Konkurransegrunnlag: tilbud på takseringstjenester, eiendomsskatt Saltdal kommune

Transkript

1 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 1 av 20 Konkurransegrunnlag: tilbud på takseringstjenester, eiendomsskatt Saltdal kommune Oppdragsgiver: Saltdal Kommune v/sakkyndig takstnemnd.

2 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 2 av 20 Innholdsfortegnelse 1 Oppdraget Formål med oppdraget Oppdragstype: Oppdragsgiver Kunngjøring Tilbudsfrist: Utlevering av konkurransegrunnlag/kravspesifikasjoner Leverandørens kontaktperson Tilbudsbefaring/tilbudskonferansen Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelse, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyren Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Krav til Leverandør Kvalifikasjonskrav Krav til Soliditet Dokumentasjonskrav Spesielle vilkår ved dokumentasjonskravet Kontraktsvilkår Generelle kontraktsvilkår Generelle plikter Samfunnsansvar og etiske retningslinjer Helse, miljø og sikkerhet Menneskerettigheter Prinsipper som ansattes rettigheter... 10

3 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 3 av Leverandørens personell Arbeidstillatelse Arbeidstid Timelister Lønns- og arbeidsvilkår Spesielle kontraktsvilkår Tilleggsarbeider Taushetsplikt mm Kontraktsbrudd Forsinkelse Virkninger av forsinkelsen Mangler Virkninger av mangler Brudd på administrative bestemmelser og faktureringsrutiner Erstatning Vesentlig kontraktsbrudd Tvistebestemmelser: Force Majeure Dagsbot Varighet Krav til tilbudet Tilbudsfrist Eventuelle tilleggsfrister Tilbudets utforming og innhold Innlevering og innleveringssted Vedståelsesfrist Tilbud-/ prisskjema Forbehold Frist for sluttleveranse/oppdragsgjennomføring Alternativ tilbud Tilbud på deler av oppdraget Komplett tilbud skal bestå av Endring eller tilbakekalling av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 17

4 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 4 av Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av tilbud Avvising av tilbud Avklaringer Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll Avgjørelse av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Pris 80 % Kompetanse og referanser 15 % Dokumentasjon av oppgaveforståelse (vekt 5%) Leveringstidspunkt Innstilling på kontraktstildeling, og klagefrist Vedlegg Kravspesifikasjon for takseringsoppdraget Tilbudsskjema Matrikkelanalyse... 20

5 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 5 av 20 1 Oppdraget 1.1 Formål med oppdraget Formålet ved anskaffelsen er å anskaffe eiendomsskattetakster for innkreving av eiendomsskatt i Saltdal kommune, med unntak av verker, bruk og annen næringseiendom jf. Kommunestyrets vedtak i sak 42/ Oppdragstype: Åpen anbudskonkurranse Anbudskonkurransen følger reglene i Del I og Del II i Forskrift om offentlige anskaffelser (heretter kalt FOA) av 7. april 2006, sist endret ved forskrift 10. Juni 2014 nr Oppdragsgiver Saltdal kommune v/sakkyndig eiendomsskattenemnd (heretter kalt oppdragsgiver). Saltdal kommune er en kommune med ca innbyggere innerst i Saltenfjorden i Nordland, ca 8 mil øst for Bodø og 15 mil nord for Mo i Rana. Kommunen har et totalt landareal på 2096 km2. Takseringen omfatter alle eiendommer i Saltdal kommune med unntak av verk og bruk og annen næringseiendom. Omfanget er grovt anslått til ca eiendommer, herunder ca bygg som må besiktiges. For øvrig vises det til vedlagt matrikkelanalyse. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN den 20. oktober Tilbudsfrist: Tilbudsfristen settes til 10. desember 2014 kl. 15: Utlevering av konkurransegrunnlag/kravspesifikasjoner Konkurransegrunnlaget og vedlegg 8.1 til 8.3 er lagt ut på Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiveren ber leverandøren innen kort tid etter mottak av dette konkurransegrunnlaget å sende inn navn og adresse på kontaktperson. 1.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferansen Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 1.9 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger hos: Navn: Saltdal kommune, Eiendomsskattekontoret v/stina Fridtjofsen Adresse: Kirkegata 23, 8250 Rognan

6 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 6 av 20 Telefon: E-postadresse: postmottak@saltdal.kommune.no Frist for forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er 17. november Tilleggsopplysninger/utdypinger som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart også gis til de øvrige leverandører senest 6 dager før tilbudsfristen. Skriftlig henvendelse og e-poster med spørsmål/anmodning om tilleggsopplysninger merkes: Forespørsel om tilleggsopplysninger konkurransegrunnlag eiendomsskatt Rettelse, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 1. Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. 2. Rettelser, suppleringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. 3. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 4. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser (heretter kalt LOA) 16. juli 1999 nr. 69, sist endret ved lov av 14. juni 2013 nr. 32, og - Forskrift om offentlige anskaffelser (heretter kalt FOA) av 7. april 2006, sist endret ved forskrift 10. juni 2014 nr Konkurransen gjennomføres etter de bestemmelser, vilkår og beskrivelser som er gitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg (dette dokument) 2.2 Anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse jf. Forskrift om offentlig anskaffelser 14-1 (1). Dette medfører at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Denne anskaffelsesprosedyren tillater ikke forhandlinger med leverandørene før konkurransen er avgjort. 2.3 Opplysningsplikt 1. Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: - forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, eller - oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud, og/eller - avlyser konkurransen. 2. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: - hvorfor hans forespørsel om å delta er avvist - hvorfor tilbudet er avvist - hvorfor hans tilbud ikke ble valgt

7 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 7 av 20 Oppdragsgiveren plikter å svare på en slik henvendelse senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om offentlighet i forvaltningen (Offentlighetsloven). Innsyn kan begrenses med hjemmel i Offentlighetslovens ledd og Forvaltningslovens 19 b. 2.5 Taushetsplikt Leverandør og hans ansatte/underleverandører skal hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til det han og hans ansatt i sitt arbeid har fått vite om noens formues- eller inntektsforhold eller andre økonomiske, bedriftsmessige eller personlige forhold jf. ligningslovens 3-13 Taushetsplikten omfatter taushetsplikt om noens personlige, sosiale og økonomiske forhold, - om tekniske innretninger og fremgangsmåter, og - drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 2.6 Forbud mot oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han tjenestegjør. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av oppdragsgiverens ansatte. 2.7 Habilitet For habilitet vises det til Forvaltningsloven 6 til 10 og Kommuneloven 40 nr 3. 3 Krav til Leverandør 3.1 Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren må ha kjennskap til aktuelle prinsipper for taksering av bolig-, næring-, fritids-, og landbrukseiendommer. 2. Leverandøren må ha gjennomført minst 2 oppdrag, som samlet omfattet taksering av mer enn 100 eiendommer innenfor de aktuelle eiendomskategoriene, de siste 3 årene. 3. Det kreves kompetanse/erfaring innen følgende fagfelt: a. juridisk kompetanse innenfor eiendomsskatt og eiendomsrett b. verdsettelsesprinsipper innenfor taksering av eiendom for eiendomsskatt c. gjennomføring av besiktigelse ved taksering for eiendomsskatt d. bygningsidentifisering/byggfag. e. etablering av grunnlagsdata for besiktigelse, ved bruk av matrikkeldata og digitale områdeavgrensinger. (kartfag, GIS) f. matrikkelføring med godkjente matrikkelførere g. føring av eiendomsskattedata i fagsystemet Komtek eiendomsskatt h. besiktigelse ved bruk av feltløsningen Komtek Besiktiger NB! Det vil være nødvendig at leverandør som velges har kompetanse innen alle områder nevnt ovenfor. Kompetanse til de personene som skal utføre oppdraget og evt. underleverandører skal dokumenteres jf. 3.3 Dokumentasjonskrav, 3.

8 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 8 av Krav til Soliditet 1. Leverandør må ha nødvendig økonomisk evne til å gjennomføre oppdraget og stille bankgaranti tilsvarende kontraktsverdi av leveransen. 2. Det kreves at alle offentlige skatter og avgifter er betalt 3. Det kreves at leverandør har nødvendig foretaksregistreringer 3.3 Dokumentasjonskrav Det kreves at leverandør fremlegger følgende dokumentasjon: 1. Bankgaranti for kontraktsverdi som sikkerhet for sluttleveranse iht. kravspesifikasjon. 2. Dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunn etter FOA (1) og (2). jf (3). 3. Dokumentasjon på formal-, og/eller realkompetanse hos leverandør, takseringspersonale og - evt. underleverandører. 4. Vedlagt tilbudet skal det følge dokumentasjon på kompetanse hos leverandør iht. punkt og - for alt personell hos leverandør og evt. underleverandør, - som skal bidra i leveransen. dokumentasjonen skal vise både faglig kompetanse og erfaring fra beslektet arbeid 5. Referanser på nøkkelpersonell som skal delta i oppdraget. Referanser skal være knyttet til hvilke roller/oppgaver den enkelte har hatt i tilsvarende leveranser/oppdrag. 6. Referanseliste for de viktigste sammenlignbare oppdrag de 3 siste år. 7. Foretakets årsregnskap (sist års avlagte og revisorbekreftede regnskap). 8. Attest på betalte skatter og avgifter, herunder trygdeavgifter og merverdiavgift. 9. HMS-erklæring skal legges ved (for enkeltmannsforetak uten ansatte gjelder ikke kravet om HMS-erklæring) 10. Dokumentasjon som ellers er krevd i kravspesifikasjoner for oppdraget. 11. Dokumentasjon av oppgaveforståelse: Det kreves at leverandør dokumenterer sin forståelse av oppdraget ved utarbeidelse av følgende dokumentasjon: a) En beskrivelse av oppdraget mht. beregnet omfang av antall eiendommer og bygg, - og tidsbruk ut fra de data oppdragsgiver leverer iht. kravspesifikasjonen b) En beskrivelse av metode for kvalitetssikring av grunnlagsdata for besiktigelse og for data som skal føres i matrikkel. c) En beskrivelse av kritiske suksessfaktorer: Det skal leveres en beskrivelse av hvilke kritiske suksessfaktorer som leverandør ser for Seg må oppfylles mht. leveranser fra oppdragsgiver og andre forhold leverandør har erfart er kritisk viktig for at oppdraget skal kunne gjennomføres innenfor fastsatt ramme og tidsfrist. 3.4 Spesielle vilkår ved dokumentasjonskravet 1. All dokumentasjon som kreves skal ligge ved tilbudet. Dersom tilbudet er ufullstendig på dette punktet, risikerer leverandøren å få sitt tilbud avvist.

9 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 9 av Ved utskifting av firma/personell til gjennomføring av oppdraget skal oppdragsgiver varsles og dokumentasjon på kompetanse hos nytt firma/personell skal leveres. 3. Oppdragsgiver kan nekte bruk av annet firma/personell enn de som er godkjent gjennom anbudsprosessen, dersom oppdragsgiver finner at kompetansen ikke er tilstrekkelig dokumentert. 4 Kontraktsvilkår 4.1 Generelle kontraktsvilkår I avtaleforholdet gjelder NS 8401 for den del av kontrakten som er inngått til med fast pris, og - NS 8402 hvor det honoreres etter medgått tid, med de spesielle vilkår som fremkommer under 4.1 Spesielle kontraktsvilkår. Ved avvik mellom NS 8401, NS 8404 og konkurransegrunnlaget har bestemmelsene i konkurransegrunnlagets 4.1 Spesielle kontraktsvilkår forrang. 4.2 Generelle plikter Leverandør skal utføre tjenesten med den grad av faglig dyktighet som kan forventes av anerkjente leverandører innenfor tilsvarende eller liknende bransje. Tjenesten skal være i overensstemmelse med kravene i Kontrakten, være av god kvalitet og egnet for det tiltenkte formål. Tjenestene skal utføres i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Leverandør skal innhente og opprettholde alle nødvendige tillatelser i forbindelse med utførelsen av tjenesten, og skal på oppdragsgivers anmodning legge frem dokumentasjon på at nødvendige tillatelser foreligger. Leverandør skal ikke overlate deler av tjenesten til underleverandører uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandør for noen plikter etter kontrakten. Oppdragsgiveren skal ikke anses som arbeidsgiver for leverandørs personell selv om slikt personell utfører tjenesten eller deler av denne i samarbeid med oppdragsgiver. Dersom Kontrakten utpeker nøkkelpersonell hos leverandør, skal utskifting av slikt personell godkjennes av oppdragsgiver. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Opplæring av nytt personell skal bekostes av Leverandør. Leverandør skal på egen bekostning sørge for øyeblikkelig utskifting av personell som opptrer på en klanderverdig måte eller som anses uegnet til å utføre tjenester omfattet av kontrakten. Leverandør er ansvarlig for alt nødvendig utstyr og materiell for utførelse av Tjenesten. 4.3 Samfunnsansvar og etiske retningslinjer Saltdal kommunes leverandører og avtalepartnere skal respektere grunnleggende sosiale og etiske krav i sin virksomhet. Produkter som leveres til oppdragsgiveren skal være fremstilt under forhold som er forenelig med kravene angitt nedenfor. Retningslinjene bygger på sentrale FN- og ILO-konvensjoner og nasjonal arbeidslovgivning på produksjonssted. Kravene angir minimums- og ikke maksimumsstandarder. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid

10 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 10 av 20 gjelde. Dersom leverandør til oppdragsgiveren bruker underleverandører til å fullbyrde denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene angitt nedenfor hos sine underleverandører Helse, miljø og sikkerhet Leverandør skal oppfylle alle lovpålagte krav til HMS, samt oppdragsgiverens særlige HMS krav som angitt i konkurransegrunnlaget. Leverandør plikter å informere personell omfattet av kontrakten om oppdragsgiverens til en hver tid gjeldende HMS krav og retningslinjer, og sikre at disse etterleves. Arbeidsmiljøet skal være i henhold til produsentlandets lovgivning og internasjonale retningslinjer Menneskerettigheter Leverandøren skal respektere FNs menneskerettighetskonvensjon Prinsipper som ansattes rettigheter Nasjonal lovgivning Leverandøren og dennes underleverandører plikter å etterleve arbeidslovgivningen i produsentlandet, og denne utgjør alltid et minimumsnivå for de ansattes rettigheter. Der hvor retningslinjene og nasjonale lover eller reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon art. 32, ILO konvensjon nr. 138 og 182) Barnearbeid, i henhold til konvensjon angitt over, er forbudt. Dersom det foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105) Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid. Arbeiderne må ikke levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver, og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet etter rimelig oppsigelsestid. Diskriminering (ILO konvensjon nr. 100 og 111) Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet. Fagorganiseringsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 87 og 98) Arbeiderne skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg og til å forhandle kollektivt. Dersom disse rettigheter er begrenset eller under utvikling, skal leverandøren medvirke til at de ansatte får møte ledelsen for å diskutere lønns- og arbeidsvilkår uten at dette får negative konsekvenser for arbeiderne. Lønn og arbeidstid Den nasjonale minstelønnen er laveste aksepterte nivå, og skal alltid være tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov. Lønnen skal betales direkte til den ansatte, fullt ut og til rett tid. Arbeidstiden per uke skal ikke overstige den lovlige grensen, og overtid skal betales i henhold til loven.

11 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 11 av Leverandørens personell Leverandør er ansvarlig for at avgitt fagpersonell har de offentlige godkjenninger, fagbrev, maskinførerbevis og sertifikater e.l. som er nødvendig for utførelsen av tjenesten. Oppdragsgiveren har på anmodning rett til å kontrollere slike opplysninger Arbeidstillatelse Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne Kontrakt innehar gyldige arbeidstillatelser Arbeidstid Leverandøren skal påse at alt personell som utfører arbeid under denne Kontrakt innehar gyldige arbeidstillatelser Timelister Når Tjenesten, eller deler av tjenesten, kompenseres etter faktisk medgått tid, skal leverandørens personell daglig fylle ut timelister. Dersom timelisten signeres av representant for oppdragsgiveren, er signaturen kun en bekreftelse av arbeidet tid i forbindelse med kontrakten, og innebærer ikke en godkjenning av kostnad Lønns- og arbeidsvilkår Dersom rammeavtalen overstiger EØS terskelverdi gjelder Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR Leverandørs ansatte, og ansatte hos underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette kravet gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. På oppdragsgiverens forespørsel skal leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. 4.4 Spesielle kontraktsvilkår 1) Det kreves bankgaranti for leveransens verdi som sikkerhet for levering iht. kontrakt. 2) Kommunen stiller ikke sikkerhet for sin betalingsforpliktelse. 3) Betalingsfristen er 30 dager fra mottak av faktura. 4) Oppdragsgiveren godtar ikke fakturagebyr når faktura betales innen frist. 5) Det gis ikke tillegg for lønns- og prisstigning i kontraktsperioden 6) For den del av kontrakten som er inngått til fast pris kan kontraktssummen faktureres som følger: 7) 10 % ved avtaleinngåelse. 8) 75 % i like månedlige rater fra 30 dager etter avtaleinngåelse til leveringsdato 18. september ) 15 % når oppdragsgiver har kontrollert og godkjent at leveransen er iht. kravspesifikasjonene.

12 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 12 av 20 a. Kvalitetskontroll skal være gjennomført senest 3 uker etter sluttleveranse. Påviste mangler og behov for presiseringer/avklaringer skal meddeles leverandør umiddelbart. b. Leverandøren plikter å gi nødvendige presiseringer/avklaringer, og - å rette eventuelle påviste mangler i leveransen, før oppdragsgiver godkjenner leveransen og utbetaler de gjenværende 15 % av kontraktssummen. Det skal fastsettes en rimelig frist for gjennomføring etter dette punkt. Dersom fristen etter dette punkt påløper dagsbøter etter 4.8 Dagsbøter. 4.5 Tilleggsarbeider For avtalte tilleggsarbeider til kontrakten der bestemmelsene i NS 8402 gjelder, kan det faktureres en gang pr. mnd. Ved fakturering av avtalte tilleggsarbeider skal dokumentasjon for utførelse av disse, vedlegges faktura. Dersom takstnemnda ber om presiseringer/avklaringer av enkeltforhold i forbindelse med behandling av avgitte takster, skal dette gjøres uten tillegg i pris og ikke regnes for avtalt tilleggsarbeid. 4.6 Taushetsplikt mm. 1. Det kreves at leverandør og alt personell som på vegne av leverandør skal jobbe med oppdraget underskriver kommunens taushetserklæring. 2. Oppdragsgiver kan si opp avtalen med øyeblikkelig virkning dersom det skjer endring hvem som utfører oppgavene uten at dette er avklart med oppdragsgiver mht. dokumentasjon av kompetanse, og/eller - hvis taushetserklæringer ikke er levert før oppstart av takseringen. 4.7 Kontraktsbrudd Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom leverandør ikke utfører tjenesten til avtalt tid, eller tjenesten kvalitativt eller kvantitativt ikke er i henhold til kontrakten, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos oppdragsgiveren. Dersom leverandørs utførelse av tjenesten har slike mangler at oppdragsgiverens formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan oppdragsgiveren velge å likestille dette med forsinkelse Virkninger av forsinkelsen Dersom ikke annet er avtalt, påløper konvensjonalbot med 0,4 % av det totale estimerte vederlag som skal betales i henhold til kontrakten over en periode på 12. måneder for hver kalenderdag leveransen er forsinket. Konvensjonalbot skal utgjøre minimum NOK 1000 per kalenderdag fra avtalt leveringstidspunkt til faktisk levering finner sted. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av det totale estimerte vederlag som skal betales i henhold til kontrakten over en periode på 12. måneder.

13 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 13 av 20 Oppdragsgiveren kan, i tillegg til å kreve konvensjonalbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandør eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgiveren kan heve kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt, eller forsinkelsen medfører vesentlig kontraktsbrudd. Ved forsinkelse eller antatt forsinkelse skal leverandør uten ugrunnet opphold gi oppdragsgiveren skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når tjenesten vil bli utført. Får oppdragsgiveren ikke slik melding innen rimelig tid etter at leverandør fikk eller burde ha fått kjennskap til hindringen, kan oppdragsgiveren kreve erstattet tap som kunne ha vært unngått om meldingen hadde kommet frem i tide Mangler Leverandør er ansvarlig for enhver mangel ved utførelse av tjenesten. Oppdragsgiveren skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at mangel er oppdaget, og ikke senere enn 6 måneder etter at tjenesten er utført. For utbedringsarbeider løper en tilsvarende reklamasjonsfrist fra det tidspunktet utbedringsarbeidet ble fullført. Reklamasjonsfristene løper ikke så lenge det foretas utbedringer eller annen aktivitet, som er nødvendig for korrekt kontraktsoppfyllelse Virkninger av mangler Dersom oppdragsgiveren reklamerer skal Leverandør starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom oppdragsgiveren har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for oppdragsgiveren. Dersom leverandør ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er oppdragsgiveren berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring for leverandørs regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for oppdragsgiveren å avvente leverandørs utbedring. I slike tilfeller skal leverandør underrettes skriftlig før utbedring iverksettes. Oppdragsgiveren kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel. Slik erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre leverandør eller noen han svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgiveren kan heve kontrakten dersom mangelen medfører vesentlig kontraktsbrudd. I slike tilfeller kan oppdragsgiveren motsette seg leverandørs tilbud om utbedring Brudd på administrative bestemmelser og faktureringsrutiner Dersom leverandøren gjentatte ganger gjør seg skyldig i brudd på administrative bestemmelser og / eller faktureringsrutiner, eller dersom leverandøren på annen måte opptrer slik at han er skyldig i vesentlig brudd på administrative bestemmelser og / eller faktureringsrutiner, kan oppdragsgiveren kreve at leverandøren retter opp i forholdene uten ugrunnet opphold. Dersom leverandøren ikke kan dokumentere at forhold er rettet opp i innen den fristen som er satt kan oppdragsgiveren kreve dagbot frem til retting er dokumentert foretatt. Dagbotens størrelse reguleres av 4.8 Dagsbot, men det gjelder ingen begrensning på løpetiden.

14 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 14 av 20 Denne bestemmelsen innskrenker ikke verken oppdragsgiverens rett til å kreve dagbot for forsinkelse eller til å iverksette andre beføyelser i henhold til kontrakten. Ved manglende oppfyllelse av dette krav påløper det konvensjonalbot for hver dag frem til forholdet er bekreftet brakt i orden av leverandør. Konvensjonalboten skal utgjøre 0,4 % av det samlede vederlag som skal betales i henhold til kontrakten. Samlet sum skal ikke overstige 15 % av den totale summen som skal betales i henhold til kontrakten. Oppdragsgiveren kan heve kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller leverandør motsetter seg å bringe forholdet i orden Erstatning Oppdragsgiverens rett til erstatning er uavhengig av øvrige krav oppdragsgiveren måtte gjøre gjeldende som følge av kontraktsbruddet, eller om slike krav kan gjøres gjeldende Vesentlig kontraktsbrudd Leverandørs konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til oppdragsgiveren, eller forsinkelse eller mangler som medfører at oppdragsgiverens formål med Kontrakten ikke oppnås, utgjør alltid et vesentlig kontraktsbrudd. Opplisting i nærværende punkt er ikke å anse som uttømmende i forhold til vurderingen av hva som utgjør et vesentlig kontraktsbrudd. Det anses alltid som vesentlig kontraktsbrudd dersom Leverandøren eller en av hans styremedlemmer eller sentrale medarbeidere blir rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger Tvistebestemmelser: Tvister skal så fremt som mulig løses i minnelighet. Dersom tvist ikke lar seg løse i minnelighet skal tvisten avgjøres ved frivillig voldgift etter bestemmelsene i lov av 14. mai 2004 nr. 25 Voldgift. Verneting for alle tvistesaker skal være Salten tingrett Force Majeure Partene skal ikke holdes ansvarlig for forsinkelser eller mangler dersom det godtgjøres at disse skyldes en hindring utenfor Partenes kontroll, og som de ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning på avtaletiden eller unngått eller overvunnet følgene av. Beror forsinkelsen eller mangelen på en tredjeperson som Leverandør har gitt i oppdrag helt eller delvis å utføre Tjenesten, er Leverandør fri for ansvar bare dersom også tredjemann ville vært fritatt etter forrige punkt. Det samme gjelder om forsinkelsen eller mangelen beror på en leverandør som Leverandør har brukt, eller på noen annen i tidligere salgsledd. Dersom Force Majeure situasjonen varer lenger enn 60 dager har partene rett til å heve Kontrakten ved å melde dette skriftlig til motparten. 4.8 Dagsbot Ved brudd på kontrakt etter eller frister iht. konkurransegrunnlaget og kontrakt påløper dagsbot frem til forholdet er rettet. Dagsboten fastsettes til 0,4 % av kontraktsverdi, dog ikke under kr. 1000,- pr dag. Dagsbøter skal ikke overstige 15 % av kontraktsverdien

15 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 15 av Varighet Avtalens varighet fremgår av Avtaledokumentet. Ved avtaleperiodens utløp opphører avtalen uten forutgående oppsigelse. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsfrist 1. Siste frist for innlevering av tilbud er 10. desember 2014, kl. 15:00 2. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet senest ved tilbudsfristens utløp. 3. Dersom tilbudet er sendt pr. post er tilbudet rettmessig avgitt dersom det kan dokumenteres fra Posten Norge at tilbudet er poststemplet senest dagen før tilbudsfristens utløp. Det må i slike tilfeller foreligge kvittering på når tilbudskonvolutten var levert på postkontor. 4. For sent innkomne tilbud vil bli avvist og returnert. 5.2 Eventuelle tilleggsfrister 1) Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattest eller HMS-erklæring innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist (1-2 dager) for ettersendelse. 2) Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3) Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne muligheten. 5. Tilleggsfristen gjelder for alle deltakerne i konkurransen, og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere tilbudene før tilleggsfristen er utløpt. 5.3 Tilbudets utforming og innhold. 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Utfylt tilbudsskjema til kravspesifikasjonene skal være vedlagt 2. Tilbudsbrevet skal være merket: "Tilbud på taksering av nye områder ved utvidelser av eiendomsskatteområdet i Saltdal Kommune". 3. Tilbudet skal innehold en fast pris på gjennomføring av leveransen i tråd med vedlegg 8.1 Kravspesifikasjon, og - timespris for evt. tilleggsarbeider. Prisen på leveransen skal være inkludert alle utgifter, det gis ikke tillegg for reise og oppholdsutgifter med unntak av reiser i forbindelse med prøvetaksering og nødvendige formelle møter med oppdragsgiver. 4. Tilbudet skal utformes på norsk. 5.4 Innlevering og innleveringssted 1. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. 2. Tilbudet skal leveres i ett eksemplar. 3. Tilbudet kan IKKE leveres elektronisk.

16 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 16 av Innleveringen/forsendelsen skal gjøres i lukket konvolutt og være merket: "Anbud - Tilbud på takseringstjenester av eiendommer i Saltdal kommune" 5. Tilbudet skal sendes eller leveres følgende adresse: Saltdal kommune, Rådhuset, Kirkegata 23, 8250 Rognan. 5.5 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen settes til 35 dager etter anbudsfristens utløp. Leverandør er ut fra dette bundet av sitt tilbud frem til 14. januar 2015 kl. 15: Tilbud-/ prisskjema 1. Tilbudet skal i tillegg til tilbudsbrev inneholde tilbudsskjema jf. 8.2 Tilbudsskjema Tilbudsskjema skal innleveres i utfylt stand, og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. 2. Dokumentasjon som beskrevet under 3.3 Dokumentasjonskrav, skal være vedlagt 3. Dersom leverandøren ønsker å gi detaljspesifikasjon og pris ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. 4. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysninger i tilbudsskjemaet og tilbudsbrevet, gis opplysninger i tilbudsskjema forrang. 5.7 Forbehold 1. Det er ikke anledning til å ta forbehold som gjør det vanskelig å sammenligne tilbudene opp mot hverandre. 2. Det er ikke tillatt å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 3. Tilbud som inneholder forbehold ut over dette vil bli avvist. 4. Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten å ta kontakt med leverandøren. 5. Bemerkninger kan anføres under den aktuelle posten i anbudsbeskrivelsen, men skal i så Fall også listes opp i tilbudsbrevet med klare henvisninger til hvilken post dette gjelder. 6. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og vil bli avvist. 5.8 Frist for sluttleveranse/oppdragsgjennomføring. 1. Oppdraget skal være gjennomført og leveranse iht. beskrivelsen i kravspesifikasjonene skal være gjort senest 18. september Det er anledning til å gi pris på tidligere leveringstidspunkt. 3. Det er IKKE anledning til å levere pris for leveringstidspunkt senere enn det som er satt i

17 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 17 av Alternativ tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud på annet enn leveringstidspunkt Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet All den dokumentasjon som er etterspurt under punkt 3 krav til leverandøren og punkt Komplett utfylt tilbudsskjema 5.12 Endring eller tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud, og skal utformes og avgis i samsvar med punkt foran. 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen finner sted 15.desember 2014 kl. 10:00 Adresse for tilbudsåpning: Rådhuset. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbudsåpningen er lukket. 6.3 Avvisning av tilbud 1. Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører etter bestemmelsene i FOA (1) og (1) 2. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører etter bestemmelsene i FOA (2) og (2) 3. Leverandører som ikke kan dokumentere oppfyllelse av de fastsatte og kunngjorte kompetansekravene vil bli avvist. 4. Oppdragsgiveren kan i tillegg avise leverandører av andre årsaker, jf. FOA (2). 6.4 Avvising av tilbud Oppdragsgiver plikter å avvise tilbudet når det: - ikke er levert inn til fastsatt frist - ikke er levert i samsvar med punkt 3. og punkt 5.1 foran - inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 16-6

18 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 18 av 20 - på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudene skal vurderes i forhold til de øvrige tilbudene Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: - ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt - ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget - virker unormalt lavt i forhold til den tjenesten som tilbys - ikke er undertegnet 6.5 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudet eller å forsøke å endre tilbudet gjennom forhandlinger før konkurransen er avgjort. Det er adgang til å gjøre følgende avklaringer av tilbudet: uklarheter i tilbudet, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren foreslår, kan oppdragsgiveren be leverandøren foreta utdypninger og klargjøre hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram 6.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, kan disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 6.7 Utskrift av anskaffelsesprotokoll Valg av leverandør kunngjøres på DOFFIN. Kommunen vil ikke sende ut utskrift av anskaffelsesprotokollen. Leverandørene som ikke blir valgt vil bli tilskrevet med henvisning til kunngjøring på DOFFIN for nærmere informasjon. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.

19 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 19 av Tildelingskriterier Tildeling skjer ut fra en vurdering av dokumentert kompetanse, oppgaveoppfatning og pris der pris teller 80 % og øvrige punkter tilsammen 20 % Pris 80 % Priselementet består både av en fastpris samt en timepris for eventuelt arbeid utover avtalt leveranse. Oppdragsgiver vil vurdere tilbudene på bakgrunn av pris, og med en vektlegging på 80 % av det totale tilbudet. Det skal oppgis en fast pris for hele leveransen slik den er beskrevet i dette dokumentet med vedlegg. Timesatsene for arbeid ut over dette skal beskrives separat. Det skal oppgis timepriser for de forskjellige kategorier av personell som leverandøren vil benytte i tilknytning til slikt arbeidet. Er det differensierte timepriser på arbeid som gjennomføres med kontorsted hos leverandør og med kontorsted hos oppdragsgiver skal dette oppgis Kompetanse og referanser 15 % Kompetanse (vekt 60 %) Oppdraget krever dokumentert kompetanse innen følgende fagområder jf. 3 krav til leverandør: - Relevant juridisk kompetanse - Kompetanse innenfor verdsettelsesprinsipper innenfor taksering for eiendomsskatt. - Kompetanse innenfor gjennomføring av besiktigelse - Kartfag, GIS - Eiendomsfag - Matrikkelen - Bygningsfag. - Kompetanse innen føring av fagsystemet KomTek eiendomsskatt og bruk av KomTek feltløsning for eiendomsskatt ved besiktigelse. - Generell kunnskap om priser og prisutvikling i eiendomsmarkedet Det vil være nødvendig at leverandør som velges har kompetanse innen alle områder nevnt ovenfor Referanser (vekt 40 %) Det skal oppgis relevante referanseprosjekt og navn på referansepersonell som kan kontaktes. Oppdragsgiver er spesielt opptatt av referanser knyttet til kvalitet, gjennomføringsevne og samarbeidsvilje Dokumentasjon av oppgaveforståelse (vekt 5%) Oppdragsgiver vil legge til grunn en skjønnsmessig vurdering av de enkelte leverandørenes beskrivelser av dette under punkt ) Leveringstidspunkt Det er i tilbudsforespørselen satt krav om seneste leveringstidspunkt. Tilbud om tidligere leveranse enn kravet vektlegges kun ved ellers like tilbud.

20 Eiendomsskatt Dato: 20. Oktober 2014 Side 20 av Innstilling på kontraktstildeling, og klagefrist Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal varsles skriftlig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås, også til de som har fått sitt tilbud avvist. Meldingen skal inneholde en kort begrunnelse for valget og klagefrist er 14 dager etter at leverandør har mottatt slik melding. Meldingen regnes for å være mottatt senest 2 dager etter at melding er sendt ut fra oppdragsgiver. 8 Vedlegg 8.1 Kravspesifikasjon for takseringsoppdraget 8.2 Tilbudsskjema 8.3 Matrikkelanalyse En oversikt over eiendommer, bruksenheter og bygninger i kommunen, pr 13. juni 2014.