Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Harald Lande (leder), Margit Hovland (nestleder), Bård Melvin Bulæg (medlem), Leif B. Hestad (1. varamedlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid/sted: Tirsdag 26. mai 2015 kl på rådhuset, formannskapssalen. SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl Sluttrapport Lyngdal ungdomsskole Kl Årsregnskap Lyngdal Kultursenter KF Kl Årsregnskap Lyngdal kommune Kl Arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen SAKER SAK 05/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/15 LYNGDAL KULTURSENTER KF ÅRSREGNSKAP 2014 SAK 07/15 LYNGDAL KOMMUNE ÅRSREGNSKAP 2014 SAK 08/15 SLUTTRAPPORT LYNGDAL UNGDOMSSKOLE REGNSKAP OG EVALUERING AV MODELL SAK 09/15 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON - MOBBING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet mars 2015 Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Lyngdal, den 19. mai 2015 Harald Lande Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor 2 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 05/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3

4 LYNGDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/15 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen. MØTEBOK Tilstede: Harald Lande, leder Margit Hovland, nestleder Bård M. Bulæg, medlem Leif B. Hestad, 1. varamedlem Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommuneadministrasjonen: Karl Emil Erlandsen, Jan Martin Kaarigstad Kommunerevisjonen: Veronica Andresen, Monica Nilsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER Kl Omvisning på Plankontoret ved enhetsleder Stein Erik Watne. Kl Orientering om arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen SAKER SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/15 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2015 SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 SAK 04/15 NUMMERERT BREV NR INTERIMREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: Møteplanlegging, Kontrollutvalgskonferansen 2015, Bestilling av forvaltningsrevisjon - Mobbing. EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Skatteetaten, kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Ref. 03/15 Kommunestyret, vedtak/oppfølging av selskapskontroll Q43 Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor. 4

5 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg UNDERSKRIFTER Harald Lande Leder 5 2

6 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg ORIENTERINGER Omvisning på Plankontoret. Enhetsleder Stein Erik Watne viste kontrollutvalget rundt på avdelingen og demonstrerte kartverktøy som nyttes i byggesaksbehandlingen. Til sist fikk kontrollutvalget en kort orientering om hvordan man konkret arbeider med byggesøknader. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en nyttig omvisning/orientering. Orientering om arbeidet mot mobbing i Lyngdalsskolen. På grunn av planlagt møtevirksomhet kunne ikke administrasjonen møte for å orientere kontrollutvalget. På denne bakgrunn utarbeidet administrasjonen er notat /vedlegg som ble sendt ut til utvalgets medlemmer. Disse dokumentene dannet grunnlag for en drøfting i kontrollutvalget angående gjennomføring av forvaltningsrevisjon på området. Konklusjon: Kontrollutvalget ønsker å følge opp kommunestyrets ønske om gjennomføring av forvaltningsrevisjon innenfor tematikken arbeid mot mobbing i Lyngdalsskolen. Kontrollutvalget ønsker å finne problemstillinger som kan komme til nytte i det videre arbeidet mot mobbing. Det legges opp til at kontrollutvalget tar stilling til mulige problemstillinger/områder som ønskes undersøkt på møtet i mai. Utvalget vurderer at det kan være hensiktsmessig å avholde et forberedende møte med aktuelle deltakere for å avklare hvilke områder det kan være mest hensiktsmessig å undersøke gjennom en forvaltningsrevisjon. SAK 01/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedrørende punkt i møteboken fra angående orientering fra rådmannen om brøyting: Sekretær gis i oppgave å etterlyse rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget vedrørende lovgrunnlag for håndtering av innsynsbegjæringer. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 6 3

7 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/15 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for 2015: Møte Møtedato Spesielle saker (foreløpig) Orienteringer Årsmelding, Arbeidet mot mobbing møteplan/årsplan 2. Tirsdag 26.5 Årsregnskapet 2014 Arbeidet mot mobbing Oppfølging SK/FR Bestilling OA 3. September Budsjett 2016 Oppfølging selskapskontroll Q43 Orientering om Lyngdalsmodellen, erfaringer fra bygging av ungdomsskolen 4. Oktober/november Opplæring 5. Desember?? Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Mitt forslag er at det legges opp til 2 møter i løpet av første halvår. I tillegg bør det settes opp ett møte i september og ett møte i oktober/november for det nye kontrollutvalget. Ved behov kan det settes opp flere møter. Det vil også være en fordel å sette opp aktuelle orienteringer allerede nå. Møte Møtedato Spesielle saker Orienteringer Årsmelding, Arbeidet mot mobbing møteplan/årsplan 2. Tirsdag 26.5 Årsregnskapet 2014 Oppfølging SK/FR Bestilling OA 3. September Budsjett Oktober/november Opplæring 5. Desember?? 7 4

8 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Ved behov settes det opp ekstramøter. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for SAK 03/15 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2014 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2014 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 04/15 NUMMERERT BREV NR. 10 INTERIMREVISJON Revisjonen orienterte om de påpekte forhold, mens administrasjonen orienterte om oppfølgingen av de påpekte forhold. Kontrollutvalget mottok skriftlig tilbakemelding vedrørende servicekontorets oppfølging av tilfeldig fakturering. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning nummerert brev nr. 10 fra revisjonen og administrasjonens oppfølging av påpekte forhold. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 8 5

9 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg Vedlegg: Kommunerevisjonen Vest, Nummerert brev nr. 10 datert Bakgrunn for saken: Revisor har sendt et nummerert brev (nr. 10) til kontrollutvalget vedrørende utført interimrevisjon. Følgende punkter er tatt opp i brevet: Intern kontroll likvider Tilfeldig fakturering Momskompensasjon 5. termin 2014 Områder med avdekkede feil/svakheter Status ifølge revisor Intern kontroll - likvider Fulgt opp Tilfeldig fakturering Under vurdering for evt. oppfølging i 2015 Momskompensasjon 5. termin 2014 Vil bli fulgt opp fremover Jeg viser til revisors kommentarer i brevet. I tillegg vil revisor orientere kontrollutvalget muntlig i møtet. Administrasjonen er gitt mulighet til å kommentere innholdet i brevet på møtet. Vurderinger: Etter revisors orientering bør kontrollutvalget vurdere om revisors påpekninger har blitt fulgt tilfredsstillende opp, eller om det kreves tiltak fra kontrollutvalgets side. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning nummerert brev nr. 10 fra revisjonen. FASTE POSTER Nytt fra revisor. - Revisor orienterte kort om status årsoppgjørsrevisjon og planlagt fremdrift. - Revisor orienterte om at det tas sikte på fremleggelse av gjenstående selskapskontroller på møtet i september. Nytt fra sekretær. Kontrollutvalgskonferansen 2015: Bård M. Bulæg og Willy Gill orienterte om inntrykk. EVENTUELT Byggeregnskap kontrollutvalget har ikke fått seg forelagt byggeregnskap de senere år. Sekretær følger opp dette overfor administrasjonen. Lyngdalsmodellen kontrollutvalget ønsker å få en orientering om Lyngdalsmodellen, herunder erfaringer fra bygging av ungdomsskolen. 9 6

10 Møtebok Lyngdal kontrollutvalg REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Skatteetaten, kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Ref. 03/15 Kommunestyret, vedtak/oppfølging av selskapskontroll Q43 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 10 7

11 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Lyngdal kommune Sak 06/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/15 LYNGDAL KULTURSENTER KF ÅRSREGNSKAP 2014 Saksdokumenter: Årsregnskapet for 2014 Årsberetning for 2014 Revisjonsberetning, datert Nummert brev nr. 8 datert Styrebehandling av årsregnskapet Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det er avgitt revisjonsberetning med forbehold om følgende forhold: Årsregnskapet mangler innarbeidelse av foretakets pensjonsforpliktelser i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning 12. Revisor og kontrollutvalg har tatt opp dette spørsmålet gjennom flere år. For nærmere opplysninger om dette forholdet vises det til forbeholdet i revisjonsberetningen og til nummerert brev nr. 8. Det opplyses at foretaket fra og med 2015 har foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. I tillegg til pensjon har revisor også tatt opp følgende forhold i det nummererte brevet: Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune feilpresentasjon av lønn/sosiale utgifter (Rettes fra og med 2015) Digitalisering av kino regnskapsføring (anbefaling om å vurdere innarbeidelse av forholdet i regnskapet fremfor kun som en garanti i note) Revisor opplyser at det underveis ved regnskapsavslutningen og årsoppgjørsrevisjonen har vært god kontakt mellom revisjonen og administrasjonen for nødvendige avklaringer. Vurderinger: Forholdene som revisor har tatt opp i revisjonsberetning og nummerert brev er ikke nye av året. Kontrollutvalget har påpekt at det ikke er tilfredsstillende at forholdene ikke er fulgt opp. Det opplyses nå om at forholdene vedrørende pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune, er rettet opp med virkning fra Så ved neste regnskapsavslutning skal ikke disse forholdene lenger være aktuelle å kommentere. 11

12 Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Lyngdal Kultursenter KF for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetning og nummerert brev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende presentasjon av pensjon, og til kommentarer i nummerert brev nr. 8. Kontrollutvalget ser positivt på at foretaket fra og med 2015 har fulgt opp anbefalinger fra revisor og kontrollutvalg ved å gjennomføre endringer når det gjelder presentasjon av pensjon og kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og nummerert brev nr. 8, begge datert 30. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Lyngdal Kultursenter KF. 12

13 KOMMUI\EREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Til kommunestyret i Lyngdal kommune Dato: Vår l59l ref: REVISORS BERETNING Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Lyngdal Kultursenter KF som viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Sænegnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap og investeringsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvarfor særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intem kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særegnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette sænegnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder Intemational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særre gnskapet ikke inneholder vesentli g feilinformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder r,urderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikowrdering tar revisor hensyn til den inteme kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effekliviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en r,urdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensikismessig som gnmnlag for vår konklusjon med forbehold. Hovedkontor Flekke{ord Kirke-qaten Flekhefiord Telefon / Avdelingskontorer 20 Lyn-qdal Postboks Lyngdal Telefon I 92 Telefaks E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: MVA 13 Mandal Store Elvegate I 4514 Mandal A Telefon I 48

14 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Grunnlag for konklusjon med forhold Årsregnskapet mangler innarbeidelse av foretakets pensjonsforpliktelser i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning $ 12. Konklusjon Effer vår mening er særregnskapet, med unntak av forhold omtalt i avsnittet" Grunnlag for konklusjon med forbehold", avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Lyngdal Kultursenter KF per 31. desember 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on om særbudsj ett Basert på vår revisjon av sæffegnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett. Ko nklusj on om år s b er etningen Basert på var revisjon.av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av sæffegnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til intemasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon)), mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. ke*\*^{ Lene RugVnd Oppdragsansvarlig revisor t.)!y'.*l*-: MoÅica Nilsen Registrert revisor t),\br=- Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen Sfyret 14 side 2

15 KOMMUI{EREVISJONEN VE ST VEST-AGDER IKS Dato: Til Kontrollutvalget Lyngdal kommune Vår ref: \ Nummerert brev nr 8 REGNSKAPSREVISJON 2014 LYI{GDAL KULTURSENTER KF Kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon S 4,2.ledd omhandler revisjon av årsregnskapet i kommunen og revisors rapportering til kontrollutvalget. Revisjonen har også i år forhold å rapportere som er av en slik art at de har betydning for var konklusjon i revisjonsberetningen. Det har underveis ved regnskapsavslutningen og arsoppgjørsrevisjonen vært god kontakt mellom revisj onen og administrasj onen for nødvgndige avklaringer. Pensjon Pensjon ble tatt opp i brev og revisjonsberetning fra årene 2009 til2013, og vi gjentar dette for 2014, da forholdet forlsatt ikke er endret. Foretaket er bundet av Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak når det gjelder presentasjon og bokføring av pensjon. I $ 12 heter blant annet at foretaket skal regnskapsføre pensj on på samme måten som kommunen ut fra forskrift 1 5.desember 2000 nr 1424, $ 1 3. I det fremlagte regnskapet fremkommer Iønnog sosiale utgifter som en viderebelastning fra kommunen med kr 7 mlll.inkludert i belastningen er andel pensjonskostnad. Det er ut fra forskriften ikke tilstrekkelig at pensjonskostnaden presenteres i regnskapet slik det blir gjort i dag. Pensjonsforpliktelser, pensjonsmidler og premieawik skal presenteres i regnskapet i tillegg til den pensjonsutgiften som fremkommer i driftsregnskapet for Foretaket har fra og med 2015 foretatt nødvendige endringer slik at pensjon blir ivaretatt og presentert i foretakets regnskap slik forskrift tilsier. Vi har tatt forbehold om manglende innarbeidelse i vår revisjonsberetning. Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune Kjøp av tjenester fra Lyngdal kommune ble tatt opp i nummerert brev i forbindelse med regnskapsavleggelsen for 2013 og vi medtar videre da forholdet ikke er endret i2014. Lyngdal kommune har foretatt lønnsutbetaling og lønnsinnberetning på vegne av kulturforetaket. Personell er ansatt i kulturforetaket. Lønn og sosiale utgifter presenteres som <varer/tjenester som erstatter egenproduksjon> og ikke som <lønnsutgifter og sosiale utgifter>. Fra regnskapsåret 2015 vil dette endres ved at lønnsutgifter og innberetning foretas adskilt for foretaket. Regnskapet vil da vise lønnsutgiftene, og dette vil gi et riktig bilde av realitetene i selskapet. Hovedkontor Flekke{ord Ifirkegaten Flekke{ord Telefon Avdelingskontorer Lyngdal 4577 Lyngdal Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon I 92 Telefon I 48 Postboks E-post: post@komrev-vest.no Telefaks Organisasjonsnummer: MVA Telefaks

16 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Digitalisering av kino Lyngdal Kultursenter KF har inngått al.tale med Norsk Film & Kino om digitalisering av kinoen. Kulturforetaket har i note til regnskapet medtatt som garanti, i henhold til ekstern oppstilling, sin forpliktelse vedrørende denne avtalen. Garantien utgjorde pr l<r I mars 2012 foretok Norsk Film og Kino og NKK (I.{orges kemner og kommunekassererforbund) en gjennomgang av forholdet, og de anbefaler at digitaliseringen skal vises i regnskapet og ikke kun som en garanti i note. Selskapet må vurdere å foreta nødvendig innarbeidelse. Vi vil for øvrig takke for godt samarbeid og ser frem til fortsettelsen. Dersom det er behov for bistand knyttet til ovennevnte punkt eller andre forhold vil vi kunne være behjelpelige med dette. Med vennlig hilsen I&'r,-?,$\cuYf Lene Rugland Oppdragsansvarlig revisor tl f. V["*ico x-j,lu,-- Molrica Nilsen Registrert revisor Kopi: Styrets leder, Daglig leder 16 side 2

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Lyngdal Kultursenter KF Notat Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Direkte telefon: Arkivkode: Dato: 2015/27-5 Jan Seland 210 Til: Styret for Lyngdal kultursenter KF Revisjonen Årsberetning for Lyngdal kultursenter KF 2014 Aktivitetsnivået i Lyngdal Kultursenter KF Aktiviteten i Lyngdal Kulturhus har totalt sett vært høy i Besøkstallet for biblioteket har gått noe ned, mens kinoen har hatt så og si identisk besøk som i Møte- og utleievirksomheten har gått opp. Besøkstallet totalt, viser en nedgang på 2,5% fra Det totale besøkstallet for 2014 var Det vises til årsmeldingen for detaljerte tall for hele kultursenterets virksomhet. Styre Styret for Lyngdal Kultursenter KF har i 2014 bestått av: Kirsti Tønnessen (leder) Ingrid Olsen (nestleder), Kari Abrahamsen (medlem), Ådne Fardal Klev (medlem), Torrey Nørsett (medlem), Tordis A. Blørstad (medlem) og ansattes representant Rune Hauan. Da Rune Hauan gikk ut i permisjon fra august 2014, har Karen Reisvaag møtt som fast vara for Hauan fra august til desember. Kultursjef Jan Seland har vært styrets sekretær. Administrasjon Lyngdal kultursenter KF administreres fra kulturkontoret, som har sine lokaler i kulturhuset. Her er 5,5 årsverk samlet: Kultursjef, kulturkonsulenter, kinosjef, teknisk leder og kontormedarbeider. Kultursjefen er daglig leder for foretaket. Biblioteksjefen inngår også i kultursenterets ledergruppe. Stillingsressursen ved kulturkontoret ble utvidet med 20 % i forbindelse med opprettelse av ungdomsråd. Ansatte I tillegg til 5,5 årsverk ved kulturkontoret, har foretaket følgende ansatte: Biblioteket: 3,92 årsverk Ungdomsklubben Rocky: 0,78 årsverk Kino/kiosk: 1,8 årsverk Totalt 11,93 årsverk fordelt på 24 ansatte. Besøksadresse: Prost Birkelandsgt Lyngdal Postadresse: Postboks Lyngdal Bankgiro: Org. nr: Tel: Fax: E-post: post@lyngdal.kommune.no 23

24 Side 2 Likestilling, diskriminering og etikk Lyngdal Kultursenter KF er et arbeidssted med jevn kjønnsfordeling. Av 24 ansatte er 11 kvinner og 13 menn. Ved alle ansettelser i foretaket vurderes både likestillingsaspektet og inkluderingshensynet. Lyngdal Kultursenter KF er opptatt av et inkluderende arbeidsliv, og har blant annet lagt til rette for flere tiltaksplasser gjennom NAV. Foretaket signerte ny IA-avtale i Lyngdal kultursenter følger Lyngdal kommunes etiske retningslinjer hvor ILO-konvensjonen er lagt til grunn. Som et ledd i kommunens etiske retningslinjer har Lyngdal kommune også innført frivillig registrering av ledere og nøkkelpersoner i styrevervregisteret. Dette omfatter også ledere av kommunale foretak i kommunen. Styret i foretaket vurderer ikke særskilte behov i Internkontroll/sykefravær Foretaket har eget internkontrollsystem. Daglig leder har ansvar for forvaltning og oppfølging av dette. Lyngdal kommune har ansvar for oppfølging av sykemeldte. Det finnes eget internkontrollsystem for brannsikkerhet. Foretaket er ansvarlig for opplæring i brannvern for egne ansatte, samt for restaurantens ansatte som leier lokaler i kulturhuset. I løpet av 2014 innførte foretaket et eget system for avviksmeldinger. Det er utviklet en egen «app» hvor ansatte via sin mobil kan rapportere inn avvik/hendelser/forbedringsforslag osv. Sykefraværet har vært svært lavt i Totalt sykefravær var på 2,6% hvorav langtidsfravær (over 16 dager) var på 1,7% mens korttidsfraværet var på 1,7%. Foretakets målsetting er å holde det totale sykefraværet under 6%. I 2014 ble det utviklet et nytt system for melding om avvik. Dette er en «app» utviklet for mobil-bruk. Denne vil først bli introdusert og tatt i bruk i starten av Denne appen brukes også til å fylle ut kontrollskjemaer for ansatte ved kinoen. Økonomi Regnskapet viser et mindreforbruk på kr. I løpet av regnskapsåret er det brukt kr. fra disposisjonsfond til innkjøp av møbler til foaje/festsaler. I tillegg er det brukt fondsmidler slik: Olsokspillet kulturfond (se detaljer lenger nede): Arbeid med kulturplan: Kanoner på Hausvik: kr kr kr I løpet av regnskapsåret er det avsatt kr til disposisjonsfond. Driftsinntektene for foretaket var på kr. Budsjettet var på Avviket på ca kr skyldes blant annet økte salgsinntekter for kino, hvor både kiosksalg, billettsalg og reklameinntekter var høyere enn budsjettert. Billettsalg kulturhus er kr over budsjett. Disse faktorene utgjør hoveddelen av avviket på inntektssiden. Driftsutgiftene var på kr, mens budsjettet var på Avviket på ca kr (ca 1 %) anses som lavt. Styret har i løpet av året foretatt budsjettendringer i takt med faktiske endringer i regnskapet. 24

25 Side 3 Det er foretatt to investeringer i Anskaffelse av utlånsautomat i biblioteket, og elektriske scenevinsjer i sal 1. Prosjektet «utlånsautomat i bibliotek» er avsluttet, mens sceneprosjektet ble ikke avsluttet innen årets slutt. Investeringsregnskapet viser ved årsavslutningen et udekket beløp på kr. Daglig leder vil komme med forslag til styret om hvordan beløpet skal dekkes inn i forbindelse med styrets behandling av regnskapet. Utdrag fra investeringsregnskapet for 2014: Prosjekt Regnskap Budsjett Avvik Utlånsautomat Elektriske scenevinsjer til sal Totalt Overføringer fra Lyngdal kommune i 2014 Overføringer fra Lyngdal kommune Beløp Overføring til driftsbudsjett Overføring til dekking av avdrag/renter Totalt overført fra kommunen Utvalgte tall fra driftsregnskapet Overføringer fra Lyngdal kommune Regnskap Budsjett Brutto driftsresultat Netto driftsresultat Regnskapsmessig mindreforbruk Det vises til detaljregnskapet for mer informasjon. Utvalgte utgifter og inntekter fra detaljregnskapet Diverse kostnader Lønnskostnader Energi, oppvarming Bøker og media, bibliotek Tilskudd organisasjoner Annonsering/markedsføring Diverse inntekter Billettinntekter kino og kulturhus Kiosksalg, kino Reklameinntekter kino

26 Side 4 Oversikt over fondsmidler etter regnskapsavslutning 2014 Fond Rocky ungdomsklubb Olsokspillet kulturfond: Lyngdal misjonsmuseum: Disposisjonsfond: Jubileum Rocky: Kanonene på Hausvik: Vedlikeholdsfond kulturhuset: Forprosjekt Romsleiren: Fondsmidler totalt: Lyngdal, Jan Seland Kultursjef/daglig leder Vedlegg 1 Regnskap Lyngdal kultursenter KF 2 Årsberetning for Lyngdal kultursenter KF Årsmelding for Lyngdal kultursenter KF

27 Arkiv: 210 Saksmappe: 2015/ /2015 Saksbehandler: Jan Seland Dato: Regnskap og årsberetning Lyngdal kultursenter KF Utvalg Møtedato Saksnummer Lyngdal kultursenter KF Endelig vedtak i saken fattes av styret for Lyngdal kultursenter KF Forslag til vedtak: Styret for Lyngdal kultursenter KF vedtar regnskap og årsberetning for Styret vedtar å disponere årets mindreforbruk (overskudd) slik: Avsetning til investeringsregnskap 2015: Avsetning til disp.fond, øremerket innkjøp av møbler bibliotek: Totalt avsatt til disposisjonsfond: kr kr kr. Styret ber kultursjefen om å oversende regnskap og årsberetning til revisjon. SAKSORIENTERING Økonomi Likestilling Vurdert i saksfremstillingen Det ligger ikke forslag til bevilgninger/kostnader i saken. Ikke relevant x Regnskapet for 2014 er nå utarbeidet av økonomisjefen i kommunen. Driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap samt noter ligger som vedlegg til saken. Regnskapet skal avlegges av styret for deretter å sendes til revisjon. Regnskap og revisjonsberetning skal deretter sendes til behandling i kontrollutvalget, før regnskapet, revisjonsberetning og årsberetning igjen behandles av styret. Foretaket har i flere år utarbeidet årsmelding som beskriver aktiviteten for all virksomhet ved kultursenteret. Det er også gjort for Forslag til årsmelding legges ved denne saken. Dette dokumentet er ment som informasjon til både publikum, samarbeidspartnere og politikere. I tillegg til årsmeldingen lages det en egen årsberetning. Denne skal følge regnskapet til revisjon, politisk behandling, og til fylkesmannen. Forslag til årsberetning legges også ved denne saken. Som det går frem av regnskapet er mindreforbruket (overskuddet) på kr. Dette er etter at styret vedtok å avsette kr til disposisjonsfond mot slutten av regnskapsåret. 27