Vedlegg 1 Blankett 8431 RENHOLDSTJENESTER Kontrakt om levering av renholdstjenester til Skatteetaten

Transkript

1 Vedlegg 1 Blankett 8431 RENHOLDSTJENESTER Kontrakt om levering av renholdstjenester til Skatteetaten AVTALEDOKUMENT Anskaffelsesnummer: Renholdstjenester til Skatteetaten For avtaler om renholdstjenester gjelder NS 8431 med de tilpasninger og endringer som følge av dette dokumentet. Ved motstrid mellom NS8431 og dette dokumentet, gjelder endringene i dette dokumentet. Renholdstjenester Region xxxxx PARTENE Oppdragsgiver Navn: Skatteetaten Org. nr.: Adresse: Postboks 9200 Grønland, 0134 Oslo Telefon: E-post adresse: anskaffelser.fellespost@skatteetaten.no Leverandør Navn: Adresse: Telefon: E-post adresse:

2 19 VIRKEOMRÅDE I tillegg til fast renhold (heretter Regelmessigrenhold) gjelder denne standarden for Bestillingsrenhold så langt den passer med de spesielle endringer som fremgår i det følgende. 20 KONTRAKTSPERIODE Partene avtaler følgende vedrørende kontraktsperiode og oppsigelsestid: Avtalen gjelder fra frem til , med opsjon på forlengelse to (2) ganger opp til 12 måneder om gangen dvs. maksimum lengde på kontraktsperioden er frem til Tidspunkt for oppstart av arbeid følger av Punkt 1.3 i Konkurransegrunnlaget. 21 KONTRAKTEN Følgende erstatter Punkt 3 i NS 8431: Kontrakten består av følgende dokumenter: Vedlegg Nr. Rangering DOKUMENT NAVN (REF. Konk.grl. Punkt 1.4) 1 Konkurransegrunnlaget I/A 2 Kravspesifikasjon 2 3 Beskrivelse av lokasjonene 3 4 HMS egenerklæring 6 5A Blankett 8431 Renholdstjenester 1 5B NS 8431 Kontrakt om kjøp av renholdstjenester I/A 6 Prisskjema 4 7 Tilbudsbrev 5 8 Leverandørens Egenerklæring om vandel 7 9 Leverandørens Forpliktelseserklæring 8 Dersom det er motstrid mellom dokumentene, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor, hvor annet ikke fremgår klart av sammenhengen. 5 PARTENES REPRESENTANTER I tillegg til hva som fremgår av NS 8431 skal følgende gjelde:

3 Partene har utpekt følgende personer som sine representanter: Oppdragsgiverens representant: Navn: Adresse: Postboks 9200 Grønland, 0134 Oslo Telefon: E-post adresse: Leverandørens representant: Navn: Adresse: Telefon: E-post adresse: 6 SAMARBEID, MØTER I tillegg til hva som fremgår av NS 8431 skal følgende gjelde: Det skal holdes regelmessige møter for å gjennomgå hvordan avtalen fungerer og hvordan samarbeidet eventuelt kan forbedres. Oppdragsgiver skal sende innkallelse til møter hvert halvår og møtene skal holdes i Oppdragsgivers lokaler (eller hos Leverandøren etter avtale). Når en av partene finner det nødvendig, kan den med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 8 REGULERING AV KONTRAKTSUMMEN Følgende endringer og tilføyelser gjøres i NS 8431 Punkt 8: Kontraktens priser reguleres som angitt i NS 8431 Punkt 8, men slik at endring i tariffert lønn vektes 80 % og endring i konsumprisindeks vektes 20 %. Prisjustering kan kun finnes sted en gang pr- år. Videre trer prisjustering først i kraft fra den 1. i måneden etter at Leverandøren skriftlig har varslet Oppdragsgiver om prisøkning, likevel slik at leverandøren skal gi minst tre ukers varsel. Dersom varsel sendes senere en tre uker før utløpet av en måned, vil følgelig prisjustering ført tre i kraft etter utløpet av den påfølgende måneden. Leverandøren kan tidligst sende slikt varsel når ny tariff er endelig fastsatt. Prisjusteringen trer i alle tilfeller tidligst i kraft når den nye tariffen trer i kraft. Prisjustering basert på konsumprisindeks beregnes samtidig med justering basert på tariffert lønn. Første beregning av prisjustering som følge av endring i konsumprisindeks beregnes

4 med utgangspunkt i konsumprisindeks ved signeringsdato. Senere prisjusteringer på grunnlag av endring i konsumprisindeks beregnes med utgangspunkt i konsumprisindeks ved foregående justering. 9 BETALING Følgende erstatter NS 8431 Punkt avsnitt: Krav til Fakturering: Det skal sendes en samlefaktura for alle lokasjoner i en region en gang per måned til Direktoratet for Økonomistyring (DFØ)s fakturamottak. Leverandørens fakturaer skal sendes rettidig med den frekvens, spesifikasjon og dokumentasjon partene avtaler i forbindelse med implementering av avtalen. For lokasjoner hvor Skatteetaten inngår avtale på vegne av flere leietakere, skal faktura splittes i henhold til fordelingsbrøk og sendes direkte til hver av leietakerne. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Oppdragsgiver. Utlegg og andre utgifter skal angis og dokumenteres særskilt. Betalingen skal skje etterskuddsvis per tretti (30) dager netto etter mottak av både korrekt faktura og utført tjeneste. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake fakturaer som inneholder feil eller der avtalt dokumentasjon ikke medfølger, frem til dette er rettet av Leverandøren. Ingen form for gebyrer skal forekomme, så sant ikke annet eksplisitt er avtalt. Ved evt. purring/inkassovarsel skal kopi av opprinnelig faktura medfølge. Krav til fakturainnhold: Formelle krav til en faktura etter forskrift om bokføring, kapittel 5, om salgsdokumentets innhold: 1. Nummer og dato for utstedelse av fakturaen 2. Avsender (inkl. org.nummer) og mottaker 3. Ytelsens art og omfang 4. Tidspunkt og sted for ytelsen 5. Fakturabeløp og forfallsdato 6. Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner 7. Hvis Oppdragsgiver skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven 11-1 annet ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt Merverdiavgift ikke beregnet» Skatteetatens org. nummer Fakturadresse: Skatteetaten Fakturamottak DFØ Postboks 4323

5 2308 Hamar Anskaffelsesnummer: Kontraktsvedlegg til Anskaffelse Fakturareferanse: Skatteetatens ordrenummer (xxsvxxxxx) eller Skatteetatens kontraktsnummer (CMxxxxx) eller Skatteetatens bestillerreferanse (f.eks. 1209xxxx) Elektronisk fakturering fakturakontroll: Fakturering skal skje elektronisk på Elektronisk handelsformat (EHF) på den av DFØs til en hver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Leverandøren plikter å tilby elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Leverandøren må selv bære de eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. For mer informasjon om DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, se Øvrige betingelser med efaktura til Skatteetaten: Ved restordre skal faktura ikke sendes før bestiller har godkjent endelig leveranse Signert ferdigbefaringsskjema skal ligge ved faktura 11 KRAV TIL UTFØRELSE 11.1 UTFØRELSE Følgende dokumenter angir krav til kvalitet og tidspunkt: Kvalitet: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon Punkt. 3 Tidspunkt for utførsel av tjenestene: Vedlegg 2 - Kravspesifikasjon Punkt KONTROLL AV LEVERANSEN Punkt 12 gjelder med følgende endringer og tilføyelser: Følgende prosedyre skal gjelde for kontroll av renholdsarbeid: 1. Daglig visuell egenkontroll like mange ganger som rengjøringsfrekvensen på romtypen. Ansvar: Renholder. 2. Månedlig servicekontroll en gang per måned per lokasjon gjennomføres det kontroll av arbeidet for å måle kvalitet. Servicekontroll rapport overleveres kunden

6 samlet per region månedlig. Ansvar: SPOC hos Leverandør. 3. Kvartalsvis NS-INSTA-kontroll. Leverandør har ansvaret for å ta initiativ til NS- INSTA 800-kontrollene. Kontrollene må i løpet av ett år dekke alle lokasjoner som inngår i oppdraget. Lokalene velges ut tilfeldig eller ved stratifisert utvelgelse. Stratifisert utvelgelse betyr at det totale antall lokalsjoner inndeles i et antall ikke overlappende grupper, for eksempel etasjer i en bygning eller forskjellige typer lokaler (profiler). Instakontroll-rapportene skal også overleveres oppdragsgiver samlet for å få dette til må alle kontroll for et kvartal gjennomføres i løpet av én (1) måned. Ansvar: Driftsleder og renholdsleder. For både servicekontroll og NS-INSTA-kontroll skal arbeidet ledes og kontrolleres av leverandørens renholdsledelse. Representant fra Oppdragsgiver skal få tilbud om deltagelse og kan kreve å være med på kontroller ved behov. Oppdragsgiver står fritt til å velge hvilke områder som skal kontrolleres, og er ikke forpliktet til på forhånd å opplyse om hvilke områder dette er. Leverandør har ansvar for at kontrollene blir utført. I tillegg til ovennevnte kontroller kan Oppdragsgiver når som helst foreta egne stikkprøver og kontroll av renholdet, uten at Leverandøren er tilstede eller er blitt varslet. Instrumentell kontroll Oppdragsgiver vil kunne ta instrumentelle kontroller ved tvil på riktig levert kvalitet på følgende basis: Støv Type Glans Friksjon Omfang I henhold til NS-INSTA 800:2006 Kvalitetsnivå Se kvalitetsprofiler pkt 3 i kravspesifikasjonen Leverandøren er ansvarlig for tilgang på måleinstrumenter. 13 UNDERLEVERANDØRER (FRA NS 8431 PUNKT 13) Punkt 13 gjelder med følgende endringer og tilføyelser: Leverandøren kan benytte underleverandører, men ikke mer enn ett (1) ledd vertikalt i leverandørkjeden. Underleverandører skal følgelig ikke benytte underleverandører til utførelsen av den aktuelle tjenesten. I tillegg må alle aktuelle underleverandører før oppstart av tjenesten signere på en egenerklæring om tilgang til informasjon for ytterligere informasjon om dette se Punkt. 28Samfunnsansvar. Leverandøren og underleverandør må signere på en Egenerklæring om opphevelse av taushetsplikt slik at Oppdragsgiver kan få innsyn til dokumentene mellom leverandør og underleverandør (for eksempel; siste halvårs MVA-oppgaver og A-meldinger).

7 Avtale med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft som underleverandør krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. 16 ØVRIGE YTELSER Punkt 16 første ledd utgår. 19 JUSTERING AV VEDERLAGET VED ENDRINGER 19.4 ENDRINGSGEBYR VED NETTO REDUKSJON AV KONTRAKTENS OMFANG Følgende erstatter Punkt 19.4: Leverandøren har ikke krav på endringsgebyr ved netto reduksjon av kontraktens omfang. 23 PARTENES RETT TIL OPPSIGELSE VED OPPDRAGSGIVERENS FLYTTING ELLER OMLEGGING AV VIRKSOMHETEN Følgende erstatter Punkt 23: Ved eventuell omorganisering av Oppdragsgivers etat, og/eller hvis lokasjonen helt eller delvis blir omfattet av sammenslåing med en annen lokasjon, slik at lokasjonen ikke har behov for renholdstjenester i de aktuelle arealer eller deler av disse, kan Oppdragsgiver med tre (3) måneders varsel vederlagsfritt si opp renholdsavtalen for lokasjonen, eventuelt for en del av arealet. I tillegg har Oppdragsgiver rett til å omplassere sine egne renholdsansatte som er berørt av slike endringer til den nærmeste gjenstående lokasjon på samme vilkår.

8 KAPITTEL VIII ANDRE BESTEMMELSER Følgende bestemmelser tilføyes: 27 DAGBOT Dersom leveransen blir forsinket, og dette ikke skyldes Oppdragsgivers forhold eller force majeure, begynner en dagbot å løpe automatisk fra dag to. Dagboten utgjør 15% av kontraktens månedskostnad på gjeldende lokasjon, regnet pr. kalenderdag forsinkelsen varer. Så lenge dagboten løper, kan Oppdragsgiver ikke heve avtalen. Denne begrensningen gjelder imidlertid ikke dersom forsinkelsen skyldes forsett eller grov uaktsomhet av Leverandøren eller noen han hefter for. 28 SAMFUNNSANSVAR Skatteetaten skal være en ledende aktør i å opprettholde samfunnsansvar sammen med sine leverandører. Leverandøren plikter å sørge for, herunder å samarbeide med offentlige myndigheter i arbeidet med å hindre arbeidsmiljøkriminalitet og 'sosial dumping' BRUK AV UNDERLEVERANDØRER LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR I OFFENTLIGE KONTRAKTER Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 9. februar Leverandøren skal overholde de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter angående lønns- og arbeidsvilkår. Leverandøren og deres underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som minst tilsvarer det som følger av Forskrift om allmenngjøring av tariffavtale for renholdsbedrifter. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng blant annet bestemmelser om arbeidstid, minstelønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtale. Videre omfattes minimumskrav i ferieloven og deltakelse i virksomhetens pensjons- og forsikringsplan, så langt den ansatt oppfyller vilkårene for deltakelse i slike planer. Bestemmelsene i arbeidsmiljøloven og underliggende forskrifter, samt ovennevnte reguleringer gjelder uavkortet også for selvstendig næringsdrivende/oppdragstakere og alle mannskaper/ressurser. Dersom Leverandøren, eller underleverandører, ikke etterlever ovennevnte bestemmelser, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Gjentatte brudd eller enkeltvis grove brudd på bestemmelsene vil som utgangspunkt utgjøre vesentlig mislighold av kontrakten og gi Oppdragsgiver rett til å heve avtalen Solidaransvar for Leverandøren Tilsvarende bestemmelsene i lov om allmenngjøring av tariffavtaler skal Leverandøren hefte på samme måte som en selvskyldnerkausjonist for utbetaling av lønn, overtidsbetaling og

9 opptjente feriepenger etter ovennevnte reguleringer til arbeidstakere ansatt hos underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av avtalen Kontroll av lønns- og arbeidsvilkår Oppdragsgiver har rett til innsyn i dokumenter, rett til å foreta andre undersøkelser og rett til å be Leverandør og underleverandør om informasjon som er nødvendig for at Oppdragsgiver skal kunne kontrollere at krav til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Leverandøren skal gjennomføre nødvendig kontroll hos sine underleverandører for å påse at underleverandøren overholder aktuelle krav. Leverandøren skal ha systemer for hvordan og når det på eget initiativ skal gjennomføres kontroller og må overfor Oppdragsgiver minst én (1) gang i året dokumentere at kontroll har blitt gjennomført og rapportert om internt. På Oppdragsgivers forlangende skal Leverandøren gjennomføre nærmere spesifiserte kontroller mot underleverandører. Leverandøren skal på forespørsel gi Oppdragsgiver kopi av ansettelseskontrakter for de arbeidstakerne som medvirker til å oppfylle avtalen, deres lønnsslipper og timelister, dokumentasjon på ordnende boforhold samt kopi av kontrollrapporter fra offentlig tilsyn. I den grad rapportene inneholder informasjon om enkeltindivider som er omfattet av særlig personvern tillates det at slik informasjon anonymiseres. Om nødvendig skal Leverandør og underlverandør avgi erklæring om opphevelse av offentlig myndigheters taushetsplikt overfor Oppdragsgiver hva angår slike rapporter. Oppdragsgiver kan kreve å få adgang til lokaler som benyttes til innkvartering av ansatte. Oppdragsgivers rett til dokumentasjon og inspeksjon skal også gjelde underleverandører. Leverandøren skal gjenspeile bestemmelsene i dette punktet i Leverandørens kontrakt med underleverandøren. Det forutsettes at Oppdragsgivers adgang til dokumentasjon, samt opphevelse av offentlige myndigheters taushetsplikt for kontrollrapporter, skriftlig klareres med underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av avtalen. Kopi av slik skriftlig erklæring skal sendes Oppdragsgiver før underleverandøren starter med levering av tjenester knyttet til denne avtalen AVVIK Ved brudd på bestemmelser knyttet til lønn- og arbeidsvilkår kan Oppdragsgiver holde tilbake oppad 15 % av kontraktens månedskostnad på gjeldende lokasjon(er), regnet pr. kalenderdag til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Om dokumentasjon ikke fremlegges eller om forholdet ikke bringes i orden innen avslutningen av leveransen, går det tilbakeholdte beløp til fradrag i Leverandørens krav på vederlag. 29 Returordning Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling, hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning).

10 30 KUNDEPLEIE Kontraktsvedlegg til Anskaffelse I henhold til lov av 4. mars 1983 nr. 3 om statens tjenestemenn m.m. (tjenestemannsloven) 20 og Oppdragsgiverens etiske retningslinjer gjelder følgende regler i forhold til kundepleie for Oppdragsgiverens ansatte: Det er nulltoleranse med hensyn til å motta gaver fra leverandører. Deltagelse på faglige arrangementer med påfølgende bevertning dekkes av Oppdragsgiver. Oppdragsgiverens ansatte skal ikke profilere private virksomheter. Det er ikke anledning for private virksomheter å sponse utstyr eller lignende for Oppdragsgiver. I de tilfeller det er ønskelig å trekke på en leverandørs erfaring og kunnskap gjennom fagsamlinger og lignende skal dette prises og innarbeides i avtalen. Leverandøren plikter aktivt å medvirke til at det ikke skjer brudd på disse reglene. 31 UNDERSKRIFTER Dette dokumentet er utferdiget i 2 to eksemplarer, hvorav ett eksemplar til hver av partene. Sted og dato Sted og dato Underskrift Oppdragsgiver Underskrift leverandør * * *