VEDLIKEHOLDSKONTRAKT XX/XXXXX. for. utstyrsnavn/-beskrivelse. er inngått mellom. Akershus universitetssykehus HF (Kjøper) xxxxxxx (Leverandør)

Transkript

1 VEDLIKEHOLDSKONTRAKT XX/XXXXX for utstyrsnavn/-beskrivelse er inngått mellom Akershus universitetssykehus HF (Kjøper) og xxxxxxx (Leverandør) For Akershus universitetssykehus: Dato: For xxxxx: Dato: Heidi K. Ianetta Innkjøps- og forsyningssjef Akershus universitetssykehus NN Ingunn Janbu Avdelingssjef MTA Akershus universitetssykehus NN Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 1 av 11

2 1 Kontrakten Innhold Formål Definisjoner 3 2 Varighet 4 3 Avtalesum 4 4 Omfang Utstyr Preventivt vedlikehold Telefonsupport Akuttservice Programvare 5 5 Leverandørens ytelser og plikter Generelt Dokumentasjon Statistikk/rapporter Underleverandører Miljø 6 6 Kjøpers ansvar og plikter 6 7 Forsinkelser 7 8 Garanti 7 9 Vederlag 7 10 Fakturering og betaling Fakturering Betaling Levering 8 11 Kvalitetssikringssystem og kontroll Kvalitetssikringssystem Kvalitetskontroll Lover og forskrifter 8 12 Kontraktsadministrasjon 9 13 Kontaktpersoner 9 14 Rettigheter Servicelogger og konfigurasjonsinformasjon Teknisk dokumentasjon Oppsigelse Vedlegg til kontrakten 11 Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 2 av 11

3 1 Kontrakten 1.1 Innhold Denne Kontrakten består av følgende dokumenter. Kontraktsvilkår (dette dokumentet) Vedlegg A Omfang og priser i kontrakten Vedlegg B MTU-enheter inkludert i kontrakten For alle leveranser gjelder alminnelige innkjøpsvilkår ved kjøp av varer og tjenester for Helse Sør-Øst (dokumentene kan leveres ved forespørsel). Ved motstrid i betingelsene i dokumentene skal de tolkes i denne prioritetsrekkefølgen: Kontraktsvilkår (dette dokumentet) Vedlegg A Omfang og priser Vedlegg B MTU-enheter inkludert i kontrakten 1.2 Formål Overordnet formål med denne kontrakten er ved samarbeid partene imellom å sikre en effektiv og stabil driftssituasjon. Videre formål er å definere vedlikeholdsomfang for avtalt utstyr. Utstyret er beskrevet i Vedlegg B MTU-enheter. Evt eldre eksisterende avtaler for utstyr som omfattes av denne kontrakten anses som utløpt og ikke gjeldende. 1.3 Definisjoner Preventivt vedlikehold: Akutt vedlikehold: Vedlikeholdsdeler: Reservedeler: Forbruksmateriell: Tilbehør: Oppgradering av programvare: Planlagt vedlikehold med forebyggende formål. Vedlikehold som etter leverandørens anbefaling skal utføres med fastsatt hyppighet og omfang. Eventuelle kalibreringer inngår som del av preventivt vedlikehold. Ikke planlagt vedlikehold og reparasjoner. Deler som skiftes etter utstyrsprodusentens anbefaling ved preventivt vedlikehold. Øvrige deler som skiftes ved feil. Materiell som brukes i kombinasjon med utstyret i forbindelse med undersøkelse og behandling. F.eks alt engangsutstyr, filtre og respirasjonsslanger. Materiell som er påkrevd for at utstyret skal fungere, men som ikke er et selvstendig utstyr. F. eks EKGkabler, SpO2-prober osv. Ny programvareversjon eller maskinvare med muligheter eller ytelser som går utover det det som ligger i systemet fra før. Oppgradering innbærer kjøp av opsjoner som ikke ble implementert da utstyret var nytt, eller oppgradering til nye versjoner med ny funksjonalitet. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 3 av 11

4 Oppdatering av programvare: MTU: MTA : Med oppdatering forstås vedlikehold av programvare som finnes på systemet, og eventuelle sikkerhetsoppdateringer. Oppdatering er forutsatt gjennomført i forbindelse med forebyggende vedlikehold eller reparasjonsbesøk. Medisinsk teknisk avdeling. Avdeling med forvaltningsansvar for MTU. 2 Varighet Denne Kontrakten trer i kraft xx.xx.2013 og er gyldig til xx.xx Kjøper har opsjon på forlengelse av kontrakten i år. Opsjon om forlengelse må aktivt utløses for å være gjeldende. 3 Avtalesum Ved kontraktsinngåelsen er Kjøpers totale forpliktelse NOK xxxxxxx,-ekskl. MVA for hele kontraktsperioden, dato fra dato til. 4 Omfang 4.1 Utstyr Leverandøren forplikter seg etter bestemmelsene i denne Kontrakten til å foreta vedlikehold på utstyr beskrevet i Vedlegg B, MTU-enheter. 4.2 Preventivt vedlikehold Leverandøren skal utføre preventivt vedlikehold som er nødvendig for at utstyret skal fungere i henhold til spesifikasjonene. Vedlikeholdet skal gjennomføres i henhold til Vedlegg A, Omfang og priser. Om ikke annet er avtalt, skal vedlikeholdet utføres hos brukeren. Kjøpers medisinsk teknisk personale skal ha rett til å være tilstede ved preventivt vedlikehold i opplæringsøyemed. Leverandøren skal på forhånd avtale det nøyaktige tidspunktet for utførelsen av ytelsen med Kjøpers kontaktperson iht punkt Telefonsupport Har Kjøper behov for veiledning ved antatte feil, eller i situasjoner der feil kan foreligge, skal Leverandøren stille kompetent personell til rådighet for Kjøper i tiden 08:00 16:00 på hverdager. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 4 av 11

5 4.4 Akuttservice Kjøper kan bestille reservedeler og serviceoppdrag fra leverandør etter behov. Akutte oppdrag faktureres separat. 4.5 Programvare Oppdatering av programvare er inkludert i vedlikeholdskontrakten og foretas sammen med det ordinære vedlikeholdet. Leverandør gjennomfører oppgradering der hvor dette anses som nødvendig og dette inngår i ordinært vedlikehold. Dersom oppdateringen fører til endringer i brukergrensesnitt eller påvirker kommunikasjon med andre systemer, skal dette informeres om på forhånd. 5 Leverandørens ytelser og plikter 5.1 Generelt Leverandørens ytelser skal på en helhetlig måte dekke de funksjoner og krav som er spesifisert i kontrakten med vedlegg. Leverandøren skal ha kompetent personell tilgjengelig og ta nødvendige forholdsregler for å unngå at Kjøper blir rammet av feilsituasjoner, driftsstans, virus eller tap av andre grunner ved utførelse av Leverandørens ytelser. Kjøper må holdes oppdatert på status på arbeid utført i henhold til denne kontrakt. Etter utført arbeid skal derfor MTA varsles på telefon Etter gjennomført preventivt vedlikehold bør apparatene merkes. Merkelappen skal minimum inneholde PV utført måned/år. Merkelapper kan om ønskelig utleveres fra MTA. Ved behov for fjernaksess for å gjennomføre avtalt vedlikehold skal det opprettes egen avtale for fjernaksess. Dersom Kjøper ikke har overholdt sine plikter etter punkt 6, er ikke Leverandøren forpliktet til ytelser som blir hindret av slik forsømmelse. Om mulig vil Leverandøren rette feil som ikke er dekket av kontrakten, men da mot særskilt vederlag. Leverandøren har rett til å inspisere, etter egen regning, alle MTU-enheter før de inkluderes i kontrakten. Leverandøren kan ikke gjøre innsigelser gjeldende for enheter som ikke er inspisert før kontraktinngåelsen. 5.2 Dokumentasjon Leverandøren skal dokumentere hva som er utført ved hvert vedlikehold, og at dette er i samsvar med avtalens omfang. Dokumentasjonen skal om nødvendig også omfatte kopi av gyldig kalibreringsbevis for testutstyr benyttet i forbindelse med vedlikeholdet. Kalibreringen skal være sporbar til internasjonale standarder. Endringer og modifikasjoner som Leverandøren utfører ved behov skal også dokumenteres. Dokumentasjon skal oversendes Kjøper, i elektronisk form eller på papir, senest 14 dager etter utført tjeneste. Hvis dokumentasjonen er nødvendig for Kjøpers bruk av utstyr eller programmer, skal dokumentasjon og/eller opplæring gis uten ugrunnet opphold. Servicerapporten skal være spesifisert og slik utformet at følgende lett fremgår: Henvisning til apparatets identitet (MTU- og serienr.) Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 5 av 11

6 Henvisning til Ahus vedlikeholdskontraktnummer Når oppdraget er utført Hvem som har utført oppdraget Kontaktperson MTA Hva som er gjort Dokumentasjon av benyttet testutstyr (inkl. serienummer og gyldig kalibreringsbevis) Forbruk av deler Medgått arbeidstid Tilbakemelding til brukere av utstyret 5.3 Statistikk/rapporter På Kjøpers forespørsel vil Leverandøren sende oversikt over utført arbeid, antall besøk, medgått tid, deler og samlede kostnader. 5.4 Underleverandører Leverandøren har det totale ansvar for alle varer og tjenester som leveres under denne Kontrakt. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold, osv. som har sin årsak i underleverandører faller inn under Leverandørens ansvar. 5.5 Miljø Leverandøren skal være tilknyttet en godkjent ordning for innsamling og gjenvinning av avfall, og eventuelt ha kontrollert at underleverandørene er tilknyttet et slikt system. Tilknytningen til ordningen skal opprettholdes i hele kontraktsperioden. Med godkjent ordning menes ordning hvor det innsamlede og gjenvunne avfall blir registrert av Statens Forurensningstilsyn. 6 Kjøpers ansvar og plikter Kjøper skal påse at personalet som bruker utstyret har fått den opplæring og innehar den kompetanse som er nødvendig for å utføre de oppgaver utstyr og program benyttes til iht brukerhåndbøker og vedlikeholds- og rengjøringsmanualer. Kjøper skal foreta det daglige ettersyn og vedlikehold, og sørge for at utstyr og programmer har de lagrings- og driftsforhold som er foreskrevet av Leverandøren. Kjøper skal legge forholdene til rette for at Leverandør skal få utføre sine plikter, bl.a ved å gi tilgang til lokaler og skriftlig melding om eventuell flytting av utstyret som har betydning for ytelsene. Utstyret skal være tilgjengelig for leverandør i den grad det er mulig å planlegge tilgjengelighet. Pasientbehandling har førsteprioritet. Tilfeller der leverandøren må returnere uten å få tilgang til utstyret, eller uforholdsmessig lang ventetid kan tilleggsfaktureres etter avtale med MTA. Kjøper forplikter seg til å informere leverandøren om nødvendige vernetiltak eller forhold av betydning for at arbeid kan utføres uten fare for ulykker eller sykdom/smitte. Ved forsendelse forplikter kjøper seg til å rense- og desinfisere innsendte MTU-enheter og/eller merke utstyret og emballasje med Smittefare før det leveres inn til vedlikehold. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 6 av 11

7 Kjøper skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold når mangelfullt vedlikehold oppdages. Kjøper har rett til årlig å fjerne MTU-enheter Kjøper avhender eller av andre grunner ikke ønsker omfattet av kontrakten, og har rett til å inkludere i kontrakten nytt MTU fra Leverandør som anskaffes innen det tidsrommet kontrakten er gyldig. Kjøper skal straks varsle Leverandør dersom det oppstår endringer i avtalt levering av tjenester, og avtale ny leveringstid. 7 Forsinkelser Leverandøren skal straks varsle Kjøper skriftlig når det er klart at den avtalte leveringstiden ikke kan overholdes. Straks Leverandøren har oversikt over situasjonen skal han informere om: årsak til forsinkelse hvilke tiltak som blir gjort for å avhjelpe situasjonen planlagt ny dato for når levering kan finne sted Ved Force majeure eller andre ekstraordinære situasjoner som etter vanlige kjøpsrettslige regler må regnes som Force majeure, og som dermed gjør det umulig å oppfylle forpliktelsene i denne kontrakt, vil partenes forpliktelser suspenderes for det tidsrom den ekstraordinære situasjonen varer. Ved varighet over 90 dager kan partene si opp kontrakten med 14 dagers skriftlig varsel. 8 Garanti Leverandøren skal gi minimum 3 måneders garanti på utført arbeid og eventuelle deler som er skiftet i forbindelse med planlagt vedlikehold eller reparasjoner. 9 Vederlag Det avtalte vederlaget dekker preventivt vedlikehold og vedlikeholdsdeler som definert i Vedlegg A Omfang og priser. Det avtalte vederlaget inkluderer alt materiell som er nødvendig for å gjennomføre vedlikeholdet arbeids- og reisetid kostnader til reise og opphold frakt av evt. nødvendig hjelpeutstyr telefonsupport innenfor normal arbeidstid Vederlaget dekker ikke utskifting av forbruksmateriell eller tilbehør. Slikt materiell faktureres eventuelt særskilt, etter spesifisert regning. Prisene skal ikke endres i løpet av kontraktsperioden. Prisene kan eventuelt justeres i forbindelse med eventuell innløsning av opsjon på forlengelse av kontrakt. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 7 av 11

8 10 Fakturering og betaling 10.1 Fakturering Leverandøren vil fakturere Kjøper for utførte tjenester etter denne kontrakt. Faktura sendes 1 gang pr år, etter at vedlikehold i henhold til denne kontrakten er utført. Første fakturering av kontrakt blir X kvartal Fakturaadresse: Akershus Universitetssykehus HF Regnskapsavdelingen Sykehusveien Lørenskog Faktura skal være spesifisert og slik utformet at følgende lett fremgår: Ahus vedlikeholdskontraktnummer Henvisning til utstyr Kontaktperson Ahus og leverandør Beskrivelse, antall og pris på hva som faktureres 10.2 Betaling Betaling vil skje 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Dersom faktura ikke inneholder ovennevnte informasjon for hurtig identifisering, vil faktura bli returnert til Leverandøren for komplettering Levering Deler og eventuelt andre gjenstander leveres i samsvar med INCOTERMS Leveringssted er Akershus Universitetssykehus HF, Nordbyhagen, Medisinsk teknisk avdeling, B3U1, dersom ikke annet er avtalt. 11 Kvalitetssikringssystem og kontroll 11.1 Kvalitetssikringssystem Leverandøren skal ha et iverksatt og dokumentert kvalitetssikringssystem som sikrer ivaretakelse av de krav som er satt til de avtalte leveransene Kvalitetskontroll Kjøper har rett til å foreta kvalitetskontroll. Leverandør plikter å være behjelpelig med slik kontroll uten kostnader for Kjøper Lover og forskrifter Leveransen skal være i samsvar med krav stilt i de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 8 av 11

9 12 Kontraktsadministrasjon Partene skal årlig, og senest 3 måneder før kontraktsutløp, avholde møte der utstyr som skal inn i eller ut av kontrakten gjennomgås. Kjøper kaller inn til dette møtet. Minimum skal vedlegg B, MTU-enheter oppdateres, og det skal foretas en beregning av kommende års utbetalinger. Prisene i kontrakten benyttes for nye enheter. Leverandør skal i god tid, og senest en måned før frist for forlengelse av avtale (innløsing av opsjon), varsle Kjøper om at avtaleperioden er i ferd med å utløpe. Endringer av kontraktssum, krav og/eller betingelser som er nedfelt i Kontrakten skal dokumenteres, og kan bare gjøres gyldige ved at begge Partene signerer en Endringsavtale. Endringsavtalen blir da et tillegg til opprinnelig kontrakt. Dersom noen av utstyrsenhetene omfattet av kontrakten kasseres i kontraktsperioden, kan disse tas ut av kontrakten ved å sende endringsmelding. Kontraktssummen reduseres da tilsvarende kontraktspris for disse utstyrsenhetene i henhold til Vedlegg A. I kontraktsperioden kan kontrakten utvides med flere enheter. Prisene fra vedlegg A benyttes for nye enheter. 13 Kontaktpersoner All kommunikasjon vedrørende kontraktsadministrasjon skal skje gjennom det personell som er angitt som kontaktpersoner av Partene. Kontrakten utstedes i to originaleksemplarer, ett til hver av Partene. Begge eksemplarer inkludert vedlegg skal signeres. Kontaktperson kjøper: Navn: xxxxxxxx Medisinsk teknisk avdeling Akershus universitetssykehus E-post: : Telefon: Kontaktperson Leverandør: Navn: xxxxxxxx Avd: E-post: xxxx@xxxxx Telefon: 14 Rettigheter 14.1 Servicelogger og konfigurasjonsinformasjon For utstyr som er omfattet av denne Kontrakten har Kjøper rettighetene til den informasjon som Leverandøren registrerer, og som er nødvendig for å bruke og vedlikeholde utstyret. Informasjonen innbefatter servicelogger, konfigurasjonsinformasjon, innstillinger av ustyret osv. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 9 av 11

10 Ved eventuell framtidig skifte av leverandør skal alle disse opplysningene overleveres MTA Ahus i elektronisk format. Kjøper får samme rett til nytt utstyr og ny komponent som leveres etter denne kontrakten, som til det opprinnelige utstyret eller den opprinnelige komponenten hvis ikke annet er avtalt. Kjøper kan ikke overlevere leverandørens dokumentasjon til konkurrerende firmaer Teknisk dokumentasjon Kjøper kan for internt bruk kostnadsfritt mangfoldiggjøre og distribuere teknisk dokumentasjon som leveres under denne Kontrakt. Kjøper kan også benytte teknisk dokumentasjon som leveres under denne Kontrakten som forespørsel/kontraktsgrunnlag for å beskrive grensesnitt og funksjonalitet i forbindelse med anskaffelse av tilstøtende systemer/materiell. 15 Oppsigelse Kontrakten kan sies opp med umiddelbar virkning dersom alt utstyret blir kassert eller omdisponert, eller ved vesentlig mislighold av kontrakten. Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 10 av 11

11 16 Vedlegg til kontrakten Vedlikeholdskontrakt xx/xxxxx Side 11 av 11