Gjerstad kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Gjerstad kommune Møteinnkalling Utvalg: Eldreråd Møtested: Møterom i 2. etasje, Kommunehuset Dato: Tid: 15:00 Evt. forfall meldes til kommunens sentralbord, tlf.: , som vil sørge for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Hans Martin Ulltveit Medlem Kjersti Brendalsmo Medlem Inger Haldis Løite Medlem Nils Audun Gryting Leder Anders Moe Nestleder Side 1

2 Saksliste Saksnr PS 13/33 PS 13/34 PS 13/35 Innhold Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Teleslynge i kommunestyresalen Utsikt fra Hoppehagen til Gjerstadvannet Norsk sykehus- og helsetjenesteforening: Konferanse om helsetjenster, 23. og Statens seniorråd: Informasjon (trykksak) deles ut i møtet Fylkeseldrerådsmøte den OU endelig behandling PS 13/36 Gjennomgang av sakskart til kommunestyremøte den PS 13/37 Eventuelt: Side 2

3 PS 13/33 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 3

4 PS 13/34 Referatsaker Teleslynge i kommunestyresalen Utsikt fra Hoppehagen til Gjerstadvannet Norsk sykehus- og helsetjenesteforening: Konferanse om helsetjenster, 23. og Statens seniorråd: Informasjon (trykksak) deles ut i møtet Fylkeseldrerådsmøte den Side 4

5 Gjerstad kommune Rådmannen Saksfremlegg Dato: Arkivref: / / 034 Lars Lauvhjell lars.lauvhjell@gjerstad.kommune.no Saksnr Utvalg Møtedato 13/16 Arbeidsmiljøutvalg /19 Administrasjonsutvalg /58 Formannskapet /24 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne /35 Eldreråd Kommunestyret OU endelig behandling Rådmannens innstilling: 1. Gjerstad kommune vedtar det framlagte forslaget til ny administrativ styringsstruktur. a. Stillingen som kommunalsjef /leder for enhet for Plan, kultur og næring, og enhetslederstillingene for Administrasjonsenheten og Oppvekstenheten lyses ut. b. Endringene iverksettes så snart som mulig etter at ny kommunalsjef og de nye enhetslederne for Administrasjonsenheten og Oppvekstenheten er på plass. 2. Gjerstad kommune vedtar anbefalingen fra arbeidsgruppa som har vurdert politisk struktur. Reduksjonen i antall kommunestyrerepresentanter fra 21 til 17, gjøres gjeldende fra og med kommunevalget i Saksprotokoll i Arbeidsmiljøutvalg Lars innledet kort om saken og pekte spesielt på de endringene som var gjort ifht forslaget som var ute på høring. Det ble en runde med del oppklarende spørsmål og meningsutveksling. Vedtak: AMU støtter forslaget slik rådmannen har lagt det fram. Gjennomføringen vil kreve at enhetene må samarbeide. Det må informeres godt nedover i organisasjonen for å ta vare på arbeidsmiljøet i enhetene. Saksprotokoll i Formannskapet Saken ble ikke realitetsbehandlet. Saken legges fram direkte for kommunestyret. Side 5

6 Vedlegg: Rådmannens forslag til administrativ styringsstruktur med organisasjonskart. Innstilling fra politisk arbeidsgruppe. Høringsuttalelser Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok 19. april 2012 å sette i gang en prosess for å gå gjennom kommunens organisasjon med følgende overordna mål: Effektivisere og dyktiggjøre organisasjonen Utvikle hensiktsmessig og praktisk drift Bedre mulighet for overordna og strategisk ledelse Økonomisk gevinst Vurdere interkommunale samarbeidsløsninger I tillegg ble det vedtatt å evaluere dagens politiske organisering med forslag til eventuelle endringer. Det ble satt opp ei liste over 10 konkrete forhold som skulle vurderes, og Agenda Kaupang fikk oppdraget med å gjennomføre evalueringen, etter en anbudsrunde. Agenda Kaupang leverte sin rapport 3. desember 2012, og den danner bakgrunnen for den videre prosessen internt i kommunen. Det ble satt ned 2 arbeidsgrupper, en som skulle vurdere den politiske organiseringen og en som skulle vurdere den administrative organiseringen. Arbeidsgruppa som vurderte politisk organisering var sammensatt av politikere, mens arbeidsgruppa som vurderte administrativ organisering var sammensatt av administrative ledere og tillitsvalgt. Innstillingene fra de to arbeidsgruppene ble sendt ut på bred høring, med svarfrist 10. juni Siden innstilling fra administrativ arbeidsgruppe er sendt ut i forbindelse med høringsrunden, legges den ikke ved nå, men kan eventuelt fås ved henvendelse til kommunen. Det kom inn mange høringsuttalelser til innstillingen til ny organisasjonsmodell, mens det kom en del færre uttalelser til innstillingen til politisk organisering. Alle høringsuttalelsene følger som vedlegg til saken, og rådmannen har også laget et sammendrag av disse, der uttalelsene er gruppert i en administrativ og en politisk del. Sammendraget er tatt med etter saksutredningen. Rådmannens vurdering/merknader: Politisk struktur Rådmannen har valgt å legge fram innstillingen til politisk struktur slik som den foreligger fra den politisk sammensatte arbeidsgruppa, siden dette er et politisk anliggende. Forslagene i innstillingen vil dessuten i svært liten grad berøre administrasjonen direkte, og den politiske virksomheten er stort sett lagt opp til å foregå omtrent som i dag, men med færre kommunestyrerepresentanter. Likevel vil rådmannen peke på et par ting. Når det gjelder sammenligningen av utgiftene ved dagmøter kontra kveldsmøter, ligger det en kostnad ved medvirkning og deltakelse fra administrasjonen i kveldsmøter. Dette er ikke tatt med i beregningsgrunnlaget, men det vil uansett ikke ha så stor betydning at det rokker ved konklusjonen om at kveldsmøter er betydelig billigere. Når det gjelder anbefalingen i innstillingen om å innføre åpen spørretid i kommunestyret både for innbyggerne og de valgte politikerne, er det grunn til å presisere at kommunestyret er et folkevalgt kollegialt organ der loven klart fastsetter at bare de valgte representantene har tale-, forslags- og stemmerett i et formelt kommunestyremøte, bortsett fra rådmannen som også har talerett. En slik ordning kan derfor bare gjennomføres ved at det skjer utenom et formelt satt møte. Side 6

7 Kommunestyret skal i prinsippet være de folkevalgtes arena. Rådmannen er derfor i utgangspunktet noe skeptisk, og er også tvilende til verdien og utbyttet ved en slik ordning. Gjennom sin ombudsrolle er de folkevalgte satt til å ivareta innbyggernes interesser. Det oppleves som lokalpolitikerne i Gjerstad klarer dette på en god måte i dag, ved å følge opp saker de får innspill om. Ellers vises det til høringsuttalelsene. Administrativ styringsstruktur Høringsuttalelsene til innstillingen om administrativ styringsmodell fra administrativ arbeidsgruppe er grundige og gjennomtenkte. Det er bra, fordi det viser engasjement og at organisasjonene og ansatte er opptatt av hvordan kommunen organiseres, fordi det berører deres arbeidssituasjon i det daglige. Rådmannen har ikke kommentert uttalelsene enkeltvis. De er lagt ved i sin helhet, og er også tatt med som et sammendrag helt til slutt i saksframstillingen, slik at de skal være enklere å forholde seg til. Mange innspill er dessuten ganske omfangsrike. En god del av synspunktene er kommentert i den utfyllende beskrivelsen som er knyttet til forslaget til organisasjonskart, og noen innspill blir også drøftet og kommentert nedenfor. Det er kommet klare tilbakemeldinger og forslag som avviker fra høringsforslaget, både når det gjelder den overordna strukturen og for de enkelte enhetene. Uttalelsene er til dels sprikende, men likevel er det noen synspunkter som er nokså gjennomgående og felles for mange av uttalelsene. Forslaget til administrativ styringsstruktur som nå legges fram, er en god del endret fra det som har vært ute på høring. Rådmannen har vurdert innspillene og argumentasjonen meget grundig, og funnet det riktig å ta hensyn til en del av synspunktene. Det er særlig på de områdene og for de enhetene der tilbakemeldingene er nokså entydige at organisasjonskartet er blitt vesentlig endret, sammenlignet med høringsutkastet. Det innebærer blant annet at antall enheter har blitt økt fra 5 til 7 i rådmannens forslag. Arbeidsgruppa var i utgangspunktet klar over at Plan og organisasjon ble en svært tung enhet, men gikk likevel for den, fordi det var et mål å få færre og større enheter i den modellen vi valgte. Etter mange tilbakemeldinger med gode argumenter for at dette ville bli en for omfattende enhet, har rådmannen endret forslaget, og går inn for å dele enheten i to, til Administrasjonsenheten og Plan, næring og kultur. Når det gjelder den nye enheten for oppvekst, er det uttrykt bekymring for at to mindre barnehager vil forsvinne når de legges sammen med skolene i en stor enhet. I forslaget er nå begge barnehagene samlet til en felles virksomhet med to avdelinger, som dagens ordning. Det er flere gode grunner til det, og dermed skulle det ligge til rette for at barnehagen får sin rettmessige plass. Med den oppmerksomhet som det for tida er rundt barnehager, både nasjonalt og lokalt, er det ellers neppe særlig grunn til å frykte at barnehagen vil bli glemt. Det kom mange innspill om Familiehuset, spesielt vedrørende navnet på enheten, PPT og psykiatri. Dette er tatt til følge, fordi rådmannen ser gode argumenter for det. Det er derfor lagt opp til at Familiehuset skal fortsette som egen enhet omtrent som før. Også NAV er foreslått videreført som egen enhet, uten endringer i tjenesteinnholdet. Her kom det også vektige innspill, og sentralt for rådmannens endrede forslag er at NAV drives i et lovregulert partnerskap med staten, der det er nærmere fastlagt hvordan dette skal fungere. Blant annet skal NAV ha egen leder, og hvis NAV legges inn under en annen enhet, må enhetsleder også være NAV-leder, eller NAV må ha egen leder underlagt enhetsleder. Hvis NAV-leder skulle bli enhetsleder, ville tjenesten i så fall miste driftsressurser. Det ville sikkert latt seg gjøre å finne en ordning som kunne fungere, også med NAV som del av en større enhet, men en slik struktur ville uansett være mer komplisert å forholde seg til for alle parter. I tillegg kunne enheten risikere å tape ressurser. En organisering som gir direkte kontakt mellom NAV-leder og rådmann, er åpenbart en fordel, og det vil kunne fortsette som før med NAV som egen enhet. Etter rådmannens vurdering har endringene etter høringsrunden gjort forslaget til organisasjonsmodell bedre. Ellers bør det også nevnes at de ansatte i svært liten grad vil bli direkte berørt av de foreslåtte endringene. De aller fleste vil ha stort sett de samme oppgavene som før, men noen vil måtte forholde seg til ny ledelse. Alle må likevel ta innover seg at det vil bli en annen struktur i organisasjonen, og det vil forhåpentligvis merkes på en positiv måte. Side 7

8 Denne organisasjonsmodellen vil nødvendigvis innebære økt kostnad ved oppstart, fordi 2 nye lederstillinger må besettes. Kommunalsjef/leder for Plan, kultur og næring, og enhetsleder for Oppvekst, er helt nye stillinger. Ny enhetsleder for Administrasjonsenheten må også tilsettes, men siden dette er en stilling som ligger inne i budsjettet, vil det ikke medføre noen ekstra kostnad. Ut over disse 2 nye stillingene, vil det ikke være noen direkte økte driftskostnader knyttet til omorganiseringen. Det er vanskelig å si nøyaktig hvor store merutgiftene vil bli, men det vil helt klart medføre økte driftskostnader i første omgang. På den annen side mener rådmannen at den nye organisasjonsmodellen vil gi en økonomisk innsparing sett i et lengre perspektiv. Det er lagt opp til 2 færre enheter i den foreslåtte modellen sammenlignet med dagens modell. Det innebærer dermed 2 færre enhetsledere, noe som vil gi en kostnadsbesparing på lengre sikt. Etter hvert som organisasjonen går seg til og begynner å fungere som forutsatt, vil det også være gode forutsetninger for å hente ut en økonomisk gevinst på grunn av mer effektiv og hensiktsmessig struktur og drift. Dette vil imidlertid alltid være vanskelig å måle. Rådmannen mener ellers at det er meget viktig å få på plass en styringsmodell som gir bedre mulighet til overordnet og strategisk ledelse. Den foreslåtte organisasjonsmodellen legger godt til rette for det, noe dagens modell gir små muligheter til. Det preger både rådmannens og enhetsledernes hverdag. Etter rådmannens vurdering vil den foreslåtte modellen gi en god og rasjonell administrativ styringsstruktur for Gjerstad kommune, i tråd med de overordnede målene for prosjektet, og anbefaler derfor at den vedtas. Sammendrag av høringsuttalelsene: Administrativ organisering. Eldrerådet: Støtter alt. A. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Anbefaler alternativ A. Psykiatri og PPT bør organiseres under Helse og velferd. Skole- og barnehagefaglig rådgiver bør organiseres under Oppvekst. Fagforbundet: Helse og velferd (Familiehuset) bør bevares tilnærmet dagens ordning. Navnet Familiehuset bør beholdes. All psykiatri bør legges til Familiehuset, ikke til PLO. Plan og organisasjon blir for stor og må deles. Opprette egen Plan og næringsenhet med følgende oppgaver: HP/Årsplan m/årsmelding, kommuneplan m/arealplan, planarbeid, næringsarbeid, landbruk, kultur/bibliotek, skole- og barnehagefaglig rådgiver. Landbruk legges under Plan og næring. Går for forslag A når det gjelder oppvekst. Det er også kommet inn forslag om å opprette egen informasjonsavdeling som blant annet bør inneholde bibliotek og sentralbord. Utdanningsforbundet: God løsning med en oppvekstsjef som samler skolene og barnehagen. Beholde Visedal barnehage som i dag med en styrer, plassert på Renstøl, og en daglig leder på Alvheim. Vil gi mer fleksible løsninger og et stort fagmiljø. Familiehuset bør opprettholdes som det er, fordi det fungerer godt. Beholde navnet Familiehuset. Side 8

9 NAV bør være egen enhet, da det er en halv statlig og halv kommunal enhet. PLO fortsatt som i dag. Teknisk drift som foreslått i alt. A. Plan og organisasjon som den er foreslått i alt. A, minus PPT. Forutsetter at løsningen over ikke medfører større utgifter for kommunen. Ønsker ikke nedskjæringer innen skole og barnehage. Alternativ A UDF følger som vedlegg. Norsk Sykepleierforbund: Støtter ønsket om å styrke strategisk ledelse under rådmannen. Mener det kan gjøres uten å endre i så stor grad som forslagene fra arbeidsgruppa tilsier. Beholde navnet Familiehuset som er godt etablert. Bør fortsatt inneholde de tjenestene som er der i dag, bortsett fra legetjenesten, som kan ligge under rådmannen. Støtter ønsket om at psykiatritjenesten fortsatt bør ligge under Familiehuset. Familiehuset ser på familien og utfordringer her på en helhetlig måte. Lettere å vektlegge forebygging med tjenestene samlet som i dag. Familiehuset har et svært godt rykte i nabokommunene, og andre ønsker å lære av oss. Familiehusmodellen har bidratt til å skaffe velkvalifiserte søkere til ledige stillinger i enheten. Viser til at personalet i PP-tjenesten mener at denne tjenesten er riktig plassert i dag. NAV bør være en egen enhet, fordi den kan være vanskelig å lede, og derfor ikke bør være del av en større enhet. Kan ligge under rådmannen. Administrasjonsenheten: Enighet om følgende: Går inn for modell A, med noen justeringer PPT og psykiatri bør legges til Helse og velferd Peker på at Plan og organisasjon blir en stor enhet med mange oppgaver. Må vurdere hvordan ledelsen i enheten skal organiseres. Nødvendig å styrke den strategiske ledelsen rundt rådmannen Organisering av skoler og barnehager i en enhet er fordelaktig Bør vurdere å opprette et boligkontor under Teknisk drift Andre innspill ellers: Etablering av felles informasjonskontor for sentralbordet, publikumstjenesten og bibliotektjenesten Vurdere innføring av automatisk sentralbord som innsparingstiltak Økonomisjefen bør inngå i enhet for plan og organisasjon og ikke ha fri stilling Samfunn og teknikk: For mange fagområder lagt til Plan og organisasjon Ny stilling som Kommunalsjef med hovedansvar for kommunal planstrategi, overordna planlegging, sektorovergripende arbeidsoppgaver og strategisk planlegging. Bør være rådmannens stedfortreder. Ikke ha personalansvar. Større oppgaver kan organiseres som prosjekter, eks. kommuneplanarbeid Økonomisjefen bør legges inn under Plan og organisasjon Side 9

10 PPT og psykiatri bør legges under Helse og velferd Helse og velferd bør ha navnet Familiehuset Landbruk bør samlokaliseres med annet næringsarbeid i Plan og organisasjon Miljø- og naturforvaltningssaker bør legges til Plan og miljø Det bør gjøres endringer i ansvarsfordelingen innen dagens ansvarsområde for Samfunn og teknikk fordi enheten er organisert med svært mange fagområder Enhetens forslag til organisasjonskart er vedlagt Pleie og omsorg (ledergruppa): Går inn for alt. A Større enheter vil gi mer helhetlige tjenester, samme enhet å forholde seg til for brukere av tjenestene og for barn/foreldre Større andel av kommunale tjenester etter Helse- og omsorgsloven blir samlet i en tjeneste. Vil gi effektiviseringseffekt og mer profesjonalisering av saksbehandling Lettere å styre ressursene etter behov i større enheter. Det gir mindre sårbarhet og mer fleksibel bruk av kompetanse, og mulighet til å styrke tjenesten med spisskompetanse. Samhandlingsreformen vil gjøre det vanskeligere å ha pleie- og omsorgstjenestene splittet i flere enheter Rådmannen vil få færre ledere å følge opp, og disse vil ha større gjennomslagskraft innen sine tjenesteområder Lettere å gjennomføre IA-tiltak i større enheter Enklere å kombinere stillinger Uavhengig av organisasjonsmodell: Behov for psykiatritjenester innen pleie og omsorg. Må bygge opp egen tjeneste hvis denne tjenesten blir videreført som nå. Samhandlingsreformen forsterker dette behovet, dermed kan det være behov for psykiatritjenester også utenom ordinær arbeidstid. Alternativt kan en rendyrke en fordeling av tjeneste under og over 18 år mellom Familiehuset og Pleie og omsorg. Dette gjelder psykiatri, omsorgslønn, støttekontakt og individuell plan. Visedal barnehage: En deling av Visedal barnehage i to vil gjøre det mer kostbart å drive barnehage. Vil svekke fagmiljøet, og påvirke barnehagens muligheter for rekruttering. En stor barnehage gir mulighet for fleksibilitet. Muligheten til å gjennomføre IA-tiltak reduseres, og det vil kreve mer administrasjon og byråkrati. Én barnehage gir effektiv og kvalitetsmessig god organisering av spesialpedagogiske ressurser. Teamarbeidet som foregår i tett samarbeid med Familiehuset kan i dag arbeide med barn i kommunens barnehager under ett. Større prosjekter og planer kan gjennomføres for en barnehage, ikke for to. En barnehage drar nytte av stordriftsfordeler når det gjelder vikarer, bruk av personellressurser og innkjøpsfordeler. Enklere å gjennomføre nødvendige endringer i en enhet enn i to. Ansatte frykter at to mindre barnehager vil forsvinne når de legges i en stor enhet sammen med skolene. Side 10

11 Andre enheter: Mener at Familiehuset bør bestå i sin nåværende form, med unntak av legetjenesten, som bør legges til pleieenheten. Viktig at PPT beholdes i denne enheten på grunn av tett samarbeid med andre fagpersoner. Økonomisjefstillingen bør legges til stab- og støtteenheten. Plan og organisasjon blir en stor og tung enhet. Plan- og næringsarbeid og organisasjonsutvikling bør utgjøre en egen enhet sammen med kultur. NAV bør være en egen enhet. Skole kan samles i en enhet. Kommunelegefunksjonen bør legges til Plan, næring og kultur. Det bør opprettes en kommunalsjefsstilling med tanke på mer ressurser til strategisk ledelse. Enhetens forslag til organisasjonskart vedlagt. Familiehuset: Peker innledningsvis på at Familiehuset er mer enn en måte å organisere tjenester på. Det er et konsept og er blitt en merkevare som har et godt omdømme både innenfor og utenfor Gjerstads grenser. Enhetens mandat er forebyggende og helsefremmende tjenester. De ansatte i enheten ønsker at Familiehuset skal bestå, og peker på at Familiehusmodellen er en framtidsrettet måte å organisere hjelpetjenestene på som passer godt i en liten kommune som Gjerstad. Forslaget om å flytte PPT og psykisk helse ut av enheten, viser manglende kunnskap om disse tjenestene. Dagens PP-tjeneste har et helhetsperspektiv på barn og unge, og samarbeidet tett med helsestasjonen. Det psykiske helsearbeidet bør kjennetegnes av tverrfaglighet og samarbeid mellom tjenestene Forstår heller ikke at tiltak for funksjonshemmede er foreslått plassert andre steder. Familiehuset koordinerer forebyggingsprogram på tvers av enheter og tjenester. Den foreslåtte organiseringen vil sette tjenestevirksomheten mange år tilbake i tid, den virker gammeldags og lite framtidsrettet. Andre enheter/øvrig organisasjon: Støtter ønsket om en styrket ledelse og etablering av et strategisk lederteam. Går inn for at det ansettes en kommunalsjef, slik at strategisk ledelse blir mulig. Antall enheter reduseres fra 9 til 7. Har inntrykk av at skolene er fornøyd med å bli foreslått til en samlet enhet. Barnehagen fortsetter å være en enhet. Støtter forslaget om å dele opp Samfunn og teknikk for å ivareta planarbeidet bedre. Legetjenester og fysioterapi kan både ligge i Familiehuset og i PLO. Kommuneoverlege hører til i stab hos rådmannen. Lurer på om det er hensiktsmessig å slå sammen NAV og Familiehuset, som begge er utfordrende å lede Er overrasket over forslaget om å dele barnehagen. Det vil endre på mange samarbeidsrutiner mellom barnehagen og Familiehuset. Enhetens forslag til organisasjonskart er vedlagt. NAV: Egen enhet: Side 11

12 Tar det for gitt at NAV Gjerstad også i framtida skal ha en klart definert leder som er ansvarlig for å løse de kommunale og statlige oppgavene som er tillagt det lokale NAVkontoret. NAV drives i et lovregulert partnerskap mellom stat og kommune, der lederen må være leder for alle tjenestene. Hvis NAV legges inn under Helse og velferd, må enhetsleder for denne enheten også være NAV-leder, eller NAV må ha en egen leder underlagt enhetsleder. Hvis NAV-leder blir enhetsleder, vil tjenesten miste driftsressurser. Helt nødvendig for leder av NAV å være tett på de utfordringene som lokalsamfunn, brukere og ansatte står i. Klar fordel ved en organisering som gir direkte kontakt mellom NAV-leder og rådmann. NAV Gjerstad oppfatter et alternativ med frittstående NAV-kontor som den beste løsningen for NAV. Ser fordeler ved at rusomsorgen er organisert under NAV Gjerstad ved at tilbud fra ruskonsulenten enkelt kan samordnes med tiltak og tjenester. Også en til fordel for brukerne. Oppsummert: NAV Gjerstad ønsker primært et selvstendig NAV-kontor. Andre enheter: Økonomi er en del av enhet for Plan og organisasjon, mens økonomisjef er utenfor. Finner ikke argument for det. Fordel med et tettere samarbeid med flyktningetjenesten. Ikke nødvendig å være i samme enhet for å få det til, men trolig en fordel. PPT er ikke en administrativ støttefunksjon, og hører ikke hjemme i den enheten. Bør flyttes til enhet for oppvekst eller helse og velferd. Et nærmere samarbeid mellom helsestasjon og NAV vil trolig være positivt for begge parter, men dette er ikke avhengig av at tjenestene legges i samme enhet. Familiefokuset kan bli svekket ved å overføre psykiatrien og tiltak for funksjonshemmede barn til PLO. Familiehuset har gitt denne enheten en god faglig bredde, som har kompensert for sårbarheten ved små fagmiljøer. Viktig å opprettholde familiefokuset i psykiatritjenesten. Politisk organisering: Eldrerådet: Rådet er delt når det gjelder spørsmålet om hvor mange kommunestyrerepresentanter det bør være. Støtter opprettelse av referanseutvalg, og ser viktigheten av å bryte de negative levekårsindeksene Gjerstad har. Ser at det med fordel kan settes inn andre enn valgte kommunestyrerepresentanter når det settes ned ad hoc-utvalg. Mener at kommunestyreverkstedene må være mer forpliktende. Det vil være en styrke for demokratiet at også innbyggerne kan stille spørsmål i åpen spørretime. Ser viktigheten av interkommunalt samarbeid, spesielt med tanke på de framtidige utfordringene med samhandlingsreformen. Side 12

13 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Rådet støtter anbefalingen fra den politiske arbeidsgruppa. Er delt i synet på antall representanter. Gjerstad Kristelig folkeparti: Partiet mener at kommunestyret i Gjerstad fortsatt må bestå av 21 medlemmer. Ved å redusere antall medlemmer, vil sannsynligvis ett eller flere av de små partiene forsvinne ut. Det er et gode for demokratiet med bredest mulig representasjon. Administrasjonsenheten: Er enig i at ad hoc-komiteer kan ha fordeler, spesielt fordi det bedre kan sikre at politikerne får et eierforhold til saker. Bør likevel brukes med nennsomhet, og bare i større saker. Utstrakt bruk av en slik modell kan føre til en del merarbeid for administrasjonen. Bruk av referansegrupper bør også vurderes for andre fagfelt i kommunen, ikke bare for oppvekstsektoren. Samfunn og teknikk: Rapporten er ryddig og oversiktlig, og peker på aktuelle problemstillinger. Er i hovedsak enig i anbefalingen fra arbeidsgruppa. I den økonomiske vurderingen er kostnadene ved administrativ deltakelse på politiske møter ikke tatt med. Flere av møtene bør gå på dagtid for å få med unge i politikken, og bedre rekrutteringen til politisk arbeid. Melding om vedtak sendes til: Side 13

14 Side 14

15 Rådmannens forslag til administrativ styringsstruktur nærmere beskrivelse. Den foreslåtte organisasjonsmodellen er en tilpasset 2-nivåmodell med 7 enheter. Den består av en administrasjonsenhet med stabsfunksjoner, en enhet for plan, næring og kultur med utviklings- og samordningsoppgaver, og 5 tjenesteenheter. Alle enhetene rapporterer direkte til rådmannen. Budsjettansvaret legges til lederne av enhetene. Leder for Plan, næring og kultur vil også få tillagt oppgaven som rådmannens stedfortreder, med stillingsbetegnelsen kommunalsjef. Rådmannen vil også legge opp til at kommunalsjefen og leder for administrasjonsenheten sammen med rådmannen skal utgjøre et team, eller et arbeidsutvalg. Dette rådmannsteamet skal samarbeide og samhandle i det daglige, og dermed styrke kommunens overordnede og strategiske ledelse. De faste ledermøtene som rådmannen har med alle enhetslederne vil bli videreført som i dagens modell, og vil fortsatt være en viktig arena for ledelse, samhandling og drift av kommunen. Modellen vil være avhengig av at enkelte avdelinger får mellomledere. Som i dag vil noen medarbeidere få fagansvar innenfor enkelte av tjenestene, og/eller koordineringsansvar. Nedenfor følger en nærmere gjennomgang av alle enhetene som foreslås i modellen. Administrasjonsenheten: Denne enheten bygger på nåværende administrasjonsenhet, og er en stabsenhet med mange funksjoner. Til forskjell fra dagens enhet, foreslås ansvaret for HP/årsplan og årsmelding flyttet til enhet for Plan, næring og kultur, der det øvrige planarbeidet er samlet. Økonomisjefen overføres til samme enhet, siden overordnet økonomisk planlegging og rapportering er lagt der. Skole- og barnehagefaglig rådgiver foreslås også overført til Plan, næring og kultur, siden dette er en rådgiverstilling som har som en av sine viktigste oppgaver å sikre utvikling og gjennomføring av overordnede mål og strategier for skoler og barnehager, og dessuten er sentral i prosjekter og planarbeid. For øvrig inneholder enheten akkurat de samme tjenestefunksjoner som i dagens modell. Rådmannen velger derfor å beholde navnet Administrasjonsenheten, siden det er godt innarbeidet og er dekkende for virksomheten. Leder for enheten foreslås å få betegnelsen enhetsleder. Stillingen lyses ut eksternt, da den for tida ikke er besatt etter at tidligere enhetsleder er sluttet i kommunen. Plan, næring og kultur: Dette er en helt ny enhet som foreslås opprettet. Alt planarbeid er tenkt lagt hit, unntatt fagplaner og andre interne planer som de ulike enhetene selv står for innen sine respektive enheter. I dag utføres planarbeidet dels i administrasjonsenheten og dels i enhet for samfunn og teknikk. Ved å samle dette i en enhet, vil en legge til rette for bedre koordinering av planene. Næringsarbeid og kultur og bibliotek foreslås også lagt til denne enheten. Næringsarbeid er en overordnet og sektorovergripende oppgave som med fordel kan knyttes opp mot planarbeid og utviklingsarbeid, og hører heller ikke naturlig inn under noen driftsenhet. Mye av det samme gjelder for kultur og bibliotek. Side 15

16 Landbruk er foreslått lagt til denne enheten fordi det bør samlokaliseres med annet næringsarbeid. Det er dessuten et viktig felt i plansammenheng, særlig når det gjelder arealbruk. Miljø- og natursaker foreslås også lagt hit, siden det vil være sentralt i planarbeidet. Det ligger for øvrig i dag under skogbrukssjefens ansvarsområde. Plan, kultur og næring vil med sine oppgaver ha et overordnet samordningsansvar, og være en viktig enhet når det gjelder utvikling og strategi. Leder av enheten foreslås å få betegnelsen kommunalsjef, og skal være rådmannens stedfortreder. Stillingen lyses ut eksternt, da dette er en nyopprettet stilling. Pleie og omsorg: Enheten bygger på eksisterende PLO, og vil i hovedsak være som den er i dag. Den er delt inn i tre avdelinger: Sykehjem/service Hjemmetjenester/psykiatri Tjenester for funksjonshemmede Det foreslås at enheten tillegges en psykiatriressurs fordi det er et behov for psykiatritjenester innen pleie og omsorg. Samhandlingsreformen forsterker dette behovet, og gjør at det vil kunne være bruk for psykiatritjenester også utenom ordinær arbeidstid. Ressursfordelingen mellom Familiehuset og PLO vil rådmannen komme tilbake til. Alle tjenester for funksjonshemmede, også for de under 18 år, legges til denne enheten. Dette for å gi et bedre samordnet og helhetlig tjenestetilbud for disse tjenestene, uavhengig av alder, og en bedre utnyttelse av knappe ressurser. PLO har også i dag ansvaret for omsorgsboliger for funksjonshemmede, praktisk bistand i tilrettelagt bolig og hjelpemiddeltilpasning/tildeling. Stillingen som enhetsleder lyses ikke ut, siden det ikke er vesentlige endringer i ansvarsforhold og oppgaver. Oppvekst: Det foreslås opprettet en ny enhet som består av de tidligere enhetene Abel ungdomsskole, Gjerstad skole, Fiane skole og Visedal barnehage. Dermed blir hele oppvekstområdet samlet under en enhet med en felles enhetsleder. Målet er å gjøre det enklere å samordne skolenes virksomhet og satsinger, og få til en mer enhetlig skole i Gjerstad. Det vil også kunne bidra til lettere å se skole og barnehage i sammenheng, og legge bedre til rette for samarbeid og samhandling i hele oppvekstsektoren. Det vil også ha rasjonaliseringseffekter gjennom en felles, overordnet ledelse. Det vil gi mulighet til større fleksibilitet når det gjelder utnyttelse av ressursene, både personale og tilgjengelige økonomiske rammer. Visedal barnehage beholdes som en felles virksomhet som i dag, med en felles leder for Renstøl og Alvheim. Den foreslås ikke delt i to egne virksomheter som i tidligere forslag. Begrunnelsen er mye den samme som er anført for å samle enhetene til en oppvekstenhet, nemlig rasjonell drift, helhetlig og enhetlig tenkning og mulighet til større fleksibilitet. Et større fagmiljø, en kvalitetsmessig god barnehage i dag og dokumentert effektiv drift i følge KOSTRA-tall, er også momenter som taler for å beholde dagens struktur. Oppvekstenheten vil bestå av følgende virksomheter: Abel ungdomsskole Gjerstad skole Side 16

17 Fiane skole Visedal barnehage Skolene vil beholde sin rektorfunksjon, og barnehagen sin virksomhetsleder. Stillingen som enhetsleder lyses ut, siden dette er en nyopprettet stilling. Familiehuset: Enheten foreslås videreført i hovedsak som dagens enhet, med stort sett de samme tjenesteområdene. Eneste endring er at tjenester for funksjonshemmede under 18 år legges til PLO, som dermed får ansvar for hele dette tjenesteområdet. Begrunnelsen er å finne under omtalen av PLO ovenfor. Til forskjell fra det som høringsforslaget la opp til, legges ikke NAV inn som del av denne enheten, mens PP-tjenesten og psykiatritjenester foreslås å ligge i enheten fortsatt. Det er også lagt inn en psykiatriressurs under PLO, og rådmannen vil, som tidligere nevnt, komme tilbake til ressursfordelingen her. Rådmannen foreslår å videreføre navnet Familiehuset, siden det er et godt innarbeidet navn som tydeliggjør at enhets tjenesteområder i stor grad er rettet mot forebyggende og helsefremmende tjenester som berører familiesituasjonen. Helse og velferd var foreslått som navn på enheten i høringsforslaget, fordi NAV var lagt inn som del av enhetens virksomhet. Stillingen som enhetsleder lyses ikke ut, siden enheten all i hovedsak blir videreført som tidligere. NAV: NAV foreslås videreført som egen enhet med de samme tjenesteområdene som i dag. I forslaget som har vært ute på høring, var det lagt opp til å slå sammen Familiehuset og NAV til enhet for Helse og velferd. Rådmannen har valgt ikke å gå videre med dette forslaget. Enhetslederstillingen lyses ikke ut, siden ikke blir noen organisatoriske endringer. Teknisk Drift: Enheten omfatter de fleste av oppgavene som enhet for samfunn og teknikk har i dag, bortsett fra næringsarbeid, kultur og bibliotek og overordnet planarbeid. Disse er foreslått lagt til den nye enheten for Plan, næring og kultur, noe som er nærmere redegjort for under denne enheten. Det er ikke lagt til noen nye tjenester/ansvarsområder. Det foreslås å endre navnet på enheten til Teknisk drift, noe som på en bedre måte forteller hvilke tjenester som ligger i denne enheten. Tjenesteomfang og navn på enheten er i tråd med høringsutkastet, bortsett fra at landbruk her foreslås lagt til Plan, næring og kultur, sammen med næring. Enhetslederstillingen lyses ikke ut, siden de fleste tjenesteområdene videreføres som i dag. Side 17

18 Side 18

19 PS 13/36 Gjennomgang av sakskart til kommunestyremøte den PS 13/37 Eventuelt: Side 19