Åpningsbalanse Universitetet i Oslo

Transkript

1 Universitetet i Oslo Åpningsbalanse Universitetet i Oslo -SRS 17 Anleggsmidler Nina Hvistendahl 9/04/2010

2 Innhold 1 Åpningsbalanse Metode og tilnærming Prosess Modell for identifikasjon og verdsetting av driftsløsøre Vedlegg og dokumentasjon Endelig åpningsbalanse Bokføring av Avskrivning av Etablering av endelig åpningsbalanse Tøyenfondet og Observatoriefondet Eiendeler i Immaterielle eiendeler Forskning og utvikling (FoU) med kommersialiseringspotensiale Programvare og lisenser Tomter Tomter eid av staten som UiO disponerer Tomter UiO fester Tomter eid av staten som er bortfestet tomter Infrastruktur Driftsbygninger og boliger Avgrensing Identifikasjon Verdsetting driftsbygninger og boliger Anlegg under utførelse Preklinisk Odontologi (PO) bygningen Andre mindre anlegg under utførelse anlegg under utførelse Bygningsfaste installasjoner i leide lokaler Magasinet på Økern Østre Aker vei Domus Nova St. Olavs plass Veglaboratoriet Gaustadalleen Åpningsbalanse UiO Side 2

3 2.6.4 Andre investeringer i bygningsutstyr i leide lokaler bygningsfaste installasjoner i leide lokaler Transportmidler Forskningsfartøy forskningsfartøy Person-, vare- og lastebiler person-, vare- og lastebiler Maskiner og anlegg maskiner og anlegg Kontorutstyr Datautstyr Audiovisuelt (AV) utstyr Servere og nettverksutstyr Andre kontormaskiner kontorutstyr Innredning og inventar Alternativ metode for verdsetting av inventar og innredning inventar og innredning Vitenskapelig utstyr vitenskapelig utstyr Finansielle anleggsmidler Oversikt vedlegg: Åpningsbalanse UiO Side 3

4 1 Åpningsbalanse Innføringen av SRS 17 Anleggsmidler og etableringen av en åpningsbalanse ved Universitetet i Oslo (UiO) har vært utsatt i tre år i forhold til opprinnelig plan. Bakgrunnen for dette var at andre ekstraordinære aktiviteter allerede la beslag på sentrale ressurser i administrasjonen. Forsering av innføring ville medført høy risiko for hele virksomheten. I forbindelse med innføring av SRS 17 Anleggsmidler fra og med regnskapsåret 2010, skal UiO sette opp en åpningsbalanse som gir et dekkende bilde av virksomhetens eiendeler, forpliktelser og virksomhetskapital per I vedlegg til SRS 17 Anleggsmidler (heretter kalt standarden) er det spesifisert nærmere hvordan man skal gå frem for å sikre pålitelighet, fullstendighet og dokumentasjon. I det følgende gjøres det rede for hvordan UiO har valgt å kartlegge de ulike postene i. 1.1 Metode og tilnærming Prosess Arbeidet med å identifisere og verdsette eiendelene i for UiO per er gjennomført som to suksessive, til dels overlappende prosesser. Identifikasjon og verdsetting av tomter og bygninger ble gjennomført i første halvdel av 2008, i regi av Teknisk Avdeling ved UiO (TA) og Økonomi- og Planavdelingen (ØPA). Fremgangsmåten og prosessen er nøye beskrevet i notat og erklæring fra TA/ØPA 1. I november 2009 samlet TA sentrale medarbeidere som har god kjennskap til tilstandsgraden av bygningskomponentene 2. Man verifiserte tilstandsgraden i modellen mot virkelig tilstand på balansetidspunktet. I den utstrekning oppgraderinger var utført i perioden etter mai 2008 som har påvirket tilstandsgraden, er det justert for å gjenspeile dette. Samtidig ble det også gjennomført en verifisering av fullstendigheten av listen over eiendommene. Høsten 2008 ble arbeidet med identifikasjon av hele per igangsatt, gjennom opprettelsen av et eget prosjekt i regi av Regnskapsseksjonen i ØPA. I den anledning ble modellen for for tomter og bygninger fra prosessen i TA integrert inn i den samlede. Etter å ha gjennomført en avgrensning mot er som var inkludert i de beregnede bygningsene, var det mulig å planlegge den videre identifiseringen og verdsettingen av øvrige anleggsmidler ved UiO. Denne prosessen er styrt av prosjekt aktivering og avskrivning. Under utarbeidelsen av har man også benyttet seg av rettledning fra revisor fra PwC, som kvalitetssikring av både metode og prosess. PwC har også gjennomført avtalte kontrollhandlinger etter ferdigstillelse og har avgi tten erklæring knyttet til det gjennomførte arbeidet Modell for identifikasjon og verdsetting av driftsløsøre Som hovedregel for verdsetting av driftsløsøre i, anfører standarden en fremgangsmåte som tilsier enkeltvis identifikasjon og verdsetting av eiendelene, basert på innhenting av informasjon fra faktura. Ettersom det for mange utstyrsgrupper er snakk om et meget stort antall eiendeler som har vært eid i opptil ti år, er dette en svært omfattende og kostbar oppgave for en virksomhet av UiOs størrelse. Dette innebærer videre at selv om man gjennomførte enkeltvis identifikasjon av eiendelene, ville det være knyttet meget høy usikkerhet til verdsettingen av de enkelte eiendelene i. I tillegg ville det også oppstått usikkerhet knyttet til eierskap til enkelte eiendeler, da mye utstyr som ikke eies av UiO befinner seg på arealer UiO disponerer. Samlet sett betyr det at resultatet av en enkeltvis identifikasjon 1 Se vedlegg arkfane 1 2 Se vedlegg arkfane 2 Åpningsbalanse UiO Side 4

5 ville blitt meget usikkert, og prosjektet har derfor vurdert en alternativ måte å fremskaffe et estimat med tilstrekkelig pålitelighet og presisjon innenfor standarden for. Kvaliteten i er avhengig av flere faktorer, men avgjørende er kravet om eksistens, tilhørighet/eierskap til og verdsettelse av de eiendelene som inkluderes i. Regnskapsføringen ved UiO fra og med 2004 skiller klart mellom driftskostnader og investeringer på artskontonivå, og rapporterer investeringer på egen linje i resultatregnskapet. Eiendeler som har en forventet levetid mer en tre år og en anskaffelseskost som overstiger kr , er bokført som investeringer på spesifikke arter i regnskapet 3. Dette bokføringsprinsippet er blant annet ivaretatt ved at det er gjennomført månedlige kontroller i et lokalt kontrollprogram, som avdekker feilklassifiseringer. Avdekkede feilføringer er løpende fulgt opp og ompostert. Ved å foreta målrettede, avgrensede søk i regnskapet kan man dermed etablere tilfredstedstillende estimater basert på analytisk tilnærming som ivaretar kravene til eksistens, tilhøringhet og verdsetting. Det er satt opp en sammenligning mellom de to metodene for identifikasjon av og hvordan fullstendighet og gyldighet best kan sikres 4. Den største risikoen knyttet til å benytte regnskapsspørringer, er å inkludere utstyr i som UiO ikke lenger er i besittelse av. UiO vurderer ikke at denne risikoen blir uforsvarlig i forhold til UiOs totale i. Det understrekes at det også ved enkeltvis identifikasjon vil være feilkilder knyttet til verdsetting av eiendelene i. SRS 17 og veiledningsnotatet åpner for bruk av analytiske modeller for å estimere en i, dette gjelder for eksempel ved pool aktivering av kontorutstyr. Den samlede vurderingen tilsier at når en modell med verdsettelse av enkelteiendeler, krever en så omfattende og kostbar prosess, er det utfra en kost/nytte vurdering hensiktsmessig å benytte seg av analytiske metoder basert på eksisterende regnskapsinformasjon. Denne beslutningen tar som sagt også hensyn til de ulike kostnadene knyttet til de to metodene. Enkeltvis identifisering er en meget kostnads- og ressurskrevedene metode, og så lenge man kan lage gode estimater på en kostnadseffektiv måte, har UiO foretrukket dette. Det vises også til at Statens Senter for Økonomistyring (SSØ) i oppsummeringsnotatet for Periodiseringsprosjektet, påpeker behovet for en mer sjablongmessig tilnærming for verdsetting av større deler av utstyrsparken i enn dagens standard legger opp til. Anvendt metode for utarbeidelse av estimater, basert på regnskapsmessige uttrekk, benytter historisk kost som et estimat på i. I vedlegg er det også beskrevet nærmere hvordan man har avgrenset artskontiene for investeringer mot eiendelene i. I kapittel 2 av dette notatet er det beskrevet nærmere hvordan man har gått frem for å verdsette hver enkelt beholdning i. For å sikre at estimatene ikke oppleves som urealistiske eller bygger på bristende forutsetninger for hvordan kontering praktiseres på fakultetene, er per fakultet/senter sendt ut til alle enheter for eventuelle kommentarer, spørsmål eller innspill 5. Enhetene er bedt om å gi tilbakemelding dersom de oppfattet at forutsetningene for regnskapsspørringene førte til enten over- eller underrapportering av enhetens er. En kopi av henvendelsen finnes i vedlegg. 1.2 Vedlegg og dokumentasjon All grunnlagsdokumentasjon, beregninger og erklæringer som det vises til i notatet er organisert i egen fil, Vedlegg åpningsbalanse I teksten vises det fortløpende i fotnote til hvilken arkfane vedleggsinformasjonen kan gjenfinnes i. Til slutt i dokumentet finnes en oversikt over alle vedlegg. 3 Se vedlegg arkfane 4 4 Se vedlegg arkfane 3 5 Se vedlegg arkfane 5 Åpningsbalanse UiO Side 5

6 Da vedlegget ikke egner seg for utskrift, er det ikke vedlagt dokumentet, men kan oversendes elektronisk på forespørsel, ved å sende en henvendelse til 1.3 Endelig åpningsbalanse Bygningskropp Ventilasjon Varme / Sanitær El.kraft Tele / Automatikk Andre installasjoner Anlegg under utførelse Tomter og andre grunnarealer Maskiner og anlegg - 10 års levetid Vitenskapelig utstyr 4 år Vitenskapelig utstyr 6 år Vitenskapelig utstyr 8 år Vitenskapelig utstyr 10 år Skip - F/F Trygve Braarud Skip - F/F Bjørn Føyn Personbiler Vare- og lastebiler Kontorinnredning Annen innredning / inventar Påkostning leide lokaler Datautstyr AV utstyr Server- og nettverksutstyr Andre kontormaskiner SUM Bokføring av Åpningsbalansen er bokført i regnskapet per Beholdningene er ført på èn stedkode per rapporterende enhet (fakultet, sentre og administrative enheter). 1.5 Avskrivning av Første ordinære månedlige avskrivning av ene i vil skje 31. januar Avskrivningene vil resultatføres og forpliktelsen vil oppløses og inntektsføres på samme stedkode som ble aktivert på. 1.6 Etablering av endelig åpningsbalanse Verdien av enkelte eiendeler i den estimerte, er ikke mulig å fastsette endelig, før regnskapsåret 2009 er avsluttet. I tillegg avventes en oppdatering av andre grunnlagsdata knyttet til eiendomsmassen ved UiO. Der hvor en av eiendelen vil være gjenstand for ny endelig vurdering, fremkommer dette klart i beskrivelsen av verdsettelsen av eiendelen i kapittel 2 i dette notatet. 1.7 Tøyenfondet og Observatoriefondet I forbindelse med etableringen av en åpningsbalanse ved UiO, ble det nødvendig med en avklaring av den regnskapsmessige håndteringen av Tøyenfondet og Observatoriefondet.. Kunnskapsdepartementet har besluttet at fondene skal regnskapsføres etter samme prinsipp som UiO. Videre er det presisert at fondene er en del av UiO, som medfører at de må føres inn i UiOs regnskap. Følgelig er eiendommene i fondene vurdert og presentert i på samme måte som den øvrige eiendomsmassen UiO disponerer gjennom staten. Når det gjelder hvordan man skal håndtere verdsettingen av papirporteføljen i Tøyenfondet og Observatoriefondet under SRS 17, er dette fortsatt under utredning i dialog med Kunnskapsdepartementet. Følgelig er en av disse ikke mulig å inkludere i 6 Se vedlegg arkfane 6 og 7 Åpningsbalanse UiO Side 6

7 på nåværende tidspunkt. Målsettingen er at forholdene skal være avklart til første gang presenteres i regnskapet, i forbindelse med rapporteringen av 1.tertial Eiendeler i 2.1 Immaterielle eiendeler For immaterielle eiendeler som kan være relevant å aktivere for UiO, er det gjort vurderinger innenfor tre hovedområder Forskning og utvikling (FoU) med kommersialiseringspotensiale I henhold til standarden skal virksomhetene kun aktivere er knyttet til FoU i den utstrekning man kan forvente at den vil tilføre virksomheten positive kontantstrømmer i fremtiden. Kommersialisering av forskningsresultater ved UiO gjøres i henhold til UiOs reglement for håndtering av immaterielle rettigheter gjennom det heleide datterselskapet Birkeland Innovasjon AS. Følgelig vurderer man at potensielle fremtidige positive kontantstrømmer knyttet til FoU ikke skal aktiveres i UiOs åpningsbalanse Programvare og lisenser I henhold til standarden skal kjøpt programvare som ikke er knyttet til spesifikt utstyr, aktiveres i. Egenutviklet programvare skal som hovedregel ikke aktiveres, og er derfor ikke vurdert i denne sammenhengen. Dette ekskluderer blant annet programvare og administrative systemer som Universitetets Senter for Informasjonsteknologi (USIT) har utviklet for å løse oppgaver på UiO og i sektoren for øvrig. Som en praktisk tilnærming sier standarden at man ikke skal inkludere programvare som er kjøpt mer enn fem år før balansedagen. Dette ekskluderer enkelte administrative støttesystemer, herunder økonomisystemet Oracle Applications (OA) og bibliotekssystemet BIBSYS. Når det gjelder øvrig enkeltprogramvare som er installert direkte på datamaskinene, er disse av praktiske hensyn utelatt, for øvrig også i tråd men anbefalingen i standarden. Den gjenværende programvaren som må vurderes for aktivering er ikke kjøpt, men lisensiert gjennom en årlig rettighet til å benytte programvaren. For å beslutte aktivering eller ikke har man vurdert i hvilken utstrekning det i innføringsfasen er påløpt utviklingskostnader som kan forventes å tilføre virksomheten positive kontantstrømmer i fremtiden. For UiO er det vurdert aktivering av følgende administrative støttesystem: Basware Invoice Processing (BW/IP) Fakturahåndteringssystemet BW/IP ble innført i perioden 2006/2007, og utviklingsfasen ble avsluttet Det betales årlig lisens for rettigheten til å bruke programvaren. I henhold til NRS (F) Immaterielle eiendelers punkt om programvare, er det som oftest kun kostnader knyttet til applikasjonsutvikling som oppfyller kriteriene for balanseføring. Kostnader knyttet til forprosjekt, oppfølging og implementering skal kostnadsføres. På bakgrunn tilgjengelig regnskapsinformasjon, er det ikke mulig å estimere med en tilfredsstillende grad av sikkerhet hvilke kostnader som kan aktiveres og hvilke som skal kostnadsføres. Ettersom en av eiendelen ikke er identifiserbar, velger UiO i tråd med NRS (F) Immaterielle Eiendeler og ikke aktivere disse kostnadene i Basware Purchase Management (BW/PM) Innkjøpssystemet BW/PM er under implementering og skal være ferdig utrullet i organisasjonen i løpet av våren Det betales årlig lisens for rettigheten til å bruke programvaren. I dette prosjektet er det ikke drevet applikasjonsutvikling, men kostnadene refererer seg til implementering og opplæring. UiO vurderer at disse kostnadene er en driftskostnad, og mener den ikke skal balanseføres som en immateriell eiendel. Åpningsbalanse UiO Side 7

8 SAP Lønnssystemet Utvikling og implementering av nytt lønnssystem, SAP, ble startet opp i Slik som for BW/IP, er det i dette tilfellet ikke mulig å identifisere hvilke kostnader som er knyttet til applikasjonsutvikling og hvilke som er knyttet til drift og implementering. Følgelig mener UiO at det mest korrekte er å unnlate balanseføring av disse kostnadene. I tillegg er det blitt vurdert to innkjøpte systemer ved odontologisk fakultet: Salud Økonomisk pasienthåndteringssystem Systemet ble innkjøpt i 2005 og en større engangsbetaling ble i den sammenheng utført for disse rettighetene. Disse er nå avskrevet og fra og med 2010 vil UiO kun betale en årlig lisensavgift for rettigheten til å benytte systemet. UiO finner at det ikke er grunnlag for å aktivere noen del av disse kostnadene PACS System for elektronisk lagring av pasientundersøkelser/-analyser Systemet ble innkjøpt i 2006 og det ble betalt en større sum for utvikling og vedlikehold for perioden Fra og med 2009 betales kun en fast årlig lisens for rettigheten til systemet. UiO finner at det ikke er grunnlag for å aktivere noen del av disse kostnadene. 2.2 Tomter Tomter som virksomheten eier eller disponerer skal i henhold til standarden inkluderes i. Videre skal tomtene verdsettes til bruksen, basert på en, såfremt ikke andre spesifikke forhold knyttet til tomten forventes å kunne påvirke en av tomten Tomter eid av staten som UiO disponerer På bakgrunn av oversikten over bygningsmassen har teknisk avdeling (TA) ved UiO identifisert hvilke tomter UiO disponerer i kraft av at tomtene er eid av staten 7. Tomter disponert av UiO, eid gjennom Tøyenfondet, er verdsatt på samme måte som tomtene UiO disponerer direkte fra staten. Verdsettelsen av tomtene er skjønnsmessig satt til 3000 kr per kvm bebygd areal. Det er ikke tatt hensyn til eventuelt utbyggingspotensiale på tomtene Tomter UiO fester En betydelig del av UiOs bygningsmasse ligger på festede tomter. Bortfester er i hovedsak Opplysningsvesenets fond. Disse eiendommene er ikke oppført med i Tomter eid av staten som er bortfestet Gjennom Tøyenfondet og Observatoriefondet disponerer UiO enkelte tomter som er festet bort til tredjemann. For disse tomtene er det til dels blitt benyttet andre metoder for verdsettelse, avhengig av hvilket formål tomten har for fester Tomter bortfestet til boligformål I tråd med festers rettighet til innløsing av tomter i henhold til Tomtefesteloven, har UiO valgt å sette en av bortfestede tomter til boligformål i Tøyenfondet og Observatoriefondet til 30 ganger årlig festeavgift Tomter bortfestet til næringsformål Innløsingsretten til 30 ganger årlig festeavgift gjelder ikke tomter bortfestet til næringsformål. UiO har en tomt som er bortfestet til næring. Denne er verdsatt på samme måte som de øvrige tomtene UiO disponerer (3000 kr per bebygd kvm), ettersom festekontrakten utløper i 2017 og fester ikke har noen innløsingsrett. 7 Se vedlegg arkfane 9, kolonne K 8 Se vedlegg arkfane 8 Åpningsbalanse UiO Side 8

9 tomter Tomter og andre grunnarealer SUM Infrastruktur Med infrastruktur menes eiendeler som dekker andre eiendeler enn dem man normalt finner innenfor ordinære driftsbygninger, herunder eiendeler som inngår i transport- eller kommunikasjonsnettverk Verdien av infrastruktur i bakken er innregnet i ene for den enkelte bygning. På samme måte vil en av adgangskontrollsystemene også være inkludert i vurderingen av bygningene. UiO har fjernvarme til sine bygninger, men er ikke eier av anlegget. Verdien av parkanlegg (trær, beplantning m.v.) er ikke blitt verdsatt som infrastruktur, da man anser det for å være normalt innenfor ordinære driftsbygninger. Ut over dette anser UiO at det ikke finnes infrastruktur som skal aktiveres i henhold til SRS Driftsbygninger og boliger Standarden sier at hver virksomhet selv bør vurdere og begrunne hvilken metode som er valgt for vurdering av bygninger. Ettersom UiO selv besitter både teknisk kompetanse til å vurdere bygningsmassen, samt har inngående kjennskap til tilstanden til den enkelte bygning, har man valgt å gjennomføre vurderingen uten bruk av ekstern fagkompetanse. Denne prosessen er blitt gjennomført i regi av TA, som nedsatte en bredt sammensatt gruppe av arkitekter, ingeniører og driftsteknikere i mai I samarbeid med Økonomi- og Planavdelingen (ØPA) ble det gjennomført en vurdering av hver enkelt bygning. Denne prosessen er beskrevet nærmere i eget notat i vedlegg Avgrensing Alle eiendommer som tilhører staten der UiO er gitt disposisjonsrett til eiendommen, er inkludert i UiOs åpningsbalanse. Ettersom Tøyenfondet er et statlig fond som disponeres av UiO, er det som til vanlig betegnes som Tøyenfondets eiendommer behandlet på samme måte som de øvrige eiendommene. Når det gjelder lokaler ved universitetssykehusene som benyttes i universitetets forskning og undervisning, er det lagt til grunn at UiO har en bruksrett til disse, men at de aktuelle arealer inngår i balansen til det enkelte universitetssykehus Identifikasjon UiO har gjennom TA driftsansvaret for eiendomsmassen UiO disponerer, og har følgelig et eget eiendomsadministrasjonssystem hvor alle bygninger er registrert. Denne databasen har vært utgangspunktet for identifikasjon av eiendommene i tillegg til at grunnlagsdata for størrelsen (brutto kvadratmeter) i den enkelte bygning er blitt hentet ut. Denne oversikten er også avstemt mot oversikten over statens eiendommer i St.meld.nr.10 ( ) Verdsetting Som et alternativ til å taksere hver enkelt av UiOs eiendommer, har UiO valgt å gjøre dette på grunnlag av en forenklet datamodell. I datamodellen er hver enkelt bygning klassifisert i henhold til et hensiktsmessig utvalg av bygningstyper hentet fra NS Nybyggprisene per kvadratmeter innenfor hver bygningstype er fastsatt av TA på grunnlag av en gjennomgang av kostnadene for nylig avsluttede prosjekter innenfor hver bygningstype. Prisene er også forevist Statsbygg, som bekrefter at de utgjør et rimelig anslag på nypris 11. Bygningens type, størrelse og 9 Se vedlegg arkfane 1 og 2 10 Se vedelgg arkfane Se vedlegg arkfane 10 Åpningsbalanse UiO Side 9

10 nypris per kvadratmeter har vært utgangspunktet for å vurdere hver enkelt bygnings som ny. Bygningstype Bygningskode NS 3457 Nypris (kr pr kvm) Bolig Kontorbygning Universitetsbygning med integrerte funksjoner Laboratoriebygning Museum/bibliotek Idrettsbygning Diverse småbygninger For å finne frem til dagens av hver enkelt bygning har man dekomponert hver bygningstype i fem komponenter: bygningskropp, ventilasjon, varme / sanitær, elkraft, tele/automatisering og andre installasjoner (heiser). Fordelingen på komponenter på hver bygningstype er fastsatt skjønnsmessig på grunnlag av en gjennomgang av ulike byggeprosjekter. Deretter er hver komponent tilstandsgraden vurdert for hver komponent i hver bygning, innenfor fire grader av tilstand, med tilhørende reduksjonsfaktorer i forhold til som ny 12. Tilstands grad Symptomer Betydning Reduksjons Faktor 0 Ingen Teknisk standard ok 0 % Innemiljømessig standard ok Funksjonell standard ok. 1 Svake Teknisk standard med svakheter, men ingen 15 % utbedringspålegg. Innemiljømessig standard med visse svakheter. Funksjonell standard med noen svakheter. 2 Middels kraftige Behov for viktige tekniske utbedringer. Innemiljømessig standard med vesentlige svakheter. Funksjonell standard med betydelige svakheter. 50 % 3 Kraftige Betydelige tekniske utbedringspålegg. Innemiljømessig standard ikke tilfredsstillende. Betydelig manglende funksjonalitet. 80 % På bakgrunn av den samlede tilstandsvurderingen for hver bygning, får man frem et estimat på dagens, justert for bygningskomponentenes grad av slitasje, elde og uhensiktsmessighet. Ettersom hver enkelt komponents levetid følger av retningslinjene i standarden, er det foretatt kalkulasjon av gjenværende levetid beregnet som følger; Forskjellen mellom ny og dagens gir grunnlag for å beregne antatte, akkumulerte per Se vedlegg arkfane 11 Åpningsbalanse UiO Side 10

11 driftsbygninger og boliger I presenteres ene av komponentene samlet, på tvers av bygningene. For oversikt over per bygning, vises det til vedleggets arkfane nr. 9. Bygningskropp Ventilasjon Varme / Sanitær El.kraft Tele / Automatikk Andre installasjoner SUM Anlegg under utførelse Anlegg under utførelse er større ombyggingsprosjekter som ikke er ferdigstilt på tidspunktet for etablering av. Standarden sier at slike anlegg skal vurderes til anskaffelseskost på balansedagen Preklinisk Odontologi (PO) bygningen Per november 2009 er man kun kjent med ett anlegg under utførelse ved UiO av vesentlig ; totalrenoveringen av PO-bygningen i regi av Statsbygg. Verdien av bygningsskroppen er vurdert i tråd med den beskrevne metode i foregående avsnitt, med unntak av at man har omarbeidet mellom komponentene. Verdien er utelukkende ført opp som bygningskropp 13. Denne komponenten vil ikke bli avskrevet før bygget tas i bruk. I er ene av de utførte påkostningene per vurdert som anlegg under utførelse. Planlagt leveranse for PO-bygningen var 150 mill. kr per , og dette beløpet er forskuddsbetalt av UiO. Statsbygg har rapportert prosjektets fremdrift per til 127,5 mill. kr. Forventet ferdigstillelse er juni Verdien av anlegget under utførelse er satt til rapportert fremdrift per Differansen mellom betalt beløp og rapportert fremdrift er satt i balansen som forskuddsbetaling til leverandør Andre mindre anlegg under utførelse En rekke andre mindre prosjekter knyttet til oppgradering og oppussing av eiendomsmassen vil være i gang per I forbindelse med den planlagte revideringen av tilstandsgradene i desember 2009, vil man ta høyde for dette gjennom vurdering av behovet for endring av tilstandsgrad. I de tilfeller oppgraderingen er kommet så langt at man per kan anta at tilstandsgraden for en eller flere av bygningskomponentene har endret seg, vil man endre tilstandsgraden. Investeringer som påløper etter vil derimot legges til den beregnede en til de aktuelle bygningskomponentene, i tråd med reglene i standarden anlegg under utførelse Anlegg under utførelse SUM Se vedlegg arkfane Se vedlegg arkfane 14 Åpningsbalanse UiO Side 11

12 2.6 Bygningsfaste installasjoner i leide lokaler Med slike installasjoner menes påkostninger eller ombygginger man har utført for egen regning i et leid lokale, som oftest i forbindelse med innflytting eller bruksendring av lokalet. Med uttrykket bygningsfaste installasjoner menes inventar som faller inn under kategorien bygningsutstyr i Statsbyggs standardkost modell, som beskrevet i vedlegg Avgrensning byggutstyr og brukerutstyr 15. Standarden sier ingenting konkret om hvordan man skal verdsette slike investeringer i, og UiO har derfor valgt å gjøre en vurdering basert på registrert informasjon i regnskapet per Gjennom spørringer i regnskapet er det mulig å identifisere investeringer i bygningsutstyr i leide bygninger. Fremgangsmåten og resultatene av regnskapsspørringene er beskrevet nærmere i vedlegg 16. Undersøkelsene viste at UiO har gjennomført investeringer i tre leide bygninger i fire faser, som man vurderer til å gi grunnlag for aktivering i Magasinet på Økern Østre Aker vei 33 UiO har leid et magasin på Økern av en privat aktør, med det formål å oppbevare kulturskatter og andre fulle gjenstander tilhørende Kulturhistorisk Museum. I den forbindelse har det vært påkrevd med installering av et spesialtilpasset brannslukningsanlegg. Bygningen ble tatt i bruk Leieforholdet løper til Ettersom brannslukningsanleggets levetid forventes å være minst like lang som leieforholdets varighet, blir den avgrensende faktoren gjenværende leietid. Investert beløp, fratrukket akkumulerte aktiveres i, og avskrives frem til Domus Nova St. Olavs plass 5 UiO har gjennomført omfattende ombygning av et læringssenter i Domus Nova, St. Olavs plass 5, som leies av Statsbygg. Ombyggingen er regnet som ferdigstilt per Leieforholdet løper til Investeringene har skjedd innenfor alle relevante bygningskomponenter, og en samlet vurdering av investeringen, tilsier at den begrensende faktoren i dette tilfellet vil være leietiden, og ikke bygningskomponentenes levetid. Investert beløp, fratrukket akkumulerte per aktiveres i, og avskrives frem til Veglaboratoriet Gaustadalleen 25 Lokalene UiO leier i Gaustadalleen 25, brukes som midlertidig avlastingslokale for andre lokaler i forbindelse med ombygninger eller oppussinger som ikke kan gjennomføres uten at enhetene som sitter i lokalene flytter ut. Det har vært gjennomført to ombygninger i to faser som aktiveres i ; en ombygning som ble ferdigstilt i 2004 og en ombygging som ble ferdigstilt i Bygningen leies av Statsbygg og nåværende leieforhold løper til 2013, med rett til forlengelse. Det finnes ikke grunnlag for å hevde at UiO med sikkerhet vil benytte seg av denne rettigheten, og det mest nøkterne anses å være å avskrive investeringene over gjenværende leietid. Investerte beløp, fratrukket akkumulerte per aktiveres i, og avskrives frem til Andre investeringer i bygningsutstyr i leide lokaler. Grunnlagsmaterialet fra regnskapsspørringene, viser at det også er foretatt investeringer i andre leide lokaler enn de tre omtalte tilfellene. I disse tilfellene har man valgt å unnlate aktivering da investeringene er av en mer sporadisk karakter og i høy grad bærer preg av å være normalt vedlikehold. 15 Se vedlegg arkfane Se vedlegg arkfane 15 Åpningsbalanse UiO Side 12

13 2.6.5 bygningsfaste installasjoner i leide lokaler 2.7 Transportmidler UiO har avgrenset transportmidler til kjøretøy med registreringsnummer. Beholdninger av andre rullende innretninger (herunder for eksempel hagetraktorer, gressklippere, snøfresere, tilhengere o.l.) er tatt med under en for maskiner, verktøy, anleggsmaskiner og annet utstyr. I henhold til standarden skal virksomheten selv vurdere hvilken metode for verdsettelse som er best egnet når det gjelder transportmidler. Verdivurderingen er nærmere beskrevet under hvert underpunkt Forskningsfartøy UiO har to forskningsfartøy tilknyttet Biologisk Feltstasjon i Drøbak, F/F Trygve Braarud og F/F Bjørn Føyn. Senior ingeniør og skipsfører for disse fartøyene har i eget notat redegjort for en, levetiden og reduksjonsfaktor for slitasje 17. På bakgrunn denne informasjonenen har ØPA kunnet beregne gjenværende levetid og på balansetidspunktet forskningsfartøy Påkostning leide lokaler SUM Skip - F/F Trygve Braarud Skip - F/F Bjørn Føyn SUM Person-, vare- og lastebiler TA har liste over alle biler registrert ved UiO, både ved TA og ved andre enheter. For å sikre fullstendighet, ble det også innhentet oversikt fra Biltilsynet over biler registrert på UiOs organisasjonsnummer. Listene ble avstemt og avvik ble avklart og justert for. Gjennom direkte kontakt med TA og enhetene ble det innhentet kompletterende informasjon om modell og type 18. Alle enheter har bekreftet at de ikke er kjent med å ha andre biler enn de som er identifisert i oversikten. Med utgangspunkt i TAs utskiftingstakt av bilparken, ble det bestemt at UiOs bruk tilsier en avskrivningstid på åtte år for vare- og personbiler og ti år for lastebiler. For har man derfor inkludert alle biler som er av årsmodell 2002 eller nyere, totalt 29 biler. Alle kjøretøy eldre enn dette er vurdert til å være avskrevet, og er uten i. Verdsettingen av bilene ble gjort ved å innhente opplysninger om anskaffelseskost fra fakturaen eller regnskapet, der det var mulig. I de andre tilfellene benyttet man seg av Skatteetatens listepriser som ny for biler. Basert på åtte års levetid ble akkumulerte og i kalkulert. 17 Se vedlegg arkfane Se vedlegg arkfane 18 Åpningsbalanse UiO Side 13

14 2.7.4 person-, vare- og lastebiler Personbiler Vare- og lastebiler SUM Maskiner og anlegg Maskiner og anlegg inneholder maskiner, verktøy, anleggsmaskiner og annet utstyr og er definert til å innholde investeringer: levetid mer enn tre år og anskaffelseskost mer en Disse vurderes samlet da alle vurderes til å ha en levetid på 10 år. På bakgrunn av en overgang til ny versjon av OA og ny kontoplan i 2003, er det vanskelig å gjennomføre de samme spørringene i perioden før Løsningen på dette har vært å bruke gjennomsnittlig anskaffelser for perioden , for å beregne gjennomsnittlig anskaffelse i perioden Dette medfører sannsynligvis en viss overvurdering av ene i perioden , siden prisene gjennomsnittlig lå noe høyere i perioden Avviket regnes likevel som uvesentlig i sammenhengen, da disse ene i høy grad er avskrevet og det kun gjenstår få år med avskrivning. Videre har man forutsatt jevn utskriftingstakt i hele perioden, og velger derfor å redusere en i med 50 % av historisk anskaffelseskost maskiner og anlegg 2.9 Kontorutstyr Kontorutstyr er delt inn i fire underkategorier som er presentert enkeltvis i. Bakgrunnen for dette er til dels at de har ulik levetid i henhold til oppsettet i standarden, i tillegg til at man finner det mer informativt å rapportere beholdningene enkeltvis. For å identifisere kontorutstyret som skal aktiveres i, har man utført regnskapsspørringer i perioden på de gjeldende kontoarter som inneholder slikt utstyr. I tillegg til de kontoartene som oppfyller kravet til investeringer, er det tatt med innkjøpene av datamaskiner som er kostnadsført pågrunnet manglende oppfyllelse av kroners beløpsgrensen for investeringer. Ettersom artskontiene ikke følger den ønskede inndelingen i underkategorier, har man gått gjennom alle innkjøpene på de gjeldende kontoartene i 2008 (ca 8000 innkjøp, til en samlet av ca 95 mill.kr), og klassifisert dem etter hvilken underkategori de tilhører. Kilder til informasjon for kategoriseringen har vært tekstbeskrivelsesfeltet, leverandørinformasjon samt originalfaktura. Fordelingen av innkjøpene i underkategoriene viste seg å variere mellom enkelte fakultet/enheter. De enhetene som hadde sterkest utslag av særegenhet fikk derfor egne inndelinger. Øvrige enheter som antas å ha lik totalfordeling, er slått sammen og har felles fordeling. Dette er spesielt påkrevd for mindre enheter, hvor lavt innkjøp i 2008 førte til skjevheter i deres respektive fordelinger. Ved å vurdere disse enhetene samlet, veies det opp for denne feilkilden. Innkjøpene av kontorutstyr i 2008 ble klassifisert som følger: Maskiner og anlegg - 10 års levetid SUM Se vedlegg arkfane 19 Åpningsbalanse UiO Side 14

15 % Teologisk fakultet Medisinsk Matematisk- Odontologisk Kulturhistorisk Sentraladminis Teknisk USIT Juridisk fakultet Humanistisk fakultet Samfunnsvitenskapelig fakultet Utdanningsvitenskapelig fakultet Sentre Universitetsbiblioteket fakultet Naturvitenska pelig fakultet fakultet museum Naturhistorisk museum trasjonen Andre avdeling Kontormaskiner 10,39 % 7,52 % 2,52 % 2,45 % 13,43 % 10,24 % 15,90 % 3,56 % Datautstyr 69,19 % 69,98 % 52,63 % 81,70 % 64,39 % 71,49 % 46,08 % 7,47 % AV utstyr 10,57 % 7,84 % 2,39 % 3,52 % 14,90 % 6,68 % 32,47 % 1,33 % Server og nettverksutstyr 2,50 % 3,60 % 28,50 % 6,37 % 0,90 % 6,69 % 3,38 % 84,13 % Andre* 7,35 % 11,05 % 13,97 % 5,96 % 6,39 % 4,90 % 2,16 % 3,51 % Totalt 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % 100,00 % * Ettersom man også inkluderte alle konteringer på resultatkontoart 6520 Datautstyr- driftskjøp, måtte alle konteringer som åpenbart ikke skulle inn i fjernes, for eksempel innkjøp av datamus, tastaturer, minnepinner mv. Slike innkjøp er blitt klassifisert under kategorien andre, og er ikke med i. Inndelingen i 2008 er deretter blitt benyttet for å fordele estimere anskaffelseskosten per type kontorutstyr i for perioden Datautstyr Datautstyr inkluderer i hovedsak stasjonære og bærbare datamaskiner som benyttes av ansatte og studenter UiO. Levetiden for datautstyr er satt til tre år. Det forutsettes jevn utskiftningstakt i levetiden og i er satt til 50 % av estimert anskaffelseskost Audiovisuelt (AV) utstyr AV utstyr inkluderer utstyr som projektorer, høytalere og andre tekniske innretninger for kommunikasjon av lyd og/eller bilder. Levetiden for AV utstyr er satt til fem år. Det forutsettes jevn utskiftningstakt i levetiden og i er satt til 50 % av estimert anskaffelseskost Servere og nettverksutstyr Servere og nettverksutstyr kjøpes hovedsakelig inn gjennom USIT, Universitetets senter for informasjonsteknologi. Levetiden for servere og nettverksutstyr er satt til fire år. Det forutsettes jevn utskiftningstakt i levetiden og i er satt til 50 % av estimert anskaffelseskost Andre kontormaskiner Andre kontormaskiner refererer seg til printere, kopimaskiner, skannere og lignende. Levetiden for andre kontormaskiner er satt til fem år. Det forutsettes jevn utskiftningstakt i levetiden og i er satt til 50 % av estimert anskaffelseskost kontorutstyr Datautstyr AV utstyr Server- og nettverksutstyr Andre kontormaskiner SUM Innredning og inventar Alle bygninger UiO disponerer er oppført og tegnet inn i eiendomsadministrasjonssystemet Phytagoras. Hver etasje i hver bygning er opptegnet og målt 21. Denne basen oppdateres fortløpende, og en gang i året settes den opp som utgangspunkt for beregning av internhusleie til 20 Se vedlegg arkfane Se vedlegg arkfane 21 Åpningsbalanse UiO Side 15

16 TA. Videre er alle romtypene definert, slik at det er mulig å si noe om innholdet i hvert enkelt romtype 22. Når det gjelder rom UiO disponerer på sykehusarealer, er disse ikke inkludert i eiendomsadministrasjonssystemet. Ettersom det i hovedsak ikke er UiO som har ansvaret for vedlikehold og utskifting av slikt inventar, utelates ikke vesentlige er i. For å unnlate å ta med er som er inkludert i bygningsen, er det foretatt en avgrensning i tråd med Statsbyggs skille mellom bygningsutstyr og brukerutstyr 23. Dette medfører at kun brukerutstyr i henhold til Statsbyggs definisjonen er inkludert i en i for innredning og inventar. Det finnes et stort antall romtyper og først er alle romtyper som kun innehar bygningsutstyr, som for eksempel toaletter, tatt ut. De resterende romtypene er blitt klassifisert i fire hovedkategorier som kan antas å ha sammenfallende type innredning og inventartetthet, se vedlegg. For hver hovedkategori er det estimert innholdet av et rom av typisk størrelse for kategorien, basert på kostnadsinformasjon fra nylig gjennomførte ominnredninger ved UiO, se vedlegg. På den måten er det estimert en gjennomsnittlig kvadratmeterpris per hovedkategori, som er brukt til å estimere en på alle rom. Romtype nventar per kvm Kontor Rom med oppbevaring som primærformål Rom med oppbavering som sekundærformål 811 Rom med samling av mennesker som primærformål Alternativ metode for verdsetting av inventar og innredning Prisene per kvadratmeter gir en på inventaret ved UiO på ca 253 mill.kr, og en rest i på ca 127 mill.kr. når man justerer for slitasje. For å foreta en kontroll med at metoden har gitt et rimelig estimat, er estimatbaserte regnskapsspørringer også gjennomført. Investeringer i inventar og innredning er også atskilt fra driftskjøp på egne kontoarter i den løpende bokføringen. Spørringer i regnskapet for perioden og viser at gjennomsnittlig innkjøp per år utgjør 26 mill. kr 24. Ved å bruke samme metode som ved verdsettingen av maskiner og anlegg (punkt 2.8), tilsier dette en på 260 mill. kr (26*10år), og rest i på 130 mill.kr. Resultatene av denne kontrollberegningen viser ikke vesentlige avvik fra anvendt estimat, og risikoen for vesentlige feil i verdsettingen ansees som lav. Ettersom anvendt metode som baserer seg på data fra Phytagoras inneholder mer detaljert informasjon, velges denne som grunnlag for verdsetting av inventar og innredning i inventar og innredning Kontorinnredning Annen innredning / inventar SUM Vitenskapelig utstyr Begrepet vitenskapelig utstyr dekker en uensartet gruppe teknisk utstyr av ulik levetid, som benyttes i forbindelse med forskning og undervisning. I UiOs regnskap er det skilt mellom 22 Se vedlegg arkfane 22 og Se vedlegg arkfane Se vedlegg arkfane 24 Åpningsbalanse UiO Side 16

17 vitenskapelig utstyr som oppfyller kriteriet for investering og ikke. Kriteriet for investering er levetid mer enn tre år og anskaffelseskost mer en kr Følgelig er UiOs investeringer mulig å identifisere ved hjelp av regnskapsspørringer på konkrete kontoarter 25. På bakgrunn av overgang til ny versjon av OA og ny kontoplan i 2003, er det vanskelig å gjennomføre de samme spørringene i perioden før Løsningen på dette har vært å bruke gjennomsnittlig investering for perioden , for å beregne gjennomsnittlig anskaffelse i perioden Dette medfører sannsynligvis en viss overvurdering av ene i perioden , siden prisene gjennomsnittlig lå noe høyere i perioden Avviket regnes likevel som uvesentlig i sammenhengen, da disse ene i høy grad er avskrevet og det kun gjenstår få år med avskrivning. Ettersom levetiden er ukjent, er det rettet en henvendelse til de fakulteter og sentre som har gjort vesentlige innkjøp av vitenskapelig utstyr og det er mottatt tilbakemelding om hvordan levetiden på det vitenskapelige utstyret de kjøper inn, fordeler seg prosentvis i perioden. På bakgrunn av disse vurderingene, samt gjennomsnittlig anskaffelseskost i perioden , er det estimert anskaffelseskost og rest i for det vitenskapelige utstyret. I dialog med medisinsk fakultet kom det frem at store utstyrsinvesteringer (ca 48 millioner) i 2008/2009 i forbindelse med oppføringen av A-hus ikke var kommet med i grunnlaget, da disse inngikk som en del av oppføringskostnaden som ble kanalisert gjennom UiO. Fakultetet har også bekreftet at det er UiO som har vedlikeholds- og utskiftingsansvaret for dette utstyret, slik at det er korrekt å inkludere denne delen av oppføringskostnaden som vitenskapelig utstyr i UiOs åpningsbalanse. Videre fremkom det også i dialog med fakultetet at en større investering på Ullevål Universitetssykehus ikke var kommet med i utrekket. Ved hjelp av en spesialtilpassede regnskapsspørringer, er det mulig å identifisere disse investeringene, og de er følgelig lagt til grunnlaget for de øvrige investeringene på medisinsk fakultet, totalt 54 millioner. I tillegg er det også fremkommet at investeringen i vitenskapelig utstyr i forbindelse med oppføringen av Rikshospitalet, ble gjort direkte av Statsbygg. Ettersom innflytting i Rikshospitalet skjedde i februar 2000, er en eventuell rest på dette utstyret vurdert til å være uvesentlig for. Utskiftinger av dette utstyret som er gjennomført i perioden vil være kontert som investering i vitenskapelig utstyr i UiOs regnskap, og er som sådan inkludert i grunnlaget for estimatet vitenskapelig utstyr Vitenskapelig utstyr 4 år Vitenskapelig utstyr 6 år Vitenskapelig utstyr 8 år Vitenskapelig utstyr 10 år SUM Finansielle anleggsmidler Med finansielle anleggsmidler menes investeringer i datterselskap, tilknyttede selskap og andre aksjer og andeler hvor virksomheten deltar med en strategisk, langsiktig eierandel. UiO regnskapsfører og rapporterer allerede slike investeringer som finansielle anleggsmidler, etter reglene i SRS 17. Disse investeringene er bokført til anskaffelseskost, og har motpost i virksomhetskapitalen. Derfor er det ikke nødvendig å inkludere disse i. 25 Se vedlegg arkfane 25 Åpningsbalanse UiO Side 17

18 Oversikt vedlegg: 1. Prosess TA-ØPA 2. Notat fra TA 3. Vurdering metodevalg løsøre 4. Avgrensning ÅB mot kontoplan 5. Henvendelse sendt enhetene 6. Åpningsbalanse Detaljer ÅB 8. Bortfestede tomter 9. Driftsbygninger boliger tomter 10. Uttalelse Statsbygg 11. Bekreftelse TA-bygninger 12. Eiendommer eid av staten 13. Anlegg under utførelse 14. AUU fremdrift 15. Bygningsfaste inv. leide lokaler 16. Avgrens. Bygg vs brukerutstyr 17. Forskningsfartøy 18. Transportmidler 19. Maskiner verktøy anlegg 20. Kontorutstyr 21. Oppsett Phytagoras 22. Romkategorier 23. Pris per romkategori 24. Regnskapsspørring innredning 25. Vitenskapelig utstyr Åpningsbalanse UiO Side 18