Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 Registrering og oppfølging av Elevfravær i de videregående skolene Sør-Trøndelag fylkeskommune Oktober 2009

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden juni - oktober Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 5. oktober 2009 Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Anna Ølnes /s/ Prosjektmedarbeider - ELEVFRAVÆR - 3

4 0 Sammendrag I Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt i fylkestingets møte den ble registrering og oppfølging av elevfravær i de videregående skolene prioritert. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonen i sak 4/09 og ba i vedtaket om å iverksette en forvaltningsrevisjon innen både registrering og oppfølging av elevfravær. Bestemmelser om elevfravær er regulert i opplæringslovens 3-7. Her går det frem at fylkeskommunen skal vedta forskrift om ordensreglement for den enkelte skole. I Sør-Trøndelag fylkeskommune ble en slik forskrift om felles ordensreglement for alle videregående skoler vedtatt i mars Ordensreglementets kapittel fire omhandler blant annet oppmøte og fravær. Det går frem av ordensreglementet at for stort fravær kan få konsekvenser for ordens- og fagkarakter til eleven. Fravær kan påvirke elevenes muligheter til å oppnå studie- og yrkeskompetanse og kan ha sammenheng med frafall. STFK har lavere andel frafall enn landsgjennomsnittet og sammenlignbare fylker. Frafallet viser likevel en svak stigende tendens, noe som gjør at frafallsproblematikken må vies oppmerksomhet i fylket. Kriteriene som revisor har brukt i undersøkelsen er hentet fra opplæringsloven og fylkestingets vedtak om forskrift om felles ordensreglement i videregående skoler i Sør-Trøndelag, samt samhandlingsplan for bedre gjennomføring i videregående opplæring. Revisor har intervjuet ledere og andre nøkkelpersoner innenfor videregående opplæring. Det er gjennomført 2 intervju med rektorer som grunnlag for en spørreundersøkelse blant rektorer i videregående skole. Svarprosenten på undersøkelsen var på 92 %. Alle intervju er verifisert. Interne og eksterne dokumenter som vedrører elevfravær og frafallsproblematikk er gjennomgått. Rapporten har vært til høring hos fylkesrådmannen. Høringen har skjedd i form av et høringsmøte. Referatet fra høringsmøtet er utsendt til fylkesrådmannen. Fylkesrådmannen har verifisert referatet, dette er vedlagt rapportens vedlegg 1. Revisors kommentarer til høringsmøtet er gjengitt i kapittel 5. Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Har STFK et tilfredsstillende system for å håndtere elevfravær? Hovedproblemstillingen er belyst gjennom følgende to delproblemstillinger: 1. Har STFK system for fraværsregistrering? 2. Har STFK rutiner som sikrer oppfølging av elevfravær? Konklusjon på hovedproblemstillingen er at skolene har rutiner for registrering og oppfølging av elevfravær. Innholdet i rutinene og praksis varierer mellom skolene. Flere skoler mangler kontrollrutiner som sikrer at fraværsregistrering og oppfølging er i tråd med regelverket og sikrer elevenes rettigheter og plikter. Det er viktig at fylkeskommunen har systemer som ivaretar overføring av informasjon fra ungdomskolen om elevfravær ved oppstart til videregående skole. Systemene må ivareta denne informasjonen sikkert og i henhold til personvernbestemmelser. Det kan bedre skolenes mulighet til å planlegge og iverksette tiltak for å følge opp elevfravær på et tidlig tidspunkt. Det er revisors inntrykk at det bør være sterkere fokus på fortløpende registrering og oppfølging som utføres jevnlig i skoleåret. 1. Har skolene lik praksis for registrering av fravær blant elever? STFK har vedtatt felles ordensreglement som viser hvordan registrering av elevfravær skal utføres. Reglene er gjort kjent blant elever og lærere. Ordensreglementet gir frihet til at skolene kan vedta lokale permisjonsregler. 12 av 25 skoler har vedtatt lokale permisjonsregler. De 12 lokale permisjonsreglene har nokså ulikt innhold for blant annet hvem som har ansvar for å gi permisjon. Noen skoler velger å spesifisere nærmere hvilke forhold det gis permisjon for og noen spesifiserer elevers plikter ved permisjon. 4 - ELEVFRAVÆR -

5 Systemet for registrering av fravær for enkeltelever fungerer tilfredsstillende og i tråd med ordensreglementet. Skolene har rutiner som viser hvordan registreringen av elevfravær skal utføres. Rutinene er ulike når det gjelder tidspunkt for registrering. Små skoler registrerer fravær sjeldnere enn større skoler. 10 av skolene mangler kontrollrutiner for å kontrollere om praksis er i samsvar med rutinene. Mangelfull IKT-kompetanse, tidspress og mangel på varslingsmekanismer i registreringssystemet kan være årsaker til svakheter i registreringspraksisen. 2. Følger fylkesrådmannen opp fravær blant elver i videregående skole? Rapporteringen til øverste ledelsesnivå viser informasjon om totalt fravær blant elever. Det er viktig at både skoleeier og skolens ledelse i større grad involverer seg i fraværsrapporteringen for å sikre at fraværet følges opp. Skolene har rapportering om elevfravær, men det er ulikheter når det gjelder innhold og hyppighet. De minste skolene skiller seg noe ut ved at rapporteringen skjer sjeldnere enn ved de store skolene. Rapporteringen av elevfravær og innhold i denne er viktig for å sikre at oppfølging skjer raskt, og at det legges til rette for at elevene møter opp på skolen og står. Skolene har igangsatt tiltak for oppfølging og forebygging av elevfravær. Det er i mindre grad etablert tiltak for oppfølging av fravær ved distriktsskoler enn ved byskoler. Rektorene gir ulike tilbakemeldinger om tiltak og forebygging av elevfravær, noe som kan medføre et behov for en gjennomgang av disse i videregående opplæring. Det mangler et helhetlig system for overføring av fraværsinformasjon mellom ungdomsskolen og videregående opplæring. Revisor etterlyser særskilt informasjon for elever som har høyt fravær i ungdomsskolen. Det er viktig med informasjon om fravær fra skolestart for å iverksette tiltak, og gjerne i løpet av den første tiden etter at elevene har begynt i videregående skole. Det generelle fraværet er lavt i følge rektorene. Det egenmeldte elevfraværet er høyest, mens legemeldt og elevfravær det er søkt permisjon for er lavest. Omfanget av elever som søker om sletting av fravær er lavt. Det permisjonsrelaterte fraværet er middels høyt. Det er størst omfang av permisjoner for feriereiser. Deretter følger permisjoner for tillitsvalgte i elevorganisasjoner. Det er lavest omfang av permisjoner for religiøse høytider. Anbefalinger Revisor anbefaler at fylkesrådmannen sørger for at registrering og oppfølging av fravær blir kvalitetssikret, og at det er kontrollrutiner for dette ved den enkelte skole. I dette arbeidet er det viktig å legge til rette for rask registrering og hurtig oppfølging. Revisor anbefaler videre at arbeidet med å etablere system for utveksling av fraværsinformasjon mellom ungdomskole og videregående skole videreføres og styrkes, og at det her legges vekt på å få til et system som både ivaretar personvern og informasjonsbehov for å forebygge fravær og eventuelt frafall. - ELEVFRAVÆR - 5

6 6 - ELEVFRAVÆR -

7 0 SAMMENDRAG INNLEDNING Elevfravær og konsekvenser for gjennomføring PROBLEMSTILLINGER, REVISJONSKRITERIER OG METODE Problemstilling og avgrensing Revisjonskriterier Metode REGISTRERING AV ELEVFRAVÆR Revisjonskriterier Resultat Revisors vurdering OPPFØLGING AV ELEVFRAVÆR Revisjonskriterier Resultat Revisors vurdering HØRING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger KILDER VEDLEGG 1 - HØRINGSSVAR VEDLEGG 2 - LOKALE PERMISJONSREGLEMENT I VGS VEDLEGG 3 - ANDEL ELEVER SOM IKKE FULLFØRER VEDLEGG 4 - DATAMATERIALET TIL SPØRREUNDERSØKELSEN ELEVFRAVÆR - 7

8 1 Innledning Denne rapporten er basert på en forvaltningsrevisjon av tilrettelegging for registrering og oppfølging av elevfravær i de videregående skolene i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK). Revisjon Midt-Norge IKS mottok fra Kontrollutvalgets sekretariat, i brev av , en bestilling av gjennomføring av forvaltningsrevisjon om registrering og oppfølging av elevfravær i videregående opplæring. Prosjektet ble prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av fylkestinget i sak 29/2008, og kontrollutvalgets sak 4/2009. I vedtaket bes det om å iverksette en forvaltningsrevisjon innen området registrering og oppfølging av elevfravær. STFK har egne bestemmelser om fravær, som fylkestinget vedtok i sak 3/07 i forbindelse med et felles ordensreglement for alle videregående skoler i Sør-Trøndelag. Det er utarbeidet en samhandlingsplan for bedre gjennomføring i videregående opplæring som ble behandlet i fylkestinget i sak 94/08. Samhandlingsplanen gir en oversikt over forskning og statistikk vedrørende frafall og nye tiltak for å bedre gjennomføringen i videregående opplæring. 1.1 Elevfravær og konsekvenser for gjennomføring Bestemmelser om elevfravær er regulert i opplæringslovens 3-7. Her går det fram at fylkeskommunen skal vedta forskrift om ordensreglement for den enkelte skolen. I Sør-Trøndelag fylkeskommune ble en slik forskrift vedtatt i mars Forskriften gir blant annet retningslinjer for utarbeidelse av lokale ordensregler ved skolene. Forskriftens kapittel 4 omhandler bl.a. oppmøte og fravær. Her fremgår bestemmelser om egenmelding, sykefravær og permisjoner, og hvilke konsekvenser fravær kan få for karaktersetting. I saken beskrives det at ordensreglementet vedtas med følgende forutsetninger: 1. Det vedtas noen felles ordensregler som skal gjelde for alle skoler 2. Det vedtas retningslinjer for skolenes utarbeidelse av egne lokale regler 3. Innenfor disse rammer kan skolene fastsette egne lokale regler. Disse kan ikke være i strid med de felles reglene. Fylkestinget vedtok i saken at innenfor rammen av de felles reglene kan skolene fastsette egne lokale regler. Disse kan ikke være i strid med de felles reglene. Det beskrives videre i saken om felles forskrift om ordensreglement at begrepet ugyldig fravær oppleves som problematisk av flere skoler. Begrepet forekommer i tidligere forskrift til opplæringsloven hvor det heter at "ugyldig fravær kan føre til nedsatt karakter i orden" hvor begrepet ikke er nærmere definert. Ugyldig fravær defineres som fravær som ikke er dokumentert ved permisjon, egenmelding eller legeattest i ordensreglementet. Slikt fravær kan altså medføre nedsatt karakter i orden. Det resterende elevfraværet betraktes som gyldig fravær. Det er vedtatt en ny forskrift for opplæring som gjelder fra , denne skiller ikke mellom ugyldig og gyldig fravær men forholder seg til alt fravær til eleven. Opplæringslovens og fylkeskommunens bestemmelser om fravær er nærmere beskrevet i rapportens kapittel 2 om revisjonskriterier. Tilstedeværelse og fravær kan påvirke elevenes muligheter til å oppnå studie- eller yrkeskompetanse. Bekymringen for fravær ses ofte i sammenheng med problematikken rundt frafall. STFK har lavere andel frafall enn landsgjennomsnittet og sammenlignbare fylker. Frafallet viser en svakt stigende tendens som gjør at det er grunn til å ta frafallproblematikken alvorlig også her i fylket. Statistikken fra viser at frafallet varierer en god del mellom utdanningsprogrammene, og at det er størst på yrkesfaglige studieretninger. 1 Forskrift om felles ordensreglement for alle videregående skoler i Sør-Trøndelag, inkludert retningslinjer for skolenes utarbeidelse av egne lokale ordensregler. Vedtatt av Fylkestinget Vedlegg 3 viser nærmere informasjon om frafall innen utdanningsprogram til STFK 8 - ELEVFRAVÆR -

9 2 Problemstillinger, revisjonskriterier og metode Problemstillingene er en konkretisering av kontrollutvalgets bestilling, og danner utgangspunktet for undersøkelsen. Det hentes inn revisjonskriterier for hver problemstilling. Revisjonskriteriene hentes fra lovkrav, retningslinjer og forventninger som gjelder på det reviderte området. Problemstillinger og revisjonskriterier er bestemmende for hvilke data som samles inn og hvilken metode som brukes for å innhente relevante data. 2.1 Problemstilling og avgrensing Fraværsregistrering og frafallsproblematikk er et komplekst område, der den enkelte skole og skoleeier har et ansvar for å tilrettelegge for at elevene møter opp og består utdanningsløpet. Forhold i elevens familie og sosiale miljø, kan også påvirke fraværet. Kontrollutvalget har avgrenset sin bestilling til en vurdering av prinsipper og praksis for registrering og oppfølging av elevfravær. Det er vedtatt ny forskrift til opplæringen som gjelder fra Denne fører til endringer i dagens ordensreglement. Inntil forskrifter om ordensreglement for videregående skole blir endret er det forskrift til opplæringsloven som gjelder. I den nye forskriftens Føring av fravær i videregående opplæring heter det blant annet: Alt fråvær skal førast på vitnemålet og kompetansebeviset. Fråvær skal førast i dagar og enkelttimar. Dersom det er mogleg, skal eleven leggje fram dokumentasjon av fråværet frå opplæringa på førehand. For inntil samanlagt 14 skoledagar i eit opplæringsår, kan ein elev krevje at følgjande fråvær ikkje blir ført på vitnemålet dersom det kan dokumenterast at fråværet skyldast: helse- og velferdsgrunnar, arbeid som tillitsvald, politisk arbeid, hjelpearbeid, lovpålagt oppmøte, representasjon i arrangement på nasjonalt og internasjonalt nivå. Organisert studiearbeid og skoleadministrative gjeremål etter avtale med faglæraren eller rektor, skal ikkje reknast som fråvær. Innanfor ramma av 14 skoledagar kan elevar som er medlemmer av andre trussamfunn enn Den norske kyrkja, krevje at inntil to dagar fråvær som er knytt opp mot ei religiøs høgtid, ikkje blir ført på vitnemålet. Den nye forskriften skiller ikke mellom ugyldig og gyldig fravær men beskriver dette som "Alt fravær" noe som vil få betydning for STFKs håndtering av elevfravær. Det gis i tillegg en oversikt over hvilket fravær elevene kan søke om å ikke føre på vitnemål eller kompetansebevis og hvor mange dager dette er anledning til å søke om, 14 dager. Det er utarbeidet et skjema "søknad om fri fra opplæringen og sletting av fravær på vitnemål eller kompetansebevis" som skal ivareta endringene i forskrift til opplæringsloven. Revisor har i undersøkelsen lagt vekt på det vedtatte ordensreglementet i undersøkelsen og ikke den nye forskriften som gjelder fra , men har valgt å endre vurderinger tilknyttet disse endringene. Hovedproblemstilling for forvaltningsrevisjonen har vært: Har STFK et tilfredsstillende system for å håndtere elevfravær? Hovedproblemstillingen er belyst gjennom følgende to delproblemstillinger: 1. Har STFK system for fraværsregistrering? 2. Har STFK rutiner som sikrer oppfølging av elevfravær? - ELEVFRAVÆR - 9

10 2.2 Revisjonskriterier Retten til videregående opplæring er hjemlet i 3-1 i opplæringsloven, som slår fast at alle ungdommer som har fullført grunnskolen har rett til videregående opplæring. Med denne retten følger også plikter. 3-7 i opplæringsloven forplikter fylkeskommunen å gi forskrift om elevenes rettigheter og plikter gjennom en forskrift om ordensreglement. Denne bestemmelsen og STFKs vedtatte ordensreglement har vært sentrale kilder for revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen. Dessuten har Samhandlingsplan for bedre gjennomføring i videregående opplæring 3 vært en viktig kilde for revisjonskriterier. 2.3 Metode Revisor har gjennomført intervju med ledere og andre nøkkelpersoner innenfor videregående opplæring. I tillegg er det gjennomført en elektronisk spørreundersøkelse blant samtlige rektorer. Revisor har dessuten gjennomgått interne og eksterne dokumenter som vedrører elevfravær og frafallsproblematikk. I tillegg til oppstartsmøte med opplæringsdirektøren, har revisor gjennomført intervju med nøkkelpersoner i Fagenheten for opplæring, blant annet koordinator for oppfølgingstjenesten (OT-koordinator), systemansvarlig for skoleadministrative systemer, i tillegg til en annen rådgiver i fagenheten, som har oppgaver knyttet til disse problemstillingene. Rektorer ved to av skolene er også intervjuet. Disse representerte én byskole og én distriktsskole, i tillegg til yrkesfaglig og studieforberedende utdanningsprogram. Det er skrevet referat fra intervjuene, som er verifiserte av de som ble intervjuet. Referatene fra intervju med rektorene var grunnlag for utarbeiding av den elektroniske spørreundersøkelsen og det er referert til disse i undersøkelsen. Spørreundersøkelsen ble sendt ut til alle rektorene. Svaroppslutningen i undersøkelsen var på 92 % 4, noe som ut fra revisors vurdering er en tilfredsstillende svarprosent. Nesten halvparten av de som har svart er rektorer ved skoler med inntil 350 elever, 10 fra skoler med elever og 2 fra skoler med mer enn 800 elever. I overkant av halvparten av de som har svart er rektorer ved skoler i Trondheim, eller Trondheimsområdet. De øvrige er rektorer ved såkalte distriktsskoler. Resultatene fra spørreundersøkelsen gjennomgås i kapittel 3 og 4. Datagrunnlaget er lagt ved rapporten (vedlegg 4). I analysen av materialet har revisor sett etter eventuelle ulikheter mellom store og små skoler. Der det er ulikheter har dette blitt kommentert. 3 Registrering av elevfravær I dette kapitlet presenterer vi resultatene for første delproblemstilling i undersøkelsen. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene. Deretter følger resultatene fra intervjuene knyttet til denne problemstillingen, og til slutt revisors vurderinger. 3.1 Revisjonskriterier Registrering av elevfravær reguleres i opplæringslovens 3-7, der det heter at fylkeskommunen skal gi forskrifter om ordensreglement for videregående skole. Reglementet skal gi regler om rettene og pliktene til elevene så langt de ikke er fastsette i lov eller på en annen måte. Reglementet skal inneholde regler om oppførsel, regler om hva for tiltak som skal kunne brukes mot elever som bryter reglementet, og regler om framgangsmåten når slike saker skal behandles. STFK har et ordensreglement som gir bestemmelser om fravær (vedtatt ). I reglementets punkt er dette nærmere konkretisert. Det er blant annet at eleven skal levere egenmelding ved sykefravær som varer fra en skoletime til tre kalenderdager. Egenmelding kan benyttes ved til sammen inntil 12 sykefraværsdager i løpet av skoleåret. Et egenmeldingsskjema er utarbeidet og gjelder for alle skolene. Fravær som ikke er dokumentert ved permisjon, egenmelding eller legeattest, betraktes som ugyldig fravær og vil få konsekvenser for ordenskarakteren. Høyt fravær kan føre til at det blir vanskelig å gi vurderinger, noe som i ytterste konsekvens kan gjøre det vanskelig å sette 3 FT-sak 94/08 Samhandlingsplan for bedre gjennomføring i videregående opplæring 4 Undersøkelsen er sendt ut til 25 respondenter, 23 av disse har besvart undersøkelsen ELEVFRAVÆR -

11 fagkarakter. Brudd på ordensbestemmelsens punkt 4.7 om fravær kan få konsekvenser for karakterene i orden og adferd. Punkt 8.4 i ordensreglementet inneholder bestemmelser om sanksjoner/konsekvenser ved brudd på reglementet. Brudd på reglementet kan medføre muntlig påtale, bortvisning for kortere eller lengre tidsrom, eller tap av retten til videregående opplæring. Ordensreglementet har de samme prinsippene for fravær som elevene vil møte i arbeidslivet. Reglementet har paralleller til avtalen om inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen), som gjelder for ansatte i fylkeskommunen. I fylkestingets vedtak heter det at skolene kan fastsette egne lokale regler. I undertekst til ordensreglementets punkt 4.12 heter det at "skolene skal utforme lokale permisjonsregler". Bruken av ordet "skal" kan misforstås når skolene kan utarbeide lokale regler. Dette burde vært klarere definert og beskrevet etter revisors vurdering. I ordensreglementets punkt 3.6 vises det til i underteksten at "skolene står fritt til å etablere andre hensiktsmessige ordninger for å styrke elevmedvirkning og elevdemokrati ytterligere", i underpunkt til ordensreglementets punkt 5.11 står det at "Det skal utarbeides lokale regler for bruk av internett" noe som viser ordbruken burde ha vært klarere definert i underteksten til ordensreglementet når skolen kan gjøre dette. I undersøkelsen fokuserer vi nærmere på følgende: Om ordensreglementet brukes og følges i videregående opplæring Lokale permisjonsregler for den enkelte skole Om STFK har et system for registrering av elevfravær i videregående opplæring Om Systemet for registrering av elevfravær fungerer i samsvar med bestemmelsene 3.2 Resultat Ordensreglementet Revisor har fått tilsendt ordensreglement for alle skolene i fylkeskommunen, og kan fastslå at alle skoler forholder seg til forskrift for felles ordensreglement, som ble vedtatt av fylkestinget i mars I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om hvordan bestemmelser om elevfravær gjøres kjent blant elevene. Svarene viser at alle skolene gjør kjent bestemmelser om elevfravær gjennom dialog mellom elever og ansatte ved skolestart. Elevhåndbok og skolens hjemmeside er også vanlige kanaler for å gjøre bestemmelsene kjent. Det ble stilt et tilsvarende spørsmål, om hvordan bestemmelsene er gjort kjent blant lærerne. Der viser svarene at de vanligste kanalene for å gjøre bestemmelsene om elevfravær kjent blant de ansatte er gjennom skriftlig og muntlig informasjon, e-post, post, personalmøte og medarbeidersamtaler. Synliggjøring på oppslagstavle og skolens intranett brukes også, men ikke av så mange. Fylkeskommunens intranett er lite brukt til slike formål. I ordensreglementet går det fram at en elev kan få fratrekk i fraværet i spesielle tilfeller jfr. forskrift til opplæringslovens I følge opplæringsdirektøren må elevene godkjenne sitt eget fravær. De har dessuten rett til egenmelding ved til sammen 12 sykefraværsdager som er tilsvarende de rettighetene som gjelder for IA-bedrifter i arbeidslivet jfr. ordensreglementets punkt 4.7. En av rådgiverne viste til at alt fravær, gyldig eller ugyldig, skal registreres. Ved slutten av året oppsummeres fraværet, både gyldig og ugyldig, og gjøres klart for innføring i vitnemålet, i følge rådgiver. Ny forskrift til opplæringsloven skiller ikke mellom gyldig og ugyldig fravær men viser kun til total fravær. Fravær skal ikke påvirke fagkarakter, med mindre det er så omfattende at det ikke foreligger grunnlag for å vurdere karakterer. Ordenskarakteren kan bli påvirket av omfanget av fravær. Rådgiveren har inntrykk av at skolene bruker og følger ordensreglementets regler. En annen rådgiver informerte om at ordensreglementet nå er gjennom en revisjon. I den forbindelse har en arbeidsgruppe bestående av rektorer kommet med forslag til felles søknadsskjema og lik - ELEVFRAVÆR - 11

12 håndtering når elever søker om fri fra opplæringen. I tillegg foreslås det endringer i opplæringsloven som går på bortvisning av elever. Fra foreligger en ny vurderingsforskrift til opplæringsloven hvor det er igangsatt et omfattende arbeid med å endre ordensreglementet i tråd med den nye forskriften. Inntil dette skjer gjelder den nye forskriften Permisjonsreglement I fylkeskommunens forskrift om ordensreglement framgår det at skolene, innenfor rammen av felles reglement, kan utarbeide lokale reglement for permisjon. I rapportens vedlegg 2 oppsummeres innholdet i lokale permisjonsreglement fra 12 skoler i fylket. De 12 lokale permisjonsreglementene er noe ulike, både i form og innhold. Ulikheten gjelder blant annet hvem som har ansvar for å gi permisjon. Noen velger å spesifisere nærmere hvilke forhold det gis permisjon for og noen beskriver elevers egne plikter ved permisjon. Et nytt felles ordens-/permisjonsreglement er under utarbeiding, og flere, både i spørreundersøkelsen og intervju, tilbakemeldte at de kom til å vente med å utarbeide lokale bestemmelser til revidert felles reglement er på plass. En arbeidsgruppe bestående av rektorer har kommet med et forslag til dette som skal gjøres gjeldende for skolene. En rektor sier at det er knyttet utfordringer til behandling av søknader om permisjon, og han imøteså felles rutiner for dette i STFK. En annen rektor viste til at det har vært stort fokus på rettighetssiden til elever, men han stiller spørsmål ved om pliktene er godt nok beskrevet. Han mener at nytt ordensreglement vil være med å klargjøre praksisen for behandlingen av fri fra opplæringen System for registrering av elevfravær En av rådgiverne sa at skoleeier har ansvar for at det foreligger et system for registrering av fravær ved skolene. Det er rektor som har ansvar for registrering og for at skolen følger opp fravær. Rådgiveren fortalte videre at STFK benytter det elektroniske verktøyet SkoleArena 5, som er et registreringsverktøy for time- og dagfravær. Fra SkoleArena overføres dataene til det skoleadministrative elektroniske systemet Extens 6. Gjennom dette kan man få fram statistikk over elevfravær. Rådgiver sier at SkoleArena skiller mellom gyldig og ugyldig fravær, mens det kun er det totale fraværet som overføres til Extens. En av rådgiverne sa at registreringssystemet er best tilpasset det fraværet som er knyttet til skoletiden. Tilbakemelding og registrering av fravær knyttet til utplassering og praksis i bedrifter skjer på en annen måte. Her er man avhengig av at bedriften gir tilbakemelding om fravær, og at det legges inn i SkoleArena når skolen har mottatt informasjonen. Rådgiveren kjente ikke til andre systemer som håndterer føring av fraværet i bedrift. Han mente at STFK har et bra system for registrering av elevfravær i dag. I intervju med rektorene kom det fram at det er vanlig at kontakt- og faglærer registrerer timefravær blant elever i SkoleArena, og at det foreligger beskrevne rutiner på skolen her. Tidspunkt for registrering kan variere. Ved en av skolene blir fravær registrert i SkoleArena senest ved ukeslutt, mens det ved en annen skole er slik at faglærer registrerer elevfraværet hver skoledag, og at kontaktlærer etterkontrollerer hver 14. dag. Lærerne disponerer utstyr som gjør det mulig å føre fraværet fortløpende i hver skoletime. Elevene har tilgang til SkoleArena, og følger selv opp fraværsregistreringa i systemet. I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om hvem som foretar registrering av elevfraværet i fraværssystemet SkoleArena. Svarene bekreftet det som kom fram i intervjuene, at det er faglærere og kontaktlærere som står for registrering av fravær i SkoleArena. Det ble videre stilt spørsmål om skolene har bestemmelser om hvordan og når registreringen av fravær skal skje. Svarene viste at alle skolene har bestemmelser om hvordan registreringen av fravær skal gjennomføres. Ved syv av skolene skal fraværet registreres hver skoledag, og ved syv andre skal det registreres hver uke. Ved 5 Innført fra Innført fra ELEVFRAVÆR -

13 seks av skolene registreres det hver 14. dag, eller sjeldnere. En skole mangler bestemmelser for når fraværet skal registreres i SkoleArena. Det er noe forskjell mellom store og mindre skoler, ved at de store skolene har hyppigere registrering. Fylkesrådmannen har gitt retningslinjer om at fravær skal føres fortløpende og senest innen 4 uker. 4 uker er satt som frist fordi ikke alt fravær kan føres der og da, eksempelvis ved ekskursjoner og elevutvekslinger eller ved lærerfravær. Det opplyses og om at fra og med høsten 2009 vil systemet gi bedre mulighet for oppfølging og kontroll. Rektorene og rådgiverne opplyste at foreldrene kan benytte seg av elevenes tilgang for å følge opp fraværet. En rektor viser til at det gjennomføres to foreldremøter det første året (VG1), et om høsten og et om våren. Rektor sier at de har blitt bedre til å ta kontakt med foreldre ved fravær og skolen har rutiner som viser til at foreldre skal kontaktes. I tillegg tar foreldrene kontakt med skolen, noe som også har bidratt til forbedring av dialogen. Elevene leverer egenmelding ved fravær, og hvis eleven ikke møter opp innen tre dager på skolen, ringer kontaktlærer elev/foreldre i følge rektor. En annen rektor påpekte at det er viktig å trekke inn foreldre på et tidlig tidspunkt. Foreldre kan i noen tilfeller tro at elevene er på skolen, noe som kanskje ikke stemmer. I intervju ga begge rektorene uttrykk for at rutiner for registrering, både ansvarsmessig og elektronisk, fungerer godt, og at det skjer i samsvar med ordensreglementets bestemmelser. SkoleArena fungerer godt, ifølge begge rektorene Om registrering utføres i samsvar med bestemmelsene I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om praksisen for registrering er i tråd med bestemmelsene. Der viste svarene at i underkant av 3/4 av rektorene oppgir at praksis for registrering av fravær er i tråd med bestemmelsene ved deres skole. De øvrige 1/4 har svart både og på dette spørsmålet. Det er en viss forskjell mellom store og små skoler i svarene på dette spørsmålet, ved at de store skolene i større grad svarer at praksis er i tråd med bestemmelsene.. En av rådgivernes erfaringer med SkoleArena er at fraværet blir ført riktig på skolene, men ser at det kan være at noen kontakt- eller faglærere ikke fører inn fraværsdata fortløpende. Systemet ga tidligere mulighet for å registrere elevfraværet samlet en gang i halvåret. Fra høsten 2008 ga opplæringsdirektøren beskjed om at systemet skulle sperres for denne muligheten, og at fravær skal føres fortløpende. Denne beskjeden er gjentatt flere ganger i følge en av rådgiverne. Ansatte ved fagenheten understreket at det er viktig at fraværet blir ført fortløpende og senest innen 4 uker slik at skolen, elevene og foreldrene kan følge opp dette for å unngå feilføring og misforståelser. I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om skolen har teknisk utstyr som gjør det mulig å registrere elevfraværet i undervisningstiden, og om forholdene er lagt til rette for registrering. Samtlige rektorer svarer at skolen har slikt utstyr. Med unntak av en, bekrefter samtlige rektorer at det er lagt til rette for at faglærer kan registrere elevfraværet i SkoleArena med en gang. Systemansvarlig sa at det var lagt til rette for at fraværet kan føres i undervisningstiden slik at kontaktlærer kan følge med fraværet fortløpende. STFK har ikke innført ensartet praksis for at elevfraværet skal føres i undervisningstiden. Han trodde ikke at alle fag- og kontaktlærere registrerte fortløpende. Systemansvarlig sa videre at skolene har utfordringer knyttet til for eksempel IKTkompetanse, som vanskeliggjør dette i praksis. I tillegg kan det være utfordringer knyttet til internkontroll. For å fremskaffe informasjon om hvorvidt registreringen utføres i samsvar med bestemmelsene, har vi kartlagt skolenes kontrollrutiner, vist i figur 1. - ELEVFRAVÆR - 13

14 Figur 1: Om skolene har kontrollrutiner for å sikre at registreringsbestemmelsene følges. Antall svar Ja Nei Vet ikke Annet, spesifiser her Figur 1 viser at 13 av de 23 rektorene bekrefter at det er etablert rutiner som sikrer at elevfravær registreres i samsvar med skolens bestemmelser, mens 6 av rektorene svarer nei eller vet ikke på dette spørsmålet. 3 av rektorene har svart annet. En av rektorene har svart at skolen kan ha svakheter i oppfølging av fraværsregistreringa, en annen har svart at det er etablert rutiner, men at de ikke har kontroll på om disse fungerer helt som de skal. Den tredje rektoren har svart at fraværet tas opp ukentlig i arbeidslagsmøter. Ved den ene av skolene gjennomføres det en helhetlig kontroll hver termin. I spørreundersøkelsen ble det spurt om elever og foreldre kan kontrollere om elevfraværet er riktig registrert gjennom tilgang til SkoleArena. Svarene viste at både elever og foreldre har tilgang til å kontrollere om elevfraværet er ført riktig. På dette spørsmålet var det mulig å krysse av for flere svaralternativ. 20 av rektorene har svart at elever har tilgang, og 20 har svart at foreldrene har tilgang gjennom elevens tilgang. Bare en rektor har svart at foreldrene har egen tilgang. En rektor sier at det er risiko for feilregistrering, og mangel på kompetanse til å bruke systemet. Tidspress kan være en faktor som påvirker kvaliteten på fraværsregistreringen. Det ble også påpekt at det hadde vært ønskelig at registreringssystemet kunne gitt varsel om at elevregistreringen er mangelfullt utført. Det er mulig for alle elever å søke om sletting av fravær. En av rådgiverne i fagenheten mente at det kunne se ut til at elever som tar studiespesialisering setter seg grundigere inn i ordensreglementet og forskrift til opplæringsloven enn de som går yrkesfag. Dette kan være en mulig forklaring på lavere fravær der enn det i virkeligheten er. Fraværet har tradisjonelt vært høyere på yrkesfag, og lærerne er veldig oppmerksomme på å registrere dette. Elevene er kanskje ikke så oppmerksomme på muligheten for å søke om sletting av fraværet, ifølge en av rådgiverne. Fraværet på yrkesfag får direkte innvirkning på jobbvalg og har større betydning for den enkelte elev enn på studiespesialisering. Hva det kan søkes fritak om er konkret beskrevet i ny forskrift til opplæringsloven som gjelder fra Revisors vurdering STFK har vedtatt forskrift for felles ordensreglement som gjelder for registrering av elevfravær, dette er i samsvar med opplæringslovens 3-7. Etter revisors vurdering følges ordensreglementet i skolene, og det er gjort kjent både blant elever og lærere. I ordensreglementet fra mars 2007 vises det til at skolene skal utforme lokale permisjonsregler under punkt I saken til ordensreglementet vises det til at skolene kan fastsette egne lokale regler. Etter revisors vurdering er bruken av ordet "skal utforme" under punktet 4.12 uheldig når det er frihet til at skolene kan fastsette egne lokale regler jfr. sak for vedtak av felles ordensreglement for alle 14 - ELEVFRAVÆR -

15 videregående skoler. 12 av 25 skoler har utformet lokale permisjonsregler. Permisjonsreglene har nokså ulikt innhold for hvem som har ansvar for å gi permisjon. Noen skoler har valgt å spesifisere nærmere hvilke forhold det kan gis permisjon for, og andre har spesifisert elevers plikter ved permisjon. Dette kan medføre risiko for at elever blir ulikt behandlet fra skole til skole. SkoleArena som registreringssystem ivaretar muligheten til å registrere både gyldig og ugyldig fravær. Data som overføres til Ekstens inneholder informasjon om det totale elevfraværet. Skolene har rutiner for registrering av elevfravær. Data fra spørreundersøkelsen viser at det er ulike rutiner blant skolene for når registrering skal skje. Registreringen varierer fra hver skoledag til hver måned. Desto sjeldnere registreringen skjer, desto større fare oppstår trolig for feil i opplysningene. Elevene skal selv kontrollere at registreringen av fravær er ført riktig i SkoleArena, og da er det viktig at det ikke er for lenge mellom registrering av fravær til kontrollen kan gjennomføres. I tillegg skal elevfraværet følges opp av kontaktlærer hvis det er ugyldig, noe som tilsier at registrering bør skje fortløpende. Om lag en tredel av rektorene har svart at praksis for registrering av fravær ved skolen ikke er helt i tråd med rutinene. De resterende (7) har svart "både og" på dette spørsmålet. Dette indikerer en ulik praksis for registrering av elevfravær blant skolene. Resultatene fra spørreundersøkelsen viser at det er ved de minste skolene at praksis og regler ikke er i samsvar med hverandre. Rektorene bekrefter at skolene har teknisk utstyr og at det er lagt til rette for at registrering kan gjennomføres fortløpende i skoletimen. Lærernes IKT-kompetanse, tidspress blant lærerne og manglende internkontroll på enkelte skoler skaper utfordringer for registrering av fravær. En mulig feilkilde ligger det også i SkoleArena, ved at programmet ikke har varslet om manglende registrering. 10 av de 23 skolene mangler kontrollrutiner for å sjekke om registreringspraksisen er i samsvar med rutinene. Det er, etter revisors vurdering, for mange skoler som ikke har slike kontrollrutiner. Dette kan få konsekvenser for likebehandling av elever i forhold til regelverket, både internt ved skolen og på tvers av skolene i fylket. 4 Oppfølging av elevfravær I dette kapitlet presenterer vi resultatene for den andre problemstillingen i undersøkelsen. Først gis en beskrivelse av revisjonskriteriene, deretter presenteres resultatene fra intervju og spørreundersøkelse og til slutt følger revisors vurdering. 4.1 Revisjonskriterier Skolen skal gjøre hva den kan for å legge forholdene til rette for at eleven skal fullføre opplæringen. Dette går frem av STFKs ordensreglementet, punkt Reglementet legger føringer for at skolene må ha rutiner for å følge opp elevfravær, slik at flest mulig gjennomfører og består videregående opplæring. STFK har i samhandlingsplanen beskrevet tiltak som må til for å oppfylle lovkravet og ordensreglementet. Punkt 4.3 i samhandlingsplanen er rettet mot tidlig innsats ved fravær. Skolene skal ha gode rutiner for rapportering og oppfølging av fravær, slik at det kan settes inn tiltak så snart de første tegnene til økende fravær viser seg. Det er viktig med godt samarbeid med faglærere, rådgivere, oppfølgingstjenesten 7, helsesøster, PPT og foreldre for å fange opp elever som er i fare for å falle ut på et tidlig tidspunkt. Disse har samarbeidet godt i mange år og tiltaket er en videreføring av dette arbeidet. I samhandlingsplanen videreføres tiltaket fra høsten 2008, og det er skolene som har ansvaret for at det blir gjennomført. 7 Oppfølgingstjenesten (OT) skal sørge for tilbud om opplæring, arbeid eller sysselsetting for unge som ikke er i opplæring eller arbeid. Lovpålagt tjeneste, jfr. 3-6, Opplæringslova. - ELEVFRAVÆR - 15

16 Punkt 4.2 i samhandlingsplanen er rettet mot overgangen fra grunnskole til videregående opplæring. Der presiseres viktigheten av å overføre kunnskap om elevene fra grunnskolen, slik at en raskt kan komme i gang med tilrettelegging. Fokus rettes spesielt mot elever med snittkarakter på litt over 3 eller svakere fra grunnskolen og elever med stort fravær. I undersøkelsen fokuserer vi nærmere på følgende: Rapportering om elevfravær System for oppfølging av elevfravær Utveksling av informasjon om elevfravær mellom grunnskolen og videregående skole 4.2 Resultat Omfang av fravær I spørreundersøkelsen ba vi rektorene gi tilbakemelding om hvordan elevfraværet var på deres skole. Figur 2: Omfang av elevfravær i de videregående skolene. Gjennomsnittstall på en skala fra 1 (svært lite) til 6 (svært mye). Generelt fravær 2,91 Egenmeldt fravær 3 Legemeldt fravær 2,26 Fravær som det er søkt permisjon for Sletting av fravær 2,65 2, Kilde: spørreundersøkelsen Figuren viser gjennomsnittstall for fravær. Det generelle fraværet har en gjennomsnittsskår på 2,91, noe lavere enn middels. Av de ulike typene fravær som er nevnt, får egenmeldt elevfravær høyest gjennomsnittsskår (3,0). Elevfravær som er søkt permisjon for har en gjennomsnittsskår på 2,65. Legemeldt fravær har en gjennomsnittsskår på 2,26. Fravær som det er søkt sletting for har en gjennomsnittsskår på 2,75. Omfang av søknad om sletting er betydelig høyere for store skoler enn for små skoler. Ellers er det ingen nevneverdige forskjeller mellom store og små skoler. Neste figur viser omfang av hva det søkes permisjon for i skolene ELEVFRAVÆR -

17 Figur 3: Omfang av permisjonsrelatert fravær. Gjennomsnittstall på en skala fra 1 (svært lite) til 6 (svært mye). Arbeid som tillitsvalgt i elevorganisasjoner 2,17 3 Feriereiser 1,52 Religiøse høytider Politisk arbeid utenom elevorganisasjoner 1,57 1,61 Studiereiser Kilde: spørreundersøkelsen Figuren viser at permisjon knyttet til feriereiser har høyest gjennomsnittsskår (3,0). Permisjon i religiøse høytider har lavest omfang. Arbeid som tillitsvalgt i elevorganisasjoner har nest høyest gjennomsnittsskår, med 2,17. Fravær på grunn av permisjon er generelt større ved store skoler Rapportering av elevfravær I intervju ga opplæringsdirektøren uttrykk for at det er vanskelig å finne nøyaktige og helt relevante indikatorer på fraværs- og frafallsproblematikk. Opplæringsdirektøren viste til et nasjonalt arbeid som pågår, som blant annet skal se på fravær og frafall. Opplæringsdirektøren redegjorde videre for et samarbeid hun deltar i, som går ut på å utvikle gode styringsindikatorer for fravær og frafall i videregående opplæring. Samarbeidet er mellom SSB, KS og Utdanningsdirektoratet. Begge rådgiverne i fagenheten sa at den øverste ledelsen i fylket ikke mottar fast rapportering for elevfravær i dag. Ekstens gir mulighet for rapportering, men flere har erfart at dette er arbeidskrevende å få til. Fylkeskommunen benytter styringssystemet Balansert målstyring (BMS) som mål- og rapporteringsverktøy. På spørsmål om rapportering av fravær i BMS, mente en av rådgiverne at det blir feil å benytte totalfravær som BMS-indikator. Det totale fraværet kan ha en rekke årsaker, gyldige som ugyldige, og da blir det feilaktig informasjon. I BMS rapporteres det om frafall blant elever. Fagenheten har oversikt over frafallet til den enkelte skole og utdanningsprogram. Fagenheten har besluttet å bestille et statistikkverktøy, IST Analyse, som skal brukes til analyse og rapportering av elevfravær. Ifølge rådgiveren ved fagenheten vil programmet forenkle rapporteringsprosessene. Analyseverktøyet vil være på plass i løpet av høsten En av rådgiverne mente fraværstall på en skole, eller studieprogram, sier veldig lite om fraværet. Han viste til erfaringsinformasjon som indikerer sammenhenger mellom fravær, inntakspoeng og karakterer. Dette gir et bredere bilde av årsaker til fraværet enn prosenttall. Han la likevel til at sammenligning med andre skoler kan være bevisstgjørende, og at det kan bidra til større oppmerksomhet og trykk på fraværsarbeid i skolene. Han la videre til at det hadde vært bra om Ekstens hadde vist ugyldig fravær fortløpende, slik at skolene hadde kommet fraværet og frafallet i forkjøpet. På den måten kunne de satt i gang tiltak fortløpende, for å redusere fravær og eventuelt frafall. - ELEVFRAVÆR - 17

18 I spørreundersøkelsen er det stilt spørsmål om hvor ofte skolens ledelse gjennomgår rapporter for fravær blant elever på skolen. Svarene viser at skoleledelsen ved to skoler gjennomgår rapportene om fravær hver 14. dag. 18 av rektorene har svart mellom hver 14. dag og hver 4. måned. Resten har svart at de gjennomgår rapportene årlig. Små skoler skiller seg noe ut ved at rapporteringen skjer sjeldnere enn ved store skoler. Her har det beklageligvis blitt en feil i svarkategorier, ved at svarkategori 3 ved en feiltakelse består av to svarkategorier (mellom hver dag og mellom 1-4 måneder). Det ble stilt spørsmål om hvilken informasjon rapportene om elevfravær inneholder. Svarene illustreres i figur 4. Figur 4: Informasjon i fraværsrapporter. Antall svar Dokumentert fravær Udokumentert (ugyldig) fravær Totalt fravær Annet, spesifiser her Kilde: spørreundersøkelsen Figuren viser at ved alle skolene inneholder rapportene totalt fravær. Totalfraværet skal, i henhold til ordensreglementet, deles i gyldig (dokumentert) og ugyldig (udokumentert) fravær. 17 av de 23 rektorene har svart at rapportene inneholder oversikt over ugyldig fravær. En av de to rektorene som ble intervjuet sa at skolen utarbeider rapporter med statistikk fra SkoleArena som viser fraværet på studieprogram, klasser/grupper og elever. Disse er tilgjengelige før karaktermøter for 1. termin gjennomføres. Dette er en stor skole, med en egen dokumentasjonsavdeling, som utfører arbeidet med rapportering. Skolen tar ut den første fraværsrapporteringen innen 1. oktober. Hvis eleven slutter før 1. oktober, mistes ikke retten til videregående opplæring. Den andre rektoren sa at skolen ikke har rapportering om elevfravær, men får informasjon via pedagogisk forum på skolen, der blant annet problemer knyttet til elevfravær blir behandlet. Rektor viste ellers til at det har vært vanskelig å ta ut informasjon om elevfravær fra SkoleArena og Ekstens. En rektor beskriver at elevfraværet rapporteres til arbeidsmiljøgruppe/skolemiljøutvalg og at elevfraværet behandles på samme måte som for skolens ansatte Oppfølging av elevfravær Alt time- og dagfravær skal registreres av eleven selv i et egenmeldingsskjema som leveres til kontaktlærer umiddelbart etter fraværsperioden. Dette i følge ordensreglementet, og gjelder med unntak av fravær som det er søkt permisjon om. Bruk av egenmeldingsskjemaet ble vedtatt i sak om 18 - ELEVFRAVÆR -

19 felles ordensreglement i fylkestinget. På egenmeldingsskjemaet gis eleven anledning til å krysse av for om fraværet gjelder sykdom eller andre forhold. Det gis også mulighet til å be om samtale med kontaktlærer, faglærer, rådgiver, helsesøster, PPT eller andre. Det noteres på egenmeldingsskjemaet at kontaktlærer vurderer behovet for videre oppfølging av den enkelte elev. I spørreundersøkelsen ble det stilt spørsmål om det er etablert tiltak for systematisk oppfølging av fravær på skolen. 21 av de 23 rektorene har svart at det er etablert tiltak ved skolen for oppfølging av fravær. 2 rektorer har svart nei på dette spørsmålet. I tilknytning til spørsmålet ble rektorene bedt om å nevne eksempler på tiltak som er etablert ved skolen. Svarene kan oppsummeres slik: Ved høyt ugyldig fravær, har kontaktlærer plikt til å følge opp dette i kontakt/samtale med eleven og eventuelt foreldre, og gjerne i samarbeid med faglærer ved behov. Ved mangel på løsning involveres oppfølgingstjenesten, og de deltar i videre oppfølging av eleven hvor samtale/møte med elev og foreldre er viktig. Flere skoler viser til at skolens ledelse deltar i møter om og med eleven ved høyt fravær hvor nye tiltak iverksettes. Ved noen skoler rapporteres elevfravær til arbeidsmiljøgruppe/skolemiljøutvalg, mens ved andre skoler utarbeides egen handlingsplan for oppfølging av elever. En rektor som ble intervjuet sa at både ledelsen og kontaktlærer har erfart at oppfølging av elevfravær skulle vært gjennomført tidligere før fraværet ble for høyt. Det har hendt at varsler sendes ut i midten av mai, når det bare er tre - fire uker igjen av skoleåret. Hensikten med varsel er at eleven skal ha mulighet til å forbedre seg. Da er det for seint å få disse i midten av mai, ifølge rektor. En rådgiver i fagenheten trakk frem tiltak som grunnskolen har lykkes med. Leksehjelp er eksempel på tiltak som virker positivt med tanke på reduksjon av fravær i grunnskolen. Hvis elevene "ligger etter" i grunnskolen, har de med seg ballasten i videregående, og da kan leksehjelp være et tiltak. Rådgiver trakk videre frem en undersøkelse i ungdomsskoler viser at leksehjelp i SFO på barnetrinnet, har økt prestasjonene blant elevene. I spørreundersøkelsen er det stilt spørsmål om skolen har etablert tiltak for å forebygge elevfravær. 20 av de 23 rektorene har krysset av for at det er etablert tiltak for å forebygge elevfravær. De øvrige tre rektorene har svart nei på dette spørsmålet. Også her er det i tilknytning til spørsmålet gitt mulighet til å beskrive tiltakene. Svarene kan sammenfattes slik: Gir informasjon om betydning av stort elevfravær ved skolestart. Skolen utarbeider rapporter om elevfravær og tar tak i de elever som begynner å få for stort fravær. Setter i gang trivselstiltak for å forebygge fravær ved skolestart, i klassens time, fritimer etc. Informasjon på foreldremøter. Tett oppfølging fra kontaktlærer ved mistanke om stort fravær. Bruk av miljøarbeidere/assistenter for å følge opp elever. Drar på hjemmebesøk hvis man ikke når elev eller foreldre. Skolen etablerer trygghet og trivsel som grunnlag for læring. Man har egen plan for oppfølging ved skolestart, og oppmøtekontrakt for en kortere periode. I undersøkelsen har vi også sett på skolens dialog med foreldre og foresatte for å forebygge fravær og frafall. Svarene viste at den informasjonsformen som er vanligst (fått flest kryss) er brev med varsel om fare for nedsatt ordens- eller fagkarakter. Den har alle, bortsett fra en rektor, krysset av for. Informasjon via telefon er den informasjonsformen som har fått nest flest kryss (19 skoler), deretter informasjon i foreldremøter (17 skoler) og uformelle møter (13 skoler). SMS er også mye brukt (10 skoler). - ELEVFRAVÆR - 19

20 4.2.4 Overgangsinformasjon mellom ungdomsskole og videregående opplæring I spørreundersøkelsen ba vi rektorene om å gi oss informasjon om samarbeidet de har med ungdomskolen for å forebygge elevfravær. Svarene illustreres i figur 5. Figur 5: Samarbeid med ungdomsskole ved overgang fra grunnskole til videregående skole. Svarfordeling i antall Ja Nei Vet ikke 0 Kilde: spørreundersøkelsen Figur 5 viser at 13 av rektorene svarer at skolen har etablert samarbeid med ungdomsskoler for å forebygge elevfravær. De øvrige rektorene svarer at de ikke har etablert slikt samarbeid. Små skoler har i større grad enn store skoler etablert et slikt samarbeid. Det ble stilt spørsmål om hvilken informasjon skolen mottar om fravær for elever som kommer fra ungdomsskolen. Svarene viste at i overkant 13 av de 23 rektorer mottar fraværsinformasjon for elever med behov for spesialundervisning, 11 mottar fraværsinformasjon om meldingselever, 9 mottar fraværsinformasjon for elever med særlig høyt fravær. 7 mottar ikke fraværsinformasjon i det hele tatt. I intervju viste opplæringsdirektøren til at det er en klar sammenheng mellom fravær i grunnskolen og frafall i videregående opplæring. STFK ønsker et bedre informasjonsgrunnlag når det gjelder fravær i ungdomsskolen. To av rådgiverne i fagenheten ga uttrykk for at det har kommet fram ønsker fra rektorene om at det ved overgangen fra ungdomsskole til videregående skole bør gis opplysninger om fravær på elevnivå. Dette har man ikke klart å få til. Vitnemålene for elevene overføres i et datagrunnlag fra ungdomsskolen og videregående skole ser ikke papirversjonen av vitnemålet, de ser kun et datagrunnlag for eleven. Datagrunnlaget for den enkelte elev inneholder en poengsum, basert på et gjennomsnittstall for karakterene ELEVFRAVÆR -