Evalueringsrapport. Tillitsvalgtkonferansen Anna Karina Carlsson

Transkript

1 Evalueringsrapport Tillitsvalgtkonferansen 2012 Anna Karina Carlsson

2 Evalueringsrapport Tillitsvalgtkonferansen 2012 Innledning Tillitsvalgtkonferansen 2012 ble arrangert 10. september. Tidspunktet er valgt slik at informasjon og opplæring kommer så tidlig i semesteret som mulig. Konferansen var også tenkt som en mulig rekrutteringsarena til ubesatte tillitsverv. Som i de siste fire årene, ble arrangementet planlagt og gjennomført i tett samarbeid med Studentparlamentet. Målet med konferansen er uforandret, og ønskes også videreført i 2012: Følge opp NOKUT sin anbefaling om opplæring av studenttillitsvalgte, også avtalefestet med Studentparlamentet Sikre rask opplæring i vervet som tillitsvalgt, også for tillitsvalgte på avdelinger som sliter med kontinuitet i tillitsvalgtarbeidet. Sørge for at studenttillitsvalgte får kontakter og nettverk på tvers av avdelingene - hjelp til selvhjelp. Markere at dette er et prioritert område i høgskolen møte med rektor og studiedirektør. I år var oppmøtet betraktelig forbedret sammenlignet med tidligere år. Tabell 1. Oversikt over antall påmeldte og oppmøtte deltagere de siste fem år Antall påmeldte Antall oppmøtte ca 19 ca 15 ca ca 45 Foredragsholderne var: Rektor Trond Michael Andersen Prorektor Arnulf Omdal (stedfortreder for Studiedirektør) Studentparlamentet (SP) ved Gina Helstad og Martin Fredheim Velferdstinget ved Alexandra Løvland og Vilde Coward Norsk Studentorganisasjon (NSO) ved Jorid Martinsen Kjersti Møller, sekretær i Klagenemda Det ble også gjennomført tre parallellsesjoner på ca 30 minutter. Studentene hadde mulighet å delta på to av de tre sesjonene. Temaene var: Den vanskelige samtalen - med rådgiver/organisasjonskonsulent Kine Sørli Hvordan følge opp saker nestleder i Studentparlamentet Martin Fredheim Møtekultur med Gina Helstad På slutten av dagen fikk deltakerne utdelt et evalueringsskjema. Resultatene av evalueringen ligger til grunn for denne rapporten. Skjemaet ligger i vedlegg 1. Det ble til sammen levert inn 31 skjema. Det er også avholdt ett møte med SP i etterkant. 1

3 Programmet for konferansen ligger i vedlegg 2. På konferansen fikk deltakerne utdelt en tillitsvalgtperm. Innholdsfortegnelsen til permen ligger i vedlegg 3. Oppsummering av hovedfunn Verv Studentene som deltok på konferansen har følgende verv. Figur 1. Oversikt over deltagernes verv Styre/råd/utvalg Studentutvalg Klassetillitsvalgt Annet Antall Studentene som har markert «annet» oppgir att de kommer fra SP. Nytteverdi På spørsmålet om konferansen var nyttig, svarer 30 ja, ingen svarer nei. En har hoppet over spørsmålet. Foredragene Deltakerne ble bedt om å rangere innledningene og parallellsesjonene etter nytteverdi, på en skala fra 1 til 5 der 1 er dårligst og 5 er best. Spørsmål om parallellsesjonene «Møtekultur» og «Hvordan følge opp saker» ble stilt sammen i evalueringsskjemaet, grunnet forandringer i programmet. Noen studenter har svart på begge sesjonene separat, mens andre har svart samlet. Derfor viser denne evalueringen de to sesjonene samlet. Scoren var tilnærmet lik på de to, slik at det likevel vil gi et realistisk bilde av hvordan studentene vurderer sesjonene. Nedenfor vises en oversikt over hvordan studentene vurderer nytteverdien på foredragene/sesjonene. 2

4 Trond Michael Andersen Arnulf Omdal Studentparlamentet Velferdstinget NSO Kjersti Møller Kine Sørli Gina/ Martin Figur 2. Nytteverdi foredrag og sesjoner 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 3,8 3,4 4,5 4,2 3,7 4,4 4,3 4,7 Gjennomsnitt Alle verdiene i skalaen ble brukt, med unntak av tallet 1 (dårligste score). Antall respondenter er forholdsvis lavt så man skal være forsiktig med å trekke generelle slutninger. Likevel, underbygget av muntlige tilbakemeldinger, har vi funnet fram til noen forbedringspunkter. Foredragene fra HiST-ledelsen gikk noe ned i år sammenlignet med i fjor. Rektors foredrag HiST hvor står vi, hvor går vi? gikk fra 4,1 i 2010, 3,9 i 2011 til 3,8 i år. Opplegget fra rektor i år var likt fjorårets, med en quiz som resulterte i en premie på slutten av dagen. Studiedirektørs foredrag Studentmedvirkning i høgskolen ble i år erstattet med et kort foredrag fra Prorektor Arnulf Omdal, som omhandlet temaet forskningsbasert utdanning og forum for studentmedvirkning på HiST og er derfor ikke sammenligningsbart. Foredragene fra SP og NSO er forandret sammenlignet med tidligere år, slik at det er vanskelig å sammenligne resultatene fra tidligere år. Velferdstinget hadde foredrag for første gang i fjor, der de presenterte sine tjenester og tilbud. Det ble holdt et lignende foredrag også i år og her ser vi en økning i gjennomsnittsscore fra 3,6 i fjor til 4,2 i år. Hovedkonklusjonen er at scoren jevnt over er god, men at vi stadig kan forbedre innholdet i foredragene til å dekke det deltakerne forventer og ønsker seg. I dialog med noen deltagere kom det frem at flere av foredragene opplevdes som litt for overgripende og at det var vanskelig å forstå relevansen for en tillitsvalgt i sin studiehverdag. Dette bør vi tenke på når vi planlegger neste års undersøkelse og sikre oss at vi tydeliggjør hvordan det overordnede perspektivet henger sammen med detaljene i de tillitsvalgtes arbeid på sine respektive program. For å få en forankring i HiST, samt et mer praktisk perspektiv ble en representant fra Klagenemnda, Kjersti Møller, invitert å holde et innlegg også i år. I fjor var dette det mest populære innlegget med en score på 4,6. I år fikk Klagenemdas innlegg en score på 4,4. Både i år og i fjor førte Klagenemdas 3

5 innlegg til en god diskusjon og spørrerunde om saker som er relevant for alle, uavhengig av avdeling, noe som ble opplevd som veldig positivt. Konklusjonen er derfor at det er hensiktsmessig å holde innlegget i plenum heller enn i parallellsesjoner. Parallellsesjoner I årets tillitsvalgtkonferanse ble det arrangert parallelle sesjoner. Deltagerne hadde muligheten å delta på to av tre sesjoner og de varte i ca. 30 minutter. Temaer for sesjonene ble basert på Studentparlamentets erfaring av hva tillitsvalgte studenter vil kunne ha nytte av i sitt arbeid som tillitsvalgt, spesielt med tanke på de som har verv for første gang. Parallellsesjonene fikk høye scorer og ble i muntlig tilbakemelding oppfattet som veldig nyttig. Den vanskelige samtalen score 4,3 Hvordan følge opp saker score 4,7 Møtekultur score 4,7 (sammenslått med foregående pga at det ikke ble skilt i evalueringsskjemaet) Det ble gitt tilbakemelding på at det ønskes mer praktiske oppgaver, og det kan være hensiktsmessig å inkludere praktiske oppgaver til neste år. Tema for parallellsesjonene vil kunne variere fra år til år, basert på tidsaktuelle tema og tilgjengelige workshopledere. Siden NSO stiller med en representant som er tilgjengelig hele dagen, er en mulighet å inkludere dem i parallellsesjonene neste år. I evalueringsskjemaets åpne spørsmål ble det etterlyst gruppearbeid i samband med parallellsesjonene, noe som kan vurderes til neste år. Det ble også ønsket at sesjonene skulle gis mer tid og at man heller kortet ned den teoretiske delen. I tillegg ble det ønsket at parallellsesjonene knyttes sammen med de overordnede foredragene på en mer logisk måte. Det å ha fokus på lavterskelnivå og at konferansen er tilrettelagt for de som er ny i tillitsvalgtssystemet er noe som vi, etter evalueringsmøte, anser bør videreføres til neste år. Møte med tillitsvalgte fra andre avdelinger Et mål for konferansen er at de tillitsvalgte skulle få anledning til å møte tillitsvalgte fra andre avdelinger. På spørsmålet om det var nyttig, var scoren 3,6. Det er en liten oppgang fra i fjor (3,4). Samtidig er det betraktelig lavere enn tidligere år der scoren har vært konstant på 4,5. En forklaring til dette kan være at de år der scoren var høyere ble det arrangert workshop slik at deltagerne fikk jobbe i små grupper og dermed fikk bedre dialog med hverandre. Perm På spørsmål om hvor nyttig informasjonen i den utdelte permen ble vurdert og vises i tabellen nedenfor, sammenlignet med tidligere år. Det er verdt å nevne at mange deltagere nok ikke har hatt tid til å se gjennom permen i løpet av dagen, og kanskje ikke har oversikt over hva den inneholder. Tabell 2. Nytteverdi på tillitsvalgtpermen sammenlignet med tidligere år. Gjennomsnittsscore Hvor nyttig vurderer du informasjonen i permen? 4,2 3,8 3,6 4,5 4,2 4

6 Benytte permen Figur 3. Kommer du til å benytte deg av tillitsvalgtpermen i løpet av tida som tillitsvalgt? Antall Ja; 20 Nei; 0 Antall Vet ikke; 11 Figuren viser hvor mange som tror de vil ha bruk for permen i løpet av sin tid som tillitsvalgt. Informasjon Konferansen ble annonsert på Hva skjer på hist.no og studentportalen, videresendt på epost fra avdelingene, samt annonsert på SP sin hjemmeside. SP opprettet også et Facebook-arrangement som ble lagt på både SPs og HiSTs Facebook-side. Nytt for i år er at SP har innhentet en oversikt over tillitsvalgte studenter og har ringt rundt til dem for å invitere til konferansen. I år er det også trykket opp en flyer til konferansen, i tillegg til at det er laget en roll up som kan brukes i flere år. Flyeren har dato og må trykkes på nytt hvert år. Målgruppen var i hovedsak studenttillitsvalgte på avdeling klassetillitsvalgte, studentutvalg og medlemmer i andre styrer, råd og utvalg på avdelingsnivå. Likevel var det åpent for at andre enn studenter med verv deltok på dagen. Tiltak som kan innføres eller videreføres til neste år er: Jobbe kontinuerlig med å få inn Tillitsvalgtkonferansen i informasjonsmaterial som blir sendt fra avdelingen til nyvalgte tillitsvalgte Studentparlamentet nevner konferansen ved enhver anledning i oppstartsfasen Ringerunde til tillitsvalgte HiSTs kvalitetssystem omtaler Tillitsvalgtkonferansen, og den kan fremheves i møter med avdelingene for å bevisstgjøre konferansen blant ansatte Informasjon i forkant Spørsmålet «hvor fornøyd er du med informasjonen du fikk i forkant» vises i tabellen nedenfor og sammenlignes med tidligere år. Tabell 3. Vurdering av informasjonen om konferansen. Gjennomsnitt Hvor fornøyd er du med informasjonen du fikk i forkant? 3,2 3,5 2,4 2,9 3,8 Informasjon er vår største utfordring. Dette gjelder spesielt for å nå ut til riktig målgruppe og hva innholdet er, slik at tillitsvalgte og andre interesserte studenter forstår at de er i målgruppa og får lyst til å melde seg på. Å trykke opp en flyer som deles ut i oppstartstiden er en effektiv måte å nå ut til flere studenter. Det, i tillegg til ringerunden, er nok forklaringen til at det er betraktelig flere påmeldte i år enn tidligere. I fjor ble tillitsvalgtkonferansen arrangert veldig nært andre arrangement 5

7 SPs hjemmeside SPs facebook-event SPs ringerunde Studentportalen hist.no E-post fra avd E-post fra annen tillitsvalgt HiST facebook-side Annet og opplæringstilbud. Noen avdelinger arrangerer sine egne opplæringsdager og mange studenter har nok ikke tatt seg tiden til å være med på begge. I år er tillitsvalgtkonferansen lagt tidligere enn foregående år, noe som gjør at det ikke kolliderer med andre arrangement. Det er imidlertid viktig å passe på at alle avdelinger har rukket å gjennomføre valg av tillitsvalgte. Basert på dette anbefales at konferansen holdes i perioden september, hvis det er mulig. Det ble sendt ut bekreftelse på påmeldingen med program for dagen som vedlegg. Dette gir også en ekstra påminnelse til deltagerne. I tillegg ble det lagt ut påminnelser på både HiSTs og SPs facebooksider, samt på facebook-arrangementet. Hvor fant du informasjon om konferansen? Figuren viser hvor deltagerne fikk informasjonen om konferansen fra. Det er, på lik linje med tidligere år epost fra avdelingen som er den største kilden til informasjon. Totalt Totalt Antall De som har markert annet har oppgitt at de fikk informasjon fra: studieleder its learning SP-besøk på avdelingen SU SPs kontor infodag på skolen info fra kullansvarlig tilfeldig melding fra nestleder i SU ASP 6

8 Fasilitetene Vi spurte om to forhold: møterommet og maten. Tillitsvalgtkonferansen ble avholdt på Øya Helsehus, rom K2. Vi serverte kaffe, te, frukt og muffins. Til lunsj var det lunsjtallerken i SiT kantine. Møterommet fikk en totalscore på 2,5, noe som er mye lavere enn tidligere år. Hovedproblemet var at det ble et mye høyere oppmøte enn tidligere og at det ikke var mulig å få et større rom uten å bytte campus. Siden vi bestilt mat på Øya var det ikke ønskelig å flytte til annet campus. Til neste år bør det sikres at rommet er stort nok, og man bør booke et rom som tar minst 70 deltagere. Maten fikk en totalscore på 4,4 som er høyere enn 2011 (4,1), men lavere enn 2010 (4,6) og 2009 (4,9). Åpne tilbakemeldinger Til slutt ba vi om kommentarer, forbedringsforslag, forslag til endringer og behov for mer eller annen opplæring, slik at vi kunne gjøre evt. justeringer i forhold til neste års konferanse: Forbedringsforslag Annet rom Litt flere øvinger på slutten med grupper. Få tid til alle disse. Bedre fordeling mellom foredragene og sesjonene. Det ble litt tung økt med mye informasjon før lunsj. Sesjonene bør komme etter foredrag som har med samme sak å gjøre. Større rom med bedre luft neste gang Mindre workshopgrupper med lengre tid. Ellers var det veldig givende, jeg er motivert til å gjøre en god jobb. Jeg synes dere kunne fortalt om hva VI som TV kan gjøre direkte. Synes det ble litt for mye overordnet som ikke ga meg spesielt mye. Mer effektive samtaler. Legge ut info (powerpoint) på nett? Spesifiser mer hva det innebærer å være tillitsvalgt Gjerne flere workshop der vi kan ta opp aktuelle problem og hvordan vi kan/bør gå frem Kanskje bare en workshop, evt bedre tid? :) Skulle kanskje vært mer info i permen om saksbehandling. Hvem man går til for hva. (kan hende noe av det står i permen) Veldig fornøyd Større rom. Ved ferdigsmurt mat slipper man at mye må kastes. NSO foredraget var alt for langt Sette av mer tid til workshops. Veldig nyttig! Bedre mat. Ikke alle som liker slik fancy mat! Mer info i forkant, ikke alle er venn med studentparlamentet på FB Fint lokale, men litt lite i forhold til antall oppmøtte =) Deltagerliste! Eneste jeg har å sette fingeren på var at rommet var litt lite til så mange deltagere, så luftkvaliteten var nok ikke den beste. Jeg måtte dessverre dra etter lunsj så fikk ikke med meg alt, men syntes at det jeg fikk med meg var nyttig. 7

9 Vedlegg 1: Evalueringsskjema Synspunkter på Tillitsvalgtkonferansen september 2012 Ditt verv: Styre/råd/utvalg Studentutvalg Klassetillitsvalgt Annet Spesifiser Var Tillitsvalgtkonferansen 2012 nyttig for deg? Ja Nei Vet ikke Hvordan vurderer du nytten av de ulike foredragene/sesjonene? 1 er dårligst og 5 er best Innledning av Trond Michael Andersen Innledning av Arnulf Omdal Hva er Studentparlamentet? Gina Helstad og Martin Fredheim Hva er Velferdstinget? Alexandra Løvland og Vilde Coward Hva er Norsk Studentorganisasjon? Jorid Martinsen Klagesaker Kjersti Møller Den vanskelige samtalen Kine Sørli Hvordan følge opp saker Gina Helstad og Martin Fredheim Et mål for konferansen er at du skulle få anledning til å møte tillitsvalgte fra andre avdelinger. Var det nyttig?

10 Hvor nyttig vurderer du informasjonen i permen som ble delt ut? er dårligst og 5 er best Kommer du til å benytte deg av permen i løpet av tida som tillitsvalgt? Ja Nei Vet ikke Hvor fornøyd er du med informasjonen du fikk i forkant? (invitasjon, påmelding) Hvor fikk du informasjon om konferansen? (kryss av alle aktuelle) Studentparlamentets hjemmeside Studentparlamentets Facebook-arrangement Studentparlamentets ringerunde Studentportalen hist.no E-post fra avdelingen E-post fra annen tillitsvalgt HiST Facebookgruppe Annet Spesifiser Hva synes du om fasilitetene? 1 er dårligst og 5 er best Møterom Mat Kommentar/forbedringsforslag/forslag til endringer/behov for mer eller annen opplæring? (forslag til hvordan vi kan gjøre dette neste år) Kommentar: 9

11 Vedlegg 2: Innholdsfortegnelse i tillitsvalgtpermen 1. HiST - Strategisk plan Organisasjonskart for HiST 2. Studentparlamentet - Ti bud for tillitsvalgte - Studentparlamentets årshjul 3. Læringsmiljøutvalget - Årsrapport 2011 og Handlingsplan Forskrifter, reglement og retningslinjer - Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag - Reglement for kandidater som skal avlegge eksamen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag - Retningslinjer for behandling av søknader om å få avlegge eksamen under særskilte vilkår ved Høgskolen i Sør-Trøndelag - Veiledning om praktisering av mappevurdering - Studieevalueringer på alle avdelinger ved HiST - Studieevalueringer på virksomhetsnivå Prosedyre for gjennomføring, behandling og oppfølging 5. Internasjonal utveksling - Internasjonal utveksling ved HiST - Informasjon om internasjonal utveksling - Nordplus - Erasmus - Sjømannskirkens beredskapsordning 6. Kvalitetssystem - Kvalitetssystemet ved HiST - Kvalitetssystem for utdanning og læringsmiljø ved HiST - Kvalitetsarbeid årshjul og systemet visualisert 7. Avtaler Studentparlamentet - Avtale mellom Studentparlamentet og HiST - Intensjonsavtale mellom SP og Studentutvalget AFT - Intensjonsavtale mellom SP og Studentutvalget AHS - Intensjonsavtale mellom SP og Studentutvalget AITeL - Intensjonsavtale mellom SP og Studentutvalget ASP - Intensjonsavtale mellom SP og STØH 10

12 Vedlegg 3: Program for dagen 11