APP-skolen. Grunnlagsdokument. Akershus pensjonistparti. Akershus PP APP-skolen 1 e:\pp1\100-app\99-app-skolen\00-stiftelse\app-skole-hefte.

Transkript

1 APP-skolen Grunnlagsdokument Akershus pensjonistparti Akershus PP APP-skolen 1

2 Forord I vedtak og vedtok styret Akershus pensjonistparti å stifte en egen utdanningsenhet under fylkeslaget: APP-skolen. Av sakspapirene går det fram at formålet med APP-skolen er at den skal være fylkes-partiets organ for a. Markedsføring av pågående prosjekter i fylkeslagets regi b. å gi folkevalgte, tillitsvalgte og medlemmer økt kunnskap og innsikt i sentrale samfunnsspørsmål, politisk arbeid, organisasjon og medie-kontakt Prosjektarbeid er ett av flere verktøy som kan brukes når vi arbeider med utvikling og utviklingsarbeid. APP-skolen vil i stor grad bruke deler av denne metoden for å fremme saker som vi mener bør behandles for å partiet opp og fram. Ved siden av systematikk, gir et gjennomarbeidet prosjekt etter vår mening den beste garantien for at vi kommer fram til det best mulige resultatet. Vi har derfor utarbeidet en mal som vi mener kan brukes i opplæringen. Opplegget er ikke et uttømmende system for prosjektbehandling, men vil være fullt ut tilstrekkelig når vi skal behandle saker som angår partiets arbeid. For eksempel programarbeid og delplaner for både dette og hint. Det sikrer, som sagt, systematikk, men også forutsigbarhet og mulighet for vurdering både underveis og etter at prosjektet er avsluttet. I tillegg til noen gode råd for gjennomføringen, legger vi ved to skjema som vi mener skal være obligatoriske: Oppstartsskjema Arbeidsplan Vi ønsker lykke til med bruk av APP-skolen og prosjektorganisert utvikling. Ole Kr. Fiksdal leder APP Akershus PP APP-skolen

3 Akershus PP APP-skolen

4 Initiativ Nittedal den 26. mars 2016 Akershus pensjonistparti Leder I vedtatt strategiplan er det innført en markedsføringsenhet som er kalt APP-skolen. Nittedal pensjonistparti setter herved fram forslag om at skolen organiseres på følgende måte: APP-skolen Formålet med APP-skolen er at den skal være fylkeslagets organ for 1. Markedsføring av pågående prosjekter i fylkeslagets regi 2. å gi folkevalgte, tillitsvalgte og medlemmer økt kunnskap og innsikt i sentrale samfunnsspørsmål, politisk arbeid, organisasjon og mediekontakt Den delen av strategiplanen som omhandler skolering av tillitsvalgte i Akershus PP, organiseres gjennom en egen enhet kalt APP-skolen. APP-skolen skal utarbeide kursmateriell innenfor de områdene styret i APP bestemmer. APP-skolen skal ledes av et utvalg som velges av styret i Akershus pensjonistparti. APP-skolen får egen post i budsjettet fra utarbeider budsjett og fører eget regnskap. APP-skolen kan selge tjenester og/eller kursmateriell til sentrale ledd i partiet og til andre fylkeslag. Med vennlig hilsen Odd Øfstaas leder Vedlegg: Markedsføringsdelen av strategiplanen Akershus PP APP-skolen

5 Vedlegg: Markedsføringsdelen av strategiplanen Akershus PP APP-skolen

6 Vedtak Sak 28/16: Strategiutvalget Fremlagte dok.: Vedtak: 1. Strategiutvalget. 2. Utviklings-og prosjektarbeid i APP. 3. APP-skolen. 1. Leif Wikstad velges til leder for Samarbeidsutvalget. 2. B. Christian Jenssen velges til leder for 2017-utvalget. 3. APP-skolen: a. APP oppretter eget opplæringsutvalg, jfr. saksfremlegget. b. Opplæringsutvalget får navnet APP-skolen. Vedtak Sak 36/16 APP-skolen a. Forslag til stiftelsesprotokoll (sendt pr. e-post) b. Forslag til vedtekter (sendt pr. e-post) c. MGM (Introduksjon v/leder. Papirer utdeles på møtet) Vedtak: 1. APP-skolen opprettes i henhold til fremlagte, skriftlige dokumenter. 2. Stiftelsesprotokollen signeres og godkjennes. 3. Vedtektene signeres og godkjennes. 4. Sigmund Nylund rapporterer til Enhetsregisteret/Brønnøysundreg. 5. APP-skolen bruker UGLA som logo. Akershus PP APP-skolen

7 APP-skolen Stiftelsesmøte - Protokoll Akershus pensjonistparti Akershus PP APP-skolen

8 Protokoll fra stiftelsesmøte av virksomhet. Tirsdag, 10. mai 2016 kl Sted: Galleriet Oslo Til stede: 12 representanter fra Akershus pensjonistparti Sak 36/16: APP-skolen 1. Ny virksomhet 2. Navn 3. Vedtekter 4. Valg av styre 5. Fullmakter Pkt. 1: Ny virksomhet. Ledergruppen satte fram forslag om å danne en egen forening/enhet for skolering av tillitsvalgte i Akershus pensjonistparti (APP). Foreningen/enheten registreres med eget nr. i enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene. Forslag: Vedtak: Det dannes en ny forening/enhet for skolering av tillitsvalgte i (APP). Foreningen/enheten registreres med eget nr. i enhetsregisteret Som forslaget Enstemmig Pkt. 2: Forslag: Vedtak: Foreningens/enhetens navn Foreningen/enheten skal hete APP-skolen Som forslaget Enstemmig Pkt. 3 Vedtekter Forslag: Vedtak: Vedlegg 1 fra ledergruppen Som forslaget Enstemmig Akershus PP APP-skolen

9 Pkt 4: Valg av styre ( Forslag: Vedtak: Ledergruppen i styret i Akershus pensjonistparti er styre i APP-skolen. Pr består styret av Leder Ole Kr. Fiksdal Nestleder B. Christian Jensen Studieleder kommune Leif Wikstad Studieleder fylke Frank Jøsendal Studieleder data Sigmund Nylund Sekretær Ola Øygard Som forslaget Enstemmig Sak 7: Fullmakter og signatur Forslag: Vedtak: Styret har samlet og hver for seg signaturrett på vegne av APP-skolen Som forslaget Enstemmig Underskrifter: Ole Kr. Fiksdal B. Christian Jensen Leif Wikstad Frank Jøsendal Sigmund Nylund Ola Øygard Vedlegg: Vedtekter Akershus PP APP-skolen

10 APP-skolen Vedtekter 1 Formål APP-skolen er et studieforbund som skal bidra til å gi folkevalgte, tillitsvalgte og medlemmer i Akershus pensjonistparti (APP) økt kunnskap og innsikt i sentrale partiets organisasjon, samfunnsspørsmål, politisk arbeid, offentlige organers organisasjon og funksjon samt mediekunnskap. APP-skolen skal også kunne tilby kurs og hjelp til andre fylkeslag i Pensjonistpartiet. 2 Medlemskap Lokalpartiene i APP er medlemmer i APP-skolen. 3 Organisasjon APP-skolens organer er årsmøtet og styret. Årsmøtet i APP er APP-skolens øverste myndighet Delegatene på fylkesårsmøtet har tale-, forslags- og stemmerett i alle saker med unntak for styret i APP-skolen som ikke har stemmerett ved behandling av årsrapport og valg av styre for skolen. Årsmøtet behandler og gjør vedtak om vedtekter, budsjett regnskap, årsrapport, valg av styre, permanente utvalg og revisor samt retningslinjer for opplæringsprogrammer. Styret i APP-skolen er ansvarlig for skolens daglige drift og økonomi og godkjenner studieplaner. Ledergruppen i APP er styre for APP-skolen Ledergruppen består av leder, politisk nestleder, organisatorisk nestleder, kommunikasjonsansvarlig, medlem(mer) i HS og sekretær. 4 Ikrafttredelse og vedtektsendring Vedtektene for APP-skolen trer i kraft straks skolen er registrert i enhetsregisteret. Endringer i vedtektene gjøres gjennom vedtak på årsmøtet i APP. Ole Kr. Fiksdal B. Christian Jensen Leif Wikstad Frank Jøsendal Sigmund Nylund Ola Øygard Akershus PP APP-skolen

11 APP-skolen Grunnlagsdokument Akershus pensjonistparti Akershus PP APP-skolen

12 1 Innledning / Problemregistrering / Samarbeid og ledelse Svært mye av opplevde problemer kommer aldri til overflaten. Ulike personlige så vel som organisatoriske sperrer trår i kraft og hindrer en sunn utvikling. Frykt, og noen ganger redsel, for å bli stengt ute fra det gode selskap er en av de mange personlige årsakene til at noen ikke sier fra om opplevde problem. Usikkerhet samt frykt for å bli gjort narr av dersom en skulle ta feil, er likevel den hyppigste årsaken til at mange velger å holde kjeft. Dette beskriver en usunn kultur uten samarbeid og tillit. Tillit til at det å ta opp problem er den eneste måte å bli kvitt problemet på, og at det å ta opp problem er å ville det beste for partiet og for medlemmene. Strakstiltaket for å få problemer opp i dagen, er å etablere rutiner for registrering og behandling. Dette er et ansvar lederne på ulike plan i partiet må ta. God ledelse er avgjørende for om det kan skapes nødvendig tillit. Ledelsen må oppmuntre til kritisk søkelys på handlinger så vel som på organisatoriske forhold. Uten at partiet gjennomsyres av en slik lederkultur vil vi raskt få en kneblet medlemsmasse uten lyst, driv og guts til å gjøre en jobb. Kriterier for samarbeid og ledelse APP har sett på en del kriterier for samarbeid og ledelse i sammenhenger vi arbeider i fellesskap. Det vises til fylkeslagets veiledning om ledelse og lederstiler. I tillegg anbefales det at prosjektgruppene vurderer følgende: Sette mål Prosjektgruppene setter opp mål for driften av gruppen. Vurdering Avsette tid til vurdering Vurderingen tar utgangspunkt i de mål partiorganet har satt opp for virksomheten Vurdering skal sees på som en naturlig del av arbeidet og er utgangspunkt for forbedringer. Akershus PP APP-skolen

13 Arbeidsfordeling Arbeidet skal fordeles slik at det blir en jevn fordeling av oppgavene. Medlemmenes ressurser utnyttes fleksibelt. Fleksibilitet Det er lov å gjøre feil! Være åpen for nytenking og revurdering av planer, ansvars- og arbeidsfordeling underveis. Kommunikasjon Det er en forutsetning at alle er åpne og har respekt for hverandre. Lytt aktivt! Dvs. å sette seg inn i andres situasjon og spørre tilbake hvis en er usikker. Støtte Passe på å gi ros til hverandre. Vise omsorg for hverandre. Beslutninger Beslutninger tas etter en åpen diskusjon hvor alle har hatt mulighet til å påvirke resultatet. Beslutninger følges lojalt, men de kan endres etter felles drøftinger. Problemer og konflikter Skal tas opp på et så tidlig tidspunkt som mulig. Se utfordringer i stedet for problemer. Være meget nøye med å definere Hva er problemet? Hvem eier det?. Være innstilt på å løse saken sammen! Det er særdeles viktig å skille mellom sak og person. Ev. kritikk skal rettes til den eller de det gjelder, og bare dit. Informasjon Den enkelte medarbeider har ansvar for å holde seg informert. Ledelsen skal utarbeide klare retningslinjer for informasjon og sørge for at den enkelte arbeidstaker vet hvor hun/han kan få tak i denne informasjonen. Styret, råd og utvalg blir enig om hvor intern informasjon skal være tilgjengelig. Akershus PP APP-skolen

14 2 Prosjektorganisering Prosjektnavn Punktet inneholder dataopplysninger som vil skille dette prosjektet fra andre prosjekt. Til vanlig vil vi ta med Prosjektnavn Planlagt startdato Planlagt avslutningsdato Oppdragsgiver Ansvarlig for gjennomføringen Prosjektgruppe Prosjektgruppen gjennomfører prosjektet i praksis. Punktet angir hvem som er prosjektleder med ansvar for å drive prosjektet fram. I tillegg skal også de øvrige medlemmene med eventuelle vararepresentanter angis. Til vanlig tas med hvilket organisasjonsledd medlemmene representerer (LS, HS, fylkes- eller lokalparti). Prosjektgruppenes størrelse er avhengig av prosjektets art og omfang. Det bør imidlertid ikke være mindre enn tre personer (inklusive leder) i prosjektgruppene. Styringsgruppe Underveis i prosjektprosessen er det lagt inn statusrapporteringer. Disse skal gå til en overordnet gruppe, styringsgruppen, som kan korrigere kursen på prosjektet om nødvendig. (Internt i APP vil det til vanlig være fylkespartistyret som har denne funksjonen). Styringsgruppen fatter vedtak vedr. statusrapporten Akershus PP APP-skolen

15 3 Prosjektbeskrivelse / systematisering Innhenting av dokumentasjon Oppfattet problem fra problemregistreringen settes inn her. Virkelighetsforståelse / problembeskrivelse Ut fra innhentet dokumentasjon, formulerer prosjektgruppa en kortfattet her-og-nå-beskrivelse. Avgrensing av prosjektet i forhold til andre problemstillinger! Visjon Punktet vil ikke være aktuelt for alle prosjekter. Prosjektgruppa eller styringsgruppa skal imidlertid vurdere om den vil ha med et slikt punkt i tillegg til Langsiktige målsettinger. Langsiktige målsettinger Punktet tar for seg hensikten med prosjektet på litt lang sikt, dvs. at prosjektgruppa fører her opp de overordnede målene en ønsker å få til. Selv om målene er overordnede skal de være målbare. Langsiktige målsettinger skal også være gyldige ut over prosjektperioden. En bør ikke ha altfor mange langsiktige målsettinger knyttet til et prosjekt. Kortsiktige mål Kortsiktige mål er den konkrete oppfølgingen av de langsiktige målene for prosjektperioden. Målene skal være absolutte og målbare både i innhold og tid. Her er det også viktig at vi får med alle målene som må nås for å løse problemene. Rammebetingelser Under dette punktet er det først og fremst tenkt økonomi og tid. Akershus PP APP-skolen

16 4 Prosjektplan Arbeidsplan Arbeidsplanen er en utfyllende plan for det arbeidet prosjektet omfatter. Tiltakene er tidfestet på antatt oppstart og antatt avslutning, tidfestede milepeler underveis, informasjon, medvirkning, ansvarsforhold og rapportplikt. Eksempel på arbeidsplan følger som vedlegg 2. Legges også ved som egen xl-fil. Prosjektavslutning Underveis i prosjektet har prosjektgruppa informert, engasjert (forhåpentligvis) og aktivisert en rekke ledd og enkeltmennesker i organisasjonen. Hovedformålet med en slik prosess er at flest mulig skal få et eierforhold til materialet. For ytterligere å forsterke denne følelsen så må resultatet ut på høring. Jo sterkere medvirkningen har vært på forhånd, jo kortere kan høringsfristen være. Høringsrundene kan ofte by på store utfordringer rundt i partiorganisasjonen. Det vil derfor ofte være en fordel at prosjektgruppa reiser rundt og orienterer om arbeidet for å skape tillit til resultatet. Det vil i alle tilfelle være av vesentlig betydning at budskapet kommuniseres på en positiv måte, og da vil sannsynligvis prosjektgruppa være den beste aktøren ut mot høringsinstansene. Etter høringsrunden må det så fort som mulig fattes vedtak som gjør prosjektet levende, eller legger det dødt. Svikt på dette tidspunktet skaper tvil om partiets handlekraft og troverdighet. Akershus PP APP-skolen

17 Prosjektnavn APP-skolen Oppstartskjema Akershus pensjonistparti Akershus PP APP-skolen

18 Prosjektorganisering Hovedmål Prosjektnavn: Oppdragsgiver: Oppstart: Avslutning: Ansvarlig for gjennomføring: Bestilling/Mandat/Økonomi: Prosjektgruppe Prosjektleder: Deltakere: Fullmakter Rapportering Til: Ansvar: Diverse Sted den xx Oppdragsgiver Akershus PP APP-skolen

19 Prosjektnavn APP-skolen Milepælplan Akershus pensjonistparti Akershus PP APP-skolen

20 Akershus PP APP-skolen