Oppretting av et felles interkommunalt selskap (IKS) for å ivareta drift av Vigo og et eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer

Transkript

1 Arkivsak Arkivnr. E: 064 A43 Saksbehandler Leif B Olsen Saksgang Møtedato Sak nr. Hovedutvalg for utdanning /10 Fylkestinget /10 Oppretting av et felles interkommunalt selskap (IKS) for å ivareta drift av Vigo og et eventuelt samarbeid om skoleadministrative systemer Fylkesrådmannens innstilling 1. Vestfold fylkeskommune går inn som eier i et felles interkommunalt selskap for fylkeskommunene med formål å utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte, alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakerne, fylkeskommunenes felles inntaks- og forvaltningssystem for elever/lærlinger Vigo og alt som ellers står i naturlig sammenheng med dette eksempelvis skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike systemer settes ut til andre. Selskapet skal videre levere eller formidle levert nødvendige faglige kurs eller veiledning til deltakerne på de systemer man har rettigheter/driftsoppgaver knyttet til. 2. Vestfold fylkeskommune godkjenner den foreslåtte selskapsavtalen for det nye selskapet. 3. Det velges ett medlem til representantskapet fra Vestfold fylkeskommune. 4. Vestfold fylkeskommune vil delta i det videre arbeidet med å iverksette et forprosjekt der det blir utarbeidet en plan for anskaffelse, implementering og kostnadsfordeling av et felles skoleadministrativt system Tønsberg Egil Johansen fylkesrådmann Øyvind Sørensen direktør Vedlegg: Forslag til selskapsavtale for Vigo IKS. Rapport fra Datatilsynet Notat fra juridisk avdeling Nordland fylkeskommune

2 Innledning Fylkeskommunene har i mange år hatt et samarbeid om inntak og fagopplæring (Vigo) som har vært ledet av Forum for fylkesutdanningssjefer (FFU). FFU har oppnevnt et eget styre for Vigo bestående av en fylkesutdanningssjef fra hver opplæringsregion og en representant for samarbeidsforumet for ITsjefer. Etter hvert har Vigo også kommet til å omfatte flere områder, for eksempel voksenopplæring. Styret har hatt ansvaret for den daglige driften av Vigo, herunder tre delvis frikjøpte medarbeidere fra fylkeskommunene. Virksomheten har vært finansiert gjennom årlige tilskudd fra fylkeskommunene fastsatt av FFU. Driftsleder har hatt kontor i lokalene til Telemark fylkeskommune, som også har ivaretatt regnskapsførselen. Omsetningen på Vigo totalt har de siste åra ligget på i overkant av 18 mill kroner. Dette samarbeidet mellom de 19 fylkeskommunene har ikke vært tilstrekkelig formalisert til at styret kunne ivareta de funksjonene en har som databehandler og avtalepart. Dette ble tydeliggjort gjennom et tilsyn som Datatilsynet hadde med Vigo våren I tillegg til samarbeidet om Vigo har fylkesutdanningssjefene det siste året utredet et mulig framtidig samarbeid om et skoleadministrative systeme (SAS). Et felles SAS for alle fylkeskommunale skoler vil medføre de samme utfordringene i forhold til databehandleransvar og økonomiske avtaler som for Vigo. På denne bakgrunnen fremmes det nå forslag om å opprette et felles interkommunalt selskap (IKS) til å ivareta både ansvaret for Vigo og for et framtidig felles SAS. En har i saken konkludert med at et IKS er en bedre løsning enn et AS eller et interkommunalt samarbeid (IS). Saksutredning Det fylkeskommunale samarbeidet om Vigo Formålet Formålet med å opprette et selskap/samarbeid er å formalisere driften av Vigo. Det er viktig å ivareta driften av lovpålagte oppgaver på en mest mulig rasjonell måte samt å ivareta funksjonen som behandlingsansvarlig i forhold til vår felles database Vigo sentralbasen. Et selskap/samarbeid skal også være bindeleddet mellom leverandører og fylkeskommunene. Hva består «Vigo-familien» av Fylkeskommunenes felles IT-system Vigo består i dag av en rekke databaser og applikasjoner. Databaser Vigo består av 19 lokale databaser (én i hvert fylke) og én sentral database som i dag er etablert hos IST Norge. Applikasjoner Vigo opplæring er i dag hovedapplikasjonen der mesteparten av arbeidet med den enkelte elev foregår. Her ligger inntaksmotoren som hjerte i Vigo og administrasjonsmodulen for fagopplæring i arbeidslivet. Vigo web er en webapplikasjon som brukes for søkning og svar for i alt rundt søkere/brukere årlig. Denne modulen ivaretar også søkning til fagskolen og de voksne søkerne. Vigo skole er en rådgiver- og administrasjonsmodul som gir oversikter og statistikk på skole- og elevnivå. Vigo bedrift er en web applikasjon til formidling av lærlinger, kontroll av lærlingtilskudd, produksjon av elektronisk lærekontrakt med mer. Vigo kodeverksbasen er basen for administrasjon og kontroll av kodeverket som brukes i videregående skole. Basen kommuniserer med andre IT verktøy innen videregående opplæring. 2

3 Hvorfor må vi ha et felles fylkeskommunalt inntaks- og rapporteringssystem Det er flere grunner til å ha et felles system på nasjonalt nivå for alle fylkeskommunene. Både skoleelever og lærlinger skifter oftere bostedsfylke enn tidligere. Det søkes også mer på tvers av fylkesgrensene enn før. Et felles søkesystem til videregående opplæring gjør at søkeren lett kan skaffe seg oversikt over de ulike opplæringstilbudene man har nasjonalt. Fylkeskommunene skaffer seg gjennom et felles system også bedre kvalitet på elev og lærlingedata, noe som kommer den enkelte til gode. Systemet sikrer også bedre kontroll når det gjelder avhending av elev og lærlingdata til det offentlige Norge. Hvorfor må dette samarbeidet formaliseres Datatilsynet slår fast at Vigo er slik organisert i dag at verken styret eller driftsorganisasjonen kan sies å ha partsevne og derfor heller ikke er i stand til å være behandlingsansvarlig for de data som ligger i den sentrale databasen. For Datatilsynet framstår det da slik at fylkeskommunene er solidarisk ansvarlige for den behandling som blir utført i den sentrale Vigo-databasen. Fylkesrådmannen er enig i at styret i Vigo i dag ikke har den formelle myndighet som behandlingsansvarlig. Det er uhensiktsmessig at fylkeskommunene hefter solidarisk for de dataene som ligger i sentralbasen. En viser i den forbindelsen til vedlagte notat fra juridisk sjef i Møre og Romsdal fylkeskommune. Notatet oppsummerer at en må ha en juridisk konstruksjon som - sikrer alle deltakere innsyn, kontroll og styring med Vigo - sikrer en operativ effektiv styringsstruktur - sikrer at Vigo selv kan ha partsretter mv - sikrer fylkeskommunene et godt og tjenlig administrativt verktøy gjennom et selskap som også kan overlates forvaltningsoppgaver på vegne av fylkeskommunene. I notatet vektlegges at en bør velge en organisasjonsform som i størst mulig grad er regulert i lov og forskriftsverk slik at en kan holde orden på fylkekommunenes rettigheter og plikter på et avtalemessig minimum. Det vil være en nødvendighet at en ny Vigo-organisasjon kan inngå avtaler, ha partsrettigheter i alle relasjoner herunder gjøre forvaltningsoppgaver særlig i forhold til databehandling, ta opp lån, være eier av rettigheter og andre formuesposisjoner m.v. På denne bakgrunn konkluderes det i notatet med at Vigo bør organiseres som et interkommunalt selskap (IKS). Et interkommunalt samarbeid (IS) vil også kunne ivareta rollen som behandlingsansvarlig. Hvis en velger denne organisasjonsformen, vil en ved etableringen måtte utarbeide særskilte vedtekter for det aktuelle IS-et i og med at slikt ikke følger av loven. Da må en overskue en rekke mulige utviklingsløp for aktiviteten og sørge for å vedtektsfeste disse, samtidig som en må beskrive myndigheten til et styre for IS-et i vedtektene/vedtaket i den enkelte fylkeskommune. Dette synes å åpne for flere styringsmessige uklarheter enn et IKS, noe som lett kan føre til misforståelser og være grunnlag for konflikter når et samarbeid har så mange deltakere som i dette tilfellet. Organisering av et interkommunalt selskap Interkommunale selskaper organiseres etter Lov om interkommunale selskaper, av nr 06. Kopi av lovteksten følger vedlagt. Lovens struktur er at selskapets øverste organ er representantskapet. Hver av deltakerne skal være representert med minst ett medlem/varamedlem. Gjennom representantskapet utøver eierne, dvs. de 19 fylkeskommunene medregnet Oslo, eiermyndighet på samme måte som situasjonen ville vært i et A/S. Representantskapets oppgaver fremgår av IKS lovens 7, jfr. 10 for valg av styre og 28 vedr. valg av revisor. Representantskapets oppgaver er i hovedsak beskrevet slik i loven: Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet. 3

4 Det kan fastsettes i selskapsavtalen at visse arter saker som ellers vil høre under styret, jf. 13, må godkjennes av representantskapet. Slik bestemmelse kan bare gjøres gjeldende overfor en tredjeperson når bestemmelsen er registrert i foretaksregisteret, eller når tredjepersonen kjente eller burde kjent bestemmelsen. Ingen medlemmer av representantskapet kan inneha styreverv eller være daglig leder. Man er dermed sikret, på same måte som i et A/S, at ulike personer har ulike oppgaver. Representantskapet skal vedta budsjetter, fastlegge strategier mv. og samtidig føre tilsyn med at de rammer som er lagt økonomiske som strategiske blir fulgt opp av styret. I forhold til de tilsynsoppgavene som naturlig ligger til et eierforum, vil representantskapet være bistått av revisor en revisor representantskapet velger. Dersom representantskapet ønsker det, står representantskapet eksempelvis fritt i et IKS til å velge en fylkesrevisor eller et privat revisjonsselskap som revisor for selskapet. Det er fylkestingene selv som velger sine medlemmer til representantskapet. Som nevnt ovenfor velger representantskapet styret. Styret for sin del er ansvarlig overfor representantskapet. Representantskapet kan når som helst foreta utskifting av medlemmer til styret. Styret, med mindre annet er bestemt, tilsetter daglig leder og fører tilsyn med denne. Litt om representantskap og styret roller/oppgaver/kompetanse Målet med denne utredningen er å sikre at en fremtidig organisering av Vigo ivaretar både behovet for eiernes styring og kontroll med eiernes behov for effektiv og sikker daglig drift av Vigo. Ved å velge en modell som både har et eierforum (her i form av et representantskap) og et driftsstyre og med de sperrer som sikrer at roller og personer ikke blandes fra representantskap til styre/daglig leder og mellom styrerolle og daglig leder - er de ansvars-, styrings- og kontrollhensyn man har, fullt ut ivaretatt. Når den strukturen som her er skissert, skal fylles med personer, er det hensiktsmessig å gjøre en vurdering av hvilken kompetanse det vil kunne bli behov for i henholdsvis representantskapet og styret. Representantskapet Som redegjort for ovenfor, er representantskapets oppgaver i all hovedsak av overordnet art budsjett, regnskap, strategi mv. Av denne grunn vil det normalt være behov for 2 årlige faste møter i representantskapet ett for å legge/vedta planer inkl. budsjett og ett for i hovedsak å vurdere året som gikk i form av årsmelding/regnskap m.v. I tillegg kommer selvsagt øvrige eventuelle saker som følger av vedtekten eller som styret ønsker behandlet i representantskapet. Styret Styrets oppgaver er av driftsmessig art. Av hensyn til effektiv drift og effektive beslutningsprosesser bør et styre være på minimum 3 maksimum 5 medlemmer. Her vil det være behov for ulik kompetanse, eksempelvis skolefaglig, IT-faglig, økonomisk, juridisk mv. I tillegg vil styret fra tid til annen åpenbart ha behov for å drøfte utfordringer i tilknytning til driftsoppgavene med samtlige fylkeskommuner. I denne forbindelse bør en bruke fylkesutdanningssjefskollegiet som et konsultativt organ for styret et organ som gjerne innkalles etter behov, men som minst møter styret 2 ganger årlig, dvs. før styret avgir saker til behandling i representantskapet vår og høst. Forslag til selskapsavtale Vedlagt følger forslag til selskapsavtale for Vigo IKS. Skoleadministrative systemer (SAS) Med skoleadministrative systemer menes datasystemer som skolene bruker for å administrere m.a. - elevdata, som danner grunnlag for vitnemål - lærerdata som danner grunnlag for arbeidsplaner 4

5 - fagdata som viser hvordan fagene er fordelt på elever og lærere - eksamensdata. Systemene kan også ha andre funksjoner som administrasjon av f. eks. voksenopplæring. Alle videregående skoler benytter i dag et slikt system, og grunnbehovene er de samme uavhengig av skoletype og skolestørrelse. Situasjonen i dag I dag har hvert fylke sin egen avtale med leverandør av skoleadministrativt system. Det er tre systemer i bruk SATS, Extens og TP. TP brukes bare av Nordland fylkeskommune, mens de to andre fordeler seg noenlunde likt mellom de andre fylkeskommunene. Både SATS og Extens eies av samme leverandør IST. Ingen av de eksisterende systemene tilfredsstiller dagens krav til funksjonalitet. De er lite brukervennlige og tidkrevende og bygger på en foreldet teknisk plattform. Det er derfor nødvendig for alle fylkeskommuner i nærmeste framtid å anskaffe nye systemer. Det forhold at det eksisterer en tilnærmet monopolsituasjon i markedet med én leverandør og 18 kunder, gjør det rimelig å anta at at fylkeskommunene vil ha økonomisk gevinst ved å gå sammen om en slik anskaffelse. Disse vurderingene gjorde at fylkesutdanningssjefene i 2008 satte ned en arbeidsgruppe som skulle vurdere om det er hensiktsmessig å samordne en slik anskaffelse. Konklusjonen var at det burde utredes nærmere, og fylkesutdanningssjefene engasjerte derfor Ernst & Young til å gjøre en forstudie med formål å - kartlegge om det finnes evne og vilje til å standardisere prosesser på tvers av geografi - indikere kvantitative og kvalitative fordeler ved å gjennomføre en standardisering/effektivisering av skoleadministrative prosesser/systemer - vurdere samordning av skoleadministrative prosesser i grunnskole, videregående skole og voksenopplæring - vurdere om det skal anskaffes hyllevare eller utvikles et nytt system - vurdere økonomisk modell for utvikling/drift - vurdere hensiktsmessig driftsmodell, dvs ulike driftsmodeller (eie/leie) og organisering av drift - utarbeide en kravspesifikasjon som lett kan benyttes i en videre anskaffelse Forstudien Forstudien gav følgende funn: - forvaltnings- og driftskostnadene for den enkelte fylkeskommune med SAS er høye - dagens SAS er basert på umoderne teknologi - skoleadministrative oppgaver er i dag preget av mye manuelt arbeid - integrasjonen mellom SAS og andre systemer er i dag manuell og det gis store muligheter for automatisering/effektivisering - sensitiv informasjon blir ikke håndtert tilfredsstillende - kontroller som sikrer at data er lagt korrekt inn i systemene, er ikke tilfredsstillende - lite brukervennlige systemer Dette betyr at skoleledere og andre administrativt ansatte bruker uforholdsmessig mye tid på å administrere data og at de dataene som kommer ut og danner grunnlag for f. eks. nasjonal og fylkeskommunal gjennomføringsstatistikk, er unøyaktige. Hvorfor felles SAS Konklusjonene ovenfor innebærer at alle fylkeskommunene i løpet av kort tid må anskaffe nytt SAS. Selv om dagens leverandør IST har varslet at de planlegger å lansere en ny SAS-løsning i løpet av 2012, er det fylkesrådmannens (basert på råd fra Ernst & Young og flere juridiske rådgivere i fylkeskommunene) vurdering at endringene er så store at alle fylkeskommunene, i henhold til lov om offentlige anskaffelser, må starte en anbudsprosess for å kunne ta i bruk den nye løsningen. Det er derfor ikke noe alternativ å forlenge de avtalene en i dag har med IST. 5

6 Fylkesutdanningssjefene gjennomgikk forstudien på møte den 17. august der konklusjonen var at en ønsket å få laget en felles kravspesifikasjon for et nytt SAS. En har da tre alternativer: - fylkeskommunene legger denne kravspesifikasjonen til grunn anskaffelse hver for seg - fylkeskommunene går sammen om å anskaffe en felles hyllevareløsning - fylkeskommunene utvikler i fellesskap et nytt SAS fra bunnen av Valg av alternativ Styret for Vigo og fylkesutdanningssjefene (FFU) anbefaler at en går videre med en felles hyllevareløsning. Begrunnelsen er at - det er størst gevinstpotensiale ved en slik løsning (frigjøring av tid, reduksjon av driftsutgifter og forbedring av datakvalitet) - de skoleadministrative prosessene er like uavhengig av skoletype og geografi - markedskartleggingen sannsynliggjør at det vil være reell konkurranse om en ny hyllevareleveranse - anskaffelseskostnadene blir høye om hver fylkeskommune skal operere for seg selv - lisens-, forvaltnings- og driftskostnadene blir høyere fordi fylkeskommunene ikke får utnyttet en samlet forhandlingskraft - redusert datakvalitet og informasjonssikkerhet på grunn av flere databaser og grensesnitt Videre arbeid Neste fase i arbeidet vil være å iverksette et forprosjekt der det blir utarbeidet en detaljert plan for anskaffelsen av og implementeringen av et nytt SAS. Det viktigste med forprosjektet blir å detaljere kravspesifikasjonen og forankre den i alle 19 fylkeskommuner. Forprosjektet er estimert til å koste ca 3.5 mill. eller kr per fylke. Kostnaden kan eventuelt fordeles etter antall elever i fylkene. I og med at Oslo kommune er deltaker i dette samarbeidet, forutsetter en at et nytt felles SAS vil være anvendelig i hele grunnopplæringen. Det er ytret ønske fra flere kommuner om å være med i utviklingen av et felles skoleadministrativt system for hele grunnopplæringen. Styret for Vigo er av den oppfatning at det etter hvert vil være aktuelt å involvere flere kommuner, men at en i første omgang bør begrense samarbeidet til de 19 fylkeskommunene. For selve anskaffelsesprosessen har styret for Vigo vært i kontakt med Innkjøpssamarbeidet for Buskerud, Telemark og Vestfold (BTV) som har sagt seg villig til å være med og administrere denne. BTV er også med i prosessen som Vigo har igangsatt for å finne ny leverandør av utvikling og drift av Vigo når avtalen med nåværende leverandør går ut ved nyttår. Det antas at 2011 vil gå med til disse prosessene, slik at et nytt felles SAS tidligst kan tas i bruk i løpet av Forvaltningsansvaret for SAS Ettersom et felles SAS for alle fylkeskommunene vil innebære noe av det samme ansvaret som forvaltningen av Vigo, vil det være nødvendig å ha et felles organ som ivaretar dette. Det databehandleransvaret som Datatilsynet påviser for Vigo sentralbase og som er foranledningen til forslaget om å opprette et fylkeskommunalt IKS, vil være det samme for en felles SAS-løsning. Det er derfor naturlig å legge dette ansvaret til det foreslåtte interkommunale selskapet. Det er derfor innarbeidet i formålet for selskapet slik det kommer til uttrykk i 3 i de foreslåtte vedtektene. Fylkesrådmannens bemerkninger Omfanget av virksomheten i Vigo gjør det nødvendig å formalisere samarbeidet mellom fylkeskommunene. Etter fylkesrådmannens vurdering gjøres dette best gjennom å opprette et felles interkommunalt selskap der alle de 19 fylkeskommunene er deltakere. Det er videre under utredning å 6

7 gå til anskaffelse av et felles skoleadministrativt system (SAS) for alle de 19 fylkeskommunene. Vedtektene for det nye selskapet er slik utformet at de åpner for at selskapet kan ha driftsansvaret for et nytt felles SAS. 7

8 Vedlegg 1 SELSKAPSAVTALE mellom fylkeskommunene Akershus, Aust Agder, Buskerud, Finnmark/Finnmarkku fylkagielda, Hedemark, Hordaland, Møre og Romsdal, Nordland, Nord-Trøndelag, Oppland, Rogaland, Sogn og Fjordane, Sør-Trøndelag, Telemark, Troms/Romssa fylkkasuohkan, Vest-Agder, Vestfold, Østfold og Oslo om Vigo IKS. 1 Selskapet Vigo IKS er et interkommunalt selskap opprettet med hjemmel i Lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: Akershus, Aust Agder, Buskerud, Finnmark/Finnmarkku fylkagielda, Hedemark, Hordaland, Møre og Romsdal, Nordland, Nord-Trøndelag, Oppland, Rogaland, Sogn og Fjordane, Sør-Trøndelag, Telemark, Troms/Romssa fylkkasuohkan, Vest-Agder, Vestfold, Østfold og Oslo fylkeskommuner. 2 Administrasjon Vigo IKS har sin administrativ koordinerende enhet lokalisert til Telemark fylkeskommune. 3 Formål og ansvarsområde Selskapet skal utvikle/videreutvikle, eie og/eller drifte, alt etter bestilling og i nært samarbeid med deltakerne, fylkeskommunenes felles inntakssystem Vigo og alt som ellers står i naturlig sammenheng med dette eksempelvis skoleadministrative systemer. Selskapet kan la utvikling og drift av ulike systemer settes ut til andre. Selskapet skal videre levere eller formidle levert nødvendige faglige kurs eller veiledning til deltakerne på de systemer man har rettigheter/driftsoppgaver knyttet til. 4 Eierandel, innskuddsplikt og fordeling av kostnader De 19 deltakerne har hver en eierandel på 1/19 i selskapet. Hver deltaker er ansvarlig for 1/19 av selskapets samlede gjeld. Hver av deltakerne skal årlig betale inn et beløp etter forslag fra representantskapet og vedtak i fylkestinget under egen budsjettpost med forfall pr. 15. januar hvert år, til dekning av selskapets felleskostnader herunder hva som anses av dette å gjelde drifts- og utviklingsformål Første innbetaling finner sted når selskapet er etablert, likevel slik at det i selskapets 1. år innbetales et forholdsmessig beløpe tilsvarende det antall måneder som gjenstår av oppstartsåret. Beløpet indeksreguleres årlig etter statsbudsjettets deflator for kommunal virksomhet; første gang med virkning fra Deltakerne skal i tillegg betale for spesifikke tjenester levert av selskapet når disse ikke er forutsatt dekket i selskapets ordinære drift eller av tilskudd fra annen ekstern finansieringskilde. Det inngås egen avtale om dette. 8

9 Det etableres egen avtale med Telemark fylkeskommune eller andre om eventuelt kjøp av merkantile/administrative støttefunksjoner slik som regnskap, arkivtjenester m.v. dersom man ikke velger å løse dette i egen regi. Utgiftene inngår i selskapets driftsbudsjett. 5 Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet og består av én representant med personlig varamedlem fra hver deltaker. Representantskapet velger styremedlemmer, styrets leder, styrets nestleder og revisor. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. Representantskapet vedtar satser og reglement for møtegodtgjørelse til medlemmer av representantskap og styre. 6 Representantskapets møter Ordinært representantskapsmøte skal holdes første halvår innen 1. mai, og i andre halvår innen 15. oktober. Ordinært representantskapsmøte første halvår skal behandle: Årsberetning og årsregnskap Valg/suppleringsvalg til styret Overordnede mål og retningslinjer for driften Andre saker som er forberedt ved innkallingen Ordinært representantskapsmøte andre halvår skal behandle: Årsbudsjett og økonomiplan (fire år) Eventuelle låneopptak innarbeidet i årsbudsjettet Andre saker som er forberedt ved innkallingen Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinære representantskapsmøter skal skje skriftlig og minst fire uker i forkant av møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Representantskapet kan ikke behandle andre saker enn de som er nevnt i innkallingen med mindre samtlige 19 deltakere deltar på representantskapsmøtet og samtlige samtykker til at annen/andre saker tas opp til behandling. Styrets leder og daglig leder har møteplikt og talerett i representantskapets møter. Styrets nestleder og øvrige faste medlemmer har møte- og talerett. Selskapets revisor har rett til å delta med talerett i representantskapets møte under behandling av årsmelding og regnskap. Representantskapets møter skal som hovedregel være åpne. 7 Styret Styret i selskapet består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Styremedlemmene har en funksjonstid på to år, likevel slik at ved førstegangs valg gis 3 av styremedlemmene en funksjonstid på 3 år. Ved valget må sikres en at alle opplæringsregioner er representert i styret. Tilsynet med den daglige ledelse av selskapet tilligger styret. I denne forbindelse skal styret treffe avgjørelser i alle saker som ikke tilligger Representantskapet eller som faller inn under daglig leders 9

10 oppgaver etter loven. Styret skal m.a. videre sørge for at selskapets regnskaper blir ført i samsvar med den til enhver tid gjeldende lovgivning/forskrifter for kommunale regnskap, samt at selskapets finansforvaltning er betryggende. Styret skal bl.a. utarbeide og legge frem for Representantskapet til behandling: Rammer for strategi (er) herunder utarbeide selskapets overordnede strategiplan og eventuelle delplaner. Forslag til økonomiplan og årlige budsjetter. Årsregnskap samt en rapport om siste års aktiviteter i selskapet. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Driften skal være tilpasset de budsjetter som årlig vedtas av representantskapet. Styret har videre ansvar for å følge opp de investeringer som vedtas av representantskapet. Styret ansetter daglig leder. Styret kan opprette og nedlegge stillinger innenfor gjeldende budsjett. Styret kan foreta anskaffelser innenfor vedtatt budsjett. Styret skal legge til rette for at det utarbeides kvartalsvise regnskapsrapporter. Styret har ikke myndighet til selv å oppta lån. Eventuelt opptak av lån avgjøres av representantskapet. 8 Styrets konsultative organ Forum for fylkesutdanningssjefer (FFU) er styrets konsultative organ. Styret kan, før de treffer endelig avgjørelse, legge saker frem for drøfting i FFU. Saker som styret skal forberede, men der avgjørelsesmyndigheten er lagt til representantskapet, skal legges frem for kollegiet til høring. Kollegiets høringsuttalelse skal følge saken frem til representantskapet. 9 Daglig leder Daglig leder forestår den daglige ledelse av selskapet og har ansvaret for at arbeidet utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret så ofte som situasjonen tilsier det, og som styret for øvrig måtte bestemme. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. Daglig leder kan tilsette i stillinger som er opprettet av styret. Vedkommende kan inngå avtaler om anskaffelse av varer og tjenester i samsvar med vedtatt budsjett. 10 Personvern og offentleglova Det interkommunale selskap skal følge vanlige rutiner og saksbehandlingsregler for å ivareta personvernet. 10

11 Det interkommunale selskapet skal følge offentleglova. 11 Låneopptak og garantistillelse Selskapet kan ta opp lån. Låneopptak må være godkjent av representantskapet i forbindelse med fastsettelse av selskapets budsjett. Høyeste ramme for selskapets samlede låneopptak er 5 mill kroner." Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. 12 Arbeidsgivertilknytning Virksomheten skal være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 13 Pensjonsordning Ansatte skal meldes inn i Kommunal Landspensjonskasse (KLP). 14 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter mv. til medlemmer av styret og representantskapet utbetales i henhold til de til enhver tid gjeldende satser og reglement for virksomheten som er vedtatt av representantskapet. 15 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. 16 Uttreden Den enkelte deltaker kan fire år etter stiftelsen tre ut av selskapet. Slik uttreden skal være varslet ett år på forhånd, jfr. for øvrig lov om IKS 30. Ved uttreden vil det ikke bli utbetalt utløsningssum. 17 Tvister Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, skal søkes løst ved forhandlinger. Dersom forhandlinger ikke fører frem kan tvisten bringes inn for de alminnelige domstoler. Partene vedtar Oslo Tingrett som verneting. 18 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra dens vedtakstidspunkt. 19 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. Kopi av de respektive fylkestings behandlinger av selskapsavtalen er samlet i vedlegg 1 til denne avtale. Avtalen undertegnes i 20 eksemplarer, hvorav hver av deltakerne beholder ett og ett eksemplar beholdes i selskapets arkiv. 11