SELSKAPSKONTROLL INNHERRED RENOVASJON

Transkript

1 SELSKAPSKONTROLL INNHERRED RENOVASJON Eierskapskontroll utført 2007 for Verdal kommune Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web: 1

2 1. INNLEDNING HJEMMEL AVGRENSNING OG PROBLEMSTILLING METODE SELSKAPET KOMMUNESTYRETS VEDTAK OG FORUTSETNINGER SENTRALE BESTEMMELSER OG ANBEFALINGER LOV OM INTERKOMMUNALE SELSKAP (IKS-LOVEN) FORURENSNINGSLOVEN Selvkostprinsippet Deponier og kravet om avsetninger til etterdrift ANBEFALINGER VEDR. EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE INNHERRED RENOVASJON IKS HISTORIKK SELSKAPSAVTALEN FOR INNHERRED RENOVASJON IKS REPRESENTANTSKAPET STYRET DRIFT OG ØKONOMI REVISJON VÅRE VURDERINGER Samsvar med lover og regelverk Samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Effektivitet og forsvarlig drift Informasjon til kommunestyret OPPSUMMERING OG KONKLUSJON KOMMENTARER VEDLEGG DIVERSE OPPLYSNINGER GJENNOMFØRTE INTERVJU OVERSIKT OVER FREMLAGTE DOKUMENTER Fra selskapet Fra kommunen OVERSIKT OVER SELSKAPETS EIERE* OVERSIKT MENGDER/KOSTNADER* OVERSIKT MENGDE/KOSTNADSUTVIKLING* AKTUELLE LOVBESTEMMELSER

3 1. Innledning 1.1 Hjemmel Kommunelovens kapittel 12 med forskrifter pålegger kommunene å føre kontroll med forvaltningen av kommunenes eierinteresser i selskaper mm, herunder å kontrollere hvorvidt den som utøver kommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll er dermed en lovpålagt ordning som skal bidra til at forvaltningen av det offentliges eierinteresser fungerer best mulig. Kontrollutvalget skal foreta løpende tilsyn, men i siste instans er det kommunestyret som har overordnet ansvar for at kommunen har en forsvarlig eierskapsforvaltning. Kommunalt heleide selskaper kommer inn under bestemmelsen i kommunelovens 80. Paragrafen hjemler kontrollutvalgets rett til å foreta de undersøkelser som finnes nødvendige, samt å kreve enhver opplysning som finnes påkrevd - både fra selskapets daglige leder og fra styret. Forskriftenes 5 tillegger kontrollutvalgets sekretariat samme rett. Selskapskontroll omfatter først og fremst den obligatorisk eierskapskontroll. I selskaper hvor kommunen har full innsynsrett, jf. kommunelovens 80, kan det dersom ønskelig også gjennomføres forvaltningsrevisjon. Kommunestyrene i Inderøy, Verdal, Levanger, Stjørdal, Frosta og Meråker vedtok alle i tiden desember 2005 februar 2006 Plan for selskapskontroll Disse planene inneholder en prioritering av selskap, og kontrollutvalgene kan dessuten omprioritere i perioden. KomSek Trøndelag IKS har utført en samkjørt eierskapskontroll i selskapet Innherred Renovasjon IKS (IR IKS) på vegne av de respektive kommuners kontrollutvalg. På denne måten er det oppnådd betydelige besparelser i forhold til eierskapskontroll for en og en kommune. 1.2 Avgrensning og problemstilling Selskapskontrollen har i denne omgang vært avgrenset til den obligatoriske eierskapskontroll. Ved eierskapskontroll er det forvaltningen og utøvelsen av eierinteressen som står i fokus. I tillegg vurderes selskapet ut fra et eierperspektiv. Forvaltning av eierinteressen er vurdert ut fra følgende kontrollperspektiver: Etterlevelse av kommunestyrets vedtak og forutsetninger Effektiv og forsvarlig drift Informasjon fra eierrepresentanter og selskap til kommunestyret Etterlevelse av aktuelle lovbestemmelser, avgrenset til o IKS lovens bestemmelser vedr. representantskapet o Hvorvidt det foreligger rutiner mht. selvkostberegninger og etterdrift av deponi. IR IKS er eier av og medeier i andre selskap. Eierskapskontrollen har kun omfattet IR IKS. 3

4 1.3 Metode Selskapskontrollen ble varslet i brev av og omfatter årene 2004, 2005, 2006 og Kontrollen har bestått av intervjuer og dokumentgranskning samt spørreskjema og analyser av framlagte dokumenter og de gitte opplysninger. Det vises her til listen over framlagte dokumenter i vedlegg. Innhentede opplysninger vurderes opp mot kommunestyrets vedtak og intensjoner, offentlig lovverk samt etablerte normer og anbefalinger. IR IKS ivaretar fellesoppgaver på vegne av kommunene for kommunenes innbyggere. Ved vurderingene er det derfor også lagt vekt på den offentlige debatt knyttet til eierstyring og selskapsledelse. 2.4 Selskapet Selskapet er opprettet for å ivareta eierkommunenes forpliktelser etter forurensningsloven. Etter vedtektene kan selskapet også ivareta andre oppgaver. For ytterligere informasjon, se kapittel 4.2. I et interkommunalt selskap kan eierne bare påvirke direkte gjennom representantskapet. Kommunen eier IR IKS sammen med ni andre kommuner. 2. Kommunestyrets vedtak og forutsetninger Da de fire kommunene Verdal, Levanger, Inderøy og Frosta etablerte Innherred Renovasjon i 1985, var det ut fra behovet for å få en ny, regional fyllplass når den gamle ble fylt opp. Selv om det ikke direkte er nedfelt i politiske vedtak, synes det helt klart at kommunestyrene i denne sammenhengen var bevisst på de økende utfordringene på renovasjonssektoren, og mente at et formalisert, interkommunalt samarbeid var løsningen. De opprinnelige vedtektene (1985) ga få føringer for virksomheten. Selskapets formål var i første omgang å anlegge og å drive kontrollert fylling for forbruksavfall. Selskapet kunne også ta opp til drøfting andre former for interkommunalt samarbeid for eksempel om tekniske anlegg eller innenfor innsamling/transport av avfall/slam. Meråker kommune sluttet seg til Innherred Renovasjon i 1997 og Stjørdal i Også her ser det ut til at det har vært praktiske argumenter som har vært bakgrunnen for kommunestyrenes vedtak om tilslutning. I 1999 ble Innherred Renovasjon omdannet til IKS (Interkommunalt selskap). Deltakerkommunene sluttet seg til selskapsavtalen (gjeldende fra ), og en må forutsette at de intensjonene kommunene bygger på, er formuleringene som ligger nedfelt i 4 i avtalen. 4

5 Ingen av kommunene har noen egen, dokumentert eierskapsstrategi. Gjennom representantskapets behandling av deler av strategiplanen, kan en likevel si at kommunene i fellesskap har sluttet seg til selskapets forretningsidé og hovedmål, hvor lovpålagte oppgaver, samfunnsansvarlig forretningsdrift, miljøsatsing og gode tjenester står sentralt. I tillegg kommer målsettingen om ytterligere effektivisering og redusert andel til deponi. 3. Sentrale bestemmelser og anbefalinger 3.1 Lov om interkommunale selskap (IKS-loven) Kommunestyrets påvirkning og styring kan kun skje i selskapets representantskap, gjennom den(de) valgte representant(er). Medlemskap i representantskapet er et offentlig verv, og kommunen har således ikke anledning til å la seg representere ved fullmektig etter privatrettslige regler. Myndigheten til å oppnevne representanter er lagt til kommunestyret. Denne myndigheten kan ikke delegeres til et annet organ, jf. 6 første ledd. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv bestemme om dets representanter skal velges ved forholdsvalg eller flertallsvalg, jf 6 andre ledd og kommunelovens 36 og 38. For et interkommunalt selskap kreves en skriftlig selskapsavtale med visse minimumskrav, jf. lovens 4. Selskapsavtalen skal vedtas av kommunestyret i hver enkelt av de deltakende kommuner. Tilsvarende gjelder ved endringer som faller innenfor lovens opplistede minimumskrav. Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmer med mindre annet er nedfelt i selskapsavtalen. Den enkelte deltaker hefter iht. 3 ubegrenset for en prosent- eller brøkdel av selskapets forpliktelser svarende til den enkeltes deltakerandel. Av 9 fremgår det at hver representant har én stemme med mindre annet er fastsatt i selskapsavtalen. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Iht. IKS lovens 20 skal representantskapet en gang i året vedta selskapets økonomiplan. 3.2 Forurensningsloven Kommunen er i henhold til Forurensningsloven 81 c forurensningsmyndighet på kommunalt nivå. Levanger kommune og Verdal kommune har overført myndighet (og plikter) etter Forurensningsloven til Innherred Samkommune, jf. Forskrift om godkjenning av vedtekter om forsøk med interkommunalt samarbeid mellom Levanger og Verdal kommuner. Forurensningsloven fastsetter et viktig prinsipielt skille mellom husholdningsavfall og næringsavfall. Etter forurensningslovens 30 er kommunen forpliktet til å sørge for innsamling av alt husholdningsavfall, dvs. avfall som har sitt opphav i en husholdning. 5

6 Kommunen er også forpliktet til å ha anlegg for opplag eller behandling av husholdningsavfall. Uten kommunens samtykke kan ingen samle inn husholdningsavfall. Kommunen skal fastsette gebyrer til dekning av kostnader forbundet med avfallssektoren, og loven har som prinsipp at avfallsprodusenten selv skal betale for kostnadene forbundet med håndteringen av avfallet. I henhold til forurensningslovens 34, kan gebyret knyttet til husholdningsavfall ikke settes høyere enn kommunens kostnader (selvkostprinsippet), men kommunene oppfordres til å fastsette differensierte gebyrer dersom dette vil kunne medvirke til avfallsreduksjon og økt gjenvinning. Det er således et generelt forbud mot å subsidiere selvkost området med inntekter fra andre områder. Overskudd og underskudd innenfor selvkostområdet skal føres mot den enkelte kommunes selvkostfond Selvkostprinsippet Med hjemmel i forurensningsloven er det utarbeidet forskrifter og retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. De viktigste er Rundskriv H-2140 (Kommunalog regionaldepartementet, januar 2003) og Veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr (Statens forurensningstilsyn 2004). SFT er utøvende myndighet iht forurensningsloven. Gebyret for husholdningsavfall som kommunen har plikt til å samle inn, motta og/eller behandle etter 29, 30 eller 31 må ikke overstige kommunens kostnader. Inntektene over en tidsperiode på 3-5 år må ikke overstige kostnadene for årene samlet. Kommunen kan imidlertid innenfor et slikt tidsperspektiv gjennom et bundet selvkostfond framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år. Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. Kostnadsgrunnlaget er kommunens samlede kostnader forbundet med innsamling, transport, mottak, oppbevaring, behandling, etterkontroll m.v. av slikt avfall. Også kapitalkostnader medregnes. Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringenes levetid. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfondet. Avsetninger til fremtidige etterdriftskostnader kan medtas og regnes som et kjerneprodukt ved tjenesten jf SFT-veilederen kapittel For å sikre at gebyrinntektene ikke overstiger selvkost, må kommunen foreta en etterkalkulasjon (selvkostregnskap) av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. For å skille kostnadene med husholdningsavfall fra kostnadene med næringsavfall må kommunene lage særskilte økonomiske oppsett. Når flere kommuner samarbeider innenfor selvkostområde, for eksempel gjennom et IKS, vil det kunne oppstå spørsmål knyttet til fordeling av kostnadene kommunene i mellom. Fordelingen må ikke framstå som at enkeltkommuner blir subsidiert på bekostning av de øvrige. 6

7 3.2.2 Deponier og kravet om avsetninger til etterdrift Fra juli 2009 skal alle deponier som er i drift oppfylle alle krav i avfallsforskriften kap. 9 om deponering av avfall. Statens Forurensningstilsyn utga i 2006 en veileder som fastsetter krav tilknyttet årlig avsetning til etterdriftsforpliktelse. Kravene gjelder særlig forpliktelser til avslutnings- og etterdriftsarbeidet, da disse forpliktelsene oppstår på et tidspunkt hvor deponiet normalt har ingen eller svært begrensede driftsinntekter. 3.3 Anbefalinger vedr. eierstyring og selskapsledelse De senere år har det vokst fram en stadig sterkere erkjennelse for betydningen av god eierstyring og god selskapsledelse. God eierstyring og god selskapsledelse har ikke bare stor betydning for det enkelte selskaps eiere - men også for samfunnet mer generelt. Eierstyring, herunder styrets oppfølging av den valgte revisor, og selskapsledelse har derfor fått mye oppmerksomhet i det siste. Styret i KS Eierforum har utarbeidet anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak. Budskapet er comply or explain gjør som anbefalt, eller begrunn hvorfor man i det enkelte tilfelle finner å måtte avvike fra anbefalingen KS Eierforums anbefalinger - som er tilgjengelig på KS nettsider - er under jevnlig revidering og går inn på følgende tematikk: Obligatorisk opplæring av folkevalgte Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Utarbeidelse og revidering av formål og selskapsstrategi Vurderinger og valg av selskapsform Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Plan for selskaps- og forvaltningskontroll Sammensetning av eierorgan Gjennomføring av eiermøter Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Styresammensetning i konsernmodell Oppnevnelse av vararepresentanter Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Kjønnsrepresentasjon i styrene Godtgjøring til styremedlemmer Arbeidsgiverorganisering Etikk og samfunnsansvar Adm.sjefens rollen vs. foretakene For statlig eierskap er det utarbeidet 10 styringsprinsipper som er lagt til grunn for eierforvaltningen (St.meld. 22/2002): 7

8 1. Aksjonærer skal likebehandles. 2. Det skal være åpenhet knyttet til statens eierskap i selskapene. 3. Eierbeslutninger og vedtak skal foregå på generalforsamlingen. 4. Det skal settes resultatmål for selskapene. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Kapitalstrukturen i selskapet skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. 6. Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold ut fra selskapets egenart. 7. Lønns- og insentivordninger bør utformes slik at de fremmer verdiskapningen i selskapene og fremstår som rimelige. 8. Styret skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse på vegne av eierne. 9. Styret bør ha en plan for eget arbeid og arbeide aktivt med egen kompetanseutvikling. Styrets virksomhet skal evalueres. 10. Selskapet skal være bevisst sitt samfunnsansvar. Det vises også til Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som er utarbeidet av de viktigste organisasjoner innenfor næringsliv og finans. Selv om denne i hovedsak er vinklet mot privat sektor, vil mye av både grunnlag og tilnærminger kunne ha stor overføringsverdi til utøvelsen av offentlig eierskap. 4. Innherred Renovasjon IKS 4.1 Historikk Selskapet Innherred Renovasjon ble som nevnt ovenfor stiftet i En gjennomgang av historien til IR IKS viser en sterk ekspansjon. Siden selskapet ble stiftet, har ytterligere 6 kommuner sluttet seg til samarbeidet. Mosvik i 1988, Leksvik og Meråker i 1997, Stjørdal i 1998 samt Malvik og Selbu i Selskapets hovedkontor er plassert på Ørin i Verdal. I løpet de siste 20 årene har renovasjonssektoren vært preget av formidabel økning i avfallsmengde og tilsvarende miljøutfordringer. På flere felt har IR IKS satset tidlig og offensivt, for eksempel ved å starte innsamling av spesialavfall fra husstandene i 1989 og å innføre fullskala kildesortering i Inderøy kommune i som den første i landet. Det er i dag deponi og komposteringsanlegg i Skjørdalen i Verdal, sorteringsanlegg (gjenbrukstorg) og anlegg for elektroniske og elektriske produkt på Mule i Levanger. Som følge av Lov om interkommunale selskaper (IKS loven) som trådte i kraft i 1999, gikk selskapet over til å bli IR IKS. Selskapet ble omdannet til konsern med datterselskapene Bruktbo (etablert 2002) og Retura (etablert 2003) på bakgrunn av endringer i forurensningsloven og av skattehensyn. Konsernet hadde 50 ansatte og en omsetning på 116,9 mill i

9 4.2 Selskapsavtalen for Innherred Renovasjon IKS Selskapsavtalen blir oppfattet som et sentralt styringsdokument, som også angir en del minimumskrav fra eierne. Selskapets formål fremkommer i 4: - ivareta deltagerkommunenes lovpålagte oppgaver innenfor avfallssektoren. Selskapet kan også utføre andre oppgaver innenfor fagområdet renovasjon eller beslektete områder. Dette må ikke medføre kostnader som fører til økt renovasjonsgebyr. Selskapet kan drive behandling av kloakkslam for de av deltagerkommunene som ønsker slik tjeneste. Selskapet kan etter vedtak i representantskapet opprette aksjeselskap eller delta i slike der dette er formålstjenlig for å ivareta sine interesser innenfor tjenesteområdet. Likedan definerer selskapsavtalen ansvars- og eierandel for hver kommune, med justering for folketall hvert fjerde år. Eierkommunene har ansvar og eierdel i forhold til folketall. Ved endringer i folketall blir ikke egenkapitalen regulert. 4.3 Representantskapet Eierkommunene har plasser i representantskapet etter folketall; kommuner med under innbyggere 1 repr., kommuner med innbyggere 2 representanter og kommuner med over innbyggere har 3 representanter; i alt 19, hver med sin stemme. Selskapsavtalen sier at ordføreren i hver kommune bør være representant. Funksjonstiden for representantene i representantskapet følger kommunevalgperioden (4 år). Organet velger selv leder og nestleder. For perioden var ordføreren i Meråker valgt som leder. Representantskapet har møte to ganger i året, og gjennomsnittlig oppmøteprosent er 85. Kjønnsfordelingen i representantskapet var ujevn i den kontrollerte periode, med 3 kvinner og 16 menn. Representantskapet gir i stor grad styret styringssignaler, men disse blir sjelden nedfelt i vedtak som konkrete krav. Flere av representantskapsmedlemmene som er intervjuet, bekrefter for øvrig at det ikke har vært diskutert å be administrasjonen utarbeide og legge fram økonomiplan. To av representantene fra Verdal kommune er blitt fritatt for lokalpolitiske verv i denne perioden, og kommunestyret har valgt nye. Årsmeldingen for selskapet blir ikke lagt fram for kommunestyret, men finnes tilgjengelig. Våre intervju kan gi inntrykk av at representantskapet ikke har blitt oppfattet som et aktivt forum for å utøve kommunens eierskap. 4.4 Styret Styret er valgt av representantskapet for fire år, men slik at 3 av de 6 styremedlemmene står på valg annethvert år. I tillegg velger de ansatte ett medlem. Et styremedlem gikk bort denne 9

10 valgperioden, og nytt medlem ble valgt av representantskapet. Begge kjønn er likt representert i styret; 50 % kvinner og 50 % menn. Styret har i den kontrollerte perioden i gjennomsnitt holdt 8 møter i året. Styremøtene har jevnt over vært fulltallig. Direktør, utviklingssjefen og økonomisjefen i selskapet er fast til stede på styremøtene. Styret har definert kvalitet og god service til innbyggerne/eierne som de høyest prioriterte mål. Mange styremedlemmer har bred erfaring fra politiske verv, og vårt inntrykk er at styret synes å ha hatt en økende rollebevissthet ut gjennom valgperioden. Representantskapets arbeidsform med uformell bruk av signaler kan synes å være videreført i styret. Styret har for øvrig gjennomført en egenevaluering. Gjennom slike evalueringer søker en å avdekke på hvilke punkter styrets arbeid og kompetanse bør styrkes. Revisor deltar i styremøte en gang i året. Styret har imidlertid ikke hatt møter med revisor uten at administrasjonen er tilstede, noe selskapsavtalen for selskapet for øvrig åpner for. 4.5 Drift og økonomi Selskapet forvalter deltagerkommunenes ansvar for husholdningsrenovasjon/forbrukeravfall, og har enerett til å ivareta eierkommunenes oppgaver etter 30 i forurensningsloven. De fleste tjenester blir kjøpt inn, hvilket innebærer anbudsutlysninger og senere oppfølging av avtaler. Selskapet har 11 personer (9,6 årsverk) ansatt i driftsorganisasjonen. IR IKS har utarbeidet forslag til renovasjonsforskrifter som er vedtatt i de enkelte kommunestyrene. To ganger i året krever selskapet inn renovasjonsgebyret på vegne av medlemskommunene. Hver eierkommune har eget selvkostfond som IR IKS fører regnskapet for. Det blir opplyst at fondene samlet sett står omtrent i null. Selskapet fikk miljøsertifisering i 2000, etter standarden NS-EN ISO HMS-styringen er knyttet til dette. Drift av deponi ble ført tilbake til IR IKS fra datterselskapet Retura i 2006, etter noen få år med denne ordningen. På etterdriftsfond (30 år etterdrift) står ca kr 10 mill. Eierrepresentantene, styreleder og direktør uttrykker at den faglige kvaliteten på virksomheten i IR IKS er svært høy. Selskapet har fokus på å være i teten når det gjelder miljøverntiltak og bruk av ny teknologi. Administrasjonen, dvs. både direktøren, andre i ledelsen og ansatte ellers, har arbeidet lenge i selskapet. Direktøren blir definert som en sentral fagperson i renovasjonsbransjen, med et stort nettverk. En viktig rettesnor for den administrative ledelsen er selskapets målsetting samfunnsansvarlig forretningsdrift. Styrelederen og direktøren opplyser at den interne kontakten er god. Styret gir vide fullmakter til direktøren, som orienterer styret om aktuelle tema i hvert møte. På tilsvarende måte synes styret å ha fått et stort spillerom av representantskapet. Det blir avsatt midler til kommunenes selvkostfond og til andre pliktige fond. Overskudd ut over dette blir satt av til investeringsfond mv. Selskapet opplyses å ha en solid egenkapital og 10

11 å ha en god likviditet. Fra den administrative ledelsen blir det uttrykt at en utarbeidet økonomiplaner for selskapet tidligere. Men på grunn av at den store usikkerheten knyttet til skiftende rammevilkår skal dette arbeidet ha gitt liten verdi. Utdrag fra selskapets regnskaper gjengis nedenfor. Utdrag fra resultatregnskapet - Morselskapet IR IKS Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat ( ) Ordinært resultat ( ) Årsresultat ( ) Utdrag fra balansen - Morselskapet IR IKS Sum anleggsmidler Varelager Kundefordringer Andre fordringer Bankinnskudd og kontanter Andre finansielle instrumenter Sum omløpsmidler Sum eiendeler Sum egenkapital Sum avsetninger for forpliktelser Kortsiktig gjeld Langsiktig gjeld Sum gjeld Sum gjeld og egenkapital IR IKS har eierinteresser i sju selskap; WEEE Recycling, Trøndelag Gjenvinning, ECOPRO, Rekom, Retura, Fibernor ( sovende selskap) og Ella miljøbil. Styret i IR IKS er generalforsamling i datterselskapene. ECOPRO er et anlegg for behandling av matavfall og slam fra om lag 50 kommuner, og skal etter planen stå ferdig i Verdalen (Skjørdalen) i mars Anlegget, som produserer elektrisitet og varme fra avfallsbehandlingen og en biorest til jord- og gjødselformål, blir definert som ett av de aller mest moderne i sitt slag i verden. Fylkesmannen har tidligere foretatt legalitetskontroll av vedtak i Steinkjer kommune om tildeling av rett til behandling av våtorganisk avfall. Etter at intervjuene i denne 11

12 selskapskontrollen var gjennomført, er vedtak om enerett i en av eierkommunene sendt fylkesmannen for legalitetskontroll. 4.6 Revisjon KomRev Trøndelag IKS er valgt av representantskapet som selskapets revisor. Revisjonsdirektør Tove Melgård er ansvarlig for revisjonsoppdraget. 5. Våre vurderinger 5.1 Samsvar med lover og regelverk Selskapskontrollen har vært avgrenset til eierskapskontroll. Det har derfor vært begrenset hvilke undersøkelser det har vært naturlig å iverksette. Kommunelovens 80 pålegger selskapet å varsle kontrollutvalget og kommunens revisor om tidspunktet for generalforsamlingen. En slik praksis er tidligere ikke blitt fulgt. Det vil her være naturlig at disse tilsendes kopi av innkalling og sakspapirer. I løpet av kontrollperioden har representantskapet i IR IKS ikke behandlet økonomiplaner for selskapet, jf. lov om interkommunale selskap Samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Det er ikke avdekket forhold som er i strid med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Ettersom kommunestyret ikke har formulert konkrete mål og krav (eierstrategi) for engasjementet i IR IKS, må kommunens representant i representantskapet forsøke å utlede eierstrategien ved gå å igjennom de vedtak som har berørt selskapet opp gjennom årene. Det legges således et stort ansvar på eierens representant. Dersom representantskapet ikke skulle gi klare vedtak eller føringer, vil selskapet selv måtte definere eiernes interesser og ønsker. I en slik situasjon vil selskapet i realiteten måtte styre utviklingen selv. En vil derfor anbefale at kommunestyret jevnlig, og helst en gang i valgperioden, tar stilling til målsetningene med eierskapet mv. Dette kan med fordel gjøres gjennom en egen sak om eierskap - hvor strategi og målsetting koordineres med de kommunale avfallsplaner, miljøplaner og lovpålagte krav. Selv om egne kommunale mål eller krav ikke alltid vil kunne bli oppfylt i et samarbeid, som nødvendigvis må baseres på omforente løsninger, vil slike vedtak være av betydning for aktiv eierdeltakelse på representantskapsmøter. Dersom kommunen ikke når fram med sine ønsker, vil kommunestyret få saken til ny behandling. Ut fra dette vil kommunestyret måtte avgjøre om vedtaket skal videreføres eller om omforent forslag skal godtas. Samtidig vil det alltid være mulighet til å reise forslaget på nytt ved en senere anledning. 12

13 5.3 Effektivitet og forsvarlig drift I 2005 vedtok representantskapet deler av strategiplanen for selskapet, og ga styret fullmakt til å vedta de resterende punktene. Saken har stått på møtekartet for styret, uten at det kan dokumenteres noen behandling. Flere tema og dokument som går på retningslinjer og planlegging har tatt 1-2 år fra første drøfting i styret og fram til vedtak/gjennomføring helt i slutten av valgperioden. Dette gjelder både stillingsinstruks for direktør, retningslinjer for styrets arbeid og egenevaluering av styrets virksomhet. Styrets egenevaluering blir ansett som et viktig grunnlag ved oppnevnelse av nye styremedlemmer. Rapport etter styrets egenevaluering bør derfor behandles særskilt av valgnemnda, jf. både anbefalinger fra KS eierforum (kommunal sektor) og Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse (privat sektor). Selskapets formål er primært å levere tjenester som har avgjørende betydning for hvorledes samfunnet fungerer over tid. Ettersom kommersielle hensyn er underordnet de samfunnsnyttige hensyn, samt at det ikke er stilt resultatkrav fra eierkommunene, vil vi ikke gå inn på rentabilitetsbetraktninger. Nøkkeltall* Arbeidskapital Likviditetsgrad 1 11,36 6,19 3,15 3,12 Egenkapitalandel i % (soliditet) 44,2 40, Kapitalens omløpshastighet 0,66 0,58 0,6 0,67 Resultatgrad 11,1-0,3 6,1 0,9 * Tallene er utarbeidet med utgangspunkt i selskapets årsregnskaper vi har ikke foretatt beregninger av eventuelle skjulte reserver. Arbeidskapital er omløpsmidler fratrukket kortsiktig gjeld. Arbeidskapitalen forteller hvor mye av omløpsmidlene som er finansiert med langsiktig kapital. Et minimumskrav er at arbeidskapitalen skal være positiv, dvs. at alle anleggsmidler, pluss noe av omløpsmidlene, skal være finansiert med langsiktig kapital. Likviditetsgrad 1 er et mål på hvor mye kortsiktige midler selskapet har i forhold til forpliktelsene selskapet har på samme tidshorisont. Mange mener at likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel forteller hvor stor den bokførte egenkapital er i forhold til bokført totalkapital. Egenkapitalandelen er bedriftens viktigste soliditetsmål, og viser hvor solid bedriften er i forhold til å kunne stå imot eventuelle fremtidige tap. I Norge vurderes en egenkapitalandel på 10-20% til å være normalt, mens en soliditet på over 20 % er meget bra. Kapitalens omløpshastighet er et mål på hvor effektivt bedriften utnytter den samlede kapitalen som er bundet i bedriften. En reduksjon i dette tallet betyr at bedriften har fått svekket sin kapitalutnyttelse. 13

14 Resultatgrad viser hvor mye driftsresultatet utgjør i prosent av driftsinntektene. Graden forteller hvor stor prosentandel av driftsinntektene som er igjen til dekning av finanskostnader, avskrivninger og ekstraordinære poster mv. Ut fra de beregnede nøkkeltall synes IR IKS å være et solid selskap med god likviditet. 5.4 Informasjon til kommunestyret Selskapet (v/direktøren) holder orientering for kommunestyret om virksomheten. Dette skjer vanligvis minst én gang i hver valgperiode. Med bakgrunn i kravet i Forurensningslovens 34 fastsetter kommunestyret hvert år gebyrsatser for renovasjon, etter forslag fra IR IKS. Denne saken gir også anledning til å kunne komme inn på renovasjonsordningen og selskapet mer generelt. Felles for alle våre intervjuer er at representantskapsmedlemmet opplever forholdsvis liten interesse fra kommunestyret. Dette gjelder både for å drøfte eller for å få informasjon om selskapet. Årsaken til dette synes å være nokså entydig: Lokalpolitikerne synes å ha vært svært fornøyd, både med prisnivå og med kvaliteten på de tjenester selskapet har levert. Det har derfor knapt blitt stilt spørsmål eller gitt føringer for driften av selskapet. Med forbehold om enkelte unntak, virker det derfor som om kontakten mellom eierkommunene og representantskapsmedlemmene er svak. Skriftlige rutiner for rapportering fra representantskap til eierne (kommunestyret) er ikke dokumentert, og denne praksisen bør drøftes. 6. Oppsummering og konklusjon Ut fra vårt helhetsinntrykk synes IR IKS å være et veldrevet selskap. Det vil imidlertid alltid finnes et rom for forbedringer, kanskje særlig i kontaktpunktet mellom kommunestyre og representantskap. Prinsipielt kan det diskuteres hvorvidt et relativt ensidig fokus på produktet (renovasjonstjenestene) er heldig som styringskriterium. Innenfor husholdningssektoren skal selskapet imidlertid drive til selvkost. Følgende forhold synes å fungere tilfredsstillende: Kontrollen har ikke avdekket forhold som er i strid med kommunale vedtak og forutsetninger. Selskapet ser ut til å være seg bevisst det samfunnsmessige ansvaret, og har klare strategier og rutiner for internkontroll, drift, utvikling og miljø. Selskapet synes å ha en aktiv holdning til informasjon og kommunikasjon med eierne. 14

15 Følgende forhold kan forbedres: Representantskapet og styret tilrås å skriftliggjøre føringer, mål og resultatkrav i større grad. Slike tilbakemeldinger synes å bli gitt muntlig når det holdes orienteringer i møtene, men lite dokumenteres i form av vedtak. Videre tilrås den enkelte eier å utarbeide en eierskapsmelding. Her vil mål og resultatkrav mv.(eierstrategi) overfor selskapet kunne bli definert og koordinert med eventuelle kommunale miljøplaner og lovpålagte krav mv. Det vil her også være naturlig at rutiner mht. tilbakerapportering til kommunestyret inngår. I samsvar med 20 i Lov om interkommunale selskap bør representantskapet i IR IKS innføre en praksis med å behandle økonomiplan en gang i året. Kontrollutvalget og kommunens revisor bør få kopi når det sendes innkalling til representantskapsmøter. 7. Kommentarer Styreleder og selskapets direktør har kommet med enkelte mindre korrigeringer til fakta som er blitt innarbeidet i den endelige rapport. 15

16 8. Vedlegg 8.1 Diverse opplysninger Rapport Selskapskontroll Rapportnr: Selskapets navn: Innherred Renovasjon IKS Org.nr.: Kommuner: Inderøy, Verdal, Levanger, Frosta, Stjørdal og Meråker. Bransje: Offentlig renovasjon Kontrollører: Per Helge Genberg Oppstart dato: 29.august 2007 Paul Stenstuen Kontrollperiode: Rapport dato: 8.2 Gjennomførte intervju Fra selskapet: Direktør Per Jarle Eriksen Dato: 16.oktober 2007 Kontrollører: Styrets leder: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Inderøy kommune: Kontrollør: Repr.skapsmedlem Frosta kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Levanger kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Meråker kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Stjørdal kommune: Kontrollører: Repr.skapsmedlem Verdal kommune: Kontrollører: Per Helge Genberg Paul Stenstuen Håvard Okkenhaug Per Helge Genberg Paul Stenstuen Svein Jørum Per Helge Genberg Lars Myraune Per Helge Genberg Paul Stenstuen Odd Thraning Per Helge Genberg Paul Stenstuen Bård Langsåvold Per Helge Genberg Paul Stenstuen Einar Fløttum Per Helge Genberg Paul Stenstuen Kjell Woll Sigurdsen Per Helge Genberg Paul Stenstuen Dato: 16.oktober 2007 Dato: 26.oktober 2007 Dato: 29.oktober 2007 Dato: 29.oktober 2007 Dato: 31.oktober 2007 Dato: 29.november 2007 Dato: 5.desember

17 8.3 Oversikt over fremlagte dokumenter Fra selskapet Stiftelsesdokumenter: Møteprotokoll Konstituerende møte 14/ Møteprotokoll Styremøte 14/ Vedtekter og vedtektsendinger: Vedtekter for Innherred renovasjon fra 1985 Selskapsavtale fra 1/ Selskapsavtale vedtatt 29/ Møteinnkallinger og møteprotokoller for representantskapet fra 2004-april 2007 Møteinnkallinger og møteprotokoller for styret fra 2004-september2007 Selskapets årsregnskaper og styrets årsberetninger for årene 2004, 2005 og 2006 Revisors beretning 2004, 2005 og 2006 Strategiplan IR pr 2005 Stillingsinstruks for direktør Forskrifter som administreres av IR Diverse avtaler mellom deltagerne og selskapet: Fra kommunen Svarskjema melding om selskapskontroll 28/ K-sak 138/84 K-sak 172/84, Organisering av det interkommunale samarbeidet om renovasjon. Utbygging av fyllplass på Mule i Levanger K-sak 48/85 Brev fra fylkesmannen 1. mars 1985 K-sak 159/92, Innherred Renovasjon - Felles inntransport av avfall Vedlegg til F-sak 246/93, avtale mellom IR og Verdal kommune om ansvar for inntransport av avfall og drift av gjenbrukstorg K-sak 97/03, Valg av styrer råd og utvalg m.m Representanter til representantskapet i IR K-sak 100/05, valg av nytt medlem til representantskapet for Innherred Renovasjon K-sak 98/05, valg av medlemmer etterinnvilget fritak K-sak 3/06, Endring i selskapsavtale for IR 17

18 8.4 Oversikt over selskapets eiere* Innherred Renovasjon IKS eies av 10 kommuner. Eierandel av selskapet regnes ut i fra kommunenes innbygger antall. Renovasjonsgebyret er vedtatt i kommunene. Selbu kommune Malvik kommune Meråker kommune Stjørdal kommune Frosta kommune Levanger kommune Verdal kommune Inderøy kommune Mosvik kommune Leksvik kommune Eierandel Innbyggere 4,7 % ,7% ,0 % ,2 % ,9 % ,6% ,6% ,1% ,0% % * Innhentet fra selskapet 18

19 8.5 Oversikt mengder/kostnader* Mengder/kostnader Hentet husholdningsavfall ( 3-dunk ) Blå dunken Brun dunken Grønn dunken Sum hentet hjemme Levert gjenbrukstorg (gratis) Sum Antall besøk fra husholdning Sum returpunkt Tonn husholdning totalt Antall innbyggere * Innhentet fra selskapet 19

20 8.6 Oversikt mengde/kostnadsutvikling* Mengde/kostnadsutvikling Kostnader husholdningsavfall Innbetalt gebyr - overskudd / underskudd kr kr kr kr Innbetalt Hytte / Fritid kr kr kr kr Sum husholdning kr kr kr kr Behandlingskostand p.r. kg hush. avfall kr 1,58 kr 1,51 kr 1,44 kr 1,38 Kostnad p.r. Innbygger kr 604,91 kr 654,31 kr 688,18 kr 664,66 Kostnader p.r. Hytte kr 516,67 kr 537,37 kr 541,68 kr 568,76 * Innhentet fra selskapet 20

21 8.7 Aktuelle lovbestemmelser Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 med endringer av 12. desember 2003 Lov om interkommunale selskaper nr 6 av 29.juni Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 Lov om revisjon og revisorer av 15. januar 1999 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.m. av 15. juni 2004 Riksrevisjonens retningslinjer for selskapskontroll. Vedtatt 15. desember 1998 Arbeidsmiljøloven Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) av 13.juni 1981, sist endret 1.juli Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) av 1.juni 2004 nr 930 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) av 6.desember 1996 nr 1127 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (Kommunal- og regionaldepartementet, Kommunalavdelingen, januar 2003) Statens Forurensningstilsyn: Veileder om beregning av kommunale avfallsgebyr (TA- 2001/2003) Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften, FOR nr 930) Statens forurensningstilsyns (SFT) veileder om krav til finansiell garanti for avfallsdeponier (TA-2150/2006). Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven) av 17.juli 1998 nr 56 med senere endringer. 21