administrasjonen Personal 3 Lønn og andre godtgjørelser 5 Individ og samfunn 6 Næring 7 Saksbehandling 8 Arkivering 10

Transkript

1 administrasjonen Personal 3 Lønn og andre godtgjørelser 5 Individ og samfunn 6 Valg 6 Næring 7 Saksbehandling 8 Arkivering 1

2 Dette er en fortegnelse over elektroniske og trykte skjemaer, samt arkivløsninger og arkivmateriell for admistrasjonen. Skjemaer fra Sem & Stenersen Prokom tilbys enten i form av tradisjonelle papirutgaver; som elektroniske PDF-skjemaer; eller som skjermdialoger i vår nettløsning Kommune4:7. Gjennom bl.a. direkte kontakt med aktuelle myndigheter, sørger våre konsulenter for at skjemaene alltid er oppdaterte og korrekte. Kontakt oss hvis du er usikker på om du har nyeste utgave, eller dersom du ønsker mer informasjon om de forskjellige løsningene. En del av skjemaene finnes også på nynorsk. Og ta en titt lengre bak i fortegnelsen for presentasjon av arkivløsninger, som dekker de fleste behov organisasjonen din måtte ha. Kommune4:7 - En selvbetjent kommune Kommune4:7 er løsningen som gjør det enkelt for innbygger å søke tjenester via nettet. Med brukervennlige skjermdialoger blir søkeprosessen enkel og oversiktlig. Kommune4:7 kan benyttes som en asp-tjeneste eller som lokal installasjon med knytning til skjemakatalogen. Tjenesten er tilgjengelig hele døgnet, innbyggeren får interaktiv veiledning gjennom hele søkeprosessen, og data fra innsendte søknader kan overføres automatisk til kommunens sak-/arkivsystem eller fagsystem. Kommune4:7 tilfredsstiller personopplysningslovens krav om behandling, lagring, utveksling og dokumentasjon av personopplysninger. Det er over 15 ulike standardskjemaer å velge mellom, og det utvikles stadig nye. Alle skjermdialogene leveres på bokmål og nynorsk. Noen sentrale skjemaer finnes også på engelsk. Over 16 kommuner og fylkeskommuner har tatt i bruk løsningen. Ta kontakt med oss dersom du ønsker en referanseliste. PDF-skjema for offentlig forvaltning - enkelt og alltid oppdatert Vi tilbyr over 3 ulike PDF-skjema innen de fleste områder innenfor kommunal/ fylkeskommunal forvaltning. PDF-skjemaene er til enhver tid oppdaterte i henhold til lover og forskrifter, og du velger selv hvor mange skjema du ønsker å abonnere på. Informasjon om endringer blir sendt alle abonnenter. Oppdaterte utgaver kan deretter lastes ned fra nettbutikken og her får du også en totaloversikt over abonnementet. PDF-skjema finnes i to varianter: Publikumsskjema, som publiseres ut i innbyggerportalen for utfylling. De utfylte data kan ikke lagres. Interne skjema, som legges ut i ansattportalen til bruk for kommunens ansatte. De utfylte data kan lagres.

3 Personal 7146 Undervisningsstilling - søknad 7311 Søknad om stilling ( integrert med NLP) 731 Ledig stilling søknad (integrert med ephorte) 7315 Sommerjobb søknad (integrert med ephorte) 719 Meldeskjema offentlig/privat innmelder bl Besøkshjem registrering 7193 Fritidskontakt/støttekontakt - registrering 7193 Søknad om engasjement i støttetjenesten bl Barnevern, tilsynsfører registrering 7194 Søknad om å bli besøkshjem bl Utdanningskrav for pedagogisk leder/styrer søknad om midlertidig dispensasjon 75 Erklæring om taushetsplikt generell utgave bl Erklæring om taushetsplikt helsetjenesten bl Erklæring om taushetsplikt sosial/barneverntjenesten bl Erklæring om taushetsplikt støtteperson barnevern 761 Erklæring om taushet for folkevalgte Arbeidsliste for midlertidig ansatte Egenerklæring ved fravær bl Egenmelding inkluderende arbeidsliv bl Egenmelding tredelt variant bl Forespørsel/avtale om forskuddsferie Forespørsel/avtale om overføring av ferie 7316 Forespørsel/avtale om forskudd eller overføring av ferie 7319 Forhåndsvarsel i oppsigelsessak 745 Personalmelding bl Midlertidig tilsetting 714 Sluttattest Søknad om permisjon bl Tidsbegrenset arbeidsoppdrag Tilsettingskontrakt fast stilling Varsel om avvikling av foreldrepermisjon Åremålstilsetting 3

4 Personal (forts.) 716 Fraværskort (4 år) pk Personalmappe pk Møtebok, tittelblad (original) pk Møtebokblad (original) pk Møtebokperm (4-rings, skinn rygg og hjørner, m/ryggtittel) stk Møtebokperm (4-rings, skinn rygg og hjørner, u/ryggtittel) stk Møtebokperm (trykk etter ønske) stk. 753 Omslag, unntatt offentlighet pk Omslag, Interne Dokumenter pk Notat ( 11) bl. 1 Ansatt4:7 Varenr. Varebetegnelse 7166 Utdanningskrav for pedagogisk leder/styrer søknad om dispensasjon Stipend for videreutdanning søknad Personskade/hendelse i skole/sfo/barnehage - registrering 745 Ansettelses- og endringsmelding 7451 Tilganger og utstyr bestilling/endring 75 Taushetserklæring Foreldrepermisjon ved fødsel eller adopsjon varsel om avvikling 7315 Egenmelding IA Egenmelding Permisjon søknad 7316 Forskudd eller overføring av ferie forespørsel/avtale Ansatt4:7 er skjemaløsningen som gjør det enkelt for kommunens ansatte å fylle ut og sende inn personalskjemaer. Ansatt4:7 driftes som en asp-tjeneste på lik linje med Kommune4:7. Løsningen som gjør det enkelt for kommunens ansatte å fylle ut og sende inn personalskjemaer. Ansatt4:7 gjør personalavdelingen døgnåpen og kvalitetssikrer dataene som sendes inn. Innsending skjer til en mottakskomponent på kommunens webserver, herfra kan kommunen sette opp automatiske hentejobber til postmottak og deretter videresending til rett etat/person. 4

5 Lønn og andre godtgjørelser ALP (Agresso-lønn) Timeliste, ekstragodtgjøring/overtid ALP (selvkop. sett à 3) bl Timeliste grunnskolen ALP (selvkop. sett à 3) bl Timeliste ALP bl Timeliste (støttekontakter mv.) ALP (selvkop. sett à 3) bl Reiseregning ALP bl. 1 NLP (Kostratilpasset) Timeliste (variabel lønn) NLP (selvkop. sett à 3) bl Timeliste grunnskole bl Timeliste (variabel lønn) NLP bl Timeliste (støttekontakter mv.) NLP (selvkop. sett à 3) bl Hjemmehjelpsrapport NLP (selvkop. sett à 3) bl Reiseregning NLP bl Kjørebok NLP NLP/LPK 738 Hjemmehjelpsrapport LPK (selvkop. sett à 3) bl Reiseregning NLP/LPK bl Kjørebok NLP/LPK (selvkop. sett à 3) bl Kassabilag NLP (forskudd reise/lønn) (selvkop. sett à 3) bl Timeliste, variabel lønn NLP/LPK (selvkop. sett à 3) bl Timeliste Unique bl Timeliste NLP/LPK (blå, selvkop. sett à 3) bl. 5 Andre 7344 Timeliste grunnskolen Visma 747 Timeliste standardlønn, vikarer/ekstrahjelp (selvkop. sett à 3) bl Reiseregning for enkeltreise generell utgave bl Reiseregning generell utgave bl Kjørebok (bok m/omslag, selvkop. sett à 3) bl Møtegodtgjørelse/Dekning av tapt arbeidsfortjeneste for folkevalgte 763 Kostnadsrefusjon/dekning av utgifter til barnepass ol. folkevalgte 5

6 Individ og samfunn 714 Arrangement melding om midlertidig bruksendring 717 Overnatting melding 7513 Kommunal tjeneste klage 7514 Enkeltvedtak klage bl Melding om klagerett i forvaltningen bl Melding om behandling og tidsbruk i forvaltningssak 7515 Kommunestyret spørsmål til spørretimen 7516 Offentlig høring høringssvar 7517 Generell henvendelse til kommunen 7518 Saksdokumenter bestilling 7519 Introduksjonsprogram påmelding Opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere søknad Fritak fra plikt til opplæring i norsk og samfunnskunnskap søknad Valg 7965 Krav om retting av manntallet Søknad om å få stemme på forhånd Manntall søknad om innføring fra person bosatt i utlandet 6

7 Næring Lokaler melding (frisør, hudpleie) /søknad om godkjenning (tatovering, hulltaking) Skole-/barnehage søknad om godkjenning (miljørettet helsevern) Barnehage søknad om godkjenning (barnehageloven) 715 Fyrverkeri (pyroteknisk vare) søknad om tillatelse til handel 716 Filmfremvisning søknad om konsesjon 719 Torg-/salgsplass søknad 748 Serverings- og/eller skjenkebevilling søknad 749 Serveringsbevilling søknad pk Veiledning til søknad om serveringsbevilling pk Skjenkebevilling søknad 743 Veiledning til søknad om skjenkebevilling 7433 Skjenkebevilling søknad om endrede vilkår for én enkelt anledning (når søker allerede har bevilling) bl Skjenkebevilling søknad om bevilling for én bestemt anledning (lukket og åpent arrangement) bl Salgsbevilling søknad om bevilling til salg av alkoholholdig drikk gruppe 1 pk Veiledning til søknad om bevilling til salg av alkohol pk Kunnskapsprøven/etablererprøven oppmelding 744 Omsetningsoppgave for alkohol 7333 Gods- og persontransportløyve søknad 7546 Kjøletårn og/eller luftskrubbere melding Generelle blanketter 737 Kvittering (selvkop. sett à 3, nummerert, blokkomslag) bl Telefonbeskjed bl Melding m/kryssrubrikker bl Bokføringsbilag bl Rekvisisjon (selvkop. sett à 3, nummerert, blokkomslag) bl Utbetalingsordre (A5) bl Sendes uten følgeskriv (for vinduskonvolutt E6/5) bl Beskjed bl Bankgiro, hvit (A4) pk. 1 7

8 Saksbehandling, journalføring, arkivering Varenr. Varebetegnelse Eksp.enhet Journalføring Postjournal K-koder/KOARK, 5 blader (innbundet protokoll) stk Postjournal K-koder/KOARK, 1 blader (innbundet protokoll) stk Journal inn-/utgående post, 1 blader (innbundet protokoll) stk. Sakomslag med klaff, med trykk 76 Sakomslag, 11 g rosa pk Sakomslag, 11 g blå pk Sakomslag, 11 g sandbrun pk. 1 Sakomslag med klaff, med trykk, K-koder/KOARK 775 Sakomslag, 16 g rødt trykk pk Sakomslag, 16 g blått trykk pk Sakomslag, 16 g grønt trykk pk Sakomslag, 16 g brunt trykk pk Sakomslag, 16 g orange trykk pk Sakomslag, 16 g sort trykk pk Sakomslag, 16 g sort trykk uten fargekant pk. 1 Sakomslag med klaff, uten trykk 735 Sakomslag, 11 g sandbrun pk Sakomslag, 11 g blå pk Sakomslag, 11 g rosa pk Sakomslag, 11 g grønn pk Sakomslag, 11 g orange pk Sakomslag, 11 g gul pk Sakomslag, 11 g grå pk. 1 Sakomslag uten klaff, uten trykk 73 Sakomslag, 11 g sandbrun pk. 1 Inleggsmappe med klaff 7336 Innleggsmappe, 3 g manilla kartong pk. 5 8

9 Saksbehandling, journalføring, arkivering (forts.) Varenr. Varebetegnelse Eksp.enhet Sakomslag uten klaff, med trykk 784 Dokumentfortegnelse pk Sakomslag, 8 g hvit (for personarkiv) pk Sakomslag, 8 g blå (for personarkiv) pk. 1 Saksbehandlingsblad 763 Saksbehandlingsblad pk Saksbehandlingsblad K-kodar/K-koder, hvit pk Saksbehandlingsblad K-kodar/K-koder, blå pk Saksbehandlingsblad K-kodar/K-koder, rosa pk Saksbehandlingsblad K-kodar/K-koder, grønn pk Saksbehandlingsblad K-kodar/K-koder, gul pk. 1 Utlån fra arkiv 7 Utlånskort for hyllemapper pk Utlånskort for henge-/vertikale mapper, oransje pk Utlånskort for henge-/vertikale mapper, grønn pk Utlånsmappe pk. 5 Intern post 79 Intern post (konvolutt B4) pk Intern post (konvolutt C4) pk. 5 9

10 Arkivmapper, tilbehør Varenr. Varebetegnelse Eksp.enhet mm Wällermappe, 1 skrålomme eske mm Wällermappe, skrålomme eske mm Wällermappe, skrålomme pk mm Wällermappe, skrålommer pk mm Wällerordner (ringperm) stk mm Wällerboks (konisk), for Wäller karusellskap stk mm Wällerboks (parallell), for Høvik sjalusiskap, reoler mm. stk Utlånskort A4, for hele mappen. Tosidig trykk for registrering av utlånsdato stk Utlånskort A4, for det enkelte dokument. Tosidig trykk for reg. av utlånsdato pk mm Prokom hyllemappe pk mm Prokom hyllemappe pk mm Prokom hyllemappe pk. 1 Selvkl. markeringsetiketter, assorterte farger, uten trykk (oppgi ønsket farge) ark à 5 Selvkl. markeringsetiketter, assorterte farger, påtrykt tall -9 (oppgi farge/tall) ark à 5 Selvkl. markeringsetiketter, hvit bunnfarge, påtrykt bokstaver A-Å (oppgi farge/bokstav) ark à Singelmappe med hvite innstikk og plastvindu, A4 stk K Klipps for kobling pk Ekstra plastvindu for singelmappe (art.nr 1) stk. Arkivskap Varenr. Varebetegnelse Eksp.enhet Skuffeskap (Fossafe) 7578 skuffer A4 (for hengemapper) stk skuffer A4 (for hengemapper) stk skuffer A4 (for hengemapper) stk skuffer A4 (for hengemapper) stk. Sjalusiskap Sjalusiskap A4 ( 199 x 1 x 435 m.m.) med 4 hyller stk Sjalusiskap A4 ( 199 x 1 x 435 m.m.) med 5 stk. Wälleroppheng stk. 1

11 Arkivmateriell Arkivsystemer 1 1. Sjalusiskap. Låsbart skap med opphengsskinner og beslag. Høyde 199 mm, bredde 1 mm, dybde 435 mm. Wällermapper og -permer. Leveres i rygg tykkelsene 5, 1, og 4 mm, ring ordnere 6 mm og hengebokser 6 og 7 mm. Mappene, permene og boksene kan kombineres etter behov. Metoden for merking av den enkelte arkivmappe eller boks gir visuell varsling dersom mappen/boksen er satt inn på feil plass i arkivet Prokom hylle mapper be nyttes i alle typer reoler eller skap med hyller. Dette er enkle, slite sterke og rimelige hylle mapper som leveres med rygg bredde 5, 1 og mm. Mappene har samme merkings muligheter som Wällersystemet (lag : denne teksten) lag 1: raster, merkelapper og skygger lag : tverrstreker lag 3: outline (transparent) Arkivskap. Skuffene går lydløst og smidig på kule skinner av stål, og har 1 % uttrekk. Kun én skuff kan åpnes av gangen. Der med risi kerer du ikke at skapet velter. (lag : denne teksten) lag 1: raster, merkelapper og skygger lag : tverrstreker lag 3: outline (transparent) Stempler Etatstempel. Maxi-Stamp lasergravert, selvfargende stempler med 1 års garanti! Gir jevnt og rent stempelavtrykk. Materialet av miljøvennlig gum mi er tilnærmet uslitelig, og det er enkelt å gjeninnfarge stemplet. Send manus kript (husk å angi ønsket stempelfarge) og be om tilbud. 6. Registrering, behandling og arkivering av saker. Stemplene leveres med følgende stempelfarger: rød» blå» grønn» sort. Dato har fast plassering. Ellers kan tekst ut formes etter ønske og behov. Pris kr. 89,- ekskl. mva. og frakt. Legg ved manuskript og oppgi farge når du bestiller. Emne-/saksarkiv Spesielt satt opp for etaten. Leveres på ferdig merkede map per, klart til bruk. Alt du behøv er å gjøre, er å sette map pene på plass i skapet. Eksempel på fellesklasse, satt opp etter K-koder: 5 LØNN, GODTGJØRING, TRYGD OG PENSJON 5 FELLES 5 Felles 51 Lønnsberegningsmåte 5 Utbetaling av lønn 53 Fradrag i lønn 54 Uorganisertes lønnsvilkår 55 Stipendordning Personal-/klientarkiv Hver ansatt eller klient har sin mappe, merket med fødsels dag, fødsels - måned og fødselsår. Fødselsdag hele arkivet deles inn i 31 dgr. Fødselsmåned Fødselsår - fast plassering Eksempel på mappemerking: Martin Hansen født Fredrik Nilsen født Bjørg Karlsen født Marte Olsen født Ola Normann født

12 Nr. 1.1 Prokom 11/13 Postboks 69 St. Olavs plass, 13 OSLO Ordretelefon /58 Ordrefaks E-post: I samarbeid med SPAMA leverandør til bank og finans