Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Transkript

1 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: kl. 10:00 Møtested: Fylkeshuset, møterom Steinbruddet Andre opplysninger: Saker til behandling SAKLISTE 14/2009 Godkjenning av møtebok 2 15/2009 Referatsaker 4 16/2009 Årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for Kontrollutvalgets uttalelse 17/2009 Plan for forvaltningsrevisjon /2009 Rapport om administrasjonens oppfølging av gjennomførte 16 forvaltningsrevisjonsprosjekt 19/2009 Rapport fra kontrollutvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg 19 20/2009 Regjeringens krisepakke til kommuner og fylkeskommuner 21 21/2009 Norsk-svensk samarbeid - invitasjon til konferanse 26 22/2009 Eventuelt 29

2 Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 14/2009 Godkjenning av møtebok Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2

3 Saksutredning: Godkjenning av møtebok fra Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte

4 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 15/2009 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 4

5 Saksutredning: Referatsaker Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker er lagt fram for kontrollutvalget: 1. Innst. S. nr. 192 ( ) (Midlertidig) (Stortinget). Vedr. kontrollutvalgets mindretallsrettigheter m.m. 2. Nytt økonomi- og personalsystem på anbud. Artikkel på intranett 5

6 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 16/2009 Årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Per Johansen Arkivsaksnr: Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til fylkestinget om årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-16/2009 i møte den 15. april 2009 behandlet Sør-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av fylkesrådmannen og regnskapssjef den I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den 13. mars 2009, som inngår i årsrapporten for Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Sør-Trøndelag fylkeskommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 1. april Årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 viser et regnskapsmessig mer-/ mindreforbruk på kr 0. Selve driften (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på kr og korrigert for finansinntekter og utgifter fremkommer et netto driftsresultat på kr Fylkeskommunen kan således fremlegge et regnskap i balanse, men handlingsrommet er blitt mindre enn i foregående år og det er lite rom for avsetninger til fond. Med bakgrunn i at Sør-Trøndelag fylkeskommune har en høy gjeldsbelastning, står overfor et omfattende investeringsprogram, og har et betydelig vedlikeholdsetterslep på bygg og veier, vil det være behov for budsjettdisiplin og en sterk økonomistyring i årene som kommer. Kontrollutvalget merker seg at revisor i revisjonsberetningen har påpekt at kr som gjelder avdrag på gjeld utover ordinær avdragsplan er belastet driftsregnskapet i stedet for investeringsregnskapet. Dersom avdraget hadde vært ført i henhold til de kommunale regnskapsstandardene ville udekket i investeringsregnskapet vært kr større, samtidig som det ville vært mulig å øke avsetningen til disposisjonsfond med et tilsvarende beløp. Kontrollutvalget anser imidlertid ikke forholdet for å være så vesentlig at det er nødvendig å korrigere regnskapet. 6

7 Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2008 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sør-Trøndelag fylkeskommune sin virksomhet for 2008, og for fylkeskommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at fylkestinget godkjenner årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 slik det er avlagt. 7

8 Saksutredning: Årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til fylkestinget om årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Kontrollutvalget har i sak KU-16/2009 i møte den 15. april 2009 behandlet Sør-Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap for Årsregnskapet som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er datert av fylkesrådmannen og regnskapssjef den I tillegg har rådmannen avgitt årsberetning datert den 13. mars 2009, som inngår i årsrapporten for Kontrollutvalget har påsett at årsregnskapet er revidert på en betryggende måte og at opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet for øvrig. Utvalget viser i den forbindelse til revisjonsberetningen for Sør-Trøndelag fylkeskommune avgitt av oppdragsansvarlig revisor den 1. april Årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 viser et regnskapsmessig mer-/ mindreforbruk på kr 0. Selve driften (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på kr og korrigert for finansinntekter og utgifter fremkommer et netto driftsresultat på kr Fylkeskommunen kan således fremlegge et regnskap i balanse, men handlingsrommet er blitt mindre enn i foregående år og det er lite rom for avsetninger til fond. Med bakgrunn i at Sør-Trøndelag fylkeskommune har en høy gjeldsbelastning, står overfor et omfattende investeringsprogram, og har et betydelig vedlikeholdsetterslep på bygg og veier, vil det være behov for budsjettdisiplin og en sterk økonomistyring i årene som kommer. Kontrollutvalget merker seg at revisor i revisjonsberetningen har påpekt at kr som gjelder avdrag på gjeld utover ordinær avdragsplan er belastet driftsregnskapet i stedet for investeringsregnskapet. Dersom avdraget hadde vært ført i henhold til de kommunale regnskapsstandardene ville udekket i investeringsregnskapet vært kr større, samtidig som det ville vært mulig å øke avsetningen til disposisjonsfond med et tilsvarende beløp. Kontrollutvalget anser imidlertid ikke forholdet for å være så vesentlig at det er nødvendig å korrigere regnskapet. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2008, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2008 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Sør-Trøndelag fylkeskommune sin virksomhet for 2008, og for fylkeskommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler at fylkestinget godkjenner årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 slik det er avlagt. 8

9 VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken 1. Revisjonsberetning for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 avgitt av oppdragsansvarlig revisor 1. april Nummerert brev av 31. mars 2009 fra Revisjon Midt-Norge IKS til Kontrollutvalget i Sør- Trøndelag fylkeskommune vedrørende Regnskapsførte avdrag i Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Årsrapport 2008 med regnskap 2008 for Sør-Trøndelag fylkeskommune. 2. Kommunal regnskapsstandard nr. 3 Foreløpig standard (F) Avdrag på lån Når skal avdrag føres i investeringsregnskapet. Foreningen for God kommunal regnskapsskikk, februar Forskrift om årsregnskap og årsberetning (nr 1424), fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet SAKSUTREDNING Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon avgi en uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før regnskapet vedtas av tinget. Videre skal kopi av uttalelsen være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan avgi sin innstilling om regnskapet til fylkestinget. Fristen for avleggelse av revisjonsberetning er 15. april etter regnskapsårets utløp. For å imøtekomme fylkestingets ønske om å kunne behandle årsregnskapet på samlingen i april har revisor prioritert revisjonen i Sør-Trøndelag fylkeskommune, slik at revisjonsberetningen kan avlegges tidligere. Kontrollutvalget har videre lagt sin møteplan slik at utvalgets uttalelse kan avgis tidsnok til at fylkesutvalget kan ha uttalelsen i hende når fylkesutvalget avgir sin innstilling om regnskapet til fylkestinget. Dermed vil kommunelovens krav til regnskapsbehandlingen være ivaretatt samtidig som fylkestinget kan behandle regnskapet på sitt møte i slutten av april. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Oppdragsansvarlig revisor har avgitt revisjonsberetning datert 1. april Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for fylkeskommunens drift gjennom året og fylkeskommunens økonomiske stilling pr Revisor har i revisjonsberetningen påpekt at det er betalt kr i avdrag på gjeld, som går ut over ordinær avdragsplan i driftsregnskapet. I henhold til en egen kommunal regnskapsstandard for avdrag på lån, skal avdrag på lånegjelden som går ut over planlagt langsiktig nedbetalingsplan nedfelt i årsbudsjett / økonomiplan føres i investeringsregnskapet. 9

10 Dersom føringen hadde vært i tråd med regnskapsstandarden ville netto driftsresultat blitt forbedret med kr ,-. Med utgangspunkt i strykningsbestemmelsene i forskrift om årsregnskap og årsberetning 9 jf note 21 til regnskapet, ville strykning av avsetning til disposisjonsfond samtidig blitt redusert med kr Det vil med andre ord si at det kunne vært avsatt kr mer til disposisjonsfond i Regnskapsmessig resultat i driftsregnskapet ville fortsatt vært kr 0,-. Virkningen av feilføringen i dette tilfellet er dermed følgende: Udekket i investeringsregnskapet ville vært kr større. Avsetning til disposisjonsfond kunne vært kr større. Kontrollutvalgets sekretariat anser imidlertid ikke feilen for å være av så stor betydning av regnskapet bør korrigeres. Dersom det hadde vært fremmet en sak om budsjettregulering før utløpet av 2008 kunne disse midlene lovlig vært disponert til ekstraordinære avdrag, -eller til andre formål. Intensjonen er at denne typen disponeringer skal forankres politisk. Årsregnskapet viser et regnskapsmessig mer-/ mindreforbruk på kr 0. Brutto driftsresultat er på omlag 114,5 millioner kroner og netto driftsresultat er på vel 23 millioner kroner. Tallene viser at fylkeskommunen har at driftsnivå som ligger innenfor de midler som stilles til rådighet, men handlingsrommet er blitt mindre enn i foregående år og det er lite rom for avsetninger til fond. Selv om regnskapet viser balanse, er det likevel grunn til å minne om at fylkeskommunen har høy lånegjeld og et betydelig vedlikeholdsetterslep på fylkeskommunale bygg og veier, samtidig som fylkeskommunen står overfor et betydelig investeringsprogram. Dette krever sterk økonomistyring, nøkternhet og budsjettdisiplin i årene som kommer. Under henvisning til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsberetningen gir et forsvarlig uttrykk for fylkeskommunen sin virksomhet i 2008 og økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Sør-Trøndelag fylkeskommune for 2008 som fremgår av innstillingen i saken. 10

11 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 17/2009 Plan for forvaltningsrevisjon 2009 Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Fylkestinget Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget slutter seg til framlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon Planen legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar plan for forvaltningsrevisjon

12 Saksutredning: Plan for forvaltningsrevisjon 2009 Kontrollutvalget slutter seg til framlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon Planen legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget vedtar plan for forvaltningsrevisjon VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken Utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2009 BAKGRUNN Kontrollutvalget fører det løpende tilsyn av forvaltningen, på vegne av fylkestinget. I hovedasak skjer dette gjennom å påse at det gjennomføres regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. ( 9) Forskrift om kontrollutvalg gir nærmere bestemmelser om disse oppgavene. Til grunn for forvaltningsrevisjonsarbeidet skal ligge en plan, med prioritering av prosjektområdet for en gitt periode. Planen vedtas av fylkestinget, som har det overordnede ansvar for tilsyn med den fylkeskommunale forvaltningen. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. ( 10) SAKSUTREDNING Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har lagt opp utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon som en bred prosess, hvor det er søkt informasjon fra flest mulig relevante aktører m.h.p. å få fram informasjon som er vesentlig for prioritering av nye forvaltningsrevisjonsprosjekter. Overordnet analyse, basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger Fylkeskommunens styringsdokumenter planer, rapporteringer, vedtaksoppfølging Statistikk fra SSB og andre relevante kilder 12

13 Informasjon fra revisorer engasjert i revisjonsoppdrag for fylkeskommunen Løpende kontakt med ledelse og ansatte i STFK Innspill fra politisk ledelse Tidligere gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter, og oppfølging av disse Fylkesmannens tilsynsrapporter Den overordnede analysen ligger til grunn for drøftinger i kontrollutvalget. Det er i analysen pekt på utfordringer, satsingsområder, risikoforhold m.v. I tillegg til informasjon som framkom i analysen har kontrollutvalget lagt vekt på dialogen med politisk og administrativ ledelse. Utvalget legger en del av sine ordinære møter ute i enhetene og får derigjennom kunnskap om hva som rører seg innen de ulike virksomhetsområdene. Videre er det avholdt møte med ledelse i komitèene, for å få deres synspunkter på hvilke områder som er aktuelle for kommende forvaltningsrevisjoner. I tillegg er det jevnlige kontaktmøter mellom fylkesordfører og leder i kontrollutvalget, der blant annet forvaltningsrevisjon er et tema som tas opp. Gjennom regnskapsrevisjonen og i gjennomføring av forvaltningsrevisjon får revisorene betydelig kunnskap om fylkeskommunens virksomhet. Deres erfaringer innen ulike områder vektlegges også i drøftinger av aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Når prosjektområdene skal prioriteres tas det også hensyn til hvilke områder det har vært gjort undersøkelser på de siste årene. Det tas også med i betraktningen hvilke områder fylkesmannen har gjennomført tilsyn på og hva som eventuelt har framkommet i tilsynene. Til sammen gir disse informasjonskildene kunnskap om hvilke områder som vurderes som vesentlige i prioritere i ny plan for forvaltningsrevisjon. I vedlagte utkast til plan er områdene som har vært pekt på som aktuelle presentert. Dette er følgende områder: Foreslås som prioriterte områder:: Kollektivtrafikk Forvaltning/drift og vedlikehold av fast eiendom STFK s organisasering tilpasset oppgaver/bærekraft og demokratihensyn? Veginvesteringer Transporttjenesten for funksjonshemmede Vikarbruk ved lærer fravær i videregående skole Andre aktuelle prosjektområder: Bruk av midlertidige stillinger Saksbehandlingssystem bruk og oppfølging av mål og bestemmelser HMS-arbeid Satsinger/tiltak innen regional utvikling Forvaltningsrevisjonsarbeidet følger revisjonsåret, 1.mai til 31. april. Framlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon 2009 er dermed tenkt gjeldende fra 1. mai april

14 Status for arbeidet med prosjekter prioritert i 2008-planen Følgende prosjekter var prioritert i 2008-planen: 1. Internkontroll 2. Kompetanseløftet som del av Kunnskapsløftet 3. Veginvesteringer 4. Elektronisk billettering - EBIT 5. Transportordinga for funksjonshemmede 6. Fraværsregistrering i videregående skoler 7. Tannhelse 8. Fylkeskommunen arbeid med Helse, miljø og sikkerhets (HMS)-arbeid 9. Bruk av midlertidige stillinger Uprioriterte prosjektområder: Saksbehandlingssystem bruk og oppfølging av mål og bestemmelser Fagskoler styringsmodell Kollektivtrafikk Forvaltning/drift og vedlikehold av fast eiendom Av de prioriterte prosjektområdene er det igangsatt prosjekter innen: Internkontroll Kompetanseløftet som del av skolereformen Kunnskapsløftet Elektronisk billettering EBIT Bestilt prosjekt: Registrering og oppfølging av fravær i videregående skole Vedtatt igangsatt: Tannhelse Når det gjelder området veginvesteringer har kontrollutvalget valgt å avvente ytterlige prosjekter. Utvalget har likevel hatt fokus på tema, gjennom oppfølging av forvaltningsrevisjonen av Linesøy-brua. Drøftinger i utvalget og med politisk ledelse tilsier at dette området er aktuelt å prioritere på nytt i ny plan for forvaltningsrevisjon. Transportordninga for funksjonshemmede var også med blant de prioriterte temaene, men er vedtatt skjøvet ut i tid. Bakrunnen for dette var den nye ordningen med elektronisk billettering også for funksjonshemmede-transporten fra januar Det ble derfor funnet naturlig å avvente forvaltningsrevisjon til ordningen har fungert en stund. Et eventuelt revisjonsprosjekt kan i så fall ses i sammenheng med fylkesutvalgets ønske om å evalere ordningen. Området er derfor å finne i utkast til ny plan for forvaltningsrevisjon. Prosjekt om HMS og midlertidige stillinger videreføres også til ny plan. I vedtaket av plan for forvaltningsrevisjon for 2008 var eget punkt om kollektivtrafikk med: 14

15 Ved en eventuell anbudsprosess for kollektivtrafikken gjennomføres forvaltningsrevisjonsprosjekt som følger denne prosessen. Kontrollutvalget er holdt løpende orientert om vedtakene som er fattet i denne saken og om framdriften i denne prosessen. Tidspunkt for iverksetting av prosjekt på dette området vurderes fortløpende. Vudering av prosjekt som ikke var prioritert i planen Fylkestinget ba i sak 72/2008 kontrollutvalget om å vurdere prosjekt på opplæring i barnevernsinstitusjoner. Kontrollutvalget behandlet sak om dette KU-62/2008, der utvalget ble orientert om administrasjonens oppfølging av Fylkesmannens tilsynsrapport på dette området. Kontrollutvalget ba om å bli holdt orientert og ta spørsmål om forvaltningsrevisjon opp til ny vurdering våren Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser om kontrollutvalgets oppfølging av gjennomført forvaltningsrevisjon: 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget oversender rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsrevisjonsprosjekter løpende til fylkestinget, slok at fylkestinget får dem framlagt som egne saker. Videre legges det årlig fram en gjennomgang av tidligere prosjekter og hvordan vedtak knyttet til disse er fulgt opp fra administrasjonens side. Egen sak om dette legges fram for kontrollutvalget i april, med mulighet for oversendelse til fylkestinget senere samme måned. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON På vegne av fylkestinget påser kontrollutvalget at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Det utarbeides årlig plan for dette arbeidet. Til grunn for planen ligger en overordnet analyse og informasjon innhentet gjennom en bred prosess, med det mål å identifisere og prioritere prosjektområder hvor forvaltningsrevisjon er hensiktsmessig. Med bakgrunn i prosessen med forberedelse av plan, herunder tidligere drøftinger i kontrollutvalget, er det i vedlagte utkast pekt på hvilke områder som anses som vesentlig å prioritere i den kommende planperioden. Dersom kontrollutvalget slutter seg til den foreslåtte prioriteringen anbefales planutkastet lagt fram for fylkestinget for endelig behandling. 15

16 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 18/2009 Rapport om administrasjonens oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Fylkestinget Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar informasjon i framlagt rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjon i perioden til orientering. Rapporten oversendes fylkestinget, som ledd i kontrollutvalgets rapportering om oppfølging av fylkestingets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter. 16

17 Saksutredning: Rapport om administrasjonens oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget tar informasjon i framlagt rapport om oppfølging av forvaltningsrevisjon i perioden til orientering. Rapporten oversendes fylkestinget, som ledd i kontrollutvalgets rapportering om oppfølging av fylkestingets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter. VEDLEGG 1. Rapport om oppfølging av gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt politisk behandlet i 2008 og 2008 BAKGRUNN I henhold til kommuneloven skal kontrollutvalget påse at fylkeskommunens virksomhet blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I tillegg til å rapportere om resultatene av hver enkelt forvaltningsrevisjon skal kontrollutvalget avgi rapport om hvordan fylkestingets vedtak i tilknytning til rapportene er fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser om dette: 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. SAKSUTREDNING Det er de siste årene gjennomført ca 5-6 forvaltningsrevisjonsprosjekter pr år, med noe variasjon avhengig av prosjektenes omfang og prosjekter som strekker seg over årsskifter. I perioden ble følgende prosjekter gjennomført og politisk behandlet: Økonomiforvaltning - finansielle forpliktelser Valg av organisering og arbeidsprosesser i samarbeid 17

18 Regionale utviklingsmidler, del II Forvaltning av skoleskyss i grunnskolen Fylkeskommunens arbeid med etikk Oppfølging av fagopplæringen Offentlige anskaffelser følges regelverket? Organisering av ressurssentrene Oppfølging av fastlandsforbindelse Linesøya Seniorpolitikk Oppfølging av fylkeskommunens miljøsatsing Med unntak av et prosjekt er samtlige behandlet i kontrollutvalget og deretter oversendt fylkestinget for behandling der. Vedlagte rapport gir informasjon om de nevnte prosjektene, politiske vedtak knyttet til behandling av dem og om administrasjonens oppfølging av de aktuelle vedtakene. Informasjonen er til dels hentet fra fylkeskommunens egne dokumenter og supplert av fylkesrådmannen. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Framlagte rapport om administrasjonens oppfølging av fylkestingets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporter tar for seg samtlige forvaltningsrevisjoner som er gjennomført i perioden Rapporten legges fram i kontrollutvalget, med sikte på videre oversendelse til fylkestinget. 18

19 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 19/2009 Rapport fra kontrollutvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Per Johansen Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar rapporten fra utvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg til orientering. 19

20 Saksutredning: Rapport fra kontrollutvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg Kontrollutvalget tar rapporten fra utvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg til orientering. VEDLEGG 1. Rapport fra kontrollutvalgets studiebesøk til Brüssel og Luxembourg mars SAKSUTREDNING Formålet med kontrollutvalgets studietur til Brüssel og Luxembourg var å få innblikk i hvordan ulike tilsynsorganer er organisert og arbeider, og hvilken plass disse organene har i forvaltningen. Videre ønsket utvalget kunnskap om hvordan Norge som ikke-medlem i EU kan sikre seg informasjon og innflytelse på utarbeidelsen av regelverk og rammebetingelser som også gjelder norske forhold og som i stor grad påvirker fylkeskommunens rammebetingelser. Videre ville det være interessant å få innblikk i virksomheten ved Trøndelags Europakontor i Brüssel som Sør-Trøndelag fylkeskommune har vært med på å etablere og drive. Følgende institusjoner og virksomheter ble besøkt: Trøndelags Europakontor. Norges Delegasjon til EU. European Anti Fraud Office (OLAF). Den Europeiske Revisjonsretten. EFTA Surveillance Authority (ESA). KS Brüsselkontor. Utvalget valgte denne gangen å reise sammen med kontrollutvalget i Nord-Trøndelag, både for å utgjøre et større faglig fellesskap, og for gjensidig nytte og erfaringsutveksling med gode naboer i nordfylket. Kontrollutvalgets sekretariat anser alt i alt studiebesøket i Brüssel og Luxembourg for å ha vært vellykket og at besøket har innfridd målsettingene og forventningene for turen. Sekretariat viser forøvrig til rapporten fra besøket som følger som vedlegg til saken. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler å ta rapporten fra studiebesøket til orientering. 20

21 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 20/2009 Regjeringens krisepakke til kommuner og fylkeskommuner Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke til orientering 21

22 Saksutredning: Regjeringens krisepakke for kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke til orientering VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. Hovedtrekk i regjeringens tiltakspakke 2. Prioriteringsliste aktuelle prosjekter i Sør-Trøndelag 3. Bruk de øremerkede midlene i tiltakspakken for å oppnå energieffektive og klimavennlige løsninger. Brev fra KS til kommuner/fylkeskommuner, datert Uttrykte vedlegg i saksmappen Sak FU-60/09 Regjeringens tiltakspakke for motkonjunktur BAKGRUNN For å motvirke konsekvensene av den internasjonale finansuroen ble det i januar 2009 vedtatt endringer i statsbudsjettet for 2009 omtalt som Regjeringens tiltakspakke. Til sammen inneholder satsingen tiltak for 20 milliarder kroner, i form av 16¾ milliarder kroner nye tiltak på budsjettets utgiftsside og 3¼ milliarder kroner målrettede skatteletter for næringslivet. I presentasjonen av tiltakspakken ble det fra regjeringen lagt vekt på at tiltakene skal være målrettede, midlertidige, og løse viktige samfunnsoppgaver, samtidig som vi forbereder oss på framtidas utfordringer ved å gjøre økonomien grønnere og mer kunnskapsbasert på lang sikt FAKTISKE OPPLYSNINGER Kommuner og fylkeskommuner tilføres til sammen 6,4 mrd kroner. Av dette utgjør 4 mrd engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering av kommunal infrastruktur, og økning i frie inntekter med 2 mrd kroner. I tillegg til de 6,4 mrd kroner ytes det 1,2 mrd til dekning av tapte skatteinntekter for kommunesektoren. Tilskuddet fordeles med millioner kroner på kommunene og 800 millioner kroner på fylkeskommunene (80/20 prosent fordeling). Av tiltak som berører kommunesektoren direkte, innebærer vedtaket følgende: 22

23 Tiltak Bevilgning (mill.kr) Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering Økte rammeoverføringer Økt kompensasjon for merverdiavgift (overslagsbevilgning) 800 Midlertidig økning i tilskuddet til lærebedrifter 185 Prosjekttilskudd til digital fornying i kommunene 60 Investeringstilskudd til omsorgsboliger og sykehjemsplasser (1 500 nye plasser, tilsagnsrammen økt fra 522 til mill. kr) Rentekompensasjonsordningene for skolebygg og svømmeanlegg (investeringsrammen økt fra 2 til 3 mrd. kr) Rentekompensasjonsordningene for kirkebygg (investeringsrammen økt fra 800 til mill. kr) 156, Totalt Sør-Trøndelag Til sammen 368 mill kroner ble bevilget til kommunene i Sør-Trøndelag og til fylkeskommunen. Av disse midlene er Sør-Trøndelag fylkeskommune tilgodesett med følgende: Vedlikeholdstilskudd fordelt etter innb.tall (1000 kr) Frie inntekter etter kostnadsnøkkelen (1000 kr) Lærlingtilskudd etter kostnadsnøkkelen (1000 kr) Sum av kolonne 1-3 (1000 kr) Skattekomp. fordelt etter kostnadsnøkkelen (1000 kr) 47,7 mill kroner er frie inntekter som fylkeskommunen selv prioriterer hvilke tiltak de skal benyttes til, ut fra kriteriene som ligger til grunn. Frie inntekter er fordelt etter kostnadsnøkkelen i inntektssystemet, og utgjør for Sør- Trøndelag fylkeskommune ca 14 mill kroner. Midlene gis primært for å bedre sektorens finansielle stilling, men vil også dekke økte rente- og avdragsutgifter som følge av økte investeringsrammer for skolebygg, idrettsanlegg og svømmeanlegg m.m. Inntektsøkningen videreføres i Tilskuddet til lærlingbedrifter økes midlertidig på nasjonalt nivå med 185 millioner kroner. Midlene bevilges over fylkeskommunenes rammetilskudd og fordeles etter kostnadsnøkkelen. Ekstratilskuddet i 2009 som følge av krisepakken er kroner per kontrakt for ett år. For STFK utgjør andelen ca 10,8 mill kroner. 23

24 Kriterier for bruk av tiltaksmidlene Det er i St.prop. 37 ( ) gitt forutsetninger for bruken av tiltaksmidlene: Midlene må brukes på prosjekter som settes i gang i 2009 Tilskuddet skal nyttes til tiltak innen vedlikehold, rehabilitering og oppgradering av kommunal infrastruktur, herunder bygg, anlegg og veier (eid av organisasjonsform regulert i kommuneloven, virksomheter som mottar kommunale driftstilskudd og til kirkebygg) Tilskuddet skal ikke gå til investeringer i nybygg/nyanlegg, bortsett fra mindre investeringer som kommunene kan igangsette og fullføre i 2009 og som ikke i vesentlig grad fortrenger øvrige vedlikeholds- og rehabiliteringsprosjekter Tilskuddet kan nyttes til inneklima-, miljø- og energitiltak og til universell utforming av kommunale bygg. Disse kvalitetene bør prioriteres der dette er relevant. Tiltakene skal ikke være finanisert gjennom ordinære midler Det kan i denne forbindelse nevnes en mediedebatt om hvorvidt kommuner med dårlig økonomi skal ha anledning til å benytte midlene til å styrke balansen. Til dette er kommunalministerens holdning at de midlene som er beregnet til vedlikehold og lignende kan bli dratt inn dersom de ikke kanaliseres inn i tiltak som er i tråd med kriteriene. Frie inntekter fordelt etter kostnadsnøkkelen vil ikke dras inn på samme måte. Arbeidgruppe for håndtering av tiltakspakken Det er nedsatt en regional arbeidsgruppe, som bl.a. har bidratt i vurderingene av hvilke tiltak som burde prioriteres. Gruppen er sammensatt av representanter for NAV, fagorganisasjoner, LO, NHO, KS og Trondheim kommune. Politisk behandling i STFK Fylkesutvalget hadde 10. februar til behandling sak om regjeringens tiltakspakke. Til saken var det utarbeidet forslag til prioriteringsliste for bruk av de tildelte frie midlene, til sammen 47,7 mill kroner (vedlagt). Til grunn for prioriteringene lå vurderinger av: Hastighet hvor raskt og med hvilken realisme kan prosjektet iverksettes med reell sysselsettingseffekt? Sysselsettingseffekt sannsynlig direkte og inndirekte effekt Samfunnsnytte samfunnsmessig effekt i forhold til total kostnad Lokal nytte vurdering av prosjektet io lokal sammenheng Øvrig spesielt vurdering av risiko Fylkesutvalget fattet følgende vedtak i sak FU-60/2009: Fylkesutvalget viser til fylkesrådmannens prioriteringsliste. Prosjekter i egen virksomhet innenfor en ramme på 30 mill. kr. iverksettes umiddelbart. Tiltak med mulig samfinansiering med andre avklares sammen med øvrige tiltak på lista for ny behandling i Fylkesutvalget. 24

25 I fylkesutvalgets møte 10.mars, sak FU-87/2009, ble det utover dette bevilget 1,2 mill kroner til kurs for håndverkere for opplæring i skjøtesel av kulturminner. I tillegg til midlene som er rettet direkte mot tiltak i kommunesektoren er det bevilget økte ressurser til samferdsel, byggeprosjekter, økte rammer til Innovasjon Norge og til Enova. Se vedlagte dokumenter for oversikt. Blant tiltakspostene som er spesielt relevante for fylkeskommunene kan nevnes: Skjøtsel av eldre tids kulturminner o 13 mill på landsbasis som fylkene kan søke på Skjøtsel av nyere tids kulturminner o 77 mill til fredede hus og ca 70 mill til brannsikring STFK har søkt om 5,2 mill fra tiltakspakken, i tillegg til 4,7 fra den ordinære potten o 70 mill til vedlikeholds- og investeringstiltak ved lokale og regionale kulturbygg Det antas at midlene vil bli benyttet til å redusere ventelista for tidligere omsøkte prosjekter Idrett o 250 mill kroner til nye idrettsanlegg STFK har tidligere meldt inn liste over forventede nye idrettsanlegg i fylket. Spillemiddelsøknader for 2009 vil gi ytterligere info om planlagte anlegg Museum o 70 mill kroner til tiltak innen kulturvernet Museene i Sør-Trøndelag (MiST) har på oppfordring fra KKD sent inn prioriteringsliste over prosjekter som kan fylle kriteriene i krisepakken Rapportering og kontroll Kommuner og fylkeskommuner må i etterkant gi en samlet rapportering om bruken av midlene, for å sikre dokumentasjon på at de er benyttet i tråd med forutsetningene. Mens kommuner rapporterer til fylkesmennene skal fylkeskommunene avgi rapporter direkte til departementet, trolig i løpet av våren Ubrukte midler som følge av at tiltak ikke har blitt satt i gang i 2009 vil bli trukket tilbake. Revisor skal attestere at midlene har blitt brukt i tråd med de nevnte kriteriene, eventuelt også oppgi hvilket beløp som skal tilbakebetales. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON For å kompensere for den negative økonomiske utviklingen har regjeringen bevilget ca 6,4 mrd kroner i ekstraordinære midler til kommunene i Av disse midlene tilgodeses Sør- Trøndelag fylkeskommune med ca 84 millioner kroner, fordelt på vedlikeholdsmidler, frie inntekter, økt lærlingetilskudd og skattekompensasjon. Det er i saken gitt informasjon om kriterier for bruk av midlene og fylkeskommunen prioriteringer. Informasjonen legges fram for kontrollutvalget til orientering. 25

26 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 21/2009 Norsk-svensk samarbeid - invitasjon til konferanse Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagte informasjon om planlagt norsk-svensk konferanse juni 2008 til orientering. Kontrollutvalget ønsker å delta på den aktuelle konferansen. 26

27 Saksutredning: Norsk-svensk samarbeid - invitasjon til konferanse Kontrollutvalget tar framlagte informasjon om planlagt norsk-svensk konferanse juni 2008 til orientering. Kontrollutvalget ønsker å delta på den aktuelle konferansen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget har gjennom flere år engasjert seg i norsk-svensk samarbeid med kontrollutvalg/valgte revisorer i de tre midt-norske og de tre midt-svenske fylkene. Samarbeidet er på politisk nivå i hovedsak knyttet til en årlig konferanse for deltakerfylkene. I tillegg møtes administrativt ansatte i de samme fylkene et par ganger årlig, for utveksling og planlegging. Det er innarbeidet rutine for at konferansested varierer fra år til år, med rullerende ansvar for gjennomføring mellom de samarbeidende kontrollutvalgene. Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg var forrige år vertskap for den årlige konferansen, som ble avholdt på Brekstad høsten Arrangementet hadde stor oppslutning og fikk gode tilbakemeldinger på faglig og sosialt opplegg. Anledningen ble benyttet til å vise tilreisende en del av fylket, og bli bedre kjent med Ørlands historiske betydning og dagens omgivelser. Kommende konferanse arrangeres av revisorene i Västernorrlands Landsting våren Konferansen finner sted i Sundsvall, med konferanselokaler og innkvartering på Hotel Knaust ( i sentrum av byen. Det vil bli lagt opp felles transport for de tre kontrollutvalgene på norsk side. Nærmere informasjon om dette vil bli gitt etter hvert. Programmet for konferansen er foreløpig ikke helt avklart, men vil trolig bli omtrent som følger: Foreløpig program for konferansen: Tirsdag 1. juni Tilreise til Sundsvall Middag Onsdag 2. juni Foredrag tema: Velkommen Demokrati och revision Lekmannarevision 27

28 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Finanskrisen Sosial aktivitet Middag Torsdag 3. juni Foredrag tema: Egen kontroll/intern kontroll Forvaltningsrevisjonsprosjekt Foredrag ikke avklart Avslutning Lunsj Hjemreise Som vist er det aktuelle temaer, med relevans for kontroll- og tilsynsrollen, som er satt opp på programmet. Detaljert program kan forventes å foreligge i begynnelsen av mai. Temaene og rammene vil likevel ikke bli utsatt for større endringer. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalget har gjennom de senere år engasjert seg i samarbeid med midtnorske-svenske kontrollutvalg. Samarbeidet skjer hovedsakelig gjennom en årlig felles konferanse. Kommende konferanse finner sted i Sundsvall juni Kontrollutvalget anbefales å delta på arrangementet. 28

29 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 22/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Ingen innstilling 29

30 Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 30