KONKURRANSEGRUNNLAG *** ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE *** ANSKAFFELSE AV BEHOVS OG FUNKSJONSANALYSE SAMT OPSJON PÅ PROSJEKTLEDELSE OG PROSJEKTERING FOR MULIG

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG *** ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE *** ANSKAFFELSE AV BEHOVS OG FUNKSJONSANALYSE SAMT OPSJON PÅ PROSJEKTLEDELSE OG PROSJEKTERING FOR MULIG REHABILITERING OG MODERNISERING AV NARVIK RÅDHUS 1

2 1. Innledning generell informasjon Kort om oppdragsgiver Om anskaffelsen og konkurranseform Anskaffelsens omfang Nærmere beskrivelse av anskaffelsen Innledning Tre delarbeider Innledning Delarbeid Delarbeid 2 (opsjon) Delarbeid 3 (opsjon) Diverse forutsetninger og krav knyttet til gjennomføringen av oppdraget Arbeidssted Arbeidstid Kost/overnattinger/reiser og transport Pris Krav til at tilbyder er eller gjør seg kjent med regelverket om offentlige anskaffelser Lønns- og arbeidsvilkår Nærmere regler om gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Konkurransedokumentene Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Vedståelsesfrist Tilbudsåpning

3 7.13. Språkkrav Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Krav til tilbyders kvalifikasjoner Generelt Skattemessige forhold HMS-egenerklæring Juridisk status Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Dokumentasjon Kreditvurdering Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet Kvalitetssikringssystem Interne rutiner/avtaler ved kapasitetsendringer Erfaring/referanser tildelingskriterier Innledning Nærmere om "pris" Nærmere om «kompetanse på tilbudt personell» Nærmere om «oppgaveforståelse» Karenstid Tilbudets innhold disponering...17 Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Prosjektorganisasjon Vedlegg 4: Tegninger av rådhuset som viser eksisterende arealer og utforming. 3

4 1. INNLEDNING GENERELL INFORMASJON 1.1. Kort om oppdragsgiver Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Narvikgården AS. Narvikgården AS eies 100 % av Narvik kommune og har flere heleide datterselskaper. For nærmere informasjon om prosjektorganisasjonen, se vedlegg Om anskaffelsen og konkurranseform Narvik kommunes bystyre har vedtatt å innlede forhandlinger med Narvikgården AS om overføring av flere kommunale bygg, herunder rådhuset, til Narvikgården AS. Narvik kommune ønsker deretter å leie tilbake rådhuset blant annet under forutsetning av at man oppnår den fortetning som er nødvendig for at kommunens ansatte, som i dag holder til i de bygg som er aktuelle for salg, kan innplasseres i et rehabilitert og modernisert rådhus. I den forbindelse utlyser Narvikgården AS denne konkurransen på behovs og funksjonsanalyse samt opsjon på prosjektering og prosjektledelse. Når Narvik rådhus skal renoveres handler det ikke bare om et nedslitt bygg som skal pusses opp, men om et bygg med en rik, variert og spennende historie, som skal tas med inn i fremtiden på beste måte. Etter 2. verdenskrig ble et ødelagt Narvik gjenoppbygget. Da Narvik rådhus sto ferdig representerte det noe av det ypperste innen datidens moderne funksjonalisme. Det høyreiste rådhuset i Narvik har en monumental form og en framtredende plassering ved torget, midt i byen. De sentrale delene av Narvik ble ødelagt under andre verdenskrig og det meste av sentrum måtte gjenreises. Brente steders regulering (BSR) laget utkast til et nytt rådhus, men bystyret var ikke fornøyd og i 1948 ble det derfor utlyst en arkitektkonkurranse. Den ble vunnet av Bjarne B. Ellefsen fra Lillehammer med sin tegning «Dominant». Bak dette navnet lå tanken om at rådhuset skulle ruve over alle andre bygg i sentrum. Den endelige utformingen av rådhusanlegget forelå i 1955, med hele rådhuskvartalet oppdelt i byggetrinn. Rådhuset stod ferdig i 1961, mens Ankeret kino og E-verksblokka var klar til bruk i Rådhuskvartalet består av flere klart definerte deler. Selve rådhuset er et høyreist og klart definert bygningsvolum i ti etasjer åtte over bakken og to under bakken og med bystyresalen ved siden av på bakkeplan. E-verksblokka ligger parallelt med selve rådhuset, men er kun halvparten så høy. Kinoen og bystyresalen danner en lavere blokk som ligger på brinken mot grøntdraget langs jernbanelinjen - denne blokka binder sammen de to andre. Hele anlegget ligger ved Kongens gate, som er hovedgaten i Narvik og samtidig gjennomfartsåren (E6) gjennom byen. De tre blokkene er plassert for å danne to plasser, og begge ligger som grønne lunger mot Kongens gate. Bygningsmassen har en ensartet utforming der fasadene enten er forblendet med tegl eller pusset. Rådhuskvartalet framstår i dag som et helhetlig bygningskompleks og med en klar arkitektur som er typisk for påkostede bygninger rundt

5 Det nye rådhuset representerte noe av det beste av datidens moderne funksjonalisme, der grunntanken er at formen må følge formålet og at en bygnings aktiviteter skal kunne utføres så effektivt som mulig. Derfor skulle rådhuset for eksempel få hele tre heiser, som man antok ville spare mye tid for de ansatte. I tillegg til at et bygg skulle være effektivt, skulle det se effektivt ut. Funksjonalisme innebærer derfor også en egen estetikk, med konsekvenser for materialvalg, linjer og utseende. Narviks rådhus kostet i sin tid 7,3 mill. å bygge. Det var rådhuset i Nord-Norges største og rikeste by. En by som hadde bygd sin velstand på utskipning av malm og folk var stolt av å bo i Narvik. Narvik er nå i ferd med å reise seg etter en vanskelig økonomisk periode. Kommunen ønsker et rådhus som er effektivt i dagens målestokk og fremtidsrettet for de neste 50 år. De signaler nybygget sendte i 1961, er ikke alle de samme som det Kommunen skal stå for fremover. Narvik kommune vil først og fremst signalisere åpenhet, tillit og fremtidstro. Spesielt er det viktig å utstråle disse verdiene når man går inn i det nyrestaurerte rådhuset. Kommunen ønsker seg et rådhus som er moderne, fleksibelt og som kan tilpasses dagens og fremtidens behov både med hensyn til publikumskontakt og arbeidsplasser. Se også videoklipp med Narvik rådhus's rolle i den amerikanske tv-serien "Lost": Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling. Det tilbud som inngis kan således ikke endres etter tilbudsfristens utløp og tilbyderne må gi sitt endelige tilbud innen tilbudsfristens utløp Anskaffelsens omfang De estimerte verdier for de totale arbeidene med prosjektet er usikre. En antagelse er at det totale prosjektet med modernisering og rehabilitering vil komme på mellom 100 og 120 mill. Delarbeidene omhandlet under pkt. 2.2 antas å utgjøre til sammen ca. 10 % av totalsummen uten at man kan si dette med sikkerhet. 2. NÆRMERE BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 2.1. Innledning Anskaffelsen har som målsetting å oppnå en effektiv arealutnyttelse av Narvik rådhus. Rådhuset skal etter en omfattende ombygging fremstå som en moderne og funksjonell arbeidsplass med optimal (areal og miljø) utnyttelse av tilgjengelige arealer innenfor lov- og forskriftssatte rammer. Det vises videre til bilag 4 tegninger av rådhuset som viser eksisterende arealer og utforming. Det presiseres at med «Narvik rådhus» menes høyblokken og bystyresalen. Det omfatter således ikke kinoarealene og biblioteket men det må tas i betraktning at det er 5

6 sammenkoblet infrastruktur på strøm og VVS mv. mellom disse arealene hvor modernisering/oppgradering i høyblokk må videreføres i nødvendig utstrekning i kinoarealer og bibliotekarealer Tre delarbeider Innledning Oppdraget vil bestå av tre delarbeider hvor konklusjoner i foregående delarbeid vil være avgjørende for om det neste delarbeidet skal komme til utførelse. Delarbeid to og tre vil følgelig være opsjoner for oppdragsgiver. Tilbyder skal således inngi tre deltilbud som til sammen utgjør hele anskaffelsen dersom opsjonene på delarbeid 2 og 3 benyttes. Det er det samlede tilbud for hele anskaffelsen, herunder opsjonene, som vil bli vurdert opp mot tildelingskriteriene, mens oppdragsgiver har rett til å kun kjøpe de enkelte delarbeider uten at dette skal ha noen betydning for prisen. Prisene på de enkelte delarbeider er således bindende. Prisene skal fylles inn i prisskjema jfr. vedlegg 2. For alle de følgende delarbeider vil NS 8401 gjelde som avtalebetingelser med mindre annet fremkommer av dette konkurransegrunnlag Delarbeid 1 Delarbeid 1 består i å utrede/kartlegge Narvik rådhus sin maksimale kapasitet/utnyttelsesgrad med hensyn til antall kontorplasser/arbeidsplasser med fellesrom mv. gjennom en behovs- og funksjonsanalyse og utarbeidelse av romprogram. Dette skal kvalitetssikres i forhold til arkitektfaglige vurderinger av arealbruken, gjeldende retningslinjer, arealnormer og krav til moderne og fremtidsrettede kontorløsninger mv. Det skal også utarbeides fremdriftsplan for prosjektering og produksjon samt kostnadsoverslag for hele prosjektet. Leverandøren skal foreta utredningsarbeidet i samarbeid med oppdragsgiver og etablert prosjektorganisasjon slik at planløsninger mv. er omforent. Organisasjonsplan for prosjektet vedlegges som bilag Delarbeid 2 (opsjon) Delarbeid 2 kommer bare til utførelse dersom oppdragsgiver anser at det foreligger tilstrekkelig kapasitet/tilfredsstillende utnyttelsesgrad slik at man får den fortetning som er nødvendig for at de personer som nå sitter i ulike bygg kan komme inn i rådhuset og at dette kan gjøres med gode funksjonelle løsninger. Delarbeid 2 består i å utarbeide anbudsdokumenter for totalentreprise med gitte funksjonsog kvalitetskrav basert på nødvendig kartlegging og planlegging av påkrevde arbeider for ombygging av Narvik rådhus samt gjennomføre anbudskonkurranse i henhold til regelverket 6

7 for offentlige anskaffelser. Anbudets vilkår og valg av entreprise skal avklares med oppdragsgiver Delarbeid 3 (opsjon) Delarbeid 3 kommer bare til utførelse dersom oppdragsgiver får aksept for sitt krav til leiebetingelser, hvor leiesum vil være en sentral faktor. Betingelsene utformes med bakgrunn i valgte leverandørs tilbud. Det er Narvik bystyre som må gi slik aksept på vegne av Narvik kommune som fremtidig leietaker. Delarbeid 3 består av å utlyse offentlig konkurranse for oppdrag som byggherreombud/byggeleder og deretter foreta valg av tilbyder i samråd med oppdragsgiver. Delarbeid 3 består videre av å utøve funksjon som prosjektleder for oppdragsgiver, herunder blant annet å: Planlegge, organisere, styre og kontrollere den totale prosess, herunder utføre eller besørge utført de oppgaver oppdragsgiver står ansvarlig for i hht. myndighets- og brukerkrav, regelverk, rutiner, normer etc. Etablere, koordinere og lede den del av prosjektorganisasjonen oppdragsgiver bestemmer. Besørge at oppdragsgivers til enhver tid gjeldende styrings- og rapporteringsrutiner følges. Planlegging og styring av fremdrift. Ivareta budsjettering og økonomistyring, herunder utarbeidelse av endringsordrer, revisjon og rapportering i hht. Narvikgårdens til enhver tid gjeldende rutiner. Ivareta risikovurdering/usikkerhetsanalyse i prosjektet, og å rapportere resultater av disse vurderingene i hht. rutiner som gjelder for Narvikgården Ivareta krav til helse, miljø og sikkerhet under planlegging og utførelse. Herunder byggherreforpliktelse gitt i Byggherreforskriften. Andre inntilliggende oppgaver etter avtale. De ovennevnte oppgaver er ikke uttømmende angitt og kan følgelig bli endret og/eller tillagt andre oppgaver etter behov, dog begrenset til det som er naturlig for funksjonen som prosjektleder. Alle oppgavene skal gjennomføres i henhold til de prosedyrer og systemer som gjelder for prosjektet. Innleide prosjektmedarbeidere må beherske data og MS Office som arbeidsverktøy, samt beherske norsk både muntlig og skriftlig. Bistå oppdragsgiver med garantiansvar/reklamasjoner. Det vises også til vedlagte kart over prosjektorganisasjon, jfr. bilag DIVERSE FORUTSETNINGER OG KRAV KNYTTET TIL GJENNOMFØRINGEN AV OPPDRAGET 7

8 3.1. Arbeidssted Det forutsettes at leverandøren (innleid prosjektleder/prosjektmedarbeider) har eller etablerer kontor i Narvik for delarbeid 3, slik at han er løpende tilgjengelig for oppdragsgiver og entreprenører/arkitekter mv. i Narvik i oppdragsperioden. Det må forutsettes korte opphold andre steder i landet for deltagelse på møter, kurs, seminarer, og lignende. Leverandøren er ansvarlig for eget kontorhold og kostnadene ved dette skal være en del av tilbudssummen. Oppdragsgiver (Narvikgården) kan dersom ønskelig (mot vederlag,) stille kontorplass til disposisjon i selskapets (firmaets) eiendomsmasse. Narvikgården tilbyr leie av 400 m2 i «parkhallen» som riggkontor for kr. 760,- pr. m2 med tillegg av merverdiavgift og strøm. Ingen felleskostnader tilkommer. Det gis ingen garanti for at lokalene er tilgjengelig når arbeidet kommer til utførelse og det tas forbehold for markedsmessige endringer i leiepris Arbeidstid Oppdraget forutsettes hovedsakelig gjennomført innenfor normal arbeidstid dvs. mellom 0800 til Dersom ikke annet er skriftlig avtalt vil arbeidstiden beregnes ut fra tilstedeværelse på arbeidsstedet. Reisetid til/fra arbeidsstedet dekkes ikke særskilt Kost/overnattinger/reiser og transport Nødvendige kostnader i forbindelse med kost, losji, reiser og opphold skal oppgis som en del av tilbudet. Øvrige kostnader i forbindelse med utførelsen av oppdraget, for eksempel reiser, skal avtales med oppdragsgiver på forhånd. Avtalte reiser refunderes i henhold til statens reiseregulativ, men leverandøren kan således ikke kreve tidsmessig godtgjørelse for reising. 4. PRIS Tilbyder skal inngi tilbud på fast pris for de respektive delarbeider som deretter skal summeres til samlet pris. Det er sistnevnte pris som danner grunnlag for evalueringen av tilbudet. Det vises for øvrig til prisskjema som er vedlagt som vedlegg nr KRAV TIL AT TILBYDER ER ELLER GJØR SEG KJENT MED REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 8

9 Det er et krav at tilbyder kjenner eller gjør seg kjent med alminnelige offentlige regler og forskrifter som gjelder for anskaffelser i Norge/EØS, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltakelse i noen som helst form med hensyn til dette er tilbyders risiko. 6. LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Det er et krav at ansatte hos tilbyder eller eventuelle underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Det vises i denne sammenheng til forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 gitt med hjemmel i anskaffelsesloven 7. Tilbyder og eventuelle underleverandører forplikter seg til på forespørsel fra oppdragsgiver å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom tilbyder eller eventuelle underleverandører ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til tilbyder har dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare minst 10 % av kontraktssummen. 7. NÆRMERE REGLER OM GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 7.1. Anskaffelsesprosedyre Konkurransen vil gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402. Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse i henhold til reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del III. En åpen anbudskonkurranse er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling Konkurransedokumentene Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig inngå. Slike endringer og tilleggsopplysninger vil kun bli lagt ut på doffin.no og blir da sendt de tilbyderne som har meldt sin interesse der. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. 9

10 7.3. Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget Det kan ikke gis tilbud på deler av oppdraget. Det vil si at det må inngis tilbud på alle de tre delarbeidene jfr. pkt. 2.2 ovenfor Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert Tilbyder kan stille spørsmål til konkurransedokumentene og anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til konkurransedokumentene. Slike spørsmål skal fremsettes skriftlig, og være mottatt senest: 6. dager før tilbudsfristens utløp Spørsmål skal stilles skriftlig til Innkjøpsservice Advokatfirma AS v/ Esther Lindalen R. Garder e-post: Henvendelsene skal merkes med Konkurranse Narvik Rådhus prosjektledelse og prosjektering. Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige spørsmål vil bli anonymisert og svar på alle spørsmål vil bli lagt ut på doffin.no Det vil således ikke bli sendt svar til den enkelte tilbyder, men kun lagt ut informasjon på doffin.no til de som har meldt sin interesse for konkurransen der. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare spørsmål som kommer inn etter fristen Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle oppdragsgiver om dette umiddelbart Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 10

11 Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldige, i tilfelle være kommet frem til oppdragsgiver på samme adresse som tilbudet skal leveres. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser Innlevering av tilbud Ved forsendelse pr. post skal følgende adresse benyttes: Narvikgården AS Postboks Narvik Ved personlig fremmøte skal forsendelsen leveres til: Narvikgården AS Sentrumsgården Kongensgate 51 Narvik Pakning/konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud prosjektledelse/prosjektering Narvik rådhus. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. Et eksemplar skal påtegnes original. Ved motstrid mellom eksemplarene, går dette eksemplaret foran de øvrige. Tilbud sendt pr. telefaks, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 4. januar 2013 klokken

12 Innen nevnte dato og klokkeslett må tilbudet være kommet frem til den ovenfor nevnte adresse. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist fra konkurransen Offentlighet og taushetsbelagte opplysninger Tilbud og protokoll vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt i medhold av offentleglova 23(3). Etter dette vil imidlertid tilbud og protokoll mv. være tilgjengelig for det offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jfr. offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2). Tilbyderne bes derfor om å oppgi i tilbudet hva man mener er forretningshemmeligheter som ikke kan offentliggjøres Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hos oppdragsgiver eller oppdragsgivers representant en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter skal være på norsk Forbehold/avvik fra konkurransegrunnlaget Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet. 12

13 8. KRAV TIL TILBYDERS KVALIFIKASJONER 8.1. Generelt Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres oppmerksom på at dersom oppdraget er tenkt gjennomført med flere rettssubjekter som ansvarlige (for eksempel datterselskaper) må alle selskapene oppfylle kvalifikasjonskravene og fremlegge dokumentasjon for dette. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han ha rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt Skattemessige forhold Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdi avgiftsinnbetaling. Dokumentasjon Skatteattest og attest for MVA som ikke er eldre enn 6 måneder skal vedlegges Utenlandske leverandører skal i stedet for ovennevnte levere attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedrørende skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert HMS-egenerklæring 13

14 Krav Leverandøren skal levere HMS erklæring jfr. Vedlegg 1. Dokumentasjon Egenerklæring vedrørende HMS skal vedlegges Utenlandsk leverandør bes legge ved en erklæring for at firmaet tilfredstiller alminnelige krav til helse, miljø og sikkerhet i leverandørens hjemstat Juridisk status Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest som beskriver juridisk status skal vedlegges Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 8.5. Økonomisk og finansiell kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjon Det skal vedlegges foretakets årsregnskap/årsberetning for de siste tre regnskapsår med fullstendig regnskap samt oppdatert ikke revidert regnskapsrapport til og med siste måned før tilbud inngis Kreditvurdering Alle leverandører vil bli kreditvurdert gjennom Dun & Bradstreet (eller tilsvarende), og må ha minimum kreditrating AA. Dette vil bli gjort av oppdragsgiver 14

15 8.6. Teknisk og faglig kompetanse og kapasitet Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig kompetanse, tekniske og faglige kvalifikasjoner, til å gjennomføre oppdraget Kvalitetssikringssystem Krav Dokumentasjon Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem/ styringssystem for å synliggjøre hvordan man kan sikre en effektiv av oppdraget Interne rutiner/avtaler ved kapasitetsendringer Krav Dokumentasjon Det kreves rutiner ved kapasitetsendringer og uforutsette forhold inntreffer Redegjørelse for leverandørens interne rutiner/avtaler som sikrer gjennomføring av oppdraget hvis sykdom eller andre uforutsette forhold inntreffer (inkl kapasitetsendringer) 8.9. Erfaring/referanser Krav Dokumentasjon Det kreves erfaring med tilsvarende oppdrag Det skal vedlegges en oversikt over leverandørens tilsvarende oppdrag de tre siste år. Det må henvises til minst tre tilsvarende oppdrag. Det skal gis opplysninger om mottaker av tjenestene, verdi på oppdraget samt kontaktperson som kan kontaktes ved behov. 15

16 9. TILDELINGSKRITERIER 9.1. Innledning Oppdraget skal tildeles det tilbudet som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende tildelingskriterier: Pris 45% Kompetanse på tilbudt personell 35% Oppgaveforståelse 20% 9.2. Nærmere om "pris" Prisskjema jfr. vedlegg 2 skal fylles ut. Samlet pris for alle 3 delarbeider danner grunnlag for evalueringen. Evalueringen gjøres etter en forholdsmessig vurdering mellom tilbudene der lavest pris gis 10 poeng Nærmere om «kompetanse på tilbudt personell» Det skal fremlegges CV og redegjøres for kompetansen for de tilbudte personer i prosjektet. Det understrekes at tilbudt personell ikke senere kan byttes ut med mindre de slutter hos tilbyder. Det tilbudte personellet kan således ikke overføres til andre oppdrag som tilbyderen har påtatt seg eller vil påta seg i fremtiden. Dersom tilbudt personell slutter hos tilbyder, må det tas inn nytt personell med tilsvarende eller bedre kompetanse. Dersom det blir aktuelt å bytte personell skal tilbyder bære alle kostander med dette også dekke evt. tap oppdragsgiver lider som følge av at personell byttes ut og må sette seg inn i prosjektet. Det kan maksimalt oppnås en score på 10 poeng på dette kriteriet og det vil bli foretatt en skjønnsmessig vurdering basert på den dokumentasjon og beskrivelse som gis i tilbudet Nærmere om «oppgaveforståelse» Tilbyder skal redegjøre for hvordan de vil gjennomføre oppdraget. Redegjørelsen skal være på maks 5 A4-sider. Momenter som ønskes belyst er: Tilbudt ressursbruk; hvilke fagområder dekkes og med hvilken ressursbruk i de enkelte faser. Relasjonsbygging/samarbeid; hvordan gruppen vil bidra til godt samarbeid mellom aktørene i prosjektet slik prosjektorganisasjonen er definert, jfr. vedlegg 4 16

17 Gjennomføring; hvordan gruppen tenker seg oppgaven gjennomført, herunder hvordan man tilrettelegger for oppdragsgiver og styringsgruppens tilgang til løpende rådgivning fra leverandøren. Det kan maksimalt oppnås en score på 10 poeng på dette kriteriet og det vil bli foretatt en skjønnsmessig vurdering baser på beskrivelsen i tilbudet. 10. KARENSTID Karenstiden er 10 dager fra dagen etter at meddelelse om tildeling er sendt elektronisk til alle tilbyderne i konkurransen. Oppdragsgiver tar sikte på å inngå kontrakt med vinneren av konkurransen klokken den dagen karenstiden går ut. 11. TILBUDETS INNHOLD DISPONERING Tilbudet skal inntas i en ringperm med skilleark og skal inneholde følgende i den nevnte rekkefølge og under nevnte skilleark. Skillearkene skal nummereres. Dokumentene skal ikke være stiftet eller satt på binders. Under skilleark 1: Her skal det foreligge et tilbudsbrev som skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, skal tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: - Navn - Selskapsform - Offisielt registreringsnummer i det norske Foretaksregisteret - Gateadresse - Postadresse - Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse - Kontaktperson på vegne av tilbyder. Det skal oppgis e-postadresse til kontaktperson hvor meddelelser kan sendes fra oppdragsgiver. Oppdragsgiver tar sikte på å sende informasjon om beslutninger i anskaffelsesprosessen (for eksempel om avvisning, tildeling m.m.) elektronisk og det er derfor viktig at det oppgis en slik e-postadresse på evt. kontaktperson(er) slik at oppdragsgivers meddelelser kommer frem til riktig adressat. 17

18 I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se nedenfor. Under skilleark 2: Informasjon og dokumentasjon av tilbyders kvalifikasjoner. Under skilleark 3: Informasjon og dokumentasjon knyttet til tildelingskriteriene. Under skilleark 4: Alle vedlegg som ikke går inn under de øvrige skillearkene. 18