Visma Lønn. Nyheter Versjon 7.30

Transkript

1 Visma Lønn Nyheter Versjon 7.30

2 Agenda Velkommen Nyheter i VL 7.30 Avslutning 2

3 Visma Ansattportal Innhold Ferie- og fraværsregistrering Ansattinfo (egen profil) Lønnsslipper Lønnstransaksjoner (p.t kun leder) Reiseregninger og utleggsrefusjoner Visma Ansattportal Integrert med Visma Lønn 7.30 Visma Ansattportal Sertifisering 3 timer (m/travel Exp) WEB-tjeneste (vi åpner for når bestilt) Ekstremt lett og raskt å integrere med VL Veldig rask å komme i gang med (< 1 dag) Ingen tekniske utfordringer for kunde/dere Perfekt (teknisk)løsning for bedrifter som bruker regnskapskontorer på lønn 3 Lønn/Ansattportal Fremtidens bruksform for alle norske arbeidsgivere, perfekt for regnskapskontorer

4 Visma Ansattportal integrasjon All integrasjon skjer (startes) fra VL Alle transer følger samme dataflyt Må attesteres og godkjennes i Portal Logiske unntak Fravær attesteres ikke Egen ansatt profil Lønnstranser reg. av leder settes attestert 4

5 Visma Ansattportal integrasjon Ingen transaksjoner kan overføres to ganger Aldri dobbel lønn Alle transer fra Portal kan endres i VL men bør kun endres i nødsfall Publisering av lønnsslipper Veldig enkelt å gjøre (pdf-filer) Mail sendes hver enkelt lønnsmottaker (info) Kan publiseres etter godkjenning Hele året kan legges ut (nye kunder) Overført til feil lønnskjøring? Lett å slette Overføre på nytt Korrigere transer (fra Portal) i VL? synkes naturlig nok ikke tilbake Feil på publiserte lønnsslipper? Korriger Publiser på nytt 5

6 Visma Ansattportal integrasjon Ansatt Angi i VL hvem som skal være brukere Ny-ansatte får automatisk Velkommen til Portal e-post Lønnsarter Alle overføres (Bilagstyper knyttes til Lønnsarter) Angi i VL hvilke man kan registrere transer på (i Portal) Ferie og fravær Angi i VL hvilke fraværstyper man kan registrere på (i Portal) Ansvarsenheter og konti Eies av ERP. Overføres til VL og så Portal Fullt integrert, poster sperret kan f.eks ikke brukes Info på ansatt - E-postadr - Postnr. - Avdeling 6

7 Visma Ansattportal integrasjon Sporing av transaksjoner Reiseregninger (utlegg) nr, navn, totalbeløp, navn på bilagstypen (nytt 7.30) Lønnsgrunnlag intetsigende ID i feltet Payroll Portal id Ferie og fravær intetsigende ID i feltet Ansattportal id Mest etterspurt ny funksjonalitet (Portal) Ansatt reg. egne lønnstransaksjoner Reg. fravær på vegne av andre Ansatte se total ferieoversikt Registrere fravær vha. SMS 7

8 Nytt GUI 8

9 Event handling / hendelsesstyrt varsling Gir deg et pro-aktiv personalsystem Mail sendes ut fra ulike hendelser Fødselsdag År i virksomheten Prøvetid utløper Vikariat utløper Permisjon utløpet Skattekort ikke levert Velger mottaker pr hendelse Den ansattes (avdelings)leder Administrasjon- personalsjef Lønningsansvarlig/medarbeider Den ansatte selv Velg når mail skal sendes ut pr. hendelse X antall dager bestemt dag (i måneden) osv 9 Event handling Basert på VAF rutine Nye hendelser må ikke programmeres av oss Kan åpne for nye muligheter uavhengig VL versjoner Ansatte utelates Sluttede (status) Ikke fast ansatt Tips! Ingen mail? Når VL en mail klient? Angi spesifisert mottaker og din egen mail Prøv hendelse prøvetid utløper (f.eks i morgen)

10 Bytt ansatt/lønnsartnummer Gi ansatte og lønnsarter ny ID Rutinen går gjennom hele databasen og bytter alt Alle rapporter tar hensyn til dette uten regenerering Baserer seg teknisk på VAF rutine Kan være veldig fordelaktig ved oppstart VL Vet mange derfor har latt være å konvertere data H&L Mye lettere å følge vår lønnsart mal Gamle VL kunder flytte Fastlønn > 1 Timelønn > 5? Rydde i registrene etter en tids bruk Frigjøre plass for å opprette lønnsart der hvor ønskelig Kan være fint vedr ansatte også Slå sammen ansatte eller lønnsarter støttes naturlig nok ikke Info! Rutinen låser alle andre ute mens jobben pågår OBS! Bytte lønnsart ID Ekstern datafangst Naturlige nye tabeller i VL 7.40 Ansvarsenheter Konti 10

11 Obligatorisk Tjenestepensjon (OTP) Status 5 største aktører (>95% av markedet) Hvem Kommentar Løsning Storebrand Rapporterer månedlig (xml) Storebrand Vital Rapporterer månedlig (xml) Vital Gjensidige Ny i 7.30 (Storebrand) Nordea Ny i 7.30 (Storebrand) Sparebank1- gruppen Excel-uttrekk NB! Ekstern exe-fil Info! Dok. finnes på Visma Lønnsportal ABN Amro Vet om andre aktører som også bruker VPS-formatet VPS (ascii) 11

12 Pensjonsrapportering - Storebrand Rapporterer alle ansatte hver måned Kan rapportere etterskuddsvis (siste 12 måneder) Hva rapporteres? Papirutskrift indikerer Utskriften kan gi nyttig informasjon Arbeidsstatus Syk / Permisjon / Permittert Sluttet / slutt dato blir rapportert utmeldt måneden etter Inn- utmeldinger Flagges ut i fra ansattdato og sluttdato Rapporteres utmeldt måneden etter sluttdato Ikke 100% arb.dyktig? Angi Har uførgrad Vises kun i tabelloppsett Info! Veldig god dok på Lønnsportalen NB! Feltet periodelønn : Ikke angi lønnsart for fastlønn 12

13 Pensjonsrapportering - Storebrand Legge til avsatte/opptjente feriepenger Ny mulighet i Visma Lønn 7.30 (kun Storebrand) Vedr timelønnede; lønn i periode + avsatte feriepenger Medfører høyere innberetning 11 mnd i året og ingen innberetning av faktisk utbetalte FP Årslønnede: reell årslønn rapporteres (påvirkes mao. ikke) NB! Alle skal legge til feriepenger ref Storebrand 13

14 Pensjonsrapportering - Vital Rapporterer alle ansatte hver måned Kan rapportere etterskuddsvis (siste 12 måneder), men hver litt OBS på løsningen (detaljer) Hva rapporteres? Papirutskrift indikerer Utskriften kan gi nyttig informasjon Stillings% vedr timelønnede Beregnes HVER periode ut fra antall avlønnede timer Veldig fin løsning vedr <> 20% stilling siste 12 mnd NB! Utfordring ved feriepenger og sykdom Inn- utmeldinger Flagges ut i fra ansattdato og sluttdato Rapporteres utmeldt måneden etter sluttdato Ikke 100% arb.dyktig? Angi Har uførgrad Vises kun i tabelloppsett 14 Info! Veldig god dok på Lønnsportalen NB! Lønn skal rapporteres i full stilling. VL regner om beløp ut i fra dynamisk St.brøk.

15 Pensjonsrapportering - Vital Lønnsgrunnlag vs feriepenger Løsning slik brukerne gjører det (i praksis) Faktisk utbetalt timelønn i 11 måneder Faktisk utbetalt feriepenger (i juni) Vital ønsker at avsatte feriepenger legges til hver gang Lage hjelpelønnsart som hver lønnskjøring for timelønnede beregner feriepenger Hjelpelønnsart angis som lønnsgrunnlag (utskriftsdialog) Årslønnede påvirkes ikke av feriepenger, rapporteres med fastlønn 12 måneder i året NB!!! Vital ønsker at alle legger til feriepenger hver måned da må bruker lage hjelpelønnsart ingen god løsning oppe-i-dagen NB! Unngå at timelønnede får Stillingsbrøk = 0% Beregnes ut fra antall timer Konklusjon feriepenger og Vital Ingen god løsning i dag. Siste ord neppe sagt. Gjensidig høste erfaringer 15

16 AA-register Statuskontroll Oversikt over samtlige ansatte Sendes inn for å komme i gang med løsningen Avvik vs opplysninger NAV har i AA-registeret Løpende rapportering Månedlig rapportering av forandringer VL skal fange opp alt (nye, sluttede, endrede) Info! Veldig god dok på Lønnsportalen Altinn støtter AA-register Lag fil fra VL som lastes opp til Altinn Spørsmål! Hvordan få flere til å sende elektronisk? 16

17 AA-register Spesielle utfordringer / spørsmål Virksomheter med flere arbeidssteder Hva er org.nr bedrift? Finne den ansattes Yrkeskode (det finnes > 6000) Innberette korrekt antall Timer pr uke Går greit for fastlønnede (Stillings% * angitt timer pr uke) Timelønnede med varierende antall timer hver lønning skal rapporteres på hver måned Rapport i VL 7.25 som oppdaterer Gj. snitt timer pr. uke gjør jobben (danner automatisk endringsmelding) Engasjement < 4 timer pr uke skal ikke meldes inn Timelønnede som en periode jobber < 4 timer skal meldes ut (rapporten / rutinen gjør dette automatisk) Yrkeskoder ner/06/yrke/ Viser yrkeskoder ut fra virksomhetens næring Timer pr uke Rapporten oppdaterer Timelønnede (aktive uten årslønn) Perm / syk Permisjon > 14 dager skal meldes opphørt Syk skal først meldes etter12 måneder 17

18 Altinn Gjennomarbeidet rutine, brukes av MANGE Enkelt å sende inn, bare å komme-i-gang Komme i gang Opplæringsfilm (demo) ligger på Lønnsportalen Visma Lønn støtter alle tilgjengelige skjema Terminoppgave Lønns- og trekkoppgaver SSB-lønnsstatistikk SSB-fraværsstatistikk AA-register (sendes ferdig signert) (kan sendes ferdig signert) (sendes ferdig signert) (sendes ferdig signert) (fil fra VL som lastes opp) 18

19 Oppstart av VL i løpet av året / korrigere lønn Lønnskjøring med hittilverdier Fjorårets Lagd primært for bruk når man ikke starter å kjøre feriepengegrl Visma Lønn fra 1. januar Registrer all lønn hittil i år i en lønnskjøring Oppstart må naturlig nok være mellom 2 terminer Ved hittilverdier blir resultatet det du registrerer Hele poenget er at systemet ikke skal beregne timelønn/overtid, firmabil, fagforening/påleggstrekk i %, skatt osv. Skatt registreres på lønnsart 500 Alle faste data blir hentet inn med 0 i beløp Hittilverdier angis under status lønnskjøringer Lønnsart 294 Reg som del av hittilverdi -kjøring Tips! Hittilverdi perfekt løsning også ved korreksjon av lønn (eks firmabil) OBS! Ansatt sluttet i år. Feriepenger sluttoppgjør kan ikke benyttes. All lønn 111-A på art uten FP 19

20 Utvidet ansatthistorikk Logger endring i flere felter enn før Stilling, Årslønn, Arbeidsstatus, Hovedarbeidssted, Kategori og Rapporterer til (i tillegg til Avdeling, Prosjekt, Kampanje, Ekstra 1-3) 20

21 Integrerte Excel ark Lønnsendringer Ansattregister (nye kunder) Lønnstransaksjoner Utviklet av Visma, krever ikke SDK runtime lisens Kan tilpasses av dere, men da MÅ kunden ha SDK runtime 21

22 Visma Travel -> Visma Lønn -> Øksystem Sporbarhet reiser v/overførsel fra VG/VB, felter blir overført: Lønnskjørenummer Reisenummer Egenreferanse Eks. Lønnskjøring nr. 3, Reise 5211, Tjenestereise Tromsø 22

23 Diversen Landkode, hvis utenlandske adresse på ansatt, bruk feltet landkode og Land blir fylt ut. Bruk adressefelt 1 og 2 for adressen. Lønns-ticker, tatt med arbeidssted som utvalg. Stillingsbrøk på lønnslipp, kan krysses av i utskriftsdialogen på lønnslipper. Vikariat utløper, reg. under Personalopplysninger, og rapport ligger i utskrifter. (Ansattrapporter). Angi periode v/lønnskjøring som styres av dato 23

24 Diverse Bursdag: Fanen Personalopplysninger, u/ansattopplysninger registreres fødselsdato. Rapport u/ansattsrapporter. KID på fordringshaverliste, blir skrevet ut Tabelloppsett, lagre som standard: Kan lagre samme oppsett for flere brukere. Lag bildet som standard, og de andre brukerne må inn i bildet og velge standard. 24

25 Forbedringer i VL 7.30 Side 6-10 Brukernavn og passord på e-post utsendelser Lønns-ticker Lønnsartår Feriepengeliste (*) Flytting av rapporter og menyvalg(*) SSB-Statistikker, Drillthrough(*) + andre forbedringer rundt SSB 25

26 Visma Lønn versjon 7.40 (juni 2009) 26

27 Visma Lønn versjon 7.40 (juni 2009) Prioriterte saker Lønn til utenlandske bankkonti Videreutvikling av personal (high-end) Hastighet rapporter Fravær Oppdatering av satser og grenser (fra WEB) Egne navn ansvarsenheter VL 7.40 Langt fra sikkert at alle prioriterte saker blir utviklet Samtidig holder vi noen spennende planer for oss selv 27