Kvam herad KONTROLLUTVAL. Møteinnkalling. Møtedato: Møtestad: Kvam Rådhus, formannskapssalen. Møtetid: Kl. 09:30

Transkript

1 Kvam herad KONTROLLUTVAL Møteinnkalling Møtedato: Møtestad: Kvam Rådhus, formannskapssalen. Møtetid: Kl. 09:30

2 Utsending av innkalling Her følger innkalling til møte i kontrollutvalet i Kvam herad kl Rådhuset, formannskapssalen Innkallinga med alt sakstilfang er offentleg. Denne E-posten går til: Kontrollutvalet (Faste medlemar og vara) Deloitte AS Ordførar (Møterett) Rådmann (Til orientering) Postmottak (Til orientering) Sigrid Laupsa (Til orientering) Politisk sekretariat (Til orientering) Distribusjon. Vedr. papirkopi av innkalling med vedlegg vert det vist til praksis: Utvalsleiar får kopi utlevert i møtet. Bergesen / Helland / Mo / Soldal / Fykse, Stråbø får berre elektronisk innkalling Stråbø / Auganæs / Fredheim / Helestveit får også tilsendt innkalling med vedlegg i konvolutt. Øvrige som mottek denne e-posten, får berre elektronisk innkalling. Med helsing Hordaland fylkeskommune Postboks Bergen kjartan.haugsnes@post.hfk.no Tlf / Fax / Mob

3 (OBS at nokre saker er U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld) Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl Heradshuset, formannskapssalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til, tlf // , eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at møter frå sekretariatet, på dette møtet. Jostein Ljones Kontrollutvalsleiar /s/ Hogne Haktorson Kontrollsjef Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Kvam herad (har møte- og talerett) Deloitte AS (har møte- og talerett) Rådmannen i Kvam herad Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. 1 2 Sakliste: Saknr. Sak Merknad 08/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 09/11 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg Side 1 av17

4 10/11 Rekneskap 2010 for Ålvik vekst Kvam KF Uttale frå kontrollutvalet Vedlegg 11/11 Årsmelding og årsrekneskap Kvam herad 2010, uttale frå kontrollutvalet Vedlegg 12/11 Kontrollrapport 2010 vedkomande skatteoppkrevjar funksjonen i Kvam herad Vedlegg 13/11 Oppfølging av rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Vedlegg 14/11 Meldingar. Vedlegg 15/11 Orienteringssaker. Ymse Kvam herad MØTEBOK Kvam herad, kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Kvam rådhus Saknr.: 01/11-07/11 MØTELEIAR: Jostein Ljones DESSE MØTTE: Jostein Ljones, Knut Helland Bjarne Mo Herborg Fredheim (vara) FORFALL: Rolf Brynjulf Bergesen Aud Stråbø Oddvar Soldal DESSUTAN MØTTE: Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ rådgjevar Deloitte AS v/ manager Alf Kåre Kjærnet. Kvam herad v/ økonomisjef Arild M. Steine (til sak 03/11). 1 3 SAKSOVERSYN: Saknr. Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/11 Godkjenning av protokoll frå møte /11 Orientering frå administrasjonen kring årsrekneskap 04/11 Møteplan 2011 for kontrollutvalet 05/11 Oppfølging 85 tilrådingar 06/11 Meldingar. 07/11 Orienteringssaker. Ymse SAKNR. 01/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. VEDTAK: Side 2 av17

5 Innkalling og saksliste vert godkjent. 02/11 GODKJENNING AV MØTEBOK FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET: Jostein Ljones orienterte kort om to høve: Til sak 45/10, Utvalsleiar meldte seg ikkje på og deltok ikkje på NKRF konferansen. I høve punktet Ymse i møtet , utvalsleiar har ikkje hatt møte med ordførar. Det framkom ikkje andre merknader til møtebok. VEDTAK: Møtebok frå møte vert godkjent. 03/11 ORIENTERING FRÅ ADMINISTRASJONEN KRING ÅRSREKNESKAP FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringa vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET: - Alt er i rute, revisjonen skal levere alt ferdig til Betre bemanning no enn tidlegare. Ca tre årsverk fordelt på fira tilsette. Jostein Ljones sette fram slikt forslag til nytt punkt 2: Økonomisjef vert invitert til møte i juni til å orientera om oppfølging av forvaltningsrevisjon på økonomifunksjon og budsjettkontroll sak 26/09. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Orienteringa vert teken til orientering 2. Økonomisjef vert invitert til møte i juni til å orientera om oppfølging av forvaltningsrevisjon på økonomifunksjon og budsjettkontroll sak 26/09. 04/11 MØTEPLAN 2011 FOR KONTROLLUTVALET FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Rekneskap og årsmeldingar Handsaming av rapportar Budsjett KU Nytt kontrollutval HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Rekneskap og årsmeldingar Handsaming av rapportar Budsjett KU Nytt kontrollutval 05/11 OPPFØLGING 85 TILRÅDINGAR FORSLAG TILVEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Sekretariatet orienterte kort om dei ulike punkta i tilrådingane. Etter sams drøfting i utvalet vart følgjande forslag samrøystes vedteke: 1. Kontrollutvalet lagar ein uttale til heradsstyret med fokus på følgjande punkt: a) Val til kontrollutval må skje tidleg i konstituerande møte. b) Kontrollutvalsmedlemane skal vere med på folkevaldopplæring i regi av heradet, som til dømes budsjettkonferansar. Side 3 av17

6 c) Kontrollutvalet må få presentera seg i heradsstyret kort tid etter valet. d) Sekretariatet utarbeider forslag til uttale til kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet ber Deloitte AS kome attende til utvalet med forslag til opplæring/kursdag til neste møte. 3. Kontrollutvalet i Kvam herad vil ha opne møte frå og med Kontrollutvalet inviterer rådmannen til møte til å orientera om rådmannen sitt internkontrollsystem og arbeid med kyrkjeleg fellesråd. VEDTAK 1. Kontrollutvalet lagar ein uttale til heradsstyret med fokus på følgjande punkt: a) Val til kontrollutval må skje tidleg i konstituerande møte. b) Kontrollutvalsmedlemane skal vere med på folkevaldopplæring i regi av heradet, som til dømes budsjettkonferansar. c) Kontrollutvalet må få presentera seg i heradsstyret kort tid etter valet. d) Sekretariatet utarbeider forslag til uttale til kontrollutvalet sitt møte Kontrollutvalet ber Deloitte AS kome attende til utvalet med forslag til opplæring/kursdag til neste møte. 3. Kontrollutvalet i Kvam herad vil ha opne møte frå og med Kontrollutvalet inviterer rådmannen til møte til å orientera om rådmannen sitt internkontrollsystem og arbeid med kyrkjeleg fellesråd. 06/11 MELDINGAR. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 FKT Medlemsbrev nr FKT Medlemsbrev nr Heradsstyret Melding om vedtak budsjett KU Heradsstyret Melding om vedtak Årsmelding KU Heradsstyret Melding om vedtak Kvam herad 3. kvartal 2010 FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering 07/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Orient. frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet Kontrollutvalsboka 2 Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunane i Hordaland 3 Deloitte Interimsrevisjonrapport 4 Deloitte Milepælsrapport forvaltningsrevisjonsrapport FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. HANDSAMING I MØTET Orienteringssak nr. 3 - Deloitte ved Alf Kåre Kjærnet orienterte. - Risikofokus - Oppstartsmøte (Deloitte økonomikontoret) kvar er risikoen: Rutinar, ingen områder med stor risiko. Økonomikontoret har sjølv fokus på innkjøp. - Gjennomgang på hausten med fokus på a) inntekt, b) innkjøp og c) lønn - A) Inntekt, tilfredstillande rutinar, men lite skriftleggjort. - Fakturagrunnlag desentralisert (brukarbetaling) Økonomikontoret har ikkje overoppsyn/kontroll på dette. - Økonomikontoret har stort fokus på rekneskap i høve budsjett kvartalsvis. Side 4 av17

7 - B) Innkjøp: Tilfredstillande rutinar, stor betring i høve skriftleggjering. Innkjøpssamarbeid med Bergen kommune og fått på plass fleire rammeavtalar. - Inngåande fakturaer, kun ei signering stikkprøvekontroll av 10%. Deloitte tilrår to signaturar. - C) Lønn: Tilfredstillande, men manglande skriftleggjering av rutinar også her. - Kontroll av lønnsdata skjer først når lønn er utbetalt. - Manglar i oppfølging av skattekort. Orienteringssak nr. 4 - Deloitte ved Alf Kåre Kjærnet orienterte. - Fristen 25. mai held. - Datainnsamling ferdig - Intervjurunde ferdig - Informasjonsmøte presentasjon av forvaltningsrevisjonen. Rådmannen hadde ikkje høve til å delta. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. YMSE Ingen saker meldt Jostein Ljones Utvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 10/11 10/11 REKNESKAP 2010 FOR ÅLVIK VEKST KVAM KF UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Saka vert ettersendt. Hogne Haktorson Kontrollsjef Side 5 av17

8 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 11/11 11/11 ÅRSMELDING OG ÅRSREKNESKAP KVAM HERAD 2010, UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET Saka vert ettersendt. Hogne Haktorson Kontrollsjef 11 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 12/11 12/11 KONTROLLRAPPORT 2010 VEDKOMANDE SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I KVAM HERAD. Vedlegg: Skatteoppkrevjar i Kvam Herad, Årsrapport for Skatteetaten, kontrollrapport FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten, Skatt vest konkluderer med at Kvam Herad har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført på ein delvis tilfredstillande måte, og med tilleggsmerknad om at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver. Kvam herad har gjennomført 2,1 % av kommunen sine leverandørar av løns og trekkoppgåver, medan målkravet frå skattedirektoratet er 5 % 2. Kvam Herad sitt skatterekneskap og rapporten frå Skatteetaten, Skatt vest vert teken til orientering og oversendt heradsstyret til orientering. Bakgrunn: Viser til utdrag frå brev av , frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen Side 6 av17

9 blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett svara dette på førespurnad frå Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagset til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist til Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre. Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten, Skatt vest gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpa kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf Forskrift om kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatt vest. Konklusjonen til Skatt vest totalt sett for 2010 er at skatteoppkrevjinga i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk, men dei peikar likevel i sin rapport på at det er forbetringspunkt vedrørande arbeidsgjevarkontrollar: Målkravet frå Skattedirektoratet er på 5%. Kommunen hadde planlagt kontrollar tilsvarande 3 % av kommunen sine leverandørar av løns- og trekkoppgåver. Det er tilsvarande berre gjennomført kontrollar av 2,1%. Skattekontoret har og gjennom sine kontrollhandlingar i løpet av 2010 gjeve pålegg og tilrådingar som skatteoppkrevjar er gjort kjent med. Kan elles nemna at Skatteetaten har merka seg skatteoppkrevjaren si vurdering av kontoret sin ressurssituasjon, og at arbeidet berre delvis kan utførast tilfredsstillande. Skatteoppkrevjar skriv og i sin årsrapport at dei manglar ressursar og at dei avventar rådmannen sitt arbeid i så måte. Konklusjon: Kontrollrapporten frå Skatt vest konkluderar med at Kvam Herad totalt sett for 2010, med unnatak av at det er lågare måloppnåing enn målkravet når det gjeld kontroll av kommunen sine leverandørar av lønns- og trekkoppgåver, har ein skatteoppkrevjarfunksjon som vert utført i det alt vesentlege på ein tilfredsstillande måte, og at dei har ein utfordrande ressursituasjon. Hogne Haktorson Kontrollsjef Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd Side 7 av17

10 SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 13/11 13/11 OPPFØLGING AV RAPPORTEN 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet ber kommunestyret drøfte uttale frå kontrollutvalet til endringar gjeldande kontroll og tilsyn i høve rapporten; 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, innan konstituering av nytt heradsstyre Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet vedtok 14. mars 2011 i sak 05/11 følgjande: 1. Kontrollutvalet lagar ein uttale til heradsstyret med fokus på følgjande punkt: a) Val til kontrollutval må skje tidleg i konstituerande møte. b) Kontrollutvalsmedlemane skal vere med på folkevaldopplæring i regi av heradet, som til dømes budsjettkonferansar. c) Kontrollutvalet må få presentera seg i heradsstyret kort tid etter valet. d) Sekretariatet utarbeider forslag til uttale til kontrollutvalet sitt møte Drøfting: Kontrollutvalet har tatt utgangspunkt i tre punkt av som ein finn att i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane og som ein meiner bør drøftas i Kvam herad. Desse punkta handlar i hovudsak om val til kontrollutvalet, opplæring og rolleforståing mellom kontrollutvalet og heradsstyret. Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane har tre hovudtilrådingar: 1. Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkjast. 2. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. 3. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. Av desse hovudtilrådingane vert det i denne saka mest fokusert på punkt 2. Forslaga som i denne saka vert presentert, vil etter sekretariatet si meining styrke samspelet og rolleforståinga mellom aktørane i eigenkontrollen i Kvam herad. Vedrørande pkt. 1.a: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. I dei fleste herad vert dette gjort. Men det er viktig å peike på denne problemstillinga då det i dag er sett større fokus på samansettinga av kontrollutvalet. Kven som kan vere medlem av kontrollutvalet er regulert i kommunelovens 77. I Kl er det og lista opp kven som er utelukka frå val til utvalet: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. I tillegg er det i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjort ein tilråding som seier at : Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. I sum kan desse avgrensingane gjere det føremålsteneleg å velje medlemane til kontrollutvalet først. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilråding 7 Vedrørande pkt. 1.b: Kontrollutvalsmedlemane skal vere med på folkevaldopplæring i regi av heradet, som til dømes budsjettkonferansar. For at medlemmer i kontrollutvalet skal gjera ein best mogeleg jobb i utvalet er dei avhengig av å få tilstrekkelig med opplæring. Opplæringa bør skje på fleire arenaer. For det første bør det nyvalde kontrollutvalet, inkludert alle vararepresentantar, få tilbod om ei grundig opplæring heilt i starten av valperioden spesielt retta mot kontrollutvalsarbeidet. For det andre må medlemmene i kontrollutvalet, også dei som ikkje har fast sete i kommunestyret, få tilbod om å delta på den generelle folkevaltopplæringa som heradet legg opp til for medlemmer i heradsstyret. Kontrollutvalet skal og delta på opplæring/erfaringsutveksling som til dømes årlege Side 8 av17

11 budsjettkonferansar o.a Det bør også leggjast til rette for arenaer for erfaringsutveksling og eigne kurs som omhandlar forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilrådingane 2, 3, 34, 54, Vedrørande pkt. 1.c: Kontrollutvalet må få presentera seg i heradsstyret kort tid etter valet. Erfaringar har vist at det kan vera føremålstenleg at det nye kontrollutvalet presenterer seg for det nye heradsstyret. Her kan kontrollutvalet nytta høve til å orientere heradsstyret t.d. om kva oppgåver kontrollutvalet har, kva heradsstyret kan bruke kontrollutvalet til, korleis rolledelinga mellom heradsstyret, ordførar, kontrollutval, revisor og sekretariat bør vera. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilråding 76 Konklusjon: Sekretariatet vil tilrå for kontrollutvalet å vedta uttalen med dei punkt som ligg i saksframlegget, og at denne vert oversendt heradsstyret i Kvam for endeleg handsaming innan ny valperiode tek til i Hogne Haktorson Kontrollsjef Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Heradsstyret Sak: 13/11 UTTALE TIL HERADSSTYRET I KVAM HERAD FRÅ KONTROLLUTVALET Kontrollutvalet i Kvam herad fatta følgjande vedtak: Kontrollutvalet ber kommunestyret drøfte uttale frå kontrollutvalet til endringar gjeldande kontroll og tilsyn i høve rapporten; 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, innan konstituering av nytt heradsstyre Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. I dei fleste herad vert dette gjort. Men det er viktig å peike på denne problemstillinga då det i dag er sett større fokus på samansettinga av kontrollutvalet. Kven som kan vere medlem av kontrollutvalet er regulert i kommunelovens 77. I Kl er det og lista opp kven som er utelukka frå val til utvalet: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. I tillegg er det i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane gjort ein tilråding som seier at : Leiarar og styremedlemmer i kommunalt åtte selskap bør ikkje kunne sitje i kontrollutvala. I sum kan desse avgrensingane gjere det føremålsteneleg å velje medlemane til kontrollutvalet først. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilråding 7 Kontrollutvalsmedlemane skal vere med på folkevaldopplæring i regi av heradet, som til dømes budsjettkonferansar. For at medlemmer i kontrollutvalet skal gjera ein best mogeleg jobb i utvalet er dei avhengig av å få tilstrekkelig med opplæring. Opplæringa bør skje på fleire arenaer. For det første bør det nyvalde kontrollutvalet, inkludert alle vararepresentantar, få tilbod om ei grundig opplæring heilt i starten av valperioden spesielt retta mot kontrollutvalsarbeidet. For det andre må medlemmene i kontrollutvalet, også dei som ikkje har fast sete i kommunestyret, få tilbod om å delta på den generelle folkevaltopplæringa som heradet legg opp til for medlemmer i heradsstyret. Kontrollutvalet skal og delta på opplæring/erfaringsutveksling som til dømes årlege budsjettkonferansar o.a Side 9 av17

12 Det bør også leggjast til rette for arenaer for erfaringsutveksling og eigne kurs som omhandlar forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilrådingane 2, 3, 34, 54, Kontrollutvalet må få presentera seg i heradsstyret kort tid etter valet. Erfaringar har vist at det kan vera føremålstenleg at det nye kontrollutvalet presenterer seg for det nye heradsstyret. Her kan kontrollutvalet nytta høve til å orientere heradsstyret t.d. om kva oppgåver kontrollutvalet har, kva heradsstyret kan bruke kontrollutvalet til, korleis rolledelinga mellom heradsstyret, ordførar, kontrollutval, revisor og sekretariat bør vera. Desse punkta finn ein att i rapporten 85 tilrådingar som tilråding 76 Jostein Ljones Kontroutvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 14/11 14/11 MELDINGAR. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Sekretariatet Attendemelding frå administrasjonen på årsmelding for kontrollutvalet 2010 Forslag til vedtak: Meldingane vert teken til orientering Hogne Haktorson Kontrollsjef Fra: Steine, Arild Til: Emne: Re: SV: Årsmelding kontrollutvalet i Kvam herad 2010 Spørsmål til administrasjonen Dato: 31. mars :24:04 Beklagar, eg har vore på reise og rådmannen har vore sjuk. Svaret er nesten klart, går gjennom det med rådmannen i morgon før me sender det. Arild Sendt fra min HTC Reply message Fra: "" <Kjartan.Haugsnes@post.hfk.no> Dato: tor., mars 31, :25 Emne: SV: Årsmelding kontrollutvalet i Kvam herad 2010 Spørsmål til administrasjonen Til: "'Steine, Arild'" <ariste@kvam.kommune.no> Heisann. Er dei gode svara langt unna? Mvh, sekretariat for kontrollutvalet Fra: Steine, Arild [mailto:ariste@kvam.kommune.no] Sendt: 21. mars :38 Til: Emne: SV: Årsmelding kontrollutvalet i Kvam herad 2010 Spørsmål til administrasjonen Takk for sist ja. Eg gjer oss ein frist til 30. mars på gje deg gode svar på spørsmåla dine. Veit det er seint i forhold til opprinneleg plan, men høver det i forhold til dine planar? Mvh, Side 10 av17

13 Arild McClellan Steine Fra: Sendt: 21. mars :25 Til: Steine, Arild Emne: VS: Årsmelding kontrollutvalet i Kvam herad 2010 Spørsmål til administrasjonen Hei og takk for sist. Her er orginalen. Mvh Fra: Sendt: 21. januar :43 Til: 'hian@kvam.kommune.no' Kopi: 'jostein.ljones@politikk.kvam.no' Emne: Årsmelding kontrollutvalet i Kvam herad 2010 Spørsmål til administrasjonen Hei. Kontrollutvalet arbeider i desse dagar med årsmelding for I det høvet ber ein rådmannen om å kome med attendemelding på noko av aktiviteten i Som vedlegg til denne E-posten ligg vedtak i ulike forvaltningsrevisjonsrapportar og spørsmål til administrasjonen. Nokre av spørsmåla vil og gjelde tidlegare forvaltningsrevisjonar som er gjort i heradet. Det hadde vore fint og få desse attendemeldingane innan ein månad. Med helsing Hordaland fylkeskommune Postboks Bergen kjartan.haugsnes@post.hfk.no<mailto:roald.breistein@post.hfk.no> Tlf / Fax / Mob Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. KKvvaamm hheerraadd SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: Sakshandsamar: Kopi til: Sak: 15/11 15/11 ORIENTERINGSSAKER Nr. Orient. frå: Orientering vedr.: 1 Sekretariatet FKT konferansen Deloitte Opplæring og kurs Jfr. vedtak i sak 05/ FORSLAG TIL VEDTAK: Orienteringssakene vert tekne til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef FAGKONFERANSE Side 11 av17

14 KONTROLL OG TILSYN GARDERMOEN JUNI 2011 ÅRSMØTE I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN 7. JUNI TID INNLEGG: REGISTRERING Noko å bita i Åpning av konferansen. Martin Engeset Leiar i FKT og Kontrollutvalsleiar i Sarpsborg kommune EIGENKONTROLL ER NO DET SÅ VIKTIG? Møteleiar: Leiar i FKT, Martin Engeset Betydningen av kontroll og tilsyn i offentleg sektor Anders Anundsen Leiar av Stortingets kontroll og konstitusjonskomitè Spørsmål og kommentarar frå salen. Kva er det med Halden? Om pressa si tilnærming til Halden-saka Marte Danbolt Journalist i Kommunal Rapport Korleis er det å vera utsett for mange negative oppslag i media? Per-Kristian Dahl Ordfører i Halden kommune Spørsmål og kommentarar frå salen PAUSE KOMMUNALE TENESTER PÅ ANBUD, I KJØLVATNET AV ADECCO- SAKA Møteleiar: Nestleiar i FKT, Anne-Karin Femanger Pettersen Kontrollutvalet sine utfordringar når kommunale tenester er satt på anbud - Erfaringar undervegs Ole Hilmar Storli Kontrollutvalsmedlem i Fredrikstad kommune Samfunnsansvar ved kommunale anskaffelser Representant frå Kommunenes Sentralforbund (KS) PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarar frå salen LUNCH AUKA BEVISSTGJERING om rollar og ansvar i eigenkontrollen Møteleiar: Styremedlem i FKT, Astri Furumo Kontrollutvalsboka, med fokus spissa mot kontrollutvala. Birte Bjørkelo Manager i Deloitte AS, og ansvarlig i Deloitte for å utarbeida kontrollutvalsboka på oppdrag frå KRD Rådmannen sin internkontroll, med fokus på styring og styringssystem. Gode døme. Ole Willy Fundingsrud Senior Manager i KPMG, og ansvarlig i KPMG for å utarbeida rapport på oppdrag frå KS PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarar frå salen KAFFIPAUSE / Registrering av årsmøtedeltakarar TIRSDAG 7. Juni Side 12 av17

15 ONSDAG 8. Juni 2011 ÅRSMØTE I FKT ÅRSMØTE I FKT SJÅ INFO PÅ BAKSIDA UTFLUKT Avreise med Buss: PÅ MJØSA MED SKIBLADNER. Bussane tar oss med til kai i Eidsvoll. Der ligg Skibladner og ventar på oss. Nostalgisk båttur på Mjøsa med verdens eldste hjuldampar i drift. Utflukten inkluderar kveldens middag. TID INNLEGG: digital KVARDAG i kommunenorge muligheter og fallgruver Møteleiar: Styremedlem i FKT, Hanne Kongsvik Sosiale Media. Å dele og delta med ny teknologi. Cecilie Staude, Høyskolelektor, Handelshøyskolen BI Startvanskar, refleksjonar og praktisk erfaring. Morgan Lillegård, Kommunikasjonssjef I Tromsø kommune PAUSE PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarar frå salen PAUSE / utsjekking LUNCH KORRUPSJON SER VI SNART SLUTTEN? Møteleiar: Styremedlem i FKT, Rolleiv O. Lind Korrupsjon i norske kommunar / fylkeskommunar? Guro Slettemark, Generalsekretær I Transparency International Norge Korrupsjon erfaringar og motkrefter. Erling Folkvord, Bystyremedlem i Oslo kommune PAUSE PANELDISKUSJON Spørsmål og kommentarar frå salen. SKRÅBLIKK Møteleiar: Leiar i FKT, Martin Engeset Med skråblikk på kommunesektoren Harald Stanghelle, Politisk redaktør I Aftenposten Avslutning av konferansen. Martin Engeset, Leiar i FKT PRAKTISK INFORMASJON Konferansehotel: Clarion Hotel Oslo Airport (Tlf ) Grå buss frå flyplass til hotell, ca. 3 gonger pr. time, frå pkt. B25, overfor drosjehaldeplassen. Køyrer du, så har FKT park.avg. inkludert. Kontakt resepsjon eller registreringsbord for bevis. INFORMASJON OM ÅRSMØTE Medlemar som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringar, må senda desse til sekretariatet innan 6 vk. før årsmøtet, altså innan 26. april -11. Styret sender ut sakspapira innan 2 vk. før årsmøtet, altså innan 24. mai -11. Dersom din kommune / ditt sekretariat ikkje er medlem i FKT, men ønskjer å møta på årsmøtet med stemmerett, må Side 13 av17

16 innmelding skje innan 24. mai -11. Målgruppe for konferansen er alle medlemar i kontrollutvala, alle tilsette i sekretariata, og alle andre som finn konferansen interessan. Sjølve årsmøtet er for medlemane i FKT. Leiar i valkomitèen: Einar Ulla, Adr. Sogn og Fj. fylkeskom., Askedalen 2, 6863 Leikanger. Tlf / Mob / E-post einar.ulla@sfj.no Ønskje om meir info / bli medlem i FKT? Sjå heimesida eller kontakt sekretariatet. Kontaktinfo til sekretariat: Tlf: Hogne Haktorson tlf / / Roald Breistein / E-postadresse: sekretariat.kuv@post.hfk.no DELTAKARAVGIFT FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut frå motteken påmelding (først til mølla). Faktura vert tilsendt etter at påmeldingsfristen har gått ut. Deltaking med overnatting: Kr ,- (Ikkje medlem kr ,-) Deltaking utan overnatting / utan utflukt & middag: Kr ,- (Ikkje medlem kr ,-) PÅMELDING Vedlagte påmeldingsskjema fylles ut og sendes på e-post til sekretariat.kuv@post.hfk.no på fax Post: FKT, c/o Hordaland fylkeskommune,, Pb. 7900, 5020 BERGEN Bindande påmelding, innan 11. april Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, vert det belasta eit administrasjonsgebyr på kr. 500,- + FKT sine evnt. kostnader til hotellet. Avbud siste 14. dg. før konferansen, gjev full deltakaravgift PÅMELDING FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE JUNI 2011 Overnatting? Deltakar Funksjon E-post (X i rubrikk = JA) juni juni Fakturaadresse: Kommune (eller anna verksemd) Att. person / avdeling: Adresse: Postnr. / poststad: Øvrige opplysningar som kursarrangør eller hotel bør ha. (Td. vedrørande kosthald / allergi / funksjonshemming / dersom to deltakarar kun treng eit hotelrom) Dato: Utfylt av: Tlf.: E-post: Påmeldingsskjema fylles ut og sendes på e-post til sekretariat.kuv@post.hfk.no på fax Post: FKT, c/o Hordaland fylkeskommune,, Pb. 7900, 5020 BERGEN Bindande påmelding, innan 11. april Side 14 av17

17 Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, vert det belasta eit administrasjonsgebyr på kr. 500,- + FKT sine evnt. kostnader til hotellet. Avbud siste 14. dg. før konferansen, gjev full deltakaravgift Kontaktpersonar: Hogne Haktorson tlf / Roald Breistein tlf / FKT ØNSKJER VELKOMMEN TIL KONFERANSEN! Side 15 av17