Brukermanual for WEBMASTER. Escenic, Portal og norsk menyeditor. Ve rs j o n 1. 3

Transkript

1 Brukermanual for WEBMASTER Escenic, Portal og norsk menyeditor Ve rs j o n 1. 3

2 Produsert og utgitt av Informasjonsavdelingen ved NTNU, Idé og design: Bård Fjeldaas, Lars Meisingseth og Morten Lund Informasjonsavdelingen ved NTNU. Trykk: 9. februar 2007 Opplag: 40 Bilder: Lars Meisingseth, Morten Lund og Bård Fjeldaas

3 I n n h o l d Kapittel 1. - Innledning 5 Kapittel 2. - Publiseringsverktøyet Escenic Innlogging i Escenic 8 Kapittel 3. - Artikler Artikkeltyper Norske og Engelske felter Bilder Lagringsformer Innholdsendringer Vedlegg Metadata Seksjoner Redigering av kildekode 36 Kapittel 4. - Seksjoner Opprette nye seksjoner Seksjonsredigering 40 Kapittel 5. - Multimedia-, bilde- og lenkebibliotek 44

4 Kapittel 6. - Portalen Innledning Pålogging til portalen Navigere i portalen Opprette sider Portlets Sideendringer 60 Kapittel 7. - Menyer Hvordan opprette menypunkt for side med Escenicinnhold Hvordan endre et eksisterende menypunkt Hvordan opprette et menypunkt som peker til en ekstern side Hvordan slette et menypunkt 67 Kapittel 8. - Brukeradministrasjon og rettigheter 68 Kapittel 9. - Maler Kolonnemaler Elementmaler 72 Kapittel Brukerstøtte, oppdateringer og annet 73 Kapittel Appendix Egendefinerte tabeller 76

5 Kapittel 1. Innledning

6 Den nye NTNU-weben vil bestå av 2 hovedroller: webkontakter og webmastere. Webkontaktenes hovedrolle er å produsere innhold til aktuelle områder på NTNU-weben. De legger produsert innhold inn i selve publiseringsløsningen, men Webmaster må godkjenne innholdet før det blir endelig publisert. Webmasternes hovedrolle vil være å sy sammen, godkjenne og publisere innhold. De kan produsere artikler selv, eller motta artikler fra andre webmastere eller webkontakter. Webmasterne organiserer også menyene i venstremargen, samt bestemmer layout på sidene.

7 Kapittel 2. Publiseringsverktøyet Escenic

8 Escenic er et nettleserbasert verktøy som hjelper deg å skrive og publisere innhold slik at det kan legges ut på NTNU-weben. Verktøyet setter deg i stand til å vedlikeholde både innhold og innholdets presentasjon. For å kunne presentere innholdet i Escenic oppretter man artikler som fylles med tekst og eventuelle vedlegg. Artikler plasseres på en eller flere internettsider som i Escenic kalles seksjonsforsider. Menystrukturen på et internettsted hjelper leseren med å navigere gjennom nettstedet. Denne strukturen blir dannet av seksjonsforsidene. Hver seksjonsforside har en lagringsmappe i arkivet som i Escenic kalles for en seksjon. Hovedjobben for en som vil lage et nettsted består i å fylle artikkelen med tekst, bilder, lenker og multimediefiler. Når artikkelen er ferdig velger man hvilke seksjonsforsider man ønsker å publisere artikkelen til Innlogging i Escenic Start med å åpne en nettleser. Publiseringsverktøyet Escenic benytter seg av pop-up, og det anbefales derfor at man ved førstegangs bruk stiller inn nettleseren til å tillate popup fra itea.ntnu.no. I Internet Explorer gjør du det ved å gå inn på menyen Verktøy Popup-blokkering Innstillinger for Popup-blokkering. Figur 2-1

9 Du får nå opp en dialogboks, hvor du angir adressen til webområdet som skal tillates: *.itea.ntnu.no. Trykk så Legg til, og deretter Lukk. Nettleseren er nå korrekt innstilt. Åpne siden: Figur 2-2 Du vil nå bli møtt av et innloggingsbilde, se Figur 2 3. Oppgi brukernavn og passord i feltene brukernavn og passord og trykk deretter knappen Logg på. Figur 2-3

10 Nå vil det poppe opp et nytt vindu. Du vil dermed få to vinduer og forholde deg til. Det opprinnelige vinduet kaller vi fra nå av Forhåndsvisningsvinduet, se Figur 2 4. Figur 2-4 Forhåndsvisninger som vi gjør underveis når vi arbeider i Escenic vil bli vist i dette vinduet. Det nye vinduet som popper opp vil være det vinduet vi skal sitte og arbeide i, se Figur

11 Figur

12 Kapittel 3. Artikler 12

13 3.1. Artikkeltyper Alt som skal legges ut på NTNU-weben må være laget i en av de fem forhåndsdefinerte artikkeltypene. Artikkeltype Beskrivelse Anbefalt brukt i Infoboks Brukes til korte meldinger Høyre spalte Kontakt Brukes for å legge inn kontaktinformasjon om enheten. Høyre spalte Normal Den mest brukte, passer de fleste behov Midt spalte Pressemelding For å lage pressemeldinger Midt spalte Punktliste For å lage punktlister Høyre spalte Tabell Infoboks Artikkeltypen Infoboks har to felter. Figur

14 Felter Overskrift Innhold Hensikt Hovedtittelen til den korte meldingen. Denne skal fange blikket til leseren og fortelle hva informasjonen dreier seg om Selve informasjonen som skal gis, kommer her i form av en kort tekst. Tabell 3.2 Eksempel på forhåndsvisning av artikkeltypen Infoboks (i høyre spalte i figuren under): Figur Kontakt Artikkeltypen Kontakt har flere arkfaner hvor en kan legge inn informasjon: Kontaktinformasjon, Postadresse, Besøksadresse og leveranseadresse. 14

15 Kontaktinformasjon Felter Skjult overskrift Telefonnummer Faks Epost Webadresse Aapningstid Tabell 3.3 Hensikt Denne overskriften vil aldri vises på websidene. Må likevel være til stede for søkeformål. Opplyse om telefonnummer Opplyse om faksnummer Opplyse om e-post adresse Opplyse om webadressen Opplyse om åpningstidene Postadresse, Besoksadresse og leveranseadresse Felter Linje1 Linje2 Linje3 Postnummer Poststed Land Tabell 3.4 Hensikt På Linje 1,2 og 3 kan man legge inn generell informasjon, for eksempel navn på enhet, gateadresse, bygning, etasje, romnummer, osv. Opplyse om postnummer Opplyse om poststed Opplyse om land Figur

16 Figur 3-4 Eksempel på forhåndsvisning av artikkeltypen Kontakt kan sees i Figur 3 5, her utfylt med kontaktinformasjon, postadresse, besøksadresse og leveranse adresse. Figur

17 Normal Artikkeltypen Normal har 5 felter, se Figur 3 6. Figur 3-6 Felter Overskrift Stikktittel Mellomtittel Ingress Innhold Tabell 3.5 Hensikt Hovedtittelen til artikkelen. Denne skal fange blikket til leseren og fortelle hva saken dreier seg om. Tittel med mindre skrifttype plasser over overskriften. Når stikktittel benyttes, er denne ment å utfylle tittelen. Skal gjøre teksten oversiktlig og lettlest. Et kort innledende avsnitt som oppsummerer hovedpunktene i artikkelen, ment til å inspirere videre lesing. Selve hovedteksten kommer her. 17

18 Figur Pressemelding Artikkeltypen Pressemelding har 3 felter. Denne artikkeltypen brukes sjelden av andre enn Infoavdelingen. Figur

19 Felter Overskrift Ingress Innhold Hensikt Hovedtittelen til artikkelen. Denne skal fange blikket til leseren og fortelle hva saken dreier seg om. Et kort innledende avsnitt som oppsummerer hovedpunktene i artikkelen, ment til å inspirere videre lesing. Selve hovedteksten kommer her. Tabell 3.6 Figur Punktliste Artikkeltypen Punktliste har 2 felter. Det er også mulig å lage punktlister i en normal artikkel, denne artikkeltypen er ment som en snarvei for å lage punktlister i høyre spalte. Felter Overskrift Innhold Tabell 3.7 Hensikt Hovedtittelen til pressemeldingen. Benytt punktliste for å presentere informasjon i denne artikkeltypen 19

20 Figur 3-10 Figur Norske og Engelske felter I fanene til høyre har vi 2 faner som heter Norske og Engelske felter, se Figur

21 Disse har nøyaktig de samme feltene som vi finner under fanen Normal artikkel. Innholdet i Normal artikkel blir automatisk kopiert over til de norske og engelske feltene. Figur 3-12 Dette er tenkt brukt når vi ønsker å ha en artikkel tilgjengelig på både norsk og engelsk. Om vi skriver på norsk i feltene under Normal artikkel, så må vi gå inn og editere de engelske feltene. Vi erstatter da den norske teksten med engelsk tekst. Nå vil artikkelen kunne vises både på Norsk og Engelsk, avhengig av om den blir vist på websidene til den engelske eller norske eksternweben. Om du ønsker å bruke engelsk som hovedspråk under fanen Normal artikkel, må du gjøre det motsatt av hva som ble forklart over. Dvs. at du må gå inn og redigere feltene under fanen Norske felter, og fylle ut med norsk tekst der istedenfor. 21

22 Merk at felter som er redigert og ikke lenger automatisk henter innholdet fra feltene under fanen Normal artikkel vil fremstå med hvit bakgrunnsfarge. Om ikke feltene har blitt redigert på vil de fremstå med grå bakgrunnsfarge. Se Figur Figur 3-13 Vær obs på at om du gjør endringer i feltene under fanen Normal artikkel og disse ikke gjenspeiler seg i en forhåndsvisning så skyldes det at du har vært og endret i feltene under norske eller engelske felter. Forhåndsvisningen henter dermed innholdet fra disse redigerte feltene, og det kan tilsynelatende virke som at endringer du gjør under Normal artikkel ikke blir lagret. 22

23 3.3. Bilder Escenic har en egen bildebase kalt Bildekatalog. Her lastes alle bilder opp, og informasjon om hvert enkelt bilde legges inn. Bilder som er lastet opp i bildekatalogen kan brukes i artiklene. Om du ønsker å ha med et bilde i en artikkel som ikke eksisterer i bildekatalogen fra før, må bildet lastes opp Hvordan laste opp Gå på menyen Opprett og velg Bilde. Figur 3-14 Velg hvilken katalog du vil lagre bildet i. Katalogstrukturen på bildekatalogen vil være relativt lik den organisatoriske oppbygningen ved NTNU. Hos hver enkelt enhet kan det forekomme at det ligger flere underkataloger der. Dette kommer litt an på de ulike enheters bruksmønster, og hvordan webmasterne ønsker å legge det opp. Figur

24 Trykk på knappen Bla gjennom.. for å finne bildet. Bla deg frem til bildet du ønsker å laste opp og trykk knappen Åpne. Figur 3-16 Trykk deretter knappen Last opp. Figur 3-17 Figur 1-18 Videre må vi legge inn metadata om selve bildet. Metadata er informasjon om bildet eller objektet du ønsker å legge inn. Vi må angi et fornuftig navn, en beskrivelse, en alternativ tekst (pga blinde og svaksynte) og hvem som har copyrighten 24

25 på bildet.. Metadata vi legger inn nå vil være for selve bildet som ligger i bildekatalogen til Escenic. Senere vil vi se at vi også må oppgi metadata for hver gang vi ønsker å bruke bildet, for eksempel i en artikkel Hvordan sørge for versjoner Videre må vi lage ulike versjoner av bildet, slik at vi senere kan endre størrelsen. Dette gjøres ved å trykke knappen Lag versjoner. For at systemet skal klare å lage alle versjoner, kreves det at originalbildet har høy nok oppløsning. Om man laster opp små bilder (bilder med lav oppløsning), vil ikke Escenic lage store versjoner av bildet. Dette skyldes at Escenic aldri forstørrer bilder, pga at vi vil få bilder med dårlig kvalitet som lett fremstår som kornete. Figur 3-19 Figur 3-20 Lagre bildene ved å trykk knappen Lagre. Noter deg bildets ID-nummer (det er ikke mulig å søke på navn), og trykk knappen Lukk. 25

26 Hvordan bruke i artikkel For å bruke bildet, gå til fanen Bilder. Figur 3-21 Klikk så på Finn bilder. Figur 3-22 Angi bildets ID-nummer og trykk knappen søk. Hak deretter av ved bildet som ble funnet, og trykk Returner til <artikkelnavn>. Figur

27 Angi metadata. Denne gangen angir vi metadata som skal representere bruken av bildet akkurat ved dette tilfellet. Vi må også velge hvilken del av artikkelen vi vil relatere bildet til. I vårt eksempel relaterte vi bildet til Innhold. For å angi størrelsen og posisjonen til bildet går vi inn på fanen Bildeplassering. Se Figur Figur Angi bildeplassering Ut fra det du relaterte bildet til, skal du under der angi bildeplassering og størrelse. Dette gjøres for enten overskrift, ingress eller innhold. Man har ikke mulighet til å angi bildeplassering eller størrelse om man har relatert det til stikk- eller mellomtittel. Da vil bildet oppføre seg som om det var relatert til overskriften. NB: Merk at hvilke felter man kan velge bildeplassering og bildestørrelse til, avhenger av hvilken artikkeltype man jobber med. Figur

28 3.4. Lagringsformer Det finnes 5 forskjellige lagringstilstander i Escenic. I praksis vil 4 bli brukt ved NTNU: Kladd, Levert, Publisert og Slettet. - Kladd: Mellomlagring for artikler som ikke er ferdigskrevet. - Levert: webkontakter benytter dette som lagringsmetode når en artikkel er ferdigskrevet. Artikkelen kan redigeres videre av webkontakten, frem til status blir endret til Publisert av Webmaster. Publisert: en artikkel må være i publisert tilstand for at den skal vises på eksternweb. Dette gjøres av webmaster (fortrinnsvis fra seksjonsforsider). Kun webmaster har rettigheter til denne lagringstypen. - Slettet: artikler som ikke skal benyttes. Artikler som har fått status satt til Slettet vil havne i en papirkurv og heller ikke være tilgjengelig via artikkelsøk. Etter 1 døgn blir de permanent slettet fra systemet. Figur Innholdsendringer I alle artikkeltypene har vi en verktøylinje som kan benyttes til å gjøre endringer på artikkelteksten. Ikonene er de stort sett de samme som blir benyttet i Microsoft Word. Figur 3-28 Ikonene som er grå er ikke mulig å benytte. Årsaken til dette er først og fremst for å sikre et konsistent innhold på eksternweben. I Fet tekst Kursivert tekst Eksternt bilde. Det oppfordres til å benytte seg av Escenics muligheter for å lagre bilder. Søk og/eller erstatt. 28

29 Henholdsvis venstre-, midtog høyrejustering av tekst Henholdsvis punktliste og nummerert punktliste. Ekstern lenke. Det oppfordres til å benytte seg av Escenics muligheter for å lagre lenker. Angre siste handling. Gjenopprett angre: gjør om sist angrede handling. Sett inn spesialsymbol, for eksempel euro, pund, copyright og så videre. Innsetting av tabell. Klikk på knappen, klikk så på nytt og dra ned mot høyre for ønsket størrelse, opp til 20x20 ruter. Se lenger ned for spesialdesignede tabeller Bruk av tabellverktøyet Klikk på knappen, klikk så på nytt og hold knappen nede, dra ned mot høyre for ønsket størrelse, opp til 20x20 ruter. Figur

30 Du får nå opprettet en tabell. Om du høyreklikker på tabellen dukker en rekke valg opp (se figur 3-29). De ulike valgene er: Klipp ut Klipper ut markert tekst. Kopier Kopierer markert tekst. Lim inn Limer inn tekst som er klipt ut eller kopiert tidligere. Rediger kildekode Lar deg se html koden for tabellen og redigere denne. Tabell egenskaper Åpner en dialogboks, som lar deg styre deler av tabellen. Se Figur Sett inn rad før Setter inn en ny rad foran raden du høyreklikket på. Sett inn rad etter Setter inn en ny rad etter raden du høyreklikket på. Slett rad Sletter raden du høyreklikket på. Slett tabell Sletter tabellen. Dialogboksen Tabell egenskaper har 3 faner - Tabell, Kolonne og Celle. Her kan vi justere ulike innstillinger for hele tabellen, for de ulike kolonnene eller for en og en Celle. Om man ønsker å spesialdesigne tabellene ytterligere, se kapittel Figur Vedlegg Her er det mulig å legge til artikler, lenker og multimedia via arkivsøk. Alle vedlegg vil vises som lenker nederst i artikkelen. Fremgangsmåten vil være identisk for alle vedleggstypene, derfor vises kun eksempel for artikler. 30

31 Figur 3-31 Klikk på Finn artikler. Søk etter artikkel på vanlig måte, klikk Returner til <artikkelnavn>. Gjenta for alle ønskede vedlegg. Til slutt vil vedleggsbildet da se for eksempel slik ut: Figur 3-32 For å endre rekkefølgen på vedleggene, kan pilene som peker opp og ned benyttes. Ønsker du å fjerne et vedlegg du har lagt til, trykker du det røde krysset. 31

32 3.7. Metadata Denne arkfanen inneholder artikkelens egenskaper. Figur Tidsstyring Det er mulig å styre når en artikkel skal aktiveres for publikasjon på eksternweb. Dette gjøres ved å hake av ved Trer inn og velge dato og tidspunkt artikkelen skal vises på nett. Det er også mulig å justere hvor lenge artikkelen skal ligge på nett ved å sette inn ønsket utløpstidspunkt under Løper ut Legge til forfatter Ønsker en å legge til flere forfattere, trykk Legg til forfatter, søk etter person og klikk på Returner til <artikkelnavn> Endre artikkeltype Hvis en vil endre artikkeltypen etter å ha lagret artikkelen, kan det gjøres her. Velg ny type og klikk på Sett artikkeltype. 32

33 3.8. Seksjoner Vi skal se nærmere på seksjoner i neste kapittel, her skal vi kun plassere artikler i rett seksjon. For å sikre at en artikkel blir forhåndsvist i rett del av eksternweben, må vi plassere den i rett hjemmeseksjon. I tillegg kan en artikkel leveres i innboksen hos flere seksjoner. Figur 3-34 Alle artikler som opprettes blir automatisk tildelt en hjemmeseksjon. Denne hjemmeseksjon vil være den seksjonen med lavest ID som du har tilgang til. Om man ønsker å få forhåndsvist artikkelen i en annen seksjon enn den som blir valgt som default må man gå inn og velge selv Klikk på Legg til seksjoner. 33

34 For å finne frem til rett seksjon, bruk +-tegnene for å manøvrere deg frem. Hak av alle de seksjonene du trenger. Dvs. den seksjonen du vil ha som hjemmeseksjon, samt de seksjonene du vil levere artikkelen til. Figur 3-35 Klikk på Ferdig for å komme tilbake til forrige bilde. Figur

35 Figur 3-37 Hjem indikerer hvilken artikkelfremvisningsmal som vil bli benyttet. Forhåndsvisning foregår i en artikkels hjemmeseksjon. Innboks indikerer at artikkelen blir lagt i seksjonsinnboksen til tilhørende webmaster, som så kan velge å publisere artikkelen i sin seksjon. For å fjerne en seksjon, klikk det røde krysset. Pass også på å velge korrekt hjemmeseksjon ved å klikke på radioboksen. En globus angir at en artikkel allerede er publisert i den seksjonen. Se kapittel 2 for seksjonsbehandling Krysspublisering Å krysspublisere en artikkel på både eksternweb og Innsida vil i praksis si at du må levere artikkelen i to innbokser, den ene på eksternweben og den andre på Innsida. Gå til arkfanen Seksjoner og velg Legg til seksjoner. Nedenfor trestrukturen til eksternweben, ser vi at Innsida og engelsk eksternweb (eksternweben) har sine egne trær. For å 35

36 krysspublisere en artikkel, klikk på +-tegnet foran ønsket publikasjon og velg seksjon på samme måte som over Redigering av kildekode Det er mulig å redigere på kildekoden i Escenic. Stå hvor som helst i innholdsfeltet, høyreklikk og velg Rediger kildekode Det er i utgangspunktet ikke ønskelig at forfattere benytter seg av denne muligheten. NTNU ønsker å ha et konsistent utseende på sine websider, noe som oppnås ved å følge det ferdiglagede oppsettet. Det kan selvsagt være tilfeller hvor en må fravike fra dette, og da kan kildekoden redigeres direkte. Det er kun et begrenset antall XHTML-tagger som tolereres av Escenic: b i a br p img elink I tillegg kan også alle tags som er relatert til tabeller brukes. 36

37 Kapittel 4. Seksjoner 37

38 Hva er en seksjon? Banalt sagt er dette en webside. Den nye NTNU-weben er organisert etter tema. Eksempel er Studier, Videre- og Etterutdanning, Organisasjonskart osv. En seksjon vil dermed gjenspeile et slikt tema. Hvert fakultet og institutt vil også ha egne seksjoner. Seksjonene er bygd opp i en trestruktur, med hovedtemaene på toppnivå. Som webmaster er det ditt ansvar (i samarbeid med brukerstøtten) å sørge for at seksjonene innenfor deres område blir opprettet og artikler publisert Opprette nye seksjoner Start med å trykk Rediger seksjonsside. Figur 4.1 Utvid hierarkiet ved å trykke pluss tegnet, og bla deg frem til rett seksjon. Klikk Administrer ved seksjonen du ønsker å legge til en ny seksjon under. Figur

39 Velg å opprette en ny underseksjon: figur 4-3 Figur 4-4 Videre må vi inn med seksjonsnavn, unikt seksjonsnavn og katalognavn. Seksjonsnavnet er valgfritt og er navnet som vil vises i trestrukturen i Escenic. Det unike seksjonsnavnet må være helt unikt for hele NTNU-strukturen. Kort fortalt må navnet være skrevet kun med små bokstaver og kun med bruk av underscore som skilletegn. Se webstøttesiden for mer informasjon om navnekonvensjoner. Katalognavnet må settes til å være nøyaktig det samme som unikt seksjonsnavn. Dette unike seksjonsnavnet må også speiles i portalen, merk deg derfor navnet. Endre tilstand til Publisert. Resten av feltene skal ikke endres. Avslutt med å klikke Lagre. 39

40 4.2. Seksjonsredigering Publisering av artikler skjer via seksjonsforsidene i Escenic. For å finne frem til seksjonen(e) du er webmaster for, klikk på Rediger seksjonsforside i menyen. Figur 4-5 Manøvrer deg frem i seksjonshierarkiet til aktuell seksjon og klikk Rediger. Figur 4-6 Du kommer nå til seksjonsforsiden og har muligheten til å publisere artikler. 40

41 Figur 4-7 Alle artikler som webkontaktene/en selv har lagt i innboksen til denne seksjonen vil vises her. Innboksen er en oversikt over alle artiklene som venter på å bli publisert i denne seksjonen. Her vises tilstanden til artikkelen (som regel Levert) og tittelen. Øverst til høyre finnes 4 knapper: Valider, Forhåndsvisning, Lagre og Lukk. Valider er ikke i bruk, Forhåndsvisning forhåndsviser hele seksjonen, Lagre lagrer endrer på seksjonsforsiden og Lukk lukker seksjonen. Det er viktig å merke seg at alle endringer på en seksjonsforside ikke trer i kraft før en har klikket på Lagre det er derfor svært viktig at en husker å lagre endringer som skal gjøres. Hvis du har ansvar for å lese gjennom artikler og godkjenne dem, gjør du dette ved å klikke på ark-ikonet ved tittelen. Gjør ønskede forandringer, lagre, lukk og gå tilbake til seksjonen. 41

42 Kolonnemaler kan du lese mer om i kapittel 9. Kort fortalt må dette velges for hver seksjon, men som regel kun ved oppretting av seksjonen. For å publisere en artikkel, haker du av ved artikkelen klikker på den svarte trekanten i spalten du vil flytte den inn i: figur 4-8 Du må nå sørge for at artiklene får endret tilstanden til Publisert. Dette gjøres enklest ved å hake av aktuelle artikler og klikke Publiser valgte artikler. 42

43 Figur 4-9 Du vil nå se at artikkelen endrer tilstand, markert ved at ark-ikonet blir helt grønt. Før artikkelen nå legges på web er det viktig å velge en passende elementmal. For detaljer rundt dette, se kapittel 9. Kort fortalt velges elementmal ut fra artikkeltype. Når ønskede artikler er satt til publisert og du har valgt rett elementmal, kan du så trykke Lagre dette medfører at endringene i seksjonen blir vist på nett. Vil du vite hvordan seksjonen blir seende ut først, trykk Forhåndsvisning. 43

44 Kapittel 5. Multimedia-, bilde- og lenkebibliotek 44

45 I Escenic blir alle multimedia, bilder og lenker som lastes opp tatt vare på i et bibliotek. Tanken bak dette er at disse filene senere kan gjenbrukes av andre, noe lagringen i et eget bibliotek fasiliterer. Alle de tre bibliotekene brukes og administreres på samme måte. Vi vil derfor kun bruke bildebibliotek som eksempel her. For å opprette nye bibliotek, klikk på Administrasjon og deretter Bilde-, Multimedia- eller Lenkekatalog i menyen. Bibliotekene for hver avdeling er lagt inn allerede. Trykk på + og -- tegnene for å manøvrere i trestrukturen. Figur 5-1 Utover denne rotmappa er det opp til hver enkelt avdeling å katalogisere bildene de vil benytte. Dette gjøres ved å opprette underkataloger. For å gjøre dette, klikk på [ADM] til den katalogen du vil editere. Figur

46 Klikk på Lag en underkatalog, skriv inn et beskrivende navn og klikk Lagre. Du kommer nå tilbake til katalogen over den nye katalogen du opprettet. Klikk på Tilbake for å komme til katalogoversikten. Den nye katalogen er nå klar til bruk. Figur

47 Kapittel 6. Portalen 47

48 6.1. Innledning Hva er en portal? Enkelt forklart er dette en gruppe nettsider med innhold fra forskjellige kilder som presenteres fra ett sted: portalen. I forbindelse med eksternweben skal portalen brukes til å publisere innholdet fra Escenic. Det må dermed være en direkte sammenheng mellom seksjonene i Escenic og sidene i portalen (som tilsvarer hverandre). Figur Pålogging til portalen Gå til Foreløpig er det viktig at alle bruker Internet Explorer og ikke andre nettlesere. Klikk på log on to Oracle Application Server Portal: nederst til høyre på siden. Figur

49 Klikk på Pålogging øverst til høyre i neste bilde. Figur 6-3 Skriv inn ditt vanlige brukernavn og passord og klikk på Logg på. Du er nå logget inn på portalen og kommer til startsiden. Vi skal konsentrere oss om å opprette og redigere sider. Figur

50 6.3. Navigere i portalen Før seksjoner kan publiseres, må de tilhørende sidene først opprettes i portalen. Dette er hovedjobben til en webmaster i portalmiljøet. Trykk på Navigator. figur 6-5 I neste bilde, klikk på Eksternweb. Figur

51 Klikk på Sider. Figur 6-7 Du kommer nå til en oversikt over toppnivåsidene i portalen. Herfra kan du redigere en side, endre på egenskapene, slette, flytte, kopiere og gå inn på undersider (selv om du på sikt kun vil kunne gjøre dette på din egen enhets sider). Figur Opprette sider For å kunne publisere innhold på eksternweben, må vi først opprette sidene vi trenger. Er vi for eksempel ansvarlig for siden Student i Trondheim og ønsker å opprette en underside om boligmuligheter, står vi først på hovedsiden til Eksternweb og klikker på Opprett underside ved Student i Trondheim. 51

52 Figur 6-9 Du trenger her kun å fylle inn Visningsnavn og klikke Fullfør for å opprette siden. Figur

53 Du kommer nå inn i redigeringsvisningen av siden Boligtilbud. Vi skal komme tilbake til dette, men skal først se nærmere på egenskapene til siden. Klikk på Egenskaper. Vi kan for øvrig når som helst komme tilbake til navigasjonsvisningen ved å klikke Navigator øverst til høyre. Under sideegenskapene ser vi blant annet feltet Navn. Det er svært viktig at dette feltet Figur 6-11 er nøyaktig likt det unike seksjonsnavnet/katalognavnet til tilsvarende seksjon i Escenic. For å sikre dette, må sidenavnet skrives kun med små bokstaver og kun med underscore som skilletegn (se for øvrig informasjon om navnekonvensjoner på webstøttesiden for mer utfyllende informasjon). Visningsnavnet kan være hva som helst og trenger ikke stemme overens med Escenic, men vi anbefaler likevel at disse stemmer overens for å lette navigasjonen. Portalen foreslår et navn for oss basert på visningsnavnet vi skrev inn. Godta dette eller skriv inn korrekt navn. Trykk så OK. Vi har nå gitt siden navn i portalen. Om vi oppretter siden i portalen først eller seksjonen i Escenic først, spiller ingen rolle. Det viktige er å passe på at navnene stemmer overens. Figur

54 6.5. Portlets Portlets er en informasjonskomponent, og kan i teorien inneholde hva som helst. I eksternweben brukes de først og fremst til å publisere seksjoner i Escenic. Hver innholdsportlet knyttes mot en spesifikk seksjon i Escenic Opprette portlets Klikk på ikonet for å legge til portlet i ønsket spalte: Figur 6-13 Velg Område for portletfordeling. Figur

55 Velg Eksternweb Escenic Portlets. Figur 6-15 Velg Innholdsportlet (se kap for å lære hvordan menyportlets opprettes; doktorgradspressemeldingsportlet vil kun benyttes av Infoavdelingen) og trykk OK. Figur 6-16 Du har nå opprettet en portlet, og den er klar til å knyttes mot en seksjon i Escenic. For å gjøre dette, klikk på blyant-ikonet. Figur

56 Klikk på Browse for å velge seksjonsside fra Escenic. Figur 6-18 Utvid treet ved å klikke på +-tegnet og velg seksjon ved å klikke i radioboksen. Klikk Choose. Etter dette må en velge hvilken spalte fra seksjonen som skal publiseres. I midspalten i portalen vil vi naturlig nok velge midspalte, i høyrespalten hoyrespalte. Figur

57 Figur 6-20 Når en oppretter innholdsportlet i høyre spalte, er det viktig at en haker av for Ikke åpne les mer artikler i denne portleten. Dette gjør at artikler ikke blir forhåndsvist i begge spalter, samt hindrer eventuelle les mer-artikler å vises i spalten. Klikk til slutt på OK. Du har nå koblet siden til korrekt seksjon i Escenic, og kan publisere artikler på eksternweben Menyportlets En menyportlet opprettes i utgangspunktet på akkurat samme måte som en innholdsportlet. Forskjellen er at disse alltid skal opprettes i venstre spalte. Opprett portlet på vanlig måte, men velg Menyportlet når du kommer så langt. Figur

58 Trykk på blyanten for å knytte portleten til en meny. Hvis du vil ha en tittel som skal Figur 6-22 vises på siden, skriv inn ønsket navn i feltet Tittel. Velg ønsket meny fra nedtrekkslisten. Navnene på disse menyene er hentet direkte fra tilgjengelige menyer i Escenic. Hak til slutt av for Vis menytittel vis dette er ønskelig og klikk OK. Figur Endre portlets Når en portlet først er opprettet, er det mulig å utføre en del handlinger på disse. Dette kan vi gjøre ved å klikke på tannhjulene til høyre for blyanten på ønsket portlet: Figur

59 Vi får da opp denne menyen: Figur 6-25 Vi har her tre valg som er relevante for oss: Skjul, Slett og Flytt til et annet område. Skjul Klikker du på Skjul, vil portleten ikke vises på siden. Det ser en slik på siden: Figur 6-26 Hvis en nå klikker på tannhjulene, får en opp valget Vis i stedet for Skjul trykk på Vis for at portleten igjen skal vises på siden. Slett Klikker du på Slett, får du spørsmål om du virkelig vil slette hele portleten og alt innhold i den. Legg merke til at en da selvsagt ikke sletter artiklene fra Escenic, det er kun denne spesifikke portleten som blir fjernet. Figur

60 Flytt til et annet område Her kan du flytte portleten til en annen spalte (det er ikke mulig å flytte en portlet til en annen side). Du får opp dette vinduet: Figur 6-28 Klikk på radioboksen ved spalten du ønsker å flytte portleten til og klikk Flytt portlet Sideendringer Vi kan også gjøre en del endringer på sidene i portalen. Dette kan enklest gjøres via Navigator i portalen. Figur

61 Valgene her er Opprett underside, Rediger, Egenskaper, Slett, Flytt, Kopier og Eksporter. De tre førstnevnte har vi dekket tidligere i dette kapittelet. Eksporter blir ikke benyttet. Slett Trykker du på denne lenken, får du spørsmål om du virkelig vil slette siden. Legg merke til at undersider også blir slettet bruk derfor denne funksjonen med ytterst varsomhet! Figur 6-30 Flytt Dette innebærer å endre hvor i sidehierarkiet siden ligger. Undersider blir også flyttet. Du manøvrerer ved å utvide hierarkiet med + og -, for så til slutt å klikke på Flytt hit ved ønsket side. Figur 6-31 Kopier Dette valget kopierer hele siden, med undersider og portlets, til en annen side. Selve utførelsen av dette er identisk med hvordan en flytter sider. 61

62 Kapittel 7. Menyer 62

63 På det nåværende tidspunkt benytter NTNU s webløsning to menyeditorer. En editor for norske sider og en editor for engelske. I løpet av 2007 skal engelsk menyeditor erstattes av Norsk menyeditor, som da vil fungere som menyeditor for både norske og engelske sider. Denne manualen beskriver derfor kun Norsk menyeditor. For engelsk menyeditor, kontakt din hovedwebmaster eller send forespørsel til Informasjonsavdelingen: Epost: webstotte@adm.ntnu.no 7.1 Hvordan opprette menypunkt for side med Escenicinnhold Før du kan opprette et nytt menypunkt bør følgende være på plass: En seksjonsforside bør være satt opp i Escenic, og kontrollert ved hjelp av forhåndsvisning. Du trenger å huske navnet på seksjonen du skal lage menypunkt for. Du bør ha en formening om A) Hvilken tekst som skal stå på menypunktet B) Hvor menypunktet skal være plassert i forhold til andre menypunkter 3. Hvis du har en mening om hvilken URL som skal benyttes for siden bør du sjekke at denne ikke allerede er i bruk ved å prøve å gå inn på URLen i en nettleser / browser. NB: (For avanserte brukere) Dersom siden skal inneholde annet innhold enn det som vises i forhåndsvisningen i Escenic må det være opprettet en side i Oracle Portal som har de nødvendige portletter på seg for å vise annet innhold. Ta kontakt med brukerstøtte for denne typen spørsmål. Hvor finner jeg ny menyeditor? Gå inn på portal, og logg deg inn med brukernavn og passord ( Bruk Naviger/Navigator øverst i høyre hjørne og naviger deg på vanlig måte inn på norsk eksternweb og Sider/Pages I listen over seksjoner, finner Figur

64 4. du Meny-editor. Trykk på denne lenken Du er nå inne i menyeditoren. For å opprette et nytt menypunkt for en side med innhold fra Escenic må du gå igjennom følgende steg: Gå inn på meny-administrasjonssiden. Logg på med ditt brukernavn og passord dersom du blir spurt om det. Meny-administrasjonssiden tar som utgangspunkt at du ønsker å opprette et nytt menypunkt. Velg en sidetype: A) Velg Tre-spalter hvis siden bare skal vise innhold fra Escenic B) Velg Tospalter hvis siden skal vise innhold fra Escenic og en artikkel på seksjonsforsiden inneholder en bred tabell eller et bredt bilde som dekker hele bredden fra midtfeltet og ut til høyre kant av siden Figur 7-2 NB: Per er ikke Innsida med to språk implementert i meny- løsningen. Støtte for dette vil bli opplyst på webstotte. 64

65 C) (For avanserte brukere) Velg en annen side fra listen dersom siden også skal vise innhold fra andre portletter enn det som kommer fra seksjonen i Escenic. Angi tittel på menypunktet. Det er denne teksten som blir vist i menyer. Angi Menypunkt på nivået over for å bestemme hvor i meny-hierarkiet det nye menypunktet skal ligge. Dette må sees i sammenheng med neste felt sorteringsrekkefølge (punkt 7). I nedtrekksmenyen for å velge Menypunkt på nivået over kan du kun velge menypunkter som har svart skrift. Menypunkter med grå skrift har du ikke mulighet til å velge. Angi Sorteringsrekkefølge. Som oftest skal det finnes flere enn et menypunkt under det du har valgt som menypunkt på nivået over i punkt 6. Den innbyrdes rekkefølgen mellom disse punktene angir du ved å skrive inn et tall i dette feltet for eksempel 1 eller 4. Merk: Dersom man ved et uhell angir samme Menypunkt på nivået over og Sorteringsrekkefølge for to meny-punkter, blir begge menypunktene vist, men i tilfeldig rekkefølge. 6. Kryss av for vises i menyer med mindre menypunktet av en eller annen grunn ikke skal vises foreløpig. (Valgfritt, for avanserte brukere) Angi en brukergruppe som skal kunne administrere menypunkter under det menypunktet du nå oppretter. Hvis ikke noe angis her vil tilgangskontroll arves fra menypunktet på nivået over (punkt 6). (Valgfritt) Angi en URL brukt ved klikk på menypunktet. Her gjelder følgende retningslinjer: A) URLen skal gjenspeile meny-strukturen. For eksempel et menypunkt kalt Studietilbud under hovedmenypunktet studier bør få URLen / studier/studietilbud B) URLer på den engelske delen av eksternweb skal starte med /english/ C) Unngå bruk av æ, ø, å og mellomrom i URLen. D) Bruk kun følgende spesialtegn: - _ / Ingen registrering eller innmelding av URLen på andre måter enn via meny-administrasjonen er nødvendig. Dersom URLen allerede er i bruk på en side under vil 65

66 du få beskjed om det når du prøver å opprette menypunktet. Det anbefales imidlertid å forsikre seg om at dette ikke er tilfelle før du prøver å opprette menypunktet (Valgfritt, for avanserte brukere) Angi inntil tre alternative URLer for siden. Her gjelder følgende retningslinjer: A) Unngå bruk av æ, ø, å og mellomrom i URLen. B) Bruk kun følgende spesialtegn: - _ / Velg Seksjon fra Escenic som du skal knytte til menypunktet. Klikk på knappen Ok for å lagre menypunktet. Et kvitteringsvindu skal vises, eller du får en feilmelding hvis noe ikke gikk som forventet. Dersom du får beskjed om at noe er fylt ut feil kan det hende at noen av feltene over må fylles ut på nytt før du kan klikke Ok igjen med vellykket resultat. 7.2 Hvordan endre et eksisterende menypunkt For å endre på et menypunkt må du gå igjennom følgende steg: Gå inn på meny-administrasjonssiden. Logg på med ditt brukernavn og passord dersom du blir spurt om det. Velg det menypunktet du vil endre i den store nedtrekksmenyen. Du kan kun velge menypunkter med svart skrift fra nedtrekksmenyen. Menypunkter med grå skrift har du ikke tilgang til å velge. Endre de feltene som er aktuelle. Se forklaringer på det enkelte felt under punkt 1.1. Klikk på knappen Ok for å lagre menypunktet. Et kvitteringsvindu skal vises, eller du får en feilmelding hvis noe ikke gikk som forventet. 66

67 7.3 Hvordan opprette et menypunkt som peker til en ekstern side For å opprette et menypunkt som peker til en ekstern side, følg oppskriften i kapittel 2. med følgende unntak: Du trenger ikke å forberede en seksjonsforside i Escenic Velg sidetypen Ekstern side i stedet for de alternativene som er listet opp Ikke fyll ut punktene URL brukt ved klikk på menypunktet og Alternative URLer I stedet for å angi en seksjon fra Escenic taster du inn URLen til den eksterne siden i feltet URL (Ekstern side som åpnes i samme vindu). 7.4 Hvordan slette et menypunkt Et menypunkt kan kun slettes hvis det ikke har noen undermenypunkter. Det vil si at eventuelle undermenypunkter må slettes før det overliggende menypunktet For å slette et menypunkt må du gå gjennom følgende steg: Gå inn på meny-administrasjonssiden. Logg på med ditt brukernavn og passord dersom du blir spurt om det. Velg det menypunktet du vil slette på følgende måte: A) Velg riktig nettsted (Eksternweb eller Innsida) B) Velg riktig språk (norsk eller engelsk) C) Velg det menypunktet du vil slette i den store nedtrekksmenyen. Du kan kun velge menypunkter med svart skrift fra nedtrekksmenyen. Menypunkter med grå skrift har du ikke tilgang til å velge. Klikk på knappen for å slette menypunkt. Et kvitteringsvindu skal vises, eller du får en feilmelding hvis noe ikke gikk som forventet. 67

68 Kapittel 8. Brukeradministrasjon og rettigheter 68

69 Alle ansatte ved NTNU får automatisk tildelt en bruker i Escenic. Denne brukeren har rettigheter tilsvarende en webkontakt med andre ord vil alle lønnede ansatte ved NTNU ha mulighet til å opprette artikler. De vil derimot kun kunne gjøre dette i seksjoner de hører hjemme i. Det er ikke mulig for webmastere å styre rettighetene til personer utover det som allerede er lagt inn i systemet. Hvis det er behov for å endre rettighetene til brukere ved din enhet, ta kontakt med brukerstøtten for å få endret dette. Selv om det ikke er mulig å styre rettighetene, kan det likevel være greit med en kort innføring i dette, slik at du som webmaster lettere skjønner hva som kan etterspørres. Rettighetene tildeles seksjonsvis globale rettigheter er det kun superbrukerne som har. Administrator endre på seksjonen (flytte, endre unikt navn osv). Tilgjengelig for webmastere. Useradmin endre på tilganger til seksjonen. Ikke tilgjengelig. Editor rett til å redigere seksjonsforsiden. Tilgjengelig for webmastere. Journalist kan lagre artikler i/legge i innboksen til seksjonen. Tilgjengelig for både webmastere og webkontakter. Reader lesetilgang på artikler i seksjonen. Tilgjengelig for både webmastere og webkontakter. Alle disse rettighetene styres i grupper enkeltindivider har i utgangspunktet ingen rettigheter, men blir tilordnet en gruppe som har dette. Denne tankegangen gjør dette å styre tilganger for flere personer samtidig. 69

70 Kapittel 9. Maler 70

71 I Escenic er det tre maltyper vi må forholde oss til: artikkelmaler, elementmaler og kolonnemaler. Artikkelmalene dekket vi i kapittel 1, her vil vi ta for oss elementmaler og kolonnemaler Kolonnemaler Kolonnemaler er tilknyttet seksjoner. Når vi redigerer en seksjon, har vi muligheten til å tilordne en kolonnemal. Denne angir layout på siden som skal publiseres i portalen og hvilke elementmaler som vil være tilgjengelig for oss. Det finnes fem kolonnemaler: 3spalter, 2spalter, Pressemeldinger, Hovedside flere artikler og Hovedside normal. De aller fleste vil kun benytte seg av de to første malene, hovedsidemalene er ment for hovedsiden (De tre ekstra malene i skjermbildet kan trygt ignoreres) 3spalter og 2spalter gir oss tilgang på de samme elementmalene. Forskjellen er at vi kun får en spalte tilgjengelig for publisering av innhold i 2spalter, mens 3spalter gir oss to spalter (den siste spalten er venstre spalte, som Figur 9-1 er reservert for menyer). Pressemeldinger gir oss tilgang på elementmalene laget for pressemeldinger. Generelt vil 3spalter være valget for de fleste seksjoner, og vil også stå som standardvalg i seksjoner. 71

72 9.2. Elementmaler Elementmaler er tilknyttet artikler, og angir utseende på artikkelen når seksjonen publiseres. Hvilke elementmaler som er tilgjengelig vil avhenge av hvilken spalte vi står i. Elementmal Kontaktinformasjon Punktliste Infoboks Normal Les Mer Avarter Ramme og farge, ramme Ramme og farge, ramme Ramme og farge, ramme Med linje, ramme og farge, ramme Med linje, ramme og farge, ramme Det er med andre ord 6 hovedelementmaler. Tilgjengelige avarter er like i utseende. Med ramme rammer inn artikkelen, med linje legger en linje nederst for å skille artikler og ramme og farge legger en grå bakgrunn på artikkelen. Den eneste elementmalen som ikke er tilknyttet en artikkeltype er Les Mer. Denne benyttes hvis en ikke vil vise hele artikkelen på forsiden til seksjonen, men kun ha en innledende tekst (i form av ingress, mellomtittel og/eller stikktittel) for å vekke oppmerksomhet. En kan så klikke på linken Les mer om <artikkelnavn> for å lese hele artikkelen. Figur

73 Kapittel 10. Brukerstøtte, oppdateringer og annet 73

74 Denne manualen inneholder fortsatt ikke absolutt all informasjon som kan være nyttig for en webmaster, men burde være mer enn nok til å komme i gang. Det er opprettet en webside i forbindelse med ny NTNU-web se no/webstotte/. Her vil du blant annet finne: - Skjema for innsending av brukerstøttespørsmål alle skriftlige henvendelser om bruk erstøtte skal benytte dette skjemaet! - Telefonnummer for telefonsupport - Navnekonvensjoner for seksjoner og kataloger - FAQ/OSS Ofte Spurte Spørsmål. Dette vil være en samling med spørsmål som går igjen, og vil bygges opp over tid. - Brukermanualer de til enhver tid gjeldende manualene vil legges ut her fortløpende. - Andre dokumenter strukturkart, web-håndboka for NTNU og så videre Påloggingsinformasjon For Escenic: For portalen: Overgangsordning gammel og ny NTNU-web I overgangen fra gammel til ny NTNU-web er det laget et rutinedokument for hvordan dette skal håndteres dette finner dere også på brukerstøttesidene. Kort fortalt må alle websider som skal hentes fra portalen meldes inn. Det er viktig at denne rutinen er godt forstått ta kontakt med brukerstøtte ved noen som helst uklarheter! Avslutning Denne manualen vil være i kontinuerlig oppdatering etter hvert som systemene blir tatt i bruk av flere, vil det helt sikkert bli oppdaget nye problemer, bedre måter å løse disse på og så videre. Overgangen fra dagens ordning til å benytte en publiseringsløsning er en stor forandring både organisasjonelt og teknisk. Behovet for et helhetlig utseende på NTNU-weben har vært avgjørende for at dette prosjektet ble igangsatt vi håper dere deler med oss spenningen og gleden over at NTNU-weben får et nytt og bedre utseende! 74

75 Kapittel 11. Appendix 75

76 11.1. Egendefinerte tabeller Siden Escenic har begrensede muligheter til å endre tabeller, er det laget et eget verktøy for dette. Legg merke til at dette kun gjelder artikler som skal inneholde studietabeller! Andre tabeller må benytte tabelleditoren i Escenic, eventuelt redigere kildekoden. Adressen til verktøyet er: Figur

77 Her kan du Velge antall semester i studietabellen: Skriv inn ønsket antall semester i boksen øverst på siden og klikk oppdater. Angi om studiet starter høst eller vår: Velg høst eller vår øverst på siden. 2. Sette bakgrunnsfarge per celle: Klikk på en av de tre sirklene under bakgrunn på hver celle. Du kan bare velge mellom 3 forhåndsdefinerte farger, i tråd med NTNUs grafiske profil. Vi anbefaler følgende fargeoppsett: 1000-fag -> hvit 2000-fag -> lys blå 3000-fag -> blå 3. Slå sammen celler: I hver celle er det en pil nedover og en pil bortover mot høyre. Ved å klikke på disse blir en celle i pilens retning slått sammen med gjeldende celle. Du kan slå sammen så mange celler du ønsker. Hvis du vil angre en sammenslåing, klikk på nullstill i cellen. Du kan IKKE slå sammen en celle med en allerede utvidet celle, da må den nullstilles først. Du kan også kun slå sammen i en retning av gangen. 4. Se en forhåndsvisning av tabellen Nederst til venstre på siden ser du hvordan den ferdige tabellen blir seende ut. 5. Hente ut ferdig kode som limes inn i escenic for videre behandling og publisering: Nederst til høyre på siden finner du den ferdige koden for din tabell. Klikk hvor som helst i tekstfeltet for å markere koden, og kopier den (CTRL-C på Windows, EPLE-C på Mac). I Escenic, høyreklikk i tekstboksen og velg Rediger kildekode. Her kan du så lime inn koden (CTRL-V i Windows, EPLE-V på Mac). 77