EØS Driftstjenester telefoni og ekspedientstøtter- og kontaktsenter

Transkript

1 EØS Driftstjenester telefoni og ekspedientstøtter- og kontaktsenter Generell Informasjon Versjon 8 Url Ekstern anbuds referanse ID Frist for å stille spørsmål og tilbudsfrist er forlenget Konkurranse type: Anbudskonkurranse Dato for offentliggjørelse :16 Tilbudsfrist :00 Endret dato :16 Oppdragsgiver Firma Bergen Kommune Adresse Fortunen 3 Pb 7700 Postnr/By 5020 BERGEN Norge Versjonsendringer Frist for å stille spørsmål i konkurransen er forlenget til onsdag 5.oktober 2011 kl. 14:00 Tilbudsfristen er forlenget til onsdag 12.oktober 2011 kl Beskrivelse Driftsavtale for ekspedientstøtte og kontaktsenter, lisenskjøp, all relevant programvare, (ekspedientstøtte og kontaktsenter). Kjøpsavtale for telefonsentralrelatert utstyr og telefonapparater med tilbehør. Opsjoner på sykesignalering og alarmer og på lisenser for samordnet kommunikasjon. Se kontrakt og spesifikasjon (vedlegg 1 til konkurransegrunnlag og bilag 1 til kontrakten) for ytterligere informasjon. Bergen kommune vil inngå kontrakt med èn leverandør for hele leveransen, dvs. driftsavtale for telefonsentraler herunder konsolideringsprosjekt, driftsavtale for ekspedientstøtte og kontaktsenter, samt kjøpsavtale for telefoniutstyr. Driftsavtalen har en varighet på 2 år, pluss opsjon på år. Kjøpsavtalen en varighet på 2 år med opsjon på 2 år. Bergen kommune ønsker å inngå kontrakt med en leverandør. Side 1 av 12

2 CPV koder Kode Beskrivelse Telekommunikasjonsutstyr og tilbehør Telefonsentraler Kommunikasjonsbetjeningssystem Ringealarmer Alarmsystemer Installasjon av telekommunikasjonsutstyr Kommunikasjonsprogramvare Vedlikehold av telekommunikasjonsutstyr Reparasjon og vedlikehold av telefonsentraler Telekommunikasjonstjenester IP-telefonitjenester Drift av dataanlegg Tilleggsinformasjon Dato Navn Beskrivelse :10 Svar på spørsmål fra potensielle tilbydere nr. 7 Spørsmål 1 Vil OPSJON under Spesielle tjenester SSA-D Bilag 1 A: Kundens kravspesifikasjon Telefonidrift inngå i evaluerings og tildelingskriteriene? Nei Muligheten for å stille spørsmål utsetter til onsdag 5.oktober 2011 kl. 14: :48 Svar på spørsmål fra potensielle tilbyerer nr 6. Tilbudsfristen utsettes til onsdag 12.oktober 2011 kl. 14:00 Spørsmål I Bilag 1B, punkt , som er et MÅ krav, sier dere at anropers nummer SKAL vises på skjermen... Videre sier dere at DET SKAL OGSÅ KUNNE integreres med nummeropplysningstjeneste... Spørsmål: Skal definisjonen SKAL KUNNE tolkes som at funksjonen skal være tilgjengelig men ikke priset eller skal vi tolke det slik at funksjonen skal være inkludert og priset ( inkludert abonnement fra tjenesteoperatører som 1881, Eniro, Lindorff etc). Integrasjon med nummeropplysning skal være en tilgjengelig funksjon i systemet, men abonnement hos tjenesteoperatør skal ikke være priset inn som en del av tilbudet. Side 2 av 12

3 :23 Svar på spørsmål fra potensielle tilbydere nr 5. Tilleggsinformasjon 5 1. Spørsmål vedrørende vedlegg 1 F Vi ber om at det, basert på vedlagte utrekk av lokasjonsliste vedlegg 1. F, opplyses om: a. antall brukere/apparater vedlagte lokasjonsliste; og b. miks mellom apparater. Om disse tallene ikke kan framskaffes eksakt ber en om at oppdragsgiver gir et estimat på dette brutto tallet og ønsket miks av apparattyper - rimelig, middels og avansert - slik at en kan legge dette inn i konsolideringskosten. Spørrerens uttrekk var sortert annerledes enn vedlegg 1F, og med annen kolonnestruktur. Vedlagte svar er derfor basert på det opprinnelige vedlegg 1F. Det mangler eksakt informasjon for mange lokaliteter, og først implementeringsprosjektet vil kunne kartlegge det korrekte omfanget av apparat som er i bruk på hver lokalitet, og hvor mange som skal skiftes. Vedlagte estimat, vedlegg 1F fane 2 Lokaliteter, er derfor kun et beregningsgrunnlag for tilbudsprosessen. For beregning av konsolideringskosten i tilbudet kan anslaget på digitale apparater (3189) regnes som avanserte apparater og anslag på analoge apparater (3034) kan regnes som rimelige apparater. Tilbyder må opplyse hvilket utslag en endring i tallet på apparater vil ha for prisen, og hvordan BK kan gjøre beregninger på kostnadseffekten av slike endringer. Hvor det eksisterer ulike løsningsalternativ, forutsettes det at tilbyder vurderer hva som vil være best løsning for Bergen kommune. Eksempelvis kan det for avanserte digitale apparater kanskje være en kostnadsavveining om disse skal erstattes av tilsvarende IP-apparat, eller om de skal beholdes og det skal utplasseres en media gateway på stedet. 2. Spørsmål vedrørende punkt : Vi forstår vi det slik at punkt er funksjonalitet som naturlig er en funksjon som inngår i et kontaktsenter. I kravet er samme funksjonalitet forespurt som funksjonalitet under sentralbord ekspedient seksjonen. I teksten på kravet under står det Løsningen bør ha muligheter for å samle flere typer kommunikasjonsveier i en kø, eksempelvis telefaks, e-post, sms, telefon og chat. Vennligst bekreft at er et bør krav. Det bekreftes at er et bør-krav. Side 3 av 12

4 Punktet skal lyde: "Løsningen bør ha muligheter for å samle flere typer kommunikasjonsveier i en kø, eksempelvis e-post, sms, telefon og chat." 3. Spørsmål vedrørende fravær Hvor mange brukere har i dag integrasjon mot kalender/fravær/opplest fravær og hvilken økning ser en for seg i avtaleperioden? Pt har ca brukere integrasjon mot opplest fravær. Alle disse er brukere av enterprisenettet. I løpet av avtaleperioden vil denne funksjonaliteten utvides til stadig flere brukere. Omfang og implementeringstakt vil fastsettes som en del av implementeringsprosjektet. Alle BKs brukere er registrert i AD, og har derfor i prinsippet integrasjon med fravær registrert i Exchange, men ikke alle enheter/personer benytter denne funksjonaliteten i praksis. 4. Spørsmål vedrørende Bilag 8, Punkt 8.5: Hvis leverandøren tar forbehold om kundens endring av SSA-D punkt 8.5, vil dette føre til automatisk avvisning, eller vil kunden skrive om endringsforslaget? Bakgrunn for spørsmålet er: (i) leverandørs tolkning av endringstekst ref. punkt 8.5 i Bilag 8, hvor kunden skjermer seg mot prisendring som følge av endringer eller vedtak for offentlige avgifter/valutaendringer (ref. opprinnelig vilkår i SSA-D punkt 8.5); (ii) leverandør finner det urimelig at kostnader ved ekstern revisor bruk som kunden initierer uansett utfall, skal pålegges leverandør. BK publiserer et revidert vedlegg 1 bilag 8, hvor 1. avsnitt av punkt 8.5 tas inn igjen i SSA-D, samt i bilag 10 SSA-K liten, punkt 3.5. Endringer i vedlegg 1 bilag 8, punkt 8.5 og bilag 10, punkt 3.5 vil BK anse som vesentlig forbehold, og vil føre til avvisning av tilbudet. 5. Hvor mange brukere/telefoner skal ligge i AD? Alle brukere i Bergen kommune ligger i dag registrert i AD, men alle brukere har ikke fasttelefon. Det er registrert ca nummer i OmniVista, og disse gjelder apparat knyttet til enterprisesentralene. Tallet vil øke etter hvert som de frittstående sentralene konsolideres, men det Side 4 av 12

5 er ikke mulig å si hvor mange av apparatene knyttet til de frittstående sentralene som er personlige, vi kan derfor ikke si noe definitivt om behovet i avtaleperioden. 6. Hvor mange brukere skal ligge i Wintid? Pt er 3585 brukere registrert i Wintid, da systemet ikke brukes av alle kommunens enheter. Vi har ingen informasjon om dette antallet vil bli endret i avtaleperioden. 7. Spørsmålsfristen Hva er ny frist for å stille spørsmål i konkurransen, siden fristen er utsatt til 30/9? Fristen for innlevering av tilbud er satt til: 7.oktober 2011 kl. 12:00 Siste frist for å stille spørsmål i konkurransen er satt til 30.september Info: Nytt bilag 1F, nå supplert med antall apparater publiseres Nytt bilag 8, publiseres pga endring fra BK. Side 5 av 12

6 :32 Siste frist for innsending v spørsmål Etter at tilbudsfrist er utsatt til , er siste frist for innsendelse av spørsmål satt til Side 6 av 12

7 :26 Svar på spørsmål fra potensielle tilbydere nr. 4 Spørsmål og svar 21.september 2011 Spørsmål 14 Vi ønsker en kryssliste mellom OPS filer og Navn brukt i Bilag 1.F Bilag 1.F arkfanen "1 Sentraler i nett", oppdatert oversikt over sentralene: Endringene er som følger: - Bergen Brannvesen har en sentral, mens de andre lokasjonene er mediagater - Bergen Legevakt er lagt til (OPS er sendt) - Åsane er mediagate - Nesttun sentral har lenge vært planlagt flyttet inn, men har av praktiske årsaker blitt utsatt. Lisenser og utstyr er derfor registrert i OPS filer men ikke trådt i kraft på aktivt anlegg Spørsmål 15 Vi har OPS fil på Legevakten men finner ikke samsvar på denne i Bilag 1.F Bergen Legevakt er egen sentral, men manglet i Bilag 1.F. Spørsmål 16 Følgende lokasjoner :Bergen Brannvesen Åsane, Bergen Brannvesen og Nesttun eksisterer det mismatch mellom info i Bilag 1.F og OPS filer. Følgende lokaliteter har egne sentraler: Bergen brannvesen Enterprisenode 1 Enterprisenode 2 Bergen Legevakt Fokus Grønneviken Landås Rådhuset Sandviken Ulsmåg Nesttun Spørsmål 17 Side 7 av 12

8 I bilag 1A Kravtabell telefonidrift kapittel 1 Retningslinjer for tilbyder står det at i Bilag 2 - Leverandørens løsning skal det gis en helhetlig beskrivelse av tilbudt løsning. Videre står det at I Bilag 1 og Bilag 3 er det spørsmål som skal gis en grundig besvarelse i Bilag 2. Er det riktig at Leverandør da tolker dette følgende: - Bilag 2 er Leverandørens løsningsbeskrivelse som i andre dokumenter er omtalt som Dok4- Løsningsbeskrivelse? - Løsningsbeskrivelsen, Dok4- Løsningsbeskrivelse, struktureres som følgende: o Overordnet helhetlig beskrivelse av tilbudt løsning o Besvarelse av krav i Bilag 1A o Besvarelse av krav i Bilag 1B o Besvarelse av Bilag 3 Kundens tekniske beskrivelse Leverandør oppfatter ikke Bilag 3 som en kravspesifikasjon og det er således vanskelig å vurdere hva som skal gis en grundig besvarelse. Er henvisning til Bilag 3 i dokumentet Bilag 1A Kravtabell telefonidrift riktig? Det vises til presisering til Konkurransegrunnlagets pkt i tidligere utsendt svar. Spesielt skal 1A og 1B inngå i Dok3-Bilag 1. Det skal også leveres Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. Videre skal leverandørens samlede løsningsbeskrivelse leveres som Dok4- Tildelingskriterier. Dok3 og Dok4 vil sammen utgjøre kontraktens Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Den samlede løsningsspesifikasjonen skal således bare leveres en gang, i DOK4. Når det gjelder Bilag 3 Kundens tekniske beskrivelse, så setter dette dokumentet rammer for kravspesifikasjonen og gir en helhetsbeskrivelse av Kundens systemer. Leverandørens løsningsbeskrivelse må beskrive alle deler av tilbudt løsning slik at det framgår at Kundens behov er besvart i sin helhet, og slik at løsningen fungerer sammen med disse rammene. Side 8 av 12

9 :09 Svar på spørsmål fra potensielle tilbydere Tilleggsinformasjon - 3, Spørsmål og svar. Spørsmål 9: Er det korrekt oppfattet at bilag 1C og 1D kun er ment som informasjon til tilbyder? Svar 9: Det er en utdyping som viser BKs forventninger og inngår som forutsetning for krav, jf.!b, pkt Spørsmål 10: Ny ekspedientstøtte konktaktsenter. Bilag 3 punkt 4.2 Er det greit at dette prises som en tjeneste? (Ref. bilag 1 A punkt hvor det står det at utstyr tilhørende programvare, lisenser etc. skal eies av Bergen kommune. ) Svar 10: Ja. Spørsmål 11: Vedlegg 1 Bilag 1B punkt 2.8 krav til sikkerhet og tilgjengelighet. Hva menes med kolonnen UK under? Svar 11: Se bort fra kolonnen UK. Spørsmål 12. Vil Bergen Kommune vurdere andre produsenter for hele/deler tjenesten forutsatt at denne produsenten imøtekommer alle de krav som er satt til løsningen? Svar 12: Konkurransen er dels en forespørsel om driftstjenester på BKs moderne IPT-infrastruktur, her er plattformen gitt, og svaret er nei. For konsolidering av den eldre infrastrukturen er det ikke stilt krav til produsent, men tilbudt løsning må fungere som en helhet uten tap av tjenester (kvalitet og funksjonalitet). (Se Bilag 1A pkt ) Med denne forutsetning er svaret ja for nytt utstyr som inngår i konsolideringen. Spørsmål 13: Ved ja på spørsmål 4, vil Bergen Kommune kunne evaluere tilbud fra andre produsenter basert på de samme kriterier som angitt i konkurransegrunnlaget? Svar 13: Ja, under forutsetningene i svar 12. Jf. Tidligere svar vedrørende spørsmål 4, vi minner om Bilag 8 - endringer til kontraktsteksen. Side 9 av 12

10 :04 Svar på spørsmål fra potensielle tilbydere Presisering til Konkurransegrunnlaget Pkt. 5.2 Hovedkriteriet for valg av leverandør i denne konkurransen I underkapitlets første tabell, som beskriver tildelingskriteriene og hvorledes tilbyder skal dokumentere svarene, skal siste linje i beskrivelsen av "2. Kvalitet/funksjonalitet" være: jf. Bilag 1, Bilag 3, Bilag 4 og Bilag 5. Svar/redegjørelse på disse skal inngå i kontraktens Bilag 2, Leverandørens løsningsbeskrivelse, og leveres som Dok3-Oppfyllelse av kravspesifikasjon som hhv. Dok3-Bilag 1, Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. I tillegg skal leverandøren levere en samlet beskrivelse av tilbudt løsning, som også skal inngå i kontraktens Bilag 2, Leverandørens løsningsbeskrivelse. Beskrivelsen skal bl.a. vise at Bergen kommunes krav og mål formulert i Bilag 3 er oppfylt. Den skal leveres som Dok4 -Tildelingskriterier. Spørsmål 1: Konkurransegrunnlagets side 13 angir at svar på kravspesifikasjon skal gjøres i DOK3- Oppfyllelse av kravspesifikasjon iht til vedlegg 1. Vennligst bekreft at man her mener vedlegg 1A og vedlegg 1B. Videre angir konkurransegrunnlaget at forannevnte dokumenter skal navngis som hhv DOK3- Billag 2 og Billag 4. Vennligst bekreft at dette er korrekt og at vi ikke her skal svare på billag 2 og 4 i kontrakt da disse omhandler løsningsbeskrivelse og prosjekt og framdriftsplan. Svar 1: Det vises til presisering til Konkurransegrunnlagets pkt Spesielt skal 1A og 1B inngå i Dok3-Bilag 1. Det skal også leveres Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. Videre skal leverandørens samlede løsningsbeskrivelse leveres som Dok4- Tildelingskriterier. Dok3 og Dok4 vil sammen utgjøre kontraktens Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Spørsmål 2: Konkurransegrunnlagets side 13 angir at kontrakten skal fylles ut og returneres i sin helhet. Innebærer dette at samtlige billag til kontrakten skal fylles inn og besvares under DOK3- Oppfyllelse av kravspesifikasjon (unntatt billag 7 vedlegg A og billag 2 samt billag 1E som i følge konkurransegrunnlaget skal besvares under DOK4- Tildelingskriterier). Svar 2: Det skal leveres Dok3-Bilag 1 (inneholdende 1A og 1B), Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. Videre skal leveres Dok4-Løsningsbeskrivelse, Dok4-Bilag 7 og Dok4- Bilag 7A, eventuelt også Dok4-Bilag 8 (hvis man har forbehold/krav til kontraktsendringer). Bilag 1E er Bergen kommunes krav til demonstrasjonen som leverandøren skal utføre etter nærmere avtale, denne skal forberedes men ikke dokumenteres på forhånd. Spørsmål 3: Vår oppfattelse av forannevnte spørsmål er at besvarelsen må se slik ut. Vennligst bekreft. Side 10 av 12

11 1 DOK1- Tilbudsbrev Ja 2 DOK2- Tilbudsforside Ja 3 DOK3- Kontrakt med alle billag 1 11 med unntak av Billag 7 vedlegg A, Billag 2 samt Billag 1E Det skal leveres Dok3-Bilag 1 (inneholdende 1A og 1B), Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. 4 DOK4- Tildelingskriterier som inneholder dokument Det skal leveres Dok4-Løsningsbeskrivelse, Dok4-Bilag 7 og Dok4-Bilag 7A, eventuelt også Dok4-Bilag 8 a. Kontraktens billag 7, vedlegg A prisskjema Ja b. Kontraktens billag 2, løsningsbeskrivelse Dok3 og Dok4 vil sammen utgjøre kontraktens Bilag 2 c. Kontraktens billag 1E, demonstrasjon Nei (se svar 2) 5 DOK5- Oppfyllelse av spesielle kontraktsvilkår Nei 6 DOK6- Brosjyremateriell Ja Spørsmål 4: Hva mened med DOK5- Oppfyllelse av spesielle kontraktsvilkår? Svar 4: Bergen kommune har i denne konkurransen ikke formulert noen spesielle kontraktsvilkår, så dette dokumentet skal ikke benyttes/leveres. Spørsmål 5: Spørsmål til Konkurransegrunnlag punkt 6 - krav til tilbudet. DOK4-Tildelingskriterier Her står det følgende: Fyll ut kontraktens bilag7 vedlegg A prisskjema i redigerbart regnearkformat. Løsningsbeskrivelsen bilag 2, og ved demonstrasjon Bilag 1E fylles ut. Er det korrekt oppfattet at Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse skal både inn i DOK3 og i DOK4? Svar 5: Det vises til presisering til Konkurransegrunnlagets pkt Spesielt skal 1A og 1B inngå i Dok3-Bilag 1. Det skal også leveres Dok3-Bilag 4 og Dok3-Bilag 5. Videre skal leverandørens samlede løsningsbeskrivelse leveres som Dok4- Tildelingskriterier. Dok3 og Dok4 vil sammen utgjøre kontraktens Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse. Den samlede løsningsspesifikasjonen skal således bare leveres en gang, i DOK4. Spørsmål 6: Side 11 av 12

12 I forhold til dagens Consorteløsning. Ønsker Bergen kommune å videreføre/utvikle denne? Svar 6: Bergen kommune har ikke andre preferanser enn at Tilbyder velger den løsning som best oppfyller kravspesifikasjon og tildelingskriterier beskrevet i konkurransedokumentene. Spørsmål 7: Kan dere utdype hva som menes med alternativ pris, under Pris ekspedient og kontaktsenter? Svar 7: I SSA-D Bilag 7A Prisskjema.xls, på fanen Ekspedientst. og kontaktsenter, beskrives en obligatorisk prismodell. Hvis Tilbyder in tillegg ønsker å tilby volumpris (som beskrevet i siste kulepunkt på side 2 i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser), kan denne beskrives i kolonne D Alternativ prising. Spørsmål 8: Punkt 1 i bilag 7 sier følgende: Alle kostnadselementer, inkludert ev. utstyr for brukere, servere, lisenser m.v. skal spesifiseres. Herunder også oppgradering og nye versjoner som kommer i avtaleperioden. Hvor i prisarket skal dette besvares? Svar 8: Spørrer viser til siste avsnitt i pkt. 1 i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser. I kulepunktene nederst på forrige side (side 2) presiseres at BK primært ønsker en samlet pris for hele tjenesten inkludert vekst i avtaleperioden. For alternativet volumpris, ønskes en grunnpris og trinn bassert kun på antallet agenter/operatører. Alle andre kostnader skal innkalkuleres. I Prisskjemaets fane for Ekspedientst. og kontaktsenter er det nederst plass for maskin- og programvarekostnader jf. eksemplene referert til i spørsmålet. Det dreier seg her om kostnader knyttet til forskjeller mellom de beskrevne løsningsalternativene A, B og C beskrevet i tabellen på side 2, hvor de to første gir kostnader knyttet til utstyr, lisenser etc for Bergen kommune, mens alternativ C forutsetter at alle utgifter påløper Tilbyder og således lar seg innkalkulere i prismodellen. Kriterier 1 Reg. kriterium Side 12 av 12