VEDLEGG A LEVERANSEBESKRIVELSE

Transkript

1 ANSKAFFELSESNR.: A Verdivurdering Side 1 av 5 VEDLEGG A LEVERANSEBESKRIVELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Bakgrunn og formål med anskaffelsen Leveranseomfang Absolutte krav til leveransen Egenskaper og funksjoner ved løsningen Opsjoner... 5

2 ANSKAFFELSESNR.: A Verdivurdering Side 2 av 5 1. Bakgrunn og formål med anskaffelsen NSB konsernet avlegger sitt regnskap i henhold til International Financial Reporting Standards (IFRS) med tertialvis ekstern rapportering. Formål med denne anskaffelsen er kjøp av verdivurderingstjenester for å kunne rapportere investeringseiendommer til virkelig verdi i NSB sitt konsernregnskap i henhold til IAS 40 (investeringseiendommer). Virkelig verdi skal tilsvare de enkelte eiendommenes fremtidige kontantstrømmer som neddiskonteres med individuelle risikojusterte avkastningskrav. Dette skal gjøres med utgangspunkt i en grundig «buttom up» vurdering. Dette vil bli gjeldende for avleggelse av konsernets årsregnskap pr hvert år. Tertialvis skal det gjøres en oppdatering av denne verdivurderingen. Verdivurderinger av investeringseiendommer krever et høyt presisjonsnivå. Derfor omfatter denne anskaffelsen på tjenestekjøp også en testportefølje hvor et rullerende utvalg på ca. 10 stk. investeringseiendommer plukkes ut til verdivurdering av en annen verdivurderer. Verdivurdering av testporteføljen kan ikke være foretatt av samme leverandør som utfører den primære verdivurderingen under foregående avsnitt. Første gangs vurderinger i henhold til disse avtalene vil være medio mars Anskaffelsen skal omfatte verdivurdering av både eiendommer etter IAS 40 (investeringseiendommer) og driftsavhengige eiendommer/driftsuavhengige eiendommer (utviklingseiendommer). Formålet med anskaffelse av verdivurderingstjenester for disse driftsavhengig og utviklingsporteføljer er å kunne ha en formening om verdiutviklingen på selskapets eiendommer og som informasjon i selskapets noter. I tillegg skal disse verdiene vurderes opp mot de balanseførte verdiene i selskapenes regnskap. Verdivurderingen av de driftsavhengige og utviklingseiendommene skal gjøres en gang pr år. Det foreligger nær og sammensatt tilknytning mellom driftsavhengig eiendommer og investeringseiendommer med en rekke kombinerte bygg som basert på tenkt seksjonering for salg skal klassifiseres delvis som investeringseiendom og delvis som driftsavhengig eiendom. Det bør derfor på overordnet nivå benyttes konsistent metodikk/metode for begge verdsettelse. 2. Leveranseomfang Anskaffelsens volum er estimer til ca. 83 bygg i porteføljen utviklingseiendommer og ca. 52 eiendommer i porteføljen driftsavhengige eiendommer. Eiendommene er konsentrert hovedsakelig til de større jernbanestasjonsområdene med hovedsak på Stor Oslo, Stavanger, Trondheim, Bergen, Kristiansand og Nedre Telemark. Dersom eiendommene ikke er kjent for verdivurderere fra tidligere, vil det være behov befaring av de større eiendommene i disse byene. Det inngås avtale for 2 år med opsjon på forlengelsen i 1år + 1år. Tidsplan for leveransene er: Nr. Bekrivelse Tidsfrist 1 Første gangs vurdering for IAS40 formål 1. tertial Første gangs vurdering av ca. 10 stk. eiendommer

3 ANSKAFFELSESNR.: A Verdivurdering Side 3 av 5 2 Første gangs vurdering for IAS40 formål 2. tertial Første gangs vurdering av ca. 10. stk. eiendommer 3 Første gangs vurdering for IAS40 formål 3. tertial Vurdering av hvorvidt det foreligger vesentlige verdiendringer frem til ift. verdivurdering levert Første gangs vurdering av ca. 10 stk. eiendommer 4 Første gangs vurdering av driftsavhengig og utviklingseiendomsportefølje ca påfølgende år Absolutte krav til leveransen NSB avlegger sine regnskaper i henhold til IFRS. Kravene i IAS 40/IFRS 13 til verdsettelsemetodikk og dokumentasjon er omfattende. Finanstilsynet har i sine offentlige rapporter, herunder Verdsettelse av investeringseiendom Finanstilsynet observasjoner og vurderinger, beskrevet sine observasjoner i regnskapet til norske børsnoterte selskaper som rapporterer investeringseiendommer til virkelig verdi etter IAS40. Videre har tilsynsmyndighetene i rapporten gitt sine vurdering av hvordan rapporteringen bør være. Herunder valg av verdsettelsemetodikk og beskrivelser av dette i noter til selskapenes regnskaper. Tilbyder må derfor holde seg løpende orientert om utviklingen på dette samt Finanstilsynets krav, og beskrive metode for dette i sitt tilbud vedlegg. Det er et absolutt krav til verdsettelsesleveransene som skal benyttes til NSB sin rapportering av investeringseiendommer til virkelig verdi tilfredsstiller kravene i IAS 40/IFRS 13, og at NSB med disse leveransene er i stand til å rapportere i henhold til ovennevnte standarder, forstå verdiendringer over tid både på overordnet nivå og per eiendom, og besvare spørsmål og møte ettersyn fra offentlig myndigheter. Videre at NSB vil være i stand til å følge de anbefalinger som Finanstilsynet gir i sin ovennevnte rapport, leverandøren bes beskriv metode for dette i vedlegg. De skjønnsmessige vurderingene som ligger til grunn for verdsettelsene skal dokumenteres. I henhold til IAS skal rapporterende foretak gi omfattende noteopplysninger om de vurderinger som er foretatt og dokumentasjon knyttet til verdivurderinger som er foretatt, og dokumentene knyttet til verdivurderingene må inneholde tilstrekkelig informasjon til at noteopplysningskravene kan oppfylles. Det følger også av forskrift om bokføring 6-4 at dokumentasjon av poster som er verdsatt etter vurdering, minst skal omfatte opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på. Herunder dokumentasjon på hvordan forutsettingene er fastsatt på verdsettelsestidspunkt med spesifikasjon av endringer i forhold til forrige verdsettelse. Det er ikke tilstrekkelig kun å tallfeste de benyttede forutsetningene, også formelle beregninger inkl. begrunnelse for valg av vesentlige forutsetninger må kunne etterprøves. Finanstilsynet har også lagt til grunn samme forståelse. Leveransene må sette NSB i stand til å oppfylle disse kravene. Det anmodes om å beskrive metode og hvordan dette gjennomføres og dokumenteres i vedlegg. Dette kan illustreres ved et eksempel.

4 ANSKAFFELSESNR.: A Verdivurdering Side 4 av 5 Når det gjelder verdivurderingen av driftsavhengig og utviklingsportefølje er ikke kravene like strenge. Der forventes det at anerkjente verdsettelsesmetoder for verdivurderinger av eiendom benyttes, og at de dokumenteres på en hensiktsmessig måte slik at ROM Eiendom AS kan benytte leveransen som forutsatt. Det anmodes om at beskrivelse av metode og gjennomføring. 4. Egenskaper og funksjoner ved løsningen 4.1 Egenskaper og funksjoner ved rapportering av investeringseiendommer iht IAS 40 / IFRS 13 Som nevnt ovenfor under punkt 1 avlegger NSB sitt regnskap i henhold til IFRS og rapporterer investeringseiendommer til virkelig verdi i henhold til IAS 40/IFRS 13. Leveransen skal gjøre NSB i stand til å rapportere investeringseiendommer til virkelig verdi og tilfredsstille kravene til metodikk og dokumentasjon som følger av standarden og Finanstilsynets anbefalinger. Verdsettelsen av investeringseiendommer i henhold til IAS 40 er å anse som en outsourcing av NSB sin verdsettelse av investeringseiendommer. Det er således viktig at NSB gjennom kjøp av disse tjenestene settes i stand til å tilfredsstille bokføringslovens krav til dokumentasjon. Dette inkluderer nødvendig tilgang til modell slik at beregninger kan gjenskapes og etterprøves. NSB vil være ansvarlig for å forsvare verdsettelsen overfor eksterne tilsynsmyndigheter og revisor. Dersom det oppstår uenigheter mellom NSB og ekstern leverandør knyttet til fastsettelse av forutsetningene eller andre vurderinger, skal NSB sitt syn legges til grunn. ROM Eiendom AS utfører et omfattende kvalitetssikringsarbeid, både på grunnlagsdata som oversendes verdivurderer, men også på mottatte verdivurderinger. Fordi det er et stort antall eiendommer, ville kvalitetssikringsarbeidet inkluderer mange ansatte (eiendomsansvarlige, prosjektansvarlige, analytiker, ledere) i organisasjonen. Rapporteringen skjer innenfor en kort tidsperiode. Tilgang til en elektronisk rapportering av verdivurdering fra verdivurderer vil bidra til å forenkle kvalitetssikringsprosessen i ROM Eiendom AS og vil bli vektlagt ved vurdering. Det forespørres også om å redegjøre for hvilke (kontroll)rutiner som utføres av verdivurderingsselskapene internt med sikte på optimalisere kvalitetssikringsarbeidet. Det presiseres at ROM Eiendom AS ikke skal anvende modellen til verdivurderingsformål, kun til utskrift, analyse, sortering og distribuering internt. For leveranser vil det være behov for sensitivitetsanalyser som viser effekt på verdiene ved endringer i forhold som påvirker kontantstrøm og diskonteringsrente. Det er ønskelig med konsistent bruk av metodikk på overordnet nivå for verdsettelse av IAS 40 porteføljen og driftsavhengig- og utviklingsportefølje. Dette fordi det i enkelte tilfeller er nær knytning mellom driftsavhengig eiendom og IAS 40 porteføljen, og det er flere kombinerte bygg som vil være delt mellom porteføljene. Utgangspunktet for oversendelse av informasjon fra ROM Eiendom AS vil for øvrig være uttrekk av kontrollert leietagerregister i Excel. Som en del av leveransen for investeringseiendom anses også tertialvise presentasjoner av verdivurdering for ledelse i NSB konsernet, revisor og benyttede rådgivere. Første gang vurdering/presentasjon pr bør inneholde en samlet spesifikasjon av endringer/avviksanalyse (f.eks. Excel - ark) i forhold til ekstern verdsettelse pr for

5 ANSKAFFELSESNR.: A Verdivurdering Side 5 av 5 hver investeringseiendom hvor årsak til de største endringer kommenteres punktvis. Senere tertialvise oppdatering bør inneholde tilsvarende forklaringer. Tilbyder skal i tilbudet sitt beskrive finansielle metode(er) og hvordan de tenker å løse nevnte oppgaver i overstående kapittel. Dette skrives i tilbyderes vedlegg A. Med bakgrunn i at ROM Eiendom AS ønsker å strømlinjeforme rutine og kontrollarbeidet, anmodes tilbyder å beskrive de operasjonelle rutinene internt i verdivurderingsprosessen. 4.2 Egenskaper og funksjoner ved rapportering av driftsavhengig og driftsuavhengig (utviklingsportefølje) Når det gjelder verdivurderingen av driftsavhengig og driftsuavhengig (utviklings) portefølje skal leveransen gi ROM Eiendom AS anslag på verdien av eiendommen basert på anerkjente verdsettelsesmetoder. Leveransen skal gi ROM Eiendom AS en gjennomarbeidet beskrivelse av forutsetninger lagt til grunn for verdsettelsen og de kvalitative vurderinger som er gjort. Første gang vurdering pr bør inneholde spesifikasjon av endringer/avviksanalyse i forhold til ekstern verdsettelse pr for hver eiendom (område) for driftsavhengig og utviklingseiendom. Senere oppdatering bør inneholde spesifikasjon av endringer/avviksanalyse for driftsavhengig og utviklingseiendommer pr år pr eiendom (område.) (Se oppstilling under Vedlegg B) Det er ønskelig med konsistent bruk av metodikk på overordnet nivå for verdsettelse av IAS 40 porteføljen og driftsavhengig- og utviklingsportefølje. Dette fordi det i mange tilfeller er nær tilknytning mellom IAS 40 porteføljen og driftsavhengig eiendom, men hvor utleiet areal til konserninterne NSB - selskaper og Jernbaneverket kommer som et tillegg for den driftsavhengig eiendommen. Verdivurderingen av utviklingseiendommer vil skje i samarbeide med og innhenting av informasjon fra våre utviklingssjefer på hvert enkelt område (distrikt). Utgangspunktet for verdivurdering av driftsavhengig portefølje vil være uttrekk for ROM s leietagerregister. Leveranser under 4.1 og 4.2 skjer innenfor kort tidsrom. Tilbyder anmodes om å redegjøre hvilken kapasitet som stilles til rådighet ved disse leveransene og innenfor skisserte tidsrom. 5. Opsjoner Det legges opp til å inngå avtaler for 2 år med opsjon på forlengelsen i 1år + 1år. Bakgrunnen for en slik langsiktig avtale er at det står om et stort antall eiendommer og eiendomsmassen er vel relativt sett kompleks og trenger inngående kjennskap/kunnskap for å få konsistente vurderinger og håndtering over tid. Det må legges ned betydelig innsats fra verdivurderere for å etablere tilfredsstillende kunnskap om de enkelte eiendommer - noe som også må løpende oppdateres. Både konsernet og verdivurderer må etablere et godt kunnskapsnivå og slik investere betydelige ressurser for å få det pålitelige gode grunnlaget.