Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

Transkript

1 Møtereferat Dato Tid Sted Møterom Bjørvika Tilstede Representantar frå Nettbuss, Nobina, Norgesbuss, Unibuss, SWECO og Ruter Versjon 1.0. Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje Ruter vil gjøre oppmerksom på at det mangler noen svar på enkelte spørsmål. For å kunne svare på spørsmålene er Ruter avhengige av å få svar fra eksterne aktører. Ny, revidert, utgave av referatet vil bli lagt ut så snart disse svarene foreligger. Kontraktssjef i Ruter, Hellik Hoff, åpner konferansen. Deltakerne på konferansen presenterer seg. Konkurransegrunnlagene ligger ute på anbudsweben og forutsettes kjent/lest dvs. at gjennomgang vil være med spesiell vekt på nye/endrede elementer ift siste bussanbud (Nittedal). Konkurransegrunnlagene vil bli presentert samlet. Avvik mellom de to konkurransegrunnlagene vil bli presisert, både under presentasjonen og i referatet. Hellik Hoff går gjennom programmet for dagen Gjennomgang av konkurransegrunnlagene (KGL) Prosedyrebeskrivelsen Kristian Trygstad fra Ruter presenterer endringene i Prosedyrebeskrivelsen. Det har kommet en prisvurdering fra MAN på de bussene som er til frivillig kjøp. Likevel er det prisen fra oppkjøper som gjelder? Ja, det er prisen fra den potensielle oppkjøperen som gjelder. Prisvurderingen er innhentet som en vurdering av markedsprisen på bussene. Hvor bindende er tilbudsoversikten? Dokumentet har ikke en egen rettslig verdi. Ved å inngi tilbud uten forbehold og/eller avvik aksepterer tilbyderne krav og vilkår i konkurransegrunnlaget. Siden tilbudsoversikten synliggjør at kravene er akseptert, vil den likevel kunne bli brukt i kontraktsoppfølgingen. Hva er normalnivået for poeng i vurderingen av de ulike tildelingskriteriene? Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

2 Det er for tidlig å si noe om normalnivå nå, og poengskalaene er ikke bestemt. Ruter ønsker blant annet å se tilbudene først for å kjenne konkurransesituasjonen før poengskalaene fastsettes. Er det sammenheng mellom hva Oppdragsgiver ønsker utdypet (X i tilbudsoversikten) og tildelingskriteriene? Ja, det skal være samsvar mellom hva som ønskes utdypet og hva som tillegges vekt. Dog er det også enkelte steder Oppdragsgiver ønsker en utfyllende beskrivelse som en «kontroll» av at tilbyder har forstått oppdragsgivers krav. Det skal gå frem av sammenhengen når en utdypende beskrivelse knytter seg til et tildelingskriterium, og når en utdypende beskrivelse knytter seg til et ønske om sikkerhet for oppfyllelse av et krav. Vil Ruter fylle ut busskjemaene? Listene over bussene som tilbys kjøpt og listene med busser som det er pliktig for vinnende tilbyder å kjøpe «er» busskjemaet. Informasjonen kan derfor enkelt kopieres inn i busskjemaet. Siden tilbyderne har anledning til å kunne gjøre endringer (oppgraderinger) på materiellet i sitt tilbud er ikke noen av bussene lagt inn i selve busskjemaet. Den operative trafikkledelsen vil være en del av virksomhetsoverdragelsen. Det er vanskelig for tilbyder å redegjøre for den kompetansen. Det kan best svares på under presentasjonen av vedlegg 1. Kontrakt Kristian Trygstad går gjennom endringene i kontrakten. Det har vært noen runder om pkt 2.5 i Kontrakten i forbindelse med arbeidet med endringsordre til eksisterende busskontrakter. Det er en stor forskjell på om man kan «pålegge» og «anmode». Spesielt mtp. Driften av bussene. Ruter er klar over denne forskjellen og tar gjerne imot innspill på kontraktsbestemmelsen slik den er nå. Vedr pkt 2.5 i Kontrakten. Tilbyder blir bekymret for hvordan tilbyder skal kunne overholde sine forpliktelser overfor egne ansatte dersom Oppdragsgiver får anledning til å pålegge endringer. Det er mange bekymringer knyttet til at Oppdragsgiver «tar» kontrollen og ansvar fra Tilbyder hva gjelder trafikksikkerhet og arbeidsgiveransvar. Vi takker for innspill og vil komme tilbake til dette i referatet/ny versjon (1.1)., Etterskrift: Se forslag til justert versjon av punkt 2.5 i Kontrakten versjon 1.1. Spørsmål til pkt Det er vanskelig for tilbyder å forutse eventuelle endringer i oppdraget som også er utenfor Oppdragsgivers kontroll. Kontraktens godgjørelseselementer (se Vedlegg 5) tar høyde for endringer i ruteproduksjonen. Utover det er endringer av ruteproduksjonen en del av tilbydernes risiko. Ruter har behov for å kunne justere ruteproduksjonen underveis i kontraktsperioden. Bestemmelsen i Kontrakten punkt er lik tilsvarende bestemmelser i Ruters andre (nyere) kontrakter. Den eneste endringen er at bestemmelsen er flyttet fra Kontraktens endringsbestemmelser for å synliggjøre at dette er noe annet enn en endring Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

3 av kontrakten. Ruter er kjent med at og forholder seg til retten til å justere ruteproduksjonsvolumet også innebærer et ansvar overfor operatøren. Det viktige er at oppdragsgiver gjør justeringer i tilbudet etter behov, og helst som det blir spurt om i konkurransen. Se svar foran. Det er jo å vente at det skjer endringer, men tidligere var det begrensninger på hvor mye som kunne endres per år. Som tilbyder er man bekymret for risikoen dersom oppdragsgiver må kutte i budsjettene, og at eventuelle kutt da kan måtte tas utelukkende på de kontraktene uten en begrensning på oppdragsgivers mulighet til å endre produksjonen. Se svar foran. Vi er oppttatt av en balanse ved eventuelle kutt. Eks. å kutte returer på rushtidsinnsats. Det vil jo redusere kostnadene for Ruter mens tilbyders kostnader vil være like. Se svar foran. Etterskrift: Innspill til indeksering. Operatørene ønsker hyppigere indeksering. Samtidig indekseringer på fossilt drivstoff, mens oppdragsgiver ønsker mer fossilfri drift. Dette bør harmoniseres. Ruter kommer tilbake til dette. Ruter ønsker ikke regulering mer enn 2 ganger pr år i denne omgang. Ruter vurderer endring i antall reguleringer pr år samt hvilke indekser og sammenhenger av disse som skal brukes i hvert anbud før konkurransegrunnlaget blir lagt ut. Ruter vil se på indekseringer fremover med hensyn på type, sammensetning samt antall reguleringer i året for kommende anbud. Dette innebærer en mulig vekting av drivstoffindeksen der det er en sammensetning av flere typer drivstoff. Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Jan Erik Pedersen presenterer endringer i oppdragsbeskrivelsen. Hvordan skal operatøren beskrive kompetansen til den operative ledelsen da denne er en del av virksomhetsoverdragelsen? Kompetansen som skal beskrives er hver operatørs interne rutiner, opplæring av, og hvilken kompetansen som kreves av den enkelte trafikkleder som skal ha en operativ rolle. Den operative lederfunksjonen som beskrives i konkurransegrunnlaget er ikke en funksjon som dagens operatør har og er således ikke nødvendigvis en del av virksomhetsoverdragelsen. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

4 Etterskrift: Det har vært snakk om et felles loggsystem for alle operatører som kjører for oppdragsgiver. Er et slikt system anskaffet? Det er primært for å utveksle informasjon om uønskede hendelser mellom Politiet, Statens vegvesen, BYM, Ruter og Operatørene Hva regner oppdragsgiver som normalnivå? Det er for tidlig å si noe om normalnivå nå, og poengskalaene er ikke bestemt. Ruter ønsker blant annet å se tilbudene først for å kjenne konkurransesituasjonen før poengskalaene fastsettes. Se punkt 6.5 i revidert versjon av oppdragsbeskrivelsen Pause til Vedlegg 2 Krav til bussmateriellet Øystein Fjæra presenterer kravene til bussmateriellet. Tilfredsstiller bussene som er pliktig kjøp kravene i materiellbeskrivelsen? Ja, det gjør de. Punkt 9.2 om temperatur, gjelder det ved uttak eller fra første tur? Dette vil korrigeres i versjon 1.1. Hva vil normalnivået være i vektingen av materiell? Det er vanskelig å svare på før Ruter ser hva som kommer inn av tilbud. Duggfrie ruter alle dager, hva menes med det? Omhandler dette punkterte ruter? Dette er revidert i ny versjon av vedlegg 2 Krav til bussmateriell. Bilag 2 til vedlegg 2 Design Christian Nordström presenterer endringene i designkravene. Vedlegg 11 IT Einar Foss presenterer endringene i vedlegg 11 IT-systemer. Gjelder kravene for SIS på APC-utstyret også? Ja. Operatøren har anledning til å sjekke om tellesensorene på bussen fungerer ved a) å få førerne til å rapportere feilmeldinger fra TouchIT eller b) at trafikkleder ser på CAD/AVL. Trengs det en lisens for hver bruker av CAD/AVL systemet? Det trengs en lisens for hver samtidige bruker av systemet. Dvs. dersom to trafikkledersentraler deler en lisens vil den sentralen som er pålogget bli logget av dersom den andre logger på. Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Morten Stubberød presenterer rutebeskrivelsen. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

5 Det er en feil i teksten til pkt. 6 i Rutebeskrivelsen, andre avsnitt for både Indre by og Linje 25. Vognløpene skal nummeres med fire siffer hvorav de to første skal være linjenummeret på den linjen de fleste turene i det aktuelle vognløpet kjøres på. De to siste er løpenummer. Det vil bli lagt ut en korrigert versjon 1.1. Hva er normalnivået? Som de foregående. Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse Kristin Mathisen presenterer anleggsbeskrivelsen. Etterskrift: Det står en oppgavefordeling i oppdragsbeskrivelsen som er motstridende med anleggsbeskrivelsen. Det rettes opp i Oppdragsbeskrivelsen. Parkeringsplassen på andre siden av Strømsveien ved Alnabruanlegget er ikke med i det som tilbys til vinner av anbudet? Nei, dagens operatør (Unibuss) leier arealet av en annen enn Bussanlegg. Hva opparbeides på tilleggsarealet? Belysning, kameraovervåking, strøm og gjerde.. Vil det legges til rette for fasiliteter for ansatte på tilleggsarealet? Nei. Men det er en åpning for å gjøre justeringer etter hvordan tilbudssammensetningen av busser blir. Dersom man får alle bussene inn på Alnabru, må man da leie tilleggsarealet også? Ja, det er pliktig å leie og å bruke tilleggsarealet. Hva med tilpasninger til leddbuss av tilleggsarealet? Kan operatør evt. gjøre tilpasninger for egen regning? Ja. Tilpasningene må beskrives i tilbudet. Oppdragsgiver tar imidlertid forbehold om at (omfattende) tilpasninger som er i strid med inngåtte leieavtaler ikke kan realiseres. Vil vinnende operatør få mulighet til å påvirke hvordan tilleggsarealet blir utformet? Prosessen er allerede satt i gang, men arbeidene vil ikke starte før etter kontraktsinngåelse. Så det finnes en mulighet, men ekstra kostnader må dekkes av tilbyder. Kan man si noe om vaskehall og slikt? Vi tar det under befaringen. Vedlegg 5 Tilbudsskjema Gro Bækkevold presenterer tilbudsskjemaet. Er tilbudsskjemaet endret siden sist? Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

6 Ja, «flik 2» (som inneholdt busspriser) er tatt bort. Alt gjøres nå i ett skjema. Vedlegg 6 Incitament Nina Nitteberg presenterer incitamentsbeskrivelsen. Førers serviceinnstilling. Passasjerene går inn og ut på alle dører. Hvordan måles det? Det blir gjennomført kundeintervjuer om bord i både region og bybusser. Resultatene ligger i marked og informasjonssystemet (MIS) Hva er driveren for å svare? Førers serviceinnstilling, eller andre forhold ved bussen og/eller kjørestil? Førers serviceinnstilling kan kanskje tas ut, og heller øke vekten på alt i alt f.eks. Flere av våre kundeundersøkelser viser at førers serviceinnstilling er viktig for kundene. Kundene legger vekt på, informasjon under reisen, informasjon om det oppstår avvik, råd og hjelp om billettering, får jeg et smil eller nikk, Ruter ønsker å ha fokus på serviceleveransen og mener fører er en viktig del av det uavhengig av hvilken dør kunden går inn på. Det er veldig høye 0-punkt. Brukt materiell kan påvirke flere av nullpunktene. Vi vet at nullnivåene er høye. Mulig burde Ruter satt det som mer mål enn nullpunkt. I denne konkurransen vil det ikke bli gitt malus og Ruter mener at listen av den grunn også bør være høy. En endring her er sesongjusteringen. Det er ikke til å unngå i bytrafikk. Kan den sesongjusteres? Erfaringsmessig varierer kvaliteten på renhold i sommer og vinterhalvåret. Guleroten må ikke være så langt frem at man gir opp å kunne nå den. Bonus skal være en motivasjon til dere for å levere god kvalitet, Ruter gjør en ny vurdering av nullnivåene og kommer tilbake. Legges ikke listen veldig høyt? Operatørene opplever ikke dette som at dette kommer på toppen av godtgjørelsen selv om det ikke er malus. Hva kan operatørene påvirke? Det er ikke mye kontakt med føreren. Vi prøver å ta med innspill som kommer fra tilbyderne når det gjelder nullnivåene. Listen er bevist lagt høyt, fordi det er høy kvalitetsleveranse i området i dag og det er kun en gulrot og ingen malus. Påvirkningsmulighetene på kvalitetselementene mener Ruter er tilstede. Etterskrift: Ruter tar noe hensyn til operatørenes innspill, se ny versjon 1.1 av vedlegg 6. Hva er definisjonen på vekst? Hva er sone 1? Passasjervekst i sone 1. Sone 1 følger billettsone 1. Hvorfor er kravene forskjellige (0-nivåene) fra Indre by og linje 25? Det er historisk tall og utvikling som ligger til grunn. Ligger ikke linje 25 lavere på mis målingene enn det indre by gjør? Tallene ligger åpent i MIS og alle skal ha fått tilgang. Linje 25 ligger litt lavere på innvendig renhold og førers kjørestil, derfor er nullnivået også lavere på disse elementene. Motsatt på serviceinnstilling. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

7 Informasjon om hvordan punktmåling gjennomføres: Det gjennomføres punktmålinger fire ganger i året (én per kvartal). Hver punktmåling består av målinger på fire ulike holdeplasser. Både holdeplassene og retningen trekkes tilfeldig rett før oppdraget gis til Securitas og holdes hemmelig for operatør. Det gjennomføres én måling i hver tidssone på alle holdeplassene (tidssonene er: man-fre 06-10, man-fre 10-14, man-fre 14-18, man-tors 18-24, fre 18-24, lør 06-18, lør 18-24, søn 06-18, søn 18-24). Det betyr at det kontrolleres 36 avganger per punktmåling (9 tidssoner x 4 holdeplasser). Målingene vektes ulikt, avhengig av tidspunkt og ukedag. Det brukes de samme vektingsfaktorene som ellers i punktmålinger. Det skal ikke utføres flere kontroller i samme tidssone på samme dag (slik at passasjerer ikke risikerer å bli med i to punktmålinger på samme reise). Hvis antall kontrollerte etter de 36 kontrollerte avgangene ikke overstiger 200 reisende, skal det utføres flere kontroller ved en ny holdeplass som Ruter trekker tilfeldig. Lukket billettkontroll, vil det si å stenge hele bussen og kontrollere alle? Ja. Hvorfor har man lagt et tak på 7 % av kontraktsverdien, ville det ikke vært mer motiverende å ha denne høyere? Da vil man måtte se på hele måten å godtgjøre på. Er dere klare for det, bør Ruter se på dette. Uansett kommer Ruter til å vurdere det i videre arbeid med utvikling av incitament i kontraktene. Denne partnerskapsmodellen er spennende. Hva vil skje dersom man overoppfyller? Vil suksess gi fiasko? Synd med øvre grense for noe som kan være bra. Dette er en forsøksordning og Ruter må løpende evaluere den i kontraktsperioden. Det krever et godt samarbeid fra begge parter så vi får høstet erfaring fra denne modellen. Oppfordre til å ta bort økning sammenlignet med sone 1. ett 0-punkt som gjør at man «beholder» bonus videre kan være gunstig også for oppdragsgiver da det skaper en forutsigbarhet for operatøren. Hvis Ruter hadde brukt oppnådd vekst på linje 25 som grunnlag ville operatør blitt «straffet» hvis de gjør en kjempebra innsats i år 1 og faller tilbake til normalvekst i år 2. Ruter mener det derfor blir mer korrekt å legge gjennomsnittlig vekst for sone 1 til grunn. Tor Arne presenterer MIS. Ingen spørsmål. Informasjon om busser for frivillig og pliktig kjøp Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

8 Det har i media kommet frem at HVO-drivstoff ikke nødvendigvis er så miljøvennlig som man først har trodd/ment. Hva er Ruters holdning til dette? Ruter forholder seg til gjeldende lovverk og godkjenningsordninger. Så lenge drivstoffet som tilbys tilfredsstiller lovkravene kan dette benyttes i kjøring for Ruter. Hva ligger i verdibefarende vedlikehold? For de pliktige bussene følger vedlikehold osv. jf. Leasingavtalen. Det er mulig at bussene som overtas ved pliktig kjøp, skal overdras direkte fra leasingselskapet til operatøren, og ikke fra Ruter til operatøren. En slik endring vil ikke ha noen konsekvenser for operatøren. Etterskrift: Det mangler et utkast til kjøpsavtale mellom kjøper og Unibuss på nettet. Det er rett og slett en glipp. Ruter legger den ut så raskt Ruter kan. Avtalene er nå lagt ut. Møtet slutt kl Befaring av busser på Alnabru bussanlegg Trond Vik fra Unibuss fremla generell informasjon og tok imot spørsmål om bussene i forkant av befaringen. Dette ble utført i tidsrommet på Jernbanetorget. Trond Vik fra Unibuss svarte på spørsmål om bussene på Alnabru bussanlegg. Blir det benyttet originaldeler ved reparasjon av bussene? Ja, men ikke ut over det som ligger i serviceavtalene. Gis det garanti etter oppstart på bussene? Det løper ikke noen garantiordning ut over kjøpsavtalen. Kan bussene gå på HVO? MAN bussene er per i dag ikke godkjent for HVO, men Volvo har godkjent sine busser. Oppfyller de brukte bussene alle minimumskravene i kontrakten? Ja. Følger alt av teknisk utstyr som er i bussene i dag med i overtagelsen? Alt teknisk utstyr som var i bussen per juni 2015 følger med utenom radiokommunikasjonssystemet, det tilhører Unibuss. Buss kategori A, 30 stk (MAN 2012 ledd pliktig kjøp, Indre by): Bussene har til nå gått km i gjennomsnitt. Bussene har tilleggsrenseutstyr EEV, så de er Euro 5 EEV. Unibuss har serviceavtale på bussene ut mars Er det praktisk mulig å holde 15 grader i bussene dersom det er -30 grader ute? Se ny versjon av vedlegg 2. Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

9 Buss kategori B, 5 stk (Volvo 2010 ledd pliktig kjøp, Indre by): Bussene har til nå gått km i gjennomsnitt. Bussene har ikke tilleggsrenseutstyr. Som det fremkom av forrige befaring så er disse bussene mer besværlige enn MAN pga. dørproblematikk. Det medfører at bussene kun brukes i rushtrafikken, derav lite kjørt. Bussene har serviceavtale med Volvo frem til mars Hvorfor er det plass til flere passasjerer i MAN leddbussene enn i Volvo sine leddbusser, bussene har samme vekt? Busser typegodkjennes med flere passasjerer i Tyskland enn i andre land. Vil skader på gulvbelegget i bussen bli utbedret? Unibuss reparerer gulvbelegg kontinuerlig. Er det servicehistorikk på bussene? Ja, dette legges ut på kollektivanbud.no Angående dørproblematikk så er de fem Volvoene verre enn alle de andre. Bussene blir godt slitt i denne type bytrafikk med mange som skal av og på på hver holdeplass. Hvem er underleverandør til dørsystemet? Dette vil bli svart ut i en revidert versjon av referatet. Hva er generell levetid på disse bussene hvis de allerede er syv år ved overtagelse? Dersom de kjøres i 12 år så har du strukket levetiden godt. Telles mellomsetene som ett eller to seter? Det telles som ett sete. Det er lite henvendelser til operatør på dette. Hva er forbrukstallet på bussene som er underlagt pliktig kjøp? Dette vil bli svart ut i en revidert versjon av referatet. Skal det ikke være en skjerm i mot kjøreretningen på disse bussene? Nei, det er andre krav til disse bussene enn til MAN bussene. Buss kategori C, 11 stk (Volvo 2007 solobuss frivillig kjøp, Linje 25): Bussene har til nå gått km i gjennomsnitt. Unibuss har serviceavtale på bussene ut mars Disse bussene går kun på linje 22 i dag Euro 4 modeller. De fungerer uten særlige problemer. Vil slitasjen på gulvbelegget bli tatt? Ja. Buss kategori D, 34 stk. (24 Indre by + 10 Linje 25) (MAN 2008 solobuss frivillig kjøp): Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje

10 Bussene har til nå gått km i gjennomsnitt. Bussene har serviceavtale ut mars Dette er gode busser. I busskjema etterspør Ruter antall seter i og mot kjøreretningen. I Volvoen var det seter som stod på tvers, hvordan skal det beskrives? Ruter endrer ordlyden i busskjemaet fra «mot kjøreretning» til «annet enn kjøreretning». Buss kategori E, 39 stk. (MAN 2008 leddbuss frivillig kjøp, Indre by) Bussene har til nå gått km i gjennomsnitt. Unibuss overtar serviceansvaret på disse bussene i løpet av våren Disse bussene har problemer med trappene bak i bussen. De må byttes med jevne mellomrom. Generelt om leddbusser: Tilbyderne ville gjerne ha en tilstandsvurdering av leddene, og ville gjerne ha en servicehistorikk på dette. Dette vil bli svart ut i en revidert versjon av referatet. Rapporten om bussenes tilstand (fra sommer 2015) er gammel når overtagelsen av bussene skjer. Bussene vil ha en god del mer slitasje enn det som er oppgitt i rapporten. Bussene skal holdes på det nivået som da rapporten ble skrevet, minus normal slitasje. I kjøpsavtalen mellom Ruter og Unibuss vedrørende bussene som er frivillig kjøp står det: For de bussene som blir solgt til vinnende operatør/videreført i ny kontrakt mottar Unibuss kr pr buss for økt vedlikehold helt frem til oppstart i april Dette gjennomføres for at bussene skal være godt vedlikeholdt og godt rustet til å fortsette å kjøre kontrakten i ytterligere 3-4 år[ ]. Det økte vedlikeholdet av bussene innebærer at Unibuss gjør følgende (ut over vanlig vedlikehold): - Oppgraderer slitte seter iht. standard illustrert ved foto (se vedlegg 6) - Oppgraderer slitt gulvbelegg iht. standard illustrert ved foto (se vedlegg 6) - Reparerer karosseri iht. standard illustrert ved foto (se vedlegg 6) Har både MAN og Volvo-bussene motorplate? MAN har motorplate, men ikke Volvo. Unibuss har imidlertid hatt mye utskifting av motorplater. Øystein Fjæra referent Kristin C. Mathisen referent Ruter As Referat fra tilbudskonferanse for busstjenester Indre by 2017 og linje