MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtested: Møterom 309 NB! Møtedato: Tid: Kl

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Partssammensatt utvalg Møtested: Møterom 309 NB! Møtedato: Tid: Kl Eventuelle forfall må meldes til møtesekretær på telefon / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/11 08/265 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN /11 08/404 IA-AVTALE FOR KARMØY KOMMUNE - VIDEREFØRING 3/11 11/291 SOSIALE MEDIER - RETNINGSLINJER 4/11 08/218 FRAVÆRSSTATISTIKK /11 08/368 REFERATSAKER 6/11 08/369 EVENTUELT Karmøy rådhus, Didrik Ferkingstad (s) Leder Wenche Håvik Personalsjef

2 Sak 1/11 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN 2010 Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 08/265 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 1/11 Partssammensatt utvalg Forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg tar årsmeldingen til orientering. Side 2 av 27

3 SAKSFREMSTILLING Følgende enheter/kontor er organisatorisk plassert i personalavdelingen i tillegg til personalkontoret; lønningskontoret, HMS-kontoret, servicetorget, fellesekspedisjonen og kantina. Personalkontoret har ansvar for arbeid med kompetanseutvikling, rekrutteringspolitikk og strategisk arbeid innen personalforvaltning-/utvikling, inntak og oppfølging av lærlinger, pensjon og forsikring for ansatte, IA-og attføringsarbeid, forhandlinger med arbeidstakerorganisasjoner herunder lønnsforhandlinger, samt rådgivingsarbeid både overfor etatene og enkeltpersoner. Lønningskontoret forestår all utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt refusjonsinnkreving fra NAV av syke-/fødselspenger. Ny rekrutteringsmodul med elektronisk søknadsprosess ble implementert i Denne har ført til effektivisering i registreringsarbeidet, dette fordi den nyansatte nå selv legger inn en del av opplysningene som nyttes i vårt Ansatt-system. Arbeidet med effektivisering er videreført i Det er dette året gjennomført et omfattende arbeid som har resultert i at timelønns-og fraværsregistrering for skolene blir direkte overveltet fra skolene til lønnssystemet. Dette er realisert ved innføring av timelønn-system Extens. Tilsvarende prosjekt er igangsatt innen omsorgssektoren. Opplæring og kompetanseutvikling Interne ledersamlinger i 2010 har hatt tema innen informasjonsledelse, organisasjonsutvikling og rollen som leder. Dette er heldags-samlinger for ledere på alle nivå i kommunen. Ellers har det vært stor deltakelse fra kommunens ledere på etter-/videreutdanningsopplegg i regi av eksterne aktører, blant annet i regi av Høyskolen Stord/Haugesund. Ca 30 ansatte gjennomførte studiet Integrativ ledelse og samhandling (30sp) med eksamen våren Flere barnehagestyrere, rektorer og blivende ledere for øvrig har gjennomført andre studier innen ledelse i regi både av HSH og BI. Ellers er det gjennom året arrangert en rekke dagskurs innen ulike fag og tema som : Presentasjonskurs, Klimatilpassing, Skriving for nett, Prosjekt som arbeidsform, Indiviuell plan, samt AKAN-arbeid. Videre blir det årlig gjennomført introduksjonsdager både for nyansatte og for lærlinger, samt en rekke kortkurs innen IT. Det blir også årlig gjennomført 40- timers grunnkurs i verne-og miljøarbeid. Lærlinger Lærlingeordningen i Karmøy kommune skal tilby læreplasser for å kvalifisere elever fra videregående skole til et fag-/svennebrev. Dette gjøres innenfor fag som det til enhver tid er/vil være behov for i kommunen, og som kommunen er godkjent lærebedrift for. Det ble i 2010 annonsert etter lærlinger i 6 fag, nemlig helsearbeiderfaget, barne-og ungdomsarbeider-faget, institusjonskokk, IKT-servicefaget, feierfaget og renholdsfaget. Lærlingene har en læretid på 2 år. I 2010 ble det tatt inn 28 lærlinger hvorav en innen hhv institusjonskokk og IKT, mens de resterende var innen helsefaget og barne-og ungdomsfaget. 28 lærlinger innebærer en reduksjon fra 2009 da vi hadde et inntak på 36 lærlinger. Tall både på fylkes- og kommunenivå viser nedgang i søknader til lærefag i Fylkeskommunen har for øvrig iverksatt egne tiltak i et forsøk på å opprettholde søkningen til helsefagarbeiderfaget, en kompetanse som kommunene har stor bruk for i årene som kommer. Som et ledd i Side 3 av 27

4 markedsføringsarbeidet for å få nok helsefagarbeidere i kommunen informerer vi om utdanningen og behovet for denne kompetansen i egne opplegg både ved Åkra videregående skole og ved ungdomsskolene i kommunen. Velferd Arbeidsmiljøutvalget vedtar årlig en fordeling av de totale budsjettmidler som er satt av til velferdstiltak for de ansatte. En stor del av midlene ble fordelt til etatene/arbeidsplassene for sammenkomster eller andre opplegg for de ansatte i regi av etaten eller arbeidsplassen. Ellers ble midlene nyttet til leie av bedriftshytte i Skipavåg i Vindafjord kommune. Den ligger langs fjorden og kan benyttes sommer som vinter. Det er ca 30 minutt til skitrekket i Svandalen. Dette er et tiltak som har vært svært populært. Kommunens bedriftskunstforening er også et av de populære tiltakene som baserer driften sin på tilskudd via velferdsmidlene. Tilsvarende blir bedriftsidrett tilgodesett årlig med midler via velferdsmidlene. I juni måned hadde kommunen den årvisse samlingen av jubilanter med henholdsvis 25 og 35 års tjeneste i kommunen. Totalt var det 52 jubilanter i 2010 herav hele 21 med 35 års tjeneste og 31 med 25 års tjeneste. Karmøy kommune har avtale med flere treningssentre fra Raglamyr i nord til Åkra i sør. Gratis bading i kommunens svømmehaller er fortsatt like populært. I 2010 gikk kommunens Arbeidsmiljøpris til Karmøy folkebibliotek. Prisen ble opprettet for å belønne arbeidssted som gjennom sitt arbeid, innsats og kreative tiltak hadde vist særlig ansvar og bevissthet for betydning av arbeidsmiljøet. Formålet med prisen er å stimulere medarbeidere til å arbeide systematisk med å utvikle arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Inkluderende arbeidsliv IA Samarbeidsavtale mellom Karmøy kommune og Nav arbeidslivssenter Rogaland om et mer inkluderende arbeidsliv, ble første gang inngått Avtalen hadde varighet til , men den er blitt forlenget med visse justeringer. Myndighetene og partene i arbeidslivet har inngått ny intensjonsavtale fra I tråd med disse føringer blir det foreslått/lagt opp til ny avtaleinngåelse mellom Karmøy kommune og Nav arbeidslivssenter fra våren Ny avtale er en videreføring av tidligere avtale, med økt fokus på forebygging, tidligere oppfølging og økt partssamarbeid. IA-arbeid rommer både sykefraværsoppfølging, forebyggende arbeid og arbeidsmiljøtiltak av psykososial, fysisk og organisatorisk art. HMS-arbeidet skal være en integrert del av IA-arbeidet. Dette krever planmessig og målrettet arbeid på mange ulike felt, og et utstrakt samarbeid. Noe av det IA-arbeid som pågår i vår organisasjon: Rullering av målsettinger/handlingsplaner, HMS/IA-grupper i alle avdelinger/etater, arbeidsmiljøkartlegginger, arbeidsplassvurderinger, prosjektarbeid, sykefraværsoppfølging, oppfølging av gravide, seniortiltak, nærværsarbeid, forebyggingsarbeid, holdningsskapende arbeid, bruk av virkemidler, informasjon, opplæring osv. Kommunens målsetting er å nå et arbeidsnærvær på 94 % innen Rapport av viser nærværsprosent på 92,9 (sykefravær 7,1). Hvis dette nivå holder seg vil vi ha nærmet oss målsettingen en god del i inneværende år. Nærvær i 2009 var 92,1 % (fraværsprosent 7,9). Side 4 av 27

5 Kommunens IA-arbeidsgruppe er partssammensatt, tverretatlig og underlagt rådmann/ledergruppa. IA-gruppa består av en personalkonsulent fra hver etat, hovedtillitsvalgt, hovedverneombud, bedriftssykepleier, attføringskonsulent og kommunens kontaktperson ved Nav arbeidslivssenter Haugesund. Attføringskonsulenten er leder for gruppa. Attføringskonsulenten er også kommunens kontaktperson mot Nav. IA-gruppa er kompetansesenter for IA-arbeidet i kommunen. Den er bindeledd mellom toppledelsen og de ansatte og skal være pådrivere i arbeidet for å nå vedtatte målsettinger og tiltak for IA-arbeidet. Ett av IA-gruppas fokusområder i 2010 har vært å videreføre opprusting/ansvarliggjøring av HMS/IA-gruppene på ulike organisasjonsnivå. Høsten 2010 ble det gjennomført en stor felles dagssamling for alle HMS/IA-grupper. Alle ledere rapporterer hvert halvår status for IA-arbeidet. Rapporten gir bl.a. oversikt over nærværsprosent, konkret oppfølging, arbeidsrelatert fravær, planlagte/iverksatte tiltak og bruk av virkemidler. AMU har bestemt at arbeidsplasser med mindre enn 92 % arbeidsnærvær må belyse og konkretisere årsaksforhold og komme med forslag til tiltak. Det rapporteres også om seniortiltak, arbeidsmiljøkartlegginger, tilrettelegging for gravide og arbeidstakere som slutter m.m. Alle IA-bedrifter kan søke NAV om tilretteleggingstilskudd. Tilskuddet skal være en kompensasjon for arbeidsgivers merutgifter/merinnsats i forbindelse med konkrete tilretteleggingstiltak. Det kan også brukes forebyggende, til arbeidshjelpemidler og til gruppetiltak. Refusjonskrav og årlige oversikter administreres av personalavdelingen. I 2010 mottok Karmøy kommune totalt vel 1,6 millioner i tilretteleggingstilskudd. Sykefraværsoppfølging er en viktig del av IA-arbeidet. Dette handler om oppfølging av enkeltpersoner. Hovedtyngden av dette arbeidet skjer på den enkelte arbeidsplass. God sykefraværsoppfølging er avhengig av dyktige ledere og av gode rutiner og retningslinjer. Godt samarbeid og samhandling internt og eksternt er også av avgjørende betydning. Sykefraværsarbeid tar mye tid og er vanskelig å synliggjøre. Kommunen har gode rutiner og verktøy for sykefraværsoppfølging, og det blir gjort mye godt oppfølgingsarbeid på den enkelte arbeidsplass. Attføringsarbeidet er organisert med 3 etatsvise attføringsutvalg og 1 tverretatlig sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for sentraladministrasjonen. Totalt 83 saker (enkeltpersoner) har vært drøftet i attføringsutvalgene i løpet av året. Det blir stadig vanskeligere å finne stillinger til omplasseringstiltak. Det blir også vanskeligere å tilrettelegge/tilpasse arbeidssituasjonen for mennesker som er eller står i fare for å bli sykemeldt. Samtidig blir det stilt høyere krav om tilrettelegging. Bedriftshelsetjeneste Kommunen har hatt egen bedriftshelsetjeneste/hms-kontor i 12 år. Plikten for ulike bedrifter/virksomheter til å ha bedriftshelsetjeneste for sine ansatte ble betydelig utvidet fra Fra å omfatte 500 av kommunens ansatte, innebærer ny/endret bransjeforskrift nå at alle vel 3000 ansatte være omfattet av bedriftshelsetjenesteordningen. Det ble også innført en godkjenningsordning for bedriftshelsetjeneste. Denne regulerer både Side 5 av 27

6 hvilke kompetanseområder som må være dekket, samt et minimum av årsverk ordningen må omfatte. Arbeidstilsynet er godkjenningsinstans. Gjennom oppretting av stilling for ergo-/fysioterapeut, samt deltidsstilling for lege(30%) i tillegg til eksisterende stillingsressurser ved HMS-kontoret, har kommunen fått godkjent bedriftshelsetjenesten etter overgangsordningen. Mye av året 2010 har gått med til å tilpasse og organisere driften opp mot de nye forskriftene. HMS-kontoret har dette året gjennomført pålagte helsekontroller for brannvesenet. Ellers legges det mye arbeid ned i arbeidsmiljøkartlegging og 8 arbeidsplasser har hatt kartlegging etter den såkalte Temperaturmåleren i Dette som et ledd i IA-arbeidet og arbeidet med å redusere sykefraværet. Tilsvarende foretas en rekke arbeidsplassbesøk og arbeidsplassvurderinger som et ledd i dette arbeidet. Andre viktige arbeidsoppgaver er delaktighet og medvirkning i dialogmøter for langtidssykemeldte, personalmøter, attføringsutvalg, arbeidsmiljøutvalg og AKAN-arbeid. Videre har bedriftssykepleierne forelesninger på HMSkurs, ryggskoler, førstehjelpskurs med mer. Systematisk HMS-arbeid med fokus på forebygging er og vil være bedriftshelsetjenestens hovedoppgave. Servicetorget Besøkende utgjorde ca 30% av de totale henvendelser til servicetorget i Denne andelen har ligget temmelig stabil helt siden servicetorget åpnet juni Enkelte antakelser om at publikum kun ville gjøre sine henvendelser via telefon/mail har dermed ikke slått til, og torget har vist sin eksistensberettigelse. Publikum gir også gode tilbakemeldinger på den hjelp de får. Totalt hadde servicetorget i overkant av telefonhenvendelser i Egen informasjonsgruppe arbeider stadig med å bedre informasjonen både til innbyggerne og ansatte. Det arbeides også kontinuerlig med å forbedre tjenestetilbudet på nettstedet, slik at kundene i større og større grad kan betjene seg selv. Internettsiden fikk 79 poeng ved Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) sin evaluering i november. Dette resulterte i den femte beste kommune i Rogaland og kun 1 poeng fra 6 stjerner. Servicetorget administrerer tilbud om gratis juridisk rådgivning med inntil 1 time pr. person pr. sak. Dette har vært et svært populært tilbud og vel 100 personer benyttet seg av tjenesten i Justisdepartementet utvider prøveprosjektet til alle kommuner i Rogaland i 2011/2012. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 6 av 27

7 Sak 2/11 IA-AVTALE FOR KARMØY KOMMUNE - VIDEREFØRING Saksbehandler: Lise Skår Arkiv: 461 &01 Arkivsaksnr.: 08/404 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 2/11 Partssammensatt utvalg Forslag til vedtak: 1. Karmøy kommune viderefører samarbeidsavtalen om et mer inkluderende arbeidsliv, i tråd med revidert versjon Intensjonsavtale Innen 12 uker etter avtaleinngåelsen skal Karmøy kommune sammen med tillitsvalgte/verneombud, fastsette egne mål for IA-arbeidet i avtaleperioden. 3. Fastsatte mål forelegges AMU og PSU.

8 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv ble første gang inngått mellom myndighetene og partene i arbeidslivet. Avtalens varighet var i utgangspunktet til , men er blitt forlenget fram til ny revidert versjon Hovedmålene i intensjonsavtalen: 1) Redusere sykefraværet 2) Tilsette flere med redusert funksjonsevne 3) Øke reell pensjoneringsalder Med bakgrunn i intensjonsavtalen blir det inngått samarbeidsavtaler mellom bedrifter og Nav Arbeidslivssenter. Karmøy kommune inngikk første gang avtale En partssammensatt, tverretatlig arbeidsgruppe underlagt rådmann/ledergruppa, har hatt ansvar for utarbeidelse og oppfølging av mål og konkrete tiltak i IA-arbeidet. I denne saken oppsummeres kommunens IA-arbeid, og det vurderes om avtalen skal forlenges. Fakta/saksopplysninger: Gjeldende hovedmål for Karmøy kommune: 1. Øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen Tilsette flere arbeidstakere med redusert funksjonsevne. 3. Øke den reelle pensjoneringsalder. Hva gjør vi for å nå våre mål? IA-arbeidet er godt forankert i toppledelsen, og det er utarbeidet overordna handlingsplan for systematisk IA-arbeid. Utstrakt opplæring og stadig fokus på nærværsarbeid og inkludering, på alle nivå i organisasjonen. Lett tilgjengelig informasjon. Godt støtteapparat og samarbeid på tvers av etatene. HMS-arbeid skal være en integrert del av IA-arbeidet. HMS/IA-grupper i alle avdelinger/etater bestående av leder, tillitsvalgt, verneombud og evt annen ansattrepresentant. Disse har sammen med sin avdeling ansvar for å Side 8 av 27

9 lage egne mål og egen handlingsplan utfra overordna mål og tiltak. Dette skal bidra til medvirkning og ansvarliggjøring for å øke arbeidsnærværet i egen avdeling. De siste par årene har det vært hovedfokus på opprusting av HMS/IA-gruppene. Fast innrapportering om HMS/IA-arbeidet fra alle avdelinger/etater. Bruk av statistikk og rapporter som viktig redskap for prioritering av tiltak. Utstrakt bruk av virkemidler fra Nav. Arbeidsmiljøkartlegging og oppfølging. Rutiner for sykefraværsoppfølging og oppfølging av gravide samt særlige tiltak for seniorer. Det har også vært ulike prosjekter knyttet til sykefravær, gravide og seniorer. Det gjennomføres et utstrakt arbeid i hele organisasjonen med utprøving og omplassering av egne arbedstakere med nedsatt funksjonsevne, slik at flest mulig av dem som VIL og KAN får beholde et arbeidsforhold. Også et betydelig antall eksterne personer fra Nav eller andre arbeidsretta tiltak, får opplæring/utprøving evt varige tiltak på ulike arbeidsplasser i kommunen. Spørreundersøkelser for ansatte over 55 år, for å avdekke hvilke faktorer som kan bidra til at de står lengre i jobb, framfor pensjonering. Resultat av undersøkelsene skal ligge til grunn for valg av konkrete seniortiltak. Dette viser i grove trekk noe av det IA-arbeidet som pågår i organisasjonen. I tillegg er mye av IA-arbeidet en integrert del av kommunens overordna personalarbeid, fordi alle ansatte i utgangspunktet er en ressurs for arbeidsgiver og arbeidsgiver må sørge for vedlikehold og opprusting av arbeidsstokken, bl.a. ved organisasjonsutvikling, lederopplæring og andre kompetansetiltak, velferdstiltak, rekruttering og en personalpolitikk med livsfaseperspektiv. Status: Fra alle nivåer i kommunen jobbes det systematisk med IA-arbeid. Siden høsten 09 har det vært økt fokus på arbeidsnærvær. Hensikten med dette er at konkretisering og synliggjøring av faktorene som fremmer nærvær, vil bidra til bedre arbeidsmiljø og at dette igjen vil bidra til at vi sammen gjør en best mulig jobb. Samtidig med økt fokus på nærvær har det vært fokus på opprusting av HMS/IA gruppene. Av tiltak kan nevnes fellessamlinger, etatssamlinger og gruppesamlinger. Det er utarbeidet gode verktøy i form av skjemaer/sjekklister og en egen mal for hvordan HMS/IA-gruppene kan utarbeid egne målsettinger og handlingsplaner. Det er vanskelig å synliggjøre en samlet konkret effekt av IA-arbeidet, men tilbakemeldinger fra ulike arbeidsplasser er i høy grad positive til den måten vi driver IA-arbeid. Dette er utviklingsarbeid og forebyggende arbeid, og det kan ta tid å se konkrete resultater. Det er imidlertid lagt til rette for bred medvirkning, noe som både forskning og erfaringer sier er et viktig tiltak i arbeidet med å oppnå motivasjon og nærvær. Våre nærværstall i prosent gjenspeiler egentlig bare en omvendt sykefraværsprosent. Side 9 av 27

10 Utviklingen i sykefraværet de siste 5 år: ,6 8,0 7,8 7,9 7,2 Vi har ikke nådd målsettingen om et arbeidsnærvær på 94 % innen Iflg. rapport av ser vi likevel at vi har nærmet oss en del det siste året, til arbeidsnærvær på 92,8 %. Nedgang i sykefraværet det siste året er for øvrig en generell tendens. Hovedelementene i ny IA-avtale: Overordnet mål i intensjonsavtalen: Å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. Delmålene på nasjonalt nivå: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 % i forhold til nivå i 2. kvartal -01. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 %. 2. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). Samarbeidsavtaler som blir inngått med Nav arbeidslivssenter bygger på intensjonsavtalens målsettinger. Fokusområder i ny IA-avtale: Partssamarbeid IA-avtalen forplikter både arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte i virksomheten til et målrettet samarbeid for å oppnå en mer inkluderende arbeidsplass. Navs kontaktperson skal støtte opp om det arbeidet som skjer i bedriften. Forebygging Det er en forutsetning at virksomheten har et systematisk forebyggende HMS-arbeid og at virksomhetens IA-arbeid er implementert i dette arbeidet. Tidligere oppfølging, medvirkning og tilrettelegging En ekspertgruppe har framlagt konkrete tiltak som forventes trådt i kraft fra , etter lovendringer. Lovendringene vil gjelde for alle virksomheter, ikke bare IA-bedrifter. Side 10 av 27

11 - Oppfølgingsplan skal utarbeides av arbeidsgiver og arbeidstaker senest innen 4 ukers sykefravær (tidligere 6 uker). - Dialogmøte 1 skal avholdes senest innen 7 uker (tidligere 12 uker). Her deltar arbeidsgiver, arbeidstaker, BHT og evt. lege og tillitsvalgt/verneombud. - Økt bruk av gradert sykemelding og avvikling av ordningen aktiv sykemelding. - Sykemelder får økt oppfølgings-/medvirkningsplikt og må delta på obligatoriske kurs. Dessuten skal arbeidsgivers tilretteleggingsplikt forsterkes og arbeidstakers medvirkningsplikt tydeliggjøres. Dialogmøte 2 gjennomføres innen 26 uker og evt. dialogmøte 3 innen utløpet av sykepengeperioden. Arbeidsgiver kan ilegges gebyr/dagmulkt ved manglende oppfølging. Sykemelder kan også ilegges straffetiltak ved manglende medvirkning. Forpliktelser ved avtaleinngåelse: Utarbeide egne mål for kommunens IA-arbeid, tilpasset virksomhetens utfordringer. Målene utarbeides i fellesskap av arbeidsgiver, tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte innen 12 uker etter inngåelse av samarbeidsavtalen. Fastsette og integrere følgende delmål som en del av virksomhetens arbeidsmiljøarbeid/ HMS-arbeid: - Delmål 1: Sykefravær a) Utarbeide mål for sykefraværsarbeidet og sette resultatmål for sykefraværsutviklingen. b) Etablere etterprøvbare aktivitetsmål. - Delmål 2: Personer med redusert funksjonsevne a) Sette aktivitetsmål for oppfølgings- og tilretteleggingsarbeidet overfor egne arbeidstakere med redusert arbeidsevne, for å forebygge overgang fra arbeid til passive ytelser. b) Sette aktivitetsmål for hvordan kommunen skal åpne for personer som Nav har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. - Delmål 3: Avgangsalder a) Ha et livsfaseperspektiv som skal inngå som en del av virksomhetens personalpolitikk og i det systematiske forebyggende arbeidet. b) Sette aktivitetsmål for hvordan kommunen kan stimulere eldre arbeidstakere til å forlenge yrkeskarrieren. Arbeidsgiver skal sørge for et godt og inkluderende arbeidsmiljø i samarbeid og i tett dialog med tillitsvalgte, verneombud og øvrige ansatte. Det skal avholdes 2 møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Side 11 av 27

12 Arbeidsgiver må sørge for at linjeledere, arbeidsledere, tillitsvalgte og verneombud har den kompetanse som er nødvendig for å utføre HMS- og IA-arbeidet. Vurdering: Hvis Karmøy kommune ikke inngår ny IA-avtale vil vi miste nåværende rettigheter forbeholdt IA-bedrifter: Egen kontaktperson i Nav Arbeidslivssenter. Tilretteleggingstilskudd fra Nav (kr i 2010) Honorar til BHT (bedriftshelsetjenesten) Utvidet bruk av egenmelding (Karmøy kommune har en bedre ordning) Uavhengig av videre avtaleinngåelse, vil Karmøy kommune måtte forholde seg til det som blir lovfestet og som gjelder alle bedrifter. Dette innebærer at vi uansett må justere interne systemer og rutiner, for bl.a. å tilpasse oss de krav til tidligere oppfølging som framgår av nevnte fokusområder i ny avtale. En annen konsekvens vil være informasjon og opplæring ift endringene. Karmøy kommune er godt i tråd med de forutsetninger som ligger til grunn for en videreføring av IA-avtalen. Kommunens overordna mål og handlingplaner for IA-arbeidet er sammenfallende med Intensjonsavtalens overordna målsettinger. Forlengelse av IA-avtalen vil for kommunens del innbære en videreføring og forsterking av nåværende HMS/IA-arbeid, i tråd med Intensjonsavtalens innhold. I tillegg til rutinejusteringer og informasjonsarbeid, må følgende konkrete tiltak gjennomføres: Oppdatere kommunens hovedmålsettinger, og sette nye delmål og aktivitetsmål for det videre IA-arbeidet. Gjennomføre 2 møter årlig hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. Rådmannens konklusjon: Rådmannen ser positivt på en videreføring av IA-avtalen, både utfra et samfunnsnyttig perspektiv og med tanke på å bidra til gode og trygge arbeidsforhold i Karmøy kommune som organisasjon. Side 12 av 27

13 Rådmannen i Karmøy, Arnt Mogstad sign. Side 13 av 27

14 Sak 3/11 SOSIALE MEDIER - RETNINGSLINJER Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 060 &00 Arkivsaksnr.: 11/291 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 3/11 Partssammensatt utvalg Forslag til vedtak: Retningslinjer for publisering av informasjon på sosiale medier på vegne av Karmøy kommune samt retningslinjer for individuell opptreden i sosiale medier for ansatte i Karmøy kommune vedtas.

15 SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Karmøy kommune ønsker retningslinjer for ansattes bruk av sosiale medier, både på vegne av kommunen og privat. Anbefalinger fra difi Direktoratet for forvalting og IKT (difi) anbefaler at den enkelte virksomhet selv utarbeider retningslinjer for sin bruk av sosiale medier. Det er utarbeidet en veileder hvor det gis råd om hva en virksomhet bør ta stilling til og hva retningslinjene bør inneholde. Difi anbefaler offentlige virksomheter til å ta i bruk sosiale medier og nevner blant annet muligheter som formidlingskanaler, samarbeidsarena og til deling av kunnskap. Difi beskriver sosiale medier som en teknologisk nyvinning som kan gi nye arbeidsvaner og kommunikasjonsformer. Gode resultater avhenger av hvordan mediene utnyttes. Kommunikasjonsstrategi Gjennom kommunikasjonsstrategien har Karmøy kommune satt som mål å kommunisere mer og bedre og har blant annet tatt i bruk Facebook som et ledd i dette arbeidet. Forslag til retningslinjer Kommunikasjonsgruppen har laget forslag til retningslinjer som legges ved. Gruppa har valgt å dele dette arbeidsområde i to: retningslinjer for publisering av informasjon på sosiale medier på vegne av Karmøy kommune og retningslinjer for individuell opptreden i sosiale medier for ansatte i Karmøy kommune med et eget notat for retningslinjer for bruk av sosiale medier i skolene. Gruppa er godt kjent med at det spesielle med sosiale medier framfor tradisjonelle kommunikasjonskanaler er at disse to områdene smelter sammen, men ser det som fruktbart med en slik deling ut fra intensjonene med det å være aktiv i sosiale medier. Gruppas forslag har vært publisert på extranett med oppfordring om å komme med innspill. Mottatte innspill er vurdert og behandlet av gruppen. Personalsjefens vurderinger Personalsjefen anbefaler at retningslinjene vedtas i den form de foreligger, men vil ha en evaluering innen to år ettersom forutsetninger og mediehverdagen er i stadig endring. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Side 15 av 27

16 Side 16 av 27

17 Sak 4/11 FRAVÆRSSTATISTIKK 2010 Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 08/218 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 4/11 Partssammensatt utvalg / Arbeidsmiljøutvalget Forslag til vedtak: Fraværsstatistikken tas til orientering.

18 SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Unique). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune a. For hele kommunen og etatene Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 7,6 % og 8 %. Fravær ble i 2010 på 7,2 %. Dette betyr at nærværet ble 92,8 %. Dette utgjør en reduksjon i sykefraværet på 0,7 prosentpoeng. Fraværsprosent 8,2 8 7,8 7,6 Fraværsprosent 7,4 7, År Side 18 av 27

19 Alle etatene har i 2010 hatt nedgang i fraværet, størst nedgang har helse- og omsorg hatt med 1,3 prosentpoeng. Etatsvis fravær Sentraladm Oppvekst og kultur Teknisk Helse- og omsorg Sentraladm 5,4 3,4 4,3 3,6 2,8 Oppvekst og kultur 6,1 6,8 6,7 6,3 6,1 Teknisk 7,4 7,3 6,7 6,5 6,4 Helse- og omsorg 9,7 10,1 9,7 10,5 9,2 10 b. Kvinner menn Kvinner - sum Menn - sum Kvinner - egenmelding Menn - egenmelding Kvinner - sykemelding Menn - sykemelding Kvinner har høyere fravær enn menn og forskjellen er tydeligst når det gjelder det legemeldte fraværet. Begge grupper har hatt en nedgang i 2010, kvinnene har det laveste fraværet sammenlignet med de fem forutgående år Kvinner 8,5 9,1 8,5 8,6 7,8 Menn 4,5 4,2 5,2 5,4 5 Side 19 av 27

20 c. Aldersgrupper Fravær år år år år >59 år Totalt Sykemelding Egenmelding Litt variasjon mellom aldersgruppene er det, lavest har 30-åringen og 50-åringene. Legemeldt fravær er høyest blant de eldste, egenmeldt fravær synker med alderen. d. Kjønn og alder Kvinner/menn aldersgrupper Kvinner Menn år år år år >59 år Kvinner Menn år 8,7 1, år 7,5 3, år 8,1 5, år 7,7 4,6 >59 år 6,6 9,6 For menn øker fraværet med alderen, for kvinner synker det, men endringen er ikke så markert som hos mennene. Side 20 av 27

21 e. Nærvær pr arbeidsplass Oppdaterte målsettinger, tiltak og handlingsplan for Karmøy kommunes IA-arbeid er godkjent i arbeidsmiljøutvalget og i partsammensatt utvalg Hovedmål 1 er å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen I stedet for å ha fokus på fravær så tar man her utgangspunkt i nærvær, det at arbeidstakerne kommer på jobb. I statistikkene på arbeidsplassnivå er derfor nærværsprosenten oppgitt. For hele kommunen er tallene: Nærværsprosent 92,2 92,1 92,8 Nærværsprosenten varierer fra 82,8 % (Skudenes bbh 3. etasje) til 100 % (Holmen skole). Sentraladm ØKONOMIAVD. 97,1 98,1 93,6 98,7 99, PERSONALAVD. 88,8 93,3 93,8 91,1 96, NAV 95,5 Skoler m.m SKUDENESHAVN SKOLE 94 92, ,2 95, SØRHÅLAND SKOLE 92 90,7 86,5 96,2 93, SANDVE SKOLE 93,8 98,6 92,6 92,6 95, FERKINGSTAD SKOLE 95,2 90,1 95,7 97,8 89, SKUDENES UNGDOMSSKOLE 95,9 90,2 94,5 95,6 96, ÅDLAND SKOLE 94,1 87,4 91,5 92,9 88, GRINDHAUG SKOLE 93,1 95,9 87,5 91,4 95, ÅKRA SKOLE 97,5 95,6 96,2 96,7 96, SEVLAND SKOLE 89,6 92,4 87,9 95,4 88, VEDAVÅGEN SKOLE 94,1 94,6 94,6 95, ÅKRA UNGDOMSSKOLE 95,2 94,6 95,5 94,5 94, EIDE SKOLE 93,6 94,4 94,6 91,6 95, SUND SKOLE 95,5 93,9 98,8 97, KOPERVIK SKOLE 93,4 89,6 93,3 92,7 94, STOKKASTRAND SKOLE 97,3 95,7 95,4 95,8 98, STANGELAND UNGDOMSSKOLE 92 91,9 92,3 93,7 94, HÅVIK SKOLE 92,6 89,5 94,5 94,5 95, KVALAVÅG SKOLE 88,6 88,7 91, , AVALDSNES SKOLE 91,5 89,3 91,9 93,3 94, HAUGE SKOLE 94, ,6 96,5 93, HÅLAND SKOLE 97,9 96,4 93,8 93,1 92, BØ UNGDOMSSKOLE 97,2 97,2 96,6 94,7 95, NORHEIM SKOLE 91, ,2 92,4 91, TUASTAD SKOLE 95 95,9 96,6 98,9 92, KOLNES SKOLE 96,2 92,8 94,5 94,5 91, MYKJE SKOLE ,3 93,3 92, VORMEDAL UNGDOMSSKOLE 95 95, ,8 96, HOLMEN SKOLE , , KARMØY KULTURSKOLE 93, ,5 92,9 87,4 Side 21 av 27

22 22170 PPT 97,7 97,9 96,6 96,6 98, PEDAGOGISK SENTER 96,3 97,8 98,1 95,3 97, VOKSENOPPLÆRINGSSENTER 94,3 91,6 90,8 93,9 92, HOVEDBIBLIOTEKET 98 94,3 94,4 98,1 96, KARMØYHALLEN 93,6 94,6 95, ,8 Barnehager AVALDSNES BARNEHAGE 84,9 86,6 84,9 83,7 89, VEA BARNEHAGE 84,7 90,6 86,3 87,6 92, SKUDENES BARNEHAGE 94, ,3 95,2 93, VORMEDAL BARNEHAGE ,6 90,8 91, KOLNES BARNEHAGE 93,9 93,1 95,4 94,4 96, SEVLAND BARNEHAGE 93,4 95,5 94,1 95,6 95, STORESUND BARNEHAGE 92,6 89,6 90, ÅKRA SOKNERÅDSBARNEHAGE 96, ,9 97,5 90, BYGNES VITENBARNEHAGE 84,3 Teknisk FORVALTNINGSAVD. 90,8 95,1 95,6 97,3 97, EIENDOMSAVD. 91,1 89, ,4 92, DRIFTSAVD. 95,1 93,1 92,3 95,6 93, BRANN OG REDNING 92,8 94,4 96,2 96,7 84, VARAVD. 95,9 97, ,8 97,3 Helse- og omsorg STAB HELSE OG SOSIALSJEF 95,5 94,1 93,2 93,6 96, HJ TJENESTEN SKUDENES SØR 87,3 85,7 94,7 88,9 85, HJ TJENESTEN SKUDENES NORD 85,8 91,7 91,9 91,6 89, SKUDENES BBH 2 ETG 79,2 87,4 88,4 88,6 88, SKUDENES BBH 3 ETG 87,4 87,8 88,1 82,1 82, HJ TJENESTEN ÅKRA SØR 93,5 92,6 93, , BOFELLESSKAP FREDHEIM OG MOSBRONVEIEN 92,4 86,7 89,9 89,5 85, HJ TJENESTEN ÅKRA - VEA 87,9 88, ,1 92, ÅKRA BBH 90,1 91,5 89,2 87,1 91, HJ TJENESTE KOPERVIK ØST 92,6 91,4 88,4 87,7 91, HJ TJENESTE KOPERVIK VEST 92,8 88,7 89,6 90,1 93, KOPERVIK ALDERSHEIM 89,2 89,6 86,8 89,3 87, KOPERVIK BBH 2. ETG 83,2 79,5 81,5 90,9 86, KOPERVIK BBH3. ETG 82,8 86,5 81,9 80,5 91, HJ TJENESTE AVALDSNES 85,4 88,4 93,1 88,6 89, AVALDSNES ALDERSHEIM 92,2 92,5 91,7 86,7 88, STORESUND BBH VEST 91,8 92,6 92,4 93,3 89, STORESUND BBH ØST 88,7 87, ,7 93, HJ TJENESTE TORVASTAD 93,7 93,6 92,3 88,7 89, HJ TJENESTE NORHEIM 91,8 86,6 92,4 91,4 92, NORHEIM BBH 92,5 92,2 91,1 89,1 88, AVLASTNINGSAVDELING 86,3 85,6 88,1 84,4 92, AKTIVITETS OG TRENINGSAVD 90,2 92,2 90,2 90,9 94, HELSESTASJON OG SKOLEHELSETJ 93,5 91,2 93,9 94,7 95, LEGEVAKT OG KOMM LEGETJENESTE 98, ,1 99,2 98, BARNEVERN OG UNGDOMSTJ 94,9 89, , FYSIO/ERGO. 94, ,6 94,2 95,2 Side 22 av 27

23 52700 SOSIALTJENESTEN 89,2 90,6 85,4 87,2 95, ØSTREMTUNET ,4 91,1 94, KJØKKENDRIFT ,8 88, VASKERI - RENHOLD ,4 96, BESTILLERKONTOR 97,1 94,5 96,4 93,3 94,2 f. Varighet på fravær Den neste tabellen viser andelen av fraværsdager fordelt på arbeidsgiverperioden (fra første kalenderdag t.o.m. 16. kalenderdag) og utover arbeidsgiverperioden (fra dag 17). Fordelingen har vært med ca 30 % innenfor arbeidsgiverperioden og ca 70 % utover, langtidsfravær har vært rundt 60 %. År Innenfor arbeidsgiverperioden Over arbeidsgiverperioden % 72 % 58 % % 69 % 51 % % 71 % 55 % % 73 % 60 % % 72 % 60 % Fravær over 40 dager (av totalt fraværsdager) Samme tabell, men nå fordelt på aldersgruppene. De yngste har størst andel i kortere fraværsperioder og de eldste har størst andel i langtidsfraværet. Aldersgrupper i 2010 Innenfor arbeidsgiverperioden Over arbeidsgiverperioden % 61 % 43 % % 68 % 57 % % 73 % 63 % % 74 % 63 % % 81 % 75 % Fravær over 40 dager (av totalt fraværsdager) Samme tabell, men nå fordelt på kvinner og menn. Små forskjeller mellom kjønnene. Kjønn Innenfor arbeidsgiverperioden Over arbeidsgiverperioden Kvinner 28 % 72 % 60 % Menn 27 % 73 % 62 % Fravær over 40 dager (av totalt fraværsdager) 3. Sammenligninger tall fra Kommunenes Sentralforbund (KS) Side 23 av 27

24 Nyeste tall fra KS er for perioden 4. kvartal 2009 til 3. kvartal For kommunene var samlet fraværsprosent 9,4 %. Dette er en nedgang på 5 prosent i forhold til tilsvarende forrige 12-måneders periode. Det egenmeldte fraværet utgjør 1,2 prosent noe som er uendret fra forrige periode. KS skriver også at fra 2001 til 2010 har sykefraværet økt med 9 prosent, men det egenmeldte fraværet har økt med 70 prosent. Tabellen viser noen Rogalands-kommuner for siste 2 år. Rogalands-kommuner Sandnes Stavanger Haugesund Sola Randaberg Tysvær Karmøy Side 24 av 27

25 Sak 5/11 REFERATSAKER Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/368 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 5/11 Partssammensatt utvalg Karmøy kommune, Årets lærebedrift i Nord-Rogaland 2010

26 Sak 6/11 EVENTUELT Saksbehandler: Elin Vikene Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/369 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 6/11 Partssammensatt utvalg

27 Side 27 av 27