Dawn raids internadvokatens rolle. Solstrand seminaret 12 Desember 2013

Transkript

1 Dawn raids internadvokatens rolle Solstrand seminaret 12 Desember 2013 Classification: Open

2 Statoil børsmelding Classification: Internal

3 Presseklipp

4 Noen måneder tidligere på Fornebu 4 Classification: Open

5 Hva er et dawn raid? Inspeksjon utført av tjenestemenn fra konkurransemyndighetene, ofte assistert av politiet, som uten forutgående varsel kommer tidlig om morgenen når kontorene åpner for å ransake bedriftens lokaler med det formål å finne bevis for ulovligheter og intervjue ansatte. 5 Classification: Open

6 Med Kommisjonens egne ord.. 6 Classification: Internal

7 Hvordan oppleves det? Se på dette: OFT Compliance film 7 Classification: Open

8 Hva bør bedriftens respons være? 8 Classification: Open

9 Samarbeid! 9 Classification: Open

10 Hva kan gå galt? Bøter for å ha forhindret etterforskningen 1% av årlig konsernomsetning på verdensbasis Straffeskjerpende omstendighet når endelig bot fastsettes 10 Classification: Open

11 Etterforskningsfullmakter EU/EØS konkurransemyndigheter kan: Etterspørre all relevant informasjon unnlate svar eller gi falsk eller villedende informasjon kan bli bøtelagt Kreve adgang til bedriftens lokaler, eiendom eller transportmidler med eller uten forutgående varsel ( dawn raid ) Ransake bedriftens lokaler, men også private hjem Kontrollere bøker eller andre forretningsdokumenter, uansett lagringsmedium Konfiskere og søke gjennom PCer, laptops, IPADs, mobiltelefoner, overvåke tele eller elektronisk kommunikasjon Ta kopier av dokumenter eller e-filer, eller beslaglegge originaldokumentene Be om forklaringer fra ansatte man er ikke forpliktet til å svare på selv-inkriminerende spørsmål

12 Responsteam i bedriften Juridisk team Håndtere kommunikasjon og stakeholders internt og eksternt Forespørsler fra etterforskningsteamet Koordinere intern juridisk stab En internadvokat til å fotfølge hver inspektør IT Sikkerhetsvakter Administrativt personell Kommunikasjon, investor relations 12 Classification: Open

13 Internadvokatens rolle Samme som eksternadvokat Rådgiver, men ofte også ansvarlig for bedriftens håndtering Skaffe oversikt over situasjonen Ta ledelsen og skap orden i rekkene Forberedende møte med etterforskningsleder Briefing møte med ansatte og juridisk team Ta notater av ting som blir beslaglagt og spørsmål Protokoller og forseglingsprosedyrer Bistå i avhør av ansatte og ved inspeksjoner av private hjem 13 Classification: Open

14 Budskap til de ansatte Informasjon om inspeksjonen og inspektørenes fullmakter Minne dem på forpliktelsen til å samarbeide Ikke slette eller ødelegge dokumenter, e-poster eller annen forretningskommunikasjon eller informasjon Ikke informere om eller diskutere inspeksjonen med ansatte som ikke selv er omfattet eller kunder/leverandører eller andre tredjeparter 14 Classification: Open

15 IT 15 Classification: Open

16 Mesteparten av beslagene skjer elektronisk Inspektørenes fullmakter Kopiere og søke på harddisker, mailbokser, mobiltelefoner og andre kommunikasjons- og lagringsmedium de ansatte bruker Bruker egne software og hardware Utstyr som beslaglegges kan beholdes inntil inspeksjonen er over Hvis man ikke rekker å gjøre seg ferdig, kan man ta med en forseglet e-kopi Bedriftens respons Reservere et rom som står til inspektørenes disposisjon gjennom hele inspeksjonen, vil bli forseglet Stille nødvendig utstyr til disposisjon for inspektørene 2-3 advokater i rommet i tillegg til bedriftens egne IT eksperter 16 Classification: Open

17 Forseglingsprosessen 17 Classification: Open

18 Forsegling Risikerer store bøter ved brudd på forsegling Forholdsregler: Lås rommet Oppbevar nøkkelen et sikkert sted Påse at det ikke finnes flere kopier av nøkkelen Fysisk sperre foran døren Advarsel/stopp skilt på døren Sikkerhetsvakt utenfor døren 24/7 Fotografer forseglingen 18 Classification: Open

19 Er det overhodet spillerom for å motsette seg inspektørenes forespørsler? Krav til ransakingsbeslutning ESA/Kommisjonens vedtak Norge: Konkurransetilsynets beslutning Dokumenter som ikke er omfattet av saken eller beskyttet av advokatprivilegiet Reglene varierer fra jurisdiksjon til jurisdiksjon Ekstern-/internadvokat Merking og arkivering av dokumenter omfattet av advokatprivilegiet Omtvistede dokumenter puttes i forseglet konvolutt Hvor presist skal saken defineres i ransakingsvedtaket? Nexans saken 19 Classification: Open

20 Forklaringsopptak av ansatte Inspektørene har rett til å stille de ansatte spørsmål under inspeksjonen Normalt bare oppklarende spørsmål angående organisasjon eller dokumenter Har man rett til å la vær å svare? Hvis spørsmålene bærer preg av avhør Bør de ansatte ha egen advokat? Bruk nødvendig betenkningstid før man svarer Vær sikker på at man forstår spørsmålet, still evt oppklarende spørsmål Svar på det man blir spurt om, ikke spekuler eller kom med informasjon som man ikke er bedt om Ikke gi uttrykk for personlige synspunkter eller vurderinger Man er ikke forpliktet til å besvare selvinkriminerende spørsmål Referat med mulighet til å korrigere feil og uklarheter 20 Classification: Open

21 Hva skjer etter at raidet er over? 21 Classification: Open

22 Tidslinje for EU etterforskning 1 year 6 months- 1 year 1-2 years Commitment decision Inspection Formal opening of proceedings Statement of objections (SO) Access to file Reply Oral hearing Infringement decision Case closed 22 Classification: Internal

23 Dawn raid retningslinjer Regler og praksis varierer fra jurisdiksjon til jurisdiksjon, vil som regel alltid dukke opp uventede spørsmål Bør være korte og enkle De viktigste budskap: Samarbeid Ikke forhindre eller forsinke inspeksjonen Ikke ødelegg eller gjem dokumenter Kontakt advokat Ikke la inspektørene gå alene rundt i bedriftens lokaler Kontaktlister 23 Classification: Open

24 Dawn raids internadvokatens rolle Elisabeth Wiggen Chief Competition Counsel/Advokat Tel: Classification: Open