Elektronisk samhandling pa Sunnmøre. Godt lagspill kan gi fantastiske resultat

Transkript

1 Elektronisk samhandling pa Sunnmøre Godt lagspill kan gi fantastiske resultat

2 Innhold... 1 Sammendrag... 3 Innledning... 4 Kartlegging av status i kommunene på Sunnmøre... 4 Bruk av EPJ... 5 Kommunenes tilkobling til Norsk Helsenett... 6 Hvilke meldinger som utveksles... 7 Kommunenes egen beskrivelse av sine største utfordringer... 9 Kommentarer til resultatene... 9 Nødvendige tiltak for å implementere elektronisk meldingsutveksling Kostander knyttet til innføring av elektronisk meldingsutveksling En regional kompetanseorganisasjon Dagens aktører innen IKT og helse på Sunnmøre Forventede effekter av en regional kompetanseorganisasjon Oppgaveløsning Forslag om tilrettelegging Status og anbefaling for den enkelte kommune

3 Sammendrag I St.meld. nr 9 ( ) - Én innbygger én journal - står det: «Målet med prosjektet er å etablere elektronisk meldingsutveksling mellom alle kommuner, helseforetak og fastleger innen 2014» TTCs rapport viser at kommunene tilknyttet Sunnmøre Regionråd har et godt utgangspunkt for innføring av elektronisk meldingsutveksling. Elektronisk pasientjournal (EPJ) er innført og brukes. Tilkoblingen til Norsk Helsenett er også i stor grad gjennomført. TTCs kartlegging av status viser at det er stor variasjon i hvor langt kommunene på Sunnmøre er kommet i prosessen med innføring av elektronisk meldingsutveksling. Norsk Helsenett sin undersøkelse viser at flere kommuner opplyser manglende politisk og administrativ forankring som et hinder for videre framgang. Det er et stort hinder for videre framdrift at sykehusenes EPJ system ikke er i stand til å motta eller sende PLO meldinger. Samlet sett har kommunene på Sunnmøre betydelig kompetanse innen feltene organisering, IKT og helse som er nødvendig for å lykkes med innføring av elektronisk meldingsutveksling. Denne kompetanse mangler en fellesarena for informasjonsdeling. TTCs anbefaling er at det opprettes en kompetanseorganisasjon for å skape en arena for felles læring til nytte for alle kommunene i regionen. Målet er i første omgang at alle kommunene på Sunnmøre skal kunne ta i bruk elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor, sykehus, pleie og omsorgstjeneste og helsestasjon. En kompetanseorganisasjonen vil også kunne håndtere tilsvarende prosesser når implementering av velferdsteknologi, telemedisinske tjenester og ehelse kommer i de nærmeste årene. 3

4 Innledning For å lykkes med samhandlingsreformen er god informasjons og kommunikasjonsflyt mellom de ulike aktørene i helsetjenesten nødvendig. Papiret skal avvikles, og innføring av elektronisk meldingsutveksling pågår i alle landets kommuner og helseforetak. Elektronisk meldingsutveksling av epikriser, henvisninger og rekvireringer fører til høyere kvalitet på helsehjelp, økt pasientsikkerhet, bedre tilgjengelighet og effektivitet, økt kapasitet og samhandling. Økonomiske analyser viser at nytteverdien for hver enkelt kommune øker for hver ny meldingstype som kommer i drift samt for hver ny aktør kommunen starter elektronisk samhandling med. Sunnmøre Regionråd har gitt Tromsø Telemedicine Consult as (TTC) i oppdrag å utarbeide plan for elektronisk meldingsutveksling for kommunene på Sunnmøre. Planen skal basere seg på status i regionen som helhet og den enkelte kommunes spesielle behov. TTC skal også gi anbefalinger knyttet til hvordan kommunene på Sunnmøre kan etablere en regional kompetanseorganisasjon for elektronisk samhandling. Kartlegging av status i kommunene på Sunnmøre Vår kartlegging er basert på følgende kilder: Resultatene for kommunene på Sunnmøre som framkommer i Norsk Helsenetts nasjonale kartlegging utført høsten En egen questbackundersøkelse til samtlige kommuner på Sunnmøre ble gjennomført i slutten av november Alle kommuner, med unntak av Vestnes kommune, har svart. Undersøkelsen supplerer den nasjonale kartleggingen. Dokumentgjennomgang: Sunnmøre regionråds kompetansekartlegging som ble gjennomført av PWC våren 2012 Dokumenter fra prosjektsamarbeidet på Søre Sunnmøre; Prosjektbeskrivelse, Personvernhåndbok og brosjyre om prosjektet 4

5 Koble sammen- veileder for elektronisk meldingsutveksling i Kristiansund kommune TTC har siden begynnelsen av oktober deltatt i 3 møter med aktørene på Sunnmøre. Et i regi av Sunnmøre regionråd der TTC presenterte prosjektet og dets hensikt. TTC har presentert prosjektmandatet for rådmannsutvalget. TTC har også deltatt på «Fagdag for helsenettprosjektet i Møre og Romsdal» i regi av KomUt. I tillegg er det gjennomført samtaler med sentrale aktører i regionen: Prosjektleder for meldingsutvekslingen på Søre Sunnmøre; Evelyn Haram Larsen Prosjektleder ekommune Sunnmøre Øivind Hagen Prosjektleder KomUt; Atle Betten Prosjektkoordinator i Ålesund kommune; Line Hessen Prosjektkoordinatorer i henholdsvis Stranda, Sykkylven og Stordal kommune Bruk av EPJ Alle kommunale helseinstanser dokumenterer i elektronisk pasientjournal. Legekontor, helsestasjoner og pleie- og omsorgstjeneste benytter ulike pasient-journalsystem. Tabell 1 Oversikt over journalsystem brukt i pleie og omsorg og på helsestasjoner Kommune EPJ-Pleie og omsorg EPJ-Helsestasjon Giske Profil WinMed Haram Profil HsPro Hareid Gerica HsPro Herøy Gerica WinMed Norddal Profil WinMed Sande Gerica WinMed Sandøy Gerica Info doc. Skodje Profil WinMed Stordal Profil WinMed Stranda Profil HsPro Sula Gerica WinMed Sykkylven Profil WinMed Ulstein Gerica HsPro Vanylven Gerica HsPro Vestnes Cos Doc fra Acos HsPro Volda Gerica HsPro Ørskog Profil WinMed Ørsta Gerica HsPro Ålesund Profil WinMed 5

6 Innenfor pleie og omsorgstjenesten bruker 9 kommuner Gerica, 9 bruker Profil og 1 kommune bruker Acos. På helsestasjonene er det 10 kommuner som benytter Winmed, 8 benytter HsPro og 1 kommune benytter Info-doc. Tabell 2 Oversikt over journalsystem på legekontor System Antall Winmed 2X 8 Winmed ProfDoc Vision 4 System X 4 InfoDoc 3 Annet 1 Total 18 På legekontorene benyttes ulike journalsystem. Dette gjelder også innenfor en og samme kommune og skyldes at legekontorene er lite samkjørte med tanke på hvilke systemer de ulike kontorene anskaffer. Opplysningene sier ingenting om hvilke versjoner av de ulike journalsystemene som benyttes. For å kunne utveksle de nyeste meldingene som er utviklet er man avhengig av å ha oppdaterte versjoner av journalsystemet. Kommunenes tilkobling til Norsk Helsenett Alle fastlegene er tilknyttet Norsk helsenett. Tabell 3 Antall kommuner som har sykehjem tilkoblet Norsk helsenett Alternativ Antall Alle 8 Noen 1 Ingen 9 Annet 0 Totalt 18 8 kommuner (Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Volda, Ørsta og Sandøy) har alle sykehjemmene sine tilkoblet Norsk Helsenett for testvirksomhet. Kommunene har planlagt mottak av lab. meldinger fra januar 2013 og epikriser i test fra mars Ålesund kommune har ett sykehjem tilkoblet Norsk Helsenett for testvirksomhet. 6

7 Tabell 4 Antall kommuner som har hjemmetjeneste tilkoblet Norsk helsenett Alternativer Antall Ja 9 Nei 9 Annet 0 Total 18 9 kommuner, Hareid, Herøy, Ulstein, Sande, Vanylven, Volda, Ørsta, Sandøy og Ålesund oppgir at de har hele sin hjemmetjeneste tilkoblet til Norsk Helsenett for testvirksomhet fra desember Tabell 5 Antall kommuner som har helsestasjoner tilkoblet Norsk helsenett Alternativ Antall Alle 11 Noen 0 Ingen 6 Annet 1 Total kommuner (Hareid, Herøy, Ulstein, Vanylven, Volda, Ørsta, Skodje, Stordal, Stranda, Ålesund og Sandøy) har alle sine helsestasjoner koblet på Norsk Helsenett. 6 kommuner har ikke sine helsestasjoner ikke tilkoblet helsenett, 1 kommune vet ikke og 1 kommune har ikke besvart undersøkelsen. Hvilke meldinger som utveksles Innføring av elektronisk meldingsutveksling i kommunene handler om at de kommunale helse- og omsorgstjenestene skal kunne sende og motta pasientinformasjon mellom de ulike nivåene i helsetjenesten. Det er 3 typer meldinger som utveksles, basismeldinger, Pleie- og omsorgsmeldinger (PLO-meldinger) og SYSVAK-meldinger 1. Basismeldinger er elektroniske henvisninger, epikriser og laboratoriemeldinger. 1 SYSVAK er et landsomfattende system for vaksinasjonskontroll med et sentralt elektronisk register. SYSVAK skal håndtere innrapportering, prosessering og bevaring av vaksinasjonsdata. 7

8 Basismeldinger (mellom helse- og omsorgstj/helsestasjonstj. og helseforetak) Henvisninger sende Epikriser motta Medisinsk biokjemi (rekv/svar) sende/motta Patologi (rekv/svar) sende/motta Laboratoriemeldinger Immunologi (rekv/svar) sende/motta Mikrobiologi (rekv/svar) sende/motta Radiologi (rekv/svar) sende/motta Alle fastlegene utveksler elektroniske epikriser, laboratoriesvar og henvisninger med sykehusene i Volda og i Ålesund. Dette er det eneste som er i drift pr. i dag. PLO-meldinger utveksles både mellom pleie- og omsorgstjeneste og fastlegene og mellom pleie- og omsorgstjeneste og helseforetakene. PLO-meldinger (mellom pleie- og omsorgstjenesten og fastlegene) Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering) sende Legemiddelopplysninger Orientering om tjenestetilbud fra kommunen Forespørsel/svar på forespørsel Avvik Orientering om dødsfall Overføring av medisinske opplysninger sende/motta sende sende/motta sende/motta sende/motta motta PLO-meldinger (mellom pleie- og omsorgstjenesten og helseforetak) Innleggelsesrapport sende Logistikkmeldinger Melding om innlagt pasient Melding om utskrivningsklar pasient Avmelding utskrivningsklar pasient Melding om utskrevet pasient motta Helseopplysninger ved søknad motta Utskrivningsrapport motta 8

9 Det er ingen kommuner som utveksler pleie- og omsorgsmeldinger pr. i dag. Ålesund kommune har kjørt noen test-meldinger mellom legekontor og pleie- og omsorgstjenesten. Kommunene på Søre Sunnmøre planlegger å motta test-meldinger mellom pleie- og omsorgstjenesten og legekontor i løpet av desember Kommunene planlegger videre å motta test-melding for laboratoriesvar (basismelding) fra sykehuslaboratoriene ved Molde, Volda og Ålesund sjukehus til pleie- og omsorgstjenesten (desember 2012). Videre planlagt testing på mottak av epikriser fra HF fra mars Sykehusene har et journalsystem som pr. i dag ikke kan utveksle pleie-og omsorgsmeldinger. Kommunene har også gjennomført meldinger for vederlag institusjonsopphold til NAV drift og forvaltning desember Helsestasjonene Hareid, Vanylven, Volda, Ulstein og Ørsta sender også elektronisk SYSVAK-meldinger via HsPro og NHN. Helsestasjonene i de 9 kommunene Skodje, Volda, Ålesund, Giske, Haram, Sula, Ørskog, Norddal og Sandøy sender SYSVAK- meldinger til nasjonale register. 8 kommuner sender ikke SYSVAK- meldinger elektronisk. Kommunenes egen beskrivelse av sine største utfordringer I den nasjonale kartleggingen er kommunene bedt om å krysse av på hva de mener er deres største utfordring knyttet til innføring av elektronisk meldingsutveksling. Felles for alle kommunene på Sunnmøre er at de peker på at sykehuset har et journalsystem som pr i dag ikke kan kommunisere pleie og omsorgsmeldinger. I tillegg vektlegges følgende: Manglende kommunal kompetanse på området Ikke økonomi til å prioritere innføringen av elektronisk meldingsformidling Manglende forankring og prioritering hos kommunens helseledere Kommentarer til resultatene Resultatene viser både fortrinn og utfordringer for Sunnmøre regionen. Det framkommer at den samarbeidsformen som er utviklet gjennom Søre Sunnmøre initiativet har gitt de beste resultatene. Fortrinnene er: Alle kommunene benytter elektroniske journalsystem Alle kommunene har sine legekontor koblet til Norsk Helsenett 9

10 Mange kommuner har sine helsestasjoner koblet til Norsk Helsenett Kommunene på Søre Sunnmøre har utviklet et interkommunalt prosjektsamarbeid for innføringen og har mye kompetanse Ålesund kommune er kommet godt i gang og kan fungere som fyrtårn for å få etablert videre samhandling med Helse MR HF ekommune Sunnmøre er et interkommunalt digitalt samarbeid mellom 9 kommuner. Her er det potensial for interkommunalt prosjektsamarbeid for elektronisk meldingsutveksling IKT Orkide er en velfungerende IKT organisasjon KomUt-prosjektet er etablert som en viktig ressurs i regionen. Dette prosjektet har valgt IKT Orkide som KomUt partner i Møre og Romsdal. Det er stor vilje i regionen til utvikling på dette området Regionens utfordringer er: Det er behov for å iverksette en lang rekke organisatoriske tiltak for at elektronisk meldingsutveksling skal komme på plass Det behov å iverksette en lang rekke tekniske tiltak for at elektronisk meldingsutveksling skal komme på plass Manglende kompetanse i mange kommuner Det er stor variasjon i hvor langt kommunene er kommet i arbeidet Sykehusenes journalsystem håndterer ikke PLO-meldinger Det pågående arbeidet er IKT- drevet og det er litt uklart hvor godt forankret prosessen er hos helsepersonell Det pågående arbeidet i mange av kommunene er ikke politisk eller administrativ forankret Flere av kommunene er ikke inkludert i faglige nettverk knyttet til elektronisk meldingsutveksling Økonomi rapporteres å være en utfordring for nødvendige tekniske investeringer 10

11 Nødvendige tiltak for å implementere elektronisk meldingsutveksling Det er utarbeidet flere veiledere som beskriver hvordan aktørene skal gå fram i implementering av elektroniske meldingsutveksling. 2 Her finnes detaljerte beskrivelser av de viktigste aktivitetene. Kommunene kan også finne eksempler på maler og oppsett som andre kommuner har benyttet i sitt arbeid. 3 De ulike tiltakene bør gjennomføres i ulike faser: 1. Forberedelser 2. Anskaffelser og tekniske installeringer 3. Utarbeide rutiner og gjennomføre opplæring 4. Pilotering og driftssetting De ulike fasene kan gjennomføres i parallell, men det er likevel viktig å ta høyde for at prosessen krever finansiering av nødvendige anskaffelser og bruk av tid og ressurser til opplæring. Det vil alltid være variasjon mellom kommunene hvor langt de er kommet i de ulike fasene. I innføringsarbeidet skiller man mellom organisatoriske og tekniske tiltak. Nødvendige organisatoriske tiltak Politisk forankring gjennom kommunestyret og hovedutvalg for helse og sosial Administrativ forankring gjennom rådmann og leder for helse og sosialsektoren Ha en egen kommunal koordinator som sørger for at IKT avdelingen blir involvert og at helsepersonell blir involvert Sørge for at det er forpliktende formuleringer i samarbeidsavtale 9 «IKT i samhandlingen» slik at HF-et er forpliktet til å prioritere dette arbeidet Utarbeide en god prosjektbeskrivelse for implementering av elektronisk meldingsutveksling 2 Koble sammen; veileder i elektronisk meldingsutveksling mellom kommune og sykehus, Kristiansund kommune og Helse Møre og Romsdal 2011 og veileder som er publisert på NHN

12 Gjennomføre en ROS-analyse 4 Opplæringsplaner Nødvendige tekniske tiltak Sette seg inn i og benytte Normen Gjør nødvendige forberedelser i EPJ-systemet Bestille oppkobling mot norsk helsenett og sørge for at alle helselokalisasjoner i kommunen får tilknytning Lag rutiner for meldingsovervåking, avvikshåndtering samt brukerveiledning Etablere databehandler avtale (se normen.no) Bestille virksomhetssertifikat Bestille EDI-programvare Sette opp tjenesteadresseringen Testing av meldingstrafikk Pilotere og produksjons sette meldinger Listen over tiltak kan lett bli demotiverende lang. Men erfaringer fra andre regioner viser at innføringsprosessen kan effektivisere dersom man lykkes i å mobilisere flere kommuner til å jobbe i faglige nettverk og dra gjensidig utbytte av hverandres kunnskap og erfaringer. Kostander knyttet til innføring av elektronisk meldingsutveksling I beregningen av Investeringskostnader knyttet til implementering av elektronisk meldingsutveksling 5 er det foretatt beregninger for henholdsvis små, mellomstore og store kommuner 6. Tabell 6 oversikt over stipulerte investeringskostnader- tall fra PWC 4 Risiko- og Sårbarhetsanalyse knyttet til forvaltning av personvern og informasjonssikkerhet 5 Elektronisk meldingsutveksling i kommunene- kostnader og gevinster; PWC/KS (SSB-data): små kommuner<4999 innbyggere, Mellomstore innb. Store > innb. 12

13 Beregninger i tabellen viser at investeringskostnader beløper seg til ca kr ,- for små kommuner, ca kr ,- for mellomstore kommuner og ca ,- for store kommuner. I tillegg til disse kostnadene kommer organisatorisk tilrettelegging som timer benyttet til koordinering, utvikling av planer og rutiner, møtevirksomhet og opplæring i den enkelte kommune. Samme beregninger viser at investeringskostnadene utgjør ca 47% av totale implementeringskostnader. Resterende 53% er organisatoriske tilrettelegginger. Tilsvarende beregninger er foretatt knyttet til driftskostnader i den enkelte kommune. Tabell 7 Oversikt over stipulerte driftskostnader- tall fra PWC Beregningene viser at små kommuner vil ha årlige driftskostnader tilsvarende ca kr ,-, mellomstore kommuner ca kr ,- og store kommuner ca kr ,- Driftskostnadene fordeler seg % -vis ved at 59 % utgjør tekniske oppgaver og informasjonssikkerhet, mens 41 % av kostnadene tilfaller organisatoriske tiltak. Dersom vi legger disse tallene og den %- vise fordelingen til grunn får vi følgende kostnadsoversikt over kommunene på Sunnmøre: 13

14 Tabell 8 Kostnadsoversikt kommunene på Sunnmøre Kommunenavn Status Investeringskostnader Organisatorisk tilrettelegging Sum investeringskostnader Driftskostnader Organisato riske tiltak Sum årlige Driftskostnader Giske Mellomstor Haram Mellomstor Norddal Liten Sandøy Liten Skodje Liten Stordal Liten Stranda Liten Sula Mellomstor Sykkylven Mellomstor Ørskog Liten Vestnes Mellomstor Ålesund Stor Hareid Mellomstor Herøy Mellomstor Sande Liten Ulstein Mellomstor Vanylven Liten Volda Mellomstor Ørsta Mellomstor Sum kostnader alle kommuner En regional kompetanseorganisasjon En kompetanseorganisasjon er en arena for felles læring som tilbyr felles faglig støtte til alle kommunene i deres arbeid med å innføre elektronisk meldingsutveksling mellom Pleie- og omsorgstjenesten, fastleger, helsestasjoner og helseforetak. Behovet for en kompetanseorganisasjon må ikke sees isolert på som et virkemiddel for innføring av elektronisk meldingsutveksling. Stortingsmelding nr 9, Én innbygger-én journal 7, fremhever at «I det videre arbeidet med utbredelse av elektroniske meldinger, bør det også vurderes nye muligheter for å dele og hente informasjon mellom virksomhetene i helse- og omsorgssektoren 7 St.meld.nr 9 ( ) Én innbygger-én journal 14

15 Dette betyr at kommunene, på samme måte som for elektronisk meldingsutveksling, vil ha behov for samordning og kompetanseutveksling på områder som eresept Velferdsteknologi ehelse Telemedisin Kjernejournal Elektronisk legevaktsamarbeid Osv Behovet for mer spesialisert kompetanse vil komme til å øke i årene som kommer. Det er grunn til å tro at ikke alle kommunene vil være i stand til på egen hånd å inneha denne kompetansen. Utfordringen kan også snus til en mulighet. Helsedirektoratets rapport IS-1990 om velferdsteknologi, 8 foreslår at 120 millioner kroner årlig skal stilles til rådighet for kommunene til tjeneste innovasjon. En velfungerende kompetanseorganisasjon kan utvikles til et strategisk fortrinn for medlemmene av Sunnmøre Regionråd når framtidens elektroniske helsetjenester skal settes ut i praktisk bruk. En slik innovasjonsarena finnes ikke i dag så dersom Sunnmøre regionen lykkes vil dette også kunne bli en sentral arena for forskning og innovasjon i helsesektoren. Ved å legge til rette for en slik arena kan regionen skape en møteplass der helsepersonell og IKT-personell møtes, og hvor det i felleskap drøftes og planlegges hvordan innføring av framtidige elektronisk tjenester kan utvikles. Dagens aktører innen IKT og helse på Sunnmøre Det er flere aktørene som er involvert og som gir viktige bidrag til framdriften i arbeidet med elektronisk meldingsutveksling på Sunnmøre. ekommune Sunnmøre 8 Fagrapport om implementering av velferdsteknologi i de kommunale helse- og omsorgstjenestene ,

16 Sunnmøre Regionråd har tatt initiativ til å etablert ekommune Sunnmøre. ekommune Sunnmøre finansieres som et spleiselag mellom 9 kommuner og har ansatt egen prosjektleder. Her samarbeider de 9 kommunene for å utvikle gode, fremtidsretta og kostnadseffektive løsninger. ekommune Sunnmøre er et topp moderne datasenter som skal levere felles datatjenester til kommunene. Datasenteret har stor bredde i sine oppgaver der helse er ett av flere fokusområder. ekommune Sunnmøre er en viktig aktør i implementeringsarbeidet fordi god IKT infrastruktur er helt avgjørende for å få elektronisk meldingsutveksling på plass. Alle de 9 medlemskommunene benytter fagsystemet Profil. IKT Orkidé IKT-samarbeid for samtlige kommuner på Nordmøre, samt Romsdalskommunene Nesset og Fræna. Kommunene samarbeider om felles utfordringer for å oppnå felles løsninger som blir rimeligere, implementeres raskere og har bedre kvalitet. KomUt KomUt står for Kommunal utbredelse av meldinger og er et prosjekt i regi av Norsk Helsenett. KomUt koordineres fra IKT Orkidé og fungerer som en regional kompetanseorganisasjon med tildelte midler fra Norsk Helsenett. komut skal i perioden , sørge for at alle kommuner i Møre og Romsdal får bistand og hjelp til å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Prosjektet har så langt prioritert bistand til Ålesund kommune fordi dette er den største kommunen i regionen og kan fungere som motor og drivkraft for øvrige kommuner. Strategien synes god fordi Ålesund kommune har posisjon til også å forplikte sykehuset til å gjennomføre nødvendige tiltak slik at de blir en god kommunikasjons part for pleie og omsorgstjenesten i alle kommunene. Gjennom KomUt har Møre og Romsdal fått tilført en 90 % prosjektkoordinator stilling. Denne stillingen er fordelt på tre personer (50 %, 20 %, 20 %). Ålesund kommune Ålesund kommune har med bistand fra KomUt og ekommune Sunnmøre kommet godt i gang med teknisk tilrettelegging knyttet til innføring av elektronisk meldingsutveksling. Her testes PLO-meldinger mellom pleie- og omsorgstjenesten og legekontor og test av pleie-og omsorgstjenestens mottak av basismeldinger (epikriser og lab-svar) fra sykehus. Kommunen 16

17 utarbeider rutiner for informasjonssikkerhet som skal ferdigstilles og distribueres i organisasjonen før meldingstjenesten iverksettes i full skala. Prosjektsamarbeidet på Søre Sunnmøre Søre Sunnmøre har etablert et interkommunalt prosjektsamarbeid der 7 kommuner har spleiset på en prosjektkoordinator i 90 % stilling. Prosjektet startet som forprosjekt i 2010 med utgangspunkt i Gerica fagforum, som ble bedt om å lage rapport til rådmannsgruppen om framtidig drift og bruk av fagprogrammet. Fagforumet består av fagpersoner fra alle kommunene. Prosjektrapporten resulterte i forpliktende kommunestyrevedtak sommer 2011 for felles driftssenter og felles prosjekt/ prosjektleder fra vår Det er opparbeidet betydelig erfaring og kunnskap om hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Denne kunnskapen kan komme andre kommuner i regionen til nytte. Prosjektgruppen som består av ledere fra helse og omsorg, sikkerhet/ personvern, IT, helsestasjon og fag har brukt mye tid på forankringsarbeid i den enkelte kommune. Hver medlem i prosjektgruppen er leder for kommunal arbeidsgruppe for egen kommune. Kommunene har utarbeidet felles prosjektplan, felles personvernhåndbok og en brosjyre som beskriver det interkommunale samarbeidet. Samtlige kommuner er nå klar for testing av meldingstrafikk mellom sykehus (laboratorier Molde, Volda, Ålesund) og institusjonstjenesten, samt meldinger til NAV drift og forvaltning. 5 kommuner er i løpet av november i drift overfor Helfo, SYSVAK, samt testing laboratoriesvar sykehus mot helsestasjonstjenesten. Prosjektet er interessant som modell for hvordan man kan videreutvikle prosjektsamarbeid i øvrige kommunene på Sunnmøre. Søre Sunnmøre har organisert prosjektet med styringsgruppe, prosjektleder og prosjektgruppe. Prosjektleder har blant annet ansvar for: Koordinere, informere og være bindeledd mellom hovedsamarbeidspartnere, deltakerkommunene og driftssenteret, inkludert interkommunal IKT-koordinator 17

18 Gi innspill til leveransetilbud av nødvendig utstyr, programvare og eventuell konsulentbistand Være bindeledd mellom legekontor, HF og kommuner Sørge for nødvendig kompetanse i prosessen Ansvar sammen med IKT- koordinator om å søke på utlyste prosjektmidler Prosjektgruppa skal i samarbeid med prosjektleder stå for gjennomføringa av prosjektet. Det er oppretta lokale arbeidsgrupper i hver kommune der medlemmene i prosjektgruppa er ledere i arbeidsgruppene i sine kommuner. Dette sikrer at engasjement og framdrift ikke bare skjer innad i prosjektgruppa, men tilbakeføres til den enkelte kommunes helsetjeneste, IKT tjeneste og administrasjon. Interkommunal gruppe av helse- og omsorgsledere (sjustjerna helse og omsorg) er styringsgruppe til prosjektet. Helse Møre og Romsdal HF Helse Møre og Romsdal HF ble opprettet i mars 2011, og avløste Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF fra 1. juli samme år. Helseforetaket har administrasjon i Ålesund. Sykehuset i Ålesund har egen koordinator for elektronisk meldingsutveksling og som jobber sammen med KomUt-koordinatoren. Det er etablert samarbeidsavtaler mellom HF og samtlige kommuner i regionen. Samarbeidsavtale nr 9 om IKT i samhandlinga skal legge til rette for sikker og effektiv elektronisk samhandling mellom spesialisthelsetjenesten og helse- og omsorgstjenesten i kommunen. 18

19 Vestnes IKT Orkide KomUt ekommune Sunnmøre 9 kommuner Egen prosjektleder Søre Sunnmøre 7 kommuner Egen porsjektleder betalt av kommunene Sykkylven Samtlige aktører har alle bidratt til at det i dag er akkumulert en betydelig kompetanse i regionen knyttet til innføring av elektronisk meldingsutveksling. Denne kompetansen er imidlertid spredt, og det mangler en fellesarena for erfaringsutveksling. Forventede effekter av en regional kompetanseorganisasjon Dersom man lykkes i å etablere et «godt lagspill kan Sunnmøre oppnå fantastiske resultater». Økonomiske besparelser. Implementeringstiden har vesentlig innvirkning på gevinstpotensialet. Kortere implementeringstid øker lønnsomheten betydelig for alle parter. Det bør derfor gjennomføres et koordinert løp overfor alle kommunene og sykehusene på Sunnmøre 9. Det legges et godt grunnlag for framtidig support og drift etter prosjektperioden. 9 Aanesen et al; Samfunnsøkonomisk lønnsomhet av elektronisk meldingsutveksling; Rapport Sosial- og helsedirektoratet

20 Alle kommunene må, før eller siden, gjennomføre samme jobben med implementering av elektroniske meldinger. En velfungerende kompetanse organisasjon vil være et fellesgode for alle deltagerne. Deling av kunnskap og erfaring vil bidra til å effektivisere innføringsprosessen o Alle kommunene får nødvendige råd og veiledning gjennom de ulike fasene o Løfte fram felles problemstillinger knyttet til HF (samarbeidsavtaler), Leverandører, Norsk Helsenett o Politiske prosesser og forankrings arbeid o Nødvendig IKT kompetanse stilles tilgjengelig for alle kommunene (effektivisere rekkevidden av en samlet IKT kompetanse) Kommunene kan søke om felles ekstern finansiering Økt tilgang på knappe ressurser og redusert sårbarhet fordi man blir mindre avhengig av enkeltpersoner Et mulig hinder for et slikt samarbeidskonsept kan være en reell skjevfordeling av ressursbruk så langt i prosessen mellom de forskjellige kommunene. Et slikt synspunkt må vurderes opp mot effekten av hva en kompetanseorganisasjon kan bety for hele den framtidige utviklingen av hele regionen. Oppgaveløsning Gjennom en regional kompetanseorganisasjon skal kommunene på Sunnmøre få tilgang til: Møteplasser der erfaringsutveksling kan bidra til å effektivisere innføringsprosessen og stimulere til faglige nettverk Felles teknisk bistand Felles helsefaglig bistand Felles deltakelse i fellessøknad om økonomiske tilskudd 10 Utarbeide en felles webside for maler, prosjektbeskrivelser, risikoanalyser, brukerveiledninger, annonsering av aktiviteter i regionen etc 10 Det lyses ut samhandlingsmidler fra Helsedirektoratet i februar eller mars

21 Møteplasser Kompetanseorganisasjonen kan imøtekomme kompetansebehovet i kommunene med å arrangere møteplasser. Her er erfaringsutveksling og kompetanseoverføring sentralt. På disse møteplassene kan man trekke veksler på eksisterende spisskompetanse som noen kommuner besitter og som kan deles med øvrige kommunene. Møteplassene kan være både tidsavgrenset, temaavgrenset og begrenset med hensyn til antall deltakere. Det aller viktigste er å ta utgangspunkt i hva kommunene har behov for. For eksempel kan kompetanseorganisasjonen arrangere flere 3-timers møteplasser rundt tema «Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling». Her kan man velge å dele Sunnmøre region inn i geografiske områder og så arrangere 3-4 møteplasser på samme tema rundt omkring i regionen. Bakgrunnen for å arrangere flere møteplasser er at det gir rom for bred deltakelse fra den enkelte kommune. På en slik møteplass er det naturlig å få representanter fra Søre Sunnmøre og Ålesund kommune til å fortelle hvordan de har jobbet. Det vil hele tiden være aktuelle tema der kommunene vil ha utbytte av informasjons- og erfaringsutveksling. Noen nærliggende tema er; Norm for informasjonssikkerhet, avvikshåndtering, opplæringsmetoder knyttet til elektronisk meldingsutveksling, revidering av samarbeidsavtale om IKT i samhandlingen, hvordan drifte elektronisk meldingsutveksling, hvordan komme i gang med bruk av velferdsteknologi osv. Teknisk bistand ekommune Sunnmøre sikrer iverksetting av nødvendige tekniske tiltak og kompetanse til sine 9 medlemskommuner. Kommunene på Søre Sunnmøre har gjennom sitt interkommunale prosjektsamarbeid sørget for god erfaringsutveksling og felles tiltak knyttet til teknisk tilrettelegging. Gjennom etableringen av KomUt skal alle kommunene sikres bistand i innføringen av elektronisk meldingsutveksling. KomUt har 90 % stilling som skal gi bistand til samtlige kommuner i Møre og Romsdal. Denne bistanden er gratis tilgjengelig for alle kommunene og finansieres fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) via Norsk Helsenett. 21

22 Deltakelse i felles søknader Finansiering av nye tiltak i kommunene er alltid et problem. Som regel må kommunene selv skaffe til veie finansiering av konkrete tiltak i egen kommune. I noen tilfeller er det imidlertid behov for felles tiltak og derfor strategisk at kommunene går sammen om søknader. I slike tilfeller kan den regionale kompetanseorganisasjonen bidra til å koordinere søknadsprosessen. Det betyr å holde seg orientert om mulige finansieringskilder, forankre planer om felles tiltak hos den enkelte kommune og koordinere søknadsskriving. Felles webside En webside vil kunne være en plass for effektiv deling av informasjon, maler, dokumenter, presentasjoner og informasjon. En slik webside kan opprettes under Sunnmøre Regionråd. Forslag om tilrettelegging Vi anbefaler at modellen fra Søre Sunnmøre videreutvikles til å gjelde alle de 19 kommunene som omfattes av Sunnmøre regionråd. Vårt forslag baserer seg på det faktum at i disse 7 kommunene er det gode innføringsplaner, planene er politisk og administrativt forankret og alle aktørene er tilkoblet Helsenettet. En Kompetanseorganisasjon bør eies og rapportere til Sunnmøre Regionråd for å sikre at det utvikles en arena for erfaringsutveksling som kommer alle kommunene til gode. Teamet kan bestå av følgende representanter: Prosjektleder som rapporterer til Samhandlingsutvalget i SR. Dette er eneste nyansettelse KomUT representant Representant fra ekommune Sunnmøre Representant fra HF En representant fra noen kommuner som har opparbeidet seg erfaring på området, og som kan representere flere kommuner i sitt nærområde. Eksempel kan være en fra Søre Sunnmøre, en fra Ålesund kommune og en representant fra kommuneområdet rundt Sykkylven, Stranda og Stordal. 22

23 Styringsgruppe ledes av Sunnmøre regionråd v/ Samhandlingsutvalget, 1 representant fra Helse Møre og Romsdal HF, 1 representant fra evt ekstern finansieringskilde, fylkeslegen, 1-2 representanter fra kommunene Kostnader knyttet til etableringen av en kompetanseorganisasjon Etablering av kompetanseorganisasjon krever ikke opprettelse av en ny virksomhet, men opprettelse av en prosjektlederstilling. TTC foreslår å opprette denne prosjektstillingen i tilknytning til Samhandlingsutvalget i Sunnmøre Regionråd. Kostnadene er knyttet til lønn for prosjektlederstillingen og til møteplassarrangement. Samlet kan dette dreie seg om mellom kr ,- kr ,-, avhengig av om hvilken stillingsbrøk man velger å ansette prosjektleder i. Finansieringsmuligheter Vårt forslag er at kommunene gjennomfører dette som et spleiselag for deretter å søke om ekstern finansiering. Et spleiselag gjennomføres etter de prinsipper som Sunnmøre Regionråd og kommunene enes om. Så snart prosjektleder er på plass bør vedkommende orientere seg om hvilke eksterne finansieringsmuligheter som foreligger. Pr i dag ligger mulighetene hos Helsedirektoratets samhandlingsmidler som lyses ut i februar-mars Fylkesmannens skjønnsmidler er også en mulighet og prosjektet skulle være godt tilpasset for å kunne søke regionale utviklingsmidler knyttet til innovasjon og kompetanseutvikling innenfor et av de største utviklingsområdene i offentlig sektor. Status og anbefaling for den enkelte kommune Noen kommentarer knyttet til faktagrunnlaget vårt: Som bakgrunn for å beskrive status og anbefalinger for den enkelte kommune har vi brukt summen av all informasjon vi har samlet i løpet av perioden. Vi baserer oss blant annet på resultatene fra 2 ulike spørreundersøkelser. Den nasjonale undersøkelsen samlet masse informasjon om status i den enkelte kommune, mens vår questback-undersøkelse var ment å supplere med tilleggsopplysninger. I noen sammenhenger ser vi at svarene er motstridende, noe som kan skyldes at det er noen måneder mellom disse undersøkelsene og 23

24 at det har skjedd tiltak i kommunene siden den første besvarelsen. En annen årsak kan være at det er ulike personer i den enkelte kommune som har besvart spørsmålene. Beskrivelse av den enkelte kommunes status og utfordring kan derfor avvike noe fra egen oppfattelse. Samtidig anbefaler vi å bruke anbefalingene som veiledende og som en sjekkliste for tiltak som må iverksettes. 24

25 Elektronisk meldingsutveksling i Giske kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ-PLO EPJhelsestasjon EPJ- legekontor 7312 ekommune Sunnmøre Profil Winmed Infodoc Samarbeidslinjer Legevakts samarbeid med Ålesund, Sula, Haram Giske kommune er med i faglig nettverk gjennom Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester Status Kommunene har 8 leger fordelt på 2 legekontor Alle legene og helsestasjoner er på helsenett. Sender SYSVAK-meldinger Hjemmetjenesten og sykehjemmene er ikke på helsenett, men de er i gang med forberedende arbeid Kommunens IKT avdeling står for drift Kommunen har ikke utarbeidet strategi og handlingsplaner og har ikke egen koordinator for elektronisk meldingsutveksling Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Manglende forankring, samarbeid, leveranse, prioritering hos andre aktører kommunen er avhengig av (HF og leger) Manglende leveranse og samarbeid eller utilstrekkelig oppfølging fra leverandør Manglende kompetanse Elektronisk meldingsutveksling er ikke høyt nok prioritert i kommunen 25

26 Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for politisk forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom kommunestyret og hovedutvalg for helse og sosial Sørge for administrativ forankring gjennom rådmann og leder for helse og sosialsektoren slik at overordnet nivå kan bidra til å etablere et godt samarbeid med legetjenesten og sykehuset Både IKT avdeling og helsepersonell må involveres i utarbeidelse av planer og innstillinger til politisk og adm.ledelse Sørge for å få på plass egen koordinator i kommunen som blir kontaktperson mot ekommune Sunnmøre og KomUt koordinator Vurdere hvilke oppgaver som kan gjøres i samarbeid med Visma Profil samarbeidsgruppe; mal for meldingshåndtering i Profil, hvordan håndtere avvik, hvordan gjennomføre opplæring etc Tekniske tiltak Sjekk at EPJ-systemet i kommunene er en oppdatert versjon som kan kommunisere PLO-meldinger Anskaffe kommunikasjonsmodul Visma Link eller annet produkt. Søk råd om dette hos ekommune Sunnmøre Få hjemmetjeneste og sykehjem på helsenett Det foreligger noen juridiske rammevilkår som kommunene må være oppmerksom på når de skal danne felles driftsmiljø for sine IKT-løsninger. Sjekk dette med ekommune Sunnmøre eller KomUt-koordinator Det må settes opp adresser i kommunen i henhold til Norsk Helsenetts krav Kostnader knyttet til implementering Investeringskostnader for mellomstor kommune er beregnet til ca kr ,-. Organisatorisk tilrettelegging er beregnet til ca kr ,- 26

27 Elektronisk meldingsutveksling i Haram kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ-PLO EPJ- Helsestasjon EPJ-Legekontor 8973 ekommune Sunnmøre Profil HsPRo WinMed Samarbeidslinjer Legevakts samarbeid med Ålesund, Giske, Sula. Status Kommunene har 10 leger fordelt på 3 legekontor Legetjenesten og helsestasjoner er tilkoblet Norsk Helsenett. Kommunen sender SYSVAK meldinger Kommunens sykehjem og hjemmetjeneste soner er ikke tilkoblet Norsk Helsenett Den kommunale helsetjenesten driftes av kommunens egen IKT-avdeling Det foreligger ingen strategi eller handlingsplaner for innføring av elektronisk meldingsutveksling Kommunen har ingen koordinator for elektronisk meldingsutveksling Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Manglende forankring, samarbeid, leveranse, prioritering hos andre aktører kommunen er avhengig av (HF og leger) 27

28 Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for politisk forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom kommunestyret og hovedutvalg for helse og sosial Sørge for administrativ forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom rådmann og leder for helse og sosialsektoren slik at overordnet nivå kan bidra til å etablere et godt samarbeid med legetjenesten og sykehuset Få på plass egen koordinator i kommunen som er kontaktperson mot ekommune Sunnmøre og KomUt-koordinator Både IKT avdeling og helsepersonell må involveres i utarbeidelse av planer og innstillinger til politisk og adm.ledelse Vurdere hvilke oppgaver som kan gjøres i samarbeid med Visma Profil samarbeidsgruppe for eksempel utarbeidelse av mal for meldingshåndtering i Profil, hvordan personalet skal håndtere avvik, hvordan gjennomføre opplæring etc Tekniske tiltak Sjekk at EPJ-systemet i kommunene er en oppdatert versjon som kan kommunisere PLO-meldinger Anskaffe kommunikasjonsmodul Visma Link eller annet produkt. Søk råd om dette hos ekommune Sunnmøre Få hjemmetjeneste og sykehjem på helsenett Det foreligger noen juridiske rammevilkår som kommunene må være oppmerksom på når de skal danne felles driftsmiljø for sine IKT-løsninger. Sjekk dette med ekommune Sunnmøre og KomUt-koordinator. Det må settes opp adresser i kommunen i henhold til Norsk Helsenetts krav Kostnader knyttet til implementering Investeringskostnader for mellomstor kommune er beregnet til ca kr ,- Organisatorisk tilrettelegging er stipulert til ca kr ,- 28

29 Elektronisk meldingsutveksling i Hareid kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ -PLO EPJ- EPJ-Legekontor Helsestasjon 5000 Søre Sunnmøre Gerica HsPRo System X Samarbeidslinjer: Legevakts samarbeid med Ulstein og Volda sjukehus Faglige nettverk: Nettverk med de andre 6 kommuner på søre Sunnmøre (pleie og omsorgsledere), samt alle 7 kommuner felles fagnettverk for systemansvarlige/ emeldings ansvarlige for fagprogram Status: Kommunene har 6 leger Legetjenesten, helsestasjoner, sykehjem og hjemmetjeneste er alle tilknyttet Norsk Helsenett Felles prosjekt med Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta kommuner IKT Driftssenter på Hareid (IT avdelinga Hareid) Har gjort grundige forberedelser og planlegger å ta i bruk tilgjengelige meldinger i løpet av våren 2013 Har utarbeidet strategi og handlingsplaner Koordinator for elektronisk meldingsutveksling er: evelyn.haram.larsen@hareid.kommune.no tlf , mobil Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Manglende forankring, samarbeid, leveranse, prioritering hos andre aktører kommunen er avhengig av (HF og leger) Elektronisk meldingsutveksling er ikke høyt nok prioritert i kommunen Kostnader ved bruk av meldinger(implementering og drift) 29

30 Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for administrativ forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom rådmann og leder for helse og sosialtjenesten slik at overordnet nivå kan bidra til å etablere et godt samarbeid med legetjenesten og sykehuset Finne de gode innsalgsargumentene som kan bidra til at kommunens ledere ønsker å befeste sin posisjon som regional spydspiss på elektronisk samhandling Både IKT avdeling og helsepersonell må involveres i utarbeidelse av planer og innstillinger til politisk og adm.ledelse Arrangere kurs i informasjonssikkerhet til helsepersonell i kommunen Utarbeide opplæringsplan for hvordan utføre elektronisk meldingsutveksling Utarbeide prosedyrebeskrivelse av meldingshåndtering Tekniske tiltak Fortsette prosessen som er i gang gjennom samarbeidet med de andre kommunene på Søre Sunnmøre og trekke veksler på KomUT-koordinator Det foreligger noen juridiske rammevilkår som kommunene må være oppmerksom på når de skal danne felles driftsmiljø for sine IKT-løsninger. Sjekk dette med KomUtkoordinator. Kostnader knyttet til implementering Kommunen er kommet godt i gang og har allerede sørget for nødvendige investeringer. Organisatorisk tilrettelegging er stipulert til ca kr ,-for en mellomstor kommune Årlige driftskostnader er stipulert til ca kr ,- og årlige organisatoriske tiltak har en stipulert kostnad på ca ,- 30

31 Elektronisk meldingsutveksling i Herøy kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ-PLO EPJ-Helsestasjon EPJ-Legekontor 8727 Søre Sunnmøre Gerica Winmed Winmed 2X ProfDoc Vision Samarbeidslinjer Legevakts samarbeid med Sande MR og Volda Faglige nettverk: Nettverk med de andre 6 kommuner på søre Sunnmøre (pleie og omsorgsledere), samt alle 7 kommuner felles fagnettverk for systemansvarlige/ emeldings ansvarlige for fagprogram Status Kommunene har 6 leger Legetjenesten, helsestasjoner, sykehjem og hjemmetjeneste er alle tilknyttet NHN Installerer Gerica elink og starter med testmeldinger november/ desember 2012 Planlegger å ta i bruk tilgjengelige meldinger i løpet av våren 2013 Felles prosjekt med Hareid, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta kommuner IKT Driftssenter på Hareid (IT avdelinga Hareid) Har utarbeidet strategi og handlingsplaner Koordinator for elektronisk meldingsutveksling er: evelyn.haram.larsen@hareid.kommune.no tlf Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Manglende forankring, samarbeid, leveranse, prioritering hos andre aktører kommunen er avhengig av (HF og leger) Elektronisk meldingsutveksling er ikke høyt nok prioritert i kommunen Kostnader ved bruk av meldinger(implementering og drift) 31

32 Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for administrativ forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom rådmann og leder for helse og sosialsektoren slik at overordnet nivå kan bidra til å etablere et godt samarbeid med legetjenesten og sykehuset Finne de gode innsalgsargumentene som kan bidra til at kommunens ledere ønsker å befeste sin posisjon som regional spydspiss på elektronisk samhandling Både IKT avdeling og helsepersonell må involveres i utarbeidelse av planer og innstillinger til politisk og adm.ledelse Arrangere kurs i Norm for informasjonssikkerhet. Dette kan gjøres som en del av prosjektsamarbeidet på Søre, men også i samarbeid med SR Tekniske tiltak Fortsette prosessen som er i gang gjennom samarbeidet med de andre kommunene på Søre Sunnmøre og trekke veksler på KomUT-koordinator Det foreligger noen juridiske rammevilkår som kommunene må være oppmerksom på når de skal danne felles driftsmiljø for sine IKT-løsninger. Sjekk dette med KomUtkoordinator Kostnader knyttet til implementering Kommunen er kommet godt i gang og har allerede sørget for nødvendige investeringer. Organisatorisk tilrettelegging er stipulert til ca kr ,-for en mellomstor kommune Årlige driftskostnader er stipulert til ca kr ,- og årlige organisatoriske tiltak har en stipulert kostnad på ca ,- 32

33 Elektronisk meldingsutveksling i Norddal kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ- PLO EPJ- Helsestasjon EPJ- Legekontor 1738 ekommune Sunnmøre Profil Winmed ProfDoc Vision Samarbeidslinjer Legevakts samarbeid med Stranda Faglige nettverk: e-kommune Sunnmøre og Visma Profil samarbeidsgruppe Status Kommunen har 3 leger lokalisert til ett legekontor Legekontor og helsestasjon er koblet på helsenett. Helsestasjonene utveksler SYSVAK meldinger Hjemmetjeneste og sykehjem er ikke på helsenett Kommunens egen IKT avdeling står for drift Kommunen har i samarbeid med ekommune Sunnmøre utarbeidet strategi og handlingsplan for elektronisk meldingsutveksling Kommunen har ikke egen koordinator for implementeringsarbeidet Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Elektronisk meldingsutveksling er ikke høyt nok prioritert i kommunen Elektronisk meldingsutveksling er ikke høyt nok prioritert på sykehuset Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for administrativ forankring av elektronisk meldingsutveksling gjennom rådmann og leder for helse og sosialsektoren Få på plass koordinator for elektronisk meldingsutveksling i kommunen 33

34 Både IKT avdeling og helsepersonell bør involveres i utarbeidelse av planer og innstillinger til politisk og adm.ledelse Vurdere hvilke oppgaver som kan gjøres i samarbeid med Visma Profil samarbeidsgruppe som for eksempel mal for meldingshåndtering i Profil, hvordan håndtere avvik, hvordan gjennomføre opplæring etc Tekniske tiltak Sjekke at kommunen har oppdatert versjon av EPJ-systemet som gjør at man kan kommunisere PLO-meldinger Anskaffe kommunikasjonsmodul Visma Link eller annet produkt. Søk råd om dette hos ekommune Sunnmøre Få hjemmetjeneste og sykehjem på helsenett Søk råd når det gjelder tekniske anskaffelser hos ekommune Sunnmøre og KomUTkoordinator Det må settes opp adresser i meldingssystemet i henhold til Norsk Helsenetts krav for adressering av meldinger Kostnader knyttet til implementering Investeringskostnader er beregnet til ca kr ,-. Organisatorisk tilrettelegging ca kr ,- 34

35 Elektronisk meldingsutveksling i Sande kommune Innbyggertall IKT-koordinator EPJ - PLO EPJ-Helsestasjon EPJ-Legekontor 2588 Søre Sunnmøre Gerica Winmed WinMed 2X Samarbeidslinjer Legevakts samarbeid med Herøy og Volda Faglige nettverk: Nettverk med de andre 6 kommuner på søre Sunnmøre (pleie og omsorgsledere), samt alle 7 kommuner felles fagnettverk for systemansvarlige/ emeldings ansvarlige for fagprogram Status Kommunen har 3 leger Legetjenesten, sykehjem og hjemmetjeneste er alle tilknyttet NHN Sande Kommune skal oppgradere til Winmed3 Helsestasjon i veke og herunder tilkobling til NHN Installerer nå meldingstjener Gerica elink og starter med testmeldinger i november/ desember 2012 Felles prosjekt med Hareid, Herøy, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta kommuner IKT Driftssenter på Hareid (IT avdelinga Hareid) Prosjektleder er: evelyn.haram.larsen@hareid.kommune.no, tlf Har utarbeidet strategi og Interkommunal plan og prosjekt Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Manglende kompetanse på elektronisk meldingsutveksling 35

36 Anbefalte organisatoriske tiltak Sørge for politisk og administrativ forankring av elektronisk meldingsutveksling for å sikre at opplæring av ansatte blir prioritet i kommunen Sørge for å befeste sin posisjon som regional spydspiss på elektronisk samhandling Helsestasjonens personell er her involvert i prosessen kring tilkobling til NHN Når det gjelder opplæring av personell på helsestasjonene, kan det være en idé å samarbeide med andre kommuner i regionen som benytter WinMed på helsestasjonene Kurs i informasjonssikkerhet Tekniske tiltak Fortsette prosessen som er i gang gjennom samarbeidet med de andre kommunene på Søre Sunnmøre Trekke veksler på KomUT-koordinator for å få helsestasjonene på helsenett Kostnader knyttet til implementering Kommunen er kommet godt i gang men har ikke alle lokalisasjonene tilkoblet Norsk Helsenett. Det vil kreve investeringskostnader knyttet til å få helsestasjonene på helsenett. Summen av investeringskostnader er stipulert til ca kr ,-, men Sande kommune har gjennomført flere tekniske investeringer allerede. Organisatorisk tilrettelegging for mellomstore kommuner er stipulert til ca kr ,- Årlige driftskostnader er stipulert til ca kr ,- og årlige organisatoriske tiltak har en stipulert kostnad på ca ,- 36

37 Elektronisk meldingsutveksling i Sandøy kommune Innbyggertall IKT- koordinator EPJ -PLO EPJ- Helsestasjon EPJ-Legekontor 1315 ekommune Sunnmøre Gerica Info.doc InfoDoc Samarbeidslinjer Faglige nettverk: Samarbeider med Søre Sunnmøre om implementering av elektronisk meldingsutveksling Legevakts samarbeid med Aukra og Midsund. Status Kommunene har 1 lege Lege og helsestasjon er på helsenett. Sender SYSVAK- meldinger Hjemmetjenesten og sykehjemmene er på helsenett og i prosjektfase der de planlegger å sende /motta meldinger mellom PLO og legekontor i løpet av november 2012 Kommunens IKT avdeling står for drift Kommunen har utarbeidet strategi og handlingsplaner for elektronisk meldingsutveksling Kommunen har egen koordinator for elektronisk meldingsutveksling Kari Marie Breivik Møst; kari.marie.most@sandoy.kommune.no Utfordringer slik kommunen har rapportert i den nasjonale undersøkelsen Er opptatt av at implementering av helsenett og meldinger går raskt og at alle godkjente meldinger blir tatt i bruk. Dette for å redusere tall på sub system som nå er i bruk som f.eks. telefax 37