Når det utenkelige skjer. Krisehåndteringsplan for Vadsø videregående skole

Transkript

1 Når det utenkelige skjer. Krisehåndteringsplan for Vadsø videregående skole

2 Innhold 1. INNLEDNING DEFINISJONER ANSVAR KRISEHÅNDTERINGSLEDELSEN INFORMASJONSBEREDSKAP ETABLERING AV PÅRØRENDE/PUBLIKUMSTJENESTE HANDLINGSPLANER SKADEBEGRENSENDE TILTAK EN AV ELEVENE DØR ALVORLIG ULYKKE BLANT ELEVENE EN AV DE ANSATTE DØR ALVORLIG ULYKKE BLANT ANSATTE EN AV ELEVENE MISTER EN AV SINE NÆRMESTE EN AV DE ANSATTE MISTER EN AV SINE NÆRMESTE EN ELEV BLIR BORTE PÅ EKSKURSJON ELEV ELLER ANSATT UTSETTES FOR ALVORLIG VOLD MENTAL KOLLAPS VARSLINGSLISTER KRISEHÅNDTERINGSLEDELSE STØTTEPERSONELL, SOM OGSÅ KAN INNGÅ I KRISEHÅNDTERINGSLEDELSEN INFORMASJONSPERSONELL KOMMUNER SOM ER VERTSKOMMUNER FOR STØRRE FYLKESKOMMUNALE INSTITUSJONER VEDLEGG 1: OVERSIKT KRISEPLANER VED FFK INSTITUSJONER: VEDLEGG 2: NOEN TIPS OM MEDIEHÅNDTERING: VEDLEGG 3: FORDELINGSLISTE VEDLEGG 4: AVVIKSBEHANDLING VEDLEGG 5: SKJEMA FOR AVVIKSMELDING

3 1.INNLEDNING Vinteren 2002/2003 utarbeidet alle fylkeskommunale institusjoner og alle avdelingene i sentraladministrasjonen risiko- og sårbarhetsanalyser. Når en krise oppstår, er det ikke tid til å tenke rasjonelt gjennom hva som bør gjøres. Det er derfor viktig å ha en beredskap for det verst tenkelige. Kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Det innebærer at mindre alvorlige kriser bør kunne håndteres uten at den fylkeskommunale kriseledelsen varsles og trer sammen. Organisering, informasjon, ivaretakelse og omsorg er viktige aspekter når skolen skal håndtere en krisesituasjon på profesjonell måte. 1.1Definisjoner En krise er definert som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det ordinære hjelpeapparatet takler tilfredsstillende. Som kjennetegn på kriser kan nevnes: kommer overraskende mangel på kontroll vitale interesser står på spill mange aktører tidspress sammenbrudd i den regulære beslutningsprosessen fokus på kortsiktige løsninger usikkerhet mangel på informasjon, desinformasjon intens interesse og oppfølging fra utenforstående, blant annet gjennom bred mediedekning Denne krisehåndteringsplanen er primært utarbeidet for kriser og uønskede hendelser i fredstid. Planen bør enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. 3

4 1.2 Ansvar Oppdatering av kriseplan har ansvaret for at krisehåndteringsplanen oppdateres innen 1. september hvert år., og at oppdatert plan sendes ut til de som står på fordelingslisten. Avdelingsleder drift er ansvarlig for at varslingslistene blir oppdatert. 2.KRISEHÅNDTERINGSLEDELSEN Ved en omfattende ulykke eller katastrofe kan rektor eller avdelingsleder beslutte at krisehåndteringsledelsen skal etableres. Kriseledelsen består av: Gunhild Snevoll Assisterende rektor Ann Tove Jacobsen Administrasjonsleder Tine Mathisen Avdelingsleder YF Solveig Methi Avdelingsleder ST Margrethe Jakola Personalrådgiver Gunnar Aronsen PP-rådgiver Gerdhild Nilsen Beslutningen om at kriseledelse skal etableres tas av rektor og ass. rektor. Økonomiske fullmakter har rektor og administrasjonsleder. 1. Innhente opplysninger og vurdere krisesituasjonen 2. I samarbeid med skadestedsleder/politi/ annet krisepersonell, vurdere om informasjonsberedskapen og/eller pårørende/ publikumstjenesten skal etableres og ta avgjørelsen om hvem som møter media 3. Iverksette tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 4. Etabler løpende situasjonsoversikt, slik at situasjonsorientering eller rapportering kan gis på kort varsel 5. I samarbeid med skadestedsleder/politi eller aktuell fylkeskommunal institusjon, vurdere hvem som møter media 6. Vurdere forebyggende tiltak mot egen virksomhet, det vil si ta avgjørelser om å iverksette tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 7. Prioritere fylkeskommunens egne ressurser 8. Holde kontakt med rednings- og innsatsledelsen (brann, politi, redningssentral) 9. Utarbeide og sende ut informasjon via informasjonsberedskapen og/eller publikum/ pårørendetjenesten til egne ansatte, innbyggerne og media. 10. Sørge for at personer som har vært utsatt for store påkjenninger får hjelp fra lokalt kommunalt kriseteam 11. Avdelingsleder skal ta telefonisk kontakt med pårørende, for å forvisse seg om at de mottar all den informasjonen FFK sitter inne med. 12. På anmodning fra Fylkesmannen avgi periodiske rapporter om situasjonen 4

5 2.1 Informasjonsberedskap Det å kommunisere godt med befolkningen, media og andre virksomheter under en krisesituasjon er svært viktig. Manglende kommunikasjon med disse aktørene kan i seg selv bidra til å lage en ny krise som virksomheten må håndtere en informasjonskrise. Mediene skal heller ikke betraktes som en målgruppe, men må sees på som kommunikasjonskanaler og budskapsformidlere til publikum og pårørende. Det er viktig at ulike aktører i fylkeskommunen ikke sender ut motstridende budskap om den risikoen som en står overfor eller ønsker å advare mot. Mange motstridende budskap bidrar til at vår troverdighet i den konkrete saken vil bli sterkt redusert. Samordning av informasjonsformidlingen er derfor viktig. Dette krever at formidlingen av informasjon internt i fylkeskommunen, og eventuelt med virksomheter som vi samarbeider nært med, fungerer godt. Her har både kommunikasjonsavdelinga og de som uttaler seg til media et viktig ansvar. Informasjonssjef: /Ass. rektor Informasjonsmedarbeidere: Avdelingsleder YF Administrasjonsleder Hvor skal informasjonskontoret etableres på skolen? Alternativt sted hvis det ikke er mulig å ta i bruk skolen s kontor Fylkeshuset, møterom 1. etg Instruks for informasjonstjenesten: 1. Være et støtteapparat for rektor og andre fra skolen som skal uttale seg i media. 2. Innhente opplysninger om situasjonen og rapportere videre til rektor/skolens kriseledelse 3. Sikre seg at ansatte og elever ved skolen er informert 4. Etablere kontakt med fylkeskommunens informasjonsenhet 5. Gi informasjon til publikum/pårørende etter oppdrag fra kriseledelsen 6. På oppdrag fra skolens kriseledelse skal informasjonstjenesten gi media informasjon om pressekonferanse, utlevere pressemeldinger fra kriseledelsen og henvise mediepersoner til oppholdsrom hvor de kan vente mer informasjon 7. Drive medieovervåkning Tekniske hjelpemidler: Event. tlf.nr./sted Alternativ Telefoner: Sentralbord (rektor) Telefaks: Postmottak Mobiltelefoner: (ass. rektor) 5

6 Oversikt over aktuell media i fylket: Navn Tlf Faks e-post /sms NRK Troms og Finnmark, Vadsø og Tromsø Tips telefon: finnmark@nrk.no troms@nrk.no nordnytt@nrk.no nordnytt til 1987 NRK Sámi Radio, Karasjok Tips telefon: saminews@nrk.no samivaktsjef@nrk.no Mediehuset Altaposten redaksjon@radioalta.no redaksjonen@altaposten.no tv-nord@tv-nord.no Kautokeino Nærradio (GLR) grl@glr.as Radio Nordkapp kontakt@radionordkapp.no Aviser: Ávvir, Karasjok redaksjonen@avvir.no Ávvir, Kautokeino redaksjonen@avvir.no Dagbladet Finnmarken AS, Vadsø Finnmark Dagblad, Hammerfest Finnmarksposten, Honningsvåg redaksjonen@finnmarken.no dftips til redaksjonen@fd.no fdtips til redaksjonen@finnmarksposte n.no Nordlys tips@nordlys.no nordlys til 2097 NTB, Oslo Vaktsjef, døgnet rundt Tromsø vaktsjef@ntb.no Ságat, Lakselv avisa@sagat.no Sør-Varanger Avis Vakttelefon redaksjon@sva.no Østhavet, Vardø redaksjon@osthavet.no Kontakt ved Finnmark fylkeskommunes kommunikasjonsavdeling tlf (sentralbord) 6

7 2.2 Etablering av pårørende/publikumstjeneste I en krisesituasjon øker publikums og de pårørendes behov for informasjon sterkt. Det er ofte behov for mye informasjon, svært raskt. Dette gjelder både behovet for veiledning og informasjon om hjelpetilbud, rettigheter og plikter, og behovet for allmenn opplysning om hva som skjer, hvem som har ansvaret osv. Erfaringene viser at publikum og pårørende ofte henvender seg til de institusjonene som har vært utsatt for en ulykke. Kravene til at resepsjons- og sentralbordpersonalet å kunne svare på spørsmål er videreformidling til riktig offentlig instans, vil derfor kunne øke betraktelig i en krisesituasjon. Denne delen av informasjonsberedskapen vil måtte være en del av enhetenes allmenne kriseberedskap. Dersom det er en omfattende krise skal personell omdisponeres til å gi nødvendig veiledning og informasjon til pårørende og publikum. Leder av publikum/pårørende tjenesten: Medlem: Medlem: Medlem: Personalrådgiver Gunnar Aronsen Avdelingsleder Solveig Methi Avdelingsleder Margrethe Jakola Pårørende/publikumstjenesten etableres på følgende sted: Alternativt sted hvis fylkeshuset ikke kan tas i bruk: Personalrommet Fylkeshuset Tekniske hjelpemidler: Event. Tlf.nr./sted Alternativ Telefoner: Sentralbord Se telefonliste side 5 Telefaks: Mobiltelefoner: Leder publi./pår.tj Se telefonliste side 5 7

8 Samling av pårørende (avskjermet fra pressen): Ansvarlig: Personalrådgiver Sted: Sentraladministrasjonen Instruks for publikum / pårørendetjenesten: 1. Etableres på ordre fra krisehåndteringsledelsen. 2. Gi informasjon til publikum/pårørende etter oppdrag fra kriseledelsen. 3. Tilstedeværelse på ulykkessted 4. Kontakt med pårørende for avklaring av spørsmål 5. Skjerming av personale og pårørende i sorg eller sjokk 6. Hvis pårørende møter opp fysisk, skal de henvises til sted som er avskjermet fra pressen, hvor de kan vente på videre informasjon. 7. Sørge for at kriserammede blir fulgt opp. Hjelpeapparatet/kriseteam i vertskommunen kontaktes, eventuelt kirke/prest (ta hensyn til religiøs bakgrunn) 8. Koordinere markering/seremoni i regi av FFK 9. Ivareta og formidle informasjon om forsikrings- og erstatningsforhold. 8

9 3.Handlingsplaner skadebegrensende tiltak Det er utarbeidet handlingsplaner for uønskede hendelser som er vanskelig å forebygge. Handlingsplanene tar utgangspunkt i risikoforhold som er avdekket gjennom en risiko og sårbarhetsanalyse utarbeidet vinteren 2002/2003. Følgende handlingsplaner er utarbeidet: 4.1. En av elevene dør 4.2. Alvorlige ulykker blant elevene 4.3. En av de ansatte dør 4.4. Alvorlig ulykke blant ansatte 4.5. En av elevene mister en av sine nærmeste 4.6. En av de ansatte mister en av sine nærmeste 4.7. Elev savnes under en ekskursjon 4.8. Voldelige situasjoner blant elever eller ansatte 4.9. Mental kollaps 9

10 4.1. En av elevene dør Hendelse Konsekvenser Forberedelser Tiltak Begravelsesdag en En av elevene dør (uansett dødsårsak) Sorgreaksjoner blant elever og ansatte Skolens kriseledelse innkalles og drøfter de konkrete oppgavene forbundet med dødsfallet, bl.a. kontakt med de pårørende 1. Informasjon til de ansatte 2. Elevens klasse underrettes av rektor/kontaktlærer 3. Utarbeidet plan brukes (se vedlegg ) 4. De øvrige klassene underrettes 5. Kriseteamet kontaktes 6. Flagg heise på halvstang 7. Pårørende kontaktes 8. Minnestund avholdes i Vrimlehallen 1. Skolen heiser flagg på halv stang 2. Skolen holder stengt under begravelsen 3. Skolen sørger for at de som ønsker å delta i begravelsen, får det Ansvar / Kontaktlærer Kontaktlærer/ Faglærere Kontaktlærere/ Faglærere / PP-rådgiver Avd.leder drift/ Vaktmester Adm.leder/ Vaktmester Ass.rektor Etterarbeid: 1. Viktig at kontaktlærerne får mye støtte og hjelp i fra sine arbeidskollegaer og avdelingsledere 2. Kontaktlærere og faglærere må være oppmerksom på elevenes ulike sorgreaksjoner, og PP-rådgiver, prest og helsesøster må bistå -sorgreaksjoner vil komme på ulike tidspunkt, - skyldfølelse er vanlig blant unge 3. Samtaler i klassen der elevene får uttrykke tanker og følelser 10

11 4.2. Alvorlig ulykke blant elevene Hendelse ALVORLIG ULYKKE blant elevene Konsekvenser Forberedelser Tiltak Medelever og ansatte kan få sjokk Skolens kriseledelse innkalles og drøfter konkrete oppgaver forbundet med ulykken 1. Informasjon til personalet 2. Elevenes klasse underrettes 3. De øvrige klassene underrettes 4. Kriseteamet kontaktes 5. Pårørende kontaktes 6. Oppfølging med informasjon til alle i dagene/ukene etter ulykken Ansvar / kontaktlærer Kontaktlærer/ Faglærer PP-rådgiver / Avd.leder/ Kontaktlærer Merknader:. 11

12 4.3. En av de ansatte dør Hendelse En av de ansatte dør Konsekvenser Forberedelser Tiltak Sorgreaksjoner blant ansatte og elever Skolens kriseledelse innkalles og drøfter de konkrete oppgavene forbundet med dødsfallet, bl.a. kontakt med de pårørende 1. Personalet underrettes 2. Klassene orienteres 3. Flagget heies på halv stang 4. Kriseteamet kontaktes 5. Minnestund i Vrimlehallen Ansvar / Kontaktlærer Adm.leder/ Vaktmester PP-rådgiver Begravelsesdagen 1. Skolen heiser flagg på halv stang 2. Skolen holder stengt under begravelsen 3. Skolen sørger for at alle som ønsker å delta i begravelsen får det Adm.leder/ Vaktmester Ass.rektor Etterarbeid 1. Kollegastøtte viktig 2. Vær oppmerksom på sorgreaksjoner 3. Helsesøster, prest og PP-rådgiver bistår Alle Avd.ledere Avd.ledere 12

13 4.4 Alvorlig ulykke blant ansatte Hendelse Konsekvenser ALVORLIG ULYKKE BLANT ANSATTE Kolleger og elever får sjokkreaksjoner Forberedelser Skolens kriseledelse innkalles og drøfter de konkrete oppgavene forbundet med ulykken. Ansvar Tiltak 1. Informasjon til personalet 2. Elevene informeres 3. Helsesøster og PP-rådgiver er tilgjengelig for elever og ansatte 4. Oppfølging med informasjon til alle i dagene/ukene etter ulykkene / Kontaktlærer / Avd.ledere Merknader: 13

14 4.5. En av elevene mister en av sine nærmeste Hendelse Konsekvenser En elev mister en av sine nærmeste Sorgreaksjoner hos eleven. Medelever og lærere kan bli usikker på hvordan de skal forholde seg til eleven som er rammet Forberedelser Jfr øvrige pkt Tiltak 1. Når skolen får melding om dødsfallet, spørres det om medelever og personalet kan orienteres 2. Det gjøres avtale med vedkommende om det er ønskelig at emnet taes opp med klassen 3. Det sendes blomster far skolen/klassen til eleven 4. Det snakkes åpent med klassen om hva som har skjedd. / Avd.ledere Etterarbeid 1. Eleven følges opp 2. Helsesøster og PP-rådgiver 3. Rådgiver kan bistå Avd.leder/ Kontaktlærer Kontaktlærer Kontaktlærer 14

15 4.6 En av de ansatte mister en av sine nærmeste Hendelse EN ANSATT MISTER EN AV SINE NÆRMESTE Konsekvenser Sorgreaksjoner hos den ansatte. Kolleger kan bli usikre på hvordan de skal forholde seg til den som er rammet Forberedelser Skolens kriseledelse Ansvar Tiltak Etterarbeid 1. Når skolen får melding om dødsfallet, spørres det om kolleger og evt. elever kan orienteres 2. Avtale med vedkommende om emnet kan taes opp i felles forum 3. Send blomster til vedkommende fra skolen 4. Forbered kolleger evt. elever) på at den tilsatte kan være sårbar. Vis omtanke. 1. Den tilsatte følges opp gjennom samtaler med avdelingsleder/rektor / Avd.leder Avdelingsleder / Avd.leder Avd.leder Avdelingsleder/ 15

16 4.7 En elev blir borte på ekskursjon Hendelse EN ELEV BLIR BORTE FRA GRUPPA Konsekvenser Usikkerhet og stress i hele gruppa Mulige forsinkelser Mistanker om at noe alvorlig har inntruffet Forberedelser Før gruppa drar, orienteres alle elevene om nødvendigheten av å følge skolens reglement. Overtredelser kan medføre hjemreise på egen regning. Reiseleder skal ha mobilnr. til alle i gruppa, og motsatt. Tiltak 1. Lærer samler hele gruppa 2. Det innhentes opplysninger når eleven sist var sett 3. Man prøver å få kontakt med eleven pr. telefon 4. Gruppa får i oppgave å se etter elever der vedkommende sist var sett 5. Om elever ikke kommer tilbake gjøres følgende: R/avdelingsleder kontaktes nlinnlandet: Nærmeste politi kontaktes UUtlandet: Ambassaden kontaktes 6. Foreldre/foresatte til eleven kontaktes 7. Skolens kriseledelse innkalles 8. Elever/pårørende Ansvar Faglærer/ avdelingsleder Faglærer Faglærer/ Elever Faglærer/ Elever Faglærer/ Elevene Faglærer Faglærer Etterarbeid Merknader: 16

17 4.8 Elev eller ansatt utsettes for alvorlig vold Hendelse ELEV ELLER ANSATT UTSETTES FOR EN ALVORLIG VOLDSEPISODE Konsekvenser Forberedelser Tiltak Fysisk og/eller psykisk skade på den utsatte Frykt og angst hos andre /skolens ledelse kontaktes umiddelbart. foretar en rask fordeling av oppgavene i tilknytning til hendelsen. 1. Oversikt over situasjonen 2. Involverte tas hånd om 3. Skadeomfanget vurderes 4. Pårørende informeres 5. Elever/ansatte informeres Alle Ansvar /Avd.l. /lege Avd.leder/ Kontaktlærer Etterarbeid Tett oppfølging av den som har vært utsatt for vold Tett oppfølging av den som har utøvd vold Informasjon og ivaretakelse av øvrige ansatte og elever /Avd.l. PP-rådgiver/ Helsesøster/ Hovedverneombud Merknader: Egen tiltaksplan mot vold, rus, rasisme og mobbing er under utarbeidelse av rådgiverteamet. 17

18 4.9 Mental kollaps Hendelse MENTAL KOLLAPS HOS ELEV/ANSATT Konsekvenser Forberedelser Tiltak Skade av egen person Skade av andre Psykisk terror, sykemelding, samarbeidsproblemer Ved mistanke om at en kollega eller en elev er i ferd med å få mental kollaps, taes dette opp med nærmeste leder 1. Forsøke å forhindre at situasjonen forverrer seg ved at vedkommende tas ut av arbeid eller undervisning 2. Sørge for at vedkommende får nødvendig hjelp fra helsevesenet 3. Ved permisjon/sykemelding av ansatt sørges det for at arbeidsoppgavene fordeles på kollegaene 4. Ved sykemelding av elev sørges det for at eleven får tilpasset opplæring Ansvar Kollegaene/ Skolenes ledere Avd. leder Avd.leder/ Avd.leder Kontaktlærer/ faglærer Etterarbeid 1. Det holdes kontakt med vedkommende, evt. Pårørende av vedkommende i fraværsperioden 2. Videre tiltak i oppfølgingen vurderes og planlegges 3. Gi hjelp til de som trenger bearbeiding etter reaksjonen 4. Planlegge tilbakekomsten for arbeidstaker/elev Avd.leder Avd.leder/ PP-rådgiver PP-rådgiver/ Helsesøster Avd.leder/ rektor Merknader: 18

19 4.VARSLINGSLISTER På dagtid mellom kl og varsles sentralbordet Sentralbordet vil forestå videre varsling til hele krisehåndteringsledelsen. Varsel er ikke gjennomført før det er oppnådd personlig kontakt med den som skal varsles. Dobbelvarsling sikres ved at krisehåndteringsledelsen selv også varsler etter stafettprinsippet, dvs. at hver enkelt tar kontakt med den som står etter seg på lista. Oppnås ikke kontakt, varsles den neste på lista. 24- TIMERS VARSLING KAN FORETAS TIL HELE KRISEHÅNDTERINGSLEDELSEN. START ØVERST PÅ LISTEN, OG FORTSETT NEDOVER PÅ LISTEN INNTIL DET OPPNÅS KONTAKT MED NOEN I KRISEHÅNDTERINGSLEDELSEN. 4.1 Krisehåndteringsledelse STILLING NAVN TELEFON JOBB MOBIL- TELEFON Gunhild Snevoll Ass.rektor Ann-Tove Jacobsen Administrasjonsleder Tine Mathisen Avd.leder YF Solveig Methi Avd.leder ST Margrethe Jakola Personalrådgiver Gunnar Aronsen Støttepersonell, som også kan inngå i krisehåndteringsledelsen STILLING NAVN TELEFON JOBB MOBIL- TELEFON PP-rådgiver Gerdhild Nilsen Seniorrådgiver Solfrid Iversen Ledende vaktmester Bjørn Tore Karlsen

20 4.3 Informasjonspersonell STILLING NAVN TELEFON JOBB TELEFON PRIVAT MOBIL- TELEFON Kommunikasjonssjef Trond Magne Henriksen Kommunikasjonsrådgiver Harald F. Hareide Personell til publikums/pårørende tjenesten 20

21 4.4 Kommuner som er vertskommuner for større fylkeskommunale institusjoner KOMMUNE KONTAKTPERSON TELEFON ARBEID MOBIL TELEFON Vadsø kommune Tlf Vardø kommune Tlf Sør-Varanger kommune Tlf Deanu gielda - Tana kommune Tlf Alta kommune Tlf Porsanger kommune Tlf Hammerfest kommune Tlf Nordkapp kommune Tlf Rådmann Jens Betsi Kontorsjef Marita Jakola Skansen Rådmann Hans Erik Wilhelmsen Ass.rådmann Hallgeir Sørnes Rådmann Bente Larssen Kommunalsjef Marit Hiim Haugseth Kommunalsjef Inge W. Svendsen Rådmann Jørn Aslaksen Ass. rådmann Kjell Nilssen Rådmann Bjørn Atle Hansen Ass. rådmann Målfrid Kristoffersen Rådmann Gunnar Lillebo Teknisk sjef Idar Langmyr Rådmann Leif Vidar Olsen Rådmann Charles Hansen Stabssjef Tove Hunnålvatn

22 VEDLEGG 1: OVERSIKT KRISEPLANER VED FFK INSTITUSJONER: Det skal finnes planverk for krisehåndtering ved alle større institusjoner i fylkeskommunen. Alle krisehåndteringsplanene skal inneholde oversikt over personell og hvilke tiltak som kan iverksettes i en krisesituasjon. Krisehåndteringsplaner ved fylkeskommunale institusjoner: Alta videregående skole Vardø videregående skole Honningsvåg videregående skole Kirkenes videregående skole Tana videregående skole Seidajok skole Svanvik Folkehøyskole Hammerfest videregående skole Lakselv videregående skole Kirkenes videregående skole Vadsø videregående skole Musikk i Finnmark Finnmark fylkesbibliotek 22

23 VEDLEGG 2: NOEN TIPS OM MEDIEHÅNDTERING: Det å bedrive risikokommunikasjon er på en verbal måte å beskrive et bilde av en faresituasjon. Utfordringen ligger i at avsenderen av risikobildet lykkes i å sende bildet på en slik måte at mottakeren ser det samme bildet, og dermed oppfatter den samme faren. Hvordan en risiko (fare) oppfattes, påvirkes av mange ulike forhold. En situasjon man selv kan påvirke tolkes ofte som mindre farlig enn situasjoner som står utenfor ens kontroll. Et formål med risikokommunikasjon vil f.eks. være å endre en bestemt risikoatferd og/eller opplyse om en bestemt fare. De 8 grunnleggende regler for risikokommunikasjon 1. Akseptere og involvere publikum som legitime aktører (mottaker av informasjon) 2. Å planlegge og evaluere alle informasjonsmessige tiltak godt 3. Lytt til publikums spesifikke bekymringer (før, under og etter krisen) 4. Vær åpen og ærlig 5. Koordinere og samarbeide med pålitelige og troverdige partnere 6. Å møte medias informasjonsmessige behov 7. Å kommunisere budskapet klart, tydelig og med medfølelse 8. Bestem deg for ett kjernebudskap Når media kontakter deg, kan det være greit å være litt forberedt. Noen råd: Du løfter av røret og. 1. Noterer journalistens navn og hvilke media vedkommende representerer. 2. Avklarer hva spørsmålene dreier seg om 3. Spør om journalisten har snakket med andre i virksomheten om saken 4. Presiserer hva du selv har kompetanse på ikke mitt bord 1. Henvis journalisten til den som kan gi svar 2. Hvis du ikke vet hvem, gir du beskjed om at du skal finne det ut for journalisten 3. Følg opp saken slik at journalisten kommer i trygge hender. usikker på svaret 1. Si at du må undersøke saken og ringe tilbake 2. Spør journalisten om hvilke frister han/hun arbeider under for komplisert 1. Tilby skriftlig informasjon eller et møte for å utdype emnet....utålmodig eller arrogant 1. Svar alltid høflig og behersk deg selv. La ikke situasjonen eller journalisten stresse deg. Du skal intervjues på TV 1. Gjør forhåndsavtale. Hvilke spørsmål? Mulighet for nytt opptak? 2. Velg et opptakssted som du er fortrolig med. Gå gjerne ut av kontoret. 3. Finn ut det viktigste du vil ha sagt, og sørg for å si det på en kortest mulig måte! Husk at 20 sekunder er mye på TV. 4. Kom ikke med lange resonnementer. Seerne husker som oftest bare korte budskap. 5. Se på intervjueren, ikke inn i kamera. Hold blikkontakt. 6. Unngå fremmedord, faguttrykk og tall. Bruk heller eksempler. 23

24 VEDLEGG 3: FORDELINGSLISTE Intern fordeling i Finnmark fylkeskommune: Navn på institusjon/avdeling Ant. Finnmark fylkeskommune/ Politisk ledelse 5 Finnmark fylkeskommune/ Fylkesrådmannen 8 Finnmark fylkeskommune/ Arbeidsgiveravdelinga 6 Finnmark fylkeskommune/ Økonomi- og eiendomsavdelinga 5 Finnmark fylkeskommune/ IT-avdelinga 2 Finnmark fylkeskommune/ Dokument- og serviceavdelinga 3 Finnmark fylkeskommune/ Kommunikasjonsavdelinga 3 Finnmark fylkeskommune/ Opplæringsavdelinga 3 Finnmark fylkeskommune/ Tannhelseavdelinga 1 Finnmark fylkeskommune/ Næringsavdelinga 2 Finnmark fylkeskommune/ Planavdelinga 1 Finnmark fylkeskommune/ Samferdselsavdelinga 1 Finnmark fylkeskommune/ Kultur- og idrettsavdelinga 1 Finnmark fylkeskommune/ Areal- og kulturvernavdelinga 1 Institusjoner og filialer i Finnmark fylkeskommune 39 Totalt antall eksemplarer internt 81 Ekstern fordeling: Navn på institusjon Ant. Fylkesmannen i Finnmark 5 Øst Finnmark politidistrikt 2 Vest Finnmark politidistrikt 2 Statens vegvesen, Nord-Troms og Vest-Finnmark distrikt 2 Statens vegvesen, Øst-Finnmark distrikt 2 Kommunene i Finnmark 19 Totalt antall eksemplarer eksternt 32 24

25 VEDLEGG 4: AVVIKSBEHANDLING Når det oppdages avvik fra planen skal det alltid skrives ut avviksmelding på standardisert skjema. Avviksmeldinger skal følges opp med korrigerende og forebyggende tiltak. Hovedansvaret for oppfølging av avvik ligger hos fylkesrådmannen. Avviksliste, fylles ut og sendes fylkesrådmannen senest 1.februar hvert år. 4.1 Sjekkliste SJEKKLISTE VED KVALITETSREVISJON (internkontrollrunder) Dato for denne kvalitetsrevisjon... Dato for forrige kvalitetsrevisjon... 1 Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4. år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden. Ja Nei Hvis Hvis ja: Er planen revidert? Ja Nei nei: Skriv avviksmelding 2 Evaluering av hendelser og øvelser Har der vært en uønsket hendelse i siste periode? Ja Nei Hvis ja: Er planen evaluert etter hendelser og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Har krisehåndteringsledelsen blitt øvd de to siste årene? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 25

26 Hvis ja: Er planen evaluert etter øvelse og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 3 Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon (telefonnummer osv.)? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Utsendelse av revidert av plan Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5 Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Ja Nei Hvis ja: Er tiltak ført opp i kommende tiltaksplan? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 6 Avviksbehandling Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne plan? Ja Nei Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 26

27 Underskrift VEDLEGG 5: Skjema for avviksmelding AVVIKSMELDINGSSKJEMA Ved gjennomgang av krisehåndteringsplanen den... ble det konstatert følgende avvik: AVVIK SETT KRYSS Endringer i målsetning eller i lover og forskrifter er ikke ajourført i plan Plan er ikke evaluert etter hendelse eller øvelse Det er ikke avholdt øvelse av krisehåndteringsledelsen de to siste årene Plan er ikke holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon Etter endring av planer er det ikke sendt ut rettelser/oppdatering av planen til alle oppført i fordelingsliste Nye tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag Avviksmelding er ikke behandlet i henhold til gjeldende regler Beskrivelse: Ansvarlig for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er:... Frist for å gjennomføre endring er Underskrift... Gjennomført, dato / ansvarlig 27