Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 12/10 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhus 2, Storkleppen Deltagere: Kari Slungård, leder Astrid Jensen Odd Svelmoe, 1.varamedlem Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Wenche Holt, RMN Gunnbjørn Berggård, rådmann Arvid Hanssen, KonSek Toralf Øverås Forfall: Kopi: Ordfører, Toralf Øverås, Arne Lien, Turid Græsli, postmottak Tydal kommune, postmottak RMN. Sakliste 001/12 002/12 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 008/12 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Forvaltningsrevisjonsrapport - Tydal flerbrukshus. Vesentlighets- og risikovurdering, forarbeid til plan for selskapskontroll. Status for revisjon av kommuneregnskapet for Kontrollutvalg - funksjon, oppgaver og rolle. Møteplan 2012 for kontrollutvalget. Eventuelt. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. 1.varamedlem er innkalt. Trondheim, Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/12 Arvid Hanssen 12/10-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra møte i kontrollutvalget godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll pdf Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider: kontrollutvalgene/tydal. Siden det nå er nytt kontrollutvalg er protokollen lagt med som vedlegg. 2

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato/tid: kl. 09:00 11:10 Møtested: Storkleppen, rådhus 2 Møtende medlemmer: Reidar Kjøsnes, leder Toralf Øverås Astrid Jensen Forfall: Møtende varamedlemmer: Odd Svelmoe Andre møtende: Kari Slungård, ordfører Marthe R. Græsli, fagsjef økonomi (møtte for rådmannen) Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 16-18) Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 016/11-021/11 Arkivsak: 11/264 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Saksliste 016/11 017/11 018/11 019/11 020/11 021/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den Referatsaker til kontrollutvalgets møte den Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus. Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden Forslag til økonomiplan med forslag til budsjett for 2012 for kontrollutvalget. Eventuelt. Kontrollutvalgets leder takket på slutten av møtet de øvrige medlemmer av kontrollutvalget, ordfører, administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet for et godt og konstruktiv samarbeid i valgperioden. 3

4 Sak 016/11 - Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 10.juni godkjennes. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 016/11 Vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 10.juni godkjennes. Sak 017/11 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte den Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble tatt opp: 1. Notat fra KonSek vedrørende samling for kontrollutvalg 7.-8.juni. Arrangør Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT. 2. Brev fra KRD til K-sekretariat IKS, datert , vedrørende kontrollutvalgets adgang til bedriftsforsamling og generalforsamling. 3. Brev fra KonSek, datert , til eierkommunene vedrørende kommunevalget høsten 2011 valg av kontrollutvalg. 4. Kontrollutvalgets innspill til Forum for Kontroll og Tilsyn sin høringsuttalelse til endringer i kommuneloven m.m. Kontrollutvalgets leder og sekretær orienterte. Innstillingen enstemmig vedtatt. 017/11 Vedtak: Referatsakene tas til orientering. 4

5 Sak 018/11 - Forvaltningsrevisjonsrapport - anskaffelser ved bygging av flerbrukshus. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtid kjøp av arkitekttjenester. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering om hvordan Tydal kommune sikrer at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser følges. Orienteringen gis i løpet at 1.halvår Protokoll Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS, presenterte rapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Utvalget fikk en grundig innføring i revisors vurderinger og konklusjoner, samt et innblikk i deler av et komplisert regelverk knyttet til offentlige anskaffelser. Innstillingen enstemmig vedtatt. 018/11 Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtid kjøp av arkitekttjenester. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering om hvordan Tydal kommune sikrer at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser følges. Orienteringen gis i løpet at 1.halvår Sak 019/11 - Kontrollutvalgets rapport om virksomheten i valgperioden Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til framlagt forslag til rapport for utvalgets virksomhet i valgperioden Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar framlagt rapport fra kontrollutvalget om virksomheten i valgperioden til orientering. 5

6 Protokoll Kontrollutvalget sluttet seg til innholdet i rapporten. Innstillingen enstemmig vedtatt. 019/11 Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til framlagt forslag til rapport for utvalgets virksomhet i valgperioden Rapporten legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar framlagt rapport fra kontrollutvalget om virksomheten i valgperioden til orientering. Sak 020/11 - Forslag til økonomiplan med forslag til budsjett for 2012 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 020/11 Vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2012 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 021/11 - Eventuelt. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Tydal kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble fremmet. 6

7 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/12 Arvid Hanssen 12/10-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til. orientering. Vedlegg Hjelp jeg er ny i KU!.pdf Politiker-holding på tvers av innkjøpsreglene. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Hjelp jeg er ny i Kontrollutvalget! Artikkel fra fagbladet Kommunerevisoren. (Vedlagt) 2. KU-medlemmers oppsummer fra opplæring Tiller Aktuelle tema å følge opp videre? 3. Politiker-holdning på tvers av innkjøpsreglene. (Vedlagt) 4. Rapport om tilsyn med kommunenes arbeid med evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Værnesregionen barnevernstjeneste. Rapporten ligger på hjemmesidene til Helsetilsynet i NT Rapporten er datert Det vil bli orientert om innholdet i rapporten og status i forhold til oppfølging av avvik. 5. Organisasjons- og utviklingsprosess ved Tydal Kommunale Energiverk KF behandling av sluttrapport. Saksfremlegg til formannskapet, sak 2/12, den , samt sluttrapport fra Agenda ligger på Tydal kommunes hjemmesider. 7

8 Kommunerevisoren Page 1 of 5 Hjelp - jeg er ny i kontrollutvalget! I løpet av disse høstmånedene vil et betydelig antall folkevalgte møte i kommunenes kontrollutvalg for første gang. I mange kommuner har kontrollutvalget spilt en heller tilbaketrukket rolle med lite politisk fokus på dette utvalgets ansvar og oppgaver. Det mange ikke er klar over er at kontrollutvalget står i en særstilling som ett av få politiske utvalg som er lovpålagt gjennom kommuneloven, og dessuten med et eget sett med forskrifter. Dette tilsier at kontrollutvalget er tiltenkt en viktig rolle i kommunene. Av Bodhild Laastad, seniorrådgiver i NKRF Denne artikkelen er ment som "førstehjelp" for nyvalgte kontrollutvalgsmedlemmer og redegjør for kontrollutvalgets plass i det kommunale systemet og gir en oversikt over kontrollutvalgets oppgaver, ansvar og arbeidsmåter. Kort fortalt er kontrollutvalget kommunestyrets redskap for demokratisk tilsyn og kontroll for å sikre at den kommunale virksomheten skjer i tråd med gjeldende lover og regler, kommunens egne planer og vedtak, samtidig som fokus settes på kvalitet og effektivitet i produksjonen av velferd for kommunens innbyggere. Med andre ord ingen liten oppgave! Kontrollutvalgets rolle i det kommunale styringssystemet I Kommunal- og regionaldepartementets veileder "Kontrollutvalgsboken" er kontroll-utvalgets rolle illustrert på følgende måte: Figur 1: Prinsippskisse som viser kontrollutvalgets oppgaver og plass i styringssystemet i kommunene. (KRD, 2011) Figuren viser at det fra kommunestyret i prinsippet går to styringslinjer. Den ene går fra kommunestyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Det ligger til administrasjonssjefen å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende intern kontroll. Dette kan gjerne omtales som den interne styringslinjen. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjenn- om kontrollutvalget. Denne styringslinjen er derfor en tilsyns- og kontrollinje. Kontroll-utvalgets kjerneoppgave er å forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Dette tilsynet retter seg primært mot administrasjonssjefen og den kommunale virksomheten, men tilsynet retter seg også mot politiske utvalg under

9 Kommunerevisoren Page 2 of 5 kommunestyret, mot kommunale foretak, heleide kommunale aksjeselskap og interkommunale selskap, og også mot andre selskap der kommunen har eierinteresser. I hovedsak bygger kontrollutvalget sitt tilsyn på de kontrollaktiviteter som blir utført og rapportert av revisor. Noen av tilsynsoppgavene kan også utføres av kontrollutvalgets eget sekretariat. Begge de to styringslinjene inngår i kommunestyrets totalansvar for den kommunale virksomheten. Det er viktig å presisere at det ikke inngår i kontrollutvalgets tilsynsansvar å overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. Tilsynsansvaret omfatter heller ikke kommunestyret selv. Det er strenge valgbarhetsregler for medlemmer til kontrollutvalget. Kontrollutvalget bør derfor velges i det nye kommunestyrets konstituerende møter etter at formannskapet er valgt, men før det er foretatt valg til de øvrige politiske organene. Det angis at følgende forhold bør vektlegges når medlemmer til kontrollutvalget skal velges: Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget Kontrollutvalget skal være et objektivt organ. skal være et fritt og uavhengig organ. må ha kunnskap og innsikt i kommunal virksomhet. må ha autoritet. skal selv initiere saker. Hvordan arbeider kontrollutvalget Kommuneloven gir kontrollutvalget et vidtgående mandat. Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre sine oppgaver. Innsynsretten gjelder også heleide kommunale og/eller fylkeskommunale selskaper. Det understrekes at kontrollutvalget er bundet av alminnelig taushetsplikt etter forvaltningslovens bestemmelser. Ifølge gjeldende regelverk skal kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører, men et forslag om at kontrollutvalgets møter skal være åpne, er i skrivende stund ute på høring. Et annet viktig prinsipp er at kontrollutvalget utøver sitt tilsyn og sin innsynsrett som kollegium og ikke som enkeltpersoner. Kontrollutvalget har ikke noen myndighet for egen del til å fatte vedtak som forplikter administrasjonen eller andre instanser. Men gjennom å legge fram sine rapporter om gjennomførte kontroller, kan kontrollutvalget gi tilrådning til kommunestyret om å fatte vedtak som instruerer administrasjonssjefen om å rette opp avdekkede avvik og svakheter. I den forbindelse pålegger kommuneloven kontrollutvalget å følge opp at kommunestyrets vedtak blir iverksatt og etterlevd. Kontrollutvalget skal ha et eget sekretariat som er uavhengig av kommunens administrasjon. Sekretariatet er kontrollutvalgets eget operative organ som til enhver tid skal tilfredsstille utvalgets behov. Sekretariatet har som hovedoppgave å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets saker bygger i stor grad på det arbeidet som utføres av revisjonen og sekretariatet, og utvalgets hovedaktivitet skjer gjennom de sakene som behandles i utvalgets møter. Dette betyr ikke at kontrollutvalget bare passivt skal motta og sende videre saker som de får til behandling. For at utvalget skal oppfylle lovens intensjon, må kontrollutvalget ha et aktivt forhold til sine kontroll- og tilsynsoppgaver og selv ta initiativ gjennom å stille kritiske spørsmål og reise egne saker. Kontrollutvalgets oppgaver Vi har alt beskrevet kontrollutvalget som et redskap for kommunestyret til å få innsyn i og føre tilsyn med hvordan administrasjonssjefen løser sine oppgaver. Tilsynsansvaret omfatter også politiske instanser under kommunestyret. Kontroll og tilsyn kan defineres som et virkemiddel for at kommunen når sine mål regelverket etterleves etiske hensyn ivaretas Kommunens virksomhet kontrolleres ved at det utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Gjennom å påse at de tre kontrolloppgavene utføres, ivaretar kontrollutvalget sitt kontroll- og tilsynsansvar. Den praktiske utføringen av tilsyns- og kontrolloppgavene ivaretas hovedsakelig av revisjonen på oppdrag fra kontrollutvalget. Derfor må kontrollutvalget også ha tilsyn med revisjonen og sitt eget sekretariat. Det er kommunestyret selv som bestemmer hvilken revisjonsordning kommunen skal ha. Kommunestyret kan velge å: ansette egne revisorer

10 Kommunerevisoren Page 3 of 5 delta i interkommunalt samarbeid inngå avtale med annen revisor Det er også kommunestyret selv som velger revisor. Kommunestyrets vedtak i saker som gjelder valg av revisjonsordning og valg av revisor, skal treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Dette betyr at kontrollutvalget skal spille en aktiv og sentral rolle i saksforberedelsen. Kontrollformer Under følger en kort omtale av de ulike kontrollformene og kontrollutvalgets oppgaver i den forbindelse. 1. Regnskapsrevisjon Det er vanlig å definere regnskapsrevisjon som uavhengig bekreftelse av økonomisk informasjon. Kontrollutvalgets hovedoppgave i forbindelse med regnskapsrevisjon er å påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal dessuten avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kontrollutvalget plikter å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og sørge for at dette foregår i samsvar med lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser og avtaler med revisor. Kommunen på sin side har plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger og en forsvarlig organisering av den økonomiske internkontrollen. Revisor skal skriftlig påpeke overfor kontrollutvalget dersom det konstateres mangler ved disse forholdene. Det er kontrollutvalgets plikt å følge opp revisors merknader og rapportere dette til kommunestyret. Dersom det avdekkes misligheter gjennom revisjonen eller på andre måter, skal revisor straks orientere kontrollutvalget. 2. Forvaltningsrevisjon I kommuneloven er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Litt forenklet kan man si at vurderinger av økonomi og produktivitet gir svar på spørsmålet: Gjør man tingene riktig? mens vurderinger av måloppnåelse og virkninger gir svar på spørsmålet: Gjør man de riktige tingene? Her inngår også vurderinger av om regelverket etterleves, om styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, og om beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav. De sentrale elementene i forvaltningsrevisjon kan illustreres ved hjelp av følgende modell for effektkjeden i den kommunale tjenesteproduksjonen: Figur 2: Modell som viser effektkjeden for den kommunale virksomheten Utgangspunktet for modellen er at innbyggerne har velferdsbehov som vi i vår samfunnsordning har valgt å la kommunene dekke gjennom sin tjenesteyting. Hvilke tjenester kommunen skal yte overfor sine innbyggere, følger dels av lover og regler og dels av kommunestyrets egne vedtak. Kommunestyret bevilger midler til å produsere de kommunale tjenestene. Disse tjenestene antas å ha direkte virkninger for innbyggerne i form av økt velferd. Innenfor modellens rammeverk kan kontrollutvalget utføre ulike undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger i forbindelse med den kommunale tjenesteproduksjonen. Økonomi fokuserer på at produksjonsfaktorene skaffes til veie på en mest mulig økonomisk måte. Produktivitet fokuserer på resultatet av produksjonen sett i forhold til forbruk av innsatsfaktorer. Vurdering av måloppnåelse og virkninger skjer ved at resultatet av produksjonen holdes opp mot kommunens mål. Det er kontrollutvalgets oppgave å påse at det årlig utføres forvaltningsrevisjon av

11 Kommunerevisoren Page 4 of 5 kommunens virksomhet, og rapportere om dette til kommunestyret. Utvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal bygge på risiko og vesentlighetsvurderinger. Med risiko menes risiko for at ting går galt, for eksempel at mål ikke nås eller at lovverket brytes. Uttrykket vesentlighet henspeiler på hvor viktig eller betydningsfullt et forhold er. Sammenhengen er illustrert i figuren under. Hensikten med den overordnede analysen er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen, og på den måten danne grunnlag for å beslutte å gjennomføre forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Planen skal vedtas av kommunestyret. 3. Selskapskontroll Den tredje kontrolloppgaven er selskapskontroll. Dette var en ny oppgave for kontrollutvalget fra 2004, og som har kommet som et resultat av at kommunene i økende grad har tatt i bruk fristilte organisasjonsmodeller for deler av sin virksomhet. Selskapskontrollen omfatter to ulike kontrollformer eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen som er obligatorisk har som hovedfokus å få svar på spørsmålet om kommunen fører kontroll med sine eierinteresser. Dette innebærer å kontrollere om kommunen har etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser, og om disse rutinene gode nok, og om de blir de fulgt. I dette ligger også å vurdere om kommunens eierinteresser utoves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Et sentralt element blir å vurdere om den som utøver kommunens eierinteresser, gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon dersom kommunestyret ønsker det. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. Planen bør baseres på risiko og vesentlighetsvurderinger, det vil si at kontroll blir gjennomført i selskap der det er størst risiko for å finne vesentlige avvik. Rapporter om gjennomførte selskapskontroller legges fram for kommunestyret. Etikk på dagsorden I 2009 fikk kommunelovens formålsparagraf et tillegg om at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Etikk blir dermed et overordnet prinsipp for all kommunal virksomhet. Innbyggernes tillit til kommunens folkevalgte og de ansatte er en forutsetning for lokaldemokratiet. Offentlighet, innsyn og åpenhet utgjør viktige bærebjelker i et velfungerende demokrati. Når pressen har oppslag om korrupsjon, juks, kameraderi og inhabilitet i kommunens beslutningsprosesser, eller når folk opplever at noen skaffer seg goder og fordeler på bekostning av fellesskapet, er det ofte lett i ettertid å påpeke hva som gikk galt. Men det må være et mål for kommunene å utvikle en praksis som hindrer feiltrinn og sikrer korrekt handlemåte i situasjoner der de etiske grensene kan være uklare, eller der det mangler bevissthet om at en handling kan føre til mistillit. Her kan kontrollutvalget spille en viktig rolle, både ved å være kommunestyrets "vaktbikkje", men også gjennom å sørge for å sette etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid på dagsorden i forebyggende hensikt og på den måten bidra til å sikre gode, etiske holdninger og handlinger både blant kommunens folkevalgte og de ansatte. Hvordan fange opp de viktige sakene Risiko og vesentlighetsanalyser som ledd i en overordnet analyse, kan gi indikasjoner på avvik i kommunens virksomhet, men det er også viktig at kontrollutvalget har åpne ører for mer uformelle, men etterrettelige signaler. Disse kan komme gjennom oppslag i media,

12 Kommunerevisoren Page 5 of 5 kontakter i det politiske miljøet, henvendelser fra publikum eller varsling fra kommunens egne ansatte. Det er viktig at kontrollutvalget ikke bare passivt baserer sin virksomhet på den informasjon som framkommer i saker som er til behandling. Kontrollutvalgets medlemmer bør hver og en ha øyne og ører åpne, aktivt stille kritiske spørsmål og legge til grunn en sunn skepsis. Kontrollutvalget bør ta mål av seg å bli en god "vaktbikkje" som er godt synlig og ofte lar seg høre, uten dermed å bli en "gneldrebikkje". Kontrollutvalget i et nøtteskall: Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsyns og kontrollorgan. Kontrollutvalget bidrar til en best mulig kommune som når sine mål, samtidig som regelverket etterleves og etiske hensyn ivaretas. Kontrollutvalget sørger for å være godt synlig i det politiske landskap. Kontrollutvalget er uavhengig og objektivt. Kontrollutvalget har et våkent og kritisk blikk. Kontrollutvalget er aktivt og tar egne initiativ. Kontrollutvalget gjennomfører de undersøkelser de måtte ønske. Kontrollutvalget har en vidtgående innsynsrett i kommunens saker. Kontrollutvalget har taushetsplikt. Kontrollutvalget har fokus på etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjons arbeid. Tilbake til innholdssiden Kommunerevisoren, Nr. 6, 2011, 66. Årg. Sidene er produsert av Trykkpartner Grytting AS

13 Politiker-holdning på tvers av innkjøpsreglene Presseklipp på Doffin, publisert 7. September :00 Annenhver kommune-politiker mener det er riktig å foretrekke lokale leverandører i anbudskonkurranser, selv om de ikke har de beste tilbudene. Denne holdningen, som er i strid med grunnprinsippene i offentlige anskaffelser, fremkommer i en undersøkelse i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Den viser også at bare hver fjerde kommunepolitiker er overbevist om at konkurranse er veien å gå for å få fram de beste tilbudene. For å danne seg et bilde av status for regeletterlevelsen i Kommune-Norge når det gjelder offentlige anskaffelser, satte daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund, Ole Kristian Rogndokken, i gang to undersøkelser. Den ene var en gjennomgang av revisjonsrapporter fra kommunene, den andre en holdningsundersøkelse blant et representativt utvalg av folkevalgte. 60 rapporter fra perioden 2008 til 2011 ble gjenomgått. Noe sentralt arkiv over slike rapporter fins ikke, slik at de måtte finnes etter nettsøk og kontrollsjekk i forbundets egen database med revisjonsrapporter generelt. Rogndokken advarer mot å betrakte resultatet av denne gjennomgangen for annet enn en tendens, en pekepinn, på status. Blant de vanligst refererte bruddene i disse forvaltningsrevisjonsrapportene var: mangelfull eller manglende dokumentasjon og anskaffelsesprotokoll for prosess (i 52 av 60 rapporter), brudd på de grunnleggende krav (hyppigst mangel på konkurranse) (i 46 rapporter), mangelfull eller manglende kunngjøring/utlysing (i 30 rapporter), og uhjemlet og ulovlig direkteanskaffelser (i 25 rapporter). Samtidig gjennomførte NorgesBarometeret AS en elektronisk holdningsundersøkelse på oppdrag fra Norges Kommunerevisorforbund blant folkevalgte i kommunestyrene. Det skjedde i februar i år med en svarprosent på 35. To spørsmål ble stillet: Det ene var om de spurte mener at kommunens anbudsprosesser bidrar til reell konkurranse og at kommunen dermed får de mest optimale tilbudene. Hver fjerde politiker svarer ja, i hovedsak på dette spørsmålet, mens hver femte svarer Nei. Over halvparten mener Ja, men ikke alltid. Størst 13

14 skepsis er det i Troms og Vest-Agder, mens representanter for Kr.F. har mest, SV minst, tiltro til at anbudskonkurranser bidrar til reell konkurranse og at kommunene dermed får de beste tilbudene. Spørsmål til politikerne Det andre spørsmålet i holdningsundersøkelsen var om politikerne mener det er riktig å foretrekke lokale tilbydere i anbudskonkurranser, selv om de ikke har det beste tilbudet. I dagens regelverk er det forbudt med positiv diskriminering ut fra geografi. Like fullt mener halvparten av de spurte at det er riktig å foretrekke lokale tilbydere selv om de ikke er best i konkurransen. Holdningen er mer utbredt i små enn i store kommuner, og det er på den politiske venstresiden man finner størst sympati for denne favoriseringen av lokale tilbydere. Representanter for Høyre og Fr.p. har minst sans for slikt. I Oslo er det 100 prosent motstand mot slik forfordeling. I holdningsundersøkelsen er også gjort en sammenlikning mellom såkalte robek -kommuner og ikke-robek -kommuner. En robek-kommune er en kommune med såpass dårlig økonomi/økonomistyring at fylkesmannen har grepet inn. Representanter for slike kommuner er langt mer positive til å forfordele lokale leverandører enn kollegaene i de øvrige kommunene: 62 mot 48 prosent av de spurte. Rogndokken sier i en kommentar at han ikke er overrasket over det undersøkelsen og rapportgjennomgangen viser: - Det er i tråd med hva vår generelle erfaring viser, men vi har nå i større gard fått tallfestet status. Min oppfordring er at regelverket må gjøres bedre kjent og mer tilgjengelig, og at innkjøpsprosesser og ansvarsforhold må klargjøres. Det er viktige elementer på vei mot bedre regeletterlevelse! 14

15 Forvaltningsrevisjonsrapport - Tydal flerbrukshus. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/12 Arvid Hanssen 216, &58 11/145-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning, og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtid kjøp av arkitekttjenester. 3. Kommunestyret ber rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering om hvordan Tydal kommune sikrer at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser følges. Orienteringen gis innen utgangen av Vedlegg Anskaffelser ved bygging av flerbrukshall (JHW GRNXPHQW Saksutredning Det anslås at offentlig sektor i Norge årlig anskaffer varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for opp mot 400 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et meget viktig marked for næringslivet. En effektiv innkjøpsforvaltning har vært en viktig målsetting i både offentlig og privat sektor i mange tiår. I næringslivet har man fått standarder for håndteringen av innkjøp. I det offentlige er regelverket nedfelt i lov, og har gradvis utviklet seg etter hvert som behovet for etterrettelighet og ønske om likebehandling og konkurranse er blitt mer fokusert. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU s prinsipper om fri flyt av varer og tjenester gjennom EØS - avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort oppsummeres som følger: Bidra til økt verdiskaping i samfunnet Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser Sørge for likebehandling mellom leverandørene Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen Sikre etterprøvbarhet 15

16 For at alle disse hensynene skal ivaretas er det utarbeidet et nokså detaljert og stringent regelverk, noe som kan være en utfordring for innkjøper. Ulike deler av regelverket får anvendelse på innkjøpet, alt etter anskaffelsens art og verdi. Med forbehold om at bygging av flerbrukshus i Tydal ble vedtatt av kommunestyret, tok kontrollutvalget oppfølgingen av byggeprosjektet inn i planene for forvaltningsrevisjon allerede i Kommunestyret sluttet seg til - og vedtok forvaltningsrevisjonsplanen i sak 19 i juni Prioriteringen ble foretatt ut fra at dette var en stor investering for Tydal kommune innenfor et område med komplisert regelverk. Kontrollutvalgets bestilling Med bakgrunn i planen for forvaltningsrevisjon foretok kontrollutvalget den endelige bestillingen av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 9.september 2010 i sak 25/2010. Vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler oppfølging av byggeprosjekt flerbrukshall. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor den årlige ressursrammen som er avsatt til forvaltningsrevisjon. 3. Delrapport og endelig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihht prosjektplan, som må tilpasses fremdriften i byggeprosjektet. 4. Kontrollutvalgets sekretariat inngår avtale med Revisjon Midt-Norge IKS om gjennomføring av prosjektet og følger opp prosjektet på vegne av utvalget. Som det fremgår ovenfor ble det lagt opp til en delrapportering. I forståelse med kontrollutvalget skulle delrapportering skje etter at hovedtyngden av kontrakter var inngått. Revisjonen foreslo og fikk aksept for at undersøkelsene knyttet til anskaffelsesprosessen kunne gjennomføres som et selvstendig forvaltningsrevisjonsprosjekt og den øvrige bestillingen tas inn i egen forvaltningsrevisjonsrapport når byggeprosjektet er fullført. Rapportering. Revisjon Midt-Norge IKS avga en forvaltningsrevisjonsrapport den Rapporten ble behandlet som sak 18/11 i kontrollutvalgets møte den og oversendt for sluttbehandling i kommunestyret den Kort tid før behandling i kommunestyret fikk Revisjons Midt-Norge IKS (RMN) oversendt et notat fra Myhre & Co advokatfirma til Eggen Arkitekter AS. Eggen har totalentreprisen for flerbrukshallen. Advokatfirmaet mener det ikke er grunnlag for å konkludere med at det er benyttet et ulovlig tildelingskriterie ved inngåelse av totalentreprisen, slik RMN konkluderte med i rapporten, datert RMN valgte å trekke rapporten før behandling i kommunestyret. Begrunnelsen for dette fremgår av kapittel 1.2 på side 7 i ny rapport, datert Resultater fra undersøkelsen Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling, og senere avgrensing, har Revisjon Midt-Norge IKS formulert problemstillinger for prosjektet. Problemstillingene, revisjonens konklusjoner etter ny gjennomgang, samt revisjonens anbefaling på bakgrunn av konklusjonene, følger gjengitt nedenfor og fremgår av rapportens kapittel 7. Hovedproblemstillingen, som ble delt opp i 3 delproblemstillinger, var om regelverket for offentlige anskaffelser er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshus. 16

17 Utdrag fra revisjonsrapporten, datert : 7 Konklusjon og anbefalinger Her følger konklusjon på problemstillingene og våre anbefalinger. 7.1 Konklusjon Delproblemstilling 1: Er regelverket fulgt for anskaffelse av arkitekttjenester? Regelverket for offentlige anskaffelser er ikke fulgt ved anskaffelsen av arkitekttjenester. Anskaffelsen er et ulovlig direktekjøp. Delproblemstilling 2: Er regelverket fulgt for anskaffelse av totalentreprisen? Regelverket er i all hovedsak fulgt for anskaffelsen av totalentreprisen. Vi har likevel knyttet noen kommentarer til bruken av tildelingskriterier og forholdet til kravet til forutberegnelighet i anskaffelseslovens 5. Delproblemstilling 3: Har rådmannen ivaretatt sitt ansvar ved oppfølging av den eksterne konsulenten i anskaffelsesprosessen? Rådmannen har ivaretatt sitt ansvar ved kvalitetssikring av dokumenter og vurderinger fra konsulenten. Hovedkonklusjon: Vår hovedkonklusjon blir etter dette at regelverket om offentlige anskaffelser ikke er fulgt for byggeprosjektet Tydal flerbrukshall. 7.2 Anbefaling Vår anbefaling er at kommunen må sikre konkurranse ved framtidige kjøp av arkitekttjenester. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført en relevant undersøkelse ut fra bestillingen og senere avklaringer om å levere en særskilt rapport etter at kontrakter var inngått. Som det fremgår av rapporten og problemstillingene foran er undersøkelsene begrenset til få punkter, hvor revisjonen har foretatt relativt detaljerte undersøkelser særlig knyttet til totalentreprisen. Regleverket knyttet til anskaffelser er meget komplisert. Dette er klart synliggjort i rapporten og det faktum at det var nødvendig å utarbeide en ny rapport på bakgrunn av usikkerhet knyttet til tolkning av gjeldende rett. Hovedkonklusjonen i rapporten er at regelverket for anskaffelser ikke er fulgt for byggeprosjektet. Som det fremgår av rapporten gjelder dette manglende konkurranse ved anskaffelse av arkitekttjenester. Selv om dette ene punktet er et alvorlig brudd på regelverket, er det positivt at det ut over dette konkluderes med at regelverket i all hovedsak er fulgt. Rådmannens oppfølgingsansvar overfor ekstern konsulent er vurdert særskilt i rapporten. Det fremgår av rapporten at rådmannen har ivaretatt sitt ansvar ved kvalitetssikring av dokumenter og vurdering av benyttet konsulent. 17

18 Rapporten viser som nevnt foran at regelverket knyttet til offentlige anskaffelser krever høy kompetanse. Rådmannen har i sine høringsuttalelser uttrykt det samme og påpekt at det også er stor økonomisk risiko knyttet til innkjøp. Høringsuttalelsene bekrefter at det er enighet om de faktiske forhold som beskrives i rapporten. Dette, sammen med at rapporten beskriver kravene til ulike prosesser knyttet til større innkjøp, gjør at rapporten kan komme til nytte også i forhold til fremtidige anskaffelser. Selv om rapporten ikke omhandler innkjøpsprosessene for varer og tjenester i Tydal kommune generelt, mener sekretariatet at kommunen må ha løpende fokus på bestemmelsene knyttet til alle typer innkjøp, og sørge for å ha eller ha tilgang til, nødvendig kompetanse. Revisor vil presentere rapporten i kontrollutvalget og ha spesiell fokus på endringer som er foretatt i forhold til rapporten datert Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Anskaffelser ved bygging av flerbrukshall for å gi en relevant tilbakemelding på håndtering av anskaffelsesprosesser knyttet til dette prosjektet. Rapporten viser at det har forekommet brudd på bestemmelsene knyttet til direkte anskaffelser. Det er viktig at kommunen følger opp revisjonens anbefaling om å sikre konkurranse ved fremtidige kjøp av arkitekttjenester. Sekretariatet anbefaler også at eventuelle andre områder med innkjøp av større omfang vurderes særskilt, i forhold til kravene knyttet til direkte innkjøp. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med innstillingen som følger saken. Når det gjelder pkt 3 i sekretariatets forslag til innstilling til kommunestyret, gjelder dette en orientering knyttet til innkjøp generelt, da dette er et område som sekretariatet mener kontrollutvalget bør ha fokus på. 18

19 Vesentlighets- og risikovurdering, forarbeid til plan for selskapskontroll. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/12 Arvid Hanssen /14-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderinger til orientering og ber sekretariatet merke seg kontrollutvalgets innspill. 2. Utkast til plan for selskapskontroll for perioden legges frem på neste møte i kontrollutvalget. Vedlegg Sak forarbeid selskapskontroll. Tydal oversikt analyse alle selskap. 8QQWDWW RIIHQWOLJKHW 2IIO Tydal Selskap med analyse. 8QQWDWW RIIHQWOLJKHW 2II O Saksutredning Forrige kontrollutvalg behandlet i sak 30/10 Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll. Saken var en oppfølging av tidligere vedtak i kommunestyre om å utarbeide en eierstrategi for selskap hvor Tydal kommune er medeier. Kommunestyret behandlet saken fra kontrollutvalget , sak 52/10 og opphevet der sitt tidligere vedtak om å utarbeide eierstrategi. Begrunnelsen var at Tydal kommune ikke har eierskap i eksterne selskap, som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. Særutskrift av saken følger som vedlegg. Selv om Tydal kommunes eierinteresser er små i det enkelte selskap må kontrollutvalget utarbeide en plan for selskapskontroll. Fra Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6, siteres: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Sentrale bestemmelser rundt selskapskontroll er beskrevet i kap. 8 fra side 105 i Kontrollutvalgsboken, som faste medlemmer av kontrollutvalget har fått utdelt. Boken ligger også på KonSek sine hjemmesider Sekretariatet har på bakgrunn av signalene fra kommunestyret valgt å legge frem en enkel foreløpig analyse av vesentlighet og risiko for selskaper hvor Tydal kommune har eierinteresser. KonSek har foretatt en samlet vurdering for alle selskap som eierkommunene i kontrollsamarbeidet har eierandeler i. Det understrekes derfor at sekretariatets vurderinger er for eierkommunene samlet. 19

20 Analysen sekretariatet presenter her er et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll. Risiko er vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. For noen selskaper er dette noe begrenset. Risikovurderingene baseres på sjansen for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskaper som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har det ikke blitt lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Dette er tilfellet for de fleste selskaper som Tydal kommune eier. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentlighetslovens 28, som et dokument utarbeidet for den interne saksforberedelsen i organet. Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko også kan tenkes å ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, selv om dette i liten grad gjelder selskapene som her er vurdert. Prioriteringen av selskaper er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskaper som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det antagelig kun i spesielle tilfeller være aktuelt med selskapskontroll. Dette er tilfellet i forhold til selskaper hvor Tydal kommune har eierandeler. Tydal kommunale Energiverk KF er også tatt med på oversikten, men utgjør ingen selvstendig juridisk enhet og er derfor ikke underlagt selskapskontrollen. Kontrollutvalget behandlet i sak 18/10, den en forvaltningsrevisjonsrapport om Kvalitetssikringsarbeidet ved Tydal Kommunale Energiverk KF. Rapporten ligger KonSek sine hjemmesider; kontrollutvalgene/tydal. Videre prosess Sekretariatet vil ta med eventuelle innspill fra kommunen, kontrollutvalget og revisjonen. Dette vil være grunnlaget for at kontrollutvalget kan utarbeide en plan for selskapskontroll, som deretter forelegges kommunestyret til behandling Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Bl.a på bakgrunn av signaler fra kontrollutvalg og kommunestyret i forrige periode vil det ut fra sekretariatets vurdering bare unntaksvis være aktuelt for Tydal kommune å bestille selskapskontroll i selskaper som Tydal kommune eier. Likevel bør det i valgperioden tas en enkel gjennomgang for å se på hvordan kommunens eierskap følges opp, selv om det ikke er vedtatt en eierstrategi i kommunen. Sekretariatet legger dette til grunn for utkast til plan for selskapskontroll, dersom det ikke kommer andre signaler i tilknytning til behandlingen av saken.. 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 Status for revisjon av kommuneregnskapet for Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/12 Arvid Hanssen /184-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Viser i den forbindelse til Kontrollutvalgsbokens kap.9, side 119, når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert faste medlemmer i kontrollutvalget og er tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor for kommuneregnskapet, Wenche Holt, vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per , og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. 27

28 Kontrollutvalg - funksjon, oppgaver og rolle. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/12 Arvid Hanssen /12-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Retningslinjer for KU i Tydal. Taushetserklæring. Saksutredning Bakgrunn I likhet med øvrige politiske utvalg ble nytt kontrollutvalg valgt av kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at noen av kontrollutvalgets medlemmer/varamedlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen og følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp. Det er viktig at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. 28

29 Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Kommunestyret Formannskap Komité / Utvalg Komité / Utvalg Kontrollutvalg Komité / Utvalg Komité / Utvalg Rådmann/stab Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Resultatenhet Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning og revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med 29