Kon kurra nsegru n n lag

Transkript

1 Kon kurra nsegru n n lag RAMMEAVTALER OM JURIDISKE TJENESTER OPPDRAG SOM PROSESSFULLMEKTIG FOR STATEN INNEN OMRÅDENE TRYGDERETT OG UTLENDINGSRETT REGJERINGSADVOKATEN REF.: Innledning Regjeringsadvokaten inviterer med dette til å delta i konkurranse om treårs rammeavtaler om å utføre prosessoppdrag for domstolene på vegne av staten, formidlet gjennom Regjeringsadvokaten. Rammeavtalene vil i hovedsak gjelde oppdrag innenfor to rettsområder, trygderett og utlendingsrett, men med mulighet for avrop også innen andre rettsområder (herunder rådgivningsoppdrag). Antallet saker som vil bli satt ut avhenger av sakstilstrømningen og av arbeidssituasjonen hos Regjeringsadvokaten. Bedømt ut fra dagens situasjon vil det rent anslagsvis kunne dreie seg om mellom totalt 125 og 175 nye prosessoppdrag i året, med tillegg av en del ankesaker. De to siste årene har mellom 60 % og 70 % av sakene vært utlendingssaker, resten trygdesaker. Sakene vil bli satt ut ved løpende avrop ihht. rammeavtalene. Avtalene vil ha en varighet på tre år, med opsjon for staten til å forlenge med ett år. Samme tilbyder kan fremme tilbud innen begge rettsområder, og alternative tilbud godtas. Avhengig av de tilbud som kommer inn vil det bli inngått inntil tre rammeavtaler på hvert område. Vi ser det som sannsynligst at det (etter at forhandlinger er gjennomført) vil bli inngått to eller tre rammeavtaler innen hvert rettsområde. Regjeringsadvokaten har i dag parallelle rammeavtaler med tre firmaer: Advokatfirmaet Riisa & Co (trygderett og utlendingsrett), Kluge Advokatfirma DA (utlendingsrett) og advokatfirma Kogstad Lunde & Co (trygderett). Avtalene ble inngått etter utlysning og konkurranse i Disse avtalene utløper 1. november 2013, og det forutsettes at de avtalene som utlyses nå, kan tre i kraft fra det tidspunktet. Saker som verserer pr. tidspunktet for iverksetting av nye rammeavtaler, vil bli videreført av de eksisterende kommisjonærfirmaene. Side 1

2 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 2 av8 2. Nærmere om tjenesten 2.1 Regjeringsadvokaten er statens prosessfullmektig i alle sivile rettssaker som angår regjeringen, departementene og deres underliggende etater. Se instruks gitt ved kgl. res. 9. mai 1962 med senere endringer ( Regjeringsadvokatembetet er organisert som en sentral instans, med kontor i Oslo. Det ledes av regjeringsadvokaten og er administrativt underlagt Statsministerens kontor. I den enkelte sak er det vedkommende departement eller etat som er klient. 2.2 Som følge av en kraftig økning i antallet søksmål mot staten, fikk Regjeringsadvokaten i 2000 gjennom endring i sin instruks adgang til å sette ut saker til eksterne advokater i større grad enn det som var praksis tidligere. Økningen var bakgrunnen for den første rammeavtalen, som ble inngått for perioden med advokatfirmaet Kluge. I perioden var det to parallelle rammeavtaler med advokatfirmaene Kluge og Ri isa, hvoretter det i inneværende fireårsperiode gjelder tre parallelle rammeavtaler: med Riisa, Kluge og Kogstad Lunde, der førstnevnte firma utfører saker innen begge rettsområdene, mens Kluge utfører utlendingssaker og Kogstad Lunde utfører trygdesaker. Regjeringsadvokaten ønsker å videreføre ordningen i en ny periode med ev. justeringer og endringer, og for en periode på tre år, med ett års opsjon for staten til å forelenge. Rammeavtalen anses forlenget dersom ikke staten senest 4 måneder før utløpet av treårsperioden, meddeler at rammeavtalen skal avsluttes uten forlengelse. 2.3 Avtalen, som må inngås med forbehold for Stortingets årlige bevilgninger, vil gå ut på å opptre som prosessfullmektig, dvs. forberede og føre rettssaker der staten er saksøkt. I all hovedsak vil det dreie seg om saker på to faste rettsområder: trygderett og utlendingsrett. Men det vil også kunne være aktuelt med avrop i enkeltstående saker innen andre rettsområder, herunder i form av rådgivning. Avtalen vil innebære en forpliktelse for tjenesteyter til å påta seg de oppdrag som tildeles, innenfor nærmere fastlagte rammer. Klient i den enkelte sak vil være vedkommende departement eller etat, men oppdragene vil i hvert tilfelle bli formidlet gjennom regjeringsadvokatembetet, etter nærmere fastsatte retningslinjer. I nær sagt samtlige saker vil staten være saksøkt. Sakene vil normalt bli satt ut ved avrop under rammeavtalen så snart stevning er forkynt for staten, og tjenesteyter vil deretter forberede sakene og gjennomføre hovedforhandling, som prosessfullmektig for staten. Regjeringsadvokaten vil ha rett til å ta tilbake det enkelte oppdrag på et hvilket som helst tidspunkt under prosessen, samt i forbindelse med at saken eventuelt bringes inn for en høyere instans. Det vil ikke kunne påregnes oppdrag for Høyesterett. 2.4 Det samlede antall saker som vil bli satt ut avhenger av Regjeringsadvokatens totale arbeidssituasjon og av samlet oppdragsmengde innen de aktuelle rettsområdene. De siste årene er det årlig reist ca. 90 nye trygdesaker, mens de få siste årene har brakt opp mot 164 nye utlendingssaker pr. år. Tallene varierer fra år til år. I tillegg til disse tallene kommer ankesaker for lagmannsrett (bare utlendingssaker) samt arbeid med et begrenset antall anker/anketilsvar til Høyesterett. Dersom antallet holder seg på omtrent samme nivå, vil det bli lagt opp til å sette ut mellom halvparten og to tredjedeler av trygdesakene og utlendingssakene. Ut fra nåværende

3 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 3 av 8 situasjon kan dermed et anslag over antall nye saker som totalt skal settes ut årlig, være: utlendingssaker og trygdesaker. Disse antallene skal så ev. fordeles mellom flere tjenesteytere innen hvert rettsområde. Tjenesteyter må generelt være forberedt på at sakstilgangen vil kunne variere gjennom perioden. For det tilfellet at det skulle bli besluttet å opprette en egen prosedyreenhet innen Utlendingsnemnda, tas forbehold om at Utlendingsnemnda mot slutten av treårsperioden kan utføre noen av rettssakene selv. Dette vil imidlertid ikke påvirke nevneverdig andelen saker som settes ut. 2.5 Avhengig av de tilbud som kommer inn vil det bli inngått inntil tre rammeavtaler på hvert rettsområde. Det er adgang til å gi tilbud på ett eller begge rettsområder. Det er adgang til alternative tilbud. Tilbyderne bes altså om å opplyse om de ønsker å bli vurdert på deler av det tilbudet de har inngitt. Grunnet det høye antallet saker, er det sannsynlig at Regjeringsadvokaten vil prioritere inngåelse av flere enn en rammeavtale innen hvert rettsområde. Dersom de innkomne tilbud viser at det er aktuelt å inngå parallelle rammeavtaler, vil det bli utarbeidet prosedyrer for fordeling av avrop som sikrer forutberegnelighet og stabilitet, etter gjeldende regler. Den endelige detaljfesting dersom dette blir aktuelt vil nødvendigvis måtte skje under forhandlingene. Ved parallelle rammeavtaler tas det sikte på mest mulig lik fordeling mellom tilbyderne innen hvert rettsområde. Skulle en eller flere tilbydere få kapasitetsmessige problemer med å avvikle sakene, forbeholder Regjeringsadvokaten seg å skjevfordele sakene, ev. å engasjere annen juridisk bistand. 2.6 I samtlige saker vil tjenesteyter som prosessfullmektig for staten være bistått av vedkommende forvaltningsorgan, som vanligvis forestår en innledende forberedelse av tilsvaret og som normalt følger med som partsvitne under forhandlingene for retten. Klientetaten skal i hver enkelt sak involveres i saksforberedelsen og delta på vanlig måte når prosessstandpunkter skal inntas. De sakene som vil bli satt ut vil typisk være karakterisert ved at: (1) De aller fleste utlendingssakene vil gjelde gyldigheten av vedtak truffet i Utlendingsnemnda, for det vesentlige angående krav om asyl (vern mot utsendelse), utvisning eller nektelse/tilbakekall av arbeids- og oppholdstillatelse. Saker vedrørende statsborgerskap er også aktuelle. Noen få av vedtakene gjelder Utlendingsdirektoratets førsteinstansvedtak. Sakene berammes normalt med en til to dager i retten. De forberedes av klientens saksbehandlere. Sakene behandles av Oslo tingrett i førsteinstans eller av Oslo byfogdembete, jf. utlendingsloven 79 siste ledd. Sakene vil kunne omfatte både begjæringer om midlertidig forføyning og søksmål i hovedsaken, og de har normalt mer hast enn vanlige tvistemål. (2) De fleste trygdesakene vil gjelde gyldigheten av kjennelse fra Trygderetten, i første rekke angående vilkårene for trygdeytelser. Sakene berammes normalt med en til to dager i retten. De forberedes av NAV (den sentrale klage- og ankeenheten) i samarbeid med det aktuelle

4 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 4 av 8 lokale klage- og ankekontoret. Kjennelser fra Trygderetten bringes inn for lagmannsretten i første instans. Det er derfor ikke anledning til å anvende advokatfullmektig i disse sakene. De er geografisk spredt utover landet, jf. tvisteloven 4-5 (8). Det er aktuelt å sette ut saker i alle lagsognene, med reservasjon for Hålogaland. For begge rettsområder gjelder at inneholder atskillig illustrasjonsmateriale. 2.7 Som angitt ovenfor, vil de fleste sakene som settes ut, ha verneting i Oslo-regionen. Utlendingssakene går alltid i Oslo. Men det må påregnes en del trygdesaker utenfor Oslo, spredt rundt i landet, i andre rettskretser i sør- og midt-norge, etter nærmere avtale. I saker utenfor Oslo-regionen dekkes reise- og oppholdsutgifter etter statens regulativ. For tilbydere som ikke er basert i Oslo-regionen kan det ikke påregnes særskilt dekning av utgifter til reise og opphold til de sakene som har verneting i Oslo-regionen, slik at dette må innberegnes i de faste priser som tilbys. I tillegg til oppdrag innenfor de to angitte rettsområdene, ønsker Regjeringsadvokaten også å ha mulighet innenfor rammeavtalen til å sette ut enkeltsaker på andre rettsområder. Kriteriene for dette vil måtte avtales nærmere med tjenesteyter, men det bes om tilbud på en fast timepris for slike oppdrag. 2.8 Regjeringsadvokaten ønsker tilbud basert på en fast stykkpris per oppdrag (pr. instans), eventuelt med mulighet for fravik i saker som klart atskiller seg omfangsmessig fra vanlige saker. Fakturering vil skje i den enkelte sak etter behandling i hver instans. For trygdesakene ønskes tilbud på: Hovedforhandling for lagmannsrett Sak som faller bort eller trekkes før hovedforhandling, men etter at tilsvar er inngitt I utlendingssakene vil det ofte foreligge begjæring om midlertidig forføyning. Noen ganger behandles denne kun skriftlig, andre ganger i eget rettsmøte (ev. med senere hovedforhandling). I en del tilfeller fremskyndes hovedforhandlingen slik at hovedsaken forhandles sammen med begjæringen. I sistnevnte tilfelle er det sjelden videre merarbeid med forføyningsspørsmålet. På denne bakgrunn bes det for utlendingssakene om følgende stykkpriser: Midlertidig forføyning uten rettsmøte Midlertidig forføyning med rettsmøte Tillegg for skriftlig behandling av anke i forføyningssak Tillegg for hovedforhandling i sak der det har vært rettsmøte om forføyning

5 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 5 av 8 Hovedforhandling for tingrett (med/uten krav om midlertidig forføyning) Sak som faller bort eller trekkes før hovedforhandling, men etter at tilsvar er inngitt Ankeforhandling for lagmannsrett For begge områder og for arbeid på andre områder ønskes priser for: Bistand ved utarbeidelse av anketilsvar (saker Regjeringsadvokaten overtar) Bistand ved utarbeidelse av anketilsvar (saker Regjeringsadvokaten overtar) Timepris for bistand som ikke dekkes av stykkpris ovenfor, og for bistand på andre rettsområder Tilbydere bes fylle ut og vedlegge: "Vedlegg til konkurransegrunnlaget - Priser eks. mva." Stykkpriser inkluderer det utførelse av et prosessoppdrag vanligvis innebærer, bl.a.: Inngivelse av tilsvar, prosesskriv, saksforberedelse og (ev.) rettsmøter Innberetning om avgjørelsen med ev. anbefaling i ankespørsmål Utarbeidelse av et kort resyme av saken ("presedenskort") Periodevis administrativ rapportering og nødvendig fortløpende oppdatering av klienten og Regjeringsadvokaten om enkeltsakenes stilling, alt etter Regjeringsadvokatens nærmere bestemmelse Sedvanlige kontorkostnader, så som porto, telefon, kopiering 2.9 Både juridiske og fysiske personer kan delta i konkurransen, men av hensyn til oppdragets størrelse og karakter vil det i første rekke være advokatfirmaer av en viss størrelse som kan regne med å komme i betraktning (se nedenfor om tildelingskriteriene). Innenfor hvert rettsområde skal det være en advokat som har hovedansvaret for de sakene som settes ut, og som er advokatfirmaets faste kontaktperson for klientorganet og Regjeringsadvokaten. Den ansvarlige advokat bør være en person med bred prosedyreerfaring og høy faglig kompetanse og integritet. Det enkelte oppdrag vil kunne utføres av andre advokater eller fullmektiger, under oppsyn av den ansvarlige advokat, og etter nærmere fastsatte retningslinjer. De personer som skal ha prosessoppdrag, må klareres med Regjeringsadvokaten, og det vil være ønskelig med et relativt begrenset antall personer, som har dette som en del av sin faste portefølje, og som kan opparbeide seg erfaring på området Oppdraget vil kunne gis som en rammeavtale, men kan deles inn i flere rammeavtaler, slik angitt ovenfor. Regjeringsadvokaten vil ikke ha formell plikt til å sette ut enkeltsaker. Avrop i den enkelte sak og videre behandling vil foregå etter nærmere prosedyrer som fastsettes av Regjeringsadvokaten.

6 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 6 av Det vil være en forutsetning at tjenesteyter ikke påtar seg prosessoppdrag mot staten innen de rettsområdene som oppdraget gjelder. Dette omfatter ikke bare den ansvarlige advokat, men også det firma han tilhører. Regjeringsadvokaten forbeholder seg også retten til å legge vekt på i hvilken grad den ansvarlige advokat fører saker mot staten på andre rettsområder. Det vil ellers kunne bli lagt vekt på firmaets samlede engasjement i saker mot staten Det tas sikte på at inngått avtale kan tre i kraft fra 1. november Prosessoppdrag som på det tidspunktet allerede er tildelt under gjeldende rammeavtaler, vil bli utført og ferdigstilt av disse firmaene. Dette kan også gjelde videreføring av slike oppdrag i neste instans. 3. Valg av prosedyre Prosedyren for anskaffelsen er konkurranse med forhandling, som vil bli gjennomført i ett trinn i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-1, jf Det gjøres oppmerksom på at det gjelder en ikke-prioritert anskaffelse Uuridiske tjenester). Reglene i forskrift om offentlige anskaffelser del Ill kommer derfor ikke til anvendelse. Minstekrav for deltagelse i konkurransen er at tjenesteyter er cand. jur. med norsk advokatbevilling. Både juridiske og fysiske personer kan delta. Dersom det er en juridisk person som ønsker å delta, må det opplyses hvem som vil være den/de ansvarlige advokater. Dersom et tilstrekkelig antall kvalifiserte tjenesteytere inngir tilbud, vil minst tre bli innkalt til nærmere forhandlinger om oppdraget. 4. Informasjonsmøte Det vil bli avholdt et åpent møte for alle som er interesserte i å delta i konkurransen. Møtet vil finne sted tirsdag 3. september 2013 kl på Regjeringsadvokatens kontor, 7. etasje, Pilestredet 19, Oslo. Det forutsettes at spørsmål om oppdragets karakter tas opp på dette møtet. Et referat fra møtet vil bli lagt ut på Regjeringsadvokatens hjemmeside. Rent praktiske henvendelser om prosessen kan rettes til Regjeringsadvokaten ved ass. regjeringsadvokat Tolle Stabell. E-post: postmottak@regjeringsadvokaten.no. 5. Frist og krav til utforming av tilbudet Frist for å inngi tilbud er torsdag 19. september Tilbudet skal fremsettes i brev til: Regjeringsadvokaten Postboks 8012 Dep, 0030 Oslo

7 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 7 av 8 Henvendelsene bes merket "Tilbud på prosessoppdrag". Det er tilstrekkelig at brevet er poststemplet samme dag. Det bes vedlagt en elektronisk versjon av tilbud med vedlegg, på minnepinne eller CD/DVD. Ved ev. avvik mellom elektronisk versjon og papirversjon, gjelder papirversjonen. Tilbudet skal inneholde en presentasjon av tjenesteyter, herunder en oversikt over utdanning og yrkespraksis for den eller de personer som vil være ansvarlig for utførelsen av oppdraget. Det bør dessuten gis en presentasjon av aktuelle advokater/fullmektiger som skal bistå den som har hovedansvaret. Videre skal det inneholde en kort presentasjon av tjenesteyters organisasjon og en beskrivelse av hvordan tjenesteyter vil kunne oppfylle tildelingskriteriene (se nedenfor punkt 6). Videre må det vedlegges: Priser eks.mva. fylt ut på vedlagte skjema "Vedlegg til konkurransegrunnlag" Skatteattest ihht. anskaffelsesforskriften 3-3 Mva-attest ihht. anskaffelsesforskriften 3-3 HMS-egenerklæring ihht. anskaffelsesforskriften 3-4 Dokumentasjon for at advokaten som skal ha hovedansvaret (se pkt. 2.9) innehar norsk advokatbevilling. Etter at Regjeringsadvokaten har vurdert tilbudene, vil de som inviteres til videre forhandlinger få melding om dette. Tilbudene vil danne grunnlag forhandlingene. Det vil være åpent for forhandlinger om pris, omfang og om de nærmere retningslinjer for hvordan oppdraget skal utføres. Dersom det er aktuelt med parallelle rammeavtaler vil det også bli forhandlet nærmere om prosedyrer og kriterier ved avrop. Ved parallelle rammeavtaler tas det sikte på en mest mulig lik fordeling mellom tjenesteyterne. Det bes angitt en vedståelsesfrist, som tidligst kan utløpe 31. oktober Regjeringsadvokaten forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud, og til å avlyse konkurransen dersom ingen av de fremsatte tilbudene tilfredsstiller de krav som vil bli satt.

8 KONKURRANSEGRUNNLAG Side 8 av 8 6. Nærmere om tildelingskriteriene for valg av tjenesteyter Regjeringsadvokaten vil tildele oppdraget ut fra en bred totalvurdering av hvilket eller hvilke tilbud som, etter nærmere forhandlinger, fremstår som økonomisk mest fordelaktig. Ved denne vurderingen vil det særlig bli lagt vekt på følgende forhold (i ikke prioritert rekkefølge): Prosedyreerfaring- generelt og innen de aktuelle rettsområdene. Andre faglige kvalifikasjoner, herunder evne til oppbygging og vedlikehold av spesialkompetanse innen de rettsområdene oppdraget gjelder. Den gunstigste stykkpris samlet eller enkeltvis. Tjenesteyters kapasitet, også til å påta seg enkeltsaker på kort varsel. Kvalitet på de rutiner og retningslinjer som kan tilbys for å sikre at oppdraget vil bli gjennomført på en mest mulig korrekt, effektiv og formålsrettet måte. I hvilken grad tjenesteyter har tenkt å benytte faste advokater til å utføre oppdragene, samt i hvilken grad det ønskes benyttet fullmektiger, og hvilke rutiner som kan etableres for å sikre fagledelse, oppsyn og kvalitet. I hvilken grad tjenesteyter ellers påtar seg, eller har tenkt å påta seg, prosessoppdrag mot staten på andre rettsområder. Dersom det er foretatt brukerundersøkelser, "rating" eller lignende av tjenesteyters firma, kan dette vedlegges, og vil kunne bli tillagt betydning. 7. Diverse Forespørsler og tilbud skal være utformet på norsk. For øvrig vises det til kunngjøring i Doffin. ~~.e Jti/J- Tolle Stabell