Papirløse møter i Vestfold fylkeskommune

Transkript

1 Arkivsak-dok Arkivkode 033 Saksbehandler Ellen Høstmark Bustø Saksgang Møtedato Sak nr Fylkesutvalget /12 Papirløse møter i Vestfold fylkeskommune Fylkesrådmannens innstilling 1. Det bevilges 1,3 mill kroner til investeringer i utstyr og infrastruktur for å legge til rette for papirløse møter i Vestfold fylkeskommune. Dette finansieres med 1 mill kroner fra ubundet investeringsfond og 0,3 mill kroner i mva-kompensasjon. 2. Fylkesadministrasjonen går til innkjøp av nettbrett med program for administrasjon av papirløse møter kompatibelt med sak-/arkivsystemet Public 360 (alternativ 1) og annen nødvendig programvare, samt oppgraderer infrastruktur for trådløst nett på fylkeshuset. 3. Alle faste representanter i fylkestinget, politisk sekretariat, fylkesrådmannens ledergruppe, kommunikasjonsavdelingen og hovedtillitsvalgte omfattes av ordningen. 4. Etter overgang til løsning for papirløse møter sendes ingen papirer ut, heller ikke til varamedlemmer og øvrige interne og eksterne dokumentmottakere. Tønsberg, Egil Johansen Fylkesrådmann Ellen Høstmark Bustø Direktør Vedlegg: Nærmere redegjørelse for alternative løsninger Vedlegg til saken ligger på Klikk på toppfanepunktet Politikk, deretter menypunktet Politisk møter, saker, medlemmer. Klikk på ønsket utvalg/møtedato/saksfremlegg og åpne vedlegget som ligger nederst til venstre på siden. 1

2 2 Innledning: Fylkesutvalget fikk i sak 5/ januar 2012 forelagt administrasjonens forslag til utredning av løsning for papirløse møter, som ble tatt til orientering. Fylkesutvalget oppnevnte to referansepersoner, Aina Dahl (V) og Anne Kvernsmyr (A). Det ble nedsatt en arbeidsgruppe ledet av kommunikasjonsdirektøren. I arbeidsgruppen satt Marit Karlsen (leder politisk sekretariat), Anita Jørgensen (seksjonsleder serviceseksjonen), Grete Thoresen (rådgiver kommunikasjonsavdelingen), Nils Krane Thvedt (rådgiver IKT-seksjonen) og Harriet Marie Terjesen (systemeier sak-/arkivsystemet Public 360). Anne Kvernsmyr (Ap) deltok på ett av arbeidsgruppens møter. Saksutredning: Kommune-Norge har kommet langt i å innføre løsninger for politiske møter. Organisasjonens sak- og arkivsystem gir føringer for hvilken løsning man velger. Vestfold fylkeskommune har sak- og arkivsystemer «Public 360». Det er begrenset hvilke løsninger som er utviklet for administrasjon av papirløse møter for dette systemet. Oppland og Sør-Trøndelag fylkeskommuner har innført papirløse møter basert på samme sak- og arkivsystem som i Vestfold fylkeskommune. Sør-Trøndelag har hatt papirløs behandling av politiske saker tidligere, da med Tablet-PC (liten PC med berøringsskjerm) som plattform. De er nå på vei over på ipad. Oppland har lansert papirløs behandling av politiske saker på ipad høsten Arbeidsgruppen har fått presentert Oppland og Sør-Trøndelags løsninger og erfaringer rundt gjennomføring av prosjektene og overgang til papirløst, både med tanke på politikerne som brukere, og støttefunksjonene i fylkeskommunen. I tillegg har arbeidsgruppen fått demonstrert flere løsninger fra forhandler av sak- og arkivsystemet vårt, Software Innovation. Anne Marie Kvernsmyr har deltatt i et prosjektgruppemøte og gitt innspill til saken. (Aina Dahl var forhindret fra å møte) Ved papirløse møter, vil behovet for utsendelse av papir bli vesentlig redusert og dermed vil kostnader til trykking, distribusjon, porto og papir reduseres. En beregning viser en besparelse på ca kr pr år. Det finnes i dag flere løsninger for papirløse møter på markedet, både forskjellig tilpasset programvare og forskjellige teknologiske plattformer. Det er også mulig å organisere papirløse møter med allerede eksisterende fri/gratis og lisensiert programvare, og ved bruk av dokumentdelingstjenester på nettet. Rådmannen har vurdert de ønsker og behov for funksjonalitet som er uttrykt. Rådmannen har sett på lignende løsninger i andre fylkeskommuner, aktuelle løsninger på markedet, pris og brukervennlighet. Løsningen som velges skal være så enkel å administrere som mulig, både for politikerne og for administrasjonen. Betegnelsen «lesebrett» eller «nettbrett» omfatter ipad, men i utredningen har vi noen ganger skilt på ipad og andre nettbrett, siden noe programvare er eksklusiv for operativsystemet på ipad. Vi skiller vanligvis mellom maskiner med operativsystem fra henholdsvis Apple (mac, ipad) og Windows (PC, tablet) og Android. I utredningen har vi sett på tre løsninger basert på Vestfold fylkeskommunes sak- /arkivsystem. I tillegg har vi sett på to løsninger som er uavhengig av sak- og arkivsystem.

3 3 Alle har ulik funksjonalitet og pris. Med funksjonalitet menes hva brukeren kan gjøre i løsningen og hvilke verktøy som er tilgjengelig. Alle alternativene tilbyr ønsket funksjonalitet, men bare alternativene som bruker One Note tilbyr ønsket funksjonalitet i samme program. De andre alternativene krever at man tar i bruk tilleggsprogram for å markere og notere i selve saksdokumentet. Løsningene som er vurdert: Plattform Programvare 1 Nettbrett ipad emeetings eller tilsvarende og Goodreader/PDF Expert 2 Tablet PC Microsoft OneNote 3 Nettbrett med Windows 8 (tilgjengelig høsten 2012) Microsoft OneNote 4 Nettbrett (flere leverandører) Windows og Android PDF Expert Enterprise 5 Nettbrett ipad Goodreader Alternativ 1, 2 og 3 Alternativ 1, 2 og 3 er løsninger som tilbyr tilpasset program for administrasjon av møter med møtestruktur og dokumenthåndtering, kompatibelt med fylkeskommunens sak-/arkivsystem. Løsningene er også satt opp med automatisk synkronisering av dokumenter mellom server og brukerens maskin når man logger på. Alternativ 1 er ikke Windows-basert nettbrett (ipad). Alternativ 2 og 3 er Windows-baserte nettbrett og tablet-pc med berøringsskjerm. Tablet-PC har tastatur i tillegg. Med One Note til møteadministrasjon og til å markere og notere direkte i dokumentene har tablet-pc den beste funksjonaliteten i dag. Det er den dyreste løsningen og plattformen er på vei ut. Alternativ 3, Windows 8 for nettbrett (ikke ipad), er varslet å komme i løpet av året. Med Windows 8 kan man kjøre One Note på lesebrett. Dette alternativet ser da ut til å ville kunne tilby det beste fra alternativ 1 og 2, nemlig et lite, hendig lesebrett med berøringsskjerm og One Note-programvaren som gir ønsket funksjonalitet i ett og samme program. Det er på nåværende tidspunkt usikkerhet knyttet til dokumentadministrasjon, sluttpris og leveringsdato for denne løsningen. Alternativ 1, 2 og 3 varierer i pris, hvor ipad-løsningen er rimeligst og Tablet-PC er dyrest. Det er usikkert hva kostnadene til alternativ 3 vil være. Lesebrett er billigere enn Tablet-PC og det er flere produsenter og modeller som vi kan bruke som referanse. Det vil i tillegg komme pris for Windows-lisens. Til sammen antar vi at alternativ 3 vil prises et sted mellom alternativ 1 og 2. Alternativ 4 og 5 Alternativ 4 og 5 bruker eksisterende programvare og distribusjon av møtedokumenter med tjenester på nettet. De tilbyr ikke tilpasset program med automatisk synkronisering av dokumenter mellom server og brukerens maskin. Goodreader for ipad synkroniserer mot en server på nettet ved pålogging (DropBox, eller lignende) og lagrer møteinnkallinger, møteprotokoller, men er ikke knyttet til sak-/arkivsystemet.

4 4 For politisk sekretariat vil en løsning som ikke synkroniserer fra fylkeskommunens sak- /arkivsystem være mindre effektivt enn en som gjør det. For alternativ 4 og 5 vil det først og fremst knyttes kostnader til valgt programvare og teknisk oppsett utover prisen på selve nettbrettet. Innsending av forslag Ingen av alternativene tilbyr egen funksjon for innsending av forslag i møtene. Dette kan vi gjøre elektronisk, for eksempel med e-post. Opplæring og support Fra andre fylkeskommuner har vi erfaring med at det må tilbys støtte under møtene de første månedene etter en innledende opplæring i forbindelse med et fylkesting (alle samlet). Det vil i innføringsperioden planlegges nødvendig opplæring og støtte for politikerne. Politisk sekretariat vil i perioden før innføring ha behov for opplæring og flere testrunder. Det vil vurderes å kjøre første møte med elektronisk løsning parallelt med papir. Når det gjelder støtte og hjelp knyttet til feil ved maskin og programvare vil det være ulike løsninger for dette, avhengig av hvilken plattform man velger. Til ipad er det aktuelt å kjøpe en 2-årig Apple Care Protection Plan, som tilbyr støtte på telefon 24/7. For andre typer nettbrett vil «helpdesk» hos IT-avdelingen i fylkesadministrasjonen være tilgjengelig i arbeidstiden. Infrastruktur trådløst nett Papirløse møter stiller økte krav til infrastruktur, for trådløs nett-tilgang der møtene holdes. Denne infrastrukturen er ikke dimensjonert for papirløse møter på fylkeshuset i dag. Dette må bygges ut som en del av innføringen av papirløse møter. Det vil bli nødvendig med ekstern bistand til installasjon, oppsett og klargjøring av maskiner, program og server. Det budsjetteres for dette, selv om fylkesadministrasjonen i størst mulig grad vil søke å bruke egne krefter til dette arbeidet. Budsjett Alternativ 1 Eks mva 61 stk ipad med tilbehør og gavekort for AppStore Infrastruktur server og trådløst Prosjektbistand Totalt Alternativ 2 Eks mva 61 stk nettbrett (4000,-) Windowslisens (6700,-) + tilbehør Infrastruktur server og trådløst Prosjektbistand Totalt Tidspunkt for implementering Innkjøpsprosess for maskiner og programvare, installasjon og klargjøring av løsningen og opplæring internt, er faktorer som påvirker tidspunkt for implementering. Det er et realistisk mål å ha innført løsning for papirløse møter i november 2012.

5 5 Fylkesrådmannens bemerkninger Rådmannens vurdering er at den beste løsningen må legge til rette for administrasjon av møter med møtestruktur og dokumenthåndtering, kompatibelt med fylkeskommunens sak- /arkivsystem og mulighet for synkronisering mellom dem. Alternativene 1, 2 og 3 legger til rette for dette. Denne type løsning vil i størst grad bidra til en mer effektiv administrasjon av møtene, forenkle nedlasting og oppdatering av dokumenter og tilby en oversiktlig møtestruktur med historikk og funksjon for søk og gjenfinning. Alternativ 2, Tablet-PC med One Note, har klart best funksjonalitet i dag, men er en dyr maskin og en utgående teknologi. Denne vurderes derfor ikke som aktuell. Leverandør av One Note for Tablet-PC forbereder samme løsning for Windows 8 på lesebrett fra høsten av (alternativ 3). På bakgrunn av det vi vet p.t. er dette den beste løsningen, men usikkerhet knyttet til pris og leveranse gjør at rådmannen ikke anbefaler denne løsningen. Fylkesrådmannen anbefaler derfor alternativ 1, nettbrett som ikke krever Windows-lisens (ipad), med løsning for administrasjon av papirløse møter med synkronisering mot sak- /arkivsystemet i fylkeskommunen. Det vil være ekstra ressurskrevende for IKT-seksjonen og politisk sekretariat å drifte flere ulike plattformer, både med tanke på arbeidsmengde og investering. Derfor vil alle få samme maskinvare/plattform. Tilsvarende vil det ikke være mulig for IKT i fylkeskommunen å drifte og vedlikeholde maskinvare som også brukes i andre sammenhenger, for eksempel private eller kommunale maskiner. Både hensynet til praktisk administrasjon av løsningen, brannmur og sikkerhetshensyn, tilsier at fylkestingets medlemmer må ha egne maskiner til bruk som fylkespolitiker. Fylkesrådmannen vurderer videre at for å ta ut maksimal effekt av løsning for papirløse møter er det nødvendig at: Alle politiske møter blir papirløse og ingen papirer sendes ut, heller ikke til varamedlemmer og øvrige interne og eksterne dokumentmottakere. Alle fylkestingets medlemmer får egen maskin (39stk) og varamedlemmer får låne når de kommer til møte. Andre medlemmer i råd og utvalg vil få dokumentene tilsendt på e-post eller selv laste ned dokumentene på samme måte som i dag. Innkalling og saksliste (sakstitler) sendes ut før møtet pr e-post til alle, også varamedlemmene. Politisk sekretariat (4stk), fylkesrådmannens ledergruppe (7stk) og kommunikasjonsavdelingen (2stk) og hovedtillitsvalgte (4stk) har tilsvarende løsning som politikerne for å ivareta sine roller. Det kjøpes inn 2stk nettbrett til vara og 3stk nettbrett i reserve. 61 enheter totalt. Alle folkevalgte får VFK-epostadresse som skal brukes til kommunikasjon mellom fylkesadministrasjonen og folkevalgte. Investeringen finansieres med bruk av ubundet investeringsfond. Per utgangen av 2011 er det 93,3 mill kroner på fondet. I 2012 er det budsjettert med styrking av fondet på 21,7 mill kroner. Dette er midler fra salg av eiendommer. Det er ikke budsjettert med bruk av fondet i økonomiplan perioden.