ARKITEKTER OG KONKURRANSER

Transkript

1 ARKITEKTER OG KONKURRANSER INFORMASJON FRA NORSKE ARKITEKTERS LANDSFORBUND OG NORGES PRAKTISERENDE ARKITEKTER NOVEMBER 2000 DETTE ER ET DOKUMENT SOM FORELIGGER I NETTVERSJON SOM SIN PRIMÆRE FORM. DETTE INNEBÆRER AT DOKU- MENTET ER GJENSTAND FOR LØPENDE OPPDATERING OG TILPASSING TIL UTVIKLINGEN PÅ KONKURRANSEMARKEDET, SAMT MULIGE SUPPLERINGER OG FORBEDRINGER. KOMMENTARER IMØTESES! SISTE VERSJON:

2 ARKITEKTER OG KONKURRANSER Informasjon fra Norske Arkitekters Landsforbund og Norges Praktiserende Arkitekter Innledning Direkte kontrahering eller Konkurranse Konkurranser er ressurskrevende EU/EØS Tjenestekjøpsforskriften Informasjonen på de neste sidene vil i det vesentlige gjelde prosjektkonkurranser. Denne konkurranseformen, ofte kalt arkitektkonkurranser, har lange tradisjoner innenfor bygningskunstens historie, og ligger til grunn for en rekke store byggeoppgaver. Norske Arkitekters Landsforbund har alltid sett det som en viktig oppgave å sørge for at konkurranser gjennomføres på en måte som ivaretar innbyderens forventning om et estetisk, funksjonelt, teknisk og økonomisk godt resultat, og deltagernes krav på økonomisk godtgjørelse og en rettferdig og faglig kvalifisert vurdering av konkurranseforslagene. Arkitekt kan velges på to måter: Ved direkte kontrahering eller gjennom konkurranse. Valg av metode avhenger av oppdragsgiverens mål og ambisjoner, prosjektets art, størrelse og kompleksitet, tidsfaktoren, og offentlige bestemmelser som kan begrense eller ha annen betydning for valget. Direkte kontrahering er en effektiv og lite ressurskrevende kontraheringsform, som med fordel kan benyttes dersom oppdragsgiveren ikke er forpliktet til å benytte konkurranseformen. Konkurranse vil alltid være mer ressurskrevende både for oppdragsgiveren og for arkitektene. Private oppdragsgivere står i prinsippet fritt i sitt valg. Offentlige oppdragsgivere er bundet av forskrifter og regelverk som har bestemmelser om kontrahering av arkitekter og øvrige aktører i byggesaken. I hovedsak sier forskriftene at alle oppdrag over en viss størrelse som finansieres med offentlige midler, må utlyses innenfor EU/EØS-området, og at direkte kontrahering bare unntaksvis kan benyttes. Forskriften gir bestemmelser om anbudskonkurranser og prosjektkonkurranser. AForskrift om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp@ - innført i 1994 som en konsekvens av EØS-avtalen - har ført til at formaliserte konkurranser om oppdrag utgjør et stadig større innslag i praktiserende arkitekters daglige virksomhet. Det er et økende antall konkurranser, i forskjellige varianter, innenfor både offentlig og privat sektor. Økningen gir et stigende behov for råd- og veiledningsvirksomhet, rettet mot offentlige og private oppdragsgivere og arkitekter.

3 forskjellige varianter, innenfor både offentlig og privat sektor. Økningen gir et stigende behov for råd- og veiledningsvirksomhet, rettet mot offentlige og private oppdragsgivere og arkitekter. NALs og NPAs felles Konkurranse-sekretariat gir råd og veiledning På denne bakgrunn har Norske Arkitekters Landsforbund og Norges Praktiserende Arkitekter opprettet et felles konkurransesekretariat, som tar seg av alle spørsmål knyttet til konkurranser rettet mot arkitekter. Ansvaret for rammer og prinsipper for sekretariatets virksomhet er tillagt en konkurransekomité, med representasjon fra begge organisasjoner. INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning side 1 Lover og forskrifter side 3 NALs konkurranseregler side 4 Ulike konkurranseformer side 4 1. Prosjektkonkurranser.side 5 2. Idekonkurranser.side 6 3. Anbudskonkurranser..side 7 4. Ulike blandingsformer.. side 7 5. Competitive dialogue side 8 6. Paralelle oppdrag.. side 9 7. Prekvalifisering.. side 9 8. Hvilken konkurranseform er egnet?.. side Unngå fasedelte oppdrag! side11 Spesielt om Prosjektkonkurranser side 12 Gjennomføring av en prosjektkonkurranse.. side 15 Supplerende veiledningsmateriale: Vedlegg: A. NALs konkurranseregler B. Tjenestekjøpsforskriften Litteraturhenvisning: C. NPAs Kontraheringsveileder

4 D. Estetikk i statlige bygg og anlegg Terskelverdien er pr kr. 1,65 mill. NOK for kommunale oppdrag, 1,0 mill. for statlige oppdrag Hovedprinsipper LOVER OG FORSKRIFTER Offentlige oppdragsgivere er etter AForskrift om tildeling av kontrakter om offentlige tjenestekjøp@ forpliktet til å følge bestemte prosedyrer når tjenestekjøpet er over en viss terskelverdi. De viktigste prinsippene i regelverket er: - alle større offentlige anskaffelser og tjenestekjøp må kunngjøres internasjonalt - bruk av standarder og tekniske spesifikasjoner skal være basert på internasjonalt godkjente standarder, og ikke brukes som virkemiddel for å utelukke internasjonal konkurranse - utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter må skje på grunnlag av objektive og ikkediskriminerende kriterier, det skal f.eks. ikke forekomme diskriminering på bakgrunn av nasjonalitet eller geografiske kriterier - ved anbudskonkurranser skal oppdragsgiver basere tildelingen av kontrakt enten på laveste pris, eller på en samlet vurdering av det økonomisk mest fordelaktige anbud/tilbud (bestanbudsprinsippet). Under terskelverdien Prosjektkonkurranser er omtalt i et eget kapitel i Tjenestekjøpsforskriften. Det er bestemmelser om at konkurransen skal avgjøres av en jury med relevant kompetanse, og at juryen skal bedømme anonyme prosjekter. På grunnlag av gjennomført prosjektkonkurranse har oppdragsgiver ifølge forskriften anledning til å forhandle om prosjekteringstjenesten. En slik forhandlingsrett har man ikke dersom man velger anbudsformen. Offentlige oppdragsgivere er ikke bundet av Tjenestekjøpsforskriften dersom den samlede verdi av rådgivningstjenesten er under terskelverdien. Det kan likevel være andre offentlige lover, forskrifter eller vedtak som gjør at avtaler om tjenestekjøp bare kan treffes på grunnlag av konkurranse. Private oppdragsgivere står fritt Ved beregning av terskelverdien er det viktig å huske på at det er summen av samtlige involverte konsulenters honorarer som regnes med, ikke kun arkitekthonoraret.

5 Private oppdragsgivere er ikke bundet av lover eller forskrifter når det gjelder valg av prosedyre for kjøp av tjenester. Konkurranseprinsippet har imidlertid lange tradisjoner også innenfor privat sektor, og vi anbefaler at de samme hovedprinsipper og prosedyrer for konkurranser som beskrives for offentlig sektor, legges til grunn også her. NALs KONKURRANSEREGLER Formål Både private og offentlige oppdragsgivere som skal gjennomføre prosjekt- eller idékonkurranser bør legge til grunn NALs Regler for arkitektkonkurranser. Formålet med NALs regler er tosidig: - å ivareta innbyderens forventning om et estetisk, funksjonelt, teknisk og økonomisk godt resultat, - å ivareta deltagernes krav om rettferdig og faglig kvalifisert vurdering av konkurranseforslagene. Reglene gir detaljerte anvisninger på tilretteleggelse av alle forhold knyttet til gjennomføring av idé- og prosjektkonkurranser. Bestemmelsene i NALs konkurranseregler føyer seg til offentlige lover og forskrifter, og inneholder ingen uoverensstemmelser eller konflikter i forhold til gjeldende lovverk. NALs konkurranseregler i full tekst følger som vedlegg til dette dokumentet. ULIKE KONKURRANSEFORMER Åpen eller begrenset konkurranse NALs konkurranseregler omhandler både idé- og prosjektkonkurranser, m.a.o. konkurranseformer som primært dreier seg om utarbeidelse av konkrete løsningsforslag. Tjenestekjøpsforskriften gjelder både idé- og prosjektkonkurranser, men i tillegg også anbudskonkurranser av ulike slag. I tillegg åpner forskriften for å benytte forhandlet prosedyre, men kun som en unntaksløsning under særskilte forutsetninger. Alle disse konkurranseformene kan være åpne for alle som ønsker å delta, eller de kan rette seg mot deltagere som er utvalgt eller innbudt. Man snakker om åpen eller begrenset konkurranse.

6 Prekvalifisering Et godt konkurransegrunnlag er viktig Bedømmelseskriteriene må oppgis på forhånd begrenset konkurranse. En konkurranse kan ha faglige eller geografiske rammer. Prosjektkonkurranser kan omfatte også honorartilbud eller andre momenter, mens en anbudskonkurranser kan omfatte også dokumentasjon av kompetanse. Private oppdragsgivere kan gjennomføre en begrenset konkurranse etter direkte valg av deltagere. Offentlige oppdragsgivere må foreta utlysing av oppdraget, og gjennomføre en prekvalifisering av dem som melder sin interesse for å delta. Prekvalifiseringen må skje på grunnlag av kriterier som er kjent for deltagerne. Kriteriene kan ikke endres eller fravikes. 1. Prosjektkonkurranse Prosjektkonkurranse blir benyttet ved en rekke små og store byggeoppgaver hvor det er viktig å samle alle oppgavens forutsetninger, krav og ønsker innenfor en arkitektonisk god løsning. Grunnlaget for en prosjektkonkurranse er en beskrivelse av oppgaven, et rom- og funksjonsprogram, en fremdriftsplan for prosjektet og en kostnadsramme. Innbyderen i samarbeid med juryen har ansvar for at krav og ønsker er realistiske i forhold til fysiske, økonomiske og tidsmessige rammer, og at prosjektene bedømmes i henhold til kriterier som er kjent for deltagerne. Prosjektkonkurransen utfordrer arkitektenes kreative evner, kunstneriske innsikt, ordnende sans, konstruktive, faglige, tekniske og økonomiske innsikt, for å finne frem til løsninger som er vakre og rasjonelle, fremtidsrettede og utviklingsdyktige. Premiebeløpet må stå i forhold til forventet innsats! Premier eller honorar? Å delta i en prosjektkonkurranse er en stor investering for deltagerne. De bør derfor forbeholdes de byggeoppgaver hvor løsningen er av særlig samfunnsmessig betydning, hvor innbyderen er ute etter spesielle kvaliteter, og har en gjennomtenkt vilje til å gjennomføre konkurransens resultat. Gjennomføring av en vellykket prosjektkonkurranse forutsetter at innbyderen har satt av tilstrekkelig tid og penger til konkurransen. I en åpen konkurranse må innbyderen stille til rådighet et premiebeløp som gjenspeiler respekt og forståelse for deltagernes innsats. Deltagerne i en begrenset konkurranse mottar normalt et honorar, likt for alle og fastsatt på forhånd, beregnet på grunnlag av oppgavens størrelse, vanskelighetsgrad og krav til det materiale som skal leveres. Man anser det da slik at det er den etterfølgende oppdragskontrakten som er den egentlige premie, og at noen gulrot utover dette er unødvendig. I noen tilfeller velger man likevel å operere med premier også i slike konkurranser, evt. en kombinasjon av honorar og premiering.

7 krav til det materiale som skal leveres. Man anser det da slik at det er den etterfølgende oppdragskontrakten som er den egentlige premie, og at noen gulrot utover dette er unødvendig. I noen tilfeller velger man likevel å operere med premier også i slike konkurranser, evt. en kombinasjon av honorar og premiering. To-trinns konkurranse er mulig For innbyderen og juryen er den åpne konkurransen den mest krevende med hensyn til forberedelse, forbruk av tid og ressurser. Til gjengjeld kan man oppnå stor oppmerksomhet om oppgaven og en optimalt bred belysning av mulige løsninger. Prosjektkonkurranser kan gjennomføres som totrinnskonkurranser. Første trinn er da gjerne en åpen konkurranse hvor det tas sikte på å få frem konseptuelle forslag (hovedgrepet) til oppgavens løsning. Annet trinn gjennomføres deretter som en begrenset konkurranse for arkitektene bak de beste konseptene, vanligvis 4-6 deltagere, der det etterspørres mer detaljerte løsninger. Fordelen ved denne konkurranseformen er at deltagernes ressursforbruk i første trinn er begrenset, og at hovedvekten i denne fasen legges på konseptuelle kvaliteter: idé, tilpassing til stedet og situasjonen, hovedgrepet på bygningens volumer og arealdisposisjon osv.. En to trinns konkurranse gjennomføres med full anonymitet for deltagerne i begge trinn, og med samme jury hele veien. Idekonkurransen er mindre forpliktende i forhold til senere oppdragstildeling Viktig med ekstra høye premiebeløp 2. Idekonkurranse Idékonkurranse er betegnelsen på konkurranser hvor innbyderen i utgangspunktet ikke forplikter seg til at konkurranseresultatet skal etterfølges av et oppdrag. Idékonkurranser bør alltid gjennomføres som åpne konkurranser. Formålet er begrenset til å få frem ideer som belyser mulighetene for en videre utvikling av et område, og på den måten legge grunnlag for senere utvikling av konkrete prosjekter. Idékonkurranser vil i særlig grad være egnet i sammenheng med utvikling av overordnete planer. Forslag og besvarelser i idékonkurranser bør ikke omfatte forhold som beskyttes av arkitekters opphavsrett til konkrete konstruksjons- og formingsforslag. Offentlige oppdragsgivere må være oppmerksomme på at idékonkurranser også må forholde seg til forskrift om offentlige tjenestekjøp hvis samlet premiesum overstiger forskriftens terskelverdi.

8 Dersom oppdragsgiver likevel insisterer på at honorarelementet må med, bør dette gjøres ved bruk av tokonvolutt-prinsippet. Dette innebærer at konkurrentene fremlegger sitt honorartilbud/krav/forslag i en lukket konvolutt sammen med løsningsforslaget, som ikke åpnes og evalueres før etter at juryen/bedømmelseskomiteen har fullført og protokollert sin vurdering og rangering av Fordi innbyderen ikke er forpliktet til følge opp idékonkurransen med oppdrag til vinneren, vil oppslutningen om konkurransen være avhengig av at et romslig premiebeløp er stilt til disposisjon, vesentlig høyere enn hva man opererer med i en prosjektkonkurranse. 3. Anbudskonkurranse Bestanbudsprinsippet Rene priskonkurranser frarådes! I en anbudskonkurranse ber oppdragsgiveren om et anbud på et prosjekteringsarbeid. Som grunnlag for anbudet må oppdragsgiveren legge frem fyldig og detaljert orientering om prosjekterings- og byggeoppgaven, dens art, størrelse, tidsperspektiv og kostnadsramme. Forutsetningen for sammenlignbare anbud er at anbyderne gjennom grunnlagsmaterialet får mulighet til å sette seg inn i oppgavens størrelse og vanskelighetsgrad, avklarte og uavklarte forhold. Konkurranseformen gir ingen Afaglig merverdi@ i forhold til et direkte engasjement, og egner seg derfor bare for oppgaver hvor mulighetene for flere alternative løsninger av god kvalitet er relativt begrenset. Vanligvis gjennomføres anbudskonkurranser rettet mot arkitekter som Abestanbudskonkurranser@, det vil si at oppdragsgiveren i utlysing og anbudsbestemmelser sikrer seg rett til å vurdere ikke bare prisen men også anbydernes kompetanse, kapasitet, referanser og andre relevante forhold. Ofte ser man at disse forskjellige kriterier på forhånd er gitt ulike vekttall, der prismomentet gjerne spiller en underordnet betydning. Rene priskonkurranser på arkitekttjenester er svært sjelden aktuelt og bør frarådes. 4. Ulike blandingsformer Honorar er et forhandlingstema To-konvolutt-prinsippet Vanligvis vil en prosjektkonkurrase ikke inneholde andre konkurransemomenter enn løsningsforslagets faglige kvalitet. Noen oppdragsgivere ønsker imidlertid å motta konkurrentenes forslag/tilbud på honorar for det påfølgende prosjekteringsoppdrag i samme omgang som selve konkurransen. Etter vår mening er dette lite fornuftig. Fastsettelse av et fornuftig honorar og andre relevante kontraktselementer gjøres best i forhandlinger mellom parene etter at konkurransen er avsluttet.

9 Anbud+ skisser Eksperimentering honorarelementet må med, bør dette gjøres ved bruk av tokonvolutt-prinsippet. Dette innebærer at konkurrentene fremlegger sitt honorartilbud/krav/forslag i en lukket konvolutt sammen med løsningsforslaget, som ikke åpnes og evalueres før etter at juryen/bedømmelseskomiteen har fullført og protokollert sin vurdering og rangering av forslagene. En annen blandingsform er at man utskriver en anbudskonkurranse, men forutsetter at anbyderne også skal fremlegge skisser eller andre typer løsningsforslag. Ofte skjer dette på et svært løst grunnlag, der det er svært vanskelig å gi en rettferdig evaluering. Vi vil sterkt fraråde denne type konkurranser. Etter vår mening er denne formen heller ikke forenlig med reglene for anbudskonkurranser i Tjenestekjøpsforskriften. I det hele tatt ser vi i dagens marked en betydelig grad av eksperimentering med nye konkurranseformer. Vi ønsker ikke å være ensidig negative til en slik utvikling, men vil fremholde at dette må skje etter grundig omtanke og forberedelser, og med vektlegging av alle parters interesser, ikke minst hensynet til fair play og forutberegnelighet og etterprøvbarhet i prosessen. Man bør også være påpasselig med å sjekke at den påtenkte konkurranseform er forenlig med de aktuelle lover og forskrifter, hvilket er særlig viktig innen offentlig sektor. 5. Competitive dialogue En konkurranseform under utvikling Forskriftenes krav om utlysing av offentlige oppdrag, og forskriftens angivelse av anbudskonkurranse og prosjektkonkurranse, har medført et økende antall prosjektkonkurranser (særlig etter begrenset prosedyre). Konsekvensen er et stort ressursforbruk før kontraktsinngåelse, både hos oppdragsgivere og konkurransedeltagere. Begge parter er interessert i å legge tilrette for enklere og mindre ressurskrevende konkurranseformer. I denne sammenheng vurderes bl.a. en formalisert intervjurunde med prekvalifiserte deltagere. Denne konkurranseform er under utvikling i EU-systemet, og det er foreløpig uvisst når den kan komme til lovlig anvendelse. Det er også uklart pr.i dag hvilke formaliteter som må knyttes til metoden for at den skal kunne godkjennes som grunnlag for kontrahering. Parallelle oppdrag er ikke en konkurranseform! 6. Parallelle oppdrag

10 konkurranseform! Ingen premier, ingen vinner! AParallelle er et innarbeidet begrep blant arkitekter og oppdragsgivere. Det omtales her fordi mange bruker begrepet med samme betydning som en begrenset eller innbudt konkurranse. Det er ikke riktig. Parallelle oppdrag er primært en utredningsform. En oppdragsgiver som ønsker å få en bred belysning av muligheter kan engasjere flere arkitekter samtidig, til utredning av samme oppgave, gjerne med forskjellige forutsetninger. I et parallelt oppdrag stilles det ingen formelle krav til bedømmelsen, det utpekes ingen vinner eller foretas noen rangering og det er intet påfølgende oppdrag som deltakerne konkurrerer om å bli engasjert til. Hvis verdien av et etterfølgende oppdrag ligger over forskriftenes terskelverdi kan ikke en offentlig oppdragsgiver basere kontraktsinngåelse på et parallelt oppdrag. Honoreres som ordinært oppdrag! En privat oppdragsgiver kan kontrahere på et hvilket som helst grunnlag, også parallelle oppdrag. Forutsetningen må likevel være at oppdragsgiveren er åpen med sine intensjoner når han tar kontakt med arkitektene. I et parallelt oppdrag skal hver enkelt deltaker honoreres fullt ut som i et normalt oppdrag. Prekvalifisering er ikke konkurranse! 7. Prekvalifisering Prekvalifisering er heller ingen konkurranseform, men omtales her fordi det utgjør den innledende fase i en begrenset konkurranse. Minimumskrav formuleres Prekvalifisering er en formalisert prosedyre for å velge ut et begrenset antall deltakere til en eller annen form for begrenset konkurranse, oftest på grunnlag av en åpen innbydelse som alle kvalifiserte kandidater kan respondere på. Prosedyren benyttes både i offentlige anbuds- og prosjektkonkurranser, og gjerne også i privat sektor. Ved invitasjon til prekvalifisering må oppdragsgiver beskrive den oppgave som det skal konkurreres om og de spilleregler og betingelser som er satt opp for konkurransen. Dernest må han oppgi de minimumskrav som deltakerne må oppfylle og de kriterier deres kompetanse og egnethet vil bli vurdert opp mot. Videre må han opplyse hvilken dokumentasjon kandidatene må fremlegge for å bli vurdert og hvor mange deltakere som skal plukkes ut.

11 skal plukkes ut. Saklig skjønnsutøvelse Den første runde i en prekvalifisering består i å plukke ut de av kandidatene som oppfyller minstekravene for deltakelse. Vanligvis vil de aller fleste av de påmeldte arkitektfirmaer være aktuelle, og man sitter igjen med et høyere antall enn hva man ønsker å ha med i selve konkurransen. Den endelige utvelgelse vil da i stor grad måtte bygge på et kvalifisert faglig skjønn. I denne skjønnsutøvelsen må man ikke trekke inn andre kriterier enn hva som er angitt i utlysning/invitasjon og man må unngå geografiske, bekjentskapsmessige eller andre ikke objektive kriterier. Oppdragsgiver står likevel nokså fritt når man skal gjøre det endelige utvalg. Det kreves ingen rangering av kandidatene og de som ikke velges ut kan ikke protestere ved å hevde at hans firma er dyktigere eller mer skikket enn noen av de utvalgte, så fremt de utvalgte fyller de oppsatte minstekrav og prosessen har foregått på en saklig og redelig måte i tråd med de oppsatte kriterier. Gi rom for outsidere! Krev kun helt nødvendig dokumentasjon! Ikke alle oppgaver er egnet for konkurranse Prekvalifiseringer kan utgjøre et problem for arkitektbransjen, idet man ser en tendens til en sementering av firmastrukturen ved at de store og vel etablerte firmaer gjerne blir valgt på bekostning av de unge og mindre meritterte. Vi anbefaler derfor at oppdragsgivere setter opp sine vurderingskriterier på en slik måte at det gis rom for å plukke ut en variert sammensetning av firmaer med plass også for faglige outsidere som ofte kan tilføre konkurransen spennende, uventede bidrag. En prekvalifisering kan være ganske ressurskrevende for den enkelte kandidat. Det anbefales derfor at oppdragsgiver ikke etterspør mer dokumentasjon og redegjørelser fra kandidatene enn hva som er strengt nødvendig. 8. Hvilken konkurranseform er egnet? Før vi går inn på de spesielle forhold som må ivaretas ved gjennomføring av prosjektkonkurranser, vil vi minne om at ikke alle oppdrag er egnet for konkurranse. Konkurranse kan være en riktig prosess både for små og store oppgaver. Prosjektkonkurranser er ressurskrevende også for innbyder Mange oppgaver vil det knytte seg spesielle forventninger til, bygninger for konstitusjon og kultur, skoler og kirker, museer og gallerier. Da vil prosjektkonkurranse være et nærliggende valg. Men ikke alle er klar over hvilke kostnader innbyderen står overfor når konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte. Forut for enhver konkurranse bør det derfor vurderes om oppgaven er egnet for konkurranse, hvilken konkurranseform som vil være

12 museer og gallerier. Da vil prosjektkonkurranse være et nærliggende valg. Men ikke alle er klar over hvilke kostnader innbyderen står overfor når konkurransen skal gjennomføres på en forsvarlig måte. Forut for enhver konkurranse bør det derfor vurderes om oppgaven er egnet for konkurranse, hvilken konkurranseform som vil være den beste, hvilke kostnader innbyderen står overfor, og hva deltagerne må investere i sine prosjekter. I noen tilfeller vil en anbudskonkurranse være et godt alternativ til prosjektkonkurransen, forutsatt at den legges opp på en fornuftig, gjennomtenkt måte. Dette kan være situasjoner der den foreliggende oppgave ligger innenfor så bestemte rammer at det ikke er rom for særlig mange alternative løsninger. Det kan også være at tiden ikke tillater at man på forhånd rekker å gjøre det betydelige programarbeide som er nødvendig forut for en prosjektkonkurranse, eller at man ikke har tilstrekkelig med tilgjengelige økonomiske midler til å bekoste en slik konkurranse. Kontinuitet er viktig i en byggesak! 9. Unngå fasedelte oppdrag! Kontinuitet gjennom hele prosjekteringprosessen er en viktig forutsetning for et godt resultat. I de senere år har man sett flere eksempler på at offentlige oppdragsgivere deler prosessen opp i faser og kontraherer arkitekten (og øvrige rådgivere) skrittvis for kun deler av oppdraget, med mulighet for at det foretas et skifte av aktører en eller flere ganger underveis. Vi vil advare mot en slik fremgangsmåte. Faglig engasjement svekkes Gjennomgående myndighetsansvar Fasedeling med skifte av prosjekterende innebærer brudd på kontinuiteten, tap av innsikt og opparbeidet erfaring og samarbeidsrelasjoner, høyere tidsforbruk og usikre ansvarsforhold. Og kanskje aller viktigst: Arkitekten som ikke får fullføre sitt arbeide vil sjelden opparbeide det store engasjement for saken, og den arkitekt som overtar vil mislike å måtte arbeide videre på et grunnlag han ikke selv har skapt. Problemer mht. opphavsrett til åndsverket kan også skape vanskeligheter når tegninger fra tidlig fase skal bearbeides/ videreutvikles. Vi vil også peke på at den nye Plan- og bygningslovens krav om godkjente aktører også i prosjekteringsarbeidet baserer seg på gjennomgående ansvar gjennom hele byggesaken som en hovedregel. Når fasedeling likevel forekommer tross disse åpenbare ulemper, skyldes nok dette enten ren uvitenhet om gode kontraheringsformer eller at de offentlige finansierings- og beslutningsprosedyrene tvinger frem slike løsninger selv om man kanskje innser at de er lite ønsket. En typisk situasjon er at man bestiller et skisse- eller forprosjekt

13 EØS-reglene skaper problemer Tenk gjennom hele prosessen fra starten av! Opsjoner er en mulig løsning kontraheringsformer eller at de offentlige finansierings- og beslutningsprosedyrene tvinger frem slike løsninger selv om man kanskje innser at de er lite ønsket. En typisk situasjon er at man bestiller et skisse- eller forprosjekt Direkte av et arkitektfirma uten forutgående konkurranse. Dette skjer gjerne på et tidspunkt da man ennå ikke har etablert en regulær byggesak og mangler de forutsetninger og vedtak som anses nødvendig for å arrangere en regulær konkurranse i henhold til Tjenestekjøpsforskriften eller andre innkjøpsbestemmelser. Når så forprosjektet foreligger og de nødvendige vedtak for å igangsette byggesaken for fullt er fattet, er man tvunget til å arrangere en konkurranse som grunnlag for endelig engasjement av arkitekt og øvrige rådgivere. Dette må gjennomføres til tross for at man kanskje er vel fornøyet med det arbeide som er gjort og gjerne vil fortsette samarbeidet med den valgte arkitekt. Konkurransens utfall kan bli at denne arkitekten ikke vinner konkurransen. Et uønsket skifte blir dermed en realitet. For å unngå slike situasjoner anbefaler vi at man nøye tenker igjennom hele byggesakens gjennomføring allerede på det innledende stadium og gjør de disposisjoner som er nødvendig. Dette kan for eksempel innebære at man avholder konkurransen på et tidlig stadium selv om ikke nødvendige vedtak om byggesakens gjennomføring foreligger. Ved slik usikkerhet må de nødvendige forbehold inntas i konkurranseforutsetningene og man kan operere med ulike former for opsjoner mht. løfter om videre oppdrag. PROSJEKTKONKURRANSE Oppdragsgivers grunner for å avholde en prosjektkonkurranse kan være ulike: - Offentlig forskrift eller annet regelverk krever konkurranse, og anbudsformen egner seg ikke - Han har høye ambisjoner om et prosjekt med særlig god kvalitet - Arbeidet med konkurransens program skjerper oppmerksomheten mot prosjektets vesentlige sider, på distinksjonen mellom krav og ønsker, og på prosjektets totaløkonomi

14 - Konkurranseresultatet i form av mange ulike løsningsforslag gir det beste beslutningsgrunnlag for videre arbeide - Konkurransen øker oppmerksomheten og begeistringen omkring byggesaken Arkitektens grunner for å delta i en prosjektkonkurranse: Større samfunnsmessig engasjement - Han har tid og ressurser nok til å delta - Han ser muligheten for å vinne konkurransen og dermed oppdraget - Muligheten for å bli premiert, og dermed oppnå heder, oppmerksomhet og faglig anerkjennelse - Å få en kompetent faglig vurdering av sitt anonyme prosjekt, og kunne sammenlikne egen prestasjon med sine kollegers på likt grunnlag - En prøve og en utfordring for egen kreativitet og evne til å løse faglige problemstillinger på høyt nivå - En form for faglig etterutdanning og trening både individuelt og for kontoret som helhet Samfunnet bryr seg om sin byggende virksomhet. Faglig oppdragende for samfunnet Den byggende virksomhet er en viktig komponent i formingen av fremtidens samfunn. Enhver byggeoppgave vil i seg selv ha en relasjon til omgivelsene og vil derfor være et samfunnsanliggende, der motivasjon, visjoner og faglig nærvær bør være ledende elementer når program, funksjoner, tid og kostnadsrammer utredes. En prosjektkonkurranse vil i størst grad engasjere faglig kvalifiserte. Muligheten for kreative innspill og perspektivrike løsninger vil i større grad være tilstede. Prosjektkonkurranser åpner for at en samlet fagstand kan delta. Prosjektkonkurranser vil ha større informasjonsverdi og gi større samfunnsengasjement. Det er av stor betydning å få belyst planleggings- og byggeoppgaver gjennom alternative forslag. Her ligger prosjektkonkurransenes største verdi. Konkurransen blir et viktig element for å optimalisere program, funksjoner, tidsforbruk og kostnader. Tidsperspektiv I den løpende kulturdebatten inngår den byggende virksomheten. Debatten må løftes til et nivå som er oppdragende og forståelig. De beste debattinnleggene bør komme gjennom arkitektens virksomhet, hennes planer og bygninger. Prosjektkonkurransene har sin styrke her fordi det etterspørres konkurrerende kreativitet. Det vil gi faglig merverdi.

15 det etterspørres konkurrerende kreativitet. Det vil gi faglig merverdi. Kostnader Enhver kreativ prosess er avhengig av modningstid. Konkurransen anvender tiden effektivt fordi den gir flere kreative innspill på samme tid. Bedre og bredere beslutningsgrunnlag Prosjektkonkurranse bidrar til å regulere kostnadene i markedsmessig sammenheng. Utrednings- og programarbeidet i forkant av konkurransen er en viktig fase for å sette konkurransen inn i et kostnadsmessig riktig perspektiv. Kritisk gjennomgang av arealbruk, funksjoner, logistikk og standard kan i konkurransefasen føre til kreative løsninger som vil være avgjørende for et økonomisk optimalt resultat. Det bør vurderes om betraktninger på økonomiske perspektiver, materialers og bygningers livssyklus bør få større plass som elementer i konkurransene. Prosjektkonkurranser gir et bedre og mer mangfoldig materiale for bedømmelse av oppgaven og oppdragsgiverens beslutning. En kreativt forarbeid som grunnlag for konkurransen, en riktig gjennomført konkurranse med klare og gode vilkår for deltagerne, og en grundig bedømmelse av en kompetent jury, vil gi et godt grunnlag for valg av arkitekt og andre rådgivere. Åpen eller begrenset prosjektkonkurranse Konkurranse er en utfordring til fagstanden Kreativitet i konkurrerende forstand vil gi faglige utfordringer for arkitektene, og stimulere til å utvikle tverrfaglige perspektiver. Åpne konkurranser er egnet for oppgaver av større samfunnsmessig eller prinsippiell betydning, eller for konkurranser hvor man ønsker innspill i stor bredde. Innbyderen må vurdere om oppgavens art og størrelse fortjener en slik ressursbruk som den åpne konkurransen medfører. Den begrensede konkurransen er enklere å administrere og bedømmelsen kan gjennomføres raskere. Under forutsetning av at deltagerne får et relevant honorar for sitt prosjekt, er deres økonomiske risiko mindre. Samtidig må man vurdere de muligheter som en åpen konkurranse gir for det uventete innspill, og fremfor alt de sjanser som yngre, urennomerte arkitekter kan få gjennom en åpen konkurranse.

16 en åpen konkurranse. Det store antall begrensete konkurranser og de forutgående prekvalifiseringer kan utgjøre en fare for sementering av strukturer i arkitektprofesjonen og tendenser i arkitekturen. Forberedelsesfasen GJENNOMFØRING AV EN PROSJEKTKONKURRANSE Konkurranseprogrammet Endringer i forutsetningene må ikke skje underveis! Fremdrift Visjoner, ønsker og behov, funksjons- og romprogram, offentlige lover, forskrifter og bestemmelser, fremdrift, kostnader, finansiering, konkurranseform, konkurransetekniske forhold og valg av jury er stikkord for temaer som må bearbeides når oppdragsgiveren vurderer å gjennomføre en konkurranse. I forberedelsesfasen legges grunnlaget for konkurransen. Alle konkrete sider av oppgaven fremlegges, bearbeides og settes inn i sin sammenheng. Konkurranseområdet defineres, reguleringsmessig status og eventuelle annen offentlig eller samfunnsmessig sammenheng dokumenteres. Utbyggingstekniske sider som grunnforhold, topografi, infrastruktur, vegetasjon, klima m.v. må dokumenteres. Prosjekterings- og byggeoppgavens innhold, behov og funksjoner må klarlegges og vurderes i økonomisk sammenheng. For å kunne bearbeide dette materialet til et konkurranseprogram vil oppdragsgiveren ha behov for profesjonell faglig bistand. Dersom oppdragsgiveren ikke disponerer slik kompetanse innenfor egen organisasjon, må den engasjeres. Arkitektkompetansen er den viktigste, men tverrfaglig sammensetning kan være fordelaktig. Det er viktig at alle forhold som vil påvirke konkurransens resultat er avklart før innbydelse til konkurranse sendes ut, og at disse forholdene kommer klart til syne i konkurranseprogrammet og vedleggene. Endringer i forutsetningene i løpet av konkurranseperioden må ikke forekomme. Oppdragsgiveren bør så tidlig som mulig fastlegge prosjektets overordnede fremdrift og sette konkurransen inn i denne sammenhengen. Det er viktig å avsette romslig tid til konkurransen og bedømmelsen. I en begrenset konkurranse må det også beregnes tid for annonsering og prekvalifisering. Avhengig av oppgavens størrelse og implikasjoner bør man i utgangspunktet regne med følgende faser og tidsbruk:

17 konkurranse må det også beregnes tid for annonsering og prekvalifisering. Avhengig av oppgavens størrelse og implikasjoner bør man i utgangspunktet regne med følgende faser og tidsbruk: Kostnader - Forberedende arbeider med forutsetninger og romprogram, valg av konkurranseform, kontakt med NAL/NPA, sammensetning av jury m.m uker - Produksjon av program og konkurransemateriale 2-4 uker - Annonsering 2-4 uker - Eventuell prekvalifisering 4-6 uker - Konkurranseperiode 8-12 uker - Bedømmelsesperiode - I alt uker Under forutsetning av god kontroll og oversikt kan de tre første fasene overlappe hverandre. Kostnadspostene Konkurransekostnadene vil være en del av prosjekteringskostnadene og bør legges inn i prosjektbudsjettet. En konkurranse vil alltid være en dyrere prosess enn et direkte engasjement av arkitekt og rådgivere, men et godt konkurranseresultat kan føre til løsninger som er optimalt økonomiske, og på den måten redusere de samlede kostnader. En åpen konkurranse vil pådra større kostnader enn en begrenset, på grunn av større utgifter til annonsering, produksjon og distribusjon av konkurransemateriale, lengre bedømmelsestid, og retursending av konkurranseprosjekter. Den største utgiftsposten er premiebeløpet i en åpen konkurranse, alternativt deltagerhonorarene i en begrenset konkurranse. En konkurranse om en middelstor oppgave kan gjennomføres for en kostnad som varierer fra 1,2 til 1,5 millioner kr., avhengig av om konkurransen er åpen eller begrenset. Konkurranser om store og kompliserte prosjekter vil pådra større kostnader. De viktigste postene i konkurransebudsjettet er: - Annonsering - Produksjon og distribusjon av konkurransemateriale - Honorar til konkurransesekretær, juryens medlemmer og sekretær, eventuelle rådgivere - Kost- og oppholdsutgifter for jurymedlemmer, eventuell studiereise for juryen - Lokale for bedømmelse og utstilling, montering av forslagene

18 Deltakerne investerer mest! Deltakeravgift forslagene - Kostnader ved premiearrangement - Premie- og innkjøpsbeløp - Publisering av konkurransens resultat - Retursending av konkurranseforslagene Det er verdt å merke seg at en konkurransedeltager kanskje vil investere et like stort beløp i sitt utkast som innbyderen investerer i hele konkurransen. Jury og jurysekretær I åpne konkurranser hvor NAL/NPAs konkurransesekretariat har oppgaver med gjennomføring av konkurransen er det vanlig at NAL innkrever en avgift fra deltagerne for utlevering av konkurranseprogram med vedlegg. Denne avgiften er konkurransedeltagernes bidrag til finansiering av NALs arbeid på konkurransesektoren. Avgiftens størrelse fastsettes på grunnlag av konkurranseoppgavens karakter og omfang. Avgiften bør ikke gå til finansiering av innbyderens utgifter ved gjennomføring av konkurransen. Konkurranseinnbydere som ikke benytter seg av NAL/NPAs konkurransesekretariat ved gjennomføring av konkurranser bør utlevere alt konkurransemateriale gratis, eventuelt utlevere materialet mot et depositum som returneres ved innsending av konkurranseprosjektet eller ved retur av ubenyttet konkurransemateriale. Velg jury tidlig! Konkurransetekniske forhold For alle prosjektkonkurranser må det oppnevnes en jury som har ansvaret for at konkurranseforslagene bedømmes i forhold til program og forutsetninger. NALs konkurranseregler har bestemmelser om juryens sammensetning og habilitet, sammenfallende med norske lover og forskrifter. Det anbefales å sette sammen juryen så tidlig som mulig, for at den skal kunne bistå og påvirke programarbeidet utfra sin profesjonelle kompetanse og bakgrunn. I begrensete konkurranser forekommer ofte at juryen ikke blir oppnevnt før deltagerne er prekvalifisering er gjennomført og konkurransedeltagerne er valgt. I slike tilfelle må det mellom prekvalifisering og konkurransestart Være avsatt tilstrekkelig tid til oppnevning av jury og avsluttende arbeid med programmet. Juryens sekretær bør være en arkitekt med god kjennskap til konkurransens problemstilling.

19 Konkurransens sekretær Jurysekretær og konk.sekretær er to adskilte funksjoner Innbydelse Ved å involvere NAL/NPAs konkurranseinstitusjon i en konkurranse, binder oppdragsgiveren seg til NALs konkurranseregler. Disse er utarbeidet for å sikre at konkurransen gjennomføres under rettferdige forhold med konkurransemessig og faglig trygghet, både for innbyder og deltagere. NALs konkurranseregler er i harmoni med alle offentlige lover og forskrifter. Både åpne og begrensete konkurranser krever at en navngitt juridisk person er oppnevnt som konkurransesekretær. Denne personen ivaretar konkurrentenes anonymitet og tar seg av - registrering av deltagere og utsending av konkurransemateriale - formidling av alle spørsmål fra deltagere til juryen - formidling av alle informasjoner og svar fra innbyder og jury til deltagerne - mottak, registrering og montering av innleverte/innsendte forslag. Funksjonen som konkurransesekretær og juryens sekretær kan ikke ivaretas av samme person. Konkurransefasen Når konkurranseprogram med vedlegg er ferdigstillet og forberedelsesfasen er avsluttet, kunngjøres innbydelsen til deltagerne i dags- og fagpresse, og i andre relevante medier, for offentlige oppdragsgivere først og fremst Norsk Lysingsblad. Innbydelsen skal innholde alle relevante opplysninger om konkurransen m.h.t. oppdragsgiver, konkurransens art og omfang, tidsfrister, krav til deltageres kvalifikasjoner, premiering, juryens mandat, forhold knyttet til eventuell prekvalifisering, krav til materiale som skal innleveres, o.a. Innlevering Bedømmelse I denne fasen bearbeider konkurrentene programmet til prosjektforslag. Innenfor en gitt tidsfrist har konkurrentene anledning til å stille spørsmål for å avklare eventuelle feil og uklarheter i programmaterialet. Konkurrentene er her underkastet samme krav til å ivareta sin anonymitet som ellers i konkurranse- og bedømmelsesfasen. Alle utkast må innenfor en på forhånd fastsatt tidsfrist leveres til forsendelse, eventuelt direkte til innbyder. For sent innleverte utkast vil bli utelukket fra bedømmelse. Det er også vanlig at det oppgis en frist for når forslagene skal være kommet frem.

20 Juryen avgjør konkurransen og innstiller om oppdragstildeling Omkonkurranse Offentliggjøring og publisering skal være kommet frem. Juryen har ansvaret for bedømmelse av forslagene. Bedømmelsen må foregå på grunnlag av programmets krav og informasjoner, og de eventuelle nye forhold som er belyst i runden med spørsmål og svar. Utkast som bryter med anonymitetsprinsippet blir utelukket fra bedømmelse. Utkast som avviker fra konkurransens forutsetninger, eller fra bestemmelser om innlevert materiale, kan utelukkes fra bedømmelsen. Juryens oppgave er å rangere de innleverte utkastene, finne frem til de utkastene som skal premieres, honoreres eller vies annen oppmerksomhet, og avgjøre konkurransen ved å utpeke et vinnende forslag. Juryen skal gi en skriftlig vurdering av konkurransens resultat, gi en skriftlig bedømmelse av de beste utkastene, skriftlig begrunne sin avgjørelse, og gi oppdragsgiveren en innstilling om hvilke forhold ved prosjektet som bør tas vare på - eller eventuelt endres - i det videre samarbeid med konkurransens vinner. De aller fleste prosjektkonkurranser avgjøres av en samstemt jury. Eventuelle dissenser kan fremgå av juryens rapport. Problemer med å oppnå flertall for en avgjørelse kan føre til at juryen ønsker en omkonkurranse. Omkonkurranse fører til ytterligere ressursbruk både hos deltagere og innbyder, og bør unngås. NALs konkurranseblad Utstilling av forslagene Når juryen har avsluttet sitt arbeid med utpeking av en vinner og rangering av de beste forslagene, og skrevet sin innstilling og vurdering av konkurranseforslagene, kan anonymiteten brytes. Først og fremst konkurransedeltagerne bør bli informert om konkurransens utfall. Det er vanlig at konkurranseresultatet publiseres på en tilstelning for deltagerne og de som er berørt av eller interessert i konkurranseresultatet. Juryen og innbyder bør legge vekt på utarbeidelse av en pressemelding, med gode illustrasjoner av førstepremieforslaget. Konkurransens premierte og innkjøpte forslag sammen med juryens kritikk bør gjengis i NALs publikasjon ANorske Arkitektkonkurranser@. Ettter at konkurransen er avgjort har konkurransedeltagerne krav på å se alle prosjektene. En slik utstilling er også av interesse for dem som er berørt av den fremtidige utbygging, og kanskje også for et bredere publikum. Det er også anledning til å stille ut konkurranseforslagene før eller under bedømmelsen. I konkurranser om viktige bygninger eller anlegg som angår et bredt publikum kan en slik utstilling bidra til å øke interessen for den aktuelle saken og for arkitektur i sin alminnelighet. Et slikt tiltak stiller særlige krav til at deltagerne kan ivareta sin anonymitet og juryen sin

21 Videreføring av konkurranseresultatet konkurranser om viktige bygninger eller anlegg som angår et bredt publikum kan en slik utstilling bidra til å øke interessen for den aktuelle saken og for arkitektur i sin alminnelighet. Et slikt tiltak stiller særlige krav til at deltagerne kan ivareta sin anonymitet og juryen sin integritet. Tiltaket må være varslet i konkurransens program, og juryen må ha gjennomtenkt hvordan den skal forholde seg til eventuelle innspill fra media og publikum. Kompensasjon dersom vinneren ikke får oppdrag Det vanlige resultat av en prosjektkonkurranse er at vinnerutkastet innstilles til utførelse, eventuelt med de forandringer og tillempninger som juryen anbefaler. Den/de som står oppført på navneseddelen som arkitekter med opphavsrett til utkastet, innkalles til forhandling om kontrakt for videre prosjektering. Oppdragsgiver har anledning til å gi juryen avgjørende myndighet, i så tilfelle må oppdragsgiveren følge juryens innstilling. Vanligvis har juryen innstillende myndighet. Oppdragsgiveren har rett til å fravike juryens innstilling med bakgrunn i NALs konkurranseregler og de bestemmelser som er nedfelt i konkurransen. Grunner til et slikt avvik kan være at opphavspersonene ikke tilfredstiller oppdragsgiverens krav til kompetanse og kapasitet, eller det oppstår uenigheter om vesentlige forhold ved engasjementet og samarbeidet. Konkurransevinneren kan utløses ved en kompensasjon som det er gitt bestemmelser om i konkurransebestemmelsene. Oppdragsgiveren kan etter dette henvende seg til en av de andre premierte, eller forkaste resultatet av konkurransen. Fremdeles vil imidlertid opphavsretten til førstepremieprosjektet bero hos konkurransevinneren, og kan ikke legges til grunn for videre prosjektering uten etter spesiell avtale med konkurransevinneren. I alle vesentlige forhold knyttet til videreføring av konkurransens resultat kan det være formålstjenlig at oppdragsgiveren benytter seg av juryens kompetanse og innsikt.

22