Web Kurs- jan/feb 2012 SANDNES ULF

Transkript

1 Web Kurs- jan/feb 2012 SANDNES ULF Innhold 1. INNLEDNING HVOR FINNER JEG WEBSIDENE HJEMMESIDEN (HOVEDSIDEN) INNLOGGING ELEMENTER PÅ LAGSIDEN TRENER MENY

2 1. INNLEDNING HVOR FINNER JEG WEBSIDENE Sandnes Ulf vil benytte seg av løsningen fra KX Products (123klubb) for nettsider, medlemsregister og lagadministrasjonsverktøy for Breddeavdelingen. Dette dokumentet er utarbeidet som hand-out for utlevering i forbindelse med innføringskurs i bruk av nettsidene for Lagledere, Trenere og Webredaktører, men skal også kunne brukes som veiledning ved bruk av systemet etter fullført kurs. Tanken er å gi en innføring i funksjonaliteten til systemet, slik at alle kan komme i gang med oppgavene som må utføres av de ulike rollene på hvert av lagene. For mer utførlig beskrivelse av funksjonaliteten, så henvises det til hjelpefilene som ligger på nettsidene (Trenermeny Hjelp) og til eventuelle fremtidige kurs som blir satt opp for viderekomne i systemet. Hvor finner jeg websidene? Breddeavdelingens nettsider finner dere lettest ved å gå inn på og klikke på gutten med ballen (tydelig merket Breddeavdelingen), se under. Da kommer dere til Breddeavdeling sin hjemmeside, som da har følgende URL som denne linken peker til: Dere kan selvsagt lage en snarvei (bokmerke) direkte til denne siden. Vi ser også på muligheten for å få vårt eget domene som er linket mot disse sidene. Forslag er da foreløpig sandnesulf-ungdom.no eller su-bredde.no 2

3 2. HJEMMESIDEN (HOVEDSIDEN) Elementer på Hovedsiden Hovedhjemmesiden er bygget opp med en ToppBanner som er lik på alle sidene (som da også er link tilbake til denne hovedsiden fra andre sider), rollemeny/innloggingsfelt og med 3 kolonner (frames), venstre midt høyre. Toppbanner Denne har 2 funksjoner, ved å fungere som en overskrift til alle sidene (viser at en er inne på sandnesulf breddeavdelingen) og som link hjem til hovedsiden fra lagsider eller nyhetssider (sitter du fast, klikk på toppbanner og du kommer tilbake til hovedsiden). Rollemeny / Innloggings felter Dette området er dynamisk og det er avhengig av hvilken rolle du er logget inn med, i forhold til hva som vises her. I utgangspunktet så vises kun felter for brukernavn og passord, sammen med logg-inn knapp (før du logger inn). Etter du er logget inn så vises rollevelger (lengst til høyre, med info om hvilken rolle du foreløpig er logget inn med) og menyknapper for valgt rolle, samt knapp for å logge ut igjen. Toppbaner Rollemeny / Innloggings felter Innholdet på venstre midt høyre kolonne er videre forklart hver for seg her under. 3

4 Venstre Kolonne Kolonnen til venstre på hovedsiden består av en meny med hurtiglinker (hvor noen av linkene har undermeny med flere linker). Under menylinkene er det felter for presentasjon av hovedsponsor og eventuelt andre linker til sider som er viktig for klubben (akkurat nå ligger grasrotandelen som link sammen med Øster Hus som Generalsponsor). Venstremeny Menyen med hurtiglinker setter vi opp i forhold til hva vi føler det er viktig å ha snarveier til for besøkere på nettsidene. Vi står helt fritt til å lage hvor mange linker og underlinker vi ønsker her, men prøver og ikke å legge inn for mye, slik at det skal være så enkelt som mulig å finne frem til viktige ting for besøkere. Rekkefølgen er også basert på at det vi synes er viktigst ligger høyest opp i menylisten. Midt Kolonne Midt-kolonnen er delt inn i 4 område fra toppen: 1. Forside nyheter (Flash) / og/eller parvis bildenyheter, samt link til nyhetsarkivet 2. Tabell for dagens kamper og link som viser/skjuler tabell for siste resultater 3. Klubb TV (med bidrag fra alle lag, i kronologisk rekkefølge) 4. 2 Kolonner for (parvis) nyheter, siste 16 nyheter Lengst nede på siden er også et felt med linker til klubbens viktigste samarbeidspartnere. Vi kan også velge om det skal vises utvalgte bildegallerier lengst ned på hovedsiden (foreløpig ikke i bruk på hovedsiden). Høyre kolonne Denne kolonnen kan deles inn i 7 felter fra toppen og nedover: 1. Aktuelt boks med alle nyheter som ikke er utløpt på dato definert som utløpsdato. Hvis du er logget inn vises her også alle lagene sine egne nyheter i tillegg til forsidenyheter, i kronologisk rekkefølge. 2. Lagsidevelger (rullegardinmeny) 3. Sponsorboks (som skifter mellom de ulike samarbeidspartnerne) 4. Taktikktavla.no (link til trenerverktøy, også levert av KX Products) 5. Øvelsesbibliotek (filmsnutter) med rullegardinsvelger 6. Målscorer liste (for hele klubben, fra 13 år) 7. Aktivitetskalender HUSK! Hvis du sitter fast, klikke på toppbanner for å komme tilbake til hovedsiden! 4

5 3. INNLOGGING Dere skal ha mottatt en e-post med følgende tekst: From: Sent: 21. oktober :39 To: Augustsson, Sven Subject: Velkommen til 123klubb.no Denne mailen inneholder informasjon som gjør at du kan logge deg på din klubbs site på 123klubb.no Xxxx Xxxxxx: Brukernavn: XxxxxXn Passord: xxxxxxx Link: Vi håper at dette verktøyet vil være til hjelp for deg! Med hilsen 123klubb.no Legg inn tilsendt brukernavn og passord i sine respektive felter og klikke på logg inn knappen til høyre for disse feltene. Ved førstegangs innlogging kommer dere inn med rollen Registrert Bruker!!!!! Det er svært begrenset funksjonalitet til denne rollen og svært mange gir opp å komme seg videre, da det er vanskelig å se hva som skal gjøres for å komme videre. Dette skal vi nå forklare på en enkel måte! 5

6 Registrert bruker Rollen Før dere går videre, vennligst ta tiden det tar å få gjort noen småting med denne rollen: 1. Sjekke at data registrert for deg er riktig! Legg også inn fødselsdato (er nødvendig for rapportering til idrettsforbundet). 2. Eventuelt så kan du forandre ditt passord til noe som er lett å huske! 3. Gi samtykke til bilder og fullt navn! For å komme videre til hovedsiden med rollen Registrert bruker, klikke på toppbanner! Trenere/Lagledere vil normalt aldri bruke denne rollen til noe annet en å forandre passord eller egne detaljer (telefon nummer og adresse). NB! Du kan ikke forandre din egen e-post adresse. Dette må gjøres av klubbadministrator. Foreldre/spillere kan laste opp filmklipp med denne rollen. Som Trener/Lagleder/Webredaktør eller koordinator, så vil dere nå bytte til riktig rolle. Velg da rolle som trener, trener assistent eller koordinator. Hvis du bare er knyttet til ett lag som trener/lagleder/webredaktør, så vil du komme direkte til lagets hjemmeside ved bytte av rolle til trener rollen. Hvis du har roller på mer enn et lag, kommer du til lagvelgerlisten der du kan velge hvilket av dine lag du skal jobbe med. Hvis du er satt opp som koordinator i klubben, vil lagvelgerlisten innholde alle klubbens lag. Du velger da riktig lag ved å klikke på forstørrelsesglasset til venstre for laget og kommer da videre til dette lagets egen hjemmeside. 6

7 4. ELEMENTER PÅ LAGSIDEN Toppbanner Lagsiden er bygget opp med den samme ToppBanner som på alle andre sider og denne vil ta deg tilbake til hovedhjemmesiden hvis du klikker på den (du vil fortsatt være knyttet til laget du opprinnelig valgte). For å komme tilbake til ditt lag, klikker du på Min Side i trenermenyen. På denne måten kan du enkelt hoppe mellom lagets hjemmeside og hovedhjemmesiden. Flash Under toppbanner er et Flash felt som viser hvilket lag sin hjemmeside du er inne på. Trenermeny Under denne er din trenermeny med verktøy for å redigere innhold (kommer tilbake til denne), samt velgeren for å bytte til annen rolle. Rett under rollevelger står det hvem du er logget inn som og en knapp for å logge ut. Kalender Øverste del av hovedrammen på lagsiden er en kalender som viser ukens aktiviteter, delt inn som arrangement, kamp og treninger. Du kan skifte visning mellom dag, uke, måned og år, men det er som oftest mest hensiktsmessig å se på ukens kalender. Nyheter og videosnutter Under kalenderen er siden delt opp i 2 like brede kolonner. Kolonnen til venstre innholder da siste 5 lagnyhetene, etterfulgt av en stripe med videoklipp lastet opp for laget i løpet av årene. Under video stripen er listen over eldre nyheter i kronologisk rekkefølge (er usikker på hvor mange som må registreres før de eldste faller ut av listen). 7

8 Kalender link og trenerteam Kolonnen til høyre under kalenderen begynner med en link for å abonnere på lagkalenderen (for Outlook 2007 eller IPhone). Under denne linken kommer Trenerteam boksen som viser alle som er registrert med en rolle på laget. NB! Da det (foreløpig) ikke er mulighet å legge inn dugnadsansvarlig som en egen rolle som vises i denne boksen, så har vi inntil videre valgt å omdefinere denne rollen til Materialforvalter. HUSK DERFOR! Materialforvalter = Dugnadsansvarlig (materialforvalter for lagene våre er som regel en oppgave for lagleder) Under trenerteamboksen roterer en bildekarusell (portrettbilder) med alle i trenerteamet og alle spillerne som er registrert på laget. 8

9 NB! Alle som skal vises med portrettbilde i karusellen, må være registrert med websamtykke for portrettbilde. I tillegg til personene selv (innlogget som Registrert bruker ) er det kun klubbadministrator som kan registrere websamtykke (for bilde og fullt navn). Hvis personen er lagt inn med bilde, men ikke registrert med websamtykke, så vil det vises en blank rute der bildet skulle vises (rekkefølgen på bildene er trenerteam først, så alle spillerne, innbyrdes sortert alfabetisk basert på fornavn). NB! Det er kun klubbadministrator som kan legge inn portrettbilder, men det er fort gjort når bildene er opprettet i riktig format på forhånd. Rett under portrettbildekarusellen vises boksen for ukens treningsøkter i kronologisk rekkefølge. Alle lagene er satt opp med treningstider i henhold til treningsoppsettet satt opp av klubben. Det er derfor viktig at det blir gitt beskjed og kommunisert med klubben hvis det blir foretatt bytte av treningstider og treningssteder (baner) med andre lag. Laget kan selv også gå inn og registrere enkelttreninger eller forandre/kansellere enkelttreninger, men kan ikke forandre på langtidsoppsettet (gjøres av klubbadministrator ved hjelp av banetildeling verktøyet). Under treningsøkter boksen, vises alle lagets registrerte kamper for inneværende sesong, med registrert resultat. Vi håper at vi i år også får mulighet til å synkronisere seriekampoppsett direkte med FIKS, slik at vi ikke trenger å legge inn kamp for kamp i serien. Andre kamper, så som turneringer og treningskamper, må legges inn av laget selv. Alle resultater må legges inn av laget selv (med mindre motstanderlag også benyttet seg av Kx som web-løsning, da vil resultat oppdatere seg på våre sider også, når motstander legger inn resultat). 9

10 Siste del av høyrekolonne viser en oversikt over alle spillere som i løpet av sesongen har deltatt på en eller flere kamper, med navn, alder, antall kamper og antall registrerte mål. Fullt navn forutsetter at spilleren (foresatte) har gitt websamtykke til fult navn. Hvis ikke vises kun fornavn og første bokstav i etternavn. Nederst på lagsiden vises eventuelle bildegallerier lagt inn for laget, forutsatt at det er lagt inn i oppsettet at bildegallerier skal vises på lagsiden. Det vil i denne omgang ikke vises noe i forhold til bildegallerier. Det henvises til hjelpefilen som ligger under Hjelp i trenermenyen. Det vil eventuelt bli satt opp kurs som dekker inn håndtering av bildegallerier, hvis det er interesse for dette. 10

11 5. TRENER MENY Innlogget som trener (eller koordinator eller trenerassistent) vil du få opp trenermeny med følgende valg/redigeringsverktøy: Min Side, Send Melding, Administrere, Treninger, Spillerbørs, Rapporter, Oppsett, Hjelp (og eventuelt Velg Lag hvis du er registrert med mer enn ett lag eller er logget inn som koordinator). Min Side Denne linken vil ta deg tilbake hjemmesiden til valgt lag, uansett hvor du er i systemet. Ved å klikke på toppbanner kommer du til hovedhjemmesiden for breddeavdelingen. For å komme tilbake til lagsiden klikker du da på Min Side. Send Melding Denne linken tar deg til lagets meldingssentral. Det er foreløpig kun gitt anledning for å sende meldinger per e-post (men klubben vurderer å gi hvert lag et antall SMS for bruk i løpet av sesongen, dette vil da bli annonsert som en nyhet på hovedsiden). Her kan du velge om du vil sende melding til alle eller utvalgte spillere. Melding går til alle registrerte e-post adresser (både e-post og e-post#2). Du kan også velge om det skal gå e-post til registrerte foreldre (dette forutsetter at foreldrene er registret og linket til spilleren). Hvis spilleren ikke har foreldre linket til seg, så vil det heller ikke være mulig å velge foreldre for meldingen. Det er gratis å sende e-post i systemet. SMS (hvis dette blir aktivisert av klubben) koster NOK 0,50 per SMS. Administrere Dette menyvalget har da 7 (eller 8) undermenyvalg. Spillere Ved å gå inn på undermeny Spillere så får du en liste over spillere som akkurat nå er registrert på laget. + Tegnet vil vise kontingent status for spilleren. Ved å klikke på forstørrelsesglasset får du opp detaljer registrert for spilleren i skjema på høyre side (inkludert bilde hvis dette er lagt inn for spilleren). Her kan dere oppdatere hvis det er noe som er feil for spillerne (f.eks adresse, e-post, mobil nummer, etc). Det er også her du vil legge inn kontaktdetaljer for foresatte og knytte foresatte til spilleren (se link Legg til foreldre nederst i spillerdetaljskjema). Ved å klikke på ballen til venstre for navnet til spilleren, så kan en legge inn spillerkarakteristikk, men dette vil vi i utgangspunktet ikke benytte oss av. 11

12 Administrere spillere For å fjerne eller legge til (allerede registrerte) spillere på laget, klikker en på linken Administrere spillere som er plassert under spillerlisten (rett under Antall spillere: feltet). Spillere allerede registrert på laget vil da stå øverst i denne listen (med hake i boksen ved navnet), sortert alfabetisk basert på fornavn. Resten av listen vil vise alle registrert spillere (begge kjønn) født samme år som representert av laget. Spillere legges til / fjernes til / fra laget ved å legge til / fjerne haken i boksen ved navnet. NB! Spillere som ikke er knyttet til et lag, vil ikke være medlem i klubben!!! NB2! Vi sletter aldri en spiller fra systemet (kun melder inn eller ut fra lag). 12

13 Nye medlemmer I tilfelle spilleren ikke er registrert i systemet fra før av (ny til Sandnes Ulf), så må personen bli registrert i systemet. NB! Henvise til nytt innmeldingsskjema (excel ark) som ligger på hovedsiden med direkte link i venstremeny!!! Når du (som lagleder, trener eller webredaktør) har mottatt korrekt utfylt innmeldingsskjema, legges første del av informasjonen inn for den nye spilleren ved at du går inn på linken Nye medlemmer som ligger lengst ned på siden med liste over eksisterende spillere på laget (under Administrere spillere linken og over knappen for å generere spillerliste). Her legger du inn etterspurte detaljer (navn, adresse, tlf, mobil, f.dato, kjønn, e-post og postnummer). Når dette er gjort, så sendes innmeldingsskjema videre til Sidsel, som godkjenner spilleren (NB! Spilleren vil ikke vises i spillerlisten din, før du har sendt inn innmeldingsskjema og spilleren har blitt godkjent av klubbadministrator)! Etter at spilleren er godkjent, så vil vedkommende komme inn i spillerlisten og dere kan legge inn resterende detaljer for spilleren og foresatte. Prosedyren er satt opp slik for å sikre at spillerne ikke ligger i systemet fra før av (dobbel registreringer) og at vedkommende ikke har noe utestående med klubben. Legg til foreldre Som nevnt over, så er det en link for å legge inn og knytte foreldre til spillere, nederst i detaljskjema for spilleren (klikke på forstørrelsesglasset for aktuell spiller og linken Legg til foreldre lengst ned i detalj skjema på høyre side). NB! Før dere registrerer nye foreldre, sjekke alltid at de ikke ligger i systemet fra før av, for å unngå dobbeltregistreringer. Dette gjøres ved at du legger inn første 3 bokstaver i fornavn og etternavn og klikker på SØK knappen. Hvis det er treff på dette søket, så vil disse personene vise i listen under registreringsskjemaet (Søkresultater). Hvis det er en person som ser ut for å være riktig, klikke på navnet for å få opp alle registrerte detaljer i registreringsskjemaet. 13

14 Hvis dere finner riktig person, men trenger å rette opp for eksempel mobil nummer, gjøres dette direkte i registreringsskjema, før dere klikker på registrer til høyre (kan også gjøres etter at personen er registrert som forelder til en spiller). Hvis personen ikke ligger i systemet fra før av, klikke på Nullstill knappen og legg inn alle detaljene fra innmeldingsskjemaet og klikke på Registrer. Da vil personen bli opprettet i systemet (og bli tildelt et medlemsnummer) og samtidig bli knyttet til spilleren som foreldre. Hvis en person er feilaktig knyttet til en spiller som foreldre, fjernes denne linken enkelt ved å merke av i boksen til venstre for navnet og klikke Slette valgte under navnet. NB! Personen vil ikke slettes fra systemet, vil bare ikke lenger være linket til spilleren som foreldre. NB! En person er ikke medlem fordi om vedkommende blir tildelt medlemsnummer. Kun personer som er registrert som spiller på et lag, rolle på et lag eller som støttemedlem, vil være medlem i klubben! Spillerliste Du kan enkelt ta ut en spillerliste i excel eller pdf format, ved å klikke på spillerliste knappen som du finner nederst på siden for og Administrere spillere. Velg hvilke detaljer du ønsker i listen og deretter Oppdater Rapport. Skriv ut til pdf ved bruk av Skriv ut linken eller merk av hele tabellen for kopiering inn i ett excel ark. 14

15 Kamper Under linken Administrere Kamper, legges planlagte kamper inn så snart de er fastsatt. Legg inn motstander ved bruk av rullegardinmeny, i tilfelle motstander også benytter seg av KX websider, hvis ikke skrives motstander inn i feltet merket (fritekst). Legg videre inn Dato og Tidspunkt for kampstart. Hvis det er hjemmekamp så vil dere finne våre baner i rullegardinmeny og hvis ikke la det stå <Legg inn manuelt> og legg inn navnet på bane i feltet merket (fritekst). NB! Bane for hjemmekamp avtales med Eli FØR bane legges inn!! Banevelgeren her er synkronisert med Banetilgjengelighet som det er link til på hovedsiden, og det kan fort bli dobbelt booking hvis dette ikke er avtalt på forhånd. Velg om kampen er; Seriekamp, Cup, Turnering eller Treningskamp (dette vil hjelpe ved opprettelse av årsrapport). Når kampen er avtalt og bekreftet med motstander, huke av for Bekreftet og huke også av om det er Hjemmekamp. Når kampen er ferdigspilt legges resultatet inn (alltid våre antall mål i første ruten, uansett om det er en bortekamp). Legg eventuelt også inn antall tilskuere, tidsbruk og treners kommentarer etter kampen. Hvis dere ønsker at noen skal ha anledning til å lage referat for kampen, huke av for Åpne for referater. Spillere som deltok på kampen legges inn, (med antall mål, antall assist, inn/ut, kort, treners kommentarer, drakt nr og posisjon), ved å klikke på person-ikon og referat legges inn ved å klikke på ball-ikon. 15

16 Nyheter Bildegalleri Aktiviteter Videoklipp Spillerutvikling Speaker-Synk Disse undermenyene til Administrere funksjonen dekkes ikke av dette innføringskurset og det henvises til Hjelp-guiden for de som ønsker å finne ut om disse funksjonene. Noen av de vil bli dekket inn ved utsendelse av Web-tips. Treninger Dette menyvalget har da 6 undermenyvalg, hvor 2 av dem vil bli videre dekket her. Administrere Ved å gå inn på undermeny Administrere under Treninger menyen, så får du opp en liste med allerede oppsatte (fremtidige) treninger. Disse er da som regel lagt inn av Klubbadministrator i samsvar med klubbens treningsoppsett (banefordeling). Du kan da editere en enkelt trening ved å klikke på editer-ikon (mellom søppelbøtte og person ikonene). NB! Husk at banefordelingsoppsettet vil bli oppdatert automatisk og dere må ikke flytte en trening til annen bane (til tross for denne tilsynelatende er ledig) før dere har sjekket med Eli om at banen faktisk er ledig / lov å bruke. Det kan være at banen er tildelt/reservert for kamp eller at banen er satt opp for å hvile. For å registrere treningsfremmøte, klikke på person-ikon og legg inn spillere. Hvis dere legger inn for en tidligere trening så må dere først klikke på vis/skjul gamle treninger for å få opp treninger tilbake i tid. Treningsfremmøte Her får dere en liste/grafisk tabell som viser treningsfremmøte for alle spillerne i en angitt tidsperiode. Kan brukes for å premiere den/de som har deltatt på flest treninger i løpet av sesongen, men forutsetter da at dere registrer det regelmessig. 16

17 Min Øvelsesbank Treningsøkter Øktplanlegger Belastningsoversikt Disse treningsverktøyene er for de mer avanserte brukerne av webverktøyet og dekkes ikke inn som en del av dette innføringskurset. Spillerbørs Foreløpig ikke tatt i bruk av klubben. Retningslinjer for bruk av denne må diskuteres i Breddeutvalget, før vi eventuelt tar i bruk dette verktøyet. Rapporter Vil ikke bli dekket av dette innføringskurset. Kan bare nevne at dess bedre data som blir lagt inn i systemet, dess bedre blir rapportene som blir tatt ut av systemet. Vi er gjerne kjent med uttrykket Crap in Crap out. Rapporter vektøyet vil være til stor hjelp ved ferdigstilling av Årsrapport når sesongen er over og har egen funksjon for å lage til diplomer for spillere. Du vil her også kunne ta ut lister over alle med roller i klubben og foreldreoversikt for ditt lag. Oppsett Har kan dere sette opp hva dere ønsker skal vises på lagsiden og hva som skal være skjult. For eksempel så kan en her huka av for at portrettbilder ikke skal vises (hvis laget ønsker det slik) og en slipper da en karusell på lagsiden som bare viser blanke bilder (anbefaler at denne blir merket som skjult inntil portrettbilder er lagt inn). Her kan dere også forandre passord og legge inn foreldre som skal være webredaktører og dugnadsansvarlig (NB! Skal også legges inn som materialforvalter av klubbadministrator for å vise i trenerteam boksen). Kun registrerte foreldre (knyttet til en spiller på laget) eller person med definert rolle, kan bli lagt inn som webredaktør eller dugnadsansvarlig. Hjelp Her finner dere en utfyllende brukerveiledning for valgt rolle i pdf format (hjemmelekse) TAKK FOR FREMMØTE!!! 17