilighet Årlig leiepris for 3-roms leilighet Årlig leiepris for 4-roms leilighet Volum 15% Antall boenheter for det ordinære boligmarkedet utover minstekravet Utforming 15% Skisse over utvendig og innvendig planløsning vedlagt i vedlegg nr Leveringstid 30% Framdriftsplan med oppstart og sluttføring /ferdigstillelse vedlagt i vedlegg nr NOK pr år Stk Vedlegg nr Vedlegg nr Tildelingskriterienes kvalitet vil bli vurdert ut fra følgende scala: 1 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 2 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 3 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 4 God løsning/produkt 5 Meget god løsning/produkt 6 Fremragende løsning/produkt Side 7 av 11

8 02.10 Oppdragsgivers behandling av tilbud Saksgangen er som følger: I. Tilbudsåpning lukket. II. Tilbudsvurdering med forslag til innstilling. III. Tilbydere som ikke når opp i konkurransen informeres om dette, og gis en begrunnelse for valg av kontraktspartner. Tilbyder gis også klagefrist. IV. Kontraktsinngåelse 2.12 Oppdragsgivers forbehold. Oppdragsgiver tar forbehold om avlysning av konkurransen om økonomiske årsaker/ endret behov/ politiske endringer/ utenfor budsjettramme eller andre forhold gjør at han ikke er i stand å gjennomføre betingelsene som vil følge kontrakten. Slik avlysning vil i så fall skje uten kompensasjon til tilbydere i anbudskonkurransen KONTRAKTSBESTEMMELSER 03.1 Generelt Disse bestemmelsene har til hensikt å regulere leietakers rett til deltakelse og påvirkning i prosessen med utvikling, prosjektering, utførelse og ferdigstillelse av utleieenheter for vanskeligstilte og leiligheter for det ordinære boligmarkedet i Skjervøy kommune. Utleier er ansvarlig for at lokalene med installasjoner prosjekteres og utføres ihht de til en hver tid gjeldene lover, forskrifter, regler, standarder, veiledninger og retningslinjer. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til bestemmelsene i: - lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA, ajourført med endringer ved lov av 30. juni 2006 nr 41) og endret forskrift 24. november 2006 nr ILO Konvensjon nr 94 sier: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativer eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen blir etterlevd. Alle avtaler leverandørene inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forskrifter. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å avvise tilbudet eller holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Leverandøren skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). Med leverandøren menes også kontraktspartnerens underleverandører. Side 8 av 11

9 03.2 Retningslinjer for prosjekteringsfasen: Det forutsettes at Utbygger / utleier engasjerer arkitekt i en tidlig fase. Leietaker vil utpeke en brukergruppe bestående av 2-3 personer som skal involveres i prosessen. Bla må følgende tema utredes og fremlegges for leietaker for godkjenning: Planløsning for de ulike boenheter utforming og detaljering av kjøkkenløsning valg av materialer, overflatebehandlinger tekniske løsninger inkl miljøtiltak utomhusplan m/ parkering for biler og sykler, adkomster Utleier skal dokumentere at programkrav oppfylles. I prosjekteringsfasen skal leietaker/bruker inviteres til å delta i egne møter med utleier/ utbygger. Utleier/ utbygger skal sørge for å holde leietaker/bruker informert om framdriften i prosjektet og eventuelle andre forhold som har betydning for leietakerens lokaler Retningslinjer for byggefase Gjennomføring I. Leietaker skal inviteres inn til regelmessige (min hver 3.uke) orienteringsmøter hvor utleier og hoved bedrift skal redegjøre for status og fremdrift. II. Leietaker har møterett på byggemøter og skal ha anledning til å befare byggearbeidet etter avtale med utleier og hovedbedrift. III. Ved særskilte kritiske forhold som har betydning for lokalene skal utleier varsle leietaker skriftlig om forholdet. IV. Utleier skal koordinere og administrere leveranser av brukerutstyr uten ekstra kompensasjon Overtakelse Leilighetene skal senest være klare for overtakelse snarest mulig. Utbyggere må informere i tilbudet om hvor lang tid etter kontraktsinngåelse tidligste overtakelse kan skje. Jfr. pkt 02.9 tildelingskriterier. Det skal dokumenteres at det enkelte anlegg er trykkprøvet, igangkjørt og innregulert til de stilte krav. Det skal dokumenteres at et enkelte anlegg tilfredsstiller de miljø- og energikrav som er stillet. Overtakelse av det enkelte anlegg/anleggsdel aksepteres ikke dersom det foreligger vesentlige mangler som hindrer den forutsatte bruk, eller det ikke foreligger dokumentasjon som er nødvendig for å vurdere om spesifiserte krav er oppfylt. Dersom det er tvil om stilte krav er overholdt i det ferdige lokalet, skal utleier foreta målinger/kontroller som dokumenterer den faktiske ytelsen. Dette gjelder generelt alle funksjonskrav, f eks krav til støydemping, temperatur, luftveksling, belysningsnivåer etc. Dersom det viser seg at funksjonskrav ikke er overholdt må utleier foreta tiltak omkostningsfritt for leietaker. FDV- dokumentasjon og som-bygget tegninger av lokalene skal leveres leietaker både elektronisk i redigerbart filformat og på papir. Side 9 av 11

10 ADRESSELISTE Tilbud skal leveres til leietaker på adresse: Skjervøy kommune Teknisk sjef Kjell Ove Lehne Postboks Skjervøy For ytterligere informasjon om Hamarøymodellen og modellen påvirker prosjektet kan regional boligkoordinator kontaktes. Kontaktinformasjon: Torbjørn Tuoremaa Boligkoordinator (Storfjord, Lyngen, Kåfjord, Skjervøy, Kvænangen) Epost: Telefon: Storfjord kommune Hatteng 9046 Oteren 04.1 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen Forskriftens regler a. Sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) kan bare idømmes når sak reises innen to år fra kontrakt er inngått. b. Dersom oppdragsgiver har kunngjort konkurranseresultatet i samsvar med 9-2 (kunngjøring av konkurranseresultater) når en kontrakt er tildelt uten forutgående kunngjøring av konkurransen, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) første ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen etter datoen for kunngjøringen av konkurranseresultatet. c. Dersom oppdragsgiver har meddelt berørte leverandører om inngåelsen av en kontrakt, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) annet ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen meddelelsen er sendt Underleverandører Dersom tilbudet inkluderer leveranser fra andre leverandører (andre foretaksnummer) skal tilbyder stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Tilbyder har plikt til å dokumentere overfor oppdragsgiver at han har rådighet over "de nødvendige ressurser" hos sine underleverandører, og må i tilknytning til dette levere en egen forpliktelseserklæring eller liknende. Side 10 av 11

11 Vedlegg 1: Opplysninger om tilbyder/eventuelle forbehold OPPLYSNINGER OM TILBYDER/EVENTUELLE FORBEHOLD FIRMANAVN: FORETAKSNUMMER: ADRESSE: POSTNUMMER / -STED: TELEFONNUMMER: TELEFAKS: Kontaktperson for tilbudet Kontaktperson for bestilling E-post adresse: HOVEDKONTOR: ANTALL ANSATTE: Eventuelle forbehold i tilbudet: Det gjøres oppmerksom på at det ikke kan tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, og at vesentlige forbehold i forhold til våre tekniske krav og kontraktsforslag vil kunne medføre avvisning av hele tilbudet. Se forskriftens: 11-3,20-3 Avvik Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Forbehold: (Her oppgis referanse til evt. forbehold med konsekvens og prisfastsetting.) TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER SETT ETT KRYSS: Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlaget. Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (jfr. Konkurransegrunnlaget. UTDYP: Side 11 av 11