Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 15:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Møterom1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 15:00 Eventueltforfall måmeldessnarestpåtlf Vararepresentantermøteretternærmerebeskjed, somgis pr. telefon.

2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS65/11 Innhold Lukket Arkiv - saksnr Sakertil behandling Referatsaker RS21/11 Kort info om AstafjordprosjektetfaseIII 2007/443 RS22/11 RS23/11 Spørreundersøkelse om systemfor befolkningsvarsling 2007/110 Tilskudd til rusfagligarbeid(statsbudsjettetskapittel )og boligsosialtarbeid(statsbudsjettetskapittel )for 2011i Dyrøykommune Sakertil behandling 2011/16 PS66/11 Rutinerfor finansforvaltningen 2010/105 Rolf Espenes ordfører

4 Saker til behandling

5 PS 65/11 Referatsaker

6 file://\\aspkon003\pdfserverdocproc$\37637.html Page1 of NYHETSBREV AstafjordprosjektetfaseIII finner du pånettsida Nettsidavil bli jevnlig oppdatertmedbakgrunnsinformasjonog nyheterframover. SINTEF er kommettil måned8 i simuleringenav havstrømmenei området.dette betyrat heleområdeter etablertog testkjørt.sintefharregnetseggjennom nestenalle månedenei 2009,detgjenstårbarelitt pådesember.ettersommerferienvil destartemedanalysene,lagestrømkartene, lageennettportalfor resultatene. Her vil arbeidetbli presentert. NGU

7 Page2 of 3 Her arbeidergeologliv Plassenmedå framstilledenyebunnsedimentkartene NGU arbeidermedå framstillebunnsedimentkartene i AstafjordIII området.de detaljerte dybdekartenefra Sjøkartverketsammenstillesmedhardhetsdata og sedimentprøverog videoopptak fra bunnen.ut fra dettegnesarealermedsammetypebunnsediment.sedimentenedelesinn i 10 klasserfra slamvia sandog grusholdigesedimentertil steinog blokkbunnog til fjell. Kartene fra selveastafjordeneer ferdigeog ligger utepåmareano.nohvor definnesunderkart/andre kart/bunnsedimenter (kornstørrelse).her ligger ogsåavledakart overankringsforhold, bunnfellingsområderog gravbarhet.når manførstharzoometseginn til områdetmanønskerå se på,er detviktig å hakeav i rubrikkenhvor detstårbeholdønsketområde, ellersmisterman zoometog måbegynnepånytt nårmanbyttermellomdeforskjelligekartalternativene.første versjonav kartenefra restenav AstafjordIII områdetvil væreferdig i sommerog kvalitetssjekka kart klar til å leggesut påmareano.nomot sluttenav året. Tone Rasmussen(44 år) er ansatti 100% stilling somprosjektmedarbeider i AstafjordprosjektetfaseIII ut prosjektperioden tonevil arbeidemed informasjonsarbeidog miljøanalyser.hun vil tiltre sårasktsommulig, senest1. September2011.Hun kommerfra stillingensomnæringsutvikleri Ibestadkommune. Hovedfokusfor stillingener informasjonsarbeide og miljøanalyser. Resultatenefra miljøanalyseneer lagt ut på websiden EurofinsNorsk Miljøanalyseasharanalysert22 prøverfra områdetvårt. Kort oppsummertsåer detregistrertthc på17 stasjoner,pah på19 stasjoner,pcb på5 stasjonerog TBT på2 stasjonerav de21 stasjonene.nivåeneer genereltlave, menfor TBT er nivåenerelativt høye,svarendetil sterktforurenset(klif klasseiv) på stasjonenutfor Harstad(stasjon17), og betydeligforurenset(klif klasseiii) påstasjon 29 vedlangvassbuktai Gullesfjorden. Bilder fra AstafjordfaseII er lagt ut påwebsiden Nestestyringsgruppemøteblir satt til slutten av september Styringsgruppen består av: Marit Johansen,ordførerIbestad HelgeEriksen,ordførerHarstad SveinBerg,ordførerSkånland Trine-Lise W. Fosland,Sør-TromsRegionråd ObservatørFrodeMikalsen,TromsFylkeskommune Besøksrundetil kommunene/ Troms Fylkeskommune Vi satserpåå ta enbesøksrunde til kommuneneog TromsFylkeskommunei file://\\aspkon003\pdfserverdocproc$\37637.html

8 file://\\aspkon003\pdfserverdocproc$\37637.html Page3 of september/oktober. Her vil vi informereom prosjektetog hjelpe kommunene/fylkeskommunen medå ta kartverketi bruk. Vi er ogsågladefor tilbakemeldinger. Engodsommerønskesderealle Med vennlig hilsen Astafjordprosjektet Børge Arvesen Børge Arvesen Prosjektleder borge@arvesen.com fase III Astafjordprosjektet tel: fax: mobile: fase III N-9455 Engenes Norway

9 for 1 av 1 *dsbdirektoratet samfunnssikkerhet og beredskap Dokument dato Vår saksbehandler Bjørn W. Christensen, tlf V47 D'Art."01VIMUNE Vår referanse /2567/CHBJ Deres referanse Kommunene Saksn0 Dokar.: S.beh.: Kopi: Ark. kode P: Lapenr: 2 4 JUN 2011 K). o Ref. F Arkivkode 874 Ark. kode S: Spørreundersøkelse om system for befolkningsvarsling "Nasjonal sårbarhets- og beredskapsrapport (NSBR) 2010" inneholder blant annet en analyse av et tema som omhandler myndighetenes kommunikasjon med befolkningen før, under og etter kriser. For videre arbeid med temaet har Justis- og politidepartementet opprettet en arbeidsgruppe som ledes av DSB. I arbeidsgruppa inngår forøvrig representanter fra Politidirektoratet, Norges vassdrags- og energidirektorat, Post- og teletilsynet og Direktoratet for nødkommunikasjon. I referansegruppa inngår blant annet representanter for Fylkesmannen og KS. Målet for arbeidet er å utarbeide et konsept for hvordan myndighetene skal kommunisere med befolkningen i situasjoner der det er avgjørende at relevant informasjon når berørte personer til rett tid. Som en del av arbeidet er det behov for å vite noe om behov og eksisterende typer systemer for befolkningsvarsling i kommunen. En slik kartlegging gjennomføres som en spørreundersøkelse i uke 25. Spørreundersøkelsen sendes på e-post fra DSB til beredskapsansvarlig i kommunen. Det tar omtrent fem minutter å besvare undersøkelsen. Mer informasjon gis i selve undersøkelsen. DSB håper at kommunen kan være behjelpelig i saken. Med hilsen for Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Enhet for brannvesen, sarpband og varsling ans Kristian X4adsen avdelingsled rn W. Christensen iorrådgiver Kopi til: Fylkesmannen Postadresse Kontoradresse Telefon Telefaks Org.nr. Direktoratet for Rambergveien samfunnssikkerhet og beredskap 3115 Tønsberg Hoved kontoradresse Hovedkontor Rambergveien 9 Postboks 2014 E-post internett 3115 Tønsberg 3103 Tønsberg postmottak@dsb.no dsb.no

10 Fylkesmannen i Troms Romssa Fyl kkamånni Saksbehandler Eva Angell, Brith Kvalnes Telefon Vår dato / Deres dato Saksnr.: Dok.nr.: Vår ref. Arkivkode 1MIRØY KOMMUNE Deres ret. Idpenr Dyrøy kommune v/ rådmann Øystein Rørslett Dyrøytunet BRØSTADBOTN S.beh.: Kopl: Ark. kndo Ark. kode 5: - 5 JUL 2011 A! jic-r4 Tilskudd til rusfaglig arbeid (statsbudsjettets kapittel ) og boligsosialt arbeid (statsbudsjettets kapittel ) for 2011 i Dyrøy kommune Vi viser til søknader av fra Dyrøy kommune. Søknadene gjelder tilskudd til kommunalt rusarbeid, samt styrking og utvikling av oppfølgingstjenesten til bostedsløse. Det er søkt om tilskuddsmidler for 2011 til følgende prosjekter/tiltak: "Kartlegging av utfordringer innenfor rusområdet, styrking og utvikling av oppfølgingstjenesten til vanskeligstilte og rusmisbrukere i egen bolig og de som bor hjemme hos sine foreldre". Formålet med tiltaket er i første rekke å få kartlagt utfordringer når det gjelder oppfølging av etablerte rusmisbrukere og personer i faresonen for rusmisbruk. Ved å ta utgangspunkt i kartleggingen vil kommunen kunne sette inn konkrete tiltak både på individ og systemnivå. Kartleggingen skal videre brukes til å få på plass en plan for tiltak, og her vil brukermedvirkning og koordinert samarbeid med andre tjenester i kommunen være sentral. Navn på Statsbudsjettet NDU Internt tilskuddsordning: kapittel: prosjekt prosjekt nummer: nummer: Boligsosialt J 217 Rus H 439 Navn på prosjekt/tiltak: Beløp: "Kartlegging av Kr utfordringer og oppfølging av tiltak på områdene rus og boligsosialt" "Kartlegging av Kr utfordringer og oppfølging av tiltak på områdene rus og boligsosialt" Fylkeshuset, Strandvegen 13 Telefon: Avdeling postmottak@fmtr.no Postboks 6105, 9291 Tromsø Telefaks: Justis- og sosialavdelingen

11 Side 2 av 4 Tilskuddene er gitt ut fra søknadenes budsjett og beskrivelse og er ment å skulle dekke lønnsutgifter med inntil kr , samt utgifter med inntil kr i forbindelse med deltakelse på konferanser, samlinger og kompetanseutviklingstiltak knyttet til tema rus og boligsosialt arbeid. Følgende retningslinjer gjelder i forbindelse med tilskuddsordningene: Tilskuddet gis for ett år av gangen i en periode på inntil tre år. Det forutsettes at tiltaket videreføres etter endt tilskuddsperiode Tilskuddet blir først stilt til disposisjon når Fylkesmannen i Troms har mottatt og godkjent den vedlagte bekreftelsen i utfylt og signert tilstand. Vi gjør oppmerksom på at endringer i mottakers adresse, kontonummer og eventuelt kontaktperson snarest må oppgis til Fylkesmannen. Generelle o 1 snin er Mottakeren av tilskuddet har arbeidsgiveransvar for ansatte som lønnes av dette tilskuddet. Når tilskuddet er utbetalt, må mottakeren av tilskuddet ta hensyn til at tilskuddet inkluderer arbeidsgiveravgift til folketrygden for avgiftspliktig lønn og godtgjørelser, og pensjonsdel og andre sosiale utgifter (feriepenger). Utgifter til reise-, kost- og nattillegg må ikke overstige satsene i Statens personalhåndbok. Jf. bestemmelsene i Særavtale for reiser innlands for statens regning (kap. 9.2) og Særavtale for reiser utenlands for statens regning (kap. 9.3). Vær spesielt oppmerksom på reglene for godtgjøring av egen bil. Tilskuddet skal benyttes dette budsjettåret. Midler som ikke blir brukt i år, kan etter søknad eventuelt overføres til 2012 dersom prosjektet/tiltaket skal videreføres. Midler som ikke er benyttet når prosjektet/tiltaket er avsluttet, skal snarest føres tilbake til Fylkesmannens bankkontonummer , merket med kapittel, post og saksnummer. Fylkesmannen skal underrettes om tilbakeføringen. Mottakeren av tilskuddet må orientere Fylkesmannen så snart som mulig, og senest innen , dersom det viser seg at det tildelte beløpet ikke kommer til å bli benyttet fullt ut. Vi tar forbehold om Fylkesmannens og Riksrevisjonens adgang til å kontrollere at midlene brukes etter forutsetningene, jf. 10, annet ledd i bevilgningsreglementet. Dersom midlene ikke benyttes etter forutsetningene skal de tilbakebetales til Fylkesmannen. Rannortering Regnskap som er revidert av revisor skal sendes til Fylkesmannen innen Kopi av tildelingsbrevet skal fremlegges revisor sammen med regnskapet. Regnskapet skal være revidert i samsvar med Den norske Revisorforenings standard ISA 800 "Særli e hens n ved revis'on av re nska er utarbeidet i samsvar med rammeverk med s esielle formål" og ISA 805 "Særli e hens n ved revis'on av se arate re nska so stillin er o s esirikke elementer kontoer eller oster i en re nska so stillin ". Eventuelle avtalte kontrollhandlinger skal

12 Side 3 av 4 gjennomføres i samsvar med Den norske Revisorforeningens standard ISRS 4400 "Avtalte kontrollhandlin er". Når det gjelder regnskapsføring og revisjon, har Fylkesmannen et ansvar for å kontrollere og følge opp at tilskuddet blir brukt i tråd med forutsetningene. Det er derfor viktig at regnskapet er satt opp på en slik måte at det kan sammenholdes med budsjettet. Dersom pågående prosjekt/tiltak blir videreført, skal revisorattestert regnskap for året før være levert før årets tilskudd blir utbetalt. Dersom slikt regnskap ikke foreligger innen angitt tidsfrist, kan det bli gitt avslag på en eventuell søknad i 2012 og/eller tilskudd kan bli krevd tilbakebetalt. Fylkesmannen underrettes umiddelbart om uforutsette forsinkelser. Mottakeren av tilskuddet skal rapportere på statusrapport senest innen Senere års rapportering er gjennomført i form av questback (boligsosialt) og Helsedirektoratets Rundskriv IS-8/2010 "Kommunalt rusarbeid rapportering på kommunens bruk av øremerkede tilskudd til samlet innsats i rusarbeidet for 2010" som tilskuddsmottaker skal benytte (rusområdet). Det vil bli sendt ut nærmere informasjon om rapporteringskrav/rapporteringsform i januar/februar Fravær av rapportering innen angitt tidsfrist kan medføre avslag på eventuell søknad i 2012 / krav om tilbakebetaling av innvilgede tilskuddsmidler for det tilskuddsåret det mangler rapportering for. Andre vilkår Dersom ansvarshavende har fått tilgang til materiale som krever taushetsplikt eller som gjelder private forhold, må dette ikke brukes på en slik måte at enkeltpersoner kan identifiseres eller utsettes for ulempe. Fylkesmannen og direktoratene kan sette ytterligere vilkår for bruk av slike opplysninger. Det vises her til bestemmelsen i 13 i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) og eventuell særlovgivning. Dersom det er aktuelt å behandle personopplysninger, har tilskuddsmottaker ansvaret for at bestemmelsene i lov om behandling av personopplysninger følges. Vennligst påfør all korrespondanse vårt saksnummer 11/10 og 10/7443. Med hilsen Klaus i e Rn1l5erg 7 ass. fylkeslege fung. avdelingsdirektør Vedlegg: Bekreftelse

13 Kopi til: Økonomiavdelingen Fylkesmannen i Troms her Side 4 av 4

14 Dyrøy kommune v/ rådmann Øystein Rørslett Dyrøytunet DYRØY BEKREFTELSE: Prosjekt/tiltak " Kartlegging av utfordringer innenfor rusområdet, styrking og utvikling av oppfølgingstjenesten til vanskeligstilte og rusmisbrukere i egen bolig og de som bor hjemme hos sine foreldre" Organisasjonsnummer: Kontonummer: (NB! Dersom kontonummeret endres i løpet av året i forhold til det som oppgis her, må Fylkesmannen snarest underrettes om endringen) Pros'ektleder/økonomiansvarli : Navn: Adresse: Telefonnummer: Tilsagn om tilskudd på kr over statsbudsjettets kapittel for budsjettåret 2011 til Boligsosialt arbeid. Tilsagn tilskudd på kr over statsbudsjettet kapittel for budsjettåret 2011 til Opptrappingsplan for rusfeltet. Dyrøy kommune bekrefter med dette å ha lest og godtatt de vilkårene som er gitt i tilsagnsbrev av Bekreftelsen skal snarest sendes i retur til: Fylkesmannen i Troms v/ rådgiver Eva Angell Justis- og sosialavdelingen Postboks Tromsø Sted dato ansvarshavende person

15 Saker til behandling

16 Saker til behandling

17 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 250 Saksmappe : 2010/105 Saksbehandler: Viktor K. Olsen Dato: Saksfr amlegg Rutiner for finansforvaltningen - Dyrøy kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 61/ Formannskapet 66/ Kommunestyret Vedlegg 1 Rutinerfor finansforvaltningen 2 Uttalelsefra Sør-TromskommunerevisjonIKS Saksopplysninger Dyrøykommunestyre vedtoki møte ,sak10/10,nytt finansreglement for Dyrøy kommune. Finansforskriftenpåleggerogsåkommunestyret å påseat administrativerutinersomsørgerfor at finansforvaltningenutøvesi trådmedfinansreglement,gjeldendelover og at rutinerer etablert, og at disseetterleves.rutineneskalværevurdertav uavhengig instansmedkunnskapom finansforvaltning. Sakenble behandleti formannskapet ,sak61/11,og vedtattutsatt.etternye vurderingerleggesforslagettil rutinerfram til ny behandlingmednoenredaksjonelleendringer. Administrasjonens vurdering Det er utarbeidetrutinerfor rapporteringpåfinansområdet.disseharværttil vurderingav Sør- TromskommunerevisjonIKS, somharavgitt enegenuttalelse.etterrådfra Sør-Troms kommunerevisjoniks ansesuttalelsenav ogsåå væredekkende etterat endringene er foretatt. Vedlagtfølgerforslagtil rutinerfor finansforvaltningenfor Dyrøykommune, samtuttalelsenfra Sør-Tromskommunerevisjon Rådmannensforslag til vedtak: Framlagteforslagtil rutinerfor finansforvaltningenfor Dyrøykommunevedtas. Ordførers innstilling: Sområdmannensforslag.

18 Saksprotokoll i Formannskapet Sakenutsettes.Enst. Vedtak i Formannskapet Sakenutsettes. Rolf Espenes ordfører ØysteinRørslett rådmann

19 Rutiner for finansforvaltningen Dyrøy kommune i Vedtatt i kommunestyret xx.xx.2011 sak xx/2011 1

20 RUTINER FOR FINANSFORVALTNINGEN I DYRØY KOMMUNE 1. Generelt 1.1.Økonomileder forvalter kommunens likviditet og gjeld i tråd med kommunens finansreglement. 2. Aktiv afor valtning (plassering av penger) 2.1.Økonomileder forestår kommunens likviditetsstyring. Historiske observasjoner av samlede likvide midler (plasseringer + saldo i bank) danner sammen med tilgjengelige likvide midler til enhver tid kommunens likviditetsprognose. 2.2.Inngåelse av avtaler (rammeavtaler, tjenestekjøp og lignende) gjøres av rådmann. 2.3.Økonomileder utarbeider posteringsbilag for transaksjoner som følger av plasseringer. Posteringsordre sendes regnskap innen 5 dager fra mottatt dokumentasjon. 2.4.Utbetaling og kontering foretas av økonomiavdelingen. 2.5.Økonomiavdelingen påser at det foretas fortløpende bankavstemminger. 2.6.Eventuelle tap på aktivaforvaltning meddeles rådmann og formannskap umiddelbart. 2.7.Økonomileder skal påse at fullmaktene i henhold til kommunens finansreglement er overholdt med hensyn til hvilke motparter, plasseringsinstrumenter og beløpsbegrensninger som benyttes. 3. Aktiv afor valtning (utlån) 3.1.Økonomileder inngår avtaler om forvaltning av kommunens formidlingslån (etableringslån og startlån). 3.2.Nav saksbehandler formidlingslån 3.3.Næringsstyret tildeler næringslån 2

21 4. Passiv afor valtning (innlån) 4.1.Nye lån opptas i henhold til vedtak i kommunestyret. 4.2.Kommunen skal fortrinnsvis ta opp samlelån for årets investeringer. 4.3.Det skal innhentes tilbud fra flere låneinstitusjoner med fast rente med varierende bindingstid og flytende rente. 4.4.Valg mellom fast og flytende rente og hvor lang eventuell bindingstid skal være tas på bakgrunn av vurdering av kommunens totale låneportefølje og rådende markedsforhold. Økonomileder utarbeider tilbudsbrev der aktuelle långivere minimum bes opplyse: Pålydende rente Effektiv rente 4.5.Rådmann og økonomileder vurderer de innkomne tilbud og bestemmer låneinstitusjon og lånevilkår. 4.6.Ordfører skriver under gjeldsbrevet. 4.7.Original av gjeldsbrev og øvrig korrespondanse i forbindelse med låneopptak arkiveres i sentralt arkiv. 5. Rapportering 5.1.I forbindelsen med tertialrapportering/økonomirapportering utarbeider rådmannen følgende: Oversikt over gjeldens fordeling på lånenes type, renteutvikling og låneinstitusjon. Oversikt over plassering av ledig likviditet med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Oversikt over plassering av langsiktig finansiell aktiva med fordeling på aktivaklasse og vilkår. Beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og rammene i finansreglementet. 3

22 Sør-Troms kommunerevisjon IKS Skånland/Gratangen/Ibestad/Lavangen/Salangen/Bardu/Dyrøy/Bjar Kontorsted Evenskjer Saksbehandler T i l K o p i t i l Kommunestyret i Dyrøy kommune Uavhengig attestasjonsrapport om rutiner for finansforvaltningen \71 lear gjennomgått Dyrøy kommunes rutiner for finansforvaltningen datert Kommunestyret' er ansvarlig for `at finansforvaltningen er underlagt administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Våroppgave er i henhold til ' 8 i forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, som uavhengig instans å vurdere kommunens rutiner for finansforvaltningen. Vi har utført vårt arbeid i samsvar med ISAE "Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk' økonomisk informasjon". Denne standarden krever at vi planlegger og gjennomfører kontrollhandlinger for å kunne avgi en uttalelse med høy, men ikke absolutt sikkerhet for at det ikke foreligger vesentlige feil eller mangler ved kommunens rutiner for finansforvaltningen. Vår vurderinger basert påfølgende kontrollhandlinger: Med utgangspunkt i finansreglementet, forskrifters og kommunelovens krav har vi kontrollert at det er etablert 'administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll det er utarbeidet rutiner for vurdering og håndtering av finansiell risiko i tråd med finansreglementet, herunder: ^) prosedyrer og retningslinjer for vurdering av alle typer finansiell risiko i finansielle avtaler før avtaleinngåelse o prosedyrer og retningslinjer for overvåkning og vurderinger av utviklingen i den finansielle risiko som kommunen er usatt for o forholdet til tillatt risikonivå og krav til risikospredning fastsatt i' finansreglementet det er rutiner for å avdekke, rapportere og følge opp avvik fra finansreglementet Vi niener at våre kontrollhandlinger gir et forsvarlig grunnlag for våruttalelse de fremlagte rutiner for finansforvaltningen tilfredsstiller finånsreglementet, forskriftens og kommunelovens krav Delroe uttalelsen er utelukkende utarbeidet for det formål som er beskrevet ovenfor og til komiunens informasjon, og skal ikke brukes til noe annet formåla Sor-Troms' kommunerevisjon IKS Finn Roar Sørensen Revisjonssjef Postadresse Sør-Troms koinmunerevisjom3ks Postboks' Evenskjer Besøksadresse Rådhuset, 9440 Evenskjer E-postadresse tkd2@skanland.kommun e.n o Telefon "Mobil Telefaks Bankkonto Foretaksregisteret KontoradresseSjøvegan Po.boks 77, 9355 Sjøvegan