Plan for arbeid med rekruttering og kompetanse i Trysil kommune

Transkript

1 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 566/2016 Arkiv: 032 Vår saksbehandler: Heidi Kveen Brustad Plan for arbeid med rekruttering og kompetanse i Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato Partssammensatt utvalg Arbeidsmiljøutvalget Formannskapet Kommunestyret Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Forslag til plan for arbeid med rekruttering og kompetanse 2 Referat fra møte i sentralt samarbeidsforum Øvrige saksdokumenter: 1. Møteprotokoll fra møte i trepartsutvalget, sak 16/2 2. Kommuneplan for Trysil langsiktig del 3. Arbeidsgiverpolitikk i Trysil kommune 4. KS, Skodd for framtida 5. Kommunesektorens arbeidsgivermonitor KS FoU, Strategisk kompetanseutvikling i kommunene 7. KS, Guide til god ledelse Rådmanns innstilling: 1. Den framlagte planen for arbeid med rekruttering og kompetanse vedtas. 2. Rådmann får fullmakt til å organisere og gjennomføre arbeidet. Trysil kommune Jan Sævig rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.)

2 Bakgrunn Det vises til følgende vedtak: Vedtak i Kommunestyret , F-sak 15/46 Budsjett- og regnskapskontroll 1. tertial Trysil kommune: 6. Kommunestyret ber om at administrasjonen fremlegger en plan for hvordan vi kan rekruttere og holde på kompetanse i kommunen. Planen legges frem på første kommunestyremøte i Det er naturlig å involvere trepartsutvalget i dette arbeidet. Bakgrunn for vedtaket er å sikre kvalifisert personell som Trysil kommune har underdekning på og å imøtekomme framtidige behov. Vedtaket i kommunestyre forutsetter at det legges fram en plan for hvordan Trysil kommune skal arbeide med å rekruttere og beholde ansatte/kompetanse i Trysil kommune. Rådmann mener det vil kreve både et kortsiktig og langsiktig arbeid. Vurdering Rekruttering og kompetanseutvikling henger nøye sammen. Rekruttering av nye medarbeidere er et arbeid som krever tilgang på ledig arbeidskraft innenfor det fagområdet som skal dekkes. Kompetanseutvikling handler om å ivareta og videreutvikle den kompetansen medarbeiderne i Trysil kommune innehar. Dette er nøye knyttet sammen med kommunes arbeidsgiverpolitikk, -strategi. For å lykkes i rolleutøvelse og oppgaveløsning, må kommunen ha en bevisst og strategisk satsing på rekruttering og kompetanse. I KS arbeidsgiverstrategi mot 2020 er det to hovedmomenter som vektlegges; evnen til nyskapning og tilgangen til og forvaltingen av egen arbeidskraft. Utfordringer Kommunene har i de siste årene hatt en høy vekst i antall ansatte. Sammen med en relativt stor avgang på grunn av alder og uførhet, relativt lav arbeidskraftutnyttelse med høyt sykefravær, stor andel deltidsansatte og relativt liten grad av mangfoldighet i rekruttering har det ført til mangel på fagpersoner (FoU, strategisk kompetanseutvikling i kommunene). Med en slik utvikling vil kampen om arbeidskraften bære preg av stadig gap i forhold til å inneha tilstrekkelig kompetent personell. De beskrevne forhold er også gjeldende i Trysil kommune. I sektor for helse, omsorg og sosial har antall årsverk økt fra 277 i 2014 til 334 i 2016, + 57 årsverk (budsjettall). Dette er fagpersoner som må rekrutteres inn i organisasjonen, enten ved utvidelse av deltidsansattes stillinger, eller som nye medarbeidere. Spesielt gjelder behovet høgskoleutdannede, men vi ser også en utfordring med tilgang på fagarbeidere. Trysil kommune har til dels stor avgang på grunn av alder. Tabellen nedenfor viser antall ansatte som er 55 + og I tillegg kommer sykefravær og uførhet samt oppsigelser fra stillinger. I følge PAI-statistikken er prosenten for turnover i høgskolegruppen 13 i Trysil kommune. Alderssammensetning Trysil kommune Totalt Sentraladministasjon Oppvekst og kultur 106 Helse og omsorg Foevalting og teknisk drift 14 Over 55 år Over 60 år

3 Samlet betyr dette at Trysil kommune må ta en aktiv handling både på kort og lengre sikt for å møte utforingene med tilstrekkelig kvalifisert personell. En kunne valgt å lage en strategiplan for dette arbeidet. Rådmann er imidlertid av den oppfatning at det er mer hensiktsmessig å lage en forpliktende plan. Det vil sikre aktivitet og tiltak. Kortsiktig plan: I et kortsiktig perspektiv handler det om hvordan vi raskt kan komme opp med prosesser som kan være effektive og bidra til at vi får resultater der «skoen trykker» her og nå. Det dreier seg om å finne mer hensiktsmessige måter for annonsering og markedsføring. Særlig gjelder dette overfor faggrupper som sykepleiere, men også vernepleiere og helsefagarbeidere. Samtidig må det gjøres et oppsøkende arbeid på utdanningsinstitusjoner og kontakt med fagpersoner som kan tenke seg å arbeide i Trysil kommune. Like viktig er det å se på organisering av tjenestene; arbeidsprosessene, arbeidstidsordninger, fordeling av fagpersonell og samarbeid på tvers av virksomhetene. Rådmann er av den oppfatninga det siste er helt nødvendig fordi det kan bli utfordrende å dekke alle ledige stillinger inn i fremtida. Rådmann ser for seg å nedsette en gruppe bestående sektorledelse, representanter fra lønns -og personalavdelingen, næringssjef og tillitsvalgt som får i hovedoppgave å gjennomføre dette arbeidet. De må selvsagt ha nær kontakt med avdelingslederne som har ansvar for sine områder. Sektorledelsen er sammen med næringssjef og personalsjef har startet med å skissere et opplegg for en slik prosess. Langsiktig plan: I dette arbeidet er det viktig å ta utgangpunkt i de styringsverktøy som foreligger for Trysil kommune I Kommuneplan for Trysil langsiktig del, punkt 5.12 står følgende: «Kommunen som arbeidsgiver. Delmål. 1. Trysil kommune skal utvikle kommuneorganisasjonens evne til å møte endringer og gi god service. Tiltak. Legge til rette for rekruttering av nødvendig kompetanse og arbeide for en god konkurranseevne i arbeidsmarkedet. Være en åpen organisasjon og skape felles identitet og vi-følelse Gi alle medarbeidere utviklingsmuligheter og kompetansebygging gjennom både interne og ekstern utdanning Utarbeide en aktiv livsfase politikk som sikrer medarbeiderne gode betingelser gjennom hele yrkeskarrieren i kommunen Sikre tid og rom for strategisk ledelse i organisasjonen, basert på kommunens verdigrunnlag Sikre et nært samarbeid med de ansattes organisasjoner Avvikle ufrivillig deltidsstillinger og øke antall hele stillinger.» I Trysil kommunes Arbeidsgiverpolitikk står følgende i punkt 3: «Overordnet mål for arbeidsgiverpolitikken i Trysil 1. Trysil kommunes arbeidsgiverpolitikk skal være bygd på de til enhver tid overordene visjoner og hovedmål for kommunen. 2. Trysil kommune skal møte behovene for forbedret kvalitet og effektivitet og utvikle nye løsninger i samarbeid med medarbeidere, brukere, innbyggere og partnere. 3. Trysil kommune skal arbeide for å beholde og utvikle medarbeiderne og tilstrebe en god konkurranseevne i arbeidsmarkedet. 4. Trysil kommunes arbeidsgiverpolitikk skal utøves i h.h.t. lov, avtaleverk og de interne styringsverktøy som er vedtatt og ha evne til omstilling i forhold til dette.» Begge dokumentene; Kommuneplanen og Arbeidsgiverpolitikk gir retning for det arbeidet som til nå er gjort og som videre skal gjøres i arbeidet med en rekruttering- og kompetanseplan. Trysil kommune har tilmeldt seg KS nettverket Arbeidsgiverpolitikk. Rådmann ser det at arbeidet med Arbeidsgiverpolitikk henger sammen med arbeidet med plan for arbeid med rekruttering og kompetanse.

4 I henhold til Kommunesektorens arbeidsgivermonitor; Ipsos MMI, 2015, er de største utfordringene innen arbeidsgiverområdet i Trysil kommune; rekruttering av fagpersonell, dernest rekruttering av mellomledere og som tredje sykefraværet. Disse utfordringene virker sammen og gir et udekket behov. Figuren nedenfor viser nivået på de utfordringer Trysil kommune står overfor innenfor de ulike stillingsgrupper. Pr. dag dato har Trysil kommune ledig mer enn 10 stillinger som sykepleiere; faste, vikariater og vakante stillinger. Det langsiktige arbeidet handler om å arbeide bredere, både med å ivareta medarbeiderne som arbeider i Trysil kommune, bygge ny kompetanse hos disse, samt se på hvordan vi rekrutterer inn nye medarbeidere. Planen inneholder mange områder som må ivaretas. Internt er det viktig å kartlegge de ansattes kompetanse gjennom Visma kompetansemodul: Det er for å få en helhetlig oversikt som kan brukes i planlegging av bemanning framover. Dette må ses i sammenheng med bemanningsplaner og annet materiell som beskriver behovet i Trysil kommune. Her må de ansattes ønsker og med bruk av midler til å oppnå kompetanseheving i organisasjonen vektlegges. Det er nødvending å arbeide med å beholde medarbeidere fordi dette er viktig og kontinuerlig kompetanse. Dette vil også ha betydning for hvor stort rekrutteringsbehovet vil være framover. Derfor må områder som arbeid med heltidskultur/ reduksjon av uønsket deltid, forutsigbar lønnspolitikk og livsfase/seniorpolitikk gå hånd i hånd. Arbeidet med disse områdene vil medvirke til gode arbeidsmiljøer. Ekstern rekruttering handler om markedsføring av Trysil kommune, både som bosted og som arbeidsplass. Arbeid må gjøres innenfor flere områder; generell rekruttering, men også kontakt og

5 oppfølging av ungdom som skal velge yrkesvei, lærlinger, sesongarbeidere, fremmedspråklige og søkere fra utlandet. Norge står foran store utfordringer med å rekruttere nok arbeidstakere inn i framtiden. Ved mangel på arbeidskraft, vil særlig mindre og mellomstore kommuner ha store utfordringer. Det betyr at det er nødvending å se på effektivisering av arbeidsprosessene ved siden av å arbeide med rekruttering og kompetanseheving. Et oversiktsbilde viser utfordringen med å ha tilstrekkelig personalressurser framover: Kilde Lean 123 Prognosene viser at det vil skje en sentralisering der befolkningen i arbeidsfør alder bosetter seg i/rundt de større byene. I 2030, om 14 år, vil det, hvis denne prognosen slår inn, være mindre enn 8 personer i arbeidsfør alder for hver innbygger over 80 år i Trysil. For å kunne gi brukerne de tjenestene Trysil kommune skal yte befolkningen, må det derfor arbeides langsiktig for å sikre framtidig arbeidskraft. Dette vil med fordel kunne ses i sammenheng med utviklingen av en ny/endret Arbeidsgiverpolitikk. For å lykkes mener rådmann at alle tre partene involveres i arbeidet; både brukerne, administrasjonen og de ansatte med representanter. Heltidskultur; uønsket deltid Trysil kommune har gjort et godt stykke arbeid med å redusere uønsket deltid. Det har skjedd både gjennom prosjektet Økning av deltidsstillinger opptil minimum 50 i pleie- og omsorgssektoren, ved utarbeidelse av nye bemanningsplaner, i ansettelsesprosesser og ved krav om økte stillinger hjemlet i Arbeidsmiljøloven. Kommunesektorenes arbeidsgivermonitor 2015 viser at Trysil kommunen er på rett vei. Likevel er dette et område som må følges opp videre. Partene i arbeidslivet har inngått en avtale om Det store heltidsvalget Målsettingen der er å sikre at kommunesektoren skal være en attraktiv arbeidsgiver som tiltrekker seg tilstrekkelig og kompetent arbeidskraft gjennom lokale løsninger for arbeid med heltid.

6 Store stillingsstørrelser sikrer bedre kontinuitet i tjenesteytelsen samtidig som kommunen i større grad kan være sikrere på å beholde og tiltrekke seg kvalifisert arbeidskraft. Dette er dokumentert i mange utredninger. Nærværsarbeid, sykefravær. Sykefravær fører til at verdifull kompetanse er borte fra arbeidsplassen og tjenesteproduksjonen. Sykefravær har både konsekvenser for den ansatte, for arbeidsplassen og for brukerne. Et aktivt Helse, miljø og sikkerhetsarbeid er viktig for å lykkes med å redusere sykefravær. Nærmeste leder har en de viktigste funksjonene for å ivareta et godt arbeidsmiljø og skape en nærværskultur. Det er nødvending å arbeide med å redusere sykefravær/øke nærværet for at vi skal sikre tilstrekkelige ressurser. Derfor vektlegges det i en plan for arbeid med rekruttering og kompetanse. Dette for å sikre at vi beholder de ressursene som vi trenger og som er vanskelig å erstatte. I KS sin Guide til god ledelse, kapitlet Kjernen til god ledelse, er følgende punkter vektlagt: skape tillit gjennom tydelig ledelse, legge til rette for mestring og motivasjon og skape en organisasjonskultur med godt arbeidsmiljø og høy etisk bevissthet. Det er viktige områder å arbeide med i et lederperspektiv for å lykkes med et forebyggende arbeid. 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 Sykefravær i Trysil kommune Jan Febr Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Nye måter å tenke rekruttering på For at Trysil kommune skal kunne ha tilstrekkelig arbeidsstyrke framover, må en arbeide med nye grupper som på sikt kan dekke de faglige behov kommunen har. Det er startet opp et arbeid i forbindelse med Utdanningsmessen ved Trysil videregående skole høsten Rådmann nedsatte en gruppe for å ivareta dette. Gruppen har videreført arbeidet, og det er etablert et samarbeid med rådgiverne på Trysil ungdomsskole og Trysil videregående skole. Arbeidet har som mål å knytte kontakter med elever og presentere arbeidsmuligheter i Trysil kommune. Dette kan påvirke utdanningsretninger til beste for Trysil kommune. Her handler det også om å ha lærlingeplasser innenfor de fagområder som det er behov for å rekruttere til. Ungdomsrådet er representert i arbeidet. Begge skolene har arenaer der Trysil kommune kan komme inn med samarbeid og informasjon. Rådmann er av den oppfatning at dette er et viktig arbeid med tanke på framtidig behov for personell i Trysil kommune. For å sikre tilstrekkelig arbeidskraft, har også Trysil kommune behov for å arbeide med rekruttering av andre grupper enn ordinære søkere; bosatte flyktninger, sesongarbeidere og utenlandske arbeidstakere. Trysil kommune har allerede ansatt flere bosatte flyktninger og innvandrere som utgjør en viktig ressurs for Trysil kommune. Det handler om i det videre arbeidet å komme i kontakt med disse gruppene og etablere et samarbeid. Ved utlysning av stillinger, er det ofte søkere til stillinger fra Øst-Europa innen Helse, omsorg og sosial. Søkerne er godkjent helsefagarbeidere. Det som hindrer rekruttering er både å kunne tilby tilstrekkelig stillingsstørrelse for oppholdstillatelse og en del tilfeller utfordringer med språk. Når vi har lave stillingsstørrelser, blir ikke disse aktuelle søkere. Dette kan være søkere som er sykepleiere fra hjemlandet, men som trenger ytterligere kompetanse i Norge for å bli autoriserte.

7 For alle gruppene som er nevnt kan det være språkutfordringer. Rådmann mener at det må startes et arbeid for å se hvordan vi rekruttere disse, gjennomfører opplæring og på sikt kunne dekke våre behov for fagpersonell. Kompetanse, utdanning og opplæring Trysil kommune har vedtatt at det skal utarbeides en kompetanseplan innenfor planvedtaket. Den skal ivareta både behovet for grunnutdanning og videreutdanning og intern opplæring. Trysil kommune har ansatte som ikke har tilstrekkelig fagutdanning som kreves i henhold til bemanningsplanen. Trysil kommune gjør et arbeid på dette i dag. Innen Helse, omsorg og sosial er det arbeidstakere som gjennomfører utdanning som helsefagarbeider og sykepleier. Gjennom tildelte midler fra Fylkesmannen, gis det stipend til utdanning. Det er 4 ansatte som er under utdanning til sykepleier med stipend etter denne ordningen. Trysil kommune har lyktes med å sikre fagdanning gjennom slike tiltak. Arbeidsplassene legger til rette for at ansatte kan gjennomføre utdanningen. Dette må videreføres. Det er også midler til videreutdanning. Innen Oppvekst og kultur har lærere ved hjelp av statlige midler, fått mulighet til å ta videreutdanning med permisjon og full lønn. Ved å bruke egne midler og statlige midler sammen kan vi sikre den kompetansen vi har behov for i Trysil kommune Intern opplæring kan være rettet mot faget, men også i forhold til generell kompetanse, f. eks. innen dokumentasjon og bruk av IKT. IKT- verktøy er en viktig del av arbeidet i alle fagområder i kommunen. Trysil kommune søker nå om støtte til slik opplæring gjennom VOX- kurs i samarbeid med TEPAS. Trysil kommune mangler en helhetlig kompetanseplan. En kompetanseplan må være et praktisk verktøy for å prioritere og gjennomføre kompetanseheving som en del av organisasjonsutviklingen. Det må være basert på en analyse av dagens kompetansebeholdning opp mot de behov framover i tid. Arbeidet er startet opp med kompetansekartlegging. Skal en kompetanseplan være et verktøy, må den inneha en overordnet del, med sektorvise deler på et mer detaljert nivå. Det finnes kompetanseplaner innen områder i Trysil kommune, men helheten og koordineringen mangler. Rådmann er av den oppfatning at dette arbeidet må gjennomføres. Oppsummering: Rådmann legger her fram en plan for arbeid med rekruttering og kompetanseutvikling med mål om å ivareta de utfordringer Trysil kommune står overfor. Planen skal være et praktisk verktøy for de områder som synes være viktig å ha fokus på. Rekruttering av nye medarbeidere vil gå lettere om Trysil, og Trysil kommune sitt omdømme er godt. I videre planarbeid må vi tenke nye måter å rekruttere på, samt hvordan vi kan rekruttere fra et bredere spekter av tilgjengelig arbeidskraft. Behovet for kvalifisert arbeidskraft vil bli stor i årene framover og det er også viktig at Trysil kommune ivaretar sine ansatte med gode arbeidsforhold med mulighet for kompetanseheving, reduksjon av deltid, god sykefraværsoppfølging og god livsfasepolitikk. Med dette som bakteppe legges det fram en arbeidsplan. Konklusjon Den framlagte planen for arbeid med rekruttering og kompetanse legges fram for vedtak. Det er satt fokus på flere områder som virker sammen. Planene har forpliktende oppgaver og ansvar. Det foreslås at rådmann får fullmakt til å organisere og gjennomføre arbeidet.