Fyresdal kommune. Møteinnkalling. Overføring via WEB(TV) frå kl 19:00

Transkript

1 Fyresdal kommune Møteinnkalling Utval: Kommunestyret Møtestad: Kommunestyresalen Kommunehuset Dato: Tid: 19:00 kommunestyremøte 18:00 gruppemøte m/pizzaservering 16:00 orientering om "Mountain Bike"-prosjekt 17:00 orientering frå Telemarkrøye AS Forfall meldast til sentralbordet på tlf Varamedlemmer møter bare etter nærare varsel. Overføring via WEB(TV) frå kl 19:00

2 Saksliste Utvalssaksnr Innhald PS 9/16 Referatsaker 6. april 2016 PS 10/16 PS 11/16 PS 12/16 PS 13/16 PS 14/16 PS 15/16 PS 16/16 Vest-Telemark kraftlag AS, eigarskapskontroll: Delrapport for Fyresdal kommune Delegering etter alkohollova 1-6 einskildhøve Oppretting av kommunekomite TV-aksjonen Årsmelding 2015, Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Råd i kommunar og fylkeskommunar for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsettelse - høyring Kommunereforma - avslutning Høyring - forskrift om klageordning for berørte kommunar i forbindelse med fastsetting av ny tenestestastadsstruktur i politiog lensmannsetaten PS 17/16 Høyring - reiselivsorganiseringa i Telemark PS 18/16 PS 19/16 PS 20/16 PS 21/16 Startlån opptak av lån Reglar for tilskot frå Fyresdal kommune - endring Søknad om midlar til oppgradering av bru - Birtedalen sti og løypelag Foldsæ, gnr/bnr 93/1-20, klage på vedtak om bruksendring PS 22/16 Aksjekapitalutviding i Telemarkrøye AS( saka blir ettersendt) Fyresdal 30. mars 2016 Erik Skjervagen ordførar Fellestenesta utvalssekretær

3 Fyresdal kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2016/581-1 Saksbeh.: Gunn Tone Noraberg Dato: Saksframlegg Referatsaker 6. april 2016 Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 9/ Orienteringar: "Mountain Bike"- prosjekt Telemarkrøye AS Vedlagde referatsaker: 1 Oppmoding om økonomisk støtte ifm. prinsipiell tvist mellom Statnett og tre av LVKs medlemskommunar 2 Fyresdal frivilligsentral - tilskot Kommunebrevet 2016 til alle landets kommuner fra Arbeids- og velferdsdirektoratet 4 Skatteoppkrevjarfunksjonen for Fyresdal kommune - Kontrollrapport 2015

4 Fyresdal kommune Rådmannen LVK Postboks OSLO Att.: c/o Advokatfirmaet Lund 6 Co DA Dykkar ref: Vår ref Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2016/51-2 Ketil O. Kiland, ketil.kiland@fyresdal.kommune.no Oppmoding om økonomisk støtte ifm. prinsipiell tvist mellom Statnett og tre av LVKs medlemskommunar Fyresdal kommune har drøfta ei slik kronerulling i formannskapet i går og melder her i frå at vi yter kr i kronerulling for å støtte dei tre utvalgte kommunane. Innbetaling til LVKs kontonr innan 10. februar 2016, merka Eigedomsskattetvisten mot Statnett. Med venleg helsing Ketil O. Kiland Rådmann Kopi: Ordføraren Postadresse: Fyresdalsvegen 2231, 3870 Fyresdal E-post: postmottak@fyresdal.kommune.no Telefon: Bankgiro: Telefaks: Føretaksnr:

5 Fyresdal kommune 3870 FYRESDAL Deres ref Vår ref Dato 16/ Fyresdal frivilligsentral - tilskudd 2016 Vi viser til mottatt søknad og rapport. Kulturdepartementet tildeler med dette Fyresdal frivilligsentral et tilskudd for 2016 på kroner. Formålet med tilskuddet er å støtte opp under drift av frivilligsentralen, jf. omtale under kap. 315, post 71, jf. Prop. 1 S ( ) for Kulturdepartementet. Tilskuddet forutsetter at sentralen har en daglig leder i 50 pst. stilling, og at det foreligger minimum 40 pst. lokal finansiering ut over statstilskuddet, jf. opplysninger i søknad. Tilskuddet skal benyttes til å dekke deler av lønnsutgiftene til daglig leder av frivilligsentralen. 47 frivilligsentraler mottar i tillegg en kompensasjon for daglig leders arbeid som nettverksleder i Kompensasjonen utgjør kr , med unntak for de fire nordligste fylkene der kompensasjonen er kr Statstilskuddet vil bli utbetalt til konto nr Det skal fremgå av årsregnskap hvordan lønn til daglig leder er finansiert, og hvor mye lokal medfinansiering sentralen har. Årsregnskap skal være undertegnet av frivilligsentralens styre/ledelse. Det stilles ikke krav om at regnskapet skal være bekreftet av revisor. Postadresse Kontoradresse Telefon* Avdeling for sivilsamfunn Saksbehandler Postboks 8030 Dep Akersg og idrett Glenn Greenberg NO-0030 Oslo Org. nr postmottak@kud.dep.no

6 Årsrapport og dokumentasjon av faktiske opplysninger som ligger til grunn for søknaden og beregningen av tilskuddet, skal oppbevares lokalt og være tilgjengelig for kontroll, jf ledd i Stortingets bevilgningsreglement. Dersom det i ettertid viser seg at tilskuddet ikke er blitt benyttet til det gitte formålet, kan departementet kreve hele eller deler av tilskuddet tilbakebetalt. Dersom frivilligsentralen har mottatt tilskudd på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfelle rammes av bestemmelsene i straffelovens Overføring av ansvar til kommunene I Meld.St.14 ( ) "Kommunereformen nye oppgaver til større kommuner", ble det lagt frem et forslag for Stortingets kommunal- og forvaltningskomite i juni 2015 om å overføre ansvar for tilskudd til frivilligsentralene til kommunene. Komiteen viser i sin innstilling (Innst. 333 S ) til "at ordningen med tilskudd til frivilligsentraler har bidratt til å skape sosiale møteplasser og lagt til rette for frivillig virksomhet over hele landet". Komiteen "mener at tilskuddet til frivilligsentralene bør overføres til kommunene", at "midlene bør øremerkes og økes i en opptrappingsperiode for å styrke frivilligsentralene" og at "dette gir forutsigbarhet og mulighet til å styrke en sektor vi har et felles engasjement for." Saken vil bli nærmere omtalt i kommuneproposisjonen for 2017, som legges frem for Stortinget våren Kulturdepartementet vil legge ut nærmere informasjon på hjemmesidene (regjeringen.no/kud) om krav til rapportering m.m. for tilskudd mottatt i Med hilsen Heidi Karlsen (e.f.) avdelingsdirektør Glenn Greenberg rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskreven signatur. Side 2

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 Skatteetaten SakshandsamarDykkar datovår dato BjarneHoltanMøller TelefonDykkar referansevår referanse /488 Kommunestyret i Fyresdal kommune Fyresdalsvegen FYRESDAL Kontrollrapport 2015 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fyresdal kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av "Instruks for skatteoppkrevjarar" av 8. april Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt overfor skatteoppkrevjarane i saker som vedkjem skatteoppkrevjarfunksjonen, og plikter å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarfunksjonen. Grumilaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skatteoppkreverne" av 1.januar Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfunksjonen vert utøvd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på følgjande områder: Intern kontroll Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiftsinnkrevjing Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkrevjarfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen. 2. Om skatteoppkrevjarkontoret 2.1 Bemanning Sum årsverk til skatteoppkrevjarfunksjonen iht. skatteoppkrevjaren sine årsrapportar: Tal årsverk 2015 Tal årsverk 2014 Tal årsverk ,8 0,8 0,8 Postadresse Besøksadresse: Sentralbord Postboks2412 Se Tønsberg Org.nr: Telefaks skatteetaten.no/sendepost

20 2016/488 Side2 av 4 3. Måloppnåing 3.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Fyresdal kommune viser per 31. desember 2015 ein skatte- og avgiftsinngangl til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr og uteståande restansar2 på kr Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 20. januar Innkrevjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2015 for Fyresdal kommune. Resultata viser følgjande: Totalt innbetalt 1MNOK Innbetalt av sum krav i% Resultatkrav i % Innbetalt av sum krav (i %) førre år Innbetalt av sum krav (i %) re ionen Restskattersonle e skatt tarar ,08 93,67 95,00 94,88 93,97 Arbeids 'evarav ift ,66 100,00 99,80 99,96 99,78 Forsskotsskattersonle e skatt tarar ,76 98,57 99,30 99,96 99,10 Forsskotstrekk ,70 100,00 99,90 100,00 99,92 Forsskotsskatt u ersonle e skatt tarar ,01 100,00 99,90 100,00 99,91 Restskatt u ersonle e skatt tarar ,58 100,00 99,50 100,00 98,91 Ifølgje skatteoppkrevj ars resultatrapportering skuldast manglande måloppnåing på restskatt personlege skattytarar 2013, skjønslikningar som det er vanskeleg å innkrevje. 3.3 Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Fyresdal kommune er tilslutta den interkommunale kontrollordninga Midt - Telemark arbeidsgiverkontroll. Resultat for skatteoppkrevjarkontoret per 31. desember 2015 viser i følgje skatteoppkrevjaren sin resultatrapportering: Tal Minstekrav tal Tal utførte Utførte Utførte Utførte Utførte arbeidsgjevarar kontrollar kontrollar i kontrollar kontrollar kontrollar kontrollar 5 % i % 2014 i % 2013 % 2015 re ion i % ,4 3,7 5,6 5,2 1 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav

21 2016/488 Side3 av4 Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skattekontoret har i 2015 gjennomført stadleg kontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda intern kontroll, skatterekneskap og innkrevjing. Siste stadlege kontroll vart halden 19. mai Skattekontoret har i 2015 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda skatterekneskap og arbeidsgjevarkontroll. Resultat av utfort kontroll Intern kontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, har vi avdekka følgjande vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll, der gjeldande regelverk ikkje er følgt: Det er gitt pålegg for fjerde gong om å syte for tilstrekkeleg arbeidsdeling ved utbetalingar. Utover det som er påpeika, er det ikkje avdekka andre vesentlege manglar i skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll. Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at rekneskapsføringa, rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevjing Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk. Arbeidsgjevarkontroll Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, finn vi at utføringa av arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og vert utført i tilstrekkeleg omfang. 6. Ytterlegare informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar i 2015 gjeve pålegg som er meddelt skatteoppkrevjaren i rapport av 15.juni Skatteoppkrevjarkontoret har gjeve tilbakemelding på pålegg som er gjevne.

22 2016/488 Side4 av 4 Det er gjennomført fylkesvise dialogmøter mellom skattekontoret og skatteoppkrevjarkontora i mars ed helsing Bente Berg fung. avdelingsdirektør Avdeling for innkreving Skatt sør f(d) In vill Helstad Kopi til: Kontrollutvalet for Fyresdal kommune Skatteoppkrevjaren for Fyresdal kommune Riksrevisjonen

23 Fyresdal kommune Arkiv: 037 Saksmappe: 2016/159-2 Saksbeh.: Ketil O. Kiland Dato: Saksframlegg Vest-Telemark kraftlag AS, eigarskapskontroll:: Delrapport for Fyresdal kommune Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 10/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Vedlegg i saka: - Eigarskapskontroll Vest-Telemark kraftlag AS, delrapport for Fyresdal kommune utarbeida av Telemark kommunerevisjon 2014 :: Eigarskapsmelding for Fyresdal kommune, k.sak 72/12. - Notat vedr. styrerepresentasjon i ulike selskap med kommunalt eigarskap. Bakgrunn for saka: Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvala i eigarkommunane. Bakgrunn for bestillinga er planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Eigarskapskontrollen handlar om følgjande problemstillingar: Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har Telemark kommunerevisjon sett på: Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre. Telemark kommunerevisjon sine funn og vurderingar. Generelt: Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar - Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Om eigarstyringa til Fyresdal kommune Kommunen sin praksis for eigarstyring er ikkje i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar, vi vil særskilt kommentere: Kommunen gjennomfører ikkje folkevaltopplæring om eigarskap.

24 Fyresdal har valt ordførar som sin eigarrepresentant i selskapet. Ordførar er også valt som styremedlem i selskapet. Dette er ikkje i samsvar med kommunen si eigarskapsmelding, og ordførar er heller ikkje habil til å vere kommunens representant på generalforsamling i selskap der han sit i styret. Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. Kommune har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Utbytepolitikk: Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk slik som er tilrådd frå KS. Fyresdal kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Val av styre: Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Når kvar kommune vel sin kandidat til styret, er det risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Telemark kommunerevisjon tilrår eigarkommunane følgjande: å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og å innarbeide krav om bruk av valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Telemark kommunerevisjon tilrår Fyresdal kommune å: velje nytt medlem til styret eller ein annen til å representere kommunen på generalforsamling, syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring, etablere rutinar for å evaluere styret, og etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen. Selskapets føremål er: - utbygging og drift av energiforsyningsnett - utbygging og drift av produksjonsanlegg for energi - omsetning av energi - installasjonsverksemd, teletenester og liknande - rådgjeving, konsulentverksemd, tenesteyting og anna verksemd som har tilknyting til dei nemnde føremål I Fyresdal kommune si eigarmelding pkt. 5.1 Vest-Telemark kraftlag (VTK) heiter det: "VTK hadde i 2011 ein omsetnad på omlag 232,1 mill. kr. Eigarar og eigarandeler: VTK er eit aksjeselskap som er eigd av kommunane Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Tokke og Vinje med kvar 19%. Nissedal, som kom med seinare, har 5%. Kort om verksemda: VTK er eit moderne kraftselskap som dels er eit nettselskap, leverar breiband, driv noko kraftproduksjon og leverar kraft til kundane. Nettverksemda er eit monopol i det geografiske området Vest-Telemark. Denne delen er underlagt statleg regulering, medan levering av straum skjer i ein konkurransemarknad. VTK er og leverandør av straum til Fyresdal kommune. Fyresdal kommune sitt mål med eigarskapet:

25 1. Selskapet skal syte for stabil forsyning av straum i kommunen. 2. Selskapet skal levere straum til konkurransedyktige prisar. 3. Selskapet skal levere utbytte til eigarane. 4. Selskapet skal vere ein kompetansebase for energispørsmål i Vest-Telemark. Vurderingar: VTK er eit veldrive selskap som på ein god måte fylgjer opp FK sine mål som eigarar. Grunngjevinga for eigarskap var opphavleg at kraftforsyning blei sett på som ein bygging av infrastruktur på line med t d vegar. Over tid har rammevilkåra endra seg. mykje, ikkje minst gjennom Energilova frå Det har medført at kraftselskap representerar store verdiar i ein marknad. Derfor har fleire kommunar realisert verdiane dei sat med, gjennom sal av aksjar. FK har vore ein pådrivar i Vest-Telemark for at eigarskapet og skal utøvast som eit finansielt eigarskap gjennom t d ansvarleg lån og utbytte. Tilrådingar: 1. Arbeidet med ein klar utbyttepolitikk held fram". Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for der det heiter: Gjennom handlekraft, fleksibilitet og utradisjonelle løysingar, skal Fyresdal vere ein framifrå stad å bu og virke. Rådmannen ser det som viktig at kommunane med eigarskap i felles selskap samordnar seg og får laga like malar for eigarskapsmeldingar for dei einskilde selskap der det er aktuelt, så som for VTK. Desse eigarskapsmeldinga må handsamast i dei respektive kommunestyra og kan bli noko ulike på enkelte punkt frå kommune til kommune ut frå t.d. utbyttepolitikk etc. Utbytepolitikk kan for AS regulerast gjennom eigne aksjonæravtaler og treng slik sett ikkje vere ein del av ei eigarskapsmelding. Rådmannen meiner at det vil vere naturleg at dei daglege leiarane i selskap der kommunane ber om eigarskapsmelding utarbeider malen og ajourheld denne med årlege endringar i styresamansetning, rekneskapstal osv. Reviderte meldingar sendast ut til dei respektive eigarkommunane som kan handsame desse i sine kommunestyre. Telemark kommunerevisjon har gitt Fyresdal kommune følgjande tilrådingar: 1. Fyresdal kommune må vurdere å velje nytt medlem til styret eller ein annan til å representere kommunen på generalforsamling. Rådmannen tilrår at valnemnda (formannskapet) vurderer tilrådinga frå revisjonen. 2. Vest-Telemark kommunane har alle bedt om at tilsette i Vest-Telemarkrådet i 2016 orienterer kommunestyra om dei interkommunale samarbeida kommunane er med i. Dette inkluderer aksjeselskap (AS), interkommunale selskap (IKS), kommunale foretak (KF), ansvarlege selskap (ANS) og delt ansvar (DA) stiftingar, 27-samarbeid og vertskommunesamarbeid etc. Rådmannen meiner at Fyresdal kommune med slik opplæring gir nødvendig folkevaltopplæring i samsvar med revisjonen si tilråding. Rådmannen vil syte for att slik opplæring blir gitt. 3. Etablere rutinar for evaluering av styret, sikring av informasjon og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskap. Rådmannen tilrår at rutinar kan utarbeidast i fellesskap mellom kommunane og om nødvendig tilpassast den enkelte kommune når eigarskapsmeldinga blir handsama i dei respektive kommunestyra. Dette i samsvar med Telemark kommunerevisjon si tilråding for eigarkommunane der det heiter: å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og

26 å innarbeide krav om bruk av valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Konklusjon: Fyresdal kommune gjennomfører sjølv opplæring i eigarskap og interkommunale samarbeid, samt vurderer annan representasjon i VTK sine styrande organ. Fyresdal kommune vil elles samarbeide med andre kommunar om felles malar for eigarskapsmeldingar der dette er naturleg å gjere. Innstilling frå rådmannen: - Kommunestyret ber valnemnda (formannskapet) vurdere å velje nytt medlem til styret eller ein annan til å representere kommunen på generalforsamling. - Kommunestyret får opplæring i eigarskap og interkommunale samarbeid kommunen er med i løpet av Fyresdal kommune ved ordføraren tek initiativ til sak i Vest-Telemarkrådet om å effektivisere og koordinere utarbeiding av forslag til eigarskapsmeldingar for interkommunale selskap, utbytepolitikk der det er aktuelt og rutinar for ajourhald av desse for handsaming i dei respektive kommunestyra. Vidare å ta initiativ for å innarbeide krav om bruk av valkomité ved val til styret i vedtektene for VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Ketil O. Kiland rådmann Ketil O. Kiland Rådmann

27 Vest-Telemark Kraftlag AS Eigarskapskontroll :: Delrapport for Fyresdal kommune 2014 ::

28 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Innhald Samandrag... ii 1 Innleiing Bakgrunn, formål og problemstillingar Metode Kriterier Høyring Om Vest-Telemark Kraftlag AS Om selskapet Økonomisk stilling Om Fyresdal kommune si forvaltning av eigarskapen Oppfølging av eigarskap retningsliner og praksis Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Vurderingar av eigarskapen Rutinar for evaluering og oppfølging Følgjer Fyresdal sine eigne rutinar, KS sine tilrådingar for eigarstyring og aktuelle lovkrav? Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Tilrådingar Til eigarkommunane i fellesskap Tilrådingar til Fyresdal kommune Vedlegg Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Vedlegg 2: Høyringsuttale Vedlegg 3: KS Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskap og foretak Foto: Freeimages.com/Robert Linder Telemark kommunerevisjon IKS 2

29 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Samandrag Bestilling Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvala i eigarkommunane. Bakgrunn for bestillinga er planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Eigarskapskontrollen handlar om følgjande problemstillingar: Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har vi sett på: Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre. Om selskapet Vest Telemark Kraftlag AS er eigd av kommunane Vinje, Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord og Nissedal. Nissedal eig 5 % av aksjane, medan dei andre kommunane eig 19 % kvar. Selskapet sine hovudaktivitetar er produksjon, distribusjon og sal av energi, samt bygging og drift av fibernett. Selskapet har 60 tilsette. Våre funn og vurderingar Generelt Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Telemark kommunerevisjon IKS ii

30 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar - Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Om eigarstyringa til Fyresdal kommune Kommunen sin praksis for eigarstyring er ikkje i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar, vi vil særskilt kommentere: Kommunen gjennomfører ikkje folkevaltopplæring om eigarskap. Fyresdal har valt ordførar som sin eigarrepresentant i selskapet. Ordførar er også valt som styremedlem i selskapet. Dette er ikkje i samsvar med kommunen si eigarskapsmelding, og ordførar er heller ikkje habil til å vere kommunens representant på generalforsamling i selskap der han sit i styret. Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. Kommune har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk slik som er tilrådd frå KS. Fyresdal kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Telemark kommunerevisjon IKS iii

31 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Tilrådingar Vi tilrår eigarkommunane å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og innarbeide krav om bruk av valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Vi tilrår Fyresdal kommune å velje nytt medlem til styret eller ein annen til å representere kommunen på generalforsamling, syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring, etablere rutinar for å evaluere styret, og etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen. 11. mai 2015 Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS iv

32 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillingar Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvala i eigarkommunane. Bakgrunn for bestillinga er planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Utgangspunktet for kontrollen er ein kontroll av eigarskapen. Det betyr at det er eigarane si rolle som er i fokus. Eigarskapkontroll omhandlar i utgangspunktet ikkje aktiviteten i selskapet. Vi vil svare på følgjande problemstillingar i denne kontrollen: Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, aktuelle lovregler og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg skal eigarskapskontrollen sjå særskilt på: Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre. Kontrollen gjeld hovudsakeleg åra 2012 og Det vil også bli teke omsyn til opplysningar av betyding frå Selskapet har dotterselskap/tilknytte selskap. Vi gir ei kort orientering om desse. 1.2 Metode Denne selskapskontrollen er som nemnd ein eigarskapskontroll. Kontrollen er gjennomført i samsvar med reglane om selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, forskrift om kontrollutval 13 og 14, samt rettleiar for selskapskontroll, fastsett av Norges kommunerevisorforbund. 1 I rapporten presenterer vi noko informasjon om selskapet. Vi meiner at denne informasjonen kan vere med på å gi et heilskapleg bilete av eigarstyringa av selskapet, og om 1 Selskapskontroll - fra A til Å, Norges kommunerevisorforbund 11. mai 2011 Telemark kommunerevisjon IKS 1

33 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune denne fungerer i praksis. Utover dette omhandlar ikkje kontrollen styret sitt ansvar og verksemda i selskapet. Kontrollen er gjennomført av revisor Gunnar Isaksen, forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev og oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Kirsti Torbjørnson. 1.3 Kriterier Kriterier for vurderingane i rapporten bygger i hovudsak på følgjande kjelder: lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner lov 13. juni 1997 om aksjeselskap KS anbefalingar for eigarstyring selskapets vedtekter og relevante kommunestyrevedtak eventuell eigarskapsmelding/strategi for den enkelte kommune/selskapet Fakta i rapporten bygger på informasjon som er innhenta gjennom eigenerklæring frå styret eigenerklæring frå eigarrepresentant intervju med dagleg leiar og styreleiar dokumentgjennomgang I rapporten fokuserer vi på negative funn. Det som er i orden blir som hovudregel ikkje omtala. Vi meiner at metodebruk og kjeldetilfang i denne eigarskapkontrollen har gitt eit godt nok grunnlag til å svare på dei problemstillingane som kontrollutvalet har vedtatt. 1.4 Høyring Utkast til rapport er sendt på høyring til selskapet sitt styre og daglege leiing og til ordførarane i eigarkommunane. Kommunen hadde ingen kommentarar til rapporten. Høyringsuttale frå selskapet ligg som vedlegg til rapporten. Telemark kommunerevisjon IKS 2

34 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 2 Om Vest-Telemark Kraftlag AS 2.1 Om selskapet Selskapet endra organisasjonsform frå BA (selskap med begrensa ansvar) til aksjeselskap i 2000, då førstnemnde form ikkje lenger var lovleg organisasjonsform. Selskapet er 100 % kommunalt eigd. Eigarar Aksjar Eigardel Tokke kommune % Kviteseid kommune % Fyresdal kommune % Seljord kommune % Vinje kommune % Nissedal kommune % Selskapet har to dotterselskap. Dette er Skafså Kraftverk ANS der VTK eig 67 % av aksjane og Vest Telemark Kraftlags pensjonskasse som er heileigd av VTK AS. I tillegg eig selskapet 40 % av Telefiber AS, 15 % av Grunnåi Kraftverk AS og 8,5 % av Sundbarm kraftverk DA. Det er også inngått aksjonæravtale som regulerer forholdet mellom eigarane, mellom anna rett til styrerepresentasjon. Formål Vedtekter til selskapet vart vedtekne på generalforsamling og var gjeldande frå Selskapets føremål er: - utbygging og drift av energiforsyningsnett - utbygging og drift av produksjonsanlegg for energi - omsetning av energi - installasjonsverksemd, teletenester og liknande - rådgjeving, konsulentverksemd, tenesteyting og anna verksemd som har tilknyting til dei nemnde føremål Telemark kommunerevisjon IKS 3

35 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Desse arbeidsområda kan organiserast som dotterselskap. Selskapet kan også vera deltakar i andre selskap innanfor desse og tilgrensande område. Styret Styret skal bestå av åtte styremedlemmer, der generalforsamlinga vel seks medlemer med personlege vara. Det skal vere tre kvinner og tre menn både i styret og blant varamedlemene som vert valde på generalforsamlinga. Dei tilsette vel to styremedlemer med vara. Styrefunksjon Styreleiar Nestleiar Styremedlem Styremedlem valt av dei tilsette Tilsette sin vara Varamedlem Styremedlemmer valt for to år på generalforsamlinga 25. juni 2013 Rolf Normann Bjørg Kyrkjebø Staaland Erik Skjervagen Øyvind Tveit Margit Elise Karlsen Rinde Baiba Sheine Aslak Bekhus Jarle Solbu Rune Aalandslid Åse Wrålid Magne Wraa Kjersti Bergland Astrid Eidem Nordal Magne Reinstaul Torgrim Thommassen Tor Ivar Berge Styresamansetninga oppfyller krava til representasjon av begge kjønn i styret, jf. aksjelova Organisasjon Ketil Kvaale er dagleg leiar. Hans løn for 2013 var kr Det er ingen bonusordningar for dagleg leiar. Selskapet hadde 1. oktober tilsette, og konsernet under eitt har tilsette. Telemark kommunerevisjon IKS 4

36 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 2.2 Økonomisk stilling Største delen av selskapet sine inntekter kjem i dag frå produksjon og sal av kraft, dernest er det nettdrifta som bidrar mest. I tillegg har VTK AS inntekter frå Telefiber AS, som dei eig 40% av, og frå andre tenester som blant anna utleige av lokalar, diverse økonomi- og kontortenester. Alle tall i heile 1000 Vest-Telemark Kraftlag AS Resultatregnskap Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Arbeidskapital Ordinært utbytte Balanseregnskap Sum eigedeler Eigenkapital: Innskoten eigenkapital Opptent eigenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 1 1,1 1,1 Eigenkapitalandel i % 49,6 49,4 Totalrentabilitet i % 14,7 6,6 Resultatutviklinga har vore positiv frå 2012 til Selskapet har god eigenkapitaldel og likviditetsgraden er tilfredsstillande. Utbyte er utdelt med høvesvis 10 og 15 millionar kroner i dei to undersøkte åra. Telemark kommunerevisjon IKS 5

37 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 3 Om Fyresdal kommune si forvaltning av eigarskapen 3.1 Oppfølging av eigarskap retningsliner og praksis Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, aktuelle lovregler og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Rutinar for evaluering og oppfølging av eigarinteresser Generelt Selskapet er eigd av seks kommunar. Av desse har Fyresdal, Seljord og Kviteseid utarbeidd eigarskapsmeldingar. Nissedal har vedtatt ein eigarskapspolitisk plattform. Eigarkommunane Tokke, og Vinje opplyser at dei ikkje har eigarskapsmeldingar, eller andre retningsliner for utøving av eigarskap. KS seier i sine tilrådingar til godt eigarskap at det kan utarbeidast interkommunale eigarskapsmeldingar der kommunen eig selskap saman med andre kommunar. Ei interkommunal eigarskapsmelding vil sikre felles føring frå eigarane der det er mogleg. Det er ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK AS i nokon av eigarkommunane, men Fyresdal og Kviteseid har i sine eigarskapsmeldingar fastsett mål for eigarskapen i VTK AS og vurdert i kva grad desse er oppfylt. Selskapet kjenner ikkje eigarskapsmeldingane til eigarane. Om Fyresdal kommune Eigarskapsmeldinga var vedtatt av kommunestyret i sak 72/12. Eigarskapsmeldinga fastset generelle prinsipp for eigarskap i Fyresdal kommune. Ifølgje vedtaket i saka skal kommunestyret gå igjennom eigarskapsmeldinga ved inngangen til ny valperiode. Eigarskapsmeldinga pålegg styrerepresentantane ansvar for at selskapa blir gjort kjent kommunen sine generelle prinsipp for eigarskap. Telemark kommunerevisjon IKS 6

38 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Blir vedtak og retningsliner for utøvinga av eigarskap følgde? Vi undersøker i kva grad kommunen følgjer dei generelle prinsippa som er fastsett i si eigarskapsmelding. Vi ser også om kommunens praksis/eigarskapsmelding er i samsvar med tilrådingane for godt eigarskap frå KS. Folkevaltopplæring Eigarskapsmeldinga seier i punkt 4.2 at opplæring i og informasjon om kommunen sine eigarskap og eigarskapspolitikk skal vere ein del av folkevaltopplæringa til nye kommunestyre. Ifølgje ordførar har ikkje kommunen obligatorisk opplæring av folkevalte eigarrepresentantar. KS tilrår at slik opplæring blir gjennomført i løpet av dei første 6 månadene av valperioden, med seinare oppfølging etter 2 år. Vedtekter, strategiar og vedtak Drifta av selskapet vert regulert av vedtektene, sist fastsett Kommunen sine mål for eigarskapen er: 1. Selskapet skal syte for stabil forsyning av straum i kommunen. 2. Selskapet skal levere straum til konkurransedyktige priser. 3. Selskapet levere utbytte til eigarane. 4. Selskapet skal vere ein kompetansebase for energispørsmål i Vest-Telemark. Ifølgje eigarskapsmeldinga meiner kommunen at selskapet er eit veldrive selskap som på ein god måte fylgjer opp kommunen sine mål for selskapet. Vi er ikkje kjende med at kommunen har gjort andre vedtak om selskapet i den perioden denne kontrollen omhandlar. Representasjon og delegasjon Eigarskapsmeldinga fastset at det er ordførar som representerer kommunen i generalforsamling. Ordførar er også vald som medlem av styret i VTK AS. Det følgjer av habilitetsreglane at den som er styremedlem ikkje kan handsame saker der selskapet er part i kommunen. Vedkomande kan dermed ikkje møte som kommunen sin fullmektig i generalforsamling. Dette er også presisert i kommunen si eigarskapsmelding. Ordførar kan såleis ikkje ha begge desse funksjonane samstundes. Telemark kommunerevisjon IKS 7

39 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Det er gjennomført ordinære generalforsamlingar innan fristen både i 2012, 2013 og Dagleg leiar har sendt innkalling på vegne av styreleiar. Innkallinga i 2012 er datert tre veker før generalforsamling. I 2013 og 2014 er innkallingane datert to veker før møtedato. I følgje aksjelova skal innkalling sendast minst ei veke før møtedato, mens selskapet sine vedtekter stiller krav om tre vekers varsel, jf. 6. Protokollane frå generalforsamlinga er i samsvar med formelle krav, og opplyser at aksjonærane, styret for selskapet og dagleg leiar var til stades på generalforsamlinga. Generalforsamlingane har handsama dei sakene som dei etter aksjelova og vedtektene pliktar å handsame. Protokollane viser at årsrekneskap og årsmelding vart godkjent. Generalforsamlingane valde styreleiar, styremedlemmar og varamedlemar i 2013, og fastsette godtgjering til disse i tråd med vedtektene. I møteprotokoll for generalforsamlinga i 2014 står ordførar i Fyresdal både som representant for aksjonærane og som representant frå styret. Det er ikkje halde ekstraordinær generalforsamling i den perioden vi har undersøkt. Styret Det fylgjer av vedtektene at styret skal ha åtte medlemer, derav to som veljast av dei tilsette. Generalforsamlinga vel dei seks andre styremedlemmene, kvar med sin personlege vara. KS tilrår at ein nyttar ordning med numerisk vara for betre å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Prosess for val av styret er nærare omtalt under punkt 3.2. Det er kjønnsbalanse i styret, jf. kommuneloven 80 a. Eigarskapsmeldinga har ikkje rutinar for evaluering av kompetansen til styret. KS tilrår at kommunen har rutinar for kompetansevurdering. Eigarskapsmeldinga fastset at alle deltakarar frå Fyresdal skal registrere styreverva sine i Ordfører og styremedlem frå Fyresdal har registrert styrevervet sitt. KS tilrår at kommunen bør ha ein prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for generalforsamlinga si fastsetting av styrehonorar. Kommunen har ikkje omtalt fastsetting av honorar i si eigarskapsmelding, og vi er ikkje kjent med at kommunen har gjennomført slik diskusjon på anna vis heller. Styreleiar sitt honorar er kr per år. Nestleiar får kr , og dei andre styremedlemane får kr Varamedlemmene får kr per møte. Telemark kommunerevisjon IKS 8

40 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Eigarskapsmeldinga seier at selskap der kommunen har eigarinteresser skal ha etiske retningsliner. VTK AS opplyser at dei ikkje har etiske retningsliner. Eigarskapsmeldinga seier også at kommunelova 4 skal gjelde fullt ut, dvs. at forholda skal leggast til rette for offentleg innsyn. Selskapet opplyser at dei følgjer offentleglova på dei områda der det er aktuelt, og forvaltningslova på nettaktivitet der dei er einaste leverandør. Selskapet presiserer at dei i alle høve praktiserer openheit med tanke på at dei er kommunalt eigd. Eigarskapsmeldinga fastset at ved usemje i styret si innstilling til generalforsamling skal kommunens styrerepresentant syte for at eigarrepresentanten er kjent med argumenta i saka. Rapportering og avklaring av rammer Eigarskapsmeldinga fastset at kommunen sin representant i generalforsamlinga så langt som praktisk råd, skal syte for at formannskapet får høve til å drøfte kontroversielle spørsmål for generalforsamlinga. Vidare seier eigarskapsmeldinga at årsmeldingar frå dei viktige selskapa skal leggjast fram som referatsak for kommunestyret. Vi kan ikkje sjå at VTK AS sine årsmeldingar er lagt fram for kommunestyret som referatsaker i den perioden denne kontrollen omfattar. Ifølgje ordførar er det ikkje særskilte rutinar for rapportering frå selskap til eigar. Ordførar gir også uttrykk for at informasjonen til kommunestyret om selskapet ikkje har vore god nok. Eigarskapsmeldinga fastset at i prinsipielle saker eller i saker som har særs mykje å seie, kan kommunestyret instruere sin representant i generalforsamlinga. Vi er ikkje kjent med om kommunestyret har gjort dette i saker om VTK. Eigarskapsmeldinga seier at styret skal innkalle til eigarmøte i særs viktige saker. Ordførar seier at det har vore møte ved behov. Telemark kommunerevisjon IKS 9

41 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 3.2 Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Utbyttepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre Utbyte KS tilrår at det gjennom eigarstrategi blir klargjort kva eigarane forventar når det gjeld avkasting frå selskapet. Eigarkommunane har som nemnt ingen felles eigarstrategi for selskapet, og det er ikkje skriftleggjort kva avkastning eigarane forventar av selskapet. Fyresdal kommune Kommunen har som eit generelt prinsipp i si eigarskapsmelding at det bør utarbeidast ein utbyttepolitikk i selskap der verksemda har karakter av næringsverksemd. Kommunen har ikkje utarbeidd slik strategi for VTK. Ifølgje ordførar er det ingen intern prosess i kommunen når det gjeld storleiken på utbytet frå VTK. Det er styret i selskapet som fastset utbytet. Ordførarane i eigarkommunane har tidligare gitt selskapet signal om at dei ønskja eit høgare utbyte Val av styre KS tilrår at val til styret i aksjeselskap bør skje ved hjelp av valkomité. Føremålet med å bruke valkomité er å sikre at styret skal setjast saman av medlemmer med komplementær kompetanse og som er i tråd med eigarane sine føremål med selskapet. Bruk av valkomité bør vere vedtektsfesta. KS tilrår vidare at i selskap med fleire eigarar, bør valkomiteen setjast saman slik at samansetjinga avspeglar eigarandelen. Bruk at valkomité er ikkje vedtektsfesta i VTK AS. Det er ikkje oppnemnd valkomité for val av styre. Eigarkommunane nominerer kvar to kandidatar til val i styret, ein man og ei kvinne. Styret blir formelt sett valt av generalforsamlinga, men slik at det er eit styremedlem frå kvar eigarkommune og at kravet til kjønnsbalanse er ivaretatt. Den kandidaten som ikkje vert styremedlem, vert automatisk varamedlem. Styret har ikkje evaluert eige arbeid i den perioden som er undersøkt. Telemark kommunerevisjon IKS 10

42 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Fyresdal kommune Ifølgje eigarskapsmeldinga skal oppnemning av kommunen sine representantar i styret skje av ei valnemnd. Vidare skal det ved val til styre leggjast vekt på vedkommande sin kompetanse og styret sin totale samansetnad. Kommunestyret vedtok nytt punkt 4.3 nr. 6 då dei handsama eigarskapsmeldinga i sak 72/12: Ordførarane i Vest-Telemark er valnemnd for dei interkommunale selskap og sikrar lovleg kjønnsfordeling i styret. Vi er ikkje sikre på om kommunen her meiner interkommunale selskap (IKS) eller alle selskap som kommunane i Vest Telemark eig saman. Kommunestyret seier vidare i same sak: Kommunestyret ynskjer å vere ein aktiv eigar i dei selskapa ein er eigar i og ber valnemnda kome med forslag til representasjon i god tid før valkomiteane i kvart selskap gjer sitt arbeid. Utover dette har ikkje kommunen fastsett nærare kriterium for val og samansetjing av styret. I Fyresdal er det formannskapet som utgjer valnemnda og som nominerer kandidatar til styreverv. Valnemnda fatta vedtak om styrekandidat til VTK frå Fyresdal sak 6/15. Saksframlegget viser ikkje om det er gjort nokon vurdering av den totale samansetjinga av styret. Telemark kommunerevisjon IKS 11

43 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 4 Vurderingar av eigarskapen 4.1 Rutinar for evaluering og oppfølging Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane har rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. 4.2 Følgjer Fyresdal sine eigne rutinar, KS sine tilrådingar for eigarstyring og aktuelle lovkrav? Kommunen sin praksis for eigarstyring er ikkje i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Vi vil særskilt kommentere: Kommunen gjennomfører ikkje folkevaltopplæring om eigarskap. Fyresdal har valt ordførar som sin eigarrepresentant i selskapet. Ordførar er også valt som styremedlem i selskapet. Dette er ikkje i samsvar med kommunen si eigarskapsmelding. Ordførar er ikkje habil til å handsame saker om selskapet i kommunen, og til å vere kommunens representant på generalforsamling i selskap der han sit i styret. Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Instruksen til styremedlem i eigarskapsmeldinga om å informere eigarrepresentanten om usemje meiner vi etter omstenda kan vere i strid med grunnprinsipp i aksjelova, og særleg aksjelova Ein styremedlem representerer ikkje eigar, men berre seg sjølv, og ansvaret er å ta i vare selskapet sine interesser, ikkje eigaren sine interesser. Det er knytt personleg ansvar til vervet som styremedlem. Eigar kan ikkje instruere styremedlemmer, men kan Telemark kommunerevisjon IKS 12

44 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune saman med dei andre eigarane byte dei ut. Det går fram av aksjelova at styret og andre som representerer selskapet, ikkje har høve til å gjere handlingar som kan gi visse aksjeeigarar eller andre ein urimeleg fordel til ulempe for andre aksjeeigarar eller selskapet. 4.3 Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk slik som er tilrådd frå KS. Fyresdal kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Føringar for styresamansetjing og bruk av valkomité kan vere tiltak for å sikre komplementær kompetanse i styret. Eigarkommunane bør såleis følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Telemark kommunerevisjon IKS 13

45 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune 5 Tilrådingar 5.1 Til eigarkommunane i fellesskap Vi tilrår eigarkommunane å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. 5.2 Tilrådingar til Fyresdal kommune Vi tilrår Fyresdal kommune å velje nytt medlem til styret eller ein annan til å representere kommunen på generalforsamling, vurdere om eigarskapsmeldinga er godt nok i samsvar med aktuelle reglar og tilrådingar, syte for at det blir gjennomført folkevaltopplæring, etablere rutinar for å evaluere styret, og etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen. Telemark kommunerevisjon IKS 14

46 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Vedlegg Vedlegg 1 Formlar for berekning av nøkkeltal Vedlegg 2 Eventuelle kommentarar til rapporten frå eigar/selskapet. Vedlegg 3 KS tilrådingar for godt eigarskap Telemark kommunerevisjon IKS 15

47 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Resultatgrad i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad 1 Sum omløpsmidler / Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 måler bedriftens evne til å dekke betalingspliktene etter hvert som de forfaller. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel i % (Sum egenkapital x 100) / Sum totalkapital Er et uttrykk for hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital og dermed hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Gjeldsgrad Sum gjeld / Sum egenkapital Gjeldsgraden viser hvor stor gjelda er i forhold til egenkapitalen. En gjeldsgrad på 1 vil si at bedriften har like stor gjeld som egenkapital. En kan si at jo mindre dette forholdstallet er, jo mer solid er bedriften. Totalrentabilitet i % (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Totalrentabiliteten viser bedriftens avkastning på den totale kapitalen som er bundet i bedriften. Er altså et mål på avkastningen på selve eiendelene, og representerer et viktig nøkkeltall ved lønnsomhetsberegning. Arbeidskapital Sum omløpsmidler sum kortsiktig gjeld = arbeidskapital Arbeidskapital er kapital som selskapet behøver for å finansiere varer og tjenester i arbeid inntil de er solgt og oppgjør mottatt. Negativ arbeidskapital kan tyde på dårlig likviditet. Telemark kommunerevisjon IKS

48 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Vedlegg 2: Høyringsuttale Høyringsuttale frå selskapet: Eigarstrategi(ar): Kva for eigarstrategi kvar enkelt aksjonær ynskjer å ha er VTK som selskap uvedkomande og langt på veg irrelevant. Styret og dagleg leiar held seg til det som fylgjer av aksjonæravtale, vedtekter og styrande vedtak i GF. Frå leiingas ståstad gjev dette klare føringar for selskapets drift og utvikling. Kortversjonen av dette er at VTK skal drivast etter forretningsmessige prinsipp i samsvar med aksjeloven, - dvs med økonomisk resultat og utbytte/kapitalavkastning som hovudmål. Det er eit par unntak frå dette: GF 2002 og 2003: Kraftomsetning til sluttbrukarar utan dekningsbidrag. GF 2004 (og seinare): Fiberutbygging sjølv om desse investeringane kan ha større økonomisk risiko enn det styret har mandat til/ ville ha akseptert. Kommunestyret kan gjennom eigarskapsmelding bestemme kva kommunen skal meine på GF i VTK. Styret og dagleg leiar må legge til grunn det som fleirtalet på GF vedtek. Den klare konsekvensen av dette er at eit styremedlem kan risikere å måtte vera med på gjennomføring av eit vedtak som sin kommune var i mot på GF. Utbytte: Verdiskaping kan brukast som eigenkapital for årets netto investering og/eller til utbytte. I VTK har det gjennom mange år vore semje/praksis å halde EK på 50 % under normal drift. Dette for å ha ryggrad til å ta eit større lyft dersom eit godt prosjekt skulle dukke opp, og for å sikre gode lånevilkår på vår stadig aukande gjeld. Dette måltalet har då gjeve greie føringar for storleiken på utbyttet. Det er likevel styret som, etter ei totalvurdering av situasjonen på kort og lang sikt, fastset det årlege utbyttet (jfr aksjeloven). Mvh Vest-Telemark Kraftlag AS Ketil Kvaale Adm. dir. Telemark kommunerevisjon IKS 17

49 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Vedlegg 3: KS Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskap og foretak Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/ selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. Nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/ vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr. 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap Telemark kommunerevisjon IKS 18

50 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Nr. 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Telemark kommunerevisjon IKS 19

51 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune Nr. 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr. 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å Jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr. 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå Telemark kommunerevisjon IKS 20

52 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Fyresdal kommune situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Nr. 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr. 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkesog kommunalråd kan ikke sitte i styret. I kommuner med parlamentarisme kan ikke kommune- og fylkesråd sitte i foretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjonssjef/stedfortreder. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter Telemark kommunerevisjon IKS 21

53

54

55

56 Fyresdal kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/32-1 Saksbeh.: Grethe Lassemo Dato: Saksframlegg Delegering etter alkohollova 1-6 einskildhøve Utval Utvalssak Møtedato Hovudutval for oppvekst, kultur og omsorg 16/ Kommunestyret 11/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Dokument i saka: Politisk delegeringsreglement vedteke i kommunestyre Lov om omsetning av alkoholholdig drikk m.v. (alkoholloven) Bakgrunn for saka: Det kom innspel frå leiargruppa under utarbeiding av det politiske delegeringsreglementet at vedtak etter 1-6,.."bestemt del av året, og for en enkelt bestemt anledning" i alkohollova bør vere ei administrativ avgjer. Dette blei ikkje tek omsyn til av arbeidsgruppa og ikkje teke opp i kommunestyret. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for ; vi skal opptre som gode tenesteyterar til innbyggarane, der vi legg vekt på ei open, ærleg og positiv adferd, og der respekt skal prege møte og samhandling med innbyggarane. I fylgje det politiske delegeringsreglementet som var politisk vedteke er det slik at hovudutval for oppvekst, kultur og omsorg, OKO, har fullmakt til å gje løyve for einskildhøve, tidsavgrensa til arrangement/periode som varer inntil ei veke. Når ein snakkar om einskilde høve er dette for eksempel der lag og foreiningar skipar til arrangement. Det er snakk om 4-6 arrangement i året. Dette bør vera saker som kan avgjerast administrativ. OKO får då referatsak. Søkaren får eit raskt svar og slepp å vente på utvalsbehandlinga. Utdrag frå politisk delegeringsreglement for Fyresdal kommune ; Alkohollova av Delegering til og om: 1-6 Einskildhøve tidsavgrensa OKO har fullmakt til å gje løyve for einskildhøve, til arrangement/periode som varer inntil ei veke 1-7 Løyve til sal og skjenking av alkohol K-styret 1-7c Skifte av styrar Rådmannen får fullmakt til å godkjenne skifte av styrar og nestansvarleg. 1-8 Inndraging av løyve K-styret har fullmakt til inndraging av løyve 1-9 Kontroll K-styret er kontrollorgan for utøving av sal og skjenking av alkohol.

57 4-4 Utviding av skjenketid Rådmannen får fullmakt til å gjere vedtak om utviding av skjenketid og utviding av skjenkelokale for eit einskild høve. 4-5 Ambulerande skjenkeløyve Rådmannen: Til slutta lag Utdrag frå Lov om omsetning av alkoholholdig drikk m.v., alkoholloven; 1-6.Bevillingsperioden. Kommunal bevilling til salg av alkoholholdig drikk gruppe 2 og 3 kan gis for 4 år av gangen, og med opphør senest 30. september året etter at nytt kommunestyre tiltrer. Kommunal bevilling til salg av annen alkoholholdig drikk enn nevnt i første ledd og til skjenking av alkoholholdig drikk kan gis for perioder inntil 4 år, og med opphør senest 30. september året etter at nytt kommunestyre tiltrer. Slike bevillinger kan dessuten gis for en bestemt del av året, og for en enkelt bestemt anledning. 4-5.Ambulerende skjenkebevilling. Kommunestyret kan gi en eller flere bevillinger som ikke blir knyttet til bestemt person eller skjenkested, og kan tillate at en eller flere av disse bevillinger blir utøvd på et sted eller steder som godkjennes for en enkelt anledning og for skjenking til deltakere i sluttet selskap. En ambulerende bevilling kan ikke utvides til å omfatte tilvirkning eller innførsel av alkoholholdig drikk for skjenking i egen virksomhet Konklusjon: Saker etter alkoholloven 1-6, einskildhøve bør sidestillast med 4-5, ambulerande og behandlas administrativt. Innstilling frå rådmannen: Søknadar i forhold til einskilde løyver etter 1-6 i ein tidsbegrensa periode på inntil 1 veke blir delegert frå hovudutvalet for oppvekst kultur og omsorg til rådmannen. Ketil O. Kiland rådmann Grethe Lassemo avdelingsleiar

58 Fyresdal kommune Arkiv: X03 Saksmappe: 2016/499-1 Saksbeh.: Marit Nygård Dale Dato: Saksframlegg Oppretting av kommunekomite TV-aksjonen Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 12/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Dokument i saka: Oppretting av kommunekomite TV-aksjonen for denne valperioden Bakgrunn for saka: For å klare og gjennomføre TV-aksjonen er det viktig at det blir oppretta ein kommunekomite som tek seg av det praktiske arbeidet med gjennomføring av aksjonen. Det bør vere ein leiar i komiteen. Komiteen må vere ressurspersonar som kan medvirke til å engasjere frivillige til TVaksjonen. Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for i sektor for plan og teknikk: Vi stimulerer til høg aktivitet i lag og organisasjonar. Tidlegare bestod kommunekomiteen av ordførar eller varaordførar, sekretær og frivillige frå lag og organisasjonar. I seinare tid blei det endring i struktur på arbeidsforma for aksjonen. I 2011 blei det oppnemnt 3 personar som skulle vere medlemmer i kommunekomiteen. Desse personane blei valde for heile valperioden slik at ein slapp å velje ny kommunekomite kvart år. I tillegg blei det med ein sekretær i komiteen som kun skulle ha ansvaret for sekretærfunksjonen. Dette har fungert veldig greitt i seist valperiode, og denne ordninga bør halde fram i denne valperioden vi no er inne i. Anne Serine Nærum har vore medlem i komiteen seist periode, og ho har signalisert at ho gjerne kan halde fram i komiteen som må opprettast i noverande valperiode. Ein ser det som veldig viktig at ho held fram i komiteen slik at ikkje alle medlemmene går ut av komiteen samstundes. Konklusjon: Det bør veljast ein kommunekomite som består av 3 personar frå kommunestyret for å arbeide med dei årlege TV-aksjonane. Kommunekomiteen bør veljast for heile valperioden. Ein av medlemmene i komiteen bør vere Anne Serine Nærum.

59 Innstilling frå rådmannen: Kommunestyret vel personar som skal sitje i kommunekomiteen i valperioden vi er inne i. Kommunekomiteen veljast for heile valperioden. Anne Serine Nærum blir ein av medlemmene i komiteen. Ketil O. Kiland rådmann Marit Nygård Dale konsulent

60 Fyresdal kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2015/ Saksbeh.: Grethe Lassemo Dato: Saksframlegg Årsmelding 2015, Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Utval Utvalssak Møtedato Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 6/ Kommunestyret 13/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Vedlegg: 1 Årsmelding 2015 råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Bakgrunn for saka: Jamfør 7 i lov om råd for menneske med nedsett funksjonsevne skal rådet kvart år legge fram ei melding for kommunestyret. 4 Eldrerådet skal kvart år utarbeide ei melding om verksemda si. Meldinga skal leggjast fram for kommunestyret. Tilsvarande gjeld for eventuelle andre representasjonsordningar, og det har vi i Fyresdal. Meldinga bør innehalde kven som har vore representantar, dei sakene som er handsama, dei råd og føresegner som er gitt og eigne initiativ. Konklusjon: Årsmeldinga viser rådets aktivitet i Innstilling frå rådmannen: Årsmelding 2015 for Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne i Fyresdal blir teken til vitande. Handsaming i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Merknad til at representantane ikkje nødvendigvis treng vere medlemar i pensjonistlaget. Elles i samsvar med innstilling frå rådmannen. Vedtak i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Årsmelding 2015 for Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne i Fyresdal blir teken til vitande.

61 Ketil O. Kiland rådmann Grethe Lassemo avdelingsleiar

62 Årsmelding 2015 Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne i Fyresdal Innleiing: I fylje Lov om råd for menneske med nedsett funksjonsevne og lov om eldreråd skal alle kommunar ha eit råd eller ei anna representasjonsordning for menneske med nedsett funksjonsevne og eldre. Kommunane kan vedta å opprette felles råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne. Rådet skal kvart år utarbeide ei melding om verksemda si. Meldinga skal leggjast fram for kommunestyret. Budsjett: Rådet har hatt budsjett på kr ,- Rekneskap: Kurs/konferansar, kr 2 057,- Reiseutgifter til kurs/konferansar kr 300,- Diverse, blom kr 60,- Møtemat kr 1 054,- Sum kr 3 471,- Rådet har vore samansett slik i 2015: Medlemer: Frå pensjonistlaget: Torleiv O. Veum, leiar Annveig Johre, nestleiar Frå Mental Helse: Aud K. S. Lukassen Frå SAFO: Karin Bergland Frå kommunestyre: Nils Vidar Pettersen Varamedlemer: Torbjørg Skar Olav Torgeir Metveit Øyvind Johansen Lars Arild Johannessen Kjell Audun Aalandsli Christin L. Skansen Rådet har vore samansett slik etter valet i 2015: Medlemer: Varamedlemer: Karin Bergland (SAFO), leiar Aud Lukassen (FFO), nestleiar Anne-Mette Momrak (FFO) Bjørg Tordis Breivik (SAFO) Torleiv O. Veum (pensjonistlaget) Berit Gulbrandsen (pensjonistlaget) Olav Torgeir Metveit (pensjonistlaget) Torleiv Hvistendahl (kommunestyre) Gunhild Bjaaland (pensjonistlaget) Øyvind Johansen (pensjonistlaget) Nils Kristian Moe (kommunestyret) Sekretær: Grethe Lassemo

63 Møter: Rådet har i 2015 hatt 5 protokollera møter. Desse sakene har vore til behandling. Kommunereform - Fyresdal kommune si framtid Årsmelding 2014 Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne i Fyresdal Revisjon av Plan for trafikksikring Oppretting av frivilligsentral Plan for kulturbygg, idrett og friluftsliv , 2.gongs handsaming Evaluering av REMNF Samlokalisering av offentlege og private tenester i Klokkarhamaren 6 (Fyresdal næringshage) endeleg avgjerd Ein ny start eit folkehelseprosjekt i Fyresdal kommune Handlingsprogram plan for kulturbygg, idrett og friluftsliv Økonomiplan og årsbudsjett 2016 for Fyresdal kommune Elles er rådet orientert om desse sakene: Rundskriv om kommunale og fylkeskommunale eldreråd Årsrapport 2014 for Fyresdal kommune frå Pasient- og brukarombudet Presentasjonar frå eldrerådskonferansen i Morgedal april Kommunens ansvar og oppgåver for rådet for personar med nedsett funksjonsevne Mental Helse, psykiatri, KAD plassar, pårørandeskule og helsesysterteneste v/ kommunalsjef Berit R Kemp Mogleg tiltak med grøn omsorg i kommunen Mogleg asylmottak på Foldsæ Møteplan 2016 Hjelpemiddelkontakt Andre saker: Råd for funksjonshemma uttale om Vern retten til hjelpemiddel Rampe/heis i badebassenget Turveg i Hamaren Lyttevenn Oppmoding til kommunen om å sikre gangfelt for fotgjengerar over fv 355, ved banken og museet. Kurs/konferansar: Eldrerådskonferansen i Morgedal, Karin Bergland Fylkesmannens høstkonferanse i Vrådal, Torleiv Veum Leiaren av rådet, Torleiv Veum, har vore på møter om Hamaren aktivitetspark og om kommunale øyeblikkeleg hjelp plassar.

64 Fyresdal kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/299-2 Saksbeh.: Ketil O. Kiland Dato: Råd i kommuner og fylkeskommuner for ungdom, eldre og personer med funksjonsnedsettelse - høyring Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 7/ Kommunestyret 14/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret. Dokument i saka: - Høyringsbrev frå kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert Høyringsnotat om råd i kommunar og fylkeskommunar for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing Bakgrunn for saka: Regjeringa meiner det er viktig med medverknad frå ulike grupper av innbyggjarar som er særleg avhengige av tenestene frå kommunane og fylkeskommunane. Ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing er ofte underrepresenterte i folkevalde organ. Regjeringa ønskjer derfor at desse gruppene skal høyrast i saker som gjeld levevilkåra deira. For å sikre like reglar, og for å gjere det enklare for kommunane og fylkeskommunane å forvalte medverknadsorgana, foreslår Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) at kommunelova får ei ny generell føresegn om råd i kommunane og fylkeskommunane for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing. Forslaget er utarbeidd i samråd med Arbeids- og sosialdepartementet (ASD) og Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD). Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for /måla i budsjettet for 2016 i sektor for helse og omsorg der det heiter; Helse og omsorg med helsefremmande, førebyggande arbeid og gode levekår for alle Eldre og personar med funksjonsnedsetjing har i dag ein lovfesta rett til medverknad, jf. lov 8. november 1991 om kommunale og fylkeskommunale eldreråd, som blir forvalta av ASD, og lov 17. juni 2005 om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m., som blir forvalta av BLD. Det har vore opp til kommunane sjølve om dei vil ha medverknadsordningar for andre grupper, og korleis dei i så fall skal organiserast. Det mest vanlege har vore ulike ordningar for medverknad frå ungdom gjennom ungdomsråd, ungdommens kommunestyre eller liknande ordningar. Det har vore mykje usikkerheit rundt, og til dels ulik praktisering av, ordningane med ungdomsmedverknad. Det tilseier at det bør vere eit eins regelverk også for desse medverknadsordningane. Regjeringa vil derfor foreslå ei løysing der det er frivillig for

65 kommunane og fylkeskommunane å ha eit ungdomsråd eller ei anna form for ungdomsmedverknad, men dersom dei vel å ha ei slik ordning, må dei følgje systemet i lova. Departementet foreslår at eldre og personar med funksjonsnedsetjing framleis skal ha ein lovpålagd rett til medverknad, medan ei tilsvarande lovfesta ordning for ungdom skal vere frivillig for kommunane og fylkeskommunane. Dersom ein kommune eller ein fylkeskommune ønskjer å ha eit ungdomsråd eller ei anna form for medverknad frå ungdom, må dei etter forslaget følgje det regelverket som er laga for ungdomsmedverknad. Departementet foreslår i høyringsnotatet å oppheve eldrerådslova og lova om råd for menneske med nedsett funksjonsevne og erstatte dei med ei ny generell føresegn i kommunelova om råd i kommunane og fylkeskommunane for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing, i tillegg til forskrifter med utfyllande reglar for desse to ordningane. I dag er det eldre og menneske med funksjonsnedsetjing som har lovfesta rett til representasjonsordningar i kommunane. Samtidig har kommunane vedteke ei rekkje ordningar som sikrar at særlege grupper og aktørar har arenaer der dei kan ta vare på interessene sine. Som det går fram av tabellane, er det mest utbreidd med ei representasjonsordning for ungdom i kommunane. I 2012 hadde 74 prosent av kommunane barne- og/eller ungdomsråd, og 24 prosent hadde barn og unges kommunestyre. I underkant av 90 prosent av kommunane hadde ei representasjonsordning for unge, noko som inneber at det var kommunar som hadde både barne- og ungdomsråd og barn og unges kommunestyre. Rådsmodellar Lovverka som ligg til grunn for dei to rådsordningane, gjev høve til å opprette felles råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne. Materialet som er samla inn, tyder på at 11 til 13 prosent av kommunane har felles råd. Av dei som har felles råd, er det ei overvekt av små kommunar. Fyresdal kommune er ein av dei som har felles råd. Ressursar For at råda skal fungere godt, må dei ha både sekretariatshjelp, økonomiske ressursar og tilgang til nødvendig kompetanse. Kompetanse kan vere både opplæring av rådsmedlemmene og erfaringar medlemmene har med seg. Fyresdal kommune avset årleg budsjettmidlar til REMNF. I undersøkinga til NIBR svarer 75 prosent av råda for menneske med nedsett funksjonsevne og 72 prosent av eldreråda at det er utarbeidd mandat eller retningslinjer for rådet. Fyresdal kommune har utarbeida mandat for REMNF. Det er ein sterk tendens til at råda kjem seint inn i saksbehandlingsprosessen. Råda får først uttale seg etter at det er gjeve innstilling i saker. Her har Fyresdal kommune eit forbetringspotensial og ein prøvar heile tida å legge møta i REMNF, slik at dei kjem i forkant av den politiske handsaminga. Kommunestyret kan vedta å opprette eit felles råd for eldre og personar med nedsett funksjonsevne, jf. 4 a, slik som Fyresdal kommune det. Når det gjeld eldreråd og råd for menneske med nedsett funksjonsevne, foreslår departementet i det alt vesentlege å føre vidare gjeldande regelverk. Sett frå kommunane og fylkeskommunane blir det derfor ikkje nemneverdig administrativt meirarbeid. Det er ein føresetnad i kommunelova 10 nr. 3 at det også skal veljast varamedlemmer til rådet. Alle kommunar og fylkeskommunar skal ha eit råd eller ei anna representasjonsordning for menneske med nedsett funksjonsevne, jf. lov 17. juni 2005 nr. 58 om råd eller anna

66 representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m. 1og 2. For å få samla reglane om kommunal organisering i kommunelova foreslår departementet at eldrerådslova og lova om råd eller anna representasjonsordning for personar med nedsett funksjonsevne blir oppheva og erstatta av ei ny, generell føresegn i kommunelova om råd for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing. Når det gjeld ungdomsråd, foreslår ikkje departementet å innføre ei obligatorisk ordning, men ønskjer å føre dagens frivillige organisering av ungdomsråd og andre former for ungdomsmedverknad vidare. For departementet er det viktig å gje kommunane og fylkeskommunane fridom til å organisere dette på den måten dei synest er best innanfor dei rammene lova set. I NOU 2011: 20 Ungdom, makt og medvirkning var det ikkje fleirtal for å lovfeste ei ordning med ungdomsråd. Utvalet samla seg om å tilrå at det skulle utarbeidast lovfesta nasjonale retningslinjer for ungdomsråd. Etter forslaget skal eldrerådet og rådet for personar med funksjonsnedsetjing framleis ha rett til å uttale seg om saker som gjeld levevilkåra deira. For at dei reelt skal få høve til å påverke, må dei få sakene i god tid før dei skal behandlast i eit politisk organ. Fråsegnene deira skal som før berre vere rådgjevande. Ei ny, frivillig ordning med ungdomsråd eller ei anna form for medverknad skal ha same status. Representasjonsmodellar I 2012 hadde ca. 74 prosent av kommunane ei ordning med ungdomsråd, ca. 24 prosent hadde barn og unges kommunestyre, og om lag 90 prosent hadde éi av desse ordningane eller begge. Både jenter og gutar er godt representerte i råda, med ein kjønnsbalanse noko i favør av jentene. Når det gjeld val til representasjonsorgana, er det mest vanlege direkte val i skulen. I Fyresdal kommune finnes eige ungdomsråd der kommunen hjelper til med sekretæroppgåver. Påverknad Det ser ut til å vere ei utbreidd oppfatning i kommunane at barn i alderen 8 til 12 år i liten grad får høve til å påverke gjennom medverknadsordningar. Når det gjeld ungdom mellom 13 og 18 år, er oppfatninga meir positiv, kommunane meiner at dei får vere med og påverke når det gjeld utforming av kulturtiltak og fritidsklubbar. Råda skal ikkje behandle saker som kan munne ut i einskildvedtak etter definisjonen i forvaltningslova 2 a jf. b. Lovforslag I kommunelova (lov 25. september 1992 nr. 107) skal ny 10 b lyde: " 10 b Råd for ungdom, eldre og personer med funksjonsnedsettelse Kommunestyret og fylkestinget skal selv velge eldreråd og råd for personer med funksjonsnedsettelse. Kommunestyret eller fylkestinget bestemmer selv om det skal etableres et ungdomsråd med en valgperiode på inntil to år. Rådene er rådgivende organer for kommunen og fylkeskommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder ungdom, eldre og personer med funksjonsnedsettelse. Departementet gir forskrifter om oppgaver, organisering og saksbehandling for råda". I første ledd står det at kvart kommunestyre og fylkesting skal etablere eit eldreråd og eit råd for personar med funksjonsnedsetjing. Kommunestyret og fylkestinget kan ikkje delegere myndigheit. I motsetning til tidlegare blir det ikkje opna for val av ei anna medverknadsordning enn "råd" for personar med funksjonsnedsetjing. Det blir for det første grunngjeve med at det tidlegare ikkje har vore ein tilsvarande valfridom for eldre, og ein går ut frå at rådsmodellen gjev arbeidet større legitimitet og dermed også større gjennomslagskraft. Vidare står det i første ledd at kommunestyret og fylkestinget også skal velje medlemmer til desse råda. Ifølgje fjerde ledd

67 ligg det til departementet å lage forskrifter om korleis kommunane og fylkeskommunane skal velje medlemmene, kor mange medlemmer det skal vere, korleis råda skal organiserast, kva for oppgåver råda skal ha, etc. Det følgjer av andre ledd at det er opp til det einskilde kommunestyret eller fylkestinget å bestemme om dei vil ha eit tilsvarande råd for ungdom. Dette er ei frivillig ordning, i motsetning til råda for eldre og personar med funksjonsnedsetjing. Det står at valperioden for ungdomsråd er på inntil to år. Grunnen er at ungdom er i ein livsfase der det er upraktisk å binde seg til den ordinære valperioden på fire år. At nemninga "ungdomsråd" er brukt, er ikkje til hinder for at kommunestyret eller fylkestinget kan velje ei form for medverknad som ut frå lokale forhold er betre eigna, som barn og unges kommunestyre, etc. Dersom eit kommunestyre eller fylkesting innfører ei fast og formalisert ordning med ungdomsråd eller ei anna medverknadsordning for unge, må ordninga følgje det regelverket som er laga for denne ordninga. Det følgjer av fjerde ledd i paragrafen. Konklusjon: Kommunelova får ei ny føresegn i kapittel 2 som dreier seg om kommunale og fylkeskommunale organ: 10 b om råd for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing som erstattar dei to særlovene om eldreråd og råd eller anna representasjonsordning for personar med nedsett funksjonsevne, som begge blir oppheva. Eldre og menneskje med funksjonsnedsetjing vil etter endring i kommunelova fortsatt ha ein lovpålagt rett til medverknad og ein kan halde fram med å ha eit felles råd for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne, jfr. eldrerådslova 4 a. Tilsvarande ordning for ungdomsrådet skal vere friviljug for kommunane og fylkeskommunane, men om det blir oppretta ungdomsråd eller annan form for ungdomsmedverknad må forskrift gitt av departementet om oppgåver, organisering og saksbehandling for råda følgjast. Rådmannen kan ikkje sjå at forslag til ny lovtekst for kommunelova 10 b får konsekvensar for måten ungdomsrådet og rådet for eldre og menneskje med nedsett funksjonsevne funger i kommunen og rår til at høyringa takast til vitande. Lovforslaget er ei presisering og synleggjering av nytteverdien av å ha slike råd i kommunane. For at ungdomsrådet i kommunen skal fungere er dei avhengig av å ha ein rådssekretær på same måten som REMNF har det. Ungdomsrådet er opptatt av at dei får saker som omfattar deira interesseområde til handsaming og at dei blir oppfatta som eit nyttig og likeverdig råd som t.d. REMNF som kan kome med sjølvstendige innspel eller vere høyringsinnstans. Det vil i særleg grad for ungdomsrådet vere viktig at rådssekretæren har eit eige ansvar for å halde seg orientert om politisk sakskart. Dette for å kunne legge fram aktuelle saker for rådet da rutinane for møte ikkje er like godt innarbeida som for REMNF med t.d. fast møteplan for året. Om ungdomsrådet ynskjer å endre sine rutiner for å sikre sin medverknad kan evnt. drøftast i rådet uavhengig av denne saka. Om ungdomsrådet skal vere lovpålagt er eg usikker på. Eit ungdomsråd har i sakens natur raskare utskiftingar enn andre råd og utval, difor ein valperiode på to år. Behovet for å organisere ungdomens si deltaking bør ha ei friare rolle der ungdomen saman med kommunen avgjer om det bør opprettast ungdomsråd eller t.d. ungdomens kommunestyre. Engasjement til ungdomen vil variere mykje ut frå korleis kommunane legg til rette, men og ut i frå at ungdomen sine interesser kan variere meir enn i andre råd. Da er det neppe rett å gjere rådet lovpålagt, men heller leggje til rette for at kommunane saman med ungdomen til ei kvar tid finn den løysingar som passar for dei. Det er positivt at departementet vil utarbeide forskrift om oppgåver, organisering og sakshandsaming for råda.

68 Innstilling frå rådmannen: Fyresdal kommune syner til høyringsbrev frå kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert med vedlagte høyringsnotat om råd i kommunar og fylkeskommunar for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing og sluttar seg til endringsforslaget for kommunelova 10 b. Handsaming i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Rådmannen orienterte om saka. Torleiv Veum la fram dette framlegget i møte: Det er viktig at dei ymse gruppene som eldre, menneske med nedsett funksjonsevne og ungdom har svært forskjellige interesser og talspersonar. Desse gruppene bør vere representert i eigne valde råd. Det er svært forskjellige krav til kompetanse både til medlemmer og sekretæriat for desse. Framlegget til lovendring bør ikkje vedtakast. Ein stemme for Torleiv Veum sitt framlegg og seks stemmer for rådmannen framlegg. Vedtak i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Fyresdal kommune syner til høyringsbrev frå kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert med vedlagte høyringsnotat om råd i kommunar og fylkeskommunar for ungdom, eldre og personar med funksjonsnedsetjing og sluttar seg til endringsforslaget for kommunelova 10 b. Ketil O. Kiland rådmann

69 Fyresdal kommune Arkiv: 000 Saksmappe: 2014/ Saksbeh.: Ketil O. Kiland Dato: Saksframlegg Kommunereforma - avslutning Utval Utvalssak Møtedato Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 9/ Kommunestyret 15/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret. Dokument i saka: - Brev frå statsråd Jan Tore Sanner i kommunal- og moderniseringsdepartementet med invitasjon til å delta i kommunereformprosessen august Kommunestruktur i Vest-Telemark, TF-rapport nr K.sak 02/15: Kommunereform Fyresdal kommune si framtid - K.sak 03/15: Kommuneopprop mot sentralisering - K.sak 22/15: Deltaking i forprosjekt endra mandat - K.sak 28/15: Forhandlingsutval i samband med kommunereforma - K.sak 45/15: Utviding av forhandlingsutval i samband med kommunereform - K.sak 93/15: Høyring av innbyggjarane sine meiningar i kommunereforma - K.sak 08/16: Samarbeid eller samanslåing av kommunane Fyresdal og Tokke Bakgrunn for saka: Brev frå statsråd Jan Tore Sanner i kommunal- og moderniseringsdepartementet med invitasjon til å delta i kommunereformprosessen august Regjeringa sitt mål med kommunereforma er større, meir robuste kommunar med auka makt og mynde. Dette vert sett som naudsynt for å møte morgondagens utfordringar og stadig auka forventingar frå innbyggjarane. Regjeringa har fire hovudmål for kommunereforma: 1). Gode og likeverdige tenester til innbyggjarane 2). Heilskapleg og samordna samfunnsutvikling 3). Berekraftig og økonomisk robuste kommunar 4). Styrke lokaldemokratiet og gje større kommunar fleire oppgåver Kommunestyret gjorde i sak 002/15 slikt vedtak: "Kommunestyret i Fyresdal ynskjer primært at samarbeidet i Vest-Telemark skal halde fram og utviklast slik at oppgåver kommunane har kan løysast i den einskilde kommune eller om det er føremålstenleg i eit regionalt samarbeid og/eller i samarbeid med andre regionar/kommunar. - Fyresdal kommune ynskjer å vere med i eit forprosjekt i regi av Vest-Telemarkrådet for å grei ut ulike alternativ: a) Oppretthalde alle kommunane, med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid b) Ein stor kommune i Vest-Telemark av dei kommunane som er med i forprosjektet c) Samarbeid med Tokke og Fyresdal - Om forprosjektet kjem i gang, skal det haldast folkeavstemming før kommunestyret

70 tek stilling til forprosjektet og evnt. samanslåing. Tidsplanen må justerast slik at folkeavstemming kan haldast i mai Fyresdal opprettar arbeidsgruppe med rådmannen som sekretær. Arbeidsgruppa skal ha fylgjande medlemer: Ordførar, Varaordførar, ein representant frå Senterpartiet, ein representant frå Bygdelista, hovudtillitsvalt og hovudverneombodet i kommunen. Arbeidsgruppa rapporterer direkte til kommunestyret". Kommunestyret gjorde i sak 22/15 slikt vedtak: "Med bakgrunn i vedtaket i Tokke kommune og forstudie i regi av Vest-Telemarkrådet ynskjer Fyresdal kommune å delta i gjennomføringa av eit forprosjekt på å halde fram med dagens kommunestruktur i Vest-Telemark, med ei forplikting om meire interkommunalt samarbeid. Fyresdal kommune ynskjer i tillegg å utgreie alternativet, Fyresdal Tokke". Kommunestyret gjorde i sak 08/16 slikt vedtak: "Forhandlingsutvala for kommunane Tokke og Fyresdal held fram med å lage intensjonsavtale som har som mål at dei to kommunane er slått saman til ein kommune etter 1. januar Ein føreset at tenestetilbodet på områda, skule, barnehage, pleie og omsorg og helsetenester som i dag er lokalisera i Fyresdal blir vidareført her på minst dagens nivå. Fyresdal får kompensera for at nytt kommunesenter blir lagt til Dalen ved at det opprettas eit Næringsselskap for den nye kommunen lagt til Fyresdal. Selskapet si geografiske plassering og finansiering må speglast i eiga avtale. Før endeleg vedtak om samanslåing blir gjort gjennomførast rådgjevande folkeavrøysting. Dersom det ikkje er/blir semje om dei forhold som er påpeka i dette vedtaket blir arbeidet med intensjonsavtala om kommunesamanslåing mellom Tokke og Fyresdal avslutta. Forhandlingsutvalet held fram med å arbeide for eit utvida samarbeid kommunane imellom". Kommunestyret i Tokke gjorde i sak 05/16 slikt vedtak: "Forhandlingsutvala i Tokke og Fyresdal har gjennomførd møter med utgangspunkt i å få til ei semje om intensjonsavtale med mål om samanslåing av desse to kommunane etter januar Tokke kommunestyre vurderar det slik at tida ikkje er mogen for å gå vidare med ei intensjonsavtale, og at eit absolutt krav om at næringssamarbeidet skal organiserast som eit aksjeselskap ikkje er ynskjeleg frå Tokke kommune si side". Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for måla i budsjettet for 2016 der det heiter: Gjennom handelkraft, fleksibilitet og utradisjonelle løysingar, skal Fyresdal vere ein framifrå stad å bu og virke. Fyresdal kommune har i sak 02/15 prioritert å oppretthalde alle kommunane i Vest-Telemark, med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid, alt. a), men stilter seg open for å etablere ein stor kommune i Vest-Telemark av dei kommunane som er med i forprosjektet, alt. b). Å få til ein stor kommune i heile Vest-Telemark lot seg ikkje gjere og ein innleia da forhandlingar med Tokke kommune både om samarbeid, alt. c) og samanslåing, jfr. k.sak 22/15. Kommunestyret i Tokke har i sitt vedtak avslutta forhandlingane med Fyresdal kommune om å få til eit kommunesamanslåing og har heller ikkje tatt med i sitt vedtak å halde fram med ein dialog med Fyresdal kommune om eit utvida samarbeid. Fyresdal kommune har vore med i eit forprosjekt i regi av Vest-Telemarkrådet. I røynda står nå Fyresdal kommune att med alternativ a) som er å oppretthalde alle kommunane, med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid og forhandlingsutvalet har fått mandat til å halde fram med dette, jfr. k.sak 08/16. Kommunestyret seier i sak 08/16 at før endeleg vedtak om samanslåing blir gjort gjennomførast rådgjevande folkeavrøysting. Dersom det ikkje er/blir semje om dei forhold som er påpeka i dette vedtaket blir arbeidet med

71 intensjonsavtala om kommunesamanslåing mellom Tokke og Fyresdal avslutta. Når det nå ikkje er semje om å gå vidare med ei samanslåing mellom Tokke og Fyresdal kommunar er det ikkje lenger grunnlag for å gjennomføre rådgjevande folkeavrøysting. Rådmannen kan heller ikkje sjå at det er grunnlag for å gjennomføre ei innbyggjarhøyring. Dette da alternativa som kommunestyret heile tida har lagt til grunn med ei samanslåing av alle seks kommunane i Vest-Telemark eller bare med Tokke kommune nå ikkje lenger er mogeleg å få til. Fyresdal kommune gjennomførte hausten 2015 folkemøte med godt oppmøte. Folk fekk på denne måte god informasjon om kommunestyret sitt syn i saka og fekk uttale seg. Det har blitt løpande orientert om kommunereforma i lokalavisa. Ordførar og rådmann har lagt ut informasjon og kommunen har orientert via eigne informasjonskanalar som t.d. heimesida. I sum må ein kunne meine at innbyggjarane har blitt godt informert om kommunestyret si handsaming av denne saka. Om ein ser bort frå folkemøtet har engasjement frå innbyggjarane vore lite. Dette må kunne tolkast at dei forsøk kommunen har gjort for å få til ei kommunesamanslåing har blitt oppfatta som akseptabelt og at ein da gjennomgåande forstår og aksepterer at dette ikkje førte fram. Innbyggjarane er godt vant med interkommunalt samarbeid i regionen. Om det nå skulle bli slik at dette skyt fart etter at kommunereforma er avslutta står att og sjå. Det er mindre sjans for at innbyggjarane ville setje seg mot dette enn ei kommunesamanslåing, men i så fall får ein ta denne utfordringa den gong dette blir aktuelt. Rådmannen meiner da at innbyggjarane er involvert og haldningane deira er avspegla i prosess og at dei har forståing for at Fyresdal kommune ikkje fekk til ei kommunesamanslåing for seks eller for to kommunar. Fyresdal kommune har gjennom kommunebarometeret og KOSTRA-tal synt at det blir levert svært gode tenester i kommunen. Rådmannen meiner såleis at det er dokumentert at måla for reforma med gode og likeverdige tenester til innbyggjarane alt er nådd for kommunen og vil kunne halde fram utan kommunesamanslåing om ikkje rammevilkår endrast vesentleg. Fyresdal kommune merka seg og at forslag til nytt inntektssystem tok i vare nettopp små kommunar med store avstandar. Fyresdal kommune har hatt ein god økonomi og har synt god økonomistyring, jfr. bla. svært låg lånegjeld per innbyggjar. Det vil alltid vere svingingar i kommuneøkonomien, men sålangt har kommunen trass i sviktande kraftinntekter nå klart seg utan å innføre eigedomsskatt for anna enn på verker og bruk. Om ein på sikt hadde fått betre økonomi med å slå seg saman med andre kommunar er usikkert. Mange kommunar, også større kommunar, har langt dårlegare økonomi enn Fyresdal kommune i dag. Det er ingen garanti for at Fyresdal kommune fram i tid ville blitt meir berekraftig og økonomisk robust med kommunesamanslåing enn som nå å stå aleine. Fyresdal kommune har gjennom å delta aktivt i regionalt samarbeid synt at det er mogeleg å levere tenestar som er gode og truleg betre enn om ein hadde gjort dei sjølv. Det er all grunn til å tru at Fyresdal kommune vil stille seg positivt til å utvide dette samarbeidet som vil gi rom for ei meir heilskapleg og samordna samfunnsutvikling. Med at Vest-Telemarkrådet som er samansett av ordførarane har ein god oversikt over dei samarbeida som er etablert er Vest- Telemark ikkje større enn at lokaldemokratiet ikkje blir vesentleg svekka sjølv om ein samarbeider innan fleire fagområde. Fyresdal kommune har også auka talet på kommunestyrerepresentantar og innført hovudutvalsmodellen att for inneverande kommunestyreperiode. Dette for å styrke lokaldemokratiet. Konklusjon: Fyresdal kommune har delteke i forprosjektet i regi av Vest-Telemarkrådet. Dette arbeidet har ikkje ført fram til ei løysing med samanslåing av seks kommunar eller ei samanslåing mellom Fyresdal og Tokke kommunar. Det er da ikkje grunnlag for å halde fram med kommunereformarbeidet for å lykkast med dette, men Fyresdal kommune vil vere positiv til å

72 vidareføre forprosjektet om å oppretthalde alle kommunane, med ei forplikting om meir interkommunalt samarbeid. Innstilling frå rådmannen: Fyresdal kommune har delteke i forprosjekt i regi av Vest-Telemarkrådet. Dette arbeidet har ikkje gitt resultat for å kunne slå saman alle seks kommunane i Vest-Telemark eller ei samanslåing med nabokommunen Tokke. Fyresdal kommune meiner da at måla for kommunereforma må nåast ved eit godt interkommunalt samarbeid og rammeoverføringar som svarar til dei oppgåvene kommunane skal løyse. Dette vil gje både gode og likeverdige tenester der ei heilskapleg og samordna samfunnsutvikling kan takast i vare. Fyresdal kommune meiner å vere ein berekraftig og økonomisk robust kommune som geografisk ligg slik til at ei kommunesamanslåing kunne ha truga lokalt tenestetilbod, næringsutvikling og busetting. Fyresdal kommune meiner at det både regionalt og lokalt er eit demokrati som fungerer svært godt, og kanskje betre enn ved samanslåing av kommunar i Vest-Telemark. Fyresdal kommune meiner da at det ikkje er grunnlag for å høyre innbyggjarane ut over det som er gjort gjennom prosess og avstår frå å gjennomføre rådgjevande folkeavrøysting eller innbyggjarhøyring. Fyresdal kommune meiner å ha gjennomført lokal prosess knytt til kommunereforma i samsvar med bestillinga frå Regjeringa og melder nå innan fristen frå om at det ikkje lenger er grunnlag for å få slått saman kommunen med ein eller fleire andre kommunar. Handsaming i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Rådmannen orienterte om saka. Samrøystes i samsvar med innstilling frå rådmannen Vedtak i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Fyresdal kommune har delteke i forprosjekt i regi av Vest-Telemarkrådet. Dette arbeidet har ikkje gitt resultat for å kunne slå saman alle seks kommunane i Vest-Telemark eller ei samanslåing med nabokommunen Tokke. Fyresdal kommune meiner da at måla for kommunereforma må nåast ved eit godt interkommunalt samarbeid og rammeoverføringar som svarar til dei oppgåvene kommunane skal løyse. Dette vil gje både gode og likeverdige tenester der ei heilskapleg og samordna samfunnsutvikling kan takast i vare. Fyresdal kommune meiner å vere ein berekraftig og økonomisk robust kommune som geografisk ligg slik til at ei kommunesamanslåing kunne ha truga lokalt tenestetilbod, næringsutvikling og busetting. Fyresdal kommune meiner at det både regionalt og lokalt er eit demokrati som fungerer svært godt, og kanskje betre enn ved samanslåing av kommunar i Vest-Telemark. Fyresdal kommune meiner da at det ikkje er grunnlag for å høyre innbyggjarane ut over det som er gjort gjennom prosess og avstår frå å gjennomføre rådgjevande folkeavrøysting eller innbyggjarhøyring. Fyresdal kommune meiner å ha gjennomført lokal prosess knytt til kommunereforma i samsvar med bestillinga frå Regjeringa og melder nå innan fristen frå om at det ikkje lenger er grunnlag for å få slått saman kommunen med ein eller fleire andre kommunar. Ketil O. Kiland rådmann Ketil O. Kiland Rådmann

73

74 Fyresdal kommune Arkiv: X31 Saksmappe: 2016/217-2 Saksbeh.: Ketil O. Kiland Dato: Høyring - forskrift om klageordning for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetaten Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne 8/ Kommunestyret 16/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret. Dokument i saka: - Brev frå det Kongelige justis- og beredskapsdepartement om høyring forskrift om klageordning for berørte kommuner i forbindelse med fastsettelse av ny tjenestestedsstruktur i politi- og lensmannsetaten, datert Høring forslag til forskrift om klageordning for berørte kommuner i forbindelse med tjenestestedsstruktur i politi- og lensmannsetaten Bakgrunn for saka: Justis- og beredskapsdepartementet har sendt ut på høyring forslag til forskrift om klageordning for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetaten. Bakgrunnen for forslaget går fram av Prop. 61 LS ( ) Endringar i politilova mv. (trygghet i kvardagen nærpolitireforma) og Innst. 306 S ( ). Stortinget handsam saka 10. juni Høyringsfristen er sett til 29. april Vurdering: Saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for 2016 der det heiter: Gjennom handlekraft, fleksibilitet, og utradisjonelle løysingar, skal Fyresdal vere ein framifrå stad å bu og virke. I Prop. 61 LS ( ) Endringer i politiloven mv. (tryggleik i kvardagen nærpolitireforma) og Stortinget si handsaming av saka er det lagt opp til at Politidirektoratet saman med det enkelte politidistrikt skal kunne bestemme korleis politiet nett av tenestestader skal vere utforma. Endringar må gjerast i tråd med kriterier som skal sikre høg kvalitet i polititenesta og involvering av berørte kommunar. Dersom kriteriene ikkje vert oppfylt, vil berørte kommunar kunne klage avgjersla inn for Justis- og beredskapsdepartementet. I Prop. 61 LS ( ) vert det uttalt følgjande om klageordninga: «Beslutning om sammenslåing av tjenestesteder skal treffes av Politidirektoratet etter forutgående involvering av berørte lokale interesser. Kommunene har legitime interesser i slike endringer, og vil ha vesentlige bidrag til vurderingen av dem. Den enkelte kommune kan imidlertid ikke representere alle de hensyn som må tas i betraktning i spørsmål om politiets organisering. Selv om de er viktige, bør dermed heller ikke kommunenes syn i seg selv være avgjørende for om det skal gjøres

75 endringer. Den enkelte kommune som berøres av strukturendring, skal derimot kunne påklage Politidirektoratets beslutning på grunnlag av feil i saksbehandlingen og at endret tjenestestruktur ikke oppfyller kravene etter punkt 5.3 ovenfor. Justis- og beredskapsdepartementet er klageinstans». I Innst. 306 S ( ) er klageordningen beskrevet slik: «F l e r t a l l e t viser til at kommuner kan klage på endringer i tjenestestedsstrukturen til Justis- og beredskapsdepartementet gjennom vedtak i kommunestyret. Alle berørte kommuner skal kunne klage på vedtak om endringer i tjenestestedsstruktur. Hvis de prosessuelle minimumskravene ikke er ivaretatt, skal dette tillegges avgjørende vekt i klagebehandlingen. Ved klagebehandlingen skal også kvaliteten på arbeidet med det ønskede sluttresultatet som er lagt frem for kommunene i forkant, og andre forhold som har betydning for helheten i politiets lokale tilgjengelighet, kunne vektlegges. Dette i tillegg til kriteriene i Prop. 61 ( ) punkt 5.3. Klagen skal ha oppsettende virkning». Dvs. at om ikkje departementet treffer anna avgjerd kan ikkje den endringa som klaga gjeld gjennomførast før klagesaka er ferdig handsama. Ved klage gjer Politidirektoratet ei fornya vurdering. Blir avgjerda oppretthalde, sender direktoratet klaga vidare til Justis- og beredskapsdepartementet, saman med direktoratet sine merknader. Departementet vil vurdere sjølve sakshandsaminga og dei materielle sidene som klaga gjeld, herunder ta omsyn til nye omstende, men normalt ikkje overprøve reine politifaglege vurderingar frå Politidirektoratet si side. I Prop. 61 LS ( ) har Stortinget lagt følgjande til grunn: - Alle kommunar skal ha politi som er på staden og det stillast krav til responstid. - Framtidig struktur skal etter klage endeleg avgjerast politisk, men departementet vil normalt ikkje overprøve reine politifaglege vurderingar frå Politidirektoratet si side. - Krav til at politiet skal vere på staden og responstid skal sikre både god beredskap og forebygging i alle kommunar. - Fagmiljøa skal spreiast i det einskilde politidistrikt og ikkje sentraliserast rundt politimestren. Dette skal sikre at politiet er nær til folket og sikre arbeidsplassar ute i distrikta. - Kvar kommune utan ei eigen politipost (politistasjon/lensmanskontor) skal ha ein fast politikontakt. - Alle kommunar skal vere representert i eige politiråd. - Kommunane skal ha medeigarskap i utforminga av ny lokal struktur. Dvs. at dei folkevalde i kommunane skal gjerast kjent med kva for polititenester innbyggjarane får før eventuelle endringar i tenestestrukturen blir vedtatt og sett i verk. I ettertid av Stortinget si handsaming av saka veit vi at 110-sentralen for brann og politi blir samlokalisert i Tønsberg for fylka Telemark, Vestfold og Buskerud. I 2015 blei det for første gong målt og stilt krav til responstid i politiet. Resultata syner at politiet rykker ut raskare enn det krava som er sett til responstid skulle tilsei. I tettstader med over innbyggjarar er responstida sett til 15. min. I over 80% av hasteoppdraga var responstida 12. min. her. I tettstader mellom 2000 og innbyggjarar er responstida sett til 30 min. og politiet bruka 19 min. I tettstader med under 2000 innbyggjarar og i "andre område" bruka politiet 33 min. for å kome fram medan krava for desse områda var 45 min. Tilsvarande tal for Telemark er høvesvis 17, 26 og 37 min.

76 Det vert og konkludert med at i "andre område", er det imidlertid noko meir varierande om distrikta innfridde krav. Politiet i Telemark opplyser at når det gjeld responstids prosjektet så er det ikkje delt opp målingane i forhold til kommunegrenser. Da må det gjerast ei omfattande analyse. Det blir vidare opplyst for Fyresdal sin del at det kun er registrert 1 hending med responstid. Dette var ei trafikkulykke 4 mai Det kun oppdrag som er sett til alarm eller prioritet 1 som målast. På denne trafikkulykka hadde politiet ei responstid på 25,9 minutter. Denne månaden hadde politiet i Telemark 8 oppdrag som blei målt for område der innbyggartalet er 2000 eller mindre. Median på desse var 22 minutt. Dette er det same som det nasjonale kravet til responstid for 50% av hasteoppdrag er. For 80 % av hasteoppdraga var responstida under 26 minutt. Her er kravet 45 minutt. I januar 2016 var det ikkje registrert oppdrag med prioritet 1 eller alarm innanfor Fyresdal. Totalt 10 hendingar i Fyresdal for januar mot 109 for heile året I Telemark er det foreslått å legge ned 10 av 16 politipostar, dvs. at kun Skien, Kragerø, Notodden, Kviteseid, Åmot og Rjukan vil behalde fast stasjonert politi. Fyresdal kommune har hatt eige politiråd i fleire år der ordførar, rådmann saman med aktuelle fagfolk i kommunen møter lensmannen minst ein gong i året. Det er og ein praksis for at lensmannen orienterer kommunestyret ein gong i året eller etter behov. For Fyresdal kommune sin del er det tydeleg at endringar politiet alt har gjort når det gjeld opningstid ved kontoret og måten ressursane blir brukt ved kontoret har svekka både det forebyggande arbeidet og beredskapen. Ein kan ha forståing for at politiet vil bruke ressursane der utfordringane er størst, men dette bør ikkje vere eintydig med å flytte ressursar frå kommunen til meir tettbygde område. Det må vere mogeleg å tenkje annleis med at politiet også kan sitje meir desentralisert og drive med politietterforsking. Den store breibandsatsinga som har vore var for at folk skulle kunne bu og virke alle stader i landet. Dette må og kunne gjelde for politiet.

77 Ved å tenkje på ein slik måte kan ein få gjort mykje politiarbeid og nærpolitireforma kan fungere over heile landet. Fyresdal kommune kan alt nå dokumentere at politiet ikkje er eit nærpoliti for innbyggjarane i Fyresdal. Ved fleire alvorlege hendingar har ikkje politiet, trass i varsling, stilt opp og har om dei kjem hatt langt lenger responstid enn 45. min. Manglande lokalkunnskap ved leiteaksjonar som det er mange av i Fyresdal og manglande forbygging av kriminalitet i ungdomsmiljøet er i tillegg svært alvorleg. Det kan få store konsekvensar å flytte mynde til å avgjere samanslåing av tenestestader til Politidirektoratet, sjølv etter forutgåande involvering av berørte lokale interesser. Tidlegare kunne ikkje slike endringar gjerast utan etter at dette vart gjort i statsråd. Slike endringar kan få store konsekvensar for distrikta da det i Prop. 61 LS( ) blir uttalt at om kommunane sine synspunkt i spørsmål om politiorganisering er viktige bør ikkje desse synspunkta vere avgjerande for om det skal gjerast endringar. Det blir vidare sagt at om kommunane klagar på strukturendringar skal departementet som klageinstans normalt ikkje overprøve reine politifaglege vurderingar frå Politidirektoratet si side. Vi veit frå tidlegare forsøk på å gjennomføre strukturendringar i politiet at dei faglege vurderingane som politiet la fram gav store strukturenderingar. Den gong var det eit politisk nivå som såg overordna på samfunnsansvaret og sette ein stoppar for strukturendringa. Nå når dette myndet i all hovudsak er foreslått lagt til Politidirektoratet må ein frå tidlegare erfaringar rekne med store strukturendringar. Dette kan vere dramatisk både for forebygging og beredskap ute i distrikta. Det er vanskeleg å ha truverd til at politiet "på hjul" skal kunne kompensere for vårt lensmannskontor. At det frå politihald tidlegare har blitt hevda at det å ha eit lokalt lensmannskontor gir ein falsk tryggleik er ikkje erfaringane ein over tid kjenner seg att i for Fyresdal. Ein kan derimot slå fast at vi utifrå erfaringane den siste tida er sikre på at ei strukturendring ikkje bare vil gje ein falsk tryggleik, men ein dårlegare tryggleik. Dette er langt alvorlegare for eldre som bur isolert, for beredskapen vår og for det forebyggande arbeidet for å redusere ungdomskriminalitet der det er avgjerande med lokalkunnskap og ikkje bare med ei politipatrulje gjennom bygda av og til. Fyresdal kommune er ikkje bare negative til strukturendringar og meiner at endringar kan gjerast i mange område, men at kommunar med særleg lang responstid må vurderast særskilt. Dette kan m.a. gjerast ved at breibandsstrukturen som er utbygd i by og bygd nyttast for at meir politiarbeid kan fordelast mellom kontor i kommunane. Konklusjon: Ei omlegging av klageordninga for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetat kan få store konsekvensar for distrikta. Ei overføring av mynde til Politidirektorat vil redusere mogelegheten kommunane har til å overprøve politifaglege vurderingar med sitt overordna samfunnsansvar. Dagens ordning med eigne lensmannskontor i kommunar med stor responstid må sikrast og statens si satsing på breiband i heile landet takast i bruk for å få til ei effektiv ressursutnytting samtundes som beredskapen oppretthaldast der folk bur. Innstilling frå rådmannen: Fyresdal kommune ynskjer primært ikkje at forslaget til forskrift om klageordning for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetat blir tatt til følgje. Dersom ny forskrift blir vedtatt ber Fyresdal kommune sekundært om at det blir innarbeida særskilte kriterier for kommunar med lang responstid for å sikre ein forsvarleg beredskap også i slike område i landet.

78 Handsaming i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Rådmannen orienterte om saka. Framlegg frå rådet: Fyresdal kommune ynskjer ikkje at forslaget til forskrift om klageordning for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetat blir tatt til følgje. Samrøystes Vedtak i Råd for eldre og menneske med nedsett funksjonsevne Fyresdal kommune ynskjer ikkje at forslaget til forskrift om klageordning for berørte kommunar i samband med fastsetting av ny tenestestadsstruktur i politi- og lensmannsetat blir tatt til følgje. Ketil O. Kiland rådmann

79 Fyresdal kommune Arkiv: Saksmappe: 2016/298-5 Saksbeh.: Edvard Nesland Dato: Saksframlegg Høyring - reiselivsorganiseringa i Telemark Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Dokument i saka: Vedlegg i saka: Høyringsdokument om reiselivsorganiseringa Bakgrunn for saka: Det er laga eit høyringsdokument med framlegg til ny reiselivsorganisering i Telemark, høyringsfrist 1. mars. Sidan kommunestyremøtet for februar blei avlyst, fekk vi utsetjing med å handsame høyringsuttala til kommunestyremøtet 31. mars. Utkast til høyringsuttale har tidlegare vore lagt fram for formannskapet til drøfting. Det er eit mål for arbeidsgruppa for ny organisering å få politiske vedtak i alle kommunane og Telemark fylkeskommune innan juli Regjeringa la i 2012 fram reiselivsstrategien Destinasjon Norge, der eit av måla var strukturendringar i reiselivsorganiseringa i Noreg. Telemark Fylkeskommune og reiselivet i Telemark har arbeidd med dette basera på fylkeskommunen sitt handlingsprogram: - Betre organisering av forholdet mellom produktutvikling og marknadsføring - Skape eit synleg vertskap for Telemark som besøksmål - Avklare rollefordelinga mellom utviklingsaktørane Etter at det ei tid var fare for at Telemark kunne bli dela i to kystregion og fjellregion og bli ein liten og splitta del av seks store regionar på landsbasis, har Telemark svara med å halde Telemark samla som ein region, med eitt selskap: Visit Telemark. Høyringsdokumentet legg fram to ulike modellar for framtidig organisering og finansiering av reiselivet i Telemark, gjennom Visit Telemark. 1. All in -modellen. Avvikle dei lokale destinasjonsselskaps og legge dei lokale tenestene inn som destinasjonsservice i Visit Telemark. Ressursane blir overført, og lokale områdeansvarlege sikrar lokal forankring. 2. Samarbeidsmodellen. Oppretthalde ei eiga juridisk eining lokalt/regionalt, men med gjensidig forpliktande avtale mellom Visit Telemark og den lokale eininga om kjøp av tenester, fordeling av oppgåver og finansiering av desse. Høyringsnotatet synleggjer fordelar og ulemper med omorganiseringa.

80 I modell 2, som er einaste alternativ for Fyresdal, er det lagt til grunn ei grunnfinansiering frå kommunane etter ein fordelingsmodell som tar omsyn til folketal, talet på hytter og næringsomsetjing innan reiselivet i kommunen. Grunnfinansieringa skal sikre at Visit Telemark skal vere eit reiselivsselskap for heile fylket og drive med produkt- og kompetanseutvikling, koordinering, og marknadsføring spesielt retta mot marknaden utanfor fylket. Å styrke merkevarenamnet Telemark er ein viktig del av dette arbeidet. Kommunane og medlemsbedriftene må kjøpe inn tilleggstenester som til dømes marknadsføring av lokale produkt/bedrifter/attraksjonar, booking-tenester og særlege satsingsområder som sykling, vandring, fiske, arrangement, osb. Lokal forankring skal etter framlegget sikrast gjennom lokale marknadsråd. Fyresdal kommune er liten innan reiselivet, utan reiselivsfyrtårn som skisenter, opplevingspark, kanal, kulturattraksjon, turisthotell o.l., utan store høgstandard hytteområde, og ligg heller ikkje inntil ein av dei store gjennomfartsvegane. Kommunen har gjennomgåande hytter med låg standard og mindre reiselivsaktørar som tilby overnatting gjerne med tilleggstenester som opplevingar gjennom vandring, fiske og kultur. Det overordna reiselivsarbeidet i Fyresdal har dei siste åra lege til kommune-administrasjonen ved konsulent i 40 % stilling og næringssjef. Konsulentstillinga blei inndrege då Ragnhild Berge slutta ved årsskiftet. Delar av oppgåvene hennar er lagt til Fellestenester, og nokre av dei vil få lågare prioritet. Turistinformasjonen blir drive av Sporten Fyresdal i tre sommarmånader, på oppdrag frå kommunen. Fyresdal kommune har desse direkteutgiftene knytt til reiselivsaktiviteter: Årlege kostnader: Drift av lokal turistinformasjon: kr ,- Årleg bidrag til Visit Telemark (2015) kr ,- - Telemarkskatalogen på norsk/tysk/engelsk - Telemarkguiden med faktainfo, severdigheiter, aktivitetar, m.m. - Synlegheit på - Brosjyredistribusjon innland/utland - Felles marknadsføring ved annonser og på nett Fellesannonsering for sykling/vandring o.l. gjennom Innovasjon Norge, Vandre Telemark kr ,- Andre annonser/brosjyrar - vandring kr ,- Vest-Telemark-brosjyra kr ,- Sum: kr ,- I perioden har kommunen i tillegg gitt ei årleg løyving på kr til Vest- Telemarkprosjektet Vandre Telemark. Tidlegare betalte kommunen årleg kr ,- til Telemark interkommunale næringsfond (TIN), som fordela midlar mellom anna til Visit Telemark og Telemarkskanalen. Fyresdal kommune har dei siste to åra stått utanfor TIN. I grunnfinansieringsmodellen er det lagt til grunn eit finansieringsbidrag på kr ,- frå Fyresdal kommune. Dette er basera på: fritidsbustader (kr ,-), innbyggjarar (kr. 129,-) og kr ,- i næringsomsetjing (kr ,-). Til samanlikning: Kragerø kr ,- Vinje kr ,- Seljord kr ,- Tokke kr ,- Kviteseid kr ,- Nissedal kr ,-

81 Vurdering: Spørsmålet/saka er vurdert ut frå følgjande mål i økonomiplanen for /måla i budsjettet for 2016: - Gjennom handlekraft, fleksibilitet og utradisjonelle løysingar, skal Fyresdal vere ein framifrå stad å bu og virke. - Handlekraft og kreativitet skal prege næringsarbeidet i Fyresdal slik at nåverande og nye bedrifter får lyst og mot til å satse. Den nye organiseringsmodellen og finansieringsmodellen vil styrke marknadsapparatet, gi større kapasitet og betre kompetanse i Telemark. Samla sett vil dette vere positivt for Telemark, men med noko usikker og ulik effekt lokalt for oss. Grunnfinansieringa vil kome i tillegg til dei årlege kostnadene vi har nå. Det er truleg at den ville ha erstatta den årlege betalinga kommunen tidlegare hadde til TIN. Kva slag rolle TIN skal ha for framtidig finansiering av Visit Telemark er framleis uklart. Det blir frå Telemark fylkeskommunen og styret i TIN arbeidd med å få avklaring, og dette bør vere gjort innan saka kjem til endeleg handsaming i kommunestyret truleg i junimøtet. Den nye modellen vil ikkje erstatte den lokale turistinformasjonen, og det er førebels heller ikkje ynskje om å avvikle denne ordninga. Den fungerer godt. Grunnfinansieringa må sjåast på som eit bidrag i spleiselaget for å effektivisere og styrke reiselivssatsinga i Telemark, og profilere Telemarksnamnet, slik at vi samla får ein større del av både den norske turismen og dei som kjem frå andre land. Dette vil kunne styrke økonomien i både overnattings- og serveringsbedrifter i kommunen, og gi positive bidrag til andre næringar, spesielt handelsbedrifter. I tillegg er denne modellen eit mykje betre alternativ for Telemark enn det som låg som framlegg i regjeringa sin reiselivstrategi. Fyresdal kommune ser i utgangspunktet positivt på den nye modellen, som i sterk grad tar omsyn til den store ulikskapen det er mellom kommunane innan reiselivsnæringa (Vinje har 32,8 gonger større årleg reiselivsomsetning enn Fyresdal). Dei to modellane synes likevel ikkje å vere godt nok tilpassa den lokale modellen Fyresdal har. Dette må avklarast nærare. I tillegg er det ikkje tatt omsyn til om ein kommune har overvekt på lågstandardhytter eller høgstandardhytter. For Fyresdal sin del er det svært få av dei hyttene som har høg standard, og dermed ikkje så godt tilrettelagt for bruk i lengre periodar (sekundærbustad). Eigarar av lågstandardhytter legg difor att mindre i kjøp av varer og tenester i kommunen enn eigarar av høgstandardhytter. I Fyresdal er har vi bare 17 høgstandardhytter pr. i dag. Det utgjer bare ca. 1,3 % av totalen, medan ein samanliknbar kommune i folketal, som Nissedal, har fleire store hytteområde med høg standard. For Fyresdal og Vest-Telemark er det viktig at Visit Telemark får ein eigen områdeansvarleg stillingsressurs med dagleg virke lokalt. Ein slik stillingsressurs har vore ynskt i mange år, og vi ser dette som viktigare enn eit regionalt eller lokalt marknadsråd. Det ser ut til at reiselivsproduktet Vandre Telemark ikkje er blitt eit integrert produkt i Visit Telemark. Dette har vore eit viktig og vellukka prosjekt i Vest-Telemark, med stor overføringsverdi til andre regionar. Det hadde vore ynskjeleg at ei vidareutvikling av dette konseptet blei ein del av basisaktiviteten til Visit Telemark.

82 Konklusjon: Fyresdal kommune vil gje fylgjande uttale til høyringsdokumentet: 1. Fyresdal kommune ser store svakheiter ved dagens organisering av reiselivet i Telemark, og meiner det er behov for opprydding i fylkeskommunale, regionale og interkommunale selskap og tenester. Det er viktig å skape ei klarare og ryddigare finansiering av Visit Telemark. Den nye modellen er eit godt utgangspunkt for dette, men det må kome klart fram kva slag rolle TIN skal ha i den framtidige finansieringa. 2. Fyresdal kommune meiner det med ny finansieringsmodell er heilt avgjerande at denne skal sikre utvikling, og samla sett styrke reiselivsnæringa i Telemark. 3. Fyresdal kommune ynskjer at det i staden for eit regionalt marknadsråd skal vere ein lokal stillingsressurs i Vest-Telemark, med reiselivsoppgåver og støttefunksjonar for både kommunane og reiselivsverksemdene i regionen. 4. Det er ynskjeleg at Vandre Telemark blir ein av basisaktivitetane i Visit Telemark. 5. Det er ynskjeleg å få ei nærare klargjering av korleis Fyresdal sin enkle organisering av lokal reiselivsstøtte passar inn i modell 2, samarbeidsmodellen, og om nokre av dei kommunale tenestene kan overførast til Visit Telemark som ein del av grunnpakka. 6. Det er ynskjeleg at det i utrekningsmodellen blir tatt meir omsyn til at det for einskilde kommunar er svært få høgstandardhytter, medan andre kommunar med nær same folketal har svært mange, og at desse eignar seg betre for opphald over lengre periodar (sekundærbustad). Innstilling frå rådmannen: Fyresdal kommune vil gje fylgjande uttale til høyringsdokumentet om ny organisering av reiselivet i Telemark: 1. Fyresdal kommune ser store svakheiter ved dagens organisering av reiselivet i Telemark, og meiner det er behov for opprydding i fylkeskommunale, regionale og interkommunale selskap og tenester. Det er viktig å skape ei klarare og ryddigare finansiering av Visit Telemark. Den nye modellen er eit godt utgangspunkt for dette, men det må kome klart fram kva slag rolle TIN skal ha i den framtidige finansieringa. 2. Fyresdal kommune menier det med ny finansieringsmodell er heilt avgjerande at denne skal sikre utvikling, og samla sett styrke reiselivsnæringa i Telemark. 3. Fyresdal kommune ynskjer at det i staden for eit regionalt marknadsråd skal vere ein lokal stillingsressurs i Vest-Telemark, med reiselivsoppgåver og støttefunksjonar for både kommunane og reiselivsverksemdene i regionen. 4. Det er ynskjeleg at Vandre Telemark blir ein av basisaktivitetane i Visit Telemark. 5. Det er ynskjeleg å få ei nærare klargjering av korleis Fyresdal sin enkle organisering av lokal reiselivsstøtte passar inn i modell 2, samarbeidsmodellen, og om nokre av dei kommunale tenestene kan overførast til Visit Telemark som ein del av grunnpakka. 6. Det er ynskjeleg at det i utrekningsmodellen blir tatt meir omsyn til at det for einskilde kommunar er svært få høgstandardhytter, medan andre kommunar med nær same folketal har svært mange, og at desse eignar seg betre for opphald over lengre periodar (sekundærbustad). Ketil O. Kiland rådmann Edvard Nesland næringssjef

83 Reiselivsorganiseringen i Telemark Høringsnotat Forslag til organisasjons- og finansieringsmodell for det organiserte reiselivsapparatet i Telemark 1

84 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Destinasjonsstrukturen og samarbeidet i dag...6 3, Målsettinger for ny organisering av reiselivet i Telemark Muligheter og utfordringer ved omorganisering Muligheter Utfordringer Forslag til struktur i Telemark Kommunenes tilknytning til Visit Telemark AS «All-in» Samarbeidsmodell mellom lokalt destinasjonsselskap og Visit Telemark Bedrifters tilknytning til Visit Telemark Selskapsform, eierskap og styrestruktur (eks. markedsråd) Selskapsform Eierskap og styring av Visit Telemark AS Lokal styring Avtaleverk Avtale mellom Visit Telemark og Telemark fylkeskommune Avtale mellom Visit Telemark og kommunene Avtale mellom Visit Telemark og destinasjonsselskap Avtale mellom Visit Telemark og reiselivsbedrift Finansiering Forutsetninger Modell med prinsipper for grunnfinansiering av Visit Telemark Finansiering fra kommuner Finansiering fra Telemark fylkeskommune

85 Sammendrag Dette er et høringsdokument som går til alle kommunene i Telemark, Telemark fylkeskommunen, destinasjonsselskapene, det offentlige virkemiddel apparatet, KS, NHO, LO m.fl. Dokumentet har innspillfrist 1.mars og målet er å få politisk vedtak innen juli Bakgrunn Etter bestilling fra både Telemark fylkes kommune og Nærings- og fiskeridepartementet legges det nå fram et høringsforslag til organisering av reiselivet i Telemark. Forslaget baserer seg på ett regionalt selskap "Visit Telemark" som er svaret fra reiselivsnæringen på Regionalplan for reiseliv og opplevelser. Reiselivsplanen har som mål å øke Telemarks andel av det norske markedet mett ett prosentpoeng fra dagens nivå på 3,8% og at driftsresultatet for alle ledd i verdikjeden skal løftes og stabiliseres over 2% innen 2017 og over 4 % innen Forslaget som bygger på et utall dialogmøter med næringen, kommunene, destinasjonsselskapene og politikere. Konklusjon Det regionale selskapet blir Visit Telemark AS som blir tilpasset den nye modellen. Det baser seg på "Telemarksmodellen" som bygger på hva kommunene skal kjøpe av grunntjenester (serviceavgift) fra Visit Telemark AS til hvilken pris. Modellen bygger på 3 parametere; reiselivsomsetning i den enkelte kommune, antall fritidsboliger og antall innbyggere. Kjøp av grunntjenestene er nedfelt i standard avtaler mellom den enkelte kommune og Visit Telemark AS. Forslaget bygger på to alternative til Visit Telemark AS. Det ene alternativet innebærer å avvikle lokalt destinasjonsselskap og legge de lokale tjenestene inn som destinasjonsservice i Visit Telemark AS, såkalt «all in». Alternativ nummer to er å opprettholde en egen lokal/regional juridisk enhet (destinasjonsselskap) men med en gjensidig forpliktende avtale mellom Visit Telemark AS og den lokale enheten som kjøp av tjenester, fordeling av oppgaver og finansiering av disse. Det er utarbeidet avtaleverk mellom Visit Telemark AS og Telemark fylkeskommune, Visit Telemark AS og kommunene, mellom Visit Telemark AS og Destinasjonsselskapene og mellom Visit Telemark AS og bedrift. Avtalene med det offentlige er i henhold til ESA regelverk om offentlig innkjøp. Dokumentet inneholder for øvrig destinasjonsstrukturen og samarbeidet i dag, muligheter og utfordringer ved omorganisering, selskapsform, eierskap og styre struktur. 3

86 1. Innledning Reiselivet har vært preget av fragmentert organisering med lite samhandling på tvers av regioner. Det var en av grunnene til at regjeringen i april 2012 fremla reiselivsstrategien "Destinasjon Norge". I strategien ble "En bedre reiselivsstruktur" fremhevet som et prioritert område. I reislivsstrategien ble det pekt på følgende utfordringer med en fremtidig organisasjonsmodell for reiselivsnæringen; Det er behov for å definere hvilke selskapsstrukturer som er ønskelige, mulige og hensiktsmessige. Det er ønskelig med en tydelig fordeling av roller og arbeidsoppgaver Det er nødvendig å finne frem til en robust og langsiktig finansieringsmodell av en organisatorisk løsning. Videre heter det: For å få til en mer effektiv innsats og bruk av private og offentlige ressurser, vil regjeringen nedsette et prosjekt som skal gjennomføre den skisserte strukturendringen. I Telemark ble organiseringsprosessen satt i gang første gang i 2011 i regi av Telemark fylkeskommune (TFK) med konsulentselskapet Kaizen som prosessleder og fasilitator. Dette var et halvt år før den nasjonale bestillingen fra NHD om nasjonal strukturering av reiselivet i Norge ble lansert i april Arbeidet startet parallelt med arbeidet med fylkeskommunens handlingsprogram for 2012 der organisering av reiselivet var et prioritert tema. Å skape tydeligere roller var en av hovedoppgavene i handlingsprogrammet med fokus på tre sentrale oppgaver: a) Bedre organisering av forholdet mellom produktutvikling og markedsføring b) Skape et synlig vertskap for Telemark som besøksmål c) Avklare rollefordelingen mellom utviklingsaktørene. Handlingsprogrammet er en følge av "Regional plan for reiseliv og opplevelser i Telemark for ", som utpeker organisering som et eget satsingsområde med følgende langsiktige hovedoppgaver: Avklare og innarbeide tydelige roller i det regionale utviklingsarbeidet Bidra til offensivt samarbeid mellom bedriftene i næringen, herunder landbruket I den regionale planen er det understreket at: "Det er behov for en mer samlende organisering som ser mulighetene for Telemark under ett, både innenfor den offentlige og den private sektoren. Målet på kort sikt er å få på plass en tydeligere rollefordeling av hvem som gjør hva innenfor det samlede aktørsettet". Planen anerkjenner behovet for å vurdere strukturen innen reiselivet mellom destinasjonsselskap, offentlige instanser og ulike typer bedrifter og ser et behov for konsolidering. 4

87 Formålet med prosessen den gang, var at det skulle utarbeides et utkast til organisasjonsmodell med fokus på oppgave- og rollefordelingen, eierskap og finansiering. Prosessen i Telemark stoppet imidlertid opp i 2013 etter påtrykk fra bransjen om for dårlig forankring og ønske om å sette arbeidet på vent til den nasjonale organiseringsprosessen hadde blitt gjennomført for å kunne finne optimal organisering i Telemark i forhold til resultatet av denne. I den nasjonale prosessen har Telemark vært aktivt deltagende i de to prosjektgruppene Sør-Norge og Fjell Norge samt i det nasjonale strukturutvalget. I møte i prosjektgruppe Sør-Norge ble det er enighet om å arbeide for regionale løsninger i Agder og Telemark. I juni 2014 startet prosessen på nytt i Telemark med Telemark Reiselivsråd som styringsgruppe for prosessen. For å få en best mulig forankring ble det nedsatt en bredt sammensatt referansegruppe fra næringsaktører og fra destinasjonsselskapene. I juni 2014 sendte Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) ut en kravspesifikasjon og rammer for hva som skulle legges grunn for å få midler til gjennomføre prosjekter i de ulike regionene. På bakgrunn av dette, søkte Telemark om midler til å kjøre prosessen i eget fylke. Det er bakgrunnen for at vi dag legger fram et høringsnotat etter en lang prosess med mange involverte parter. 5

88 2. Destinasjonsstrukturen og samarbeidet i dag Det organiserte reiselivet i Telemark består i dag av Visit Telemark på overordnet fylkesnivå i samarbeide med 7 lokale destinasjonsselskap som dekker en del av kommunene i Telemark: Visit Grenland AS Visit Kragerø AS Reisemål Bø AS Rauland Turist AS Visit Rjukan AS Møtestad Seljord AS Visit Vrådal SA Av disse er de fleste medlemsorganisasjoner med unntak av Visit Grenland som er kommunalt finansiert. Kommunene bidrar til finansiering både av de lokale destinasjonsselskapene og til Visit Telemark AS. De lokale destinasjonsselskapene ivaretar i større grad en lokal vertskapsrolle mens Telemark i større grad koordinerer og gjennomfører større nasjonale og internasjonale markedskampanjer. Utover dette jobber alle destinasjonsselskapene med en del av de samme oppgavene, som medlemspleie, kompetanseutvikling, produktutvikling, web og annen synlighet ut mot markedene. Figuren under viser hvordan strukturen jobber noe parallelt i dag med koblinger mot hverandre på eiersiden og mellom administrasjonene på faglig nivå. 6