REFERAT EKSTRAORDINÆRT STYREMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT EKSTRAORDINÆRT STYREMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til Fadderuka 2016 Sak Orienteringssak: Underskriftskampanje for ny ordning med kontinuasjonseksamener Sak Behandlingssak: Videre budsjett og handling for BIS bil Sak Behandlingssak: Inngåelse av kontrakt på lager Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: KA, ØA, SPA, HR, Leder, FA, MA, NA, SA, påtroppende Sak Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og AK som referent. Godkjent Sak Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den

3 Godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen FA: Fullført erfaringsrapport fra temakveld, påbegynt underskriftskampanje, oppfølging med klasserep, månedsmøte med leder og HR, medarbeidersamtaler med hver enkelt i linjeutvalget, månedsmøte, Bry deg på BI bra innsats. MA: Overlapping med påtroppende, mye jobbing med ulike tema. NA: Deltatt på Velferdstingmøte, overlapping med påtroppende NA, organisert overlappingstur, skrevet erfaringsrapporter. påtroppende MANA: forventningssamtale med de påtropppende og påtroppende leder. SA: påbegynt overlapping, jobber med et Lazer tag arrangement som kommer neste uke. Påtroppende KA: Overlapping, vært i kontakt med Smart profil i forhold til gensere og t skjorter til fadderuka. KA: Overlapping, fokusert på å få på plass Kommunikasjonsbibelen. ØA: Startet smått på overlapping, holder på å ferdigstille fadderukebudsjettet, oppdatert undergrupperegnskap, andre budsjett og regnskapsføring. LNU medlemskontigent. Påtroppende ØA: Kostnadsanalyse på bilen, ikke like utfyllende som ønsket, men fått med det viktigste. SPA: Har hatt et møte med påtroppende leder og HR i forhold til studentpolitikken og hvor mye vi skal være involvert. Møte med påtroppende ekstern med studentpolitikk. Vært på studentpolitikkmøte, overlappingstur. Vært på Velferdstingmøte og diskutert prioriteringslister for SiT bolig, åpen dag på Velferdstinget, vært i kontakt med helsesøster ang stand og vært i møte med Kine, konsulent i VT, om det konstituerende møtet. Første VT møte på BI.

4 Påtroppende Ekstern: Overlappingstur og Velferdstingmøte. Påtroppende Intern: Overlapping og møte med Clarion. HR: Intervjukurs med SiT, gjennomført samtaler, utlysningprosess og promotering i forhold til dette, begynt med intervju som observatør og støtte, overlapping med påtroppende HR og hadde møte med påtroppende ledelse på overlappingstur. Påtroppende leder: Overlappingstur, gode tilbakemeldinger. Startet med forventningsamtaler med påtroppende ledelse, forventer å være ferdig i starten av neste uke. Noen kommende møter i forhold til Nordens beste studieby. Leder: forbredt det faglige til overlappingstur, imponerende innsats, fornøyd med turen. Vært i møte med Under Dusken sammen med påtroppende, overlapping i forhold til det tekniske, har jobbet med forberedelse til Espen Monkvik modeller i forhold til treningsabonnement og betaling, en stor prosess og mye som skal gjøres. Vært i Oslo. Hatt internevaluering med HR. Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til Fadderuka 2016 Bakgrunn: Økonomiansvarlig i fadderstyret viser frem budsjett for Fadderuka 2016 Forslagsstiller: ØA i fadderstyret Vedlegg: Budsjett Fadderuka 2016 (vedlagt i mailen sakslisten ble sendt ut i) Forslag til vedtak : Styret godkjenner budsjett som fremlagt for Fadderuka Aktiv votering, enstemmig nedstemt. PT ØA og Faddersjef presentere:. De største kostnadene går til underholdning, budsjettert 4000 det er i forhold til Fadderuke appen (10 000, ). En app som kan brukes år etter år og blir dermed feil å bare kostnadsføre i år.

5 Budsjetterte 140 faddere, men har fått inn 200 faddere, noe som er rekord. Har skrudd opp prisen på billettene med 49, på alle faddere og fadderbarn, trenger dette for å kunne gjennomføre i og med at det er et tøft sponsormarked for tiden. Har satt opp i sponsor, fått inn så langt så mulig vi vil overstige 40. ØA: Hva er begrunnelsen for økte billettpriser, tenkt på hvordan studentene reagere? Faddersjef: liten økning, det må gjøres slik for at det skal kunne gå. PT ØA: skal informere studentene på forhånd i forhold til pris slik at det vil være klart tidlig. Har presentert prisen til fadderne og ikke mottatt noen spesielle reaksjoner. ØA: men er det noe ekstra i fadderukene i år, kontra i fjor som viser at prisen dermed bør settes opp? Faddersjef: pga sponsorpenger. PT ØA: Er mulig å skru ned prisen også. Tilskuer 1: 349, for å være fadder? PT ØA: ja. Tilskuer 1: Skrudde opp prisen fordi det ikke trodde det skulle få inn nok sponsormidler? Fått inn penger på dette allerede? Trenger faddere for å gjennomføre fadderuka, gått opp 100 kr på et par år. Kan komme til et punkt hvor folk ikke ønsker å være faddere lenger pga at det blir for dyrt. I et langsiktig perspektiv blir 49, hvert år. SPA: En stor økning i forhold til fadderbarn også. En skummel utvikling. ØA: det er som sagt en løpende vurdering. får vi inn nok sponosrmidler slik at det går rundt, vil vi skru ned prisen, skal ikke tjene noe på det. PT ekstern: har dere sammenlignet priser for fadderbarn og faddere med f.eks NTNU? Faddersjef: det er gratis på NTNU, de får til gjengjeld penger til linjene. MA: der er det også en fadderuka pr linjeutvalg og en kortere fadderuke.

6 FA: ser på budsjettet for hver enkelt dag, noen dager står det ikke noe beløp vil det si at det ikke koster noe? PT ØA: ja. tilskuer 1: har dere satt pris før dere fant ut av hva dere vil arrangere, eller sett på hva dere vil gjøre før budsjett? PT ØA: har forsåvidt sett på budsjettert sum, skal arrangere like mye som de tidligere årene. FA: Dag 1, en post på servering på , og alkohol? vet dere ikke om det er inkludert eller ikke. PT ØA: det skal være inkludert. FA: betaler dere penger for å få skjenkebevilling? PT ØA: ja, det gjelder hver gang. Leder: budsjettert markedsstøtte på , samme som i fjor. Skrudd opp billettene for å korrigere et vanskelig marked, argumentet blir dermed vanskelig å se. Måtte da budsjettert med 0 i markedsstøtte om dere tror dere ikke vil få inn noe. Lurer også på når dere sier dere skal arrangere det samme, men til høyere kostnader. Faddersjef: ikke samme program som i fjor, ønsker å forbedre fadderuken for hvert år og dermed blir det også mer penger til for eksempel underholdning. PT ØA: Markedsstøtte posten på budsjettet er mitt feil, så etter fjorårets budsjett, er ikke korrigert. Leder: Hva er grunnen til å øke billettprisene da? PT ØA: har ikke endret budsjettet etter prisene økte. Markedsstøtten skal kanskje stå på ca SA: Skjønner dere er skeptiske til økning av billettpriser. Men det blir ikke billigere å arrangere, i hvert fall ikke om vi ønsker å gjøre det bedre år for år. dermed blir det nok brukt mer penger på noen poster for å øke kvaliteten. NA: skjønner og er enig, men det er mye øking.

7 FA: det å øke kostnadene er ikke ensbetydene med å øke kvaliteten. Kan f.eks kutte kostnader som var unødvendig i fjor. Hvor stort fokus har dere på å fjerne ting som var unødvendig i fjor? PT ØA: ikke hatt så stort fokus på det. Har hatt fokus på å gjøre det optimalt. Gjort mye nytt. Leie har gått opp, artister er dyre, ønsker god kvalitet på det vi skal skape. I forhold til alle disse aspektene blir det dårligere kvalitet med mindre penger. Faddersjef: forsøkt å finne ulike lokaer som kan være billigere alternativ. Mye er booket og ikke lett. Vi har forsøkt å kutte kostnader. Tilskuer 1: Du sier at det mangler et par ting, eks markedsstøtten skal være på ,. Vi skal stemme over et budsjett som blir fremstilt som feil. Bør dermed legge saken død og komme med et nytt budsjett om 2 uker. Du sier du allerede har fått inn , rart å skru opp prisene allerede. Lett å gjøre ting bedre med mer penger, men derfor man har et stort fadderstyre som skal gjøre det beste ut av det dere har. Til slutt: dere ber styret å ta fra studentene.. Leder: legger ikke saken død. Tar denne diskusjonen rundt budsjettet og tilbakemeldinger nå, om det blir nedstemt kan dere ta de kommentarene til etterretning og presentere et ferdig budsjett neste gang som er basert på denne diskusjonen. Slik blir det bare én diskusjon. MA: rette på årstall i budsjettet. Når vi ser de ulike dagene ser vi at det er lagt vekt på å spare litt der dere kan spare og kjøre flere kostnadsfrie arrangement. Viser at dere har lagt en innsats i å fremme de store arrangementene. Faddersjef: vi har kuttet mye kostnader, f.eks dag 13 hvor det tidligere er brukt veldig mye. PT ØA: Alt er ikke helt klart enda og budsjettet er ikke fullstendig. Har tatt utgangspunkt i det som er diskutert, budsjettet i fjor. Faddersjef: mer informasjon om dag 13 i morgen. PT ØA: budsjettet er allerede endret siden det ble utsendt. En pågående prosess. Har ikke alt å ta utgangspunkt i enda. Leder: viktig å huske at det er et budsjett og ikke et regnskap. Dette skal presentere rammene. Dermed er de prinsipielle diskusjonene viktig. Billettpriser hadde vært en diskusjon uansett.

8 Tilskuer 1 : enig med leder. Kunne vært satt for et halvt år siden. Virker som om dere setter budsjettet ut i fra hva dere ønsker å arrangere. Bør sette budsjett og dermed finne f.eks lokaler som passer til det dere har å gå på. PT ØA: det er det som er blitt gjort fra starten av, men endringer underveis. ØA: Enig i det tilskuer 1 sier. Trenger ikke henge oss opp i dagene og hva som blir brukt på de ulike dagene, men bør settes en ramme. Regnskapet vil aldri se likt ut som budsjettet nå, men bør være rammer å holde seg til. Billettprisene økte betraktelig i fjor også, men da så vi en stor endring fra året før. Om prisene skal øke bør studentene merke forskjeller fra året før. PT ØA: enig. Det de reagerer på er prisene. At prisene øker mye uten en god grunn er nok mye av grunnen til at det vekker en skepsis. Faddersjef: det er en øking på 5kr pr dag. Det kommer til å bli en merkbar forskjell og det skal ikke komme som en overraskelse at det er en øking. Den store forskjellen fra i fjor er at vi har booket en artist som kommer til å vekke oppmerksomhet. SA: på enkelte områder i forhold til budsjettet er det flere ting som må settes i etterkant av budsjettet. Kan ikke sette en pris og så høre med de få lokalene som finnes i Trondheim, må basere det på hva de skal ha. Tilskuer 1: handler om å være oppfinnsom også, finnes flere andre alternativer både i byen og rundt byen som kan gjøres om til festlokaler. Faddersjef: gjort mye research, ikke så lett. NA: min største bekymring i forhold til billettprisen er ikke at det skal være overkommelig med 49, ekstra. men det er trenden den viser til i forhold til denne økningen. Liker ikke utviklingen. Leder: Kostnader på lokaler eller andre ting som kommer er ikke bekymringene. Virker som om det er en bekymring rundt det å øke billettprisene og øke prisene som et svar på en vanskelig situasjon i forhold til f.eks lokaler og artister. Personlig må jeg si meg enig i at det må settes noen rammer og jobbes innenfor disse, må settes strengt. BIS måte å bruke penger på har i flere tilfeller vært slik at om man har mye penger så brukes disse opp. Innenfor å øke billettprisen hvert år med tilsvarende inflasjon, men økes prisen i forhold til inflasjonen så må

9 dette forklares med ekstraordinære hendelser som f.eks ekstraordinære artister, lokaler osv. Merkbar forskjell. SA: anbefaler om å søke om et kontrollert underskudd av oss, det har blitt gjort tidligere. ØA: absolutt mulig. Men, slik jeg har sett nå med tanke på markedssituasjonen er det underskudd på de fleste store arrangementene med ball, NLD og fadderuke. Ønsker at det skal gå i null. Heller ha de ekstra pengene til studentene ellers i året. Leder: å søke om underskudd står mot det vi har jobbet mot det siste året. Har jobbet for at prosjektene skal være selvgående. Notert meg at det er budsjettert med underskudd. PT ØA: underskuddet er begrunnet med appen. Feil at fadderuka i år skal stå for hele kostnaden av appen som også kan bli brukt senere år. TIlskuer 1: hva er egentlig denne appen? Vært snakk om en app tidligere men ikke blitt noe. Faddersjef: Vil ikke gå så nøye inn på hva som vil stå på denne appen. Men det vil være informasjon om hva som skjer under fadderuka. Den kommer til å være klar 30 juni. PT ØA: i stedet for at studentene må inn på diverse nettsider skal denne appen brukes som info. Leder: liker ideen om appen, dette er kostnader BIS kan gå inn å være med på å støtte for de neste fadderukene. Ser dere legger opp penger til mat til de som pakker goodiebags om dere budsjetterer med enkeltpostene så begynner jeg å se på disse enkeltpostene.. mat på andre forskjellige arrangement. PT ØA: ble budsjettert mat til de som pakket goodiebags i fjor også. Ikke en stor prosentandel av budsjettet. Underskuddet er gjennomtenkt. HR: Enig i at posten med mat til goodiebags er unødvendig. Det er en oppgave som tar kort tid. PT ØA: tanken bak var bare at det ble gjort i fjor. PTØA: kostnadene er satt opp uansett om vi får inntektene eller ikke, slik at det skal gå i balanse.

10 Tilskuer 1: enig med leder. så lenge dere budsjetterer med underskudd er det det sosiale som må kuttes på først. For eksempel teambuildingstur, som ikke har vært gjennomført før. Bare kult for de som sitter i styret, men ganger ikke studentene. MA: saksopplysning: teambuildingsturen har vært. ikke vits å diskutere dette nå. NA: så vidt jeg vet har alle som er med i BIS en form for teambuildingstur, greit at fadderstyret også skal få gjøre det. Tilskuer 1: brukte bare teambuildingstur som eksempel på sosiale happenings. Leder: godt gjennomarbeidet budsjett, tydelig hvor pengene går. Dere har begrunnet det og det virker på alle måter godt gjennomtenkt. Diskusjonen går nok på dette med billettpriser og at det er vanskelig å se hvor de økte kostnadene puttes og hvor mye bedre arrangementet blir ut av dette. Går til votering om det ikke er flere nye punkter. Om det blir nedstemt kan vi lage en ny sak med nytt budsjett om 2 uker. FA: Hva er alternative om vi stemmer det ned? Leder: det blir revidert og f.eks tatt hensyn til ting som har blitt diskutert nå, eller bedre argumenter for hvorfor pengene blir brukt som de står. PT ØA: flere ting er allerede booket og bestilt og kan ikke endres. Kommer flere gode innspill her om hva som kan forbedres og gjøres så vi må nok ta en titt på dette, sier oss ikke uenig. FA: om det blir stemt ned og dere ønsker å ta stiling på nytt på noen av postene, tror dere at dere kan få til noe bedre om to uker? PT ØA: tror vi kan komme tilbake med noe nytt om to uker. Endret på litt allerede, men vil ikke være store forskjeller på budsjettet som evntuelt blir lagt frem om to uker. MA: Om det ikke blir stemt igjennom må det spørres: kan vi gjennomføre fadderuka 2016 med de gamle billettprisene? Faddersjef: det er det vi må se på. PT ØA: prisen blir nok satt opp litt uansett. Tilskuer 1: de fleste i styret oppfordrer til å senke billettprisene, da er det en del av din oppgave å få det til å funke. Faddersjef: ikke det jeg mente, forskjellene i budsjettet vil ikke være ekstremt store.

11 Forslag til vedtak : Styret godkjenner budsjett som fremlagt for Fadderuka Enstemmig nedstemt. Leder: tydelig hva som var grunnen til at det ble nedstemt. Ikke fan av trenden med å skru opp billettprisene. Kommer opp flere ganger i diskusjonen. Dette er en tydelig oppfordring av styret for å få budsjettet godkjent, ville sett på om det var mulig å gjennomføre fadderuka 2016 men fjorårets billettpriser og hva som kan kuttes. Eller argumentere godt for hvordan/ hvorfor prisøkningene kan forsvares. Sak Orienteringssak: Underskriftskampanje for ny ordning med kontinuasjonseksamener Bakgrunn: Det er initiert en underskriftskampanje fra alle Fagansvarlige i BIS, hvor lokalavdelingene står i front. FA ønsker å orientere rundt kampanjen. Forslagsstiller: FA FA orienterer om saken: ny ordning med kontinuasjonseksamener, bakgrunn fordi det er kommet flere tilbakemeldinger med ønsker om en ny ordning. FA SL har ønsket et stund å påbegynne et slik arbeid, tatt dette videre til Nydalen de sa de ikke visste at det var noen ønske fra studentene. Hovedmålet til kampanjen er at vi skal få fire kontesjanser. For å arrangere eksamener kreves det mange ressurser og mye som skal på plass: grunnen til at målet er satt så høyt er at vi skal kunne bringe dette videre til Nydalen og starte noen forhandlinger i forhold til konteeksamener. Fikk 275 underskrifter på ca én time, fornøyd med dette. Gjorde det tilsvarende i Bergen i går, de fikk inn 200. Henviser spørsmål videre til oss om det er noe. PT ØA: skjer kontingene på denne måten på andre skoler i dag? FA: NTNU for eksempel. SPA: bra tiltak! Ventet på dette lenge. NA: Hyller tiltaket, flott å bruke nye virkemidler. Er alle PT FA og FA SL informert om dette for å gjrøre det videre?

12 FA: regner med at dette arbeidet skal fortsettes på lik måte som vi har jobbet med nå. Går ikke på hva FA tenker personlig, men representerer majoriteten av studentmassen. HR: er Nydalen også med på dette? FA: startet som en lokalkampanje for BIS, var også i snakk med SBiO, ikke ønskelig å ta det opp i begynnelsen pga mange andre faktorer. Min menig er at SBiO bør være med. Har vært i dialog med de på nytt nå, og nå er de med og skal gjøre det tilsvarende der. Sak Behandlingssak: Videre budsjett og handling for BIS bil Bakgrunn: Styret og ledelsen bes ta stilling til BIS bilens videre bruk og nytte i perioden som kommer. Forslagsstiller: Leder (for Undergruppeansvarlig) Leder presenterer: bakgrunnen er at perioden for BIS bilen er over. Må ta stilling til hva som skal gjøres med denne fremover. Vil ta stilling til dette sammen med PT styret. I dag har vi en leieavtale med Møllerbil, en svært god leieavtale. Kan se hva den inkluderer i vedlagt kontrakt og kalkyle. Spørsmålet er først og fremst: ønsker vi å ha en BIS bil? og ønsker vi leie, eller eie BIS bilen. Ta stilling til om vi ønsker en BIS bil først. Dermed om vi ønsker en bil, tar vi stilling til om vi vil leie eller eie. PT leder: vi PT har diskutert rundt saken, det som kom tydeligst frem går på behovet av en bil og ønsker å knytte dette opp mot lagersituasjonen på bakgrunn av eks am.fotball og andre idretter. Ser positivt på bilen, den bidrar til å gjøre arrangement og andre BIS relaterte ting enklere for både de engasjerte og de andre studentene. Ting blir lettere tilgjengelig. Sett på kostnadene rundt det å leie bil uten å ha en BIS bil til f.eks fadderuka, det ville vært en stor kostnad. Tror de fleste av PT er positive til det. PT MANA: de fleste ønsker å beholde en BIS bil som de aller fleste kan benytte seg av. PT FA: snakker på vegne av meg selv og Veronica (PT PK). Kontrakten i dag er såpass god og gunstig, bør holde på denne så lenge vi kan. Veronica sier hun ser nytten i det i de arrangementene hun står for, har mye å si for gjennomføring av prosjekter.

13 PT ekstern: stiller meg positiv til å ha BIS bilen. Har fått en kalkyle som viser hva det vil koste å kjøpe kontra leie, ser det er rimeligere å kjøpe. Men kjøpe og leie ut medfører stor risiko og kan medføre store kostnader til vedlikehold. De arrangementene og prosjektene jeg har vært med på har det vært svært gunstig med en bil. PT ØA: Kostnadene og risiko med verktøy og skader har vi i dag også, der er det ingen forskjell på om vi kjøper eller ei. MA: når det gjelder verktøy og skader er den eneste kostnaden vi har i dag et maksbeløp på kr. med en fullkaskoforsikring. Vil ikke få samme avtale om en bil skal leies ut som vi eier. SA: koster kr for en bedriftsavtale for bil. Leder: tar saksopplysninger om kjøp eller leie senere. PT ekstern: ser behovet ved bil, blir bra brukt. Gjør det lettere for å gjennomføre ulike arrangement. PT ØA: så dere på forskjellene på pris i forhold til alternativkost med leie og kjøp før dere bestemte dere? ØA: ikke mye stor forskjell, men det er billigere slik det er nå. PT leder: tror det er viktig å ta stilling til at BIS bilen ikke er en nødvendighet, men en gode. tenke på at det er i en oppstartfase, kan videreutvikle måten den blir brukt på. Enklere å gjennomføre ting for spesielt undergrupper. PT ØA: om vi velger å avslutte kontrakten må vi kutte kostnaden for leie av bil på et enkelt arrangement. Kan føre til at BIS kan utvikle seg i en negativ retning. KA: sett på grafen. Gode tall i forhold til de som har svart. 32 av 44 sier at en bil er nødvendig osv så snakker dette for seg selv. Leder: tallene er veldig positive, men kommentarene er mindre positive : greit å ha, praktisk osv. Få har kommentert at det er nødvendig osv.

14 NA: tenker i forhold til alt.kost, ref vedlegg, kr. var alt som var av billeie? har de kostnadene nå også, bare ikke så omfattende. Det er nok dyrere, sett under et, med BIS bil enn å bare bruke leiebil. SA: mange gode argumenter, moro å høre at folk er positive. Men, jeg synes det er vanskelig å rettferdiggjøre å bruke så mye penger på en gode som bare forenkler ting. Vært gjennom dette på fadderstyre bare for litt siden, det forenkler ting men det er ikke akutt nødvendig, arrangement hadde ikke frafalt uten BIS bilen. FA: om vi kutter bilen nå har ikke PT mulighet til å kartlegge dette neste år. For oss har det vært vanskelig for de vi var i oppstartfasen, kan være lettere for PT å kartlegge med våre erfaringer osv. Personlig mener jeg det er feil å ta fra PT dette nå, gi muligheten først også kan de ta en avgjørelse på dette selv etter de har forsøkt. SA: vi var prøveperioden. Det vi gjør nå er bare å skynde et problem fremover Tilskuer 1: se forbi bare dette med kostnader. Alternativet ender nesten alltid opp med at man låner privatbil av noen som sitter i BIS osv som til tider og utider får igjen kjøregodtgjørelse. Det er en belastning for folk som har en privatbil både økonomisk og slitasjemessig, for å unngå dette at en som har privatbil faktisk MÅ stille opp, bør BIS bilen være der. Ender i de fleste tilfellene opp med at det blir lånt privatbil fremfor noe annet. SA: studentene som har ansvar for å levere kjøregodtgjørelsen. Det bør ikke gå utover andre. UA: kommer til å ende opp med at folk ikke gidder å låne ut bilen sin. Det vil være kjipt. tilskuer 1: tidligere erfaring fra amerikansk fotball: ble brukt privatbil hver eneste trening, plukket opp folk, utstyr osv ender opp med at de som stiller opp ikke gidder lenger fordi de ikke får noe igjen for det. KA: ja, det er en gode. Men vi må huske å tenke på at vi er en så liten organisasjon at vi kan slenge oss rundt på de små tingene, BIS bilen legger til rette for dette. Det gjør at vi kan gjøre nye ting.

15 PT ØA: tror det gir bedre flyt i hele organisasjonen, det blir ingen omveier. Helhetsmessig ser jeg godt nytte av bilen. FA: uenig i at vi var i prøveperioden, et år er alt for kort tid. Erfaringsmessig etter et år vil jeg heller si at vi var oppstarten. PT leder: personlig mener jeg at om vi velger å ikke gå videre med avtalen tar vi et skritt tilbake. Med den nye strukturen som legger mer til rette for de ulike undergruppene osv, og et større fokus på å tilrettelegge mer for studentene. SPA: stiller meg positiv til BIS bilen. Kanskje ikke brukt så mye til nyskapning, men vi har ikke hatt bilen altfor lenge. Enklere nå å få til ting vi ikke har fått til før. UA: kan se på kjøreloggen hvor mye den er blitt brukt av folk de siste mnd. Leder: i forhold til dette med at vi ikke har erfaring enda, gode poenger i det. Men etter å ha sett gjennom rapportene osv satt jeg med et inntrykk. 29 av 32 som har brukt bilen har svart på undersøkelsen, kommer frem at det er et gode og ikke en nødvendighet. Organisasjonen står i stor grad på samme måte som før. Mange gode poenger med at det blir lettere og at vi er mer innovative. FA: argumentene i fjor gikk ikke bare på kostnad men mye på streng oppfølging og hvordan vi skulle bli mottatt av studentene. Ikke hørt noe negativt i forhold til bruk av denne bilen. Burde vist studentmassen at vi faktisk klarer å beherske å ha en slik bil. PT leder: det at rapporten tilsier det ikke har vært med på å lage noe nytt inngår i at det er en oppstartfase. Nå kommer det et nytt år med nye arrangement som skal gjennomføres. At det står en bil klar til dette vil nok være med på å skape nye ting. PT ekstern: ble vedtatt på høsten i fjor og da er mange av arrangementene allerede satt. Kan dermed ta mer hensyn til at vi har en bil i år før ting blir planlagt. PT leder: vet ikke noe, men fint å legge til rette for å gjøre ting enklere osv.

16 PT ekstern: fint at vi kan stå til ansvar og ha vår egen bil så vi ikke er avhengig av andre faktorer for å få gjennomført ting. Leder: flytte diskusjonene videre til leie vs eie: PT ØA presenterer. kostnader for nåværende bil: totalkostnader på nåværende bil : i året. Gode avtaler, kan avslutte tidspunktet når som helst. Kjøpsalernativ: Mercedes benz Citan: verdi: 180 presenterer ulike kostnader, se rapport. kostnader pr år: 61, billigere enn leiebil. Nybilgaranti i 44mnd, dermed får vi det dekt om noe skulle skje noe innen den tid. Ulempe ved kjøp: binder kostnad til bilen. Kan likevel selge og få tilbake penger, men da kan det være vanskelig å gå tilbake til den samme leieavtalen. FA: bilen som evtuelt skal kjøpes, er det bilen vi har i dag eller en annen? PT ØA: da har jeg sett på andre muligheter FA: forskjell på 2 seter og 3 seter i pris? PT ØA: ja, kr mer for 3 seter. MA: også tatt utgangspunkt i en dyr byr i bilklassen, Mercedes er dyrere enn ander merker. Kan sikkert finne en bruktbil som er like driftssikker. Leder: kontaktet BTS i Bergen som har bil de leier ut, en tre seter Toyota hi ace, kjøpte denne for kr. Da vil vi se en innsparingseffekt som vil ca være det tre dobbelte pr år. NA: nysgjerrig på forsikringen. PT ØA: kontaktet Trygg, den første prisen jeg fikk. Kan sikkert få det billigere. Den innebærer fullkasko med en egenandel på maks kr. NA: sa du hvem som skulle bruke den. PT ØA: fortalte at den ville være tilgjengelig for alle BI Trondheim studentene. PT leder: forsikringen vil vel bli dyrere om vi skal vidreleie den?

17 PT ØA: ja, det må vi se på etterpå. Sett på samme premisser vi har i dag. FA: vil det si at om den kjøpes, så skal den leies videre. PT leder: har sett på hvordan Bergen har gjort det Leder: Bergen kunne fortelle at det ikke var en stor innetekt for dem (å leie ut), men ser på det om et velferdstilbud. et billig alternativ for alle studenter. Ikke store leieinntekter men det blir noe. PT FA: en annen faktor var at det skulle vært forbeholdt BIS og undergruppene, sånn at disse alltid skal komme først i rekkene, må se nærmere på en type leieavtale om det er noe vi vil gå inn med. PT leder: dette er rammer som vi må sette. Større ansvar å kjøpe en bil PT ekstern: mener kanskje det er et for stort ansvar. Å leie ut medfører stor risiko, vet aldri hva som skjer. i tillegg til at vi er i en økonomisk vanskelig situasjon kan det være skummelt å binde kapital på denne måten, fin avtale i dag som vi kan bryte om det er nødvendig. PT ØA: risikoen er der uansett, egenandelen er uansett kr. PT ekstern: om vi leier ut står det opp til leietaker hvordan bilen er når man mottar og setter den fra seg. Blir vanskelig å plassere skyld. PT ØA: gunstig avtale, men bare gunstig i forhold til at det er en leasingavtale. Kan få andre slags avtaler som er mer gunstig. Om vi vil bli kvitt bilen så er jeg sikker på at det vil gå fort. ØA: enig med PT ekstern, hatt den i åtte mnd nå og det er fortsatt en oppstartfase. Tendensene kan utvikle seg både veldig positivt og negativt neste år. Mye å binde for eks kr akkurat nå. PT ekstern: enig i at det er tidlig å kjøpe en bil nå. Kan ta en beslutning på dette senere og fortsette med leieavtalen. PT ØA: mens vi venter på å ta den beslutningen så taper vi penger på alt.kost. Ekstra ansvar ja, men har nok ressurser osv til å håndtere en bil. PT leder: stiller meg positivt til kjøp av bil, enig i at det kan ventes med. Fortsatt oppstart, kan bruke neste år på å teste om bilen faktisk er nødvendig. UA: om det var en faktor før når vi så på om vi skulle leie en bil, hva studentene ville tenke, bør det også tenkes på nå.

18 KA: enig. Påtroppende er enige, men når det blir stor diskusjon på om vi skal ha en bil videre blir det rart å diskutere om vi skal kjøpe akkurat nå eller ei. Leder: det er slik saken er lagt opp. Dere mener at vi skal vente et år til fordi dette ikke bringer noe risiko. Bare fra nå til sommerferien går det mye penger i forhold til et kjøp. Har vanskelig for å se den økonomiske risikoen. En bil vi kjøper for kr har vi full råderett over og sitter igjen med en restverdi om vi ønsker å selge den, en leiebil er bare penger ut. Om det skal ventes nok et år på å være sikre, blir BIS for lite handlekraftige, tenker jeg. FA: om vi kjøper og selger om et år, er det ikke et verditap på det? PT ØA: jo det er medregnet. Leder: om vi kjøper for 60 vil verditapet være tilsvarende lavt. Om vi eks har et verdifall på 15 i året og sitter igjen med 0 i restverdi, vil kostnaden i året komme til å være lavere. PT ØA: ja enig i dette. Ikke noe mer risiko ved kjøp, får solgt den. PT ekstern: fortsatt mye ansvar, i privat sammenheng er det dumt å lease, men når vi er så mange og ikke enda har kartlagt behovet hos studentene godt nok. Føler ikke vi er klare for å bestemme om vi skal kjøpe bil. Tar lengre tid å bestemme noe så stort. Leder: men mens dere venter på å bestemme har dere allerede tapt penger som kunne blitt brukt på å kjøpe en bil. Hvorfor ikke velge et alternativ som er billigere. UA: lurer på om dere PT kan stå på GF og forsvare at dere har kjøpt bil etter en prøveperiode på så kort tid, er dere komfortable med det så er vel avgjørelsen tatt. PT ekstern: om vi uansett skal ha bil er det dumt å kaste bort penger på leie vi kunne brukt på kjøp, men føler nok ikke at vi er klare for å ta en så stor avgjørelse. PT ØA: å forsvare på GF: at vi sparere penger på å kjøpe er et argument i seg selv, den eneste risikoen er om vi får solgt eller ikke. Hovedgreia er at vi kutter kostnader. PT MANA: hvorfor leie når vi kan kjøpe. Det vil signalisere at vi er handlekraftige. PT leder: at vi skal forsvare dette med at vi har hatt et år med prøveperiode også kjøpe bil, virker nok som en litt dårlig beslutning i starten. Men det økonomiske med det vil nok stille veldig sterkt som et godt argument for å forsvare dette. UA: tror dere at idrettene vil stille spørsmål ved at de ikke får penger fra EK, ved at pengene blir brukt på bil?

19 Tilskuerr 1: hvorfor tror du at det blir oppfattet som en dårlig beslutning? Enten selge eller ei, bør bli tatt en beslutning. PT Leder: året som har vært har vært mer enn oppstartfase. Bilen har kanskje ikke ut i fra rapportene vært tilstrekkelig brukt eller vært nødvendig, dermed vil studentene kanskje se at det å kjøpe en bil er et stort tiltak. FA: dere tenker vel at det vil se lite gjennomført ut å skulle kjøpe en bil etter et år. Føler vi går mer over i at vi er enige. Leder: oppfatter en viss usikkerhet i forhold til risiko. Vi skal ikke ta noe votering nå, blitt en diskusjonssak/behandling. skal nå oppsummere og fordele arbeide videre. Jeg er enig i en del av det som blir sagt i forhold til at vi har hatt en prøveperiode, typisk BIS å skyve på beslutninger. Påtroppende og avtroppende som mener det beste alt er å kjøpe bil kan gå sammen og lage en presentasjon på dette på neste styremøte eller GF, etablert at vi ønsker å fortsette bilen frem til vi har et annet alternativ. Har kommet frem til at vi skal beholde BIS bilen med den avtalen vi har nå frem til det kommer et annet tilbud. Viktig å tenke på at vi gir muligheten ti alle studenter. Forslag til vedtak: Styret ønsker å beholde BIS bilen slik nåværende avtale foreligger. Vedlegg: Rapport for BIS bilen og analyse fra påtroppende ØA (ettersendes) Forslag til vedtak : Styret utarbeider et forslag til vedtak basert på sakspapirene. Utarbeidet forslag til vedtak : Styret ønsker å beholde BIS bilen slik nåværende avtale foreligger. 6 for 1 mot Sak Behandlingssak: Inngåelse av kontrakt på lager Bakgrunn: Undergruppeansvarlig og idrettene ser behov for større lager. Se også diskusjonssaker under tidligere styremøter. Forslagsstiller: Leder (for Undergruppeansvarlig)

20 Vedlegg: Lagerrapport fra Undergruppeansvarlig X hp6xrngpipopan CNl2Ojo7BRDyB8z5YqRXh0g z8/edit PT intern: Klart for. Slik lageret vårt er nå er det vanskelig å ha kontroll og å finne ting. Leder for undergrupper: presenterer situasjonen og behovet. PT ekstern: sist styremøte savnet vi denne rapporten på hva som trengs og hva vi har av utstyr. positiv til lager når jeg ser at det absolutt trengs. Leder: tilsvarer 60 i året + en kostand på 5000kr som er fellesutgifter. Admin er villige til lå ta halvparten av kostnaden, 2500 i mnd fellesgjelden må vi ta selv. = 35 i året. PT ØA: hører stadig at folk trenger plass, om lageret skal stemmes frem blir pengene tatt fra andre poster som gjør at de kan begynne å klage på dette igjen istedet. Problemet løses ved å skape et nytt. så sant vi kan unngå dette er jeg for et lager. KA: ser du det som mulig? PT ØA: det vet jeg ikke, ikke satt meg godt nok inn i det aspektet. Må kutte en plass og det er allerede kuttet. ØA: spørsmålet er hvor det skal kuttes. PT FA: slik jeg har forstått det er lager mer ettertraktet enn bil. bør ta hensyn til dette. PT PR: det er nødvendig med dette lageret og det vi har nå er ikke tilstrekkelig. Tror kostnaden ved dette er verdt det. Om kostnadene blir fordelt på alle vil det ikke bli en stor sum. PT ØA: enig med PT PR. Vil skape litt problemer, men ikke på størrelse med hvordan lageret er nå. PT intern: kan også hende at det er noen undergrupper som evt faller bort. PT leder: det andre alternativet er et lager på Lade SPA: Det lageret er et forbeholdt at vi inngår en avtale med SiT, for langt frem i tid. Leder: oppfatter at påtroppende er positive.

21 PT leder: hadde prøvestemming før styremøtet, hvor det ble enstemmig vedtatt. PT ØA. vi har stemt gjennom at vi skal beholde bilen, det vil gå på lageret. ØA: ikke mye som hver gruppe må si fra seg for å få et lager. FA: kostnader til side, stor organisasjon og vi må ta ansvar for dette. SPA: vi har SiT som skal jobbe for at studietiden blir bedre. Etterspør studentene et lager så bør vi strekke oss etter det. NA: kan du si noe om SiT avtalen SPA: blir eventuelt etter høsten GF. Leder: vi må være med å ha en avtale med SiT, denne avtalen må opp på GF fordi det medfører øking i studiekontigent. Et lager på Lade er vanskelig å bruke og det medfører bruk av bil. Tilskuer 1: er her litt pga am.fotball. Vært i kontakt med Lade fotballbane for lager der for å sikre at vi har utstyr til hver trening i orden. ikke mottatt noe pris, men har fått bekreftet at det er to tilgjengelige boder, men disse er bare tilgjengelig for de som leier på banen, vi har ikke søkt om leie enda. Som UA nevnte i sin rapport er det slik at de fleste undergruppene ønsker å ha utstyr samlet hjemme og så samles inn ved slutt og start av semester, om det da skal være sånn er det samme om det er på Lade eller nærmere. SPA: Den banen har NTNUI tatt lån av SiT for å kunne være der. UA: om de bor et annet sted og ønsker å ha utstyret på skolen enn å ha det på Lade. Flere som har trening i Spektrum også. Tilskuer 1: selv om man har utstyr i Spektrum må man fortsatt ha bil. Da er det ikke stor forskjell på å frakte utstyret fra Lade eller skolen. NA: I forhold til pris reagerer jeg på at lageret her på huset er dyrt. I forhold til å ha utstyret et annet sted: da kan alt utstyret og NLD, revy osv ligge der off season

22 Tilskuer 1: om en slik avtale lar seg gjøre (bod på Lade) kommer vi sansynligvis til å bruke av Cleavers budsjett til å leie kun for am.fotball slik at vi har alt utstyret på banen og sikrer utstyr til alle. PT ØA: om alt am.fotball blir fraktet til lageret på Lade, er det da bedre plass på skolen til utstyret til de andre? Tilskuer 1: ikke sett hva som er der. NA: kan du poengtere at BIS søker ett lager og at det skal være mest fotballutstyr men at det også kan lagres andre ting. Tilskuer 1: kun snakket med anleggsleder for Lade idrettspark. Leder: tviler på at vi kan bruke lageret til andre ting. Tilskuer 1: er et lukket lager med én dør. Leder: å plassere alt på Lade for de som ikke dreier seg om idrett tror jeg vil bli vanskelig. Har bilen, men det er mye som bare tas inn og ut i forhold til eks. NLD utstyr. Andre ting som brukes en del som er godt å få lagret en sentral plass. Tror det er lite hensiktsmessig å flytte lageret ut av bygget. FA: viktig å huske på at det ikke bare er rekvisitter. Har sett på flere andre muligheter for andre lagerlokasjoner i byen hvor kostnadene har vært for høye og vi dermed har lagt det fra oss. Tilskuer 1: ikke snakk om å lagre hverdagslige ting der oppe, men mer sesongmessige ting som skal stå der over lengre tid. skal fortsatt ha lageret på skolen uansett? leder: nei, mest sannsynlig ikke. BI betaler dette og vil dermed sikkert ha lageret til egne ting om vi får et nytt lager. ØA: da er et uaktuelt med et lager på Lade om det ikke skal være noe på skolen. PT ØA: var det slik at det bare var am.fotball som trenger lageret på daglig basis? og resten sjeldnere? PT Intern: mange har hatt utstyr hjemme fordi de bor nært, men kan ikke forvente dette. Det er alt for dårlig plass på dagens lager til de som ønsker å lagre ting her. Bør legge til rette for at det skal være plass til BIS sitt utstyr! Leder: har tidligere kommet frem til at det er uaktuelt med lager et annet sted. Ingen gode analyser på andre muligheter. Men det er lageret som er langt i fra skolen.

23 Tilskuer 1: om vi mister lageret på skolen kommer dere til å angre om dere velger et lager på Lade da det brukes ekstremt mye mer enn man tror. NA: det sier seg selv at det er uaktuelt å ha alt på lageret på Lade. Men mesteparten av det som står der brukes sjeldent. FA: vil folk ha lager? leder: oppfatter at alle vil ha lager, men usikkerhet rundt hvor det skal være lokalisert. SPA: hadde vært greit å vite om vi får beholde det vi har i dag også. FA: admin har gitt utrykk for at de tenker vi skal kvitte oss med det nåværende lageret om vi får et nytt. Men dette er ikke direkte diskutert. SPA: det er mye utstyr som ikke er her nå, men som evt. skulle vært lagret på skolen. FA: lageret på Lade er betydelig større enn hva vi har. Leder: Forutsetningene vi har tatt for avgjørelsen er at vi gir fra oss det lageret vi har nå og finner et annet. Prøvevotering: hvem kunne tenke seg å ha det lageret vi har nå, til daglig drift, i tillegg til et lager på Lade til lagring i tillegg? 10 for. FA: tror det hovedsaklig går på om vi vil ha lageret her eller et annet sted, fordi vi har tatt utgangspunkt i at vi mister det lageret vi har i dag. Leder: FA, UA og jeg kan sjekke opp om vi mister det nåværende lageret og sjekke hvordan det blir med lageret på Lade. Noen bør ta på seg ansvar til å finne en billigere løsning. Tilskuer 1: kan godt gi en tilbakemelding på om det er mulig for andre enn am.fotball å lagre på idrettsparken på Lade. SPA og NA, skal sjekke SiT. SPA: om avtalen med SiT blir stemt gjennom vil et evt lager gjennom SiT være gratis. Forslag til vedtak : Styret vedtar kontraktinngåelse på lager fra og med Enstemmig nedstemt. 7 mot Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt

24 Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Gode diskusjoner God deltakelse, begynner å bli bra av PT Leder: et godt møte, dumt vi ikke fikk stemt ting gjennom men godt å få diskutert grundig.