Bilag A KRAVSPESIFIKASJON Flyttetjenester

Transkript

1 Arbeids- og Velferdsdirektoratet Dok.ref: 11/12765 Seksjon for Eiendom og Dato: Februar 2012 kontordrift Side: 1 av 9 KRAVSPESIFIKASJON Flyttetjenester

2 Side: 2 av 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING KRAV TIL FLYTTETJENESTER Kapasitet Beskrivelse av tjenesten Arbeidsledelse Flyttepersonell Utstyr, maskiner og annet Pakkemateriell Garantier Miljøkrav KRAV TIL KONSULENTBISTAND Behov/Kapasitet Beskrivelse av tjenesten KRAV SOM GJELDER FOR BEGGE TJENESTER Responstid Reklamasjoner Referanser GENERELLE KRAV Kontaktperson Møter Priser Betalingsbetingelser Faktureringsrutiner

3 Side: 3 av 9 1. INNLEDNING en beskriver de tjenestene som Oppdragsgiver ønsker tilbud på og hvilke krav som stilles. I bilag B skal tilbyder besvare alle punkter i kravspesifikasjonen fortløpende og redegjøre for hvordan oppdraget tenkes gjennomført og i hvilken grad kravene oppfylles. 3

4 Side: 4 av 9 2. KRAV TIL FLYTTETJENESTER 2.1 Kapasitet Leverandøren må ha kapasitet til å kunne gjennomføre en omfattende og samtidig omflytting på minimum 800 arbeidsplasser. Dette er et absolutt krav. Leverandøren må ha anledning til å foreta en omflytting i primo august 2012 for ca. 50 personer. Dette er et absolutt krav. Denne datoen er foreløpig vedtatt av Oppdragsgivers ledelse som flyttetidspunkt. Oppdragiveren tar forbehold om at denne datoen kan bli forskjøvet i tid. 2.2 Beskrivelse av tjenesten Tilbyder bes gi en generell beskrivelse av hvordan flyttetjenester utføres. Beskrivelsen skal inkludere følgende: Flytting, demontering og remontering av kontorarbeidsplasser Flytting av pappesker og annet emballert gods Flytting og emballering av personlig IKT-utstyr Flytting og emballering av gods i fellesarealer Flytting og emballering av gods og innredning i kopi/printsoner Flytting og emballering av kunst og utsmykning Flytting og emballering av møterom og andre fellesfunksjoner Flytting, demontering, emballering og remontering av arkiv- og rekvisitareoler (eks. mobilreoler) Flytting og emballering av arkiver Flytting og emballering av arkivskap og safer Flytting og emballering av større tekniske innretninger og utstyr Polstring av bygg mot skader Utarbeidelse av logistikk og merkesystem Merking av rom og soner Følgende elementer av prosessen vil besørges av oppdragsgiver og skal ikke inngå i tilbudet: Heisberedskap Vakthold Nedpakking og oppakking av materiell og utstyr fra hver enkelt pult 2.3 Arbeidsledelse Større flyttinger ledes av leverandørens arbeidsledere. Det stilles krav til at arbeidslederne bør kommunisere på norsk eller tilsvarende på nordisk språk og bør ha nødvendig relevant erfaring innenfor flyttetjenester. 4

5 Side: 5 av Flyttepersonell Flyttearbeidet skal utføres av kvalifisert personale som er gitt opplæring av leverandøren. Leverandørens ansatte har taushetsplikt og må undertegne erklæring om dette. Dette gjelder også underleverandører. På ytelsesområder der NAV allerede har avtale, som for eksempel for avfallshåndtering, skal NAVs eksisterende leverandører brukes med mindre annet er særskilt avtalt. 2.5 Utstyr, maskiner og annet Tilbyder bes beskrive hvilket utstyr tilbyder disponerer over og som vil bli benyttet i forbindelse med oppgaver for Oppdragsgiver ved større flytteprosjekter. 2.6 Pakkemateriell Tilbyder skal besørge nødvendig pakkemateriell for flyttingen, herunder kartonger, tape og eventuell annen emballasje. Dette skal også inkludere henting og avhending av brukt emballasje etter gjennomføring. 2.7 Garantier Tilbyder bes beskrive hvilke garantier som kan tilbys Oppdragsgiver for å sikre Oppdragsgivers interesser i henhold til avrop etter denne rammeavtalen. 2.8 Miljøkrav NAV stiller miljøkrav til sine leverandører. Med miljøkrav menes at vi ønsker en beskrivelse av i hvilken grad tjenestene utføres på en bærekraftig måte. Det finnes ikke sertifiseringsordninger for flyttetjenester. Vi ber derfor om å få en redegjørelse for leverandørens miljøarbeid, gjennomførte og planlagte tiltak, og vil så tildele poeng skjønnsmessig ut fra en vurdering av effekten og tjeneligheten av disse tiltakene. Vi ber i tillegg alle tilbydere besvare følgende: Krav til miljø Miljøkunnskap og økonomisk kjøring. Leverandøren bes beskrive deres system for å kurse alle sjåfører i miljøkunnskap i løpet av kontraktsperioden Oppfølging av helse, miljø og sikkerhet for sjåførene Det legges vekt på at sjåførene regelmessig kurses i førstehjelp, brannvern og slukking, samt at virksomheten har rutiner for transportuhell Hvordan kravet skal imøtekommes Leverandøren bes beskrive system de benytter for å kurse sjåførene i miljøkunnskaper i løpet av perioden. Leverandøren bes om å gjøre rede for hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre at sjåførens helse, miljø og sikkerhet ivaretas. Beskriv rutiner for transportuhell. 5

6 Side: 6 av Bilvask Det legges vekt på at vask av kjøretøy foregår i bilvaskehaller som helt eller delvis oppfyller svanemerkekravene til bilvaskehaller Drivstoff Det er ønskelig at en størst mulig del av leverandørens årlige drivstoff-forbruk ved utførelse av oppdrag i Norge bør være biodrivstoff (beregnet i volumprosent) Dette kan løses enten ved å blande biodrivstoff i alt drivstoffet, eller ved å benytte egne kjøretøy med høy mengde biodrivstoff Kjøretøy Det er ønskelig at tilbyder disponerer kjøretøy med lavest mulig utslipp. Leverandøren bes å gjøre rede for hvilke bilvaskehaller som vil bli benyttet. Ved bruk av bilhall som ikke er tildelt svanemerket, skal eventuell miljødokumentasjon utformes i henhold til kravene til dokumentasjon i svanemerkekriteriene for bilvaskehaller slik at det kan evalueres i hvilken grad vaskehallen oppfyller disse kravene. Leverandøren bes gjøre rede for hvilket drivstoff en planlegger å benytte, og i hvilket volum. En redegjørelse for bruk av biodrivstoff ved utførelse av oppdrag i Norge i 2011 ønskes vedlagt. Leverandøren bes gjøre rede for hvilke kjøretøy det har til hensikt å bruke på oppdraget og hvilke utslippskrav disse oppfyller. Andel av tyngre kjøretøy som overholder gjeldende Euro-utslippstandard (Euro V) og kravene til enhanced environmentfriendly vehicle skal oppgis. 3. KRAV TIL KONSULENTBISTAND 3.1 Behov/Kapasitet Tilbyder skal yte Oppdragsgiver konsulenttjenester knyttet til relokalisering med etter behov. Oppdragsgiver kan i første omgang ha behov for konsulentbistand i forbindelse med omflyttingen som tenkes gjennomført i løpet av august Datoen for flyttingen er foreløpig vedtatt av Oppdragsgivers ledelse som flyttetidspunkt. Det kan være mulighet for at denne datoen blir forskjøvet i tid. Tilbyder må ha kapasitet til å bistå Oppdragsgiver i denne prosessen. Dette er et absolutt krav. 3.2 Beskrivelse av tjenesten Tilbyder bes gi en kort redegjørelse for hvilke tjenester som tilbys ved større flytteprosjekter som supplement til de oppgavene som beskrives som flyttetjenester under pkt. 2. Tilbyder bes beskrive hvordan tjenestene tenkes gjennomført og anslå hvor mange arbeidstimer som må påregnes. Som en veiledning til tilbyder ser Oppdragsgiver for seg at konsulentbistanden kan bestå av følgende oppgaver: 6

7 Side: 7 av 9 1. Bistå Oppdragsgiver i forbindelse med innplassering og flytting av enkeltpersoner 2. Bistå Oppdragsgiver i forbindelse med disponering av inventar og utstyr - Telle pulter og annet inventar - Tegne ut planløsning i lokalene - Fordele pultløsninger på lokalene - Fastsette hvilken kvalitetsstandard som skal legges til grunn for hva som skal medbringes til nye lokaler - Eventuelt lage beskrivelser og løsninger for avhending av overskuddsinventar 3. Kontroll og spesifisering av organisasjonens behov for spesialflytting - Arkiver - Hjelpemidler 4. Bistå Oppdragsgiver i leveranseperioder - Utplassering av inventar og utstyr. - Tilrettelegge for montasje av nyinnkjøpt inventar og utstyr - Gi råd i valg av møbler - Leverandørkoordinering og kvalitetssikring av leveranser - Logistikk 5. Etterkontroll av lokalene etter flytting 6. Styringsverktøy og beskrivelse av enkeltelementer knyttet til dette 4. KRAV SOM GJELDER FOR BEGGE TJENESTER 4.1 Responstid Tilbyder bes gi en kort redegjørelse for responstid fra avrop til oppstart av arbeidet på flytteoppdrag og konsulentoppdrag. 4.2 Reklamasjoner Rutiner for håndtering av reklamasjoner skal beskrives. 4.3 Referanser Oppgi 4 referanser som oppdragsgiveren kan ta kontakt med. Leverandøren må få godkjennelse fra referansene. Her er følgende spørsmål som oppdragsgiver kommer til å stille til referansene. a) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon i forhold til kvalitet på de tjenestene som er leverte? b) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon med deres gjennomføringsevne - overholdte tidsfrister/ framdriftsplaner? 7

8 Side: 8 av 9 c) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon på leverandørens håndtering av kostnadskontroll og fakureringspresisjon? d) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon med leverandørens samarbeid med tredjepart? e) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon med leverandørens opptreden og samarbeidsevne internt i deres organisasjon? f) Hvor fornøyd er du/deres organisasjon på deres oppfølging av reklamasjoner? g) Vil du/deres organisasjon anbefale leverandøren til andre? 5. GENERELLE KRAV Besvares av alle tilbydere. 5.1 Kontaktperson Tilbyder skal utpeke en dedikert person som skal være kontaktperson mot Oppdragsgiver. 5.2 Møter Partene skal ha oppfølgnings-/informasjonsmøter ved behov, minimum to ganger pr år. 5.3 Priser Priser oppgis i Bilag C. Alle tjenester som leverandøren tar seg betalt for og kostnader som leverandøren skal ha dekket skal oppgis i Bilag C inkl. alle skatter og avgifter, også INKLUDERT mva. Priser for flytting av enheter som driver normal kontorvirksomhet skal prises med en pris per arbeidsplass, inkludert alt kontorutstyr som kopimaskiner, rekvisitalager, kunst, møbler i fellesarealer etc.. Priser for å flytte maskinelt utstyr som trucker, lagerbeholdning etc. for enheter som driver verksted/lager oppgis med timepris for bil inkl. nødvendig mannskap for den delen av flytteoppdraget som gjelder maskiner/lagerbeholdning. Flytting av kontorplasser inkl. normalt kontorutstyr faktureres med pris per arbeidsplass som beskrevet over selv om det inngår i samme oppdrag. Viderefakturering av tjenester kjøpt hos underleverandør skal basere på åpen bok-prinsippet, at fakturaen framlegges for NAV med spesifiserte beløp, og at det legges på et avtalt påslag i prosent. Tjenester kjøpt hos underleverandør skal være godkjent av NAV. Dette gjelder kun på tjenester som ikke er priset i prisskjema. Prisene skal være faste i avtaleperioden på to år. Hvis Oppdragsgiver ønsker å benytte seg av sin opsjonsmulighet og forlenger avtalen, kan prisene justeres i henhold til gjennomsnittlig konsumprisindeks for de siste to årene. 5.4 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Det skal ikke belastes faktura- eller ordregebyr. 8

9 Side: 9 av Faktureringsrutiner All fakturering skal skje månedlig etterskuddsvis til følgende adresse: NAV Økonomitjenester, Sognefjordvegen 56, 6863 Leikanger. Minimum betalingsfrist er pr. 30 dager. Det skal fremkomme i fakturaen hvilken tjeneste som er levert og hvor dette har blitt levert hen. Det kan benyttes samlefaktura hvis dette er hensiktsmessig. Ansattenummer (en ident sammensatt av tre bokstaver og fire tall) for den som har bestilt det aktuelle oppdraget skal følge hver faktura. Alle grunnlagsdata inkl. beløp, spesifisering av merverdiavgift, virksomhetens organisasjonsnummer, bankkontonummer, fakturadato, forfallsdato, KID og fakturanummer må være tydelige og lesbare. Personnavn bør unngås i adressefeltet. Retningslinjer for fakturautforming ligger vedlagt dette dokumentet. Fra medio september 2012 kan kunden ta imot elektronisk fakturaer på standardformatet EHF. Leverandøren vil bli bedt om leverer elektronisk fakturaer på dette standardformatet. 9