Håndbok for etablering av NAV-kontor

Transkript

1 Håndbok for etablering av NAV-kontor

2 Innholdsfortegnelse FORORD...3 OPPBYGGING OG BRUK AV HÅNDBOKEN...4 SUKSESSFAKTORER...6 PROSESSFREMSTILLING OG KRITISK TIDSLINJE MED AVHENGIGHETER...7 DATA- OG TELEFONILØSNINGER I NAV-KONTORET...8 DEFINERTE ROLLER I ETABLERINGSPROSESSEN PRIORITERTE MÅL FOR ETABLERINGEN AV NAV-KONTORET MÅLARBEID SKAPE FELLES FORSTÅELSE FOR MÅLENE MED REFORMEN KARTLEGGE LOKALE FORHOLD UTARBEIDE VIRKSOMHETSPLAN MED LOKALE MÅL FOR NAV-KONTORET SAMARBEID MELLOM KOMMUNE OG STAT ENIGHET OM RAMMER OG MÅL FOR ETABLERINGSPROSESSEN UTARBEIDE OG FÅ BESLUTTET LOKAL SAMARBEIDSAVTALE PROSJEKTORGANISERING ETABLERE PROSJEKTORGANISASJON UTARBEIDE KOMMUNIKASJONSPLAN TJENESTEINNHOLD OG SAMHANDLING AVKLARE STATLIG OG KOMMUNALT TJENESTEINNHOLD I NAV-KONTORET AVKLARE SAMHANDLING MED ANDRE AKTØRER AVKLARE HVORDAN STATLIGE FORVALTNINGSOPPGAVER SKAL IVARETAS ARBEIDSPROSESSER OG ANDRE RUTINER BESKRIVE ARBEIDSPROSESSER I NAV-KONTORET UTARBEIDE HMS-, PERSONVERN-, INFORMASJONS-, OG BEREDSKAPSRUTINER UTARBEIDE KONTORRUTINER ROLLER, ORGANISERING OG PERSONELLØP EVENTUELT TILSETTE MELLOMLEDERE UTARBEIDE BESKRIVELSE AV DEN ENKELTE ROLLE AVKLARE ORGANISERINGEN AV NAV-KONTORET PERSONELLØPET: INNPLASSERE MEDARBEIDERE MED ROLLER OG FULLMAKTER KULTUR- OG KOMPETANSEUTVIKLING UTARBEIDE LOKAL KOMPETANSEPLAN GJENNOMFØRE NØDVENDIGE KOMPETANSETILTAK GJENNOMFØRE TILTAK FOR KULTURBYGGING FYSISK UTFORMING, IKT OG TELEFONI INNGÅ AVTALER OM FORDELING AV UTGIFTER OG DRIFT AV NAV-KONTORET FYSISK UTFORMING AV KONTORET OG KLARGJØRING AV LOKALER BESLUTTE OG IMPLEMENTERE DATA-/TELEFONILØSNING I NAV-KONTORET...32 Versjon 2.0 Godkjent

3 Forord Innen utgangen av 2009 skal det i et likeverdig partnerskap mellom Arbeids- og velferdsetaten og den enkelte kommune etableres NAV-kontor i samtlige av landets kommuner. Opprettelsen av NAVkontoret er lovpålagt og er regulert av den lokale samarbeidsavtalen som kommunen og Arbeids- og velferdsetaten inngår i hver enkelt kommune. KS og Arbeids- og velferdsetaten har utarbeidet en veileder til bruk under utarbeidelsen av den lokale samarbeidsavtalen. Veilederen og denne håndboken må brukes parallelt under etableringen av kontoret. Det formelle ansvaret for etableringen av NAV-kontoret tilligger Arbeids- og velferdsetatens fylkesdirektør og rådmannen i den enkelte kommune. Etablering av et NAV-kontor er en omstillingsprosess. I denne omstillingsstillingsprosessen er et godt samarbeid mellom tillitsvalgte, verneombud og ledelsen en forutsetning for å skape en forutsigbar og ryddig prosess. Denne håndboken anbefaler noen sentrale målsettinger for etableringen av NAV-kontoret. De viktigste er formulert som prioriterte mål for etableringen av kontoret. Med utgangspunkt i disse prioriterte målene gir håndboken anbefalinger om aktiviteter som må finne sted lokalt for at disse skal nås og NAV-kontoret skal bli etablert samt tidsbruk knyttet til disse aktivitetene. Organisering og ledelse av den lokale etableringsprosessen må den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten lokalt ta stilling til. Håndboken anbefaler at etableringen av kontoret organiseres som et prosjekt. Hovedbruker av håndboken er den fremtidige lederen av NAV-kontoret/prosjektleder med ansvar for etablering av NAV-kontoret. Dette bør være samme person og omtales i håndboken som prosjektleder. 1 Vi anbefaler sterkt at den fremtidige lederen av NAV-kontoret er på plass senest seks måneder før kontoret skal åpne. Ut fra erfaringene med NAV-pilotkontorene vil dette gi bedre ledelse og lette overgangen fra utviklings- og omstillingsarbeidet til regulær drift. Hvor lang tid det tar å etablere et NAV-kontor vil avhenge av en lang rekke lokale forhold. Håndboken omhandler sentrale aktiviteter som må gjennomføres de siste seks månedene før et kontor kan åpne. Kortere tidsrom anbefaler vi ikke. Det forutsettes da at den enkelte kommune og Arbeids- og velferdsetaten lokal har avklart hvor NAV-kontoret skal være lokalisert, valgt lokaler, rekruttert NAVleder, forberedt arbeidet med lokal samarbeidsavtale, samarbeid og involvering av tillitsvalgte, og annet sentralt forarbeid. Håndboken inneholder ikke en uttømmende liste over alle de aktiviteter som skal gjøres lokalt før kontoret er etablert. Den forutsetter at prosjektlederen har eller skaffer seg nødvendig kompetanse knyttet til gjennomføringen av denne type prosjekt. Håndboken kan heller ikke gi noen fullstendig oppskrift på hvordan prosjektleder, rådmann og Arbeids- og velferdsetatens fylkesdirektør legger forholdene til rette for en god prosess. Vi vet imidlertid at dialog og lokalpolitisk forankring er en forutsetning for å få til gode løsninger og et vellykket sluttprodukt. 1 Tilsvarende gjelder for kontor med todelt ledelse. Versjon 2.0 Godkjent

4 Oppbygging og bruk av håndboken Dette er en håndbok for etablering av NAV-kontor. Håndboken er et hjelpemiddel som gir anbefaleringer knyttet til aktiviteter som må finne sted for at kontoret skal bli etablert, og tidsbruk knyttet til disse aktivitetene. Håndboken omhandler sentrale aktiviteter som må gjennomføres de siste seks månedene før kontoret kan åpne. 2 Håndboken er en sammenstilling av tidligere plan- og prosessdokumenter benyttet i forbindelse med etablering av NAV-pilotkontorene. Håndboken erstatter de tidligere således følgende dokumenter: Håndbok for innføring av innhold i NAV-kontor (publisert ) 3 Plan for etablering av pilotkontor (distribuert ) Milepælsoversikt for etablering av pilotkontor (distribuert ) Aktivitetsoversikt for oppfølging av pilotkontor (distribuert ) Håndboken består av to deler: Nedtellingskalender (Excel-dokument) og informasjonshefte (Word-dokument). Nedtellingskalenderen og informasjonsheftet har identisk struktur. Begge dokumentene er bygd opp tematisk og hvert kapittel (hovedaktivitet) inneholder oversikt over delaktiviteter som er sentrale i etableringsprosessen. Det anbefales at brukeren av håndboken gjør seg kjent med hele informasjonsheftet og refererte dokumenter før man starter arbeidet med å utvikle lokale planer og aktivitetsoversikter. Nedtellingskalenderen gir en oversikt over sentrale hoved- og delaktiviteter som det må arbeides med i etableringsprosessen samt en anbefaling på når aktivitetene skal avsluttes for at kontoret skal være ferdig etablert innen planlagt dato for oppstart. En nærmere veiledning for bruk av nedtellingskalenderen finnes i selve nedtellingskalenderen. Nedtellingskalenderen kan utvides til å inneholde en fullstendig, lokal aktivitetsoversikt. Alternativt kan man i det enkelte lokale etableringsprosjekt utarbeide en lokal aktivitetsoversikt i et eget dokument, og bruke nedtellingskalenderen som en rettesnor i dette arbeidet. Informasjonsheftet er ment å være et oppslagsverk der man kan slå opp dersom det er behov for mer informasjon om aktivitetene som er listet opp i nedtellingskalenderen. I informasjonsheftet finnes også oversikt over dokumenter, maler, linker til intra- og internett, mv. som er relevante for gjennomføring av aktivitetene. I arbeidet med å tilpasse nedtellingskalenderen til lokale forhold må prosjektleder (NAVleder) ta stilling til følgende problemstillinger for å skaffe en uttømmende oversikt over alle delaktiviteter: 1) Hvilke aktiviteter må gjøres før NAV-kontoret kan åpnes? 2) Når må disse aktivitetene være gjennomførte og når må aktivitetene starte opp for at de skal være gjennomførte innen den aktuelle dato? Svarene på disse spørsmålene vil være avhengige av lokale forhold, blant annet størrelsen på den kommunen hvor kontoret skal etableres. Håndboken skiller ikke mellom små og store kommuner i sine anbefalinger over hvilke aktiviteter som må gjennomføres før kontoret kan åpne. Bruker av håndboken må selv foreta en vurdering av nødvendige aktiviteter basert på en lang rekke lokale forhold, også kommunestørrelse. 2 Selv om håndboken tar for seg de siste seks månedene før oppstart er det flere sentrale prosesser som må startes tidligere. Det gjelder bl a beslutning om hvor NAV-kontoret skal lokaliseres og anskaffelsesprosessen som fører frem til en lokalisering av NAV-kontoret, rekruttering av NAV-leder(-e) og arbeid med lokal samarbeidsavtale. Disse forholdene er kun i korthet omtalt i håndboken. 3 Håndbok for innføring av innhold i NAV-kontor vil fremdeles være tilgjengelig på Navet (det statlige intranettet) og på Kommunenavet ( Versjon 2.0 Godkjent

5 All informasjon knyttet til etablering av NAV-kontor er samlet under én lenke på det statlige intranettet (Navet // Forsiden // Om NAV // Etableringshåndboken). Tilsvarende informasjon er også tilgjenglig på internett gjennom (Kommunenavet). Brukere av håndboken anbefales gjennom hele etableringsprosessen å holde seg orientert om den informasjonen som er tilgjengelig på intra- og internett. Versjon 2.0 Godkjent

6 Suksessfaktorer En god prosess dialog og forankring En god dialog mellom alle aktører er avgjørende for hvilke mål man setter, hvordan man arbeider for å nå målene og for å finne gode løsninger. Særlig viktig forankringen av prosjektet i kommune og stat. Vi anbefaler sterkt at: Reformens visjon, vedtatte mål og hovedtrekkene i prosjektgjennomføringen må være godt forankret hos beslutningstagere og ansatte. Lokal prosjektplan angir 2-3 verdier som skal ligge til grunn for samarbeidet i prosjektet. Det skapes møtepunkter blant beslutningstagere og ansatte som sikrer god kommunikasjon. Prosjektlederen forstår og utnytter både formelle og uformelle beslutningsarenaer. Prosjektlederen evner å skape et miljø for en god dialog. Dialog og forankring vies kontinuerlig oppmerksomhet. Vi forutsetter at prosjektlederen har eller tilegner seg den kompetansen/erfaringen dette krever. Arbeids- og velferdsetatens fylkesdirektør og rådmann i kommunen har et klart ansvar for å bidra til dialog og nødvendig forankring. Øvrige suksessfaktorer for etablering av kontoret er: God samordning mellom prosjekt og linjeorganisasjonene Prosjektets mandat definerer oppgaver, ansvar og fullmakter som ligger til prosjektet, og det settes klare mål for etableringen av kontoret. Det etableres arenaer og prinsipper for hvordan uklarhet eller uenighet omkring oppgaver, ansvar og fullmakter skal identifiseres og løses. Medbestemmelse Frem til lederen av NAV-kontoret er på plass er det formelt arbeids- og velferdsetatens fylkesdirektør som har de formelle fullmaktene på statlig side og medbestemmelse må skje i forhold til de fylkestillitsvalgte. Det må likevel sikres at de lokale organisasjonene i bestående kontor (NAV trygd og NAV arbeid) blir involvert i etableringsprosessen, selv om disse formelt ikke da opptrer som tillitsvalgte på dette nivået. Tillitsvalgte fra lokalt nivå på statlig side vil kunne delta i det lokale etableringsprosjektet, men den formelle medbestemmelse etter hovedavtalen er ikke dermed ivaretatt. Tilsvarende gjelder for kommunal arbeidsgiver og medbestemmelse i forhold til de kommunalt tillitsvalgte. Når lederen av NAV-kontoret er på plass gjelder hovedavtalene i henholdsvis kommune og stat i forhold til de fullmakter lederen besitter. Det lokale medbestemmelsesapparatet skal være etablert når kontoret åpnes. Det anbefales at i kontor med én felles leder benytter hhv hovedsammenslutningsmodellen i staten og forhandlingssammen-slutningsmodellen i kommunen. Av praktiske hensyn anbefaler vi at hver hovedorganisasjon som er representert i NAV-kontor opptrer som en enhet, men kan møte med inntil to representanter (en fra staten og en fra kommunen). 4 4 Rapport om etablering og drift av NAV-kontor: Arbeidsgiver- og arbeidstakerforhold i NAV-kontor praktisering av lov- og avtaleverk for hhv stat, KS og Oslo kommune. Se videre kap 3.1 i denne håndboken. Versjon 2.0 Godkjent

7 Prosessfremstilling og kritisk tidslinje med avhengigheter Figur 1 Trinn i etableringsprosessen Kritisk tidslinje og hovedfaser i etablering av lokalt NAV-kontor, med avhengigheter Utskilling av oppgaver til spesiallinjen Grensesnitt, kompetanse, personelløp, innbemanning, etc. Inngåelse av lokal samarbeidsavtale Enighet om hovedpunkter (administrativt nivå) Politisk behandling Faglig innhold og personelløpet Data og telefoni Lederrekruttering (Tidslinjen baserer seg på ekstern rekruttering da dette tar lengst tid) Krav og annonsering Intervjuer/ innstilling Visjon og mål Etablering av NAV basis IKT Eventuell 3 måneders oppsigelsestid Brukerbeskrivelser Arbeidsprosesser Kompetansebygging iht. definerte roller Rollebeskrivelser Bemanning Lokaler (Tidslinje vil variere ift. lokale forhold) Inngåelse av leiekontrakt Lokal utlysing Kravspesifikasjon Kontraktsforhandling Ombygging -12 til Måneder før åpning NAV, Side 1 = Avhengigheter 0 Figur 2 Kritisk tidslinje for etablering av NAV-kontoret Versjon 2.0 Godkjent

8 Data- og telefoniløsninger i NAV-kontoret IKT og telefoni byr på utfordringer, blant annet fordi stat og kommune må gjøre store tilpasninger i sine systemer for å få en integrert IKT-løsning i NAV-kontoret. Der staten er pålagt effektiv og konsistent utvikling og drift av nasjonale applikasjoner, har kommunene utviklet individuelle løsninger basert på krav fra ansatte, innbyggere og andre lokale forhold. Arbeids- og velferdsetaten jobber med å utrede om det er mulig å utarbeide telefoni- og dataløsninger som i større grad tar hensyn til lokale behov. Dette arbeidet forventes å være klart i andre halvår De neste tre årene skal det i snitt etableres en NAV-lokasjon annenhver dag. Dette krever standardiserte løsninger og sentral koordinering. Staten har ingen mulighet verken teknisk eller økonomisk til å spesialtilpasse sine løsninger til hver enkelt kommunes særegne behov. Pr. dags dato er det bare to løsninger som ivaretar det lokale NAV-kontorets behov for IKT-løsninger, hvor vi anbefaler den integrerte løsningen. Den integrerte løsningen omtales som NAV IKT basisløsning. Den er godkjent av daværende Arbeids- og sosialdepartementet, og utarbeidet av en arbeidsgruppe med deltagere fra Aetat, trygdeetaten, Sosial- og helsedirektoratet og KS. Hovedelementene i NAV IKT basisløsning er: Felles e-post og kalender. Kalenderen viser oversikt over de som jobber i NAVkontoret Felles NAV-arbeidsflate med tilgang til: o vanlige kontorstøtteverktøy o statlige saksbehandlersystemer o kommunens sosialsystem o internett og felles intranett Personkort (felles oversikt over nøkkeldata om brukeren på tvers av saksbehandlingssystemene Arena, Infotrygd og kommunens sosialsystem) Telefoni. Det etableres en felles telefoniløsning og nye telefonnummer for alle medarbeiderne i Arbeids- og velferdsdirektoratet og på NAV-kontoret. Staten dekker en stor andel av kostnadene for den enkelte kommune i den integrerte løsningen. Det eneste reelle alternativ til NAV IKT basisløsning er at stat og kommune hver for seg setter opp separate data- og telefoniløsninger. Der vil saksbehandlerne måtte ha to pc er og to telefoner å forholde seg til. Denne løsningen anbefaler vi ikke. Ariane elektronisk planverktøy for implementering av IKT i NAV-kontoret Implementering av IKT-løsninger i NAV-kontoret planlegges og styres gjennom det elektroniske planverktøyet Ariane. Tilgang til Ariane tildeles til lokal prosjektleder (NAVleder), NAV-kontorets IKT-kontakt, og etter ønske til kommunens IKT-kontakt. Prosjektleder og kontorets IKT-kontakt er ansvarlige for å utarbeide hovedplan for IKTimplementering i NAV-kontoret. Dette arbeidet må foregå i tett samarbeid med kommunens IKT-kontakt og fylkets IKT-koordinator. Den planen som legges i Ariane for implementering av IKT-løsninger i NAV-kontoret må nøye samkjøres med den lokale prosjekt- og aktivitetsplanen som kontoret utarbeider basert på håndboken for etablering av NAV-kontor med tilhørende nedtellingskalender. Prosjektleder er ansvarlig for at begge planprosessene er koordinerte og som samlet sett fører til etableringen av NAV-kontoret. Versjon 2.0 Godkjent

9 Definerte roller i etableringsprosessen Tabellen nedenfor lister opp de rollene som er definerte i forhold til etablering av NAVkontoret. Rolle* Prosjektleder (NAV-leder) (Kommunalt eller statlig tilsatt) Fylkesprosjektleder (Statlig tilsatt) Rådmann, el tilsvarende (Kommunalt tilsatt) Lokal IKT-kontakt (Kommunalt eller statlig tilsatt) Kommunens IKT-kontakt (Kommunalt tilsatt) Fylkets IKT-koordinator (Statlig tilsatt) Implementeringsprosjektets fylkeskontakt (Statlig tilsatt) Funksjon Ansvarlig for etableringen av NAV-kontoret. Overordnet ansvarlig for etablering av NAV-kontor i fylket. Overordnet ansvarlig i kommunen for etablering av NAVkontoret. Ansvarlig for koordinering av IKT-arbeidet i NAV-kontoret knyttet opp mot etableringen av kontoret. Rapporterer på vegne av prosjektleder (NAV-leder) i planverktøyet Ariane. Ansvarlig for koordinering av IKT-arbeidet i den enkelte kommune knyttet opp mot etableringen av NAV-kontoret samt ansvarlig for de kommunale IKT-leveransene til NAV-kontoret. Ansvarlig for koordinering av IKT-aktiviteter i eget fylke i forbindelse med etablering av NAV-kontor. Er underlagt fylkesprosjektleder og rapporterer til denne. Implementeringsprosjektets (NDU) IKT-kontakt mot rollene beskrevet over. Fylkets sikkerhetskoordinator (Statlig tilsatt) Er fylkets faglige ressurs innen personvern, informasjonssikkerhet og beredskap. Skal være oppdatert på Arbeids- og velferdsetatens gjeldende sikkerhetsdokumentasjon. Kan bl a bistå i forbindelse med: Krav til personvern i forhold til fysisk utforming av kontoret Krav til kommunikasjonsrom Forklare sikkerheten i personkortet og tynnklientløsning Være støttespiller i forhold til utarbeidelse og forankring av lokal sikkerhetsdokumentasjon Bidra med opplæring innen fagområdet Fylkets kompetansekoordinator Støtter prosjektleder (NAV-leder) i arbeidet med å planlegge og koordinere kompetansetiltak basert på lokale behov og (Statlig tilsatt) kompetansetiltak fra sentralt hold samt Sosial- og helsedirektoratet og fylkesmannen. * De flest av disse rollene har kommunale motsvarigheter som det lokale etableringsprosjektet må skaffe seg oversikt over. Grunnen til at disse kommunale motsvarighetene ikke er listet opp her er at rollen/funksjonen vil variere mellom kommunene. Versjon 2.0 Godkjent

10 1. Prioriterte mål for etableringen av NAV-kontoret Målene nedenfor er sentrale anbefalinger som gjelder faglig nivå, organisering, ledelse og fysisk etablering for NAV-kontoret ved oppstart. Kommune og stat lokalt må bli enige om hvorvidt disse oppstartskriteriene er tilpasset det lokale ambisjonsnivået. Gjennom lokale diskusjoner om prioriterte mål må man også være bevisste andre forhold som må være avklart før et NAV-kontor skal kunne åpne. Dette gjelder særlig forhold som er lovpålagte eller som følger av krav til hvordan et offentlig kontor skal etableres og drives. Gjennom denne prosessen vil de lokale målene bli definert. Det anbefales at man lokalt som et minimum har blitt enige om at NAV-kontoret skal ha nådd følgende tilstand før det kan åpne: Anbefalt tilstand ved oppstart av kontoret 1. Lokal samarbeidsavtale er undertegnet og politisk behandlet i kommunen.* 2. Lokale mål er definert, og ansatte har vært gjennom en forankringsprosess av målene med reformen. 3. Ledelse med nødvendige fullmakter er på plass.* 4. Alle medarbeidere er innplassert og fått tildelt klart beskrevne roller. Plan for kompetansetilføring slik at ansatte kan fylle rollene er utarbeidet. 5. Organisering og dimensjonering er tilpasset lokal brukersituasjon. 6. Arbeidsprosessene i kontoret er beskrevet slik at bruker møter et samordnet mottak og en samordnet oppfølgingstjeneste basert på strategi for oppfølging av brukere av NAV. 7. Plan for markedsarbeid og arbeidslivskontakt samt oppfølging av prioriterte brukergrupper er godkjent. 8. Operative IKT-løsninger som understøtter arbeidsprosessene er på plass og kan betjenes av ansatte. 9. Rutiner for HMS-, informasjonssikkerhet og beredskap samt arkiv- og interne økonomirutiner er på plass.* * Disse punktene er også lovpålagte. Overordnede faglige krav til NAV-kontoret Den største utfordringen i etableringen av kontoret vil være å få på plass et felles tjenesteinnhold og en felles måte å møte NAVs ulike brukere på. Anbefalt tilstand ved oppstart av kontoret 1. Brukerne skal oppleve en rask og helhetlig behovsavklaring og et samordnet og kvalitativt godt tjenestetilbud 2. Kontorene skal utformes slik at det legges til rette for egenaktivitet, blant annet gjennom elektroniske selvbetjeningstjenester 3. Kontorene skal organiseres slik at man frigjør ressurser til oppfølgingsoppgaver 4. Beslutningsmyndighet skal ligge nær brukeren 5. Det skal legges til rette for tett og individuelt tilpasset oppfølging 6. Brukere med oppfølgingsbehov eller behov for sammensatte tjenester skal tilbys en plan og en kontaktperson 7. Kontorene skal sikre god samhandling med arbeidsgivere og andre aktører som understøtter en god måloppnåelse Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Strategisk plan for Arbeids- og velferdsetaten Samarbeidsavtale mellom Sosial- og helsedirektoratet og Arbeids- og velferdsdirektoratet Strategi for oppfølging av brukere i NAV Strategi for markedsarbeid og arbeidsgiverkontakt Strategi for oppfølging av sykemeldte Versjon 2.0 Godkjent

11 2. Målarbeid Hensikten med denne aktiviteten er å utarbeide en lokal virksomhetsplan for NAV-kontoret som er basert på NAV-reformens mål og verdier. For å kunne utarbeide en virksomhetsplan er det nødvendig å ha foretatt en kartlegging av lokale forhold og vurdert disse forholdene opp mot kontorets ressurssituasjon. 2.1 Skape felles forståelse for målene med reformen Delaktiviteten skal sikre at hovedmålene og verdiene med reformen og målbildet for NAVkontoret er forankret hos alle ansatte, og tilpasset lokale utfordringer og rammebetingelser. Bildet av hva NAV-kontoret skal være, hva det skal oppnå, hva det bør inneholde og hvordan det skal oppleves av brukerne skal være et utgangspunkt for den videre planleggingen av etableringen av NAV-kontoret. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Alle medarbeiderne kjenner målene med reformen og er bevisste på hva dette innebærer i utøvelse av daglig arbeid. Medarbeidere, brukere og involverte parter er inneforstått med hva målene for NAV-kontoret er. Snakk om hovedmålene og verdiene i reformen og hva det betyr for ansatte og brukere. Vær konkret, eksemplifiser. Gjennomgå ønsket fremtidsbilde for NAV-forvaltningen: Hva som er nytt, hva NAV-kontorene må oppnå og hva som må gjøres for å få det til? Bli kjent med funksjonene i NAVkontoret. Bli kjent med hovedoppgavene til NAVkontoret og hva målet med arbeidet skal være. St.prp. 46 ( ) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 ( ) Arbeid, velferd og inkludering Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Strategisk plan for Arbeids- og velferdsetaten med samtalepakker 1, 2 og 3 Samtalepakke 1 Basiskompetanse (versjon 2.0) 2.2 Kartlegge lokale forhold Aktiviteten skal gi et godt fundament for planleggingen av kontorets virksomhet og gi grunnlag for å vurdere dimensjonering av virksomheten, planlegging av tjenester og virkemidler i den enkelte kommune samt for vurdering av samhandling med samarbeidspartnere og andre enheter. Versjon 2.0 Godkjent

12 Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Kontoret har det nødvendige datagrunnlaget for utarbeidelse av lokal tjenesteinnhold og dermed kunnskapsgrunnlaget for koordineringen av velferdspolitikken lokalt og mot tilgrensende kommuner og statlige spesialenheter. Kontoret har det nødvendige grunnlaget for å utarbeide en realistisk virksomhetsplan. Få oversikt over resultat- og styringskrav for NAV-kontoret. Kartlegge ressurser, herunder lønns-, driftsog stønadsbudsjetter. Skaffe faktaoversikt over publikumstilstrømning og brukerbeholdning. 5 Skaffe faktaoversikt om kommunens demografi. 6 Skaffe faktagrunnlag om arbeidsmarkedet. 7 Standard statlig tjenestemeny Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) 2.3 Utarbeide virksomhetsplan med lokale mål for NAV-kontoret. Delaktiviteten skal sikre at lokal virksomhetsplan for videre drift av kontoret er utarbeidet før åpning. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Virksomhetsplan for kontoret er utarbeidet. Arbeidet med virksomhetsplan bør ta utgangspunkt i partenes eksisterende planverk. Arbeidet med virksomhetsplan bør forankres blant ansatte. Mål og disponeringsbrev til NAV-kontoret fra både stat og kommune, el lign Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) 5 Hente historikk fra de tre tidligere kontorene og se hva som faktisk er gjort i forhold til brukerne i kommunen (andel besøkende pr dag, hvem er de og når kommer de, hva etterspør de av tjenester, hvor mange trenger jobb, inntektssikring, oppfølging ved sykemelding, attføring, rehabilitering, tverrfaglig oppfølging, kontantstøtte, boligstøtte, etc. Hvor mange (langtids-) sosialklienter er det i kommunen.) Bearbeid datagrunnlaget og vurder forventet tilstrømming til kontoret f eks ett år frem i tid. 6 Befolkningsgrunnlag og struktur, brukersammensetning, ledighetsstruktur, sykefravær, utdanningsnivå, etc. 7 Skaffe oversikt over næringsliv, utdanningsinstitusjoner, arbeidsmarkedsbedrifter, tiltaksarrangører, IA-virksomheter, samarbeidspartnere og bransjer i kommunen/regionen. Versjon 2.0 Godkjent

13 3. Samarbeid mellom kommune og stat Hensikten med aktiviteten er å få etablert klare rammer og mål for etableringsprosessen samt å sikre at en lokal samarbeidsavtale er på plass. 3.1 Enighet om rammer og mål for etableringsprosessen Delaktiviteten skal sikre at kommune og stat er enige om sentrale rammer og mål for etableringsprosessen. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Enighet om etablering av NAV-kontoret mellom stat og kommune foreligger, f eks i form av en intensjonsavtale. Enighet om rammer og mandat for styring og rapportering i etableringsprosessen. Avklart roller og ansvar i prosessen, herunder prosjektleder er på plass. Medbestemmelsesapparat for etableringsprosessen er organisert. Avklart rammer for brukermedvirkning i etableringsprosessen. Avklart prinsipper for tjenesteinnhold i NAV-kontoret. Avklart prinsipper for IKT-samarbeid i NAV-kontoret. Avklart prinsipper for ledelse av NAVkontoret. Enighet om kriteriene for åpning av NAV-kontoret. Avklart prinsipper for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap i NAV-kontoret. Etabler faste og regelmessige arenaer for samarbeid på strategisk og operativt nivå. Rådmann og fylkesdirektør etablerer rutiner for oppfølging av etableringsprosessen. Fokuser på dialog og forankring. Skap forståelse for og kunnskap om forutsetningene for samarbeid mellom kommune og stat. Del kunnskap om hverandres virksomhetsområder. Sørg for at medarbeidere har kjennskap til betingelsene for etableringsprosessen. St.prp. 46 ( ) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 ( ) Arbeid, velferd og inkludering Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Strategisk plan for Arbeids- og velferdsetaten med samtalepakker 1, 2 og 3 Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Intensjonsavtale (må utarbeides lokalt) Rapport Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i NAV-kontor Rapport Etablering og drift av NAV-kontor arbeidstid. Samarbeidspartnere for NAV-kontor Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen Versjon 2.0 Godkjent

14 3.2 Utarbeide og få besluttet lokal samarbeidsavtale Delaktiviteten skal sikre at lokal samarbeidsavtale er undertegnet og politisk behandlet i god tid før åpning av NAV-kontoret. Undertegnet og politisk godkjent lokal samarbeidsavtale er en forutsetning for å kunne åpne NAV-kontoret. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Lokal samarbeidsavtale med tilhørende avtaler er undertegnet av kommune og stat og politisk behandlet i kommunen. Det er tett samarbeid med prosjektleder, kommunen og NAV fylkesledd i arbeidet. Konkret oppgavefordeling i arbeidet vil avhenge av lokale forhold. Utkast til lokal samarbeidsavtale oppdateres i takt med arbeid med andre aktiviteter i etableringen av NAVkontoret. Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Versjon 2.0 Godkjent

15 4. Prosjektorganisering Hensikten med aktiviteten er å avklare roller og ansvar for etablering av NAV-kontoret. Det er Arbeids- og velferdsetatens fylkesdirektør og rådmann i den enkelte kommune som formelt har ansvaret for etableringen av NAV-kontoret. Dersom man ønsker en prosjektorganisering av arbeidet med etablering av NAV-kontoret må dette organiseres som et linjestyrt prosjekt. Det en forutsetning for etableringen av NAV-kontoret at brukermedvirkning og medbestemmelse finner sted. Brukermedvirkning i etableringsprosessen kan f eks skje gjennom deltakelse i referansegrupper eller gjennom et brukerutvalg. Medbestemmelse lokalt skjer gjennom eksisterende medbestemmelsesapparat i kommune og stat. Forventningsavklaring både internt i NAV-kontoret og eksternt overfor befolkning, brukere og samarbeidspartnere er en viktig del av arbeidet med etablering av NAVkontoret. Gjennom utarbeidelse og bruk av en kommunikasjonsplan vil man kunne sørge for slike forventningsavklaringer. 4.1 Etablere prosjektorganisasjon Delaktiviteten foreslår hvordan organisering av det lokale etableringsprosjektet kan foregå. Dette gjelder i de tilfeller hvor man lokalt velger å organisere arbeidet med etablering av NAV-kontor som et linjestyrt prosjekt. Det er viktig ved etableringen av prosjektorganisasjonen å ivareta hensyn til kommunikasjon og forankring. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Mandat for prosjektet et gitt. Prosjektet er organisert med prosjektgruppe og arbeidsgrupper. Prosjektplan og andre prosjektdokumenter er utarbeidet. Rutiner for rapportering er etablert. Roller og ansvar i prosjektgruppen er tildelt. Kriterier for avslutting av prosjektet er avtalt. Brukerutvalg for etableringsprosessen er etablert. Medbestemmelsesapparat for etableringsprosessen er organisert. Verneombud og fylkets sikkerhetskoordinator er tatt med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljø og sikkerhet. Støtte til utforming av lokal prosjektorganisasjon fås fra utviklingsprosjektet i NAV fylkesledd. Mange kommuner har også stor kompetanse med prosjekt som arbeidsform. Det lokale etableringsprosjektet bør utarbeid kriterier for hvordan selve etableringsprosjektet bør avsluttes, f eks krav til sluttrapport, dokumentasjon/ slutthåndtering av rapporter mv, formell avlevering fra prosjektorganisasjonen til linjeorganisasjonen, mv. Gjennomføring av en interessentanalyse vil gi oversikt de aktører og arenaer som prosjektet må forholde seg til i sitt arbeid. Håndbok for etablering av NAV-kontor brukes som utgangspunkt for arbeidet med lokal prosjektplan, mv. Rammeavtale mellom KS og Arbeids- og inkluderingsdepartementet om NAV Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Metodeportalen (tilgjengelig via Navet eller Malbiblioteket) Innføringsbok i prosjektarbeid, f eks Versjon 2.0 Godkjent

16 o Jessen, Svein Arne (2005): Prosjektledelse trinn for trinn: en håndbok for ledelse av små og mellomstore prosjekter (1. utgave). Universitetsforlaget, Oslo. o Andersen, Erling S (2005): Prosjektledelse: et organisasjonsperspektiv (1. utgave). NKI-forlaget, Bekkestua. Rapport Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i NAV-kontor Rapport Etablering og drift av NAV-kontor arbeidstid. 4.2 Utarbeide kommunikasjonsplan Hensikt med aktiviteten er å sikre riktig og god informasjonsflyt internt i det fremtidige NAV-kontoret og eksternt overfor innbyggere i kommunen, samarbeidspartnere og næringsliv. Kommunikasjonsplanen skal også avklare roller og ansvar for informasjonsarbeidet og arenaer for kommunikasjon. God tilgang til korrekt informasjon er en forutsetning for medvirkning og innflytelse i arbeidet med etableringen, både for brukere og ansatte. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Kommunikasjonsplan er utarbeidet. Kommune og stat er koordinerte i sitt informasjonsarbeid. Kontoret har rutiner for å kommunisere med brukere og samarbeidspartnere i uforutsette situasjoner, f eks hvis telefonog dataløsninger er nede. Prinsipper for mediehåndtering er utarbeidet, inkludert ansvarsfordeling i informasjonsarbeidet mellom NAV-kontoret, kommunens administrasjon og NAV fylkesledd. Kommunens kommunikasjonsansvarlig og kommunikasjonsrådgivere i NAV fylkesledd vil kunne gi støtte til utarbeidelse av kommunikasjonsplan. Tenk igjennom hvorfor informasjonen skal gis, hvem trenger informasjon, hvilken informasjon skal gis, hvordan skal informasjonen kommuniseres, når skal informasjonen gis, hvilke informasjonsarenaer og kanaler bør etableres (interessentanalyse). Lokal kommunikasjonsplan en ramme Versjon 2.0 Godkjent

17 5. Tjenesteinnhold og samhandling Hensikten med aktiviteten er å avklare hvilke tjenester som kommune og stat tilbyr i NAVkontoret. For å sikre et helhetlig tjenestetilbud til kommunens innbyggere er det nødvendig å avklare hvordan NAV-kontoret skal samhandle med kommunale og statlige enheter, næringsliv og andre samarbeidspartnere. Dette for å sikre at brukerne opplever en rask og helhetlig behovsavklaring og et samordnet tjenestetilbud. Det er viktig at arbeidet med delaktivitetene i dette kapitlet skjer i parallell, og at kontorets samlede tjenester, grensesnitt mot øvrige enheter samt håndtering av statlige forvaltningsoppgaver bidrar til å nå målene med reformen. 5.1 Avklare statlig og kommunalt tjenesteinnhold i NAV-kontoret Delaktiviteten skal skape en felles tjenestemeny for NAV-kontoret, bygget opp rundt brukers behov samt forankre og øke bevisstheten rundt målet med og innholdet i de enkelte tjenestene. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Kontoret har en felles tjenestemeny basert på brukernes behov i gjeldende kommune. Alle på kontoret har en felles bevissthet rundt den nye tjenestemenyen, de enkelte tjenestenes egenskaper, kontorets brukergrupper og formålet med tjenestene. Grensesnittet mot øvrige kommunale og statlige tjenester er avklart. Det er avklart om kontoret skal være tilknyttet kundesenter. Kontoret har klare og tydelige rutiner for hvordan kanalisere brukere til selvbetjeningstjenester. Den elektroniske samhandlingen mellom kommune og stat i kontoret er avklart. Tjenestene i NAV-kontoret er rettet inn mot målene i reformen. Få oversikt over kommunale og statlige tjenester i NAV-kontoret. Planlegge tjenesteinnholdet i kontoret basert på kartleggingen av lokale forhold. Sette opp kontorets felles tjenestemeny og sortere denne i ulike tjenesteområder. St.prp. 46 ( ) Ny arbeids- og velferdsforvaltning St.meld. 9 ( ) Arbeid, velferd og inkludering Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Strategisk plan for Arbeids- og velferdsetaten med samtalepakker 1, 2 og 3 Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Samarbeidspartnere for NAV-kontor Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Informasjon om etablering av NAV-kontor tilknyttet kundesenter (må utarbeides) Mål og disponeringsbrev for kommune og stat. Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd for 2007 (SHdir). Versjon 2.0 Godkjent

18 5.2 Avklare samhandling med andre aktører Delaktiviteten skal sikre et tydelig grensesnitt og gode rutiner for samhandling mellom NAV-kontoret og andre aktører. En viktig forutsetting for gjennomføring av NAV-reformen ligger i en ny arbeids- og oppgavedeling mellom NAV-kontoret og samarbeidende spesialenheter. NAV-kontoret har også grensesnitt mot helse- og utdanningssektorene samt andre aktører som leverer tjenester til NAVs brukere. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Grensesnittet mot øvrige kommunale og statlige tjenester er avklart. Det er avklart om kontoret skal være tilknyttet kundesenter. Det er utarbeidet klare og gode samhandlingsrutiner mellom NAV-kontoret og øvrige aktører. Formalisert samarbeid med viktigste samarbeidspartnere er opprettet. Opprette dialog om samhandling med statlige spesialenheter, andre NAV-kontor, samarbeidspartnere og øvrige aktører, f eks helse/omsorg, utdanning, arbeidsmarkedsbedrifter, lokalt næringsliv, arbeidstilsyn, tiltaksleverandører, Husbanken m fl. Avklar hvordan brukerhenvendelser skal håndteres ved NAV-kontoret dersom saken behandles hos spesialenhet. Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Samarbeidspartnere for NAV-kontor Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen Veileder til lokal samarbeidsarbeidsavtale (versjon 2.0) Informasjon om etablering av NAV-kontor tilknyttet kundesenter (må utarbeides) Mål og disponeringsbrev for kommune og stat. Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd for 2007, Sosial- og helsedirektoratet. 5.3 Avklare hvordan statlige forvaltningsoppgaver skal ivaretas Delaktiviteten skal sikre at en så langt som mulig kan skille ut de oppgavene som ikke krever brukernærhet til en egen avdeling internt i NAV-kontoret, eller en egen spesialenhet i fylket. Målet med aktiviteten er å få lagt et mest mulig effektivt skille mellom oppgaver som krever brukersamhandling og oppgaver som ikke krever brukersamhandling samt å skille ut enkle oppgaver innenfor dette tjenesteområdet for hurtig betjening. Versjon 2.0 Godkjent

19 Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Kontoret har identifisert oppgaver og arbeidsprosser innenfor økonomiske ytelser som ikke krever brukersamhandling Mest mulig av arbeidet med økonomiske ytelser som ikke krever brukernærhet er skilt ut og samlet i egen avdeling internt i kontoret eller i spesialenhet. Kontoret har avklart rutiner for hvordan de økonomiske ytelsene tilbys brukerne, og forberedt seg på at disse rutinene vil endres når oppgavene knyttet til statlige økonomiske ytelser reorganiseres i NAV. Det er avklart hvordan kontoret og den enkelte medarbeider skal håndtere tildeling av rammebevilgninger og tilskudd, f eks tildelinger til arbeidsmarkedstiltak. Kontoret har avklart hvordan kompetanse opprettholdes på ytelsesområdene i NAV-kontoret der saker blir behandlet andre steder. Forberede kontoret på signaler som er gitt om framtidig oppgavedeling mellom NAV-kontoret og spesialenheter gjennom å starte opp arbeidet med å skille ut ikke-brukernære produksjonsoppgaver selv om videre utviklingsløp ikke er klarlagt (gjelder statlige økonomiske ytelser). Identifisere de oppgaver og arbeidsprosser for økonomiske ytelser som ikke krever brukersamhandling og kan legges bort fra publikumsmottaket. Vurdere og avklare hvordan vilkår for økonomiske ytelser skal følges opp. Identifisere interne og eksterne grensesnitt mellom oppgavene og lage rutiner for best mulig arbeidsflyt i kontoret og i fylket. Overordnet målbilde for nye arbeids- og velferdskontor Tjenesteinnhold i NAV-kontoret Standard statlig tjenestemeny for NAV-kontor Samarbeidspartnere for NAV-kontor Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Versjon 2.0 Godkjent

20 6. Arbeidsprosesser og andre rutiner Alle medarbeidere skal kjenne de felles prinsipper for arbeidsmetoder i NAV som skal bidra til å forenkle arbeidet og til å gjøre bistandsløpene mer forutsigbare for brukerne samt sikre likebehandling i forvaltningen. Aktiviteten skal bidra til å sikre kontinuitet og forutsigbarhet for den enkelte ansatte ved at de får kjennskap til hvordan tjenestene leveres fra første brukerkontakt til brukeren når målet om arbeid eller økt deltakelse. Aktiviteten skal bidra til at medarbeiderne arbeider systematisk for å avdekke og imøtekomme brukernes behov. 6.1 Beskrive arbeidsprosesser i NAV-kontoret Delaktiviteten skal sikre at medarbeidere i NAV-kontoret er kjent med modellen for arbeidsprosesser. Med arbeidsprosesser forstås de kjeder av tjenester og samhandlingsmønstre rettet mot brukerne som fører fra en førstehenvendelse til et endelig mål for brukeren. Arbeidet med arbeidsprosessene i NAV-kontoret skal sikre at kontoret gir brukerne et samordnet og individuelt tilpasset tjenestetilbud, og at kontoret legger til rette for aktiv brukermedvirkning. Strategi for oppfølging av brukere i NAV bygger i hovedsak på modellen nedenfor. For hvert av elementene i modellen er det laget krav til hva brukeren kan forvente seg og hva som kan forventes av NAV. Bestilling Kartlegging Arbeidsevne-/funksjonsevnevurdering Inngangsvilkår ytelser Plan Gjennomføring Oppfølging Midlertidige ytelser Evaluering Arbeid og deltakelse Varige ytelser Versjon 2.0 Godkjent

21 Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Medarbeidere har kunnskap om den overordnede modellen for arbeidsprosesser i NAV-kontoret. Kontoret har tydelige beskrivelser for arbeidsprosesser innenfor mottak, oppfølging, forvaltning og markedsarbeid/arbeidslivskontakt. Kontoret har tydelig beskrivelse av hvordan man møter brukerne i ulike faser i oppfølgingsløpet. Kontoret har arbeidsprosesser som sørger for at brukere opplever et koordinert tjenestetilbud med fokus på arbeid og deltakelse. Det er avklart om kontoret skal være tilknyttet kundesenter. Kontoret har klare og tydelige rutiner for hvordan kanalisere brukere til selvbetjeningstjenester. Rutiner for saksgangen innad i den enkelte avdeling/team og mellom avdelinger/team i NAV-kontoret er på plass. Kontoret har en tydelig og praktisk orientert beskrivelse av hvordan brukermedvirkning skal finne sted. Arbeidet med aktiviteten forutsetter at kontoret har oversikt over brukerbeholdning. Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte. Arbeid med aktiviteten bør foregå i tett samarbeid med lokalt brukerutvalg/lokale brukerorganisasjoner samt partene i arbeidslivet. Arbeidsgruppene bør arbeide med hvordan kontoret møter brukeren i oppfølgingsløpet (kartlegging, arbeidsevnevurdering, planarbeid, gjennomføring av tiltak og evaluering). Kontoret bør gjennomføre felles kompetansehevende tiltak for medarbeidere innenfor veiledning og skjønnsutøvelse. Arbeidsmetoder i NAV-kontor Basiskompetanse (versjon 2.0) Brukermedvirkning på systemnivå i Arbeids- og velferdsetaten Brukermedvirkning i NAV: Bakgrunn, begrunnelse og forståelse individnivå og systemnivå Samtalepakke 4 Informasjon om etablering av NAV-kontor tilknyttet kundesenter (må utarbeides) Strategi for oppfølging av brukere i NAV Strategi for markedsarbeid og arbeidslivskontakt 6.2 Utarbeide HMS-, personvern-, informasjons-, og beredskapsrutiner Delaktiviteten skal sikre at NAV-kontoret tilfredsstiller lovpålagte krav til HMS, personvern, informasjonssikkerhet og beredskap samt at interne kontorrutiner er på plass ved åpning av kontoret. Aktiviteten skal også sikre at kontoret har en enhetlig servicenorm og at kontorets medarbeidere er bevisste sin rolle som servicemedarbeidere. Versjon 2.0 Godkjent

22 Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet NAV-kontorets HMS-, personvern- og beredskapsrutiner skal tilfredsstille kravene til både kommune og stat. Felles rutiner for HMS er etablert. Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen er gjennomgått, forankret og opplæring er gitt til medarbeiderne. Lokal sikkerhetsinstruks er utarbeidet, implementert og opplæring er gitt alle medarbeidere. Lokal beredskapsplan er ferdig utarbeidet og implementert. Samtlige medarbeidere har signert sikkerhetsinstruks for medarbeidere og skjema for taushetsplikt i NAV. Kopi er lagt i personalmappen. Samtlige medarbeidere har fått identer/tilganger til IKT-systemene basert på rolle og tjenestelige behov. Kontoret har en felles forståelse av hvordan personopplysninger kan brukes og utveksles både mellom stat og kommune og mellom NAV-kontoret og andre samarbeidspartnere. Standard for omdømmearbeid, brukermedvirkning og service er på plass Leder er ansvarlig for delaktiviteten. Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte. Utarbeidelse av rutiner er en god arena for involvering av medarbeidere. Kommunens HMS-ansvarlig (el tilsvarende) og fylkesleddets sikkerhetskoordinator og HMS-ansvarlig vil være støttespillere i arbeidet med å utarbeide NAV-kontorets rutiner. Det er viktig at arbeidet med denne delaktiviteten ses i sammenheng med arbeid med fysisk utforming av kontoret når det gjelder taushetsplikt og personvern samt i sammenheng med arbeid med utforming av data- og telefoniløsninger i kontoret. I tillegg til at sikkerhetsdokumentasjon skal utarbeides skal alle medarbeidere informeres og gis opplæring i rutiner, prosedyrer og instrukser som gjelder for den enkeltes rolle. Kommunens HMS, sikkerhets- og beredskapsrutiner, el lign Felles sikkerhetsnormer for Arbeids- og velferdsforvaltningen Styringsdokument for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap Mal for lokal beredskapsplan Mal for lokal sikkerhetsinstruks En veileder for deg som leder: Om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid (HMS) i NAV. Veiledningspakke for HMS Overordnede HMS-rutiner o Forebygging og oppfølging av sykefravær o Forebygging og oppfølging av vold/trusler o Forebygging av brann og beredskapsplan o Forebygging og oppfølging av arbeidsskader o Avvikshåndtering Strategisk plan for Arbeids- og velferdsetaten Versjon 2.0 Godkjent

23 6.3 Utarbeide kontorrutiner Delaktiviteten skal sørge for at kontoret har nødvendige kontorrutiner på plass før åpning. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Åpnings- og telefontid er avklart. Arkivrutiner som støtter opp om kontorets saksgang og administrasjon er på plass. Leder er ansvarlig for delaktiviteten. Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte. Utarbeidelse av rutiner er en god arena for involvering av medarbeidere. Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Rammeavtale om rekvisita og kopipapir Kommunens økonomiinstruks el lign Økonomiinstruks for Arbeids- og velferdsetaten Rapport Etablering og drift av NAV-kontor arbeidstid. Versjon 2.0 Godkjent

24 7. Roller, organisering og personelløp Hensikten med aktiviteten få etablert kontoret organisatorisk med nødvendige roller og avdelinger/team ihht gjeldende personalrutiner i kommune og stat. 7.1 Eventuelt tilsette mellomledere Delaktiviteten skal sikre at mellomledere er på plass så tidlig som mulig i etableringen av NAV-kontoret. Tidlig rekrutterte mellomledere er blant annet fordelaktig for arbeidet med innplassering av medarbeidere, organisering av kontoret og utforming av arbeidsprosesser og saksflyt i kontoret. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Lederrollen er beskrevet med krav til stillingen og fullmakter. Mellomledere er tiltrådt med nødvendige fullmakter. Fremtidig leder av NAV-kontoret bør lede tilsettingsprosessen. Tilsettingsprosessen bør starte tidlig pga utlysning, oppsigelsestid og tiltredelsestidspunkt. Innbemanning av nye enheter i etaten: Personelløpet Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Rapport Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i NAV-kontor Rapport Etablering og drift av NAV-kontor arbeidstid. 7.2 Utarbeide beskrivelse av den enkelte rolle Delaktiviteten skal sikre at kontoret har utarbeidet beskrivelser for de nye rollene og krav til kompetanse og personlig egenskaper knyttet til disse. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Skriftlige rollebeskrivelser for alle roller i NAV-kontoret foreligger. Klart definert innhold og ansvar i den enkelte rolle. Krav til kompetanse for å fylle den enkelte rolle. Arbeid med aktiviteten bør foregå i arbeidsgrupper med bred deltakelse blant ansatte. Rollene må gjenspeile hvilke arbeidsprosesser som er definert. De ulike rollene skal knyttes mot hele eller deler av definerte arbeidsprosesser. Nye roller i NAV-kontor Samtalepakke 3 Mal for rollebeskrivelser (må utarbeides) 7.3 Avklare organiseringen av NAV-kontoret Delaktiviteten skal sikre at kontoret er organisert på en måte som understøtter målene med reformen ved at det bl a skapes arenaer for samhandling rundt brukere på tvers av tidligere faggrenser. Versjon 2.0 Godkjent

25 Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Kontoret er organisert i avdelinger/team. Kontoret er organisert med et samordnet mottak og en samordnet oppfølgingstjeneste. Fysisk beskrivelse av hvordan kontoret skal organiseres på overordnet nivå er bestemt (f eks publikumsmottak oppfølging, ansattearealer, og arealer for andre funksjon, etc). Fremtidige leder(-e) og mellomledere bør lede arbeide med detaljorganisering av kontoret. Organisasjonsløsningen behandles i det lokale medbestemmelses-apparatet når leder av NAV-kontoret er på plass. Fylkets sikkerhetskoordinator kan bistå i arbeidet med å sikre at fysisk og organisatorisk utforming tilfredsstiller krav personvern og informasjonssikkerhet. Nye roller i NAV-kontor Samtalepakke Personelløpet: Innplassere medarbeidere med roller og fullmakter Delaktiviteten skal sikre at innbemanning i avdelinger/team er basert på utarbeidede rollebeskrivelser og at innbemanningen skjer ihht gjeldende personalrutiner i kommune og stat. Innbemanning skal være forutsigbar og gjennomføres på en målrettet og løsningsorientert måte. Anbefalt tilstand ved gjennomført aktivitet Plan for innbemanning med kriterier for innbemanningen er besluttet. Medarbeidere er innplassert i avdelinger/team med roller og nødvendige fullmakter. Refleksjonssamtaler er gjennomført med samtlige medarbeidere. Det er gjennomført omstillingssamtale mellom medarbeider og leder ved vesentlige endringer i oppgaver/ansvar og/eller arbeidssted. Håndboken forutsetter at nye ledere i NAVkontoret er på plass når innplassering skal foregå. Hvis nye ledere ikke er på plass må ansvar og roller for omstillingsarbeidet avklares mellom gamle og nye ledere. Rollebeskrivelse bør brukes som et grunnlag for innbemanningsprosesser. Forut for innplassering skal det ha vært gjennomført en refleksjonssamtale om endringer i målsettinger, arbeidsmetoder og jobbperspektiv som Arbeids- og velferdsetaten og medarbeiderne står foran. Refleksjonssamtale kan gjennomføres som en gruppesamtale, men dersom medarbeider ønsker egen refleksjonssamtale skal dette imøtekommes. Omstillingssamtalen skal etablere en forståelse for konsekvenser og muligheter av omstillingen for den enkelte medarbeider. Innbemanning av nye enheter i etaten: Personelløpet Veileder til lokal samarbeidsavtale (versjon 2.0) Rapport Etablering og drift av NAV-kontor, arbeidsgiver og arbeidstakerforhold i NAV-kontor Rapport Etablering og drift av NAV-kontor arbeidstid. Versjon 2.0 Godkjent