Ledelsesrapportering og risikostyring i Artemis 7 SUHS 2012 Stig A. Meldalen

Transkript

1 Ledelsesrapportering og risikostyring i Artemis 7 SUHS 2012 Stig A. Meldalen

2 Innhold Innledning Artemis 7 ledelsesrapporter (A7 Standard) Tabelldiagram Boblediagram Risikostyring 2

3 Ledelse, porteføljeledelse og prosjektledelse Strategisk ledelse Ledelse Strategisk planlegging og budsjettering Strategi Gjennomføring, prognosering, analyse og evaluering Eierstyring Rapportering Porteføljeledelse Velge Kategorisering Evaluering Utvelgelse Prioritering Balansering & Autorisering Styre Porteføljeledelse Rapportering, porteføljerevisjoner og endringsledelse Kapasitetsstyring Gevinstrealisering Formell autorisering av prosjekt Eierstyring Prosjektledelse Rapportering Drift Prosjektledelse 3

4 Dagens fokusområder Strategisk ledelse Ledelse Strategisk planlegging og budsjettering Strategi Gjennomføring, prognosering, analyse og evaluering Eierstyring Rapportering Porteføljeledelse Velge Kategorisering Evaluering Utvelgelse Prioritering Balansering & Autorisering Styre Porteføljeledelse Rapportering, porteføljerevisjoner og endringsledelse Kapasitetsstyring Gevinstrealisering Formell autorisering av prosjekt Eierstyring Prosjektledelse Rapportering Drift Prosjektledelse 4

5 Tabelldiagram Tabelldiagram er prosjektlister / prosjekttabeller som gir raskt oversikt over flere prosjekter i prosjektporteføljen Tabelldiagrammene har: Valgbare kolonner Mulighet for filtrering etter alle prosjektkarakteristika og brukerfelter Mulighet for sortering av prosjektlister etter alle kolonner Mulighet for å gruppere prosjekter under prosjektstatus eller prosjektkarakteristika Mulighet for å gi totalsummer per gruppering (prosjektstatus eller prosjektkarakteristika) Mulighet for å lagres offentlig (tilgjengelig for alle brukere) og privat (kun tilgjengelig for bruker som opprettet tabelldiagrammet) Betingelser Prosjekter må være registrert 5

6 Tabelldiagram Hvor i løsningen: Bruksområder i styringsmodell: Velge prosjekter F. eks sortering etter prioritet F. eks sortering etter kostnads- /inntektsbudsjett Styre prosjekter F. eks prosjektlister per avdeling F. eks prosjektlister per budsjettenhet 6

7 Tabelldiagram Oppsett Gruppering Gruppering av prosjektlisten etter prosjektstatus eller prosjektkarakteristika (valgfri) Avkrysningsboks for å skjule prosjektkarakteristikaverdier som ingen prosjekter innehar År og kostnadstyper Dersom kolonner for kostnads-/inntektsbudsjett er valgt så kan det velges om tabelldiagrammet skal vise årsbudsjetter for valgt år eller totalbudsjetter. Kan også velge om kostnad-/inntektstallene skal ta med tall for alle kostnadstyper eller kun for enkelte 7

8 Tabelldiagram Oppsett Valgte kolonner Kolonner som vises i tabelldiagrammet. Øverste kolonne i listen vil dukke opp lengst til venstre etter prosjektnavnet i tabelldiagrammet Tilgjengelige kolonner Prosjektegenskaper er standard felter i A7 Beregnede faktorer er kostnads- og inntektstall (budsjett og regnskap) Karakteristika er plukklistefelter på prosjektet Brukerfelter er tall/tekst/notatfelter på prosjektet Navngitte roller er prosjektleder, kontroller, regnskapsmedarbeider og prosjekteier 8

9 Tabelldiagram Oppsett Filter Mulighet til å filtrere tabelldiagrammet (prosjektlisten). Kun prosjekter som oppfyller kriterier vil bli med i tabelldiagrammet. Mulig å filtrere på alle felter, f.eks Avdeling slik at tabelldiagrammet bare viser prosjekter som har verdien Fakultet for samfunnsvitenskap i dette feltet. Alle filterkritterier kombineres slik at prosjekter som vises i tabelldiagrammet må oppfylle alle kritteriene. 9

10 Tabelldiagram Eksempler Gruppering Tabelldiagram gruppert etter prosjekttype Kolonner Utvalg av økonomisk relevante kolonner Filter Kun prosjekter med prosjektstatus lik 4 Aktiv 10

11 Tabelldiagram Eksempler Gruppering Tabelldiagram gruppert etter prosjektstatus Viser totalsum per prosjektstatus Kolonner Utvalg av budsjettkolonne pluss relevante kolonner Filter Kun prosjekter med prosjektstatus lik 2- Til godkjenning kontroller og 3 Til godkjenning regnskap. Kun kostnader for kostnadstype Lønn 11

12 Tabelldiagram Eksempler Gruppering Tabelldiagram gruppert etter prosjektkarakteristika Godkjent av prosjekteier Kolonner Utvalg av relevante kolonner Prosjektkarakteristika Godkjent av prosjekteier har farger for ulike verdier. Farger kan settes for alle prosjektkarakteristikker Filter Kun prosjekter med prosjektstatus lik 3 Til godkjenning regnskap. 12

13 Boblediagram Boblediagram gir en oversikt over prosjektporteføljen i fire dimensjoner: X-akse Y-akse Boblestørrelse Boble farge Boblediagrammene har: Valgbare dimensjoner Mulighet for filtrering etter alle prosjektkarakteristika og brukerfelter Mulighet for å gruppere prosjekter under prosjektstatus eller prosjektkarakteristika Mulighet for å lagres offentlig (tilgjengelig for alle brukere) og privat (kun tilgjengelig for bruker som opprettet visningen) Betingelser Statusindikatorer må være i bruk eller prosjektkarakteristika verdier må være tildelt farger for at boblene i diagrammet skal få farger Prosjekter må være registrert 13

14 Boblediagram Hvor i løsningen: Bruksområder i styringsmodell: Velge prosjekter F. eks balansering av porteføljen F. eks forankring mot strategi Styre prosjekter F. eks kvalitetssikring mot feilregistrering F. eks visualisering av prosjektstørrelse 14

15 Boblediagram Oppsett Boblestørrelse Verdi som skal gi boblestørrelse (kostnader, inntekter, budsjett, regnskap) Boblefarge Karakteristika som gir boblefarge X-akse Status/Karakteristika som gir x-akse Y-akse Status/Karakteristika som gir y-akse År og kostnadstyper Årsbudsjetter for valgt år eller totalbudsjetter. Kan også velge om kostnad-/inntektstallene skal ta med tall for alle kostnadstyper eller kun for enkelte 15

16 Boblediagram Oppsett Filter/Gruppering Mulighet for å filtrere ut prosjekter eller gruppere prosjekter Filterkritterier Mulighet til å filtrere på alle informasjonsfelter for prosjekt 16

17 Boblediagram Eksempler Prosjekter Prosjekter som vises som bobler Mulig å ta bort prosjekter fra visningen/ diagrammet Y-akse Budsjettenhet Boblestørrelse Kostnadsbudsjett Boblefarge Godkjent av prosjekteier Boblediagram Diagrammet viser porteføljens balanse mellom prosjektstatuser og budsjettenheter ift til kostnadsbudsjettstør relse og prosjekteiers godkjenninger X-akse Prosjektstatus 17

18 Boblediagram Eksempler Boblestørrelse Inntektsbudsjett Prosjekter Prosjekter som vises som bobler Mulig å ta bort prosjekter fra visningen/ diagrammet Y-akse Prosjektkategori Boblefarge Godkjent av prosjekteier Boblediagram Diagrammet viser porteføljens balanse mellom prosjektstatuser og prosjektkategorier ift til inntektsbudsjettstørrelse og prosjekteiers godkjenninger X-akse Prosjektstatus 18

19 Risikostyring Risikostyring porteføljeledelse Retningslinjer/ risikostrategi fra virksomheten Oppfølging av prosjekter Håndtering av eskalerte risiko/ avvik Risikostyring prosjektledelse Håndtering av risker og aksjoner Risiko og saker Rapportering til eier/ virksomheten Trafikklys Kost, Inntekt, Tidsplan, Usikkerhet 19

20 Risiko og saker 20

21 Trafikklys Status på prosjekter Trafikklys-status på 4 dimensjoner Kostnad Inntekt Tidsplan Usikkerhet (risiko) For rapportering av helsetilstand i prosjektet 21