KONTROLLKOMITEENS BERETNING FOR NORGES CRICKET FORBUNDETSÅRSMØTE/ FORBUNDSTINGET 2012

Transkript

1 KONTROLLKOMITEENS BERETNING FOR NORGES CRICKET FORBUNDETSÅRSMØTE/ FORBUNDSTINGET 2012 Kontrollkomiteen har gjennomgått Norges Cricket Forbundets(NCFs) regnskapsførsel, drift og finansielle stilling, årsregnskapet Kontrollkomiteen finner at NCFs regnskapsførsel er pålitelig, og årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. Regnskapet for 2011 er blitt ført av NIFs utpekte regnskapsfører, Morten Torp, som NCF ble pålagt å bruke i 2009 på grunn av regnskapsmessige lovbrudd i NCF har hatt et år med økt aktivitet, men også vesentlig økte kostnader. Regnskapsmessig er det avlagt et regnskap som viser ,- i årsresultat. Dette gir en negativ egenkapital på ,- pr Det økonomiske forbruket er på enkelte områder langt på vei i henhold til det godkjente budsjettet for Dog ønsker kontrollkomiteen å påkeke noen områder hvor NCF styre skal iverksette nødvendige kostnadsreduserende tiltak for å unngå budsjettoverskridelser samt styrke den økonomiske situasjonen for særforbundet. Kontrollkomiteen ber NCF styre sett opp en prioriterigsliste av kjerneaktiviter ift. budsjettet slik at man ved budsjettoverskridelser prioriterer bort aktiviteter som er ikke er kjerneaktiviteter. Kontrollkomiteen mener at noen av kjerneaktivitetene bør være blant annet vedlikehold/reperasjon cricketbaner og treningsbaner samt forsikring av spillere. Lønnsinnberetning næringsdrivende har økt til ,- NOK. I forhold til 2010 har dette økt med ,- NOK. Kontrollkomiteen ber NCF styre iverksette tiltak for å redusere honorar utbetalinger og dermed redusere lønnsutbetalinger. Kostnader knyttet til utviklingsarbeidet er meget høy, og vi kan ikke se noe særlig grad av utvikling sammenliknet med pengene brukt til visse aktiviteter. Kontrollkomiteen ber NCF styre utarbeide en plan for utvikling og presentere dette til kontrolllkomiteen. I denne planen skal det spesifikt inneholde aktiviteter knyttet til introdusjon av Cricket til etnisk Norske barn og ungdom samt invandrer barn og ungdom fra alle Commonwealth land. Kontrollkomiteen har lagt merke til at det har blitt brukt ,- for utviklingsaktiviteter knyttet til U17 & U19 landslagene. Ved en spørrerunde blant klubber og spillere i U17 og U19 landslagene, kom det frem at utviklingen i disse lagene ikke er bra nok ift. den tiden og pengene som blir brukt. Kontrollkomiteen ber NCF styre utarbeide en konkret utvklingsplan for disse lagene og publisere dette på NCF sin web siden og sette det ut til høring. Kontrollkomiteen har blitt forespurt av en rekke klubber for redegjørelse av administrativekostnader samt det administrativtarbeid knyttet til disse. Kontrollkomiteen ber NCF styre redegjøre for administrative kostnader og med det samme publisere på NCF sin webside kontortilgjengeligheten av General Sekretæren slik at klubber vet til hvilken tidsrom han er tilgjengelig for klubber på hans kontor.

2 Styrets samt komiteensarbeid Tross mange anbefalinger kan kontrollkomiteen fremdeles ikke se at NCF styre innhenter tilbud basert på anbudsprosesser. Kontrollkomiteen ber NCF styre igangsette anbudsprosesser ved innhenting av tilbud for kjøp av utstyr, kjøp av mat, leie av lokaler samt andre relevante tilbud. Kontrollkomiteen får fremdeles henvendelser fra klubber som reagerer på mangel på respons fra Konkurransekomiteen. Under halvårsrevisjonen fikk Kontrollkomiteen beskjed av NCF styre om at det er iverksatt aksjoner for å bedre situasjonen, men dette viser seg å ikke være nok. Kontrollkomiteen ber NCF styre iverksette ytterligere tiltak for å bedre situasjonen. Vedlikehold av baner & treningsbaner er ikke tilfredstillende. Kontrollkomiteen ber NCF styre iverksette nødvendige tiltak for å ha gode bane og treningsforhold til enhvertid under sesongen. Vi ber NCF styre prioritere dette høyt samt sende kontrollkomiteen en plan for forbedring av forholdene. Styreprotokoller blir ikke skrevet inn og publisert iht. tidsfristen som er på 2 uker. NCF styre må forholde seg til denen fristen. Møtereferater og protokoller er mangelfulle da disse ikke inneholder signaturer fra de som er valgt ut til å signrere. Kontrollkomiteen ber NCF styre være nøye med denne praksissen. Da det er vanskelig å dokumentere det som blir vedtatt under generalforsamlinger og lagledermøter anbefaler Kontrollkomiteen NCF styre om å vurdere videofilming av disse møtene og deretetr publisere det på NCF sin websiden. Kontrollkomiteen observerer fremdeles at NCF sine lover og regler ikke blir fulgt til ved viktige beslutninger og ved behandling av klagesaker. Dette gjelder både for NCF styre og Konkurransekomiteen. For å oppretteholde tillitten til NCF styre og Konkurransekomiteen blant klubber ber Kontrollkomiteen NCF styre iversette strakstiltak for å forbedre denne situasjonen. Oslo, den Safir Hayat Safir Hayat

3 REFERAT FRA KONTROLLKOMITEENS HALVÅRSREVISJON AV REGNSKAPET SAMT ANNET Takk for et godt gjennomført halvårsrevisjon av regnskapet samt andre relevante saker for Norges Cricket Forbund torsdag 18. august. Under revisjonen har kontrollkomiteen notert ned følgende aksjonspunkter som NCF skal iverksette korrektive tiltak for innen neste revisjon: - Foreløpig regnskap har et overskudd på NOK Men med et underskudd på NOK fra 2010 samt mangel på innhentet sponsorpenger på NOK ser det ut til at det endelige resultatet for 2011 vil være ca. NOK i underskudd. Kontrollkomiteen ber NCF redegjør for hvilke tiltak NCF iverksetter for å oppnå målsetningen om et overskudd på NOK for Ref. KONTROLLKOMITEENS BERETNING FOR NORGES CRICKET FORBUNDETS FORBUNDSTINGET o NCF er i dialog med Primecard, Generalsekretær har hatt en del møter med de. Primecard vil sponse NCF med kr i frisk kapital og ca kr deretter i form av kort og annet sponsormaterialet. Vi har derfor et håp om å oppnå et overskudd på ca kr. - Kontrollkomiteen får inntrykk av at pengebruken i NCF ikke er i henhold til hva som er budsjetert. Dette skaper hodebry for både regnskapsfører, kasserer og kontrollkomiteen. Følgende punkter utpekter seg særlig spesiellt: o Uforutsette utgifter ifm Rud banen. Disse utgiftene burde NCF ha forsøkt å få dekket ved å innhente kapital/ støtte fra sponsorer eller andre instanser. o Reallokere NOK som er allerede avsatt til Championsleague 2011 La Manga. Kontrollkomiteen ber NCF redegjøre for hvilke tiltak NCF iverksetter for å følge budsjettet i resten av budsjett perioden-fiskalåret o NCF har fått kritikk fra NIF vedrørende regnskapet og måten dette rapporteres til NIF og IRK (Norges Idrettsforbund) Dette har blitt forbedret ved at vi må levere regnskapsrapporter kvartalsvis, NCF for ikke penger overført før rapportene er godkjent av IRK. Økonomiansvarlig leverer disse rapportene. Økonomien følges tett fra hele styret nettopp for å unngå overraskelser. Dette er ivaretatt. - Kontrollkomiteen ber NCF sende anbud for sesongavslutningsfesten. En anbudsprosess skal iverksettes innen 05.september.

4 o Sesongavslutning 2011 er ikke et anbud. Det er en avslutning som har blitt vedtatt av Forbundstinget med faste rammer. Komiteen vil innhente priser fra matleverandøren og inngå avtale med den rimeligste. - Kontrollkomiteen har mottatt opplysninger om at Norge har fått en mulighet for å arrangere WCL 8 turnering i Dette ser kontrollkomiteen som en stor utviklingsmulighet for Norsk Cricket i alle områder. Kontrollkomiteen ber NCF redegjør vi hvilke tiltak NCF har iverksatt for å realisere dette. NCF har sagt ja til å være vertsland, dette skal godkjennes av Dubai og utviklingskomiteen. De ba om å få konkrete tilbakemeldinger på baner, visum og vær, dette har Generalsekretær formidlet videre. NCF har ikke hørt noe fra ICC Dubai. - Kontrollkomiteen har observert mangel på oppfølging av NCF sine lover og regler når styret samt komiteer behandler klagesaker. Under observasjoner har konkurransekomiteen utpekt seg særlig spesiellt. Kontrollkomiteen ber NCF redegjøre for hvilke tiltak NCF iverksetter for å forbedre dette. o Komiteen arbeider ikke optimalt, for å kvalitetssikre dette har styret vedtatt at endringer i f.eks kampplan SKAL godkjennes av styret. Ut i fra de forutsetningene NCF har, jobber alle komiteer så godt de kan. Klubber må bli bedre til å opptre profesjonelt ovenfor komiteene og styret. Styret har fortløpende kontakt med KK og DK for å kvalitetssikre komiteene. All kommunikasjon mellom disse skjer skriftlig. - Kontrollkomiteen har frem til nå mottat 2 klagesaker som berører NCF styremedlemmer. NCF styremedlemmer skal stå frem som et godt eksempel for det Norske Cricket miljøet i lys av Norges Cricket Forbundets lover og regler. Kontrollkomiteen ber NCF styre redegjøre for hvilke tiltak NCF styre iverksetter for å behandle dette. NCF ønsker å få innsyn i de klagene dere har mottatt, uten det blir det vanskelig å svare på spørsmålet deres. Generelt jobber alle i styret ut i fra det mandatet de har. Styremedlemmene skal være foregangspersoner ovenfor alle medlemsklubber, derfor er det viktig at de opptrer eksemplariske. - Rehabilitering av treningspitch skal være en av primære prioritene til NCF. Kontrollkomitee ber NCF opplyse om det overordnede fremdriftplanen til Bymiljøetaten ifm. rehabilitering av treningspitchene. o NCF styret har hatt dette som et av hovedområdene, les protokollene fra styremøtene, der står det vedrørende møter Generalsekretær og Presidenten har

5 hatt med Bymiljøetaten. Dette arbeidet vil bli ferdig i uke 40, både på Rommen og Ekeberg. Det har vært en lang og vanskelig prosess, NCF er glad for at arbeidet nå nærmer seg slutten. - Ved innkallelse av møter ber Kontrollkomiteen NCF om å sende ut agenda samt relevante dokumenter minst 7 dager før møtet finner sted. Saksliste og dagsorden ligger ute på nettsidene til NCF før møtet skal finne sted. Grunnen til at de ikke ligger 7 dager før møtedato er at mange av styremedlemmene sender inn saker til dagsorden kun noen timer før møte skal finne sted. Møte dato og møtested ligger ute på nettsidene i god tid før møtet skal være. Generalsekretær vil sørge for at møteinnkallelsen og dagsorden blir lagt ut minst 3 dager før møtet skal finne sted. Kontrollkomiteen ber NCF gi oss tilbakemelding for ovenstående aksjonspunkter innen 15. september. Oslo, den