SAK 31/2015: ØKONOMIPLAN med diskusion om stillinszsbehov

Transkript

1 Smøla Kirkelige Fellesråd DEN NRSKE KIRKE Hopen, 657 Smøla Saksbehandler: Judy Rangnes Møtedato Saksnr. 31/ SAK 31/215: ØKNMIPLAN med diskusion om stillinszsbehov Saksutredning: Grunnlag og hjemmel for økonomiplan er Kirkeloven 15. Det står at "Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd" til bygging, drift og vedlikehold av kirker og gravplasser, til stillinger inkludert administrasjon og kontorhold, til lokaler, utstyr og materiell for konfirmasjonsopplæring og kontorhold for prester. l tillegg skal fellesrådets forslag til budsjett omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoní, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene. Lovens tredje ledd understreker at fellesrådet skal ha "tilstrekkelig administrativ hjelp". Videre står det i loven at "Kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b)", d.v.s. drift og vedlikehold av kirker og gravplasser. Visitasmelding 215 er med på å forklare behov for å øke en del stillinger og behov for å ansette en klokker, en stilling som også kan omfatte diakonale funksjoner, kontorarbeid, administrative og andre funksjoner. Andre brøkstillinger anbefales oppjustert. Hovedtariffavtalen binder Smøla kirkelige fellesråd når det gjelder lønnskostnader. KA, Kirkens arbeidsgiverorganisasjon, publiserer avtalte tariff-tall på sine websider. Tallene ble ikke med i budsjett 216 som ble vedtatt på møte i Smøla kirkelige fellesråd (sak 26/215). Som konsekvens av dette legges nødvendige talljusteringer til økonomiplan som tiltak 8-9. Vedtatt vedlikeholdsplan (sak 25/215), med sine økonomiske konsekvenser, hører til som integrert del av fellesrådets Økonomiplan Kirkevergens innstilling: Forslag til ØKNMIPLAN vedtas. Fellesrådets vedtak: Forslag til ØKNMIPLAN 216~219 vedtas. Tlf / side 3 av 3 sider

2 \ ØKNMIPLAN Budsjettet til Smøla kirkelige fellesråd er med i økonomiplan for Smøla kommune. Denne perioden gjelder årene Kommunens behandling av årsbudsjett for 216 og økonomiplanen i økonomiplan blir årsbudsjett for 216. for skal skje i samkjørt prosess. Første året Smøla kirkelige fellesråd vedtok budsjett september, 215 jfr. vedtak 26/215. Vedlikeholdsplan også vedtatt på samme møte, jfr. vedtak 25/ ble Budsjettarbeid begynner med et konsekvensjustert budsjett. Det konsekvensjusterte budsjettet følger av egne vedtak og/eller endringer i rammene, samt ikke-forutsette hendelser med økonomiske konsekvenser for virksomheten. I et konsekvensjustert budsjett skal en ta hensyn til bl.a. følgende forhold: - Vedtatt budsjett for inneværende år. - Vedtak gjort av kommunestyret som får virkning på 216-budsjettet. ~Endrede pålegg fra sentrale myndigheter. ~Lønnsøkning utover det som er budsjettert. ~Andre tiltak som gjelder bare for 216-budsjettet. - Korrigering som følger av 2. tertial regnskapsrapport. I selve budsjettet går en ut fra den ramme en fikk tildelt året før. (215) Når det gjelder økonomiplan, skal fellesrådet sette opp prioriterte investeringer som koster mer enn driftsmidler kan dekke. Større vedlikeholdsoppgaver strekker ikke til innenfor drifi, derfor ber fellesrådet om å få ta større vedlikeholdskostnader inn i investeringsbudsjettet. Vedlagt følger forslag til budsjettramme for 216, og økonomiplan Smøla kirkelige fellesråd sitt forslag til Budsjett for 216, og Økonomiplan Soknet er en egen juridisk enhet. Jf. 14 i kirkeloven, skal kirkelige fellesråd ivareta administrative og økonomiske oppgaver for soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet. Videre ta ansvar for drifl og vedlikehold av kirker og kirkegårder. Fellesrådet er arbeidsgiver for de tilsatte, og er en selvstendig enhet med et selvstendig budsjettansvar. Kommunen har et økonomisk ansvar, jfr. kirkeloven 15. Kommunen plikter å utrede utgifter til drift og vedlikehold av kirker og kirkegårder til fellesrådet sin virksomhet. Kommunen har også forpliktelser overfor fellesrådet i h.h.t. tjenesteytingsavtale. Innhold itjenesteytingsavtalen: -Leie av kontorlokale inkl. renhold -Uttak av kopipapir samt bruk av kopimaskin -Porto -IKT tjenester i den grad det er tilgjengelig kapasitet Tallet på tjenester for Brattvær, Edgy og Hopen sokn i 213 og 214 Gudstjenester: Bamedåp: Konfirmanter: Gravferder: Vi gsler: 5 5 Kirken prioriterer å yte god service til alt folket i kommunen. Vi må utvikle og bygge opp administrativ kompetanse som arbeidsgiver. Det er også svært viktig for personalpolitikken, å gi de ansatte anledning til å heve kompetansen innenfor sitt arbeidsområde. Dette er oppgaver som er vanskelig å følge opp. side:

3 i Fellesrådet støtter menighetsrådene og soknepresten vedr. deres arbeid i soknet og bidrar økonomisk til menighetens virksomhet, jf. 14 i kirkeloven. To av menighetsrådene har i nyere tid fått romsligere økonomi p.g.a. salg av bedehus. Edøy menighet har valgt å bruke penger til universell adgang til Edøy kirke. Prosjektet avsluttes i disse dagene. Når det gjelder utvikling og endring av stillinger, har det i det siste året vært utskifling; ny kirkeverge og trosopplærer. gså en erfaren kirketjener slutter p.g.a. pensjonering. Stillingsbehovene beskrives i Vísítasmeldingen, en tilstandsrapport skrevet for Bispevisitasen som er planlagt til midten av november, 215. Stell på gravplassene og grøntvedlikehold er et område vi også prioriterer å sette inn mer ressurser på om sommeren. Det er ofie her vi får de fleste tilbakemeldinger. Å ha velstelte gravplasser, er viktig for folket på Smøla. Til dette har Smøla kommune gitt et særskilt tillegg også i 215 på kr. 1, som dekker drift og økt arbeidsressurs i ca. 4 måneder. Dette behovet er økende. Fra 218, med den planlagte utvidelse av Vollan gravplass, vil behovet øke enda mer. Det er behov for utvidelse av stilling til kirkemusikalsk arbeid og opprettelse av stilling som kateket/diakon, evt. utvidet trosopplærerstilling. Kun en brøkdel av trosopplæringsplan kan settes uti livet med stillingsbrøk på 2%. Det er behov for en klokker/medhjelperi funksjoner, kontorarbeid, administrative gudstjenesten. Klokker er en lovpålagt stilling som også kan omfatte diakonale og andre funksjoner. Kontoret har behov for økte stillingsressurser. Kirkevergens stilling har tidligere vært på 1 %, men ble redusert av hensyn til økonomi. Stillingen bør økes til min. 8 %. Sekretærstillingen bør økes til 6 %. Dette for å holde takt med arbeidsmengden, forventninger til service og tilgjengelighet/åpningstider på kontoret. En ytterligere økning i administrative stillinger vil gjøre det mulig å overta regnskapsføring, som igjen styrker oversikt og kontroll over økonomien. Det er vanskelig å koordinere arbeidet godt nok med så små stillinger som vi har i dag. Økte ressurser i administrasjon vil også gjøre det lettere å få ferdig jobben med digital registrering av alle gravene på Smøla. Dette er et arbeid vi ønsker å få ferdig i Fortløpende registreringer er også tidskrevende. Videre er det en utfordring å finne fester/pårørende til alle graver. Dette bidrar til at det også er vanskelig å slette gamle graver. Slettede graver reduserer behovet for utvidelse av gravplasser, og har derfor også økonomisk betydning. BUDSJETT ÅR 216 Økonomisk Ramme: Fellesrådet sitt budsjett for inneværende år (215), korrigert og endret per vedtak 24/215 vedtatt 29. sept. 215, består av følgende elementer: 1. Tildeling netto ramme fra Smøla kommune 1 754,- 2. Tjenesteytingsavtale 89,- 3. Tilskudd til grøntvedlikehold 1,- Total ramme frå kommunen Tildeling netto ramme fra Smøla kommune 1 812,- 2. Tjenesteytingsavtalen 89,- 3. Tilskudd til grøntvedlikehold 1,- Total ramme fra kommunen Andre inntekter: 4. verføring fra staten (til trosopplæring) 136,- 5. Egne inntekter (gravfeste, gebyrinntekter, mm) 179,- 6. Momskompensasjon 13,- Sum: 445,- Totale budsietterte inntekter netto Kommentarer: 'xlfl 9

4 1. Tilskudd fra kommunen, jfr. kirkeloven Smøla kirkelige fellesråd og Smøla kommune har inngått en tjenesteytingsavtale på kr. 89,-. Dette er tjenester, og beløpet blir ikke overført til fellesrådet. 3. Tilskudd til grøntvedlikehold er en særskilt øremerket årlig bevilgning. 4. Staten tildeler årlig tilskudd øremerket trosopplæring (-18 år). 5. Fellesrådet krever inn festeavgift på graver eldre enn 2 år. Fra 1.l.2l6 dekker betalingen kun 1 år. Festeavgifta er pr. i dag kr. 4,- pr. år, kr. 8,- pr. år fra Videre kreves avgifter på oppretting og sikring av gravminne. Det tas ikke betalt for fjerning av gravminner/sletting av grav. Videre tar fellesrâdet betalt for kirkelige handlinger for de som bor utenfor kommunen, samt utleie av kirkebygget i.h.t. kirkeloven. Konsekvensjustert budsjett: Nye tiltak for 215/216 i økonomiplanen, samt videreføring i akonomiplanperioden Her legger vi inn tall som ble vedtatt under sak 12/215 Konsekvensjustert tall for etterfølgende år i perioden. budsjett, 1.9.2l5. I tillegg har det blitt føyet til ll; i i Am 2i Totalrammen fra kommunen graveavtalen (må fomyes ) pensjon - økte utgifler trosopplæring - forbruksmateriell IKT, utstyr, lisenser & abonnementstjenester 5. kompetanseheving/ kursing renter på kassekredit-årlig ikke imøtekommet beløp etter søknad om tilleggsbevilgning, 215. Sum Her er lønns- og stillingstiltak som ønskes prioritert i perioden framover: Tiltak oppdekking av lønnskrav oppjustert lønn 216, iflg. tariffavtalen stillíngsbehov - økt brøk kirkevergen fra % 11. stillíngsbehov - økt brøk sekretær + fra % 12. stillingsbehov-vedlikehold (gravsted og kirker) 2 % 1 Deflatorer ikketatt med for årene ZTallene er hele den forventede kostnaden for gravavtalen, samt oppjustert gjennomsnitt for antall dødsfall med kistegraver. Tallet for 215 er tatt fra vedtak 12/215 konsekvensjustert budsjett. Finregning på kostnad 215 med antall dødsfall med kistegrav tatt i betraktning viser til manko i gravebudsjett på ca. kr. 194 for 215. Side 'fri

5 t 13. stillingsbehov - klokker 2 % kirkemusikalsk arbeid 2 % kirkegårdsarbeider, økning på 2-4 % trosopplærer, fra 2-4 % Sum Kommentarer: 1. Graveavtalen Graveavtalen ble inngått per og varer t.o.m Den forplikter til kr 144,- årlig pluss kr. 6,- per time under graveoppdrag. Svingninger i antall kistebegravelser utgjør en uforutsigbarhet i forhold til årskostnad. I 214 var det 12 (4 %) flere begravelser enn SSB sin gjennomsnittsberegning for Smøla. 2. Pensjon Pensjonsutgifler svinger med børsen. De er uforutsigbare av den grunn. 3.Trosopplæring Basert på regnskapets 2. tertialrapport stod trosopplæring med mer forbruk på kr Her ligger behov og ønsker langt over ressursnivå. 4.1KT Det har kommet nye lisenser å betale pr 215 med kostnadsrammer for følgende år. I tillegg har kirken på Smøla begynt med et antall digitale løsninger for å få et mer funksjonell flyt i arbeid og yte bedre informasjon og tjenester til publikum. Arkiveringsmodulen "Saksbehandler", kalendermodulen "Medarbeideren", Prestemodulen "Gudstjenesten", Webportalen og modulen "Menighet" og Ecclesia for registrering av gravplasser og festeavtaler er abonnementstjenester med månedlige kostnader. Kirkebøker er nå digitale, og flere funksjoner legges til digitale løsninger i kirken så vel som i alle andre områder i arbeids- og samfunnsliv. 5. Kompetanseheving og kursing I det kirkelige driftsbudsjettet er det svært lite rom for kompetanseheving. Når de faste kostnadene lønn m.m. er plassert i detaljbudsjettet, er det minimalt igjen til formål som kompetanseheving. For at vi skal holde oss oppdaterte, samtidig utvikle oss innenfor det arbeidet vi gjør, er det nødvendig med økte ressurser her. Her er det aktuelt med opplæring i digitale verktøy. 1 tillegg er det ønske om kurs for både kirkegårdsarbeider og kirketjenere. 6. Renter på kassekreditt / årlig Det koster å ha en kassekredittavtale, ikke er avsluttet. uansett om den brukes eller ikke. Kostnadene må medregnes så lenge kassekredittlånet 7. Tilleggsbevilgning 215 Fellesrådet har søkt om å styrke rammen fra kommunen med kr. 34, for å dekke forventede utgifter ut 215. Kommunestyret har vedtatt å bevilge kr. 2 av dette. Manko er på kr. 14 for å betale nødvendige utgifter gjennom året. 8. Korreksjon av feil utbetalinger av lønn Med hjemmel i hovedtariffavtalen har Smøla kirkelige fellesråd som arbeidsgiver plikt til å rette feil i lønnsutbetalinger i et tidsrom på 3 år fra kravet er stilt. Summen av feil utbetalinger er beregnet til ca. kr Tallene er basert på manglende lønnsjustering på ca. 3 % av lønnsutgifter pr år: 215 = kr.46, 214 = kr.44 5, 213 = kr 43 og 212 = kr 21. Finjustering av både tallene og kravene må beregnes. Krav har blitt stilt fra arbeidstakere i september ppjusterte tarifftall. Da budsjett for 216 ble vedtatt, var ikke oppjusterte tarifftall pr kjent for fellesrådet Stillingsbehov Visitasmeldingen 215 gjør rede for behov for justering av stillingsbrøk samt behov for nye stillinger for å gjennomføre pålagte oppgaver i kirken. Relevant for vurderingen er en planlagt endring i kirkens struktur fra og med 217. Kirkemøte velger ny organisasjonsstruktur våren 216. Dersom arbeidsgiveransvar for presteskapet flyttes til kirkelig fellesråd kan det bl.a. medføre betydelig mer kontorarbeid. Dagens bemanning anbefales forbedret forut for strukturendringen som skjer i 217. aided

6 15. Økte ressurser til kirkegårdsarbeider Vedlikeholdet på kirkegårdene krever store ressurser på sommeren. De siste årene har vi dessverre blitt tvunget til å gå ned på standarden, og har fått mye negativ tilbakemelding. Vi ser det er svært viktig for pårørende som besøker kirkegården, og generelt for alle, at kirkegårdene er fine og vel stelte. Ved utvidelse av Vollan kirkegård, blir det mer areal å holde ved like. Gjerder, klokkehus og stell/fjeming av trær i forb. med gravplasser er også behov som krever økte ressurser. Reduksjon av rammen vil bl.a. føre til: Innstramningstiltak tilsvarende 2,5% utgjør kr ,-. Reduksjon av ressurser vil føre til mindre vedlikehold av kirkegårdene på sommerhalvåret. Det blir ikke tatt inn sommervikarer. Mindre vedlikehold av kirkene, som etterhvert blir mer forfalne. Stenging av kirker. Reduksjon av bemanning på kontoret fører til reduserte åpningstider. Lovpålagte registrerings- og arkiveringsoppgaver Fakturering av festeavgifter kan bli underprioritert vil komme på etterskudd. Det kan bli nødvendig å fremme valg av urne- fremfor kistegrav. og fører til likviditetsvansker. ØKNMIPLAN FR Investerigger og større vedlikeholdsoppgaver, Andre investeringer - kirker og kirkegårderi prioritert rekkefølgei nettopriser Fra Vedlikeholdsplan , vedtatt l5, sak 25/215 Smøla kirkelige fellesråd Tekst/ tiltak Drift 216 Maling av gjerder - kirkegårder: 1 Stemming og reparasjon av 3 orgel Råket gravplass: Maling klokkehus Ødegård nye gravplass: fjeming av klokkehus med reparasjoner Rokstad gravplass: Maling klokkehus 1 1 Veiholmen gravplass: Maling klokkehus Aunvågen gravplass: Maling klokkehus Vollan gravplass: Maling klokkehus Fjerning av trær m.m. Aunvågen Rokstad klokkehus: nytt gilv 15 3 Sum driftstiltak side 5

7 A Tekst / tiltak Investering Vollan gravplass: utvidelse Rokstad gravplass: planlegging minnelund 7 Edøy gml. kirke: murverk, utvendig og innvendig 3 Hopen kirke: Reparasjon og maling 4 Edøy kirke: Maling utvendig 3 Aunvågen gravplass: utbedringi forhold til gmnnvann 5 1 Suminvesteringstiltak vedtatt , sak 25/215 Smøla kirkelige fellesråd Kommentarer: 1. Hopen kirke: Behov for utvendig vedlikehold av Hopen kirke har lenge vært kjent. I 215 ble råteskade blottlagt. Kirken trenger både maling og reparasjon. gså taket trenger stell da enkelte takstein har falt av. Faren for fuktskader gjennom et svekket tak gjør behovet for utbedringer presserende. 2. Rullering av oppgaver: Det er behov for maling av gjerder, reparasjon og maling av klokkehus, samt stemming av orgler, etter en rullerende plan. 3. Utvidelse av Vollan gravplass: Vollan gravplass mangler plass for kistegraver fra og med 218. Dette står i dokumentet Smøla kommune Strategiplan for gravplasser 214, utredet av Folden grønt og plan, og vedtatt i desember 214. Planarbeidet er i gang. 4. Minnelund Rokstad gravplass: Minnelund på Rokstad gravplass skal ivareta et økende behov for stellefrie umelunder. Fjerning av busker og planering av terreng er påkrevet. 5. Aunvågen gravplass: I Smøla kommune Strategiplan for gravplasser 214, utredet av Folden grønt og plan, og vedtatt i desember 214, trenger Aunvågen gravplass en løsning på problemet med høyt grunnvann. Trær skal fjemes. 6. Edøy gamle kirke: Murverket utvendig og innvendig må utbedres. 7. Edøy kirke: Utvendig maling m.m.. Dette er tiltak Smøla kirkelige fellesrådet har som planer for Vi håper Smøla kommune ser på disse prosjekter vi har satt på dagsorden, som viktige for kommunen. Smøla Mvh Smøla kirkelige fellesråd Judy Rangnes Kirkevergen i Smøla side 5

8 Smøla kirkelige fellesråd Årsbudsjett 216 vedtatt 29. sept. 215 vedtatt budsjett 215 regnskap ja n- aug 215 budsjett 216 DRIFTSINNTEKTER 63 FESTEAVGIFT 62 GEBYRINNTEKTER oppsetting gravminne 83 KMMUNALTTILSKUDD TILSKUDDTRSPPLÆRING TILSKUDDKIRKERÅDETpga kirkevalg 6 LEIEINNTEKTER 62 DIVERSEINNTEKTER 7 MMSKMPENSASJN dekning av akkumulert underskudd SUM DRIFTSINNTEKTER LØNNSKSTNADER 1 LØNN FASTANSA`I`I`E 13 LØNN EKSTRAHJELP/ASSISTENTER 15 LØNN RENHLDERE /UZ LØNNGRØNTVEDLIKEHLD 57 UTBETFERIEPENGER 57.PÃLØPTEFERIEPENGER Trekkpl naturalytelser EKM TELEFNGDTGLPPGAVPL. 81GDTGJØRELSE LEDER 8 MØTEGDDTGJ. FELLEsRÅ 99ARBEIDSGIVERAVGIFT ARBEIDSGIVERAVG. FERIEPENGER 9 PENSJNSINNSKUDD U-midler PERSNALKSTNADER SUMLØNNSKSTNADER Budsjettert Penoden budsjett 216 DRIFTSKSTNADER 19 HUSLEIE 18 ENERGI 27 DRIFTSAVTALEGRAVING 21 INVENTARG UTSTYR 122 ARBEIDSTØY 25 MATR. VEDLIKEHLD KSTNADERTRSPPLÆRING

9 242REP.AVINVENTAR 27REGNSKAP/REVISJN 27REVISJN 1KNTRMATERIELL 11FRBRUKSMATERIELL 15UNDERVISNINGSMATERIELL 15PPLÆRING6 KURS 1951AVTALEMEDKPINR 132TELEFN,DATA 16sKYssG KSTGDTGJ 16PASSASJER/UTSTYRSTILLEGG 16RElSEKSTN.lKKE PPG 141ANNNSER 198KNTINGENT TILKA 185FRSIKRINGER 195AVGIFTER 131GEBYRER TAPPÅFRDRINGER 429 MMSKMPENSASJN SUM DRIFTSKSTNADER BRUTTDRIFTSRESULTAT NETTFINANS 9RENTEINNTEKTER 5RENTEKSTNADER RENTERANDRE SUM NETTFINANS Regnskapsmessig mer-/mindreforbruk ~ ~14-13